Phân tích thực trạng về hoạt động đánh giá thực hiện công việc tại viện kiến trúc quy hoạch xây dựng ninh bình

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI VIỆN KIẾN TRÚC - QUY HOẠCH XÂY DỰNG NINH BÌNH Là một cán bộ lãnh đạo quản lý, phụ trách công tác tổ chức sản xuất và ng

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI VIỆN KIẾN TRÚC - QUY HOẠCH XÂY DỰNG NINH

BÌNH

Là một cán bộ lãnh đạo quản lý, phụ trách công tác tổ chức sản xuất và nghiên cứu tại Viện Kiến trúc - Quy hoạch xây dựng Ninh Bình Qua nghiên cứu

đề bài tôi thấy rằng các nội dung được chọn để phân tích đều hết sức quan trọng

và có tính thực tiễn cao đối với tôi trong quá trình công tác và hoạt động nghề nghiệp Tuy vậy vấn đề "Hoạt động đánh giá thực hiện công việc" đối với cá nhân tôi nói riêng và với đặc thù công việc của cơ quan nơi tôi công tác nói chung có tầm quan trọng và tính ảnh hưởng rất cao đối với toàn bộ sự hoạt động của cơ quan Do đó tôi chọn nội dung "Phân tích thực trạng về hoạt động đánh giá thực hiện công việc tại Viện Kiến trúc - Quy hoạch xây dựng Ninh Bình"

Cơ quan nơi tôi đang công tác là đơn vị sự nghiệp - hành chính - khoa học được thành lập theo quyết định của UBND tỉnh Ninh Bình và chấp thuận của

Bộ Xây dựng

* Về chức năng nhiệm vụ:

Là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh về công tác quy hoạch, kiến trúc

và xây dựng, tổ chức nghiên cứu, khảo sát và lập các dự án đầu tư trên địa bàn toàn tỉnh Thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học do tỉnh giao như: Quy hoạch điều chỉnh các hệ thống đô thị và nông thôn, quy hoạch điều chỉnh các khu, cụm dân cư Quy hoạch mở rộng các huyện, thị xã, thị trấn, thị tứ và các khu, cụm công nghiệp Quy hoạch cơ cấu sử dụng đất đai, tài nguyên khoáng sản…

Là đơn vị tư vấn trực tiếp cho các Chủ đầu tư và Nhà thầu trên lĩnh

thi công và tổng dự toán xây lắp đối với tất cả các công trình: Xây dựng, giao thông, thuỷ lợi, khai thác mỏ cho đến nhóm A

Trực tiếp lập báo cáo và thực hiện các nghiên cứu về công tác quản lý kiến trúc, quy hoạch, đô thị trên lĩnh vực quản lý Nhà nước do Bộ Xây dựng giao

Với tính chất công việc đặc thù của đơn vị hành chính - sự nghiệp - khoa học, hoạt động theo mô hình doanh nghiệp do UBND tỉnh quản lý và chỉ đạo thực hiện Do đó để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ viên chức cơ quan chúng tôi đã phải vượt qua rất nhiều những khó khăn thường gặp trong nền kinh tế thị trường tác động đến các doanh nghiệp như:

- Yếu tố vốn và cơ sở vật chất

- Yếu tố con người (nguồn nhân lực)

- Yếu tố về thị trường, hình ảnh và thương hiệu của đơn vị

+ Về vấn đề vốn và cơ sở vật chất:

Ninh Bình là một tỉnh nghèo còn nằm trong diện hỗ trợ thường kỳ của Chính phủ vì vậy ngân sách tỉnh cấp cho đơn vị còn hạn hẹp do đó trang thiết

bị phục vụ trực tiếp cho công tác nghiên cứu và sản xuất còn thiếu và không đồng bộ, các công nghệ tiến tiến không được trang bị kịp thời (các phần mềm ứng dụng trong sản xuất), lương ngân sách cấp cho cán bộ khoa học kỹ thuật còn thấp so với lao động cùng ngạch bậc trên mặt bằng thị trường

+ Về vấn đề nguồn nhân lực:

