HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ở cơ QUAN tôi CÔNG tác – sở kế HOẠCH và đầu tư NGHỆ AN

Đánh giá hiệu quả làm việc là bất kỳ hoạt động nào nhằm đánh giá một cách có hệ thống hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên bao gồm kết quả công việc, phương pháp làm việc, những

HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Ở CƠ QUAN TÔI CÔNG TÁC – SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ NGHỆ AN

A GIỚI THIỆU

Từ xa xưa triết học Phương Đông đã coi trọng việc dùng người, do vậy đã có câu “Thiên thời, địa lợi, nhân hòa”, có nghĩa là muốn làm việc gì

đó thành công thì phải hội đủ ba yếu tố: thời cơ, địa điểm và con người Thiên thời không bằng địa lợi, địa lợi không bằng nhân hoà - sự nhận thức về

vị trí trung tâm, quyết định của yếu tố con người cho đến nay vẫn không thay đổi trong hệ thống tổ chức xã hội hiện đại Trong xã hội hiện đại, yếu tố vật chất, hệ tư tưởng, những giá trị của nền văn hoá, yếu tố thời gian ngày càng ảnh hưởng mạnh đến sự tồn tại và phát triển của các tổ chức; song yếu tố con người vẫn là một trong những yếu tố trung tâm, quyết định Tổ chức, quản lý con người từ xưa tới nay vẫn là một trong những công việc khó khăn, phức tạp nhất

Đánh giá hiệu quả làm việc là bất kỳ hoạt động nào nhằm đánh giá một cách có hệ thống hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên bao gồm kết quả công việc, phương pháp làm việc, những phẩm chất và kỹ năng thực hiện công việc

Cho đến nay, nhiều doanh nghiệp chưa coi trọng đúng mức việc đánh giá trong công tác quản trị nguồn nhân lực Thông thường việc đánh giá chỉ được tiến hành do yêu cầu như tăng lương, xét thưởng, tổng kết tình hình sản xuất kinh doanh, …Do vậy, việc đánh giá được thực hiện một cách chiếu lệ

và mang tính đối phó, không đảm bảo được hiệu quả mong muốn

Tiếp thu bài giảng về Quản trị nguồn nhân lực và các tài liệu nghiên cứu, đã giúp tôi đánh giá được thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực của nơi tôi công tác đang ở mức độ nào và cách thức để cải thiện hoạt động này một cách có hiệu quả Trong đó, điều tôi quan tâm là hoạt động đánh giá thực hiện công việc ở cơ quan tôi công tác – Sở Kế hoạch và Đầu tư Nghệ

An

Sở Kế hoạch và Đầu tư Nghệ An là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kế hoạch và đầu tư trên địa bàn tỉnh bao gồm các lĩnh vực: tham mưu tổng hợp các đề án về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội; đề xuất về cơ chế chính sách quản lý kinh tế - xã hội; đầu tư trong nước, nước ngoài; quản lý nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), viện trợ phi Chính phủ (NGO); đấu thầu, đăng ký kinh doanh trong phạm vi điạ phương; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; tổ chức cung ứng các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở theo quy định của pháp luật

Sở Kế hoạch và Đầu tư có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ kế hoạch và Đầu tư

Về cơ cấu tổ chức bộ máy, biên chế như sau:

- Lãnh đạo Sở, gồm: Giám đốc và 03 Phó Giám đốc

- 10 phòng chuyên môn: Văn phòng, Thanh tra, Đăng ký kinh doanh, Tổng hợp, Quy hoạch, Kế hoạch nông nghiệp và phát triển nông thôn, kế hoạch Công nghiệp và dịch vụ, kế hoạch Văn hóa và xã hội, Kinh tế đối ngoại, Thẩm định dự án đầu tư và xét thầu

