Sự cần thiết của phân cấp, ủy quyền: Các cơ quan, tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng sau đây gọi chung là tổ chức khi được thành lập và đi vào hoạt động đều phải trên cơ sở tuâ
Trang 1TP Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 01 năm 2013
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
Thực hiện việc phân cấp, ủy quyền trong quản lý, điều hành tại Tổng Công ty Bến Thành
_
I KHÁI QUÁT MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHÂN CẤP, UỶ QUYỀN:
1 Sự cần thiết của phân cấp, ủy quyền:
Các cơ quan, tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng (sau đây gọi chung là tổ chức) khi được thành lập và đi vào hoạt động đều phải trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật, điều lệ hoạt động, các quy chế của tổ chức, trong đó quy định rõ các nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan lãnh đạo tổ chức (làm việc theo chế độ tập thể) hoặc người đứng đầu tổ chức (làm việc theo chế
độ thủ trưởng) và trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của tổ chức mà mình phụ trách
Do khối lượng công việc cần xử lý trên tất cả các hoạt động của một tổ chức là rất lớn và thường xuyên phát sinh, nên cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức không thể tự mình trực tiếp giải quyết toàn bộ các công việc của tổ chức, từ đó cần có cơ chế phân cấp ủy quyền (sau đây viết tắt là PCUQ)
để giảm bớt khối lượng công việc của cấp lãnh đạo, đồng thời tạo thuận lợi cho đơn vị, cá nhân được PCUQ chủ động giải quyết trong phạm vi được PCUQ, tránh tình trạng xin ý kiến cấp trên đối với mọi vấn đề do không có PCUQ, đáp ứng yêu cầu xử lý kịp thời các công việc trong nội bộ tổ chức cũng như giao dịch với các cá nhân, tổ chức khác
2 So sánh phân cấp và ủy quyền:
Về bản chất, phân cấp và ủy quyền đều là giao quyền cho cá nhân, đơn vị thuộc tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức
Nhưng trong quá trình thực hiện, phân cấp và ủy quyền có một số khác biệt như sau:
2.1 Khi phân cấp, cấp trên không xử lý các công việc đã phân cấp cho cấp dưới, trừ trường hợp công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới nhưng có phát sinh các vấn đề phức tạp mà cấp dưới cần xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên
2.2 Khi ủy quyền, người ủy quyền vẫn có quyền thực hiện các công việc
mà mình đã ủy quyền
2.3 Cá nhân, đơn vị được phân cấp chủ động thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn đã được phân cấp
2.4 Cá nhân, đơn vị được ủy quyền nhân danh cơ quan hoặc người ủy quyền khi thực hiện các công việc được ủy quyền
Trang 23 Các nguyên tắc thực hiện phân cấp, ủy quyền:
3.1 Cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức chỉ được PCUQ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Cá nhân, đơn vị được PCUQ chỉ được thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn hoặc công việc trong phạm vi đã được PCUQ
3.2 Việc PCUQ phải được thực hiện bằng văn bản, ghi rõ đối tượng, nội dung công việc, thời hạn được PCUQ
4 Các hệ quả của phân cấp, ủy quyền:
4.1 Khi người được ủy quyền thực hiện công việc theo đúng phạm vi được ủy quyền thì có giá trị pháp lý như chính người ủy quyền thực hiện; người
ủy quyền chịu trách nhiệm về hoạt động của người được ủy quyền trong phạm vi
ủy quyền
