Quy trình đạo tạo nhân lực tại công ty CP VINACONEX

Vào ngày 05 tháng 12 hàng năm, phòng TCHC và các đơn vị trong công ty căn cứ vào nhu cầu thực tế và định hướng phát triển để xác định nhu cầu đào tạo và lập phiếu yêu cầu đào tạo theo bi

QUY TRÌNH ĐẠO TẠO NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CP VINACONEX

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÁ ỐP LÁT CAO CẤP VINACONEX (VICOSTONE)

Địa chỉ: Khu Công nghệ cao Hoà Lạc, xã Thạch Hoà, Thạch Thất, TP Hà Nội

Tel: 04 - 33 685828

Fax: 04 - 33 686652

Email: vicostone@vnn.vn

Giới thiệu sơ bộ về công ty :

Tổng công ty cổ phần Xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam (VINACONEX) được thành lập vào năm 1988 và nhanh chóng trở thành một trong những tập đoàn lớn của ngành công nghiệp xây dựng Việt Nam trong lĩnh vực vật liệu xây dựng, đặc biệt trong lĩnh vực đá ốp lát các loại Với phương châm liên tục đổi mới và phát triển, với tư cách là đơn vị đi tiên phong trong lĩnh vực vật liệu xây dựng, VINACONEX đã đầu tư xây dựng VICOSTONE trở thành đơn vị sản xuất đá ốp lát cao cấp nhân tạo cốt liệu thạch anh ( vật liệu composit ) Chỉ sau ba năm kể từ ngày thành lập, VICOSTONE đã trở thành một trong những thương hiệu có uy tín tại cả năm châu lục

Trụ sở chính và nhà máy sản xuất của VICOSTONE được đặt tại Khu công nghệ cao Hoà Lạc, xã Thạch Hoà, huyện Thạch Thất, cách Trung tâm Hà Nội khoảng 30 km Việc xây dựng được khởi công từ năm 2001 trên khu đất có diện tích 30.085 m2 Nhà máy được trang bị hai dây chuyền sản xuất (Terastone và Bretonstone) chuyển giao từ hãng

Breton Italy vào năm 2002 Việc lắp đặt được hoàn tất vào năm 2003, vận hành chạy thử

từ tháng 9 năm 2003 và sản xuất hàng loạt từ đầu năm 2004 Năm 2008, công ty thành lập thêm 1 nhà máy liên doanh với Australia với tên gọi là Stylestone ( dây chuyền 2 ), năm 2010 công ty tiếp tục đầu tư thêm 1 nhà máy ( dây chuyền 3 ) và đã đi vào hoạt động trong tháng 7 năm 2011

Số lượng cán bộ CNV : 100-120 người

Số lượng công nhân: 800-1000 người

Trong năm 2006, VICOSTONE đã được cấp Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO9001-2000 và Giấy chứng nhận hệ thống quản lý môi trường ISO14001-2004

Với mạng lưới phân phối trên toàn cầu, VICOSTONE cam kết cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất Sản phẩm của VICOSTONE hiện được xuất khẩu tới trên 40 quốc gia trên thế giới, trong đó có những thị trường như: Hoa Kỳ, Úc, Bỷ, Canada, Trung Quốc, Síp, Hàn Quốc, Iceland, Ấn Độ, Ý, Israel, Malaixia, Niu-Di-Lân, Singapo, Tây Ban Nha, Nam Phi, Vương Quốc Anh …

Giới thiệu sơ bộ về quy trình đào tạo của Công ty :

Năm 2006, công ty được cấp chứng chỉ ISO phiên bản ISO9001-2000, trong đó có xây dựng quy trình đào tạo như sau:

THỦ TỤC Mã số: TT-27

ĐÀO TẠO

Lần ban hành: 2 Lần sửa đổi: 0 Trang số: 5/8

Page 3 4/12/2018

- 3 -/ 10

5.2Đào tạo

5.2.1 Lưu đồ:

Bướ

mẫu

1

+ Các đơn vị

+ Phòng TCHC

+ Ban Tổng

Giám đốc

+ Phòng TCHC

+BMT-27-009

- Tổng hợp yêu cầu đào tạo

- Lập kế hoạch đào tạo

Xác định nhu cầu đào tạo

Lập yêu cầu đào tạo

3

4

5

+ Tổng Giám

đốc

+ Phòng TCHC

+ Cơ quan đào

tạo

+ Giáo viên đào

tạo

+ Cơ quan đào

tạo

+ Giáo viên đào

tạo

+BMT-27-009 +BMT-27-010

+BMT-27-009 +BMT-27-010

+ Phiếu đăng ký + Hợp đồng đào tạo

+BMT-27-011 +BMT-27-012

+BMT-27-013a

Thực hiện chương trình đào tạo

Đạt

Không đạt

Phê duyệt

Đạt

Đạt

Đánh giá kết quả đào tạo

Loại

Không đạt Đạt

6 + Đơn vị trưởng

+ Phòng TCHC

+ Phòng TCHC

+BMT-27-013b

+BMT-27-002 +BMT-27-013a +BMT-27-013b +Theo TT-03

5.2.2 Giải thích lưu đồ đào tạo:

5.2.2.1 Vào ngày 05 tháng 12 hàng năm, phòng TCHC và các đơn vị trong công ty căn

cứ vào nhu cầu thực tế và định hướng phát triển để xác định nhu cầu đào tạo và lập phiếu yêu cầu đào tạo theo biểu mẫu BMT-27-009 gửi về phòng TCHC

Lưu Hồ sơ Đánh giá Hiệu lực ĐT

5.2.2.2 Phòng TCHC căn cứ các phiếu yêu cầu ở bước 5.2.2.1 do các đơn vị gửi lên (theo biểu mẫu BMT-27-009) tiến hành tổng hợp và lập kế hoạch đào tạo trong năm theo biểu mẫu BMT-27-010 Việc xem xét và tổng hợp theo các bước sau:

- Nếu yêu cầu từ các đơn vị phù hợp với chương trình đào tạo của công ty thì trưởng phòng TCHC phê duyệt vào các phiếu yêu cầu đào tạo (BMT-27-009) Nếu yêu cầu

từ các đơn vị không phù hợp với chương trình đào tạo của công ty thì trưởng phòng TCHC cùng đơn vị có yêu cầu xem xét, thống nhất từng yêu cầu cụ thể

- Lập kế hoạch đào tạo của công ty năm ….ghi vào biểu mẫu BMT-27-010 Trường hợp chỉ có một đơn vị có nhu cầu đào tạo thì trưởng phòng TCHC xem xét nếu phù hợp thì trình Tổng Giám đốc phê duyệt trực tiếp vào biểu mẫu BMT-27-009

5.2.2.3 Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt kế hoạch đào tạo của công ty năm… theo biểu mẫu BMT-27-010 hoặc BMT-27-009 Nếu đạt tài liệu chuyển bước 5.2.2.4 thực hiện Nếu không đạt tài liệu trả lại cho phòng TCHC, đơn vị có yêu cầu xem xét và lập lại

5.2.2.4 Theo kế hoạch đào tạo (BMT-27-010 hoặc BMT-27-009) đã được Tổng Giám đốc phê duyệt, tuỳ theo nội dung đào tạo, trình độ cần đào tạo và khả năng tự đào tạo của công ty phòng TCHC xem xét, tiến hành đào tạo nội bộ hoặc đào tạo bên ngoài Các bước thực hiện như sau:

- Đào tạo nội bộ: Phòng TCHC lập chương trình đào tạo, chỉ định giáo viên ghi vào biểu mẫu BMT-27-011; BMT-27-012 và giám sát quá trình đào tạo

- Đào tạo bên ngoài: Phòng TCHC xem xét quyết định hình thức đào tạo

+ Thuê giáo viên bên ngoài về dạy tại công ty: lập chương trình đào tạo, ký hợp đồng đơn vị giảng dạy thực hiện theo biểu mẫu quy định của Nhà nước, lập các thủ tục cho lớp học theo biểu mẫu BMT-27-011 ; BMT-27-012 và giám sát quá trình đào tạo

+ Gửi CBCNV tham dự các lớp học do các cơ quan bên ngoài đào tạo: đối với học viên tham dự lớp học theo biểu mẫu BMT-27-012; đối với cơ quan bên ngoài giảng dạy lập hợp đồng giảng dạy trình Tổng giám đốc phê duyệt hoặc gửi phiếu đăng ký tham dự theo mẫu của cơ quan đào tạo đối với đào tạo bên ngoài

