XÁC ĐỊNH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CHO CÔNG TY MỚI THÀNH LẬP

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG –PHÁT TRIỂN NHÀ THIÊN LONG1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty - Tham mưu về công tác tổ chức cán bộ - Đảm nhiệm công tác hàn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

***

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Chủ đề : XÁC ĐỊNH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CHO CÔNG TY MỚI THÀNH LẬP

GV hướng dẫn : Th.s Đặng Đức Văn

LỜI MỞ ĐẦU

Các tổ chức, doanh nghiệp không thể không nghĩ tới một quy trình tuyển dụng ưuviệt nhất để có thể thu hút và tuyển dụng được những nhân viên ưu tú cho tổ chức,doanh nghiệp mình Vấn đề bố trí một nhân viên đúng vị trí, có năng lực phù hợp,hay tuyển chọn được một người lao động có trình độ chuyên môn, có tay nghề,trung thành với doanh nghiệp, gắn bó với công ciệc là một vấn đề quan trọng đượcnhiều doanh nghiệp quan tâm Thậm chí việc bố trí sử dụng nguồn nhân lực nhưthế nào cho hợp lý, xây dựng được một hệ thống hoàn chỉnh hoạt động có hiệu quảluôn luôn là mục tiêu quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp Vì vậy các doanhnghiệp đã và đang hoàn thiện dần quy trình tuyển dụng nhằm đạt được mục tiêutrên Thực tế quy trình tuyển dụng nhân sự có ý nghĩa rất lớn đối với chất lượng laođộng của các bộ phận sau này của công ty Thực hiện tốt quy trình tuyển dụng nhân

sự sẽ giảm bớt thời gian, chi phí đào tạo sau này, là điều kiện đầu tiên để nâng caochất lượng, khả năng hoà nhập, đảm bảo cho đội ngũ nhân sự ổn định

Vì vậy, quy trình tuyển dụng nhân sự rất quan trọng và có ý nghĩa lớn đối với sựthành bại của công ty

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG –

PHÁT TRIỂN NHÀ THIÊN LONG1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Tham mưu về công tác tổ chức cán bộ

- Đảm nhiệm công tác hành chính – tổng hợp, văn thư – lưu trữ

- Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

 Nhiệm vụ :

- Xây dựng, thao dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính

- Đảm bảo kinh phí, quản lí tài sản, cung ứng vật tư và cơ sở vật chất cho mọi

hoạt động của đơn vị, quản lí công tác tài chính trong đơn vị

- Tuyển chọn nhân viên cho công ty, nâng cao trình độ chuyên môn cho từng

cán bộ và là bộ phận tham mưu cho ban giám đốc trong việc phân công tổ chức đồng đều các nhân viên có năng lực sắp xếp họ vào những vị trí thích hợp

- Tổ chức cơ cấu bộ máy của công ty, quản lí tình hình nhân sự toàn công ty và

chăm lo đời sống cho toàn bộ công nhân viên theo qui định của Nhà nước và của công ty

Chương 1 : CƠ SỞ LÍ LUẬN

1 Khái niệm chung :

1.1 Khái niệm tuyển dụng

_Tuyển dụng nhân sự là quá trình thu hút, phân tích, lựa chọn và quyết định tiếpnhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức hay doanh nghiệp

_Quá trình tuyển dụng được chia thành hai công việc chính, đó là:

 Tuyển mộ (chiêu mộ): là một quá trình thu hút những người có đủ khả năngđến nộp đơn xin việc của tổ chức (bao gồm cả lực lượng lao động bene ngoài

và lực lượng lao động bên trong tổ chức)

 Lựa chọn (tuyển chọn): là một quá trình sàng lọc trong số những người tham

dự tuyển những người phù hợp nhất với vị trí cần tuyển

1.3 Nội dung của tuyển dụng

1.3.1 Hoạch địch kế hoạch tuyển dụng : gồm 5 bước

Bước 1 : Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực : cần biết chính xác doanh nghiệp của bạn

trong tương lai mong muốn đạt được mục tiêu gì ? cần phải thực hiện hoạt động gì ?sản xuất những sản phẩm, dịch vụ nào ? sản xuất ở qui mô nào ?