4.2 Cấp dưới được chủ động thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn đã được cấp trên phân cấp; cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức cấp dưới được phân cấp có quyền phân cấp hoặc ủy quyền cho cá nhân, đơn vị trực thuộc thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn của mình
4.3 Người được ủy quyền không được ủy quyền lại, trừ trường hợp việc
ủy quyền lại được người ủy quyền ban đầu đồng ý
5 Nội dung phân cấp, ủy quyền:
5.1 Phạm vi phân cấp, ủy quyền:
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức quyết định phạm vi PCUQ cho cấp dưới theo các yếu tố sau đây:
- Ý chí của cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức muốn PCUQ những công việc gì (định tính) và với mức độ nào (định lượng)
- Yêu cầu xử lý công việc, khối lượng, mức độ quan trọng, phức tạp … của công việc cần PCUQ
- Năng lực xử lý công việc, phẩm chất của người được PCUQ
5.2 Thời hạn phân cấp, ủy quyền:
- Thời hạn phân cấp: thường không quy định thời điểm kết thúc hiệu lực thi hành nội dung phân cấp
- Thời hạn ủy quyền: có thể quy định thời điểm kết thúc hiệu lực thi hành nội dung ủy quyền hoặc không
5.3 Tính chất ủy quyền:
- Ủy quyền thường xuyên: khi ủy quyền thực hiện một hoặc một số công việc phát sinh thường xuyên; chỉ nêu công việc chung, khi phát sinh thì người được ủy quyền thay mặt người ủy quyền xử lý công việc đó
- Ủy quyền vụ việc: khi ủy quyền thực hiện một công việc phát sinh đột xuất; nêu công việc cụ thể
Trang 36 Hình thức phân cấp, ủy quyền:
Việc PCUQ phải được thực hiện bằng văn bản thông qua các hình thức sau đây:
- Điều lệ, quy chế hoạt động, các quy chế trong từng lĩnh vực công việc của tổ chức
- Nghị quyết, quyết định
- Giấy (hoặc tờ) ủy quyền, mẫu văn bản ủy quyền của cơ quan chức năng
7 Quyền hạn, chức vụ của người có thẩm quyền ký (thể thức đề ký): 7.1 Cơ quan làm việc theo chế độ tập thể:
- Người đứng đầu ký thay mặt (TM.) tập thể
- Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu theo ủy quyền của người đứng đầu và các công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách
7.2 Cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng:
- Người đứng đầu ký chỉ ghi chức vụ của mình
- Cấp phó ký thay (KT.) khi xử lý các công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc ủy quyền của người đứng đầu
7.3 Cán bộ dưới một cấp: ký thừa ủy quyền (TUQ.), thừa lệnh (TL.)
theo ủy quyền của người đứng đầu cơ quan
8 Việc sử dụng con dấu khi ký theo phân cấp, ủy quyền:
8.1 Phân cấp: đơn vị, cá nhân được phân cấp sử dụng con dấu của đơn vị
khi ban hành văn bản, ký kết hợp đồng … theo nội dung được phân cấp
8.2 Ủy quyền: đơn vị, cá nhân được ủy quyền sử dụng con dấu của cơ
quan ủy quyền, trừ trường hợp ủy quyền của pháp nhân cho một pháp nhân khác hoặc cơ quan cấp trên quy định rõ (trong văn bản ủy quyền) việc sử dụng con dấu của đơn vị khi thực hiện công việc được ủy quyền
II THỰC HIỆN PHÂN CẤP, ỦY QUYỀN TẠI TỔNG CTY BẾN THÀNH:
1 Nội dung thực hiện:
1.1 Phân cấp, ủy quyền của Hội đồng quản trị/thành viên Tổng Cty:
Trên cơ sở các quy định của pháp luật, Điều lệ và các quy chế của Tổng Công ty, ngoài các công việc trực tiếp xử lý theo chế độ làm việc tập thể để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, Hội đồng quản trị Tổng Công
ty Bến Thành đã thực hiện việc PCUQ như sau:
1.1.1 Quyết định cử người đại diện phần vốn của Tổng Công ty tại các doanh nghiệp khác (Luật Doanh nghiệp 2005 gọi là người đại diện theo ủy quyền), trong đó xác định cụ thể số vốn hoặc số cổ phần mà mỗi người đại diện (trong trường hợp cử nhiều người) được đại diện