5.2.2.5 Sau khi kết thúc khoá học giáo viên đánh giá kết quả học tập của các học viên, việc đánh giá kết quả ghi vào biểu mẫu BMT-27-013a (đối với đào tạo nội bộ), chứng chỉ hoặc bằng tốt nghiệp hoặc báo cáo kết quả đào tạo do cơ quan giảng dạy lập theo biểu BMT-27-013a (đối với đào tạo bên ngoài) Đối với các học viên đạt yêu cầu nộp kết quả về phòng TCHC, phòng TCHC thông báo với đơn vị có yêu cầu (quyết định điều động hoặc giấy bố trí công việc) Những học viên không đạt kết quả đào tạo được chia ra như sau:

+ Loại ra không đào tạo lại hoặc đào tạo theo nội dung khác,

+ Thông báo cho đơn vị để xác định nhu cầu đào tạo theo nội dung khác

5.2.2.6 Từ kết quả học tập của các học viên, qua thực tế công tác các đơn vị trưởng

kết hợp với phòng TCHC đánh giá hiệu lực đào tạo, việc đánh giá dựa trên hiệu quả công việc có liên quan đến khóa đào tạo đối với việc đạt được mục tiêu chất lượng, có thể đánh giá theo định kỳ và ghi kết quả vào biểu mẫu BMT-27-013b

5.2.2.7 Phòng TCHC cập nhật và lưu các hồ sơ của quá trình đào tạo bao gồm :

+ Tổng hợp yêu cầu đào tạo: BMT-27-009.

+ Kết quả đào tạo, hiệu lực đào tạo: BMT-27-013a & BMT-27-013b

+ Bản sao Chứng chỉ, Bằng tốt nghiệp (đối với đào tạo bên ngoài)

Trích nguồn: Thủ tục đào tạo trong ISO 9000 – Công ty CP đá ốp lát cao cấp Vinaconex.

Phân tích thực trạng

Các thủ tục đào tạo của công ty chúng tôi được thực hiện theo kế hoạch hàng năm, đầu năm công ty tổ chức thu thập thông tin và xác định nhu cầu đào tạo, sau đó lên kế hoạch

và triển khai căn cứ theo nhu cầu của các đơn vị Như vậy nếu đơn vị nào không có nhu cầu về đào tạo sẽ không thực hiện được và việc đào tạo lại xuất phát từ các đơn vị gửi lên, như vậy việc đào tạo sẽ xuất phát từ sự chủ động của các đơn vị dưới Đây cũng chính là điểm yếu của việc đào tạo tại Vicostone hiện nay Đặc biệt là khi số lượng công nhân sử dụng tại công ty tương đối lớn ( Công nhân kỹ thuật, dây chuyền, quản lý chất lượng….)

Khi xem xét Khái niệm về đào tạo và phát triển nhân viên chúng ta thấy rõ :

Đào tạo: cung cấp các kiến thức, kỹ năng và thái độ phù hợp để thực hiện công việc Phát triển nhân viên: đào tạo và phát triển nghề nghiệp của nhân viên một cách dài hạn

Theo quan điểm của Cenzo và Robbins, điểm tương đồng giữa đào tạo và phát triển nhân viên là chúng đều có phương pháp tương tự, được sử dụng nhằm tác động lên quá trình học tập để nâng cao các kiến thức kỹ năng thực hành Tuy nhiên ở đây :

Đào tạo có định hướng vào công việc hiện tại, chú trọng vào công việc hiện thời của cá nhân, giúp các cá nhân có ngay các kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt các công việc hiện tại

Còn phát triển nhân viên nhằm chú trọng đến công việc tương lai của tổ chức, doanh nghiệp Khi 1 người được thăng tiến lên chức vụ mới, họ cần có những kiến thức, kỹ năng mới để đáp ứng yêu cầu công việc Công tác phát triển nhân viên sẽ giúp cho cá nhân chuẩn bị sẵn các kiến thức, kỹ năng đó

Hiện tại Vicostone có thể đáp ứng tốt được chức năng đào tạo tuy nhiên chức năng phát triển nhân viên thì chưa tốt, chưa có chiến lược đào tạo cho những nhân viên nòng cốt trong tương lai, chính xác là chưa có kế hoạch cụ thể về việc phát triển nhân viên VD, các cán bộ quản lý làm việc lâu năm ở công ty khi được đề bạt lên các vị trí cao hơn thường rất bỡ ngỡ trong công việc mới, họ phải mất thời gian khá lâu mới thích ích được môi trường mới Lý do là họ chưa chuẩn bị tốt về kiến thức, kỹ năng mới