Từ những thông tin này, bạn xác định nhu cầu nhân lực cho doanh nghiệp baogồm : số lượng nhân viên cho từng vị trí ; những phẩm chất, kĩ năng cần thiết, vàkhi nào cần,…

Bước 2 : Phân tích thực trạng nguồn nhân lực : nhằm mục đích đưa ra những ưu,

nhược điểm của nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp Cần dựa vào :

 Những yếu tố phân tích về mặt hệ thống

- Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực làm việc, thai độlàm việc và phẩm chất cá nhân

- Cơ cấu tổ chức : loại hình hoạt động, quyền hạn, trách nhiệm, quan hệ,…

- Chính sách quản lí nguồn nhân lực về tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng,…

 Những yếu tố phân tích về mặt quá trình :

- Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên

- Sự thỏa mãn của nhân viên đối với công việc

- Môi trường văn hóa của doanh nghiệp

- Phong cách quản lí

- Tính rõ ràng và cụ thể của các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra

- Những rào cản hoặc các tồn tại của doanh nghiệp

- Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Bước 3 : Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực : So sánh nhu cầu nhân

lực với thực trạng nguồn nhân lực của công ty để định liệu đang dư thừa hay thiếuhụt so với nhu cầu của doanh nghiệp Sau đó cân nhắc những giải pháp để khắcphục sự dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực

Bước 4 : Lập kế hoạch tuyển dụng gồm những nội dung sau :

 Kế hoạch tuyển dụng nhân viên

 Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức

 Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên

 Kế hoạch tính giảm lao động dội dư

Bước 5 : Đánh giá việc thực hiện kế hoạch : xem xét quá trình thực hiện có gì sai

lệch với mục tiêu đề ra không và có nảy sinh vấn dề gì mới không Từ đó tìm ranguyên nhân và đưa ra cách giải quyết

1.3.2 Nguồn và phương pháp tuyển dụng :

a) Nguồn bên trong và phương pháp tuyển dụng

- Nguồn bên trong được giới hạn ở người lao động đang làm việc ở bên trongdoanh nghiệp nhưng lại có nhu cầu thuyên chuyển đến công việc khác mà doanhnghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng

- Phương pháp tuyển dụng:

 Thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ

 Thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổchức

 Thu hút căn cứ vào các thông tin trong “Danh mục các kỹ năng” mà các

tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động, lưu trữ trong phầnmềm nhân sự của các tổ chức

b) Nguồn bên ngoài và phương pháp tuyển dụng

- Là tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài thị trường lao động Một doanh nghiệpthu hút lao động tham gia tuyển dụng từ nguồn bên ngoài cần quan tâm đến các yếu

tố như thị trường sức lao động, công việc cần tuyển người, vị thế của doanh nghiệp,chính sách nhân sự của doanh nghiệp và của chính quyền địa phương nơi doanhnghiệp hoạt động kinh doanh, khả năng tài chính của doanh nghiệp.Nguồn lao động

từ bên ngoài sẽ giúp doanh nghiệp bổ sung cả về số lượng và chất lượng cho quátrình thực hiện các mục tiêu đã đề ra

- Phương pháp tuyển dụng

 Thu hút qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong tổ chức

 Thu hút nguồn tuyển mộ qua quảng cáo trên các phương tiện truyềnthông: các kênh của đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí

và các ấn phẩm khác

 Thu hút ứng viên thông qua trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm –

là phương pháp đc áp dụng phổ biến ở nước ta

 Thu hút thông qua các hội chợ việc làm

 Thu hút các ứng viên thông qua việc cử các cán bộ của phòng nhân sựtới tuyển mộ trực tiêp tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề,

1.3.3 Qui trình tuyển dụng cơ bản :

Bước 1 : Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ

Bước 2 : Sàng lọc qua đơn xin việc

Bước 3 : Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn

Bước 4 : Phỏng vấn tuyển chọn

Bước 5 : Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên

Bước 6 : Phòng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp

Bước 7 : Thẩm vấn các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọnBước 8 : Tham quan công việc

