Phân tích thực trạng về tuyển dụng tại công ty TNHH duy anh

Nguồn nhân sự tuyển dụng Hiện nay công ty tuyển dụng thông qua các kênh chính như sau: - Thông qua Thông báo tuyển dụng tại website của công ty và một số phương tiện thông tin đại chúng

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ “TUYỂN DỤNG” TẠI CÔNG TY TNHH DUY ANH –

Hoạt động kinh doanh chính :

 Xây dựng, bảo dưỡng các công trình viễn thông, dân dụng, công nghiệp, giao thông và thủy lợi

 Đại lý bảo hiểm, vé máy bay trong nước và quốc tế

 Mua bán, lắp đặt các thiết bị điện tử, điện lạnh, thiết bị viễn thông

 Kinh doanh kho, bãi

 Tư vấn khảo sát, thiết kế các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông và thủy lợi

I LỜI MỞ ĐẦU

Một công ty hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc kỹ thuật hiện đại đến đâu cũng sẽ khó sản xuất - kinh doanh có hiệu quả nếu công tác quản trị nhân sự không tốt Phương thức quản trị nhân sự là nguyên nhân tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám trong công ty Nhưng yếu

tố đó là một phần không nhỏ quyết định sự thành Chúng ta không phủ nhận vai trò của các lĩnh vực khác như quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế toán… nhưng rõ ràng quản trị nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong mọi doanh nghiệp Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải biết quản trị nhân viên của mình.

Quản trị nhân sự là một lĩnh vực phức tạp và khó khăn Nó bao gồm nhiều vấn

đề như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức… Nó là sự trộn lẫn giữa khoa học và nghệ thuật -nghệ thuật quản trị con người Công việc quản trị không hề dễ dàng khiến cho vai trò của nhà quản trị trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Một nhà quản trị giỏi cần biết phân tích và nắm vững các yếu tố môi trường có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị nhân sự Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình công tác, nhà quản trị phải có những bí quyết riêng Nghệ thuật quản lý

nhân sự dựa trên một số bí quyết đơn giản nhưng rất hiệu quả nhằm tăng năng suất lao động của nhân viên, tăng lợi nhuận và sự thỏa mãn của khách hàng Nhân viên làm việc năng suất hơn nếu như họ biết bạn muốn họ làm cái gì, họ được khen ngợi khi làm đúng và bị khiển trách rõ ràng nếu làm việc không tốt, nhưng dù kết quả ra sao thì nhân cách của họ cũng phải được tôn trọng Những nhà quản trị nhân sự áp dụng những bí quyết này ít bị căng thẳng và dễ đạt được thành công.

II NỘI DUNG:

Phân tích thực trạng về Tuyển dụng tại công ty TNHH Duy Anh

1 Kế hoạch tuyển dụng.

Hàng năm, căn cứ trên quy mô và định hướng phát triển kinh doanh, công

ty có kế hoạch về nhân sự, đặc biệt là khâu "tuyển dụng"

Công tác tuyển dụng sẽ được thực hiện vào thời điểm tháng 8, 9 hàng năm Do đây là thời điểm sinh viên tốt nghiệp ra trường nhiều và cũng là thời gian doanh nghiệp luôn có nhu cầu cao về nhân sự đủ để đáp ứng tiến độ công việc vào thời điểm cuối năm.

2 Nguồn nhân sự tuyển dụng

Hiện nay công ty tuyển dụng thông qua các kênh chính như sau:

- Thông qua Thông báo tuyển dụng tại website của công ty và một số phương tiện thông tin đại chúng khác, như: Báo chí, truyền hình, giới thiệu của người quen, nhân viên trong công ty, đối tác vv

- Ngoài ra hàng năm công ty tiếp nhận một lượng lớn Sinh viên thực tập từ các trường Đại học, Cao đẳng những lĩnh vực liên quan mà công ty có nhu cầu Thông qua đây có thể lựa chọn được ứng viên phù hợp cho công ty

3 Quy trình tuyển dụng:

Căn cứ vào kế hoạch bổ sung nhân sự hàng năm hoặc khi có nhu cầu bổ sung nhân sự do các phòng, ban đề xuất với Trưởng phòng nhân sự, từ đó Trưởng phòng nhân sự trình Ban Giám đốc điều hành xem xét Sau khi được xét duyệt, bộ phận hành chính nhân sự chuẩn bị các công đoạn thông báo tuyển dụng

Quy trình trình tuyển dụng, trách nhiệm của Ban Giám đốc và lãnh đạo các

phòng, ban có liên quan:

Trách nhiệm của Phòng nhân sự Trách nhiệm của Giám đốc và

các Trưởng phòng, ban khác.