Hiện nay đơn vị chúng tôi đang quản lý khoảng 90 cán bộ, viên chức trong đó có khoảng 30 cán bộ có trình đại học các chuyên ngành, 25 người có

trình độ cao đẳng, trung cấp số còn lại khoảng 35 người thuộc diện nhân viên, phục vụ, công nhân hoặc các đối tượng ưu tiên chính sách

Với nguồn nhân lực nhiều nhưng trình độ không cao, thậm chí có một số cán bộ hiện đang làm việc không đúng với yêu cầu hoặc trái với loại hình đào tạo

là một trong những thực trạng tồn tại ngay chính đơn vị của chúng tôi, nó đã ảnh hưởng rất nhiều tới việc tổ chức sản xuất và thực hiện nhiệm vụ được giao

* Về vấn đề thị trường cạnh tranh, hình ảnh doanh nghiệp:

Với đặc thù là một cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động theo mô hình doanh nghiệp do đó công tác sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường chúng tôi không thật sự được chủ động như các doanh nghiệp hoạt động cùng lĩnh vực ngoài quốc doanh khác, chúng tôi chịu sự chi phối, quản lý và chỉ đạo từ các cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên, việc xây dựng, thông qua kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng quý, hàng năm nhiều khi còn bất lập và bỏ lỡ

cơ hội với các đối tác khác

Các dự án tại địa phương hiện nay thực sự chịu sự chi phối của các nhà đầu tư trực tiếp, các dự án sử dụng vốn ngân sách tỉnh cấp với tổng mức đầu

tư không lớn và phải thực hiện đấu thầu theo quy định hiện hành Do đó vấn

đề năng lực và thương hiệu của đơn vị là hết sức quan trọng trước sự phát triển hay tồn tại của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường như hiện nay

Với thực trạng như vậy, chúng tôi đã rất khó khăn trong việc định hướng, triển khai các giải pháp, quản lý cán bộ viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu của đơn vị theo xu thế phát triển bền vững

Để giải quyết được vấn đề này, Ban lãnh đạo Viện chúng tôi trong thời gian qua đã nghiên cứu, vận dụng và thực hiện có hiệu quả 4 yếu tố căn bản góp phần chèo chống doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn trong nền kinh tế suy thoái toàn cầu

Một là: Công tác tuyển dụng, trong đó đặc biệt quan tâm đến việc

tuyển chọn cán bộ thực sự có năng lực, có tài, bố trí vào các vị trí chủ chốt, các mắt xích chính trong dây truyền sản xuất

Sắp xếp lại tổ chức nhằm phù hợp với điều kiện và lĩnh vực chuyên môn của từng cá nhân đối với công việc, chương trình cải cách này gần như là một sự tuyển dụng lại đối với cơ quan chúng tôi

Hai là: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Chúng tôi đã và đang nhận được sự quan tâm của Tỉnh uỷ và UBND tỉnh trong đề án đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cao Chúng tôi đã lựa chọn các cán bộ lãnh đạo quản lý, cán bộ khoa học kỹ thuật có năng lực có điều kiện phát triển đề nghị Tỉnh cấp kinh phí nhằm đào tạo nâng cao và chuyên sâu hơn lứa cán bộ này, thực tế hiện nay đơn vị chúng tôi đang có 6 cán bộ trẻ có năng lực đang theo học chương trình Thạc sỹ các chuyên ngành như: Kiến trúc, xây dựng, kinh tế và thăm dò địa chất, 2 cán bộ lãnh đạo quản

lý đang theo học chương trình Thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế của trường Đại học GRISS - Hoa Kỳ