Ngoài những vấn đề có thể nhìn thấy rõ như vậy, công ty chúng tôi hiện nay cũng đang gặp phải 1 số vấn đề sau :

1- Chưa gắn kết với chiến lược kinh doanh: Việc gắn kết chiến lượng đào tạo và phát triển và chiến lược kinh doanh chưa song hành, ở vicostone hiện nay vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu này Thường là chiến lược đào tạo và phát triển đi sau

2- Chưa đánh giá hoặc đôi khi đánh giá không đúng nhu cầu: Đặc biệt là nhu cầu đào tạo công nhân vận hành dây chuyền

3- Không có chiến lược đào tạo phát triển rõ ràng : Như đã nói ở trên, bên cạnh việc Công ty chưa chú trọng đến kế hoạch phát triển nhân viên, nói chính xác hơn là công ty chưa có chiến lược đào tạo phát triển rõ ràng

4 - Tổ chức thực hiện các khoá học không hiệu quả : 1 số khóa đào tạo không mang lại hiệu quả như mong muốn : VD : Khóa học nâng cao trình độ tiếng anh của các cán bộ quản lý Một số CBQL chưa biết học tiếng anh để ứng dụng vào đâu

5- Chưa có phương pháp đánh giá được kết quả đào tạo : Làm thế nào để nhận biết được khóa đào tạo mang lại những thay đổi trong tổ chức? Hiện tại công ty chúng tôi chưa làm được việc này

6- Không có “môi trường” ứng dụng kỹ năng được đào tạo : VD: Khóa học nâng cao trình độ tiếng anh của các cán bộ quản lý nói trên

Có rất nhiều vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải liên quan đến hoạt động đào tạo, họ cũng có thể có những điểm khó khăn giống Vicostone chúng tôi hiện nay

Tuy nhiên theo quan điểm của tôi thì đây là những điểm yếu rất rõ có thể nhìn thấy được trong hoạt động đào tạo của Công ty chúng tôi

Đề xuất kiến nghị:

Thứ 1 : Công ty phải chú trọng hơn nữa đến kế hoạch phát triển nhân viên Đây là

nhiệm vụ rất quan trọng trong thời điểm hiện nay khi mà tình hình kinh tế có rất nhiều biến động, việc cập nhật những cái mới, khả năng thích ứng nhanh là điều rất quan trọng

Có định hướng và chiến lượng rõ ràng về việc phát triển nghề nghiệp

Quá trình chính thức và liên tục nhằm phát triển năng lực của các cá nhân trong tổ chức phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp Kết quả “Giữ chân nhân viên giỏi” phụ thuộc vào “cơ hội phát triển” của nhân viên tại doanh nghiệp

Thứ 2 : Phòng tổ chức hành chính phải hoạch định lại nguồn nhân lực, là người chủ

động trong việc đề xuất đào tạo, không chỉ căn cứ vào nhu cầu của các đơn vị bên đưới gửi lên

Thứ 3 : Làm cho mọi người hiểu rõ được mục đích của hoạt động đào tạo

Đó chính là :

Sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có:

Tăng năng suất lao động, giảm tai nạn lao động

Tạo động lực cho người lao động

Nâng cao tính thích ứng của người lao động & doanh nghiệp đối với sự thay đổi của môi trường

Giảm chi phí giám sát việc thực hiện công việc

Thứ 4 : Hiểu rõ được Chức năng đào tạo và phát triển là gì.?

Đó chính là :

Là một bộ phận của quản trị nhân sự

Có thể được tổ chức nhờ một bộ phận độc lập cung cấp dịch vụ đào tạo và phát triển cho khách hàng nội bộ

Có thể “thuê ngoài” thực hiện chức năng này

Có thể “hợp tác” dài hạn với một đối tác nhất định

Thứ 5 : Hiểu rõ các thách thức trong đào tạo

Phải trả lời các câu hỏi sau :

Đào tạo có phải là giải pháp không?

Mục tiêu đào tạo có rõ ràng và có thực tế không?

Đào tạo có phải là một khoản đầu tư có hiệu quả hay không?