 Thiết kế chính sách và quy trình tuyển

dụng

 Chuẩn bị các phương tiện và công cụ tuyển

dụng (biểu mẫu, câu hỏi, bài kiểm tra

vv…)

 Thực hiện các hoạt động hỗ trợ (tìm kiếm

 Xác định nhu cầu tuyển dụng

 Xác định các yêu cầu đối với ứng viên

 Xây dựng các bài kiểm tra kiến thức chuyên môn của ứng viên

Thông báo tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng

viên, sắp sếp các cuộc phỏng vấn, kiểm tra trắc

nghiệm ứng viên

 Tham gia đánh giá ứng viên qua hồ sơ,

phỏng vấn

 Tư vấn cho Ban Giám đốc về mặt pháp lý

và cơ chế chính sách

 chính sách và quy trình tuyển, kỹ thuật

phỏng vấn…

 Chuẩn bị thủ tục hành chính cho nhân

viên mới

 Đánh giá ứng viên thông qua hồ sơ, phỏng vấn và chấm trắc nghiệm

 Lựa chọn ứng viên phù hợp

 Hướng dẫn nhân viên mới hội nhập

Phòng nhân sự thực hiện quá trình khảo sát công việc, để lập ra tài liệu

mô tả về yêu cầu cho vị trí công việc hiện đang cần hoặc có dự định tuyển

Thông tin này được ghi nhận vào bản mô tả công việc và cung cấp cho quy trình

tuyển dụng các mục tiêu và ranh giới của vị trí đó Thông thường, trong bản mô

tả công việc sẽ liệt kê mục tiêu công việc, trách nhiệm chính, trách nhiệm phụ,

quyền hạn và yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cho một vị trí Đây cũng là cơ sở

quan trọng để đánh giá thành tích trong quá trình làm việc Các bản mô tả công

việc cần phải được xem xét và điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với các thay

đổi trong công việc của một người

- Tìm nguồn là các công việc liên quan đến quảng cáo, phần thường gặp

của quy trình tuyển dụng, bao gồm một hay nhiều kênh thông tin qua các

phương tiện đại chúng như báo chí, internet, tạp chí, hoặc dựa vào thông tin

của trung tâm việc làm, hội chợ việc làm, công ty dịch vụ nhân lực vv để nhận

diện và loại bỏ trước những ứng viên không phù hợp với vị trí tuyển dụng và đưa ra kết quả là danh sách những ứng viên còn lại để tiếp tục liên hệ và thực hiện bước sàng lọc và tuyển dụng chính thức

- Thực hiện đánh giá các kiến thức đã được đào tạo, kinh nghiệm làm việc thông qua lý lịch công tác và thư/đơn xin việc, phỏng vấn và làm các bài tập để đánh giá các kỹ năng, ví dụ như giao tiếp, xử lý vấn đề, kỹ năng sử dụng máy vi tính và đánh giá thái độ thông qua buổi phỏng vấn với các tình huống khác nhau

- Khi có kết quả tuyển dụng, dù đạt hay không đạt, các ứng viên cũng nên được thông báo về kết quả để duy trì quan hệ tốt đẹp giữa bên tuyển dụng và bên

dự tuyển Có thể trong lần tuyển dụng này ứng viên không đạt, nhưng có thể sẽ

có công việc phù hợp tại một vị trí trong đợt tuyển dụng khác

- "Hội nhập" sau khi tuyển dụng là từ để mô tả giai đoạn giới thiệu và làm quen mà công ty thực hiện cho người mới được tuyển dụng Một giai đoạn giới thiệu được thực hiện tốt sẽ giúp nhân viên mới tham gia vào công việc nhanh chóng và thực sự hội nhập được với môi trường làm việc mới Việc này có thể được thực hiện trong khoảng thời gian từ 1 tuần đầu đến 6 tháng sau khi gia nhập