Lớp cán bộ có trình độ cao đẳng, trung cấp hiện nay chúng tôi đang cho đào tạo lại tại các trường Đại học theo đúng chuyên ngành, như vậy theo

kế hoạch thực hiện tới 2010 chúng tôi có 100% cán bộ lãnh đạo quản lý, cán

bộ kỹ thuật có trình độ Đại học và trên đại học

Ba là: Thù lao lao động

Là cơ quan Nhà nước, do đó các vấn đề tiền lương … đều phải thực hiện theo chế độ, chính sách của Nhà nước Do vậy, để tăng mức thu nhập cho cán bộ viên chức ngoài quỹ tiền lương để đảm bảo cuộc sống, ổn định và an tâm công tác, chúng tôi đã vận dụng cơ chế khoán của doanh nghiệp theo Nghị định 43 của Chính phủ, giải quyết công tác làm việc ngoài giờ có hiệu quả, tổ chức thực hiện tốt các đề tài nghiên cứu khoa học, các dịch vụ khác trong cùng lĩnh vực nhằm tăng thu nhập chính đáng cho cán bộ viên chức

Bốn là: Công tác đánh giá thực hiện công việc

Đây chính là nội dung có tính chất then chốt để Ban lãnh đạo chúng tôi vận dụng và thực hiện thành công trong việc đưa doanh nghiệp thoát khỏi sự khủng hoảng và từng bước phát triển, chính vì lẽ đó nên cá nhân tôi cũng đã chọn nội dung này để phân tích nhằm tổng hợp, so sánh, vận dụng từ những kiến thức được học đối với thực tiễn của đơn vị và bản thân tôi Từ đó, công tác lãnh đạo, chỉ đạo sản xuất của tôi sẽ khắc phục được những tồn tại và tận dụng được những yếu tố tích cực trong quá trình công tác của bản thân cũng như giải quyết tốt các giải pháp để khắc phục những tồn tại đó

Sau đây là trình bày của tôi về nội dung này:

a) Về mục tiêu đánh giá:

- Nhằm xem xét và có kết luận khách quan, công bằng về việc nhân viên, các phòng chức năng có thực hiện đúng các yêu cầu đề ra hay không Từ

đó xác định toàn bộ tổ chức hoạt động hiệu quả như thế nào

- Xác định được những ưu điểm và những tồn tại của lãnh đạo và nhân viên để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và tuyển mộ phù hợp với chức năng hoạt động của đơn vị mình

- Là cơ sở quan trọng trong công tác cán bộ, quy hoạch cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm hay đề bạt, thay thế cán bộ tại các vị trí then chốt nhằm phù hợp với lĩnh vực hoạt động và nâng cao hiệu quả lao động

- Là cơ sở để Hội đồng thi đua khen thưởng xem xét nâng lương, khen thưởng

- Qua đánh giá của nhân viên, lãnh đạo nhìn nhận được tín nhiệm của mình từ đó phải tự xây dựng mục tiêu để hoàn thiện mình, nâng cao hiệu quả quản lý

- Qua sự đánh giá của cấp trên, nhân viên xác định được việc tự rèn luyện, học hỏi để phát triển kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao hiệu quả công việc, đề ra mục đích cho sự phát triển bản thân trong tương lai

b) Về quy trình đánh giá:

Trong tổ chức chúng tôi, lãnh đạo thuộc diện Tỉnh ủy quản lý, cán bộ viên chức còn lại do tổ chức quản lý Vì thế có sự khác nhau về cấp kết luận cuối cùng đánh giá hiệu quả công việc Do đặc điểm của tổ chức không nhiều người, không có nhiều cấp nên sự quản lý của Ban lãnh đạo đối với nhân viên

là sát sao Đặc biệt, chúng tôi thường tổ chức giao ban công việc hàng tuần, trao đổi thường xuyên trong Ban lãnh đạo, giữa Ban lãnh đạo với các phòng

và nhân viên nên các hoạt động của Ban được mọi người nắm rõ và được cung cấp thông tin đầy đủ Vì thế, không quá khó khăn trong việc đánh giá thực hiện công việc

Việc xây dựng quy trình đánh giá do Phòng Tổ chức - Hành chính chủ trì soạn thảo, có sự tham gia của các phòng chức năng; được ban hành sau khi thông qua tại nhiều cuộc họp nội bộ Chúng tôi nhận thức được việc đánh giá thực hiện công việc rất quan trọng, quyết định rất lớn tới sự ổn định và phát triển của tổ chức, tới việc thực hiện nhiệm vụ được giao của đơn vị mình