Bước 9 : Ra quyết định tuyển dụng

Bước 10 : Đánh giá quá trình tuyển dụng

1.3.4 Yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng

a) Yếu tố bên ngoài

- Bối cảnh chính trị - kinh tế - xã hội

- Hệ thống pháp luật

- Khoa học kĩ thuật

- Quan hệ cung cầu trên thị trường lao động

- Chuyển dịch cơ cấu kinh tế

- Quan niệm về nghề nghiệp, công việc của ứng viên

- Môi trường cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

- Trình độ khoa học kĩ thuật

b) Yếu tố bên trong

- Mục tiêu của doanh nghiệp

- Năng lực tài chính

- Hình ảnh, uy tín của công ty

- Văn hóa doanh nghiệp

- Thái độ, quan niệm của nhà quản trị

1.4Vai trò và tầm quan trọng của tuyển dụng

1.4.2 Tầm quan trọng của tuyển dụng

Công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp có một ý nghĩa cực kỳ to lớn,

có tính chất quyết định đến sự thành bại của mỗi doanh nghiệp Tuyển dụng nhân sự

có tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, đến người lao động và xa hơn còn tác độngđến sự phát triển kinh tế- xã hội của đất nước

a) Đối với doanh nghiệp

Tuyển dụng có hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một đội ngũ lao độnglành nghề, năng động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp

Tuyển dụng tốt giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu kinh doanhhiệu quả nhất Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, phát triển đội ngũ, đáp ứng yêucầu hoạt động kinh doanh trong điều kiện toàn cầu hóa Đồng thời tuyển dụng nhân

sự tốt giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng chi phí kinh doanh và sử dụng có hiệuquả nguồn ngân sách của doanh nghiệp

b) Đối với người lao động

Tuyển dụng nhân sự giúp cho người lao động trong doanh nghiệp hiểu rõthêm về triết lý, quan điểm của các nhà quản trị, từ đó sẽ định hướng cho họ theonhững quan điểm đó.Đồng thời tuyển dụng nhân sự còn tạo ra không khí thi đua,tinh thần cạnh tranh trong nội bộ những người lao động của doanh nghiệp, từ đónâng cao hiệu quả kinh doanh

c) Đối với xã hội

Việc tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp giúp cho việc thực hiện các mụctiêu kinh tế - xã hội như: Người lao động có việc làm, có thu nhập, giảm bớt gánh

nặng xã hội như thất nghiệp và các tệ nạn xã hội khác Đồng thời việc tuyển dụngnhân sự của doanh nghiệp còn giúp cho việc sử dụng nguồn lực của xã hội một cáchhữu ích nhất.

2 Hoạch định kế hoạch tuyển dụng của công ty :

2.1 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực :

_Để nâng cao sức cạnh tranh về mặt chất xám để tạo ra sự vững bền khi đứng trênthị trường đầy khốc liệt Đối với công ty, trong thời gian sắp tới nhu cầu về nhânlực sẽ tăng lên về số nhưng bên cạnh đó là tinh về chất Nhiều công trình đang đượcđấu thầu bao gồm cả vừa và nhỏ đặt hàng công ty, đòi hỏi công ty phải có một chiếnlược nhân sự rõ ràng Các vị trí như : Kĩ sư công trình, quản lí công trình, chuyênviên kĩ thuật,… tăng lên cả số lượng và chất lượng

_Định hướng của công ty là trở thành một trong những tập đoàn xây dựng lớn mạnhnhất miền Nam Với lĩnh vực kinh doanh chính là xây dựng cùng sản xuất nhữngvật tư xây dựng, bên cạnh đó công ty còn kinh doanh bất động sản – đã có nhữngcông trình do công ty đảm bảo 100% Vì thế công ty có định hướng phát triển là :

 Tiếp tục phát triển theo hướng đa dạng hóa hoạt động kinh doanh nhằm đápứng được nhu cầu phát triển trong tình hình mới

 Đa dạng hóa sản phẩm vật tư xây dựng cùng các máy móc tối tân của nướcngoài

 Năng cao năng lực quản lí toàn diện, đầu tư các nguồn lực, trú trọng vào việcphát triển yếu tố con người, yếu tố then chốt để thực hiện thành công cácnhiệm vụ trong thời kì hội nhập kinh tế thế giới

 Tiếp tục thực hiện triệt để hệ thống tiêu chuẩn…

 Xây dựng và phát triển thương hiệu của công ty

 Xây dựng nền tài chính lành mạnh

 Bằng nhiều biện pháp tạo điều kiện và có chính sách tốt nhất chăm lo cho đờisống của người lao động

Với định hướng đó, công ty luôn xác định con người là yếu tố quan trọng nhấttạo nên thành công Công ty luôn tin tưởng rằng đội ngũ các nhân viên chuyênnghiệp, có kĩ năng nghề nghiệp cao chính là yếu tố quyết định thành bại của côngty.