Trang 41.1.2 Ban hành Quy chế Quản lý phần vốn và người đại diện vốn của Tổng Công ty Bến Thành tại doanh nghiệp khác, trong đó:
- Phân cấp cho người phụ trách nhóm cán bộ đại diện vốn tại một doanh nghiệp có phần vốn của Tổng Công ty thực hiện một số công việc và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Tổng Công ty
- Phân cấp cho người đại diện vốn được quyền biểu quyết tại các cuộc họp Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông của doanh nghiệp khác đối với: dự án đầu tư nội bộ hoặc bán tài sản cố định có trị giá từ 50% trở xuống so với vốn điều lệ của doanh nghiệp hoặc từ 100 tỷ đồng trở xuống; khoản đầu tư dài hạn ra ngoài doanh nghiệp có trị giá từ 30% trở xuống so với vốn điều lệ của doanh nghiệp hoặc từ 100 tỷ đồng trở xuống
Trên mức phân cấp này, người đại diện vốn phải xin ý kiến Hội đồng quản trị Tổng Công ty trước khi biểu quyết
1.1.3 Ủy quyền cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng Công ty thực hiện một số công việc thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị quy định tại Quy chế Quản lý phần vốn và người đại diện vốn của Tổng Công ty Bến Thành tại doanh nghiệp khác
1.1.4 Phân cấp cho Tổng Giám đốc Tổng Công ty thực hiện một số công việc trong các lĩnh vực dự án đầu tư nội bộ, đầu tư ra ngoài, nhượng bán các khoản đầu tư dài hạn, đầu tư tài chính ngắn hạn (kinh doanh chứng khoán), nhượng bán thanh lý tài sản cố định, thế chấp cầm cố tài sản, bù đắp tổn thất tài sản, quản lý chi phí và giao kế hoạch hàng năm
1.2 Phân cấp, ủy quyền của Tổng Giám đốc Tổng Công ty:
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, phân cấp của Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bến Thành đã thực hiện PCUQ đối với cán bộ thuộc quyền và các đơn vị phụ thuộc như sau:
1.2.1 Phân công, ủy quyền cho các Phó Tổng Giám đốc Tổng Cty:
- Phân công nhiệm vụ cụ thể các thành viên Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty, nêu rõ các lĩnh vực Tổng Giám đốc trực tiếp phụ trách và các lĩnh vực giao cho từng Phó Tổng Giám đốc phụ trách
- Ủy quyền thường xuyên cho các Phó Tổng Giám đốc, trong đó nêu rõ các loại hợp đồng, các công việc ủy quyền cho từng Phó Tổng Giám đốc giải quyết
- Ủy quyền cho một Phó Tổng Giám đốc thay mặt điều hành trong thời gian Tổng Giám đốc đi công tác, nghỉ phép
- Ủy quyền cho CBNV Tổng Công ty giải quyết theo từng vụ việc cụ thể
1.2.2 Phân cấp cho các đơn vị phụ thuộc:
Khi thành lập một đơn vị phụ thuộc (theo quy định hiện hành gọi là Chi nhánh), thẩm quyền thành lập do Hội đồng quản trị Tổng Công ty quyết định, còn việc phân cấp hoạt động do Tổng Giám đốc Tổng Công ty thực hiện
Trang 51.2.3 Ủy quyền cho Trưởng, Phó phòng ban chức năng Tổng Công ty:
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Tổng Công ty, Tổng Giám đốc ủy quyền một số Trưởng, Phó Phòng ban được thay mặt Tổng Giám đốc ký các văn bản, giấy tờ để đáp ứng yêu cầu xử lý kịp thời đối với các công việc phát sinh thường xuyên hoặc được sử dụng con dấu của Tổng Công ty trong việc ban hành các văn bản (áp dụng cho Ban Quản lý dự án)
Ngoài ra, đối với các vụ việc phát sinh đột xuất, các Trưởng, Phó Phòng ban cũng được ủy quyền thay mặt Tổng Giám đốc để giải quyết công việc hoặc tham dự các buổi làm việc theo yêu cầu của các cơ quan chức năng
2 Biện pháp thực hiện:
Các nội dung PCUQ nêu trên được thực hiện trong từng trường hợp cụ thể như sau :
2.1 Phân cấp, ủy quyền của Hội đồng quản trị Tổng Công ty:
Được thực hiện bằng Nghị quyết hoặc Quyết định, Quy chế ban hành kèm theo quyết định, trong đó không giới hạn thời gian thực hiện phân cấp, ủy quyền
2.2 Phân cấp của Tổng Giám đốc Tổng Công ty:
Khi thành lập đơn vị phụ thuộc, phân cấp của Tổng Giám đốc được thực hiện bằng Quyết định phân cấp trực tiếp hoặc Quy chế tổ chức hoạt động ban hành kèm theo Quyết định, trong đó nêu rõ nội dung phân cấp trên cơ sở ngành nghề đăng ký kinh doanh và quy mô hoạt động, không giới hạn thời gian thực hiện phân cấp
2.3 Ủy quyền của Tổng Giám đốc Tổng Công ty:
2.3.1 Ủy quyền thường xuyên:
Đối với các công việc phát sinh thường xuyên, hình thức ủy quyền bằng Quyết định ủy quyền và có giới hạn thời gian thi hành trong một năm dương lịch (trừ một số công việc cần ủy quyền thường xuyên nhưng thời gian thi hành được giới hạn đến khi kết thúc sự việc)
Vào cuối mỗi năm dương lịch, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công và tình hình công tác thực tế của năm đó, các Phó Tổng Giám đốc, Trưởng Phó các phòng ban được chủ động đề xuất nội dung ủy quyền của năm sau (riêng Phó Phòng phải có xác nhận đề nghị của Trưởng Phòng)
Bộ phận pháp chế Tổng Công ty tổng hợp các đề xuất, lập tờ trình, dự thảo các quyết định ủy quyền, trình Tổng Giám đốc duyệt và ký ban hành các quyết định ủy quyền cho năm sau
Các quyết định ủy quyền thường xuyên nếu phát sinh trong năm thì cũng giới hạn thời gian thi hành đến cuối năm dương lịch đó, sang năm sau nếu tiếp tục ủy quyền thì thực hiện như biện pháp nêu trên
2.3.2 Ủy quyền vụ việc:
Đối với công việc phát sinh đột xuất, hình thức ủy quyền bằng Giấy ủy quyền, do Tổng Giám đốc quyết định hoặc do cá nhân đề xuất, giao bộ phận
Trang 6pháp chế dự thảo trình Tổng Giám đốc ký ban hành, tùy theo tính chất công việc
mà có thể giới hạn thời gian thi hành hoặc không
Riêng ủy quyền làm việc với các cơ quan chức năng nhà nước, trong giấy
ủy quyền còn nêu rõ:
- Ủy quyền làm việc theo thư mời (của cơ quan thuế, xây dựng, tài nguyên môi trường…) hoặc giấy triệu tập (của Tòa án,cơ quan công an) số, ngày;
- Số chứng minh nhân dân của người được ủy quyền để xuất trình với cơ quan chức năng;
- Người được ủy quyền có toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong vụ kiện, ý kiến của người được ủy quyền trong quá trình giải quyết vụ kiện cũng là
ý kiến của người ủy quyền (ý này thường được áp dụng đối với cơ quan Tòa án);
- Thời hạn ủy quyền: có giá trị trong ngày, ngắn hạn hoặc đến khi vụ việc được giải quyết xong
2.3.3 Ký các văn bản giao dịch liên quan:
Để đảm bảo chặt chẽ giá trị pháp lý đối với việc ký ban hành các văn bản phát sinh từ việc thực hiện công việc được ủy quyền hoặc từ phạm vi nhiệm vụ được phân công, trong văn bản ủy quyền (quyết định hoặc giấy ủy quyền) còn quy định :
- Ủy quyền ký hợp đồng: cùng với việc nêu loại hợp đồng còn quy định cụ
- Phạm vi nhiệm vụ được phân công: đặc biệt, đối với các Phó Tổng Giám đốc nêu rõ việc ký “Các văn bản chỉ đạo, giao dịch liên quan đến các lĩnh vực công việc, đơn vị thuộc phạm vi nhiệm vụ được phân công”
2.4 Sửa đổi, bổ sung nội dung phân cấp, ủy quyền:
Khi xét thấy nội dung PCUQ không phù hợp với tình hình thực tế, việc sửa đổi, bổ sung nội dung PCUQ được lãnh đạo Tổng Công ty xem xét quyết định để giải quyết kịp thời yêu cầu công việc, như trường hợp mở rộng phạm vi phân cấp của Hội đồng quản trị sau đây:
Trước đây theo Quy chế quản lý phần vốn và cử cán bộ Tổng Công ty Bến Thành công tác tại doanh nghiệp khác ban hành theo Quyết định 45/QĐ-HĐQT ngày 31/12/2004, phân cấp người đại diện vốn được biểu quyết tại các cuộc họp Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông của doanh nghiệp khác đối với: dự án đầu tư nội bộ có trị giá từ 30% trở xuống so với vốn điều lệ của doanh nghiệp; dự án đầu tư ra ngoài doanh nghiệp có trị giá từ 20% trở xuống so với vốn điều lệ của doanh nghiệp
Sau đó, qua thực tiễn áp dụng nhận thấy mức phân cấp nêu trên không phù hợp vì một số doanh nghiệp có nhiều dự án giá trị đầu tư vượt mức nêu trên, dẫn đến việc người đại diện vốn phải xin ý kiến nhiều lần Do đó, Hội đồng quản trị
đã ban hành Quy chế mới, trong đó cùng với việc sửa đổi, bổ sung các vấn đề khác, đã mở rộng phạm vi phân cấp cho người đại diện theo mức nêu tại điểm 1.1 khoản 1 Mục II Báo cáo này
Trang 72.5 Phổ biến quy định phân cấp, ủy quyền:
Ngoài các hội nghị triển khai Quy chế quản lý vốn cho toàn bộ người đại diện vốn và các cán bộ chủ chốt của Tổng Công ty, trong trường hợp khi bổ nhiệm cán bộ đảm nhận vị trí quản lý hoặc cử làm người đại diện vốn, Tổng Công ty thực hiện phổ biến các quy định về PCUQ để người được bổ nhiệm được rõ, làm cơ sở cho việc thực hiện nhiệm vụ và liên hệ công tác với các cá nhân, phòng ban liên quan được PCUQ
2.6 Tập huấn nghiệp vụ:
Tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho CBNV khối văn phòng Tổng Công ty và các doanh nghiệp khác, qua đó phổ biến ý nghĩa, tầm quan trọng và việc thực hiện PCUQ trong hệ thống Tổng Công ty để việc áp dụng tại các phòng ban, đơn
vị, doanh nghiệp được thuận lợi và chính xác
3 Một số trường hợp thực tế:
3.1 Trong hoạt động kinh doanh, giao dịch với đối tác:
3.1.1 Xuất trình văn bản phân cấp, ủy quyền của Tổng Công ty:
Là một doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực, Tổng Công ty Bến Thành cũng như các doanh nghiệp khác đều có nhu cầu giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng … với các đối tác, trong đó việc xác định tư cách pháp lý, quyền hạn của cán bộ Tổng Công ty trong quá trình giao dịch, đàm phán, ký kết, làm việc đều phải được chứng minh cụ thể qua việc chủ động xuất trình các văn bản PCUQ Đồng thời, Tổng Công ty cũng quy định việc ủy quyền phải được nêu rõ tại phần chủ thể ký kết hợp đồng để đảm bảo với đối tác về thẩm quyền của người ký
Đây là một kinh nghiệm thực tế vì ngoài việc đảm bảo giá trị pháp lý của các giao dịch, ký kết để tránh giao dịch, ký kết đó bị vô hiệu khi có tranh chấp hoặc không được chấp nhận làm việc do không đủ tư cách pháp lý, quyền hạn, thì việc chủ động xuất trình các văn bản PCUQ còn tạo được sự tin tưởng của các đối tác trong quá trình hợp tác với Tổng Cty
3.1.2 Yêu cầu đối tác xuất trình văn bản ủy quyền hợp pháp:
Trong quá trình đàm phán mua bản quyền sử dụng các phần mềm (chương trình vi tính) theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ, để đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng và tính hợp pháp khi cài đặt, sử dụng các phần mềm, Tổng Công ty đã yêu cầu nhà cung cấp là Chi nhánh Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT (TP HCM) xuất trình đầy đủ: văn bản của Văn phòng đại diện Microsoft xác nhận Chi nhánh là đối tác có thẩm quyền cung cấp, quyết định phân cấp của Tổng Giám đốc Công ty tại Hà Nội cho Chi nhánh về việc ký hợp đồng cung cấp