- 01 đơn vị trực thuộc: Trung tâm xúc tiến đầu tư Nghệ An

- Biên chế cán bộ, công chức thuộc Sở: 95 người

B THỰC TRẠNG VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Ở SỞ KH&ĐT

Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống chính thức tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận sự đánh giá đó Nó là cơ sở cho các hoạt động khác của quản trị nhân sự như tuyển mộ, tuyển chọn đào tạo

và phát triển thù lao… bởi vậy hoạt động này sẽ tăng cường hiệu quả quản

lý nhân sự

Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc ở Sở Kế hoạch và Đầu tư Nghệ An được thực hiện như sau:

I Mục đích, đối tượng và thời điểm đánh giá thực hiện công việc

* Mục đích đánh giá: Nhằm xác định kết quả về số lượng và chất luợng công tác của các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở Xác định ưu, nhược điểm theo định kỳ hàng tháng của các đơn vị trực thuộc, từ đó biểu dương kịp thời những việc làm sáng tạo, kỷ cương phát huy tích cực và có kế hoạch khắc phục tồn tại trong tháng tiếp theo, góp phần xây dựng cơ quan vững mạnh, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị được giao

* Đối tượng được đánh giá, gồm: các cán bộ công chức, viên chức; các phòng, đơn vị thuộc Sở và Toàn bộ tổ chức

* Thời điểm đánh giá: Đối với các phòng ban - Đánh giá, xếp loại hàng tháng; Đối với cán bộ công chức, viên chức - Đánh giá hàng năm

II Quy trình đánh giá thực hiện công việc:

1 Đối với phòng, đơn vị thuộc Sở:

Để phù hợp với chức năng nhiệm vụ cụ thể của các phòng, đơn vị trực thuộc và sự phát triển của Sở, sau nhiều lần bổ sung điều chỉnh; hiện nay Sở

Kế hoạch và Đầu tư đang thực hiện việc đánh giá, xếp loại các phòng, đơn vị theo Quyết định số 32/QĐ-SKH ngày 14/5/2009 của Giám đốc Sở Kế hoạch

và Đầu tư ban hành Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại các phòng, đơn vị trực thuộc

Nội dung chính của Quyết định này quy định rõ nguyên tắc và căn cứ đánh giá xếp loại; hệ thống tiêu chí xếp loại thi đua và thang điểm; danh hiệu xếp loại thi đua; khen thưởng kỷ luật; quy trình đánh giá, xếp loại thi đua (Hội đồng đánh giá, xếp loại, phân công trách nhiệm người đánh giá, tự đánh giá, giám sát trực tiếp, đánh giá đồng cấp); tổ chức thực hiện

(có mẫu Bảng tiêu chí đánh giá, xếp loại các phòng tại Phụ lục bài tập)

2 Đối với cán bộ, công chức viên chức

Hàng năm, căn cứ nhiệm vụ được giao toàn thể cán bộ, công chức viên chức (kể cả lãnh đạo cơ quan), tự đánh giá các nội dung theo Phiếu đánh giá cán bộ công chức, viên chức và Bản tự kiểm điểm cá nhân, cụ thể như sau:

2.1 Tiêu chuẩn đánh giá:

2.1.1 Theo mẫu Phiếu đánh giá cán bộ, công chức, viên chức: Có 8 tiêu chuẩn chính được tự đánh giá, gồm: Chấp hành pháp luật của Nhà nước; Kết quả công tác; Tinh thần kỷ luật; Tinh thần phối hợp công tác; Tính trung thực trong công tác; Lối sống đạo đức; Tinh thần học tập nâng cao trình độ; Tinh thần và thái độ phục vụ

2.1.2 Theo mẫu bản tự kiểm điểm điểm cá nhân: Có 4 tiêu chuẩn, gồm: Về lập trường chính trị tư tưởng; Về phẩm chất đạo đức, tác phong lối sống; Về thực hiện nhiệm vụ được giao; Về tổ chức kỷ luật

2.2 Quy trình đánh giá:

Bước 1: Mỗi cá nhân tự nhận xét, đánh giá về kết quả hoạt động của mình

theo 8 tiêu chuẩn trên dựa vào mẫu Phiếu đánh giá, cán bộ công chức viên chức của cơ quan (Mẫu số 2 kèm theo) và bản tự kiểm điểm cá nhân (Mẫu số