Đào tạo có kết quả không?

Thứ 6 : Phải hiểu rõ các yếu tố cấu thành một chương trình đào tạo hiệu quả

Đó chính là :

Sự ủng hộ của các cấp lãnh đạo

Phù hợp với chiến lược và các mục tiêu kinh doanh

Phương pháp đào tạo hợp lý

Có sự đầu tư thích đáng, cung cấp đủ thời gian và tiền bạc vào quỹ đào tạo

Sự tham gia chủ động và tích cực của học viên

Thứ 7 : Phải có quá trình đào tạo khoa học bài bản.

Theo các bước sau :

Phân tích nhu cầu đào tạo & phản hồi

Xác định mục tiêu đào tạo

Xác định nội dung đào tạo

Xác định Hình thức & Phương pháp đào tạo

Viết chương trình tổng thể

Phát triển tài liệu

Thực hiện chương trình đào tạo

Đánh giá Kết quả đào tạo

Thứ 8 : Phải có quá trình phân tích nhu cầu đào tạo 1 cách tổng thể để đánh giá đúng nhu cầu đào tạo hiện có của công ty.

Phân tích bối cảnh chung

Phân tích người học

Phân tích các yếu tố môi trường

Chuẩn bị các Yêu cầu đặc điểm công việc của người học

Thứ 9 : Cán bộ quản lý của Vicostone phải tham gia trực tiếp tham gia vào hoạt động đào tạo và phát triển ( đào tạo nội bộ )

Ưu điểm

Hiểu nhất nhu cầu cụ thể về đào tạo và phát triển cả về công việc và cá nhân

Có thể gắn đào tạo phát triển với hoạt động quản lý khác

Chi phí thấp

Nhược điểm

Tăng sức ép cho cán bộ quản lý trực tiếp

Có thể có thái độ không chấp nhận hay xem nhẹ

Có thể thiếu kiến thức, kỹ năng trong đào tạo phát triển

Có thể tạo ra sự không nhất quán giữa đào tạo phát triển và mục tiêu phát triển của cả tổ chức

Thứ 10 : Phải có phương pháp đánh giá hiệu quả hoạt động đào tạo

Lựa chọn một nhóm nhân viên đã tham gia khóa đào tạo

Quy đinh một khoảng thời gian nhất định để theo dõi khả năng áp dụng kiến thức/kỹ năng đã đào tạo trong công việc sau đào tạo

So sánh sự thay đổi trước và sau khi đào tạo

Lặp lại sự đánh giá này sau một khoảng thời gian nhất định

So sánh chi phí đào tạo và hiệu quả thực tế

Có thể ứng dụng Mô hình Bốn mức độ đánh giá kết quả đào tạo ( Kirkpatrick model) như sau :

Sự phản ứng của người học (người học nghĩ gì về khoá học?)

Kết quả học tập (người học học được gì ?)

Áp dụng kết quả học tập (người học có thay đổi hành vi và cách làm của họ trong công việc không ?)

Tác động (Kết quả hoạt động có được cải thiện nhờ người học thay đổi cách thực hiện công việc không? )

KẾT LUẬN :

Việc ứng dụng những kiến thức đã học trong môn quản trị nguồn nhân lực để nâng cao hoạt động đào tạo của 1 công ty là rất khó, trong phạm vi bài viết này tôi không thể đi sâu chi tiết các vấn đề 1 cách tỷ mỉ mà chỉ đưa ra những quan điểm mang tính cá nhân ở dạng khái quát nhất, những cái mà tôi nhìn nhận được và đưa ra các đề xuất ( 10 đề xuất ) nhằm cải tiến hoạt động đào tạo trong công ty tôi trong thời gian tới – Công ty

Vicostone Để làm 1 dự án hoàn chỉnh mang tính chiến lược và có tính ứng dụng cao, cần có những chuyên gia tư vấn, những người làm chuyên môn trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực Bài viết của tôi chỉ mang tính chất tham khảo

Trân trọng cảm ơn

-TÀI LIỆU THAM KHẢO :

- GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC – PGS.TS Trần Kim

Dung- Nhà xuất bản TH TP HCM.

- Slide bài giảng Quản trị Nguồn nhân lực – GaMBA – ĐHQGHN.

- Tài liệu ISO hoạt động Đào tạo - Công ty Vicostone.