2.2 Phân tích yêu cầu của nguồn nhân lực :

 Những yếu tố về mặt hệ thống :

_Trình độ những kĩ sư công trình, những quản lí công trình công ty chỉ chấp nhậnbằng Đại học – trình độ chuyên môn cao ; bên cạnh đó còn phải có kinh nghiệmtrong nghề ít nhất 2 năm hoặc với cao đẳng thì sẽ phải cần kinh nghiệm lâu hơn là 5năm Tuy nhiên về công nhân xây dựng thì điều kiện đơn giản hơn nhiều

_Làm việc tại công ty, bạn có :

 Mức lương hấp dẫn, cạnh tranh

- Lương tháng = Lương căn bản + Loại phụ cấp

- Kỳ trả lương là mỗi tháng 1 lần

 Nhân viên văn phòng : trả lương ngày 1 hàng tháng

 Kỹ sư, công nhân : trả lương ngày 10 dương lịch hàng tháng

 Công ty cũng áp dụng hình thức trả lương có tác dụng kích thíchngười lao động mang lại hiệu quả cao và cũng nhằm mục đích giáodục ý thức lao động tự giác, năng động, tích cực trong công việc vàthúc đẩy tinh thần thi đua giữa các công nhân trong công ty

 Môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và hợp tác cùng phát triển

 Chế độ bảo hiểm y tế, xã hội và tai nạn hoàn hảo – bảo hiểm cho cả chồng,

vợ con của nhân viên

 Cơ hội phát triển và thăng tiến trong nghề nghiệp

 Có các chính sách phụ cấp : Mức phụ cấp qui định như sau

- Phụ cấp căn bản

 Ban Giám Đốc : 120.000vnđ/ngày

 Trưởng bộ phận : 100.000vnđ/ngày

 Nhân viên : 70.000vnd/ngày

- Phụ cấp tiền gởi xe : mức phụ cấp hàng tháng là 60.000vnd/nhân viên

- Phụ cấp xăng : được tính theo km cho mỗi lần đi công tác, gồm có các mứcsau :

là không cao, dễ dàng hòa nhập và thích nghi với công việc,…

2.3 Quyết định tăng hay giảm nhân lực

_Hiện tại, công ty cần 150 nhân viên chưa kể những công nhân thuê ngoài, dự kiếntrong tương lai đến năm 2020 công ty sẽ tăng lên 200 nhân viên (chưa kể thuêngoài), để đảm bảo được những dự án công ty mang về Công ty cần :

1 Tuyển thêm công nhân xây dựng ( cả làm chính thức lẫn làm ngoài )

2 Đào tạo những ứng viên đang có bằng cao đẳng – trung cấp để các ứng viên

có thể lên được thành kĩ sư xây dựng, quản lí công trình – những chức danh

mà công ty đang thiếu trầm trọng

3 Đào tạo nhân viên mới vào

2.4 Đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch

2.4.1 Nguồn và phương pháp tuyển dụng của công ty

_Do mới thành lập nên công ty áp dụng nguồn cung cấp nhân lực đó là nguồn bênngoài doanh nghiệp - nguồn lao động dồi dào từ thị trường lao động tham gia vàoứng cử một vị trí công việc công ty đăng tuyển Dựa vào vị trí tuyển dụng, mục đíchtuyển dụng và những định hướng phát triển công ty, yêu cầu hoạt động sản xuất màtùy trường hợp sẽ đưa ra quyết định

_Phương pháp :

 Đăng thông tin tuyển dụng trên website riêng của công ty, trước công ty và cácứng viên đến nộp đơn

 Ưu điểm

 Đây là nguồn nhân lực được trang bị kiến thức tiên tiến và có hệ thống

 Những nhân lực này là nguồn sống mới của tổ chức

 Nhược điểm

 Áp dụng tuyển dụng nguồn bên ngoài sẽ gây tốn kém chi phí tuyển dụng

 Mất thời gian để hướng dẫn họ quen với cách làm việc của công ty

_Còn với những vị trí cần chuyên môn cao thì các ứng viên phải tiến hành qui trìnhtuyển dụng như sau :

2.4.2 Qui trình tuyển dụng của công ty

Hình 2.1 : Sơ đồ tuyển dụng nhân lực tại công ty THIÊN LONG

Quy trình này qui định cách thức tiến hành tuyển dụng nhân sự, đảm bảo đáp ứngđược yêu cầu về nguồn nhân lực của công ty, cung cấp đủ và đúng người phục vụhoạt động sản xuất