4 Thực trạng và hạn chế: Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, công ty

còn có những tồn tại và hạn chê, cụ thể:

- Không nghiên cứu hồ sơ ứng viên cẩn thận: Khi xem xét hồ sơ các ứng viên, không nên cho rằng tất cả những gì họ liệt kê đều là sự thật

- Quá coi trọng bằng cấp: Công ty quen đánh giá ứng viên bằng cách đếm

số lượng bằng cấp mà họ đính kèm theo trong hồ sơ Những ứng viên có “bề dày” bằng cấp thường là những ứng viên thiếu kinh nghiệm thực tế vì họ dành phần lớn thời gian cho việc học hành hơn là va chạm với thực tế

- Tuyển dụng kiểu “lấp chỗ trống”: Một nhân viên bất ngờ nghỉ việc cũng giống như sự thiếu hụt một mắt xích trong dây chuyền, ảnh hưởng đến năng suất hoạt động của doanh nghiệp

- Hứa suông: Đôi khi người lãnh đạo có quá nhiều hứa hẹn với ứng viên,

dù rằng trong thâm tâm họ không muốn nhận ứng viên này

- Thiếu kỹ năng phỏng vấn: Đôi khi đặt ra các câu hỏi chung chung, lan man dẫn đến việc ứng viên cảm thấy nó vô nghĩa và quá là cá nhân

- Không cho ứng viên đề xuất: Đôi khi quá áp đặt vào những qui định sẵn

có của công ty lên ứng viên mà không cho họ cơ hội đưa ra các nhận xét

- Tuyển người quen biết: Đôi khi vì các mối quan hệ nể nang mà không quan tâm đến thực chất khả năng của các ứng viên trong danh sach tuyển dụng

- Tuyển nhân viên không phù hợp: Nhiều khi biết chuyên môn và nghiệp

vụ của ứng viên là không phù hợp với vị trí cần tuyển dụng nhưng công ty vẫn

cứ nhận người đó và mất công đào tạo lại

Ví dụ cần tuyển một nhân viên PR thì ứng viên không thể là một người khép kín, rụt rè; còn tuyển nhân viên bán hàng thì cần người linh lợi, hoạt bát.

- Không chuẩn bị đầy đủ thông tin: Việc cung cấp thông tin về công ty, về lĩnh vực hoạt động đôi khi còn sơ sài chung chung

5 Giải pháp khắc phục:

- Kiểm tra sự trung thực của họ trước khi mời phỏng vấn bằng cách điện thoại cho ít nhất một hoặc hai người từng quản lý ứng viên (những người này đã được ứng viên giới thiệu theo yêu cầu của nhà tuyển dụng) để được nghe một số thông tin sơ bộ về năng lực chuyên môn, sự chuyên cần, tính cách nổi trội vv… Kênh thông tin này sẽ giúp công ty đánh giá ứng viên một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn

- Không quá đề cao vào thành tích cá nhân, những lợi ích mà ứng viên mang về cho công ty trước đây để đánh giá hoặc quá khắt khe với số lượng, chủng loại bằng cấp, chứng chỉ mà các ứng viên đang có mà phải kết hợp hài hòa để nhìn nhận, đánh giá một cách chính xác về khả năng đảm nhận nhiệm vụ

sẽ giao cho ứng viên sau khi tuyển dụng

- Dù việc lấp chỗ trống là việc rất cần thiết để đảm bảo bộ phận bị trống hoạt động ổn định, nhưng không nên vì thế mà tìm ngay một nhân viên mới thế

chỗ khi chưa đáp ứng một số tiêu chí cơ bản nhất Những nhân viên được tuyển gấp có thể chưa hội đủ kỹ năng mà doanh nghiệp đang thật sự rất cần Công ty cần dành thời gian tìm càng nhiều các ứng viên phù hợp với công việc càng tốt

và chủ động lựa chọn một ứng viên giỏi nhất cho vị trí vừa bị bỏ trống

- Công ty không nên hứa hẹn quá nhiều với ứng viên lúc tuyển dụng mà sau này không thực hiện được Điều đó không chỉ gây ra thái độ bất mãn ở cấp dưới mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty Đặc biệt, những tin xấu về thực