Đại diện nhà cung cấp đã xuất trình đầy đủ theo yêu cầu của Tổng Công ty kèm theo phát biểu “chưa gặp một doanh nghiệp nào yêu cầu chặt chẽ như Tổng Công ty Bến Thành”
Kinh nghiệm rút ra từ trường hợp nêu trên là đối tác đã có chuẩn bị những văn bản chứng minh khả năng và giá trị pháp lý của việc cung cấp, nhưng nếu
Trang 8họ không xuất trình mà ta không yêu cầu và họ không cung cấp thì khi có vấn đề kiểm tra hoặc tranh chấp sẽ không có văn bản để chứng minh giá trị pháp lý của hợp đồng
3.1.3 Ủy quyền bằng văn bản từ nước ngoài:
Một công ty tại Hàn Quốc ủy quyền cho một doanh nghiệp tư nhân Việt Nam giải quyết công nợ với Tổng Công ty
Do văn bản ủy quyền bằng tiếng Anh chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật để sử dụng tại Việt Nam nên cán bộ Tổng Công ty
đã giải thích và từ chối làm việc Chủ doanh nghiệp tư nhân khi được giải thích cặn kẽ đã hiểu ra vấn đề
3.1.4 Cấp ủy quyền ghi không chính xác:
Chủ tịch Hội đồng quản trị một công ty lớn tại TP HCM ký giấy ủy quyền cho Tổng Giám đốc công ty ghi “Tôi, Nguyễn Văn A, Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty XYZ, ủy quyền cho Tổng Giám đốc Công ty được quyết định các vấn đề ….”
Theo quy định tại điều lệ công ty này, việc quyết định các vấn đề nêu trên thuộc thẩm quyền của tập thể Hội đồng quản trị công ty chứ không phải của cá nhân Chủ tịch Hội đồng quản trị
Đây là trường hợp sai sót về trình bày văn bản ủy quyền, có thể đẫn đến việc bị từ chối làm việc hoặc không đảm bảo giá trị pháp lý của giao dịch hoặc
ký kết
3.2 Liên hệ công tác với cơ quan nhà nước:
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền cho một Giám đốc Sở quyết định một
số vấn đề thuộc quyền hạn của UBND, trong đó có việc Giám đốc Sở này thay mặt UBND ra văn bản chấp thuận giải quyết đề nghị của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ, căn cứ vào văn bản quyết định chấp thuận của Giám đốc Sở, cán bộ nghiệp vụ của Sở mới dự thảo giấy phép của Sở cấp cho doanh nghiệp Tuy nhiên, theo quy định của cơ quan Bộ quản lý ngành, văn bản chấp thuận của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là một tài liệu bắt buộc phải có khi doanh nghiệp nộp hồ sơ
Khi nộp hồ sơ về vấn đề nêu trên, Tổng Công ty Bến Thành đã có văn bản chấp thuận của lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, nhưng vẫn không được Sở giải quyết Theo quy định thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc, nhưng quá 02 tuần
mà vẫn chưa có thông tin về việc xử lý của Sở Vụ việc kéo dài, cán bộ Tổng Công ty xin làm việc trực tiếp với lãnh đạo Sở và cán bộ nghiệp vụ thì được biết UBND tỉnh đã có văn bản ủy quyền về vấn đề này cho Giám đốc Sở
Căn cứ nguyên tắc “người ủy quyền vẫn có quyền thực hiện các công việc
mà mình đã ủy quyền”, và quy định của Bộ về “văn bản chấp thuận của UBND cấp tỉnh là một tài liệu bắt buộc phải có khi doanh nghiệp nộp hồ sơ”, do doanh nghiệp không được biết về việc ủy quyền nêu trên của UBND tỉnh và hồ sơ đã
có văn bản của UBND tỉnh rồi nên không nhất thiết phải có văn bản của Giám
Trang 9đốc Sở (mặc dù vấn đề đã được ủy quyền), cán bộ Tổng Công ty đề nghị lãnh đạo Sở có ý kiến giải quyết nhanh vụ việc và đã được giải quyết ngay
3.3 Thay đổi người đại diện theo pháp luật:
Theo quy định của pháp luật về chấm dứt đại diện theo ủy quyền của pháp nhân thì không có quy định rõ ràng về trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật (Tổng Giám đốc) có dẫn đến hệ quả là những ủy quyền trước đó có đương nhiên chấm dứt hiệu lực thi hành hay không
cán bộ Tổng Công ty trong trường hợp này, bộ phận pháp chế đã đề xuất thực hiện lại việc ủy quyền của người đại diện theo pháp luật mới (Tổng Giám đốc) cho toàn bộ các Phó Tổng Giám đốc, Trưởng Phó phòng ban Tổng Công ty
3.4 Điều chỉnh nội dung ủy quyền:
Trước đây, khi Tổng Giám đốc đi công tác dài ngày, nội dung ủy quyền cho một Phó Tổng Giám đốc thường được ghi “được thay mặt Tổng Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động của Tổng Công ty trong thời gian Tổng Giám đốc
đi công tác”
Nội dung nêu trên có thể được các cơ quan chức năng hiểu là ủy quyền điều hành hoạt động mang tính nội bộ, chưa đảm bảo chặt chẽ giá trị pháp lý việc xử lý của Phó Tổng Giám đốc (được ủy quyền) đối với các trường hợp phát sinh liên quan đến các cá nhân, tổ chức bên ngoài (các văn bản này chưa có trong nội dung ủy quyền thường xuyên), do đó nội dung ủy quyền nêu trên đã được sửa lại như sau : “được thay mặt Tổng Giám đốc đảm nhận toàn bộ công việc của Tổng Giám đốc …” hoặc “thực hiện toàn bộ các nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Giám đốc …”
Kinh nghiệm từ vấn đề nêu trên là cần chặt chẽ để đảm bảo tính pháp lý khi dự thảo và ban hành văn bản ủy quyền, tránh trường hợp người được ủy quyền không có đủ thẩm quyền để giải quyết công việc do nội dung ủy quyền không đầy đủ
III MỘT SỐ HIỆU QUẢ ĐƯỢC GHI NHẬN:
Việc thực hiện PCUQ tại Tổng Công ty Bến Thành trong thời gian qua đã mang lại một số hiệu quả được ghi nhận như sau:
1 Giảm bớt áp lực do khối lượng công việc mà theo quy định của pháp luật thì Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc phải giải quyết, từ đó giúp lãnh đạo Tổng Công ty có đủ thời gian tập trung chỉ đạo giải quyết những vấn đề chiến lược cho hoạt động của Tổng Công ty và các doanh nghiệp thuộc hệ thống
2 Cùng với Điều lệ Tổng Công ty, các quy chế, quy định được ban hành tại Tổng Công ty Bến Thành, việc PCUQ chặt chẽ đã tạo hành lang pháp lý rõ ràng, giúp cho các cá nhân, đơn vị được PCUQ chủ động trong thực hiện nhiệm
vụ, góp phần xử lý kịp thời nhanh chóng các công việc phát sinh thường xuyên hoặc đột xuất
3 PCUQ của lãnh đạo Tổng Công ty ngoài việc thể hiện sự tin tưởng vào năng lực, phẩm chất của các cá nhân, đơn vị (cụ thể là Trưởng đơn vị) được
Trang 10PCUQ đã tạo điều kiện để các cán bộ này thông qua việc nỗ lực thực hiện tốt nhiệm vụ được PCUQ, cảm nhận được khối lượng, độ phức tạp của các công việc mà cấp lãnh đạo phải xử lý, đồng thời nâng cao khả năng xử lý, sự cẩn trọng khi giải quyết công việc được PCUQ, là cơ sở cho công tác đào tạo, đánh giá, bố trí cán bộ của Tổng Công ty trong hiện tại và tương lai
Trên đây là nội dung chuyên đề “Thực hiện việc phân cấp, ủy quyền
trong quản lý, điều hành tại Tổng Công ty Bến Thành theo các quy định của pháp luật”, CLB Pháp chế Benthanh Group xin được báo cáo và trao đổi
với các thành viên để làm cơ sở nghiên cứu, vận dụng phù hợp vào công tác tham mưu, nghiệp vụ của các thành viên tại doanh nghiệp, đáp ứng hiệu quả đối với yêu cầu phân cấp, ủy quyền trong quản lý, điều hành thực tế của lãnh đạo các doanh nghiệp thuộc hệ thống Tổng Công ty Bến Thành./
_