Quy trình đánh giá gồm:

1 Xác định mục tiêu đánh giá

2 Xác định tiêu chí đánh giá: dựa trên yêu cầu công việc của mỗi chức danh

3 Kế hoạch đánh giá: hàng năm, thời gian đánh giá trong quý I

Trình tự:

- Các cá nhân tự đánh giá

- Nhận xét của Trưởng phòng quản lý trực tiếp Gửi Bản đánh giá về

bộ phận quản lý nhân sự thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính Phó Viện trưởng phụ trách cơ quan trực tiếp đánh giá vào Bản tự đánh giá

- Nhận xét của Ban lãnh đạo đối với lãnh đạo phòng chức năng

- Phòng Tổ chức - Hành chính tổng hợp, lưu hồ sơ cán bộ

4 Lập kế hoạch đào tạo, tuyển mộ thêm hoặc gia hạn hợp đồng; xét nâng lương, khen thưởng

5 Quy hoạch cán bộ:

- Đối với Ban lãnh đạo: Theo quy trình của cấp trên quản lý trực tiếp: Hàng năm tự đánh giá theo các nội dung về phẩm chất đạo đức, lối sống, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao

- Tổ chức cho cán bộ viên chức góp ý trực tiếp trong cuộc họp.

- Ban lãnh đạo xác nhận, gửi lên cấp trên

- Cấp trên tổ chức cuộc họp đánh giá, lưu hồ sơ cán bộ

c) Về tiêu chí đánh giá:

1 Phẩm chất đạo đức, lối sống, các hành vi cá nhân:

- Việc chấp hành nội quy cơ quan, các quy định của Nhà nước liên quan đến chức danh công việc

- Tinh thần trách nhiệm trong công việc, tính chủ động, tính sáng tạo

- Tinh thần phối hợp công việc trong cơ quan, các đơn vị có liên quan như nhà thầu, các cơ quan quản lý khác

- Quan hệ với đồng nghiệp, bạn bè, các đối tác

- Tinh thần học tập, nghiên cứu tài liệu liên quan

- Tinh thần tham gia các hoạt động, các phong trào của cơ quan

- Phong cách lãnh đạo; khả năng đào tạo nhân viên mới

2 Năng lực:

- Kiến thức tổng hợp, chuyên môn thực tế

- Khả năng soạn thảo văn bản, báo cáo công việc

- Khả năng lập kế hoạch công việc, tổ chức triển khai công việc theo yêu cầu

- Khả năng giao tiếp

3 Mức độ hoàn thành công việc:

- Mức độ hoàn thành công việc được giao theo chức danh công việc.

- Mức độ hoàn thành công việc được giao đột xuất

4 Khả năng phát triển:

- Chiều hướng so với các lần đánh giá trước: kém hơn, giữ mức hay tốt hơn

d) Về kế hoạch và trách nhiệm thực hiện đánh giá:

1 Thời gian: hàng năm, thời gian đánh giá trong quý I

2 Trình tự và trách nhiệm thực hiện:

- Các cá nhân tự đánh giá gửi trưởng phòng quản lý trực tiếp

- Nhận xét của trưởng phòng quản lý trực tiếp Gửi bản đánh giá về bộ phận quản lý nhân sự thuộc phòng Tổ chức - Hành chính

- Nhận xét của Ban lãnh đạo đối với lãnh đạo phòng chức năng

e) Về phương pháp đánh giá:

Chúng tôi sử dụng kết hợp phương pháp đánh giá theo các tiêu chuẩn công việc, ghi chép các sự kiện quan trọng và tỷ lệ phân bố giữa các phòng

Với bất kỳ cuộc đánh giá nào, chúng tôi luôn chú trọng đánh giá tinh thần trách nhiệm của nhân viên đối với công việc, với tổ chức; thái độ chấp hành các nội quy của cơ quan và sự đáp ứng công việc cụ thể về thời gian, yêu cầu đáp ứng chất lượng Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng chủ yếu phục vụ cho việc đề bạt, khen thưởng