Xác định như cầu và lập kế hoạch tuyển dụng

Xem xét, phê duỵệt

Thông báo tuyển dụng

Tiếp nhận,xử lí hồ sơ

Không duyệt

Phỏng vấn

Không đạt: Hủy hồ sơ

Không đạt: Lưu hồ sơ dự phòng Thử việc và đưa ra quyết định chính thức

Duyệt

Đạt

Đạt Đạt

Cụ thể từng bước trong qui trình tuyển dụng nhân sự như sau :

2.4.3 Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng :

_Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu công việc thì có cần thiết phảitiến hành tuyển dụng hay không Các căn cứ để xác dịnh nhu cầu tuyển dụng là :

 Theo nhu cầu của các phòng ban Tùy thuộc vào tình hình lao động của mỗiphòng ban tại thời điểm, nếu số lao động hiện tại không đáp ứng được hếtkhối lượng công việc thì trường các phòng ban sẽ đề nghị lên phòng Hànhchính – nhân sự để tuyển thêm người

 Theo yêu cầu mở rộng sản xuất, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng ổn dịnh Côngviệc này thường vào cuối năm trước, khi lập kế hoạch cho năm sau, cácphòng ban tùy thuộc vào khối lượng công việc dự kiến của mình sẽ đề nghịlên phòng Hành chính – Nhân sự nhu cầu nhân lực của phòng

 Để đáp ứng một số công tác đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao hoặc kĩ năngđặc biệt, theo yêu cầu của Giám đốc hoặc đề nghị của đơn vị liên quan _Phòng Hành chính – Nhân sự có nhiệm vụ thẩm định nhu cầu tuyển dụng (trừtrường hợp tuyển dụng theo yêu cầu của Giám đốc), nếu yêu cầu tuyển của cácphòng ban là phù hợp sẽ ký xác nhận Sau đó, phòng Hành chính- Nhân sự sẽ lậpbản kế hoạch tuyển dụng, bản kế hoạch tuyển dụng này bao gồm các thông tin sau :

 Thông tin về nhu cầu cần tuyển : số người cần tuyển, vị trí cần tuyển, tiêuchuẩn tuyển dụng,…

 Phân công nhân sự cho công tác tuyển dụng và phối hợp giữa các bộ phận

 Nguồn và chi phí tuyển dụng

 Thời gian, địa điểm tiến hành các hoạt động trên

2.4.4 Xem xét, phê duyệt

_Sau khi tổng hợp các nhu cầu cần tuyển và lập bản kế hoạch tuyển dụng, phòngHành chính – Nhân sự trình Giám đốc hoặc người được ủy quyền xét duyệt

_Sau khi được phê duyệt bản kế hoạch thì phòng Hành chính- Nhân sự phối hợp vớicác bộ phận có liên quan tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra

_Trường hợp yêu cầu tuyển dụng không phù hợp hoặc không được xét duyệt, phòngHành chính- Nhân sự sẽ thông báo lại cho phòng ban có yêu cầu đó biết để tiếnhành điều chỉnh lại

2.4.5 Thông báo tuyển dụng

_Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã được phê duyệt, phòng Hành chính – Nhân sự

sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng nhân viên

_Nội dung chính của bản thông báo luôn đảm bảo các nội dung sau :

 Vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng

_Chúng ta cũng hiểu rằng nếu số lượng ứng viên bằng hoặc ít hơn số số chức danhcần tuyển thì sẽ không thể có sự tuyển chọn Để có thể thực hiện tuyển chọn cầnphải có nhiều ứng viên Muốn vậy doanh nghiệp cần có một ngân hàng các ứngviên Nhưng số lượng ứng viên quá lớn so với yêu cầu sẽ tốn kém thời gian và tàichính và như vậy sẽ không đem lại hiệu quả cao trong tuyển dụng.Công ty nên xácđịnh một tỷ số cần cho tuyển chọn ứng viên Tỷ số có thể là 1/3 hay 1/5, tùy thuộcvào: cấp bậc của chức danh (lãnh đạo hay nghiệp vu ), tầm quan trọng chiến lượccủa chức danh Ở bước này Hội đồng tuyển dụng sẽ xem xét, nghiên cứu và phânloại hồ sơ Các hồ sơ sẽ được xem xét nhiều khía cạnh như: các văn bằng, tính hợp

lệ của văn bằng, tính rõ ràng của lý lịch, chữ viết,văn phong và các khía cạnh liênquan khác