3 kèm theo)

Bước 2: Dựa trên bản kiểm điểm của từng cá nhân, các phòng, đơn vị phối

hợp với tổ chức công đoàn họp với nhau để thảo luận, góp ý và bình bầu (thường là bỏ phiếu kín) kết quả của mỗi người trong phòng, đơn vị theo 4 loại, gồm: Chiến sỹ thi đua cơ sở; Lao động tiên tiến; Lao động trung bình (không hoàn thành nhiệm vụ); Lao động yếu (không hoàn thành nhiệm vụ)

Bước 3: Kết quả biểu quyết trong phòng, đơn vị sẽ được Trưởng phòng tập

hợp ý kiến, kết quả phân loại trên phiếu đánh giá theo loại 4 loại: tốt, khá,

trung bình, yếu và làm cơ sở để Trưởng phòng làm Báo cáo đánh giá kết quả tổng kết hàng năm nộp Hội đồng thi đua khen thưởng cơ quan

Lưu ý: Danh hiệu Chiến sỹ thi đua cơ sở không chế tỷ lệ theo số cán bộ, công chức viên chức không quá 15%

Bước 4: Dựa trên kết quả bình bầu của các Phòng, đơn vị và tham khảo thêm

phiếu đánh giá của khách hàng, Hội đồng thi đua khen thưởng của cơ quan họp, xếp loại

Bước 5: Giám đốc ra quyết định xếp loại thi đua hàng năm và thông báo đến

từng cán bộ, công chức, viên chức và các phòng

3 Đánh giá của khách hàng:

Đối tượng khách hàng của Sở Kế hoạch và Đầu tư chủ yếu là: các chủ đầu tư dự án sử dụng vốn Ngân sách Nhà nước, Ban Quản lý dự án các Sở, Ban, ngành, huyện, thị xã và Thành phố và các Doanh nghiệp trong tỉnh

Hàng năm Sở gửi Phiếu thăm dò ý kiến đánh giá cán bộ công chức theo 3 nội dung: Có cựa quyền, hách dịch, gây phiền hà, sách nhiễu…để vụ lợi trong lĩnh vực kế hoạch, đầu tư hay không (có/không); Có tác động tiêu cực trong công tác đấu thầu, chỉ định thầu để vụ lợi hay không (có/không); Tác phong, thái độ trong công việc (tốt/chưa tốt)

C NHẬN XÉT VỀ QUẢN LÝ VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Ở SỞ KH&ĐT

I Ưu điểm:

Sở Kế hoạch và Đầu tư đã có Hệ thống chính thức nhằm xem xét và đánh giá kết quả công việc của cá nhân và của nhóm (phòng, đơn vị) Đồng thời với việc đó, các quy chế hoạt động nội bộ của Sở (được coi như là các nhân tố môi trường bên trong, như kiểu văn hóa công ty) luôn được chỉnh sửa bổ sung để phù hợp và là tiêu chí để cá nhân, phòng ban thực hiện

Quy trình đánh giá thực hiện công việc được Sở Kế hoạch và Đầu tư lên Kế hoạch cụ thể, xác định rõ mục tiêu, thiết lập các tiêu chí cụ thể và khá

chi tiết, giao trách nhiệm cho người đánh giá, giai đoạn và phương pháp đánh giá…

Từ Hệ thống đánh giá của Sở, đã làm khá tốt việc kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển mộ và tuyển chọn, các quan hệ nội bộ giữa các nhân viên và các chương trình thù lao lao động Việc phối hợp với tổ chức Công đoàn trong đánh giá, xếp loại có tác động rất tích cực

II Hạn chế:

Bên cạnh những mặt đã làm được, trong công tác quản trị nguồn nhân lực nói chung và công tác quản lý và đánh giá kết quả thực hiện công việc nói riêng vẫn còn một số vấn đề cần quan tâm thêm, cụ thể:

1 Các dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá chưa được lưu trữ một cách

có hệ thống Việc lưu trữ hồ sơ đánh giá của kỳ trước khối lượng giấy tờ cần

sử dụng nhiều

2 Chưa thực hiện được việc Phỏng vấn đánh giá Từ điều này, nên đã chưa hỗ trợ nhân viên trong việc đặt ra các mục tiêu và kế hoạch phát triển cá nhân cho giai đoạn đánh giá tiếp theo

3 Chưa thực hiện được việc mô tả chi tiết công việc của từng cá nhân, dẫn đên nhân viên còn thụ động trong công việc

4 Biểu mẫu các tiêu chuẩn đánh giá cá nhân còn trùng lặp (sử dụng 2 mẫu tự đánh giá cá nhân)

5 Có sự mâu thuẫn khi đối với Phòng thì đánh giá, chấm điểm hàng tháng còn cá nhân thì lại đánh giá xếp loại hàng năm

6 Còn có sự bất cập khi bình xét danh hiệu Chiến sỹ thi đua cơ sở, vì theo tỷ lệ tối đa không quá 15%/số nhân viên thì kết quả này thường rơi vào những người lãnh đạo phòng (Mặc dầu nhiều nhân viên rất xuất sắc)

D MỘT SỐ GIẢI PHÁP

Việc đánh giá hiệu quả làm việc giúp cơ quan, doanh nghiệp xác định mức lương, thưởng phù hợp căn cứ vào kết quả làm việc của nhân viên Tuy nhiên, nên nhìn nhận đánh giá hiệu quả làm việc là một cách thức để phát triển nhân viên theo các khía cạnh sau: Xác định các kiến thức và kỹ năng

mà nhân viên cần hoàn thiện để cải thiện hiệu quả làm việc trong tương lai; Đánh giá năng lực tiềm tàng và khả năng thăng tiến trong tương lai của nhân viên; Xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động nhằm giúp nhân viên định hướng nghề nghiệp

Qua thực trạng quản trị nguồn nhân lực, nhất là trong hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc ở cơ quan Sở Kế hoạch và Đầu tư Nghệ An, tôi

đề xuất một số giải pháp sau:

Một là, nên đầu tư Hệ thống phần mềm quản trị nhân sự, trong đó yêu cầu

nhà cung cấp phần mềm thiết kế bổ sung hoặc điều chỉnh các nội dung quản trị phù hợp với yêu cầu của cơ quan Nhằm có được hệ thống lưu trữ dữ liệu nhân sự và cập nhật kịp thời các phát sinh; đồng thời giảm được khối lượng lớn giấy tờ cần sử dụng

Hai là, tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng quản trị nguồn nhân lực cho

Bộ phận nhân sự và những nhà quản lý (Trưởng, phó phòng) ở các bộ phận khác để họ có thể thực hiện tốt các hoạt động quản trị nguồn nhân lực hàng ngày Từ đó từng bước thực hiện Phỏng vấn đánh giá

Ba là, mỗi phòng nên thiết kế riêng Bản mô tả công việc của từng cá

nhân, trong đó phân công, phân nhiệm cụ thể rõ ràng; mỗi nhân viên đều phải có Bản kế hoạch thực hiện từng công việc cụ thể, hàng tháng Phòng sẽ thực hiện kiểm tra tiến độ thực hiện công việc từng cá và chấm điểm hàng tháng Đây cũng là cơ sở thiết lập Bản tiêu chuẩn hoàn thành công việc và xây dựng các tiêu chí đánh giá của từng cá nhân

Bốn là, nên sử dụng chỉ một mẫu Phiếu tự đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức, viên chức với 8 tiêu chuẩn đã có sẵn và bổ sung thêm 2 tiêu chuẩn, đó

là:

1 Khả năng thích ứng: Khả năng đáp ứng với sự thay đổi tình huống và yêu cầu công việc

2 Khả năng thăng tiến và phát triển trong tương lai: Hiện đã tới ngưỡng làm việc hết công suất với công việc hiện tại hay chưa? Hoặc hiện đã tới ngưỡng làm việc hết công suất với công việc hiện tại, nhưng có khả năng cải thiện khi làm việc khác, ví dụ….;