tế ấy sẽ lan đi rất nhanh, điều này sẽ gây ra nhưng điều không tốt cho công ty

- Không nên áp đặt những qui định sẵn có của công ty lên các ứng viên

mà hãy để họ tự do đưa ra những đề xuất, như: lương khởi điểm, thưởng, ngày bắt đầu làm việc, ngày nghỉ phép, làm ngoài giờ vv… việc làm này vừa thể hiện

sự tôn trọng họ, vừa giúp nhà tuyển dụng nắm được ứng viên nào có những mong muốn phù hợp với doanh nghiệp mình

- Hồ sơ tuyển dụng nên bổ sung thêm phần "kiểm tra sức khỏe" để đảm bảo nhân sự của công ty có đủ CHẤT và LỰC cho công tác trong tương lai Và thông qua đây, đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ đầu vào cho nhân sự được đầy đủ, đúng chất lượng, và thuận lợi cho công tác đăng ký Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm

Y tế và các chế độ quyền lợi khác cho nhân sự công ty sau này

- Trong quá trình tuyển dụng nên hướng cho người lao động thấy và được biết về tương lai phát triển của mình và của công ty khi được trúng tuyển Qua

đó quảng bá được hình ảnh của công ty và thể hiện được sức mạnh của những người được làm việc trong công ty của mình

- Hạn chế việc tuyển chọn qua kênh quen biết giới thiệu, nếu có thì phải là kênh đáng tin cậy và phải thực hiện tuyển dụng bài bản, tránh sự cả nể qua việc giới thiệu, gởi gắm và những yếu tố tiêu cực kèm theo, để đảm bảo tính nghiêm túc trong tuyển dụng nhân sự và chất lượng nhân sự đầu vào của doanh nghiệp

- Nên xây dựng thêm phương án cho việc hồ sơ ứng cử viên nộp về chưa

đủ số lượng và đạt chất lượng theo như như cầu tuyển dụng, tránh lãng phí thời gian và chi phí để thực hiện các cuộc phỏng vấn sâu

- Hoàn thiện những nội dung phỏng vấn đảm bảo tính chuyên nghiệp cao, tránh gây bức xúc cho ứng viên bằng những câu hỏi ngớ ngẩn

- Xây dựng chiến lược để đầu tư xây dựng nguồn nhân lực lâu dài, đảm bảo điều kiện hoạt động tốt, tạo đà cho sự phát triển của công ty

III KẾT LUẬN

Tuyển dụng là giai đoạn đầu tiên trong công tác nhân sự, nếu tuyển dụng được một nhân sự phù hợp, có phẩm chất và kỹ năng chuyên môn tốt thì việc đào tạo và phát triển nhân sự đó càng thuận lợi hơn; Một nhân sự làm việc hiệu quả là điều mà các Nhà tuyển dụng luôn mong muốn có được Vì thế, xây dựng quy trình tuyển dụng sao cho phù hợp để tuyển chọn được nhân sự mà người chủ công ty mong muốn là một bước cần thiết cho mỗi công ty

Tuy nhiên, công ty không nên chỉ chú trọng và dừng lại ở khâu "tuyển dụng" mà cũng nên quan tâm đến việc lựa chọn "nguồn nhân sự" và công tác "giữ chân nhân tài" cho tổ chức mình Nguồn nhân sự tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có được nhiều lựa chọn tốt hơn để tìm kiếm những nhân sự tốt nhất cho nhu cầu công tác Và việc có chế độ lương - thưởng, chương trình đào tạo và phát triển nhân sự, xây dựng môi trường làm việc thoải mái, đổi mới và năng động cũng là cách giữ chân người tài, tăng năng suất lao động và phát triển doanh nghiệp./

Nguồn tài liệu tham khảo.

- Tài liệu học tập môn Quản trị nguồn nhân lực

- Sách "Nghệ thuật tuyển dụng nhân sự" - Nhà xuất bản văn hóa thông tin (Do Trần Thị Thu Hà - Nguyễn Thị Thiên Hương)