Chúng tôi sử dụng các thước đo cho mỗi tiêu chí có 4 mức độ: kém, trung bình, khá, tốt

Cũng như nhiều cơ quan hành chính sự nghiệp hoặc doanh nghiệp khác, công việc đánh giá thực hiện công việc thực hiện hàng năm nếu thực hiện chu đáo cần nhiều thời gian và công sức Với mô hình hoạt động của Viện, Ban lãnh đạo chúng tôi đánh giá tầm quan trọng những đánh giá của cán

bộ quản lý trực tiếp, cán bộ làm công tác nhân sự, tin tưởng và có kiểm chứng với nhận xét của Ban lãnh đạo Chúng tôi đã đề ra mục tiêu đánh giá và đã cơ bản thực hiện được các mục tiêu này Hầu hết các nhân viên được đánh giá cao đều có cơ hội học tập trong nước, đi tham quan nước ngoài hoặc nhanh chóng được đề bạt khi có điều kiện mặc dù tuổi đời còn rất trẻ Các nhân viên làm tốt công việc được tiếp tục ký hợp đồng, giao những công việc cho họ phát triển kỹ năng

Do là đơn vị hành chính sự nghiệp nên điều kiện tăng lương, thưởng không như các đơn vị khác, nhưng chúng tôi đã giữ được nhiều nhân viên có năng lực, có tinh thần trách nhiệm cao bằng nhiều biện pháp, nhưng quan trọng nhất mà họ cảm thấy gắn bó là sự đánh giá đúng khả năng của họ, mạnh dạn giao việc quan trọng, được hướng dẫn, đào tạo thực tế, khách quan, không thiên vị trong đề bạt hoặc xét khen thưởng

Việc tuyển chọn nhân viên mới đôi khi chưa kỹ lưỡng nên nhiều khi phải thay thế, phải hướng dẫn nhiều hơn nên có thể ảnh hưởng đến thời gian làm việc của nhân viên cũ Công việc đánh giá đôi khi chưa đúng với kế hoạch về thời gian Trách nhiệm thực hiện đánh giá đôi khi còn chưa hết trách nhiệm, cả nể, do đó người được đánh giá không thấy được hết điểm yếu của mình Bộ phận quản lý nhân sự kiêm nhiều việc, chưa được đào tạo bài bản

Các bài giảng của chương trình về Quản lý nguồn nhân lực thực sự đã giúp cho tôi nhận thức được một cách tổng thể về công tác này Các kiến thức thu được từ bài giảng đối với việc đánh giá thực hiện công việc rất thực tế, nhiều giá trị cả về lý thuyết và thực hành Qua đây, tôi đã nhận thức được rất nhiều điểm mà cơ quan mình chưa thực hiện được hoặc chưa đầy đủ Từ đó đề

ra một số biện pháp như:

- Cử cán bộ phụ trách nhân lực (kể cả lãnh đạo phụ trách) của đơn vị tham gia các chương trình tập huấn ngắn ngày về quản lý nguồn nhân lực; có cán bộ chuyên trách thực hiện việc này

- Kiểm tra, hoàn chỉnh các bản mô tả công việc phù hợp cho mỗi chức danh

- Hoàn thiện các tiêu chí đánh giá nhằm chi tiết, cụ thể hoá hơn cho từng chức danh công việc; cần xác định các tiêu chí quan trọng để dễ phân loại

- Xem xét lại quy trình đánh giá, bổ sung yêu cầu trao đổi với nhân viên về các kết luận đánh giá thực hiện công việc Tăng cường đánh giá nhóm

- Nghiên cứu thay đổi phương pháp đánh giá theo hướng cụ thể như đánh giá theo cặp, phương pháp tính điểm

- Trao đổi, mở rộng các hình thức lấy ý kiến để mọi người biết, tham gia, thực hiện tốt hơn việc đánh giá thực hiện công việc

- Thay đổi phương pháp tuyển dụng, tăng cường phỏng vấn trước khi quyết định tuyển dụng