Cuối cùng bổ sung thêm nội dung: Kế hoạch công tác năm tiếp theo Như vậy, mẫu Phiếu tự đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức, viên chức hàng năm, mục I, tự nhận xét kết quả công tác, tu dưỡng rèn luyện sẽ có 12 mục, gồm: 10 tiêu chuẩn tự đánh giá, 01 mục tự nhận loại, 01 mục Kế hoạch công tác năm tiếp theo Còn lại vẫn nội dung cũ

Năm là, nên bổ sung tiêu chí đánh giá, xếp loại và thang điểm dành riêng

cho từng cán bộ, công chức, viên chức và các phòng tự đánh giá chấm điểm hàng tháng

Sáu là, nên thực hiện việc bình xét các danh hiệu theo tỷ lệ hợp lý giữa

lãnh đạo cấp Sở, lãnh đạo cấp Phòng và giữa các nhân viên với nhau; nhưng tổng cộng toàn cơ quan vẫn đạt 15% theo quy định

Lời kết: Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quan trọng trong

công tác quản trị nhân sự Việc đánh giá giúp khẳng định năng lực, khả năng của nhân viên Đây là cơ sở giúp cơ quan, doanh nghiệp tuyển mộ, tuyển chọn, phát triển nguồn nhân lực hiện tại, đồng thời giúp cơ quan, doanh nghiệp xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân sự một cách công bằng chính xác

Đánh giá thực hiện công việc nhằm các mục đích chính sau: đánh giá thực hiện công việc trong quá khứ nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong tương lai, xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên, đánh giá năng lực tiềm tàng và khả năng thăng tiến trong tương lai của nhân viên, làm cơ sở xác định mức lương, tạo động lực cho người lao động thông qua việc công nhận đúng mức thành tích của họ, giúp họ gắn bó với cơ quan, doanh nghiệp

Tóm lại các cơ quan, doanh nghiệp có thể thực hiện các mục đích khác nhau khi đánh giá thực hiện công việc, nhưng đều hướng tới một mục đích chung

là nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp

Thành phố Vinh, ngày 02 tháng 12 năm

2009

Học viên

Võ Thị Minh Sinh

Danh mục Tài liệu tham khảo:

1 Hersey Paul, Hard Ken Balnc, “Quản trị hành vi tổ chức”, Nhà xuất bàn

Thống kê, 2001

2 Bộ sách Quản trị nguồn nhân lực của Nhà xuất bản trẻ, năm 2006

3 Tạp chí Nhà Đầu tư, bài Đánh giá thực hiện công việc của Ths Hồ Thị Diệu Ánh, Khoa kinh tế - Đại học Vinh

4 Thời báo kinh tế Sài Gòn, bài Quản trị hiệu quả làm việc của nhân viên, tác giả: Nguyễn Hữu Long

5 Tuần Việt Nam, bài Năm cái bẫy khi đánh giá thực hiện hiệu quả công việc, tác giả Andrew Likierman-Harvard Business Review, Hoàng Đăng

dịch

6 VietnamLearning – GK Corporation, bài Phương pháp đánh giá kết quả

làm việc của nhân viên, tác giả Ngô Phú Mạnh, Giám đốc đào tạo & Tư vấn

CÁC MẪU BẢNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN

CÔNG VIỆC NHÓM (PHÒNG) VÀ CÁ NHÂN CỦA SỞ KẾ HOẠCH

VÀ ĐẦU TƯ

Mẫu số 01: Tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua các phòng, đơn vị trong cơ quan

UBND tØnh nghÖ an Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam

Së KÕ ho¹ch vµ §Çu t §éc lËp – Tù do –

H¹nh Phóc

BẢNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI THI ĐUA

(Ban hành kèm theo Quyết định số 32 /QĐ-SKH ngày 14 tháng 5 năm 2009

của Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư)

Thang điểm

Điểm tối đa

Điểm sàn

Điểm thưởng tối đa

Điểm trừ tối đa