Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại công ty cổ phần tư vấn kiến trúc thăng long (tt)

Những kết quả đạt được trong công tác quản lý dự án đầu tư xây xây dựng của cÔng y:...-- «se nh nh nền nền HH nhe nh nh kh g 33 Chương 2: Cơ sở khoa học để hoàn thiện công tác quản lý dự

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO BỘ XÂY DỰNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIÊN TRÚC HÀ NỘI

LE XUAN SON

HOAN THIEN CONG TAC QUAN LY DU AN DAU

TU XAY DUNG TAI CONG TY CO PHAN TU VAN

KIEN TRUC THANG LONG

LUẬN VAN THAC SI QUAN LY DO THI & CONG TRINH

HA NOI, NAM 2012

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO BỘ XÂY DỰNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIÊN TRÚC HÀ NỘI

LỆ XUAN SON KHOA: 2010 - 2012

HOAN THIEN CONG TAC QUAN LY DU AN DAU TU XAY DUNG TAI CONG TY CO PHAN TU VAN KIEN TRUC THANG LONG

Chuyên ngành: Quản lý đô thị & công trình

Ma so: 60.58.10

LUAN VAN THAC SI QUAN LY DO THI & CONG TRINH

NGUOI HUGNG DAN KHOA HOC:

TS NGUYEN VAN BAO

HA NOI, NAM 2012

LOI CAM ON

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể thầy cô giáo trong Hội

đồng bảo vệ Luận văn thạc sĩ lần và đặc biệt là TS Nguyễn Văn Bảo người

đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành Luận văn

Trong thời gian làm việc và tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phan tư vấn

kiến trúc Thăng Long, em cũng đã nhận được sự chia sẻ và chỉ bảo tận tình

của các anh chị trong Công ty

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 12 năm 2012

TÁC GIẢ LUẬN VĂN hea

Lé Xuan Son

LOI CAM DOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ là công trình nghiên cứu khoa học

độc lập của tôi Các số liệu khoa học, kêt quả nghiên cứu của Luận văn là trung thực và có nguồn gồc rõ ràng

TÁC GIẢ LUẬN VAN

Lê Xuân Sơn

MUC LUC

Loi cam on Lời cam đoan Mục lục Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt Danh mục các bảng, biểu

Danh mục các hình vẽ, đồ thị

MG DAU 1

1 Lý do chọn đề tài - ác c1 21c khen ke 1

2 Mục đích nghiền đỨU cai gi cá x2 1s 566 Gần 1à T84 ĐÔI ĐỀ A0 Q0 S53 GHI ĐNIg gà 698092 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên CỨu - ccc chen rưe 2 4; Phương phấp nghiên CỨU s:.-.:sxcccxcesi pc nen kg khe HA nh share ren 2

5, Dần ráo HIỆU 'YẾN escsacsa E155 ti gn046106 52401001100 009 02102000-H09 0/0012 c0 2

NOI DUNG Chương 1: Thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cỗ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long .-cc 55c S++ se 4 1.1 Giới thiệu Công ty cỗ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long 4 1.1.1 Quá trình hình thành phát triỂn: -5+SSS Set see 4

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động (theo tài liệu nội bộ): 5

1.1.3 Tình hình hoạt động của công †y: -. - cành 6 1.2 Thực trạng quản lý dự án tại Công ty cổ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long cà sành nhe nành nhe hi 10 1.2.1 Thực trạng các dự án xây dựng: - << << seneeee 10 1.2.2 Thực trạng quản lý dự ấn: .‹-.-<Ặ Sàn sành eHrheerie 18 1.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cỗ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long - 31

1.3.1 Những kết quả đạt được trong công tác quản lý dự án đầu tư xây

xây dựng của cÔng y: «se nh nh nền nền HH nhe nh nh kh g 33 Chương 2: Cơ sở khoa học để hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cỗ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long 35 2.1 Cơ sở lý luận về quản lý dự án đầu tư xây dựng 35 2.1.1 Dự án đầu tư và dự án đầu tư xây dựng: «xe 35

2.1.2 Quản lý dy án và quản lý dự án đầu tư xây dựng: 41 2.2 Cơ sở thực tiễn để hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây

dựng tại Công ty cỗ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long 66 2.2.1 Phương hướng hoạt động của Công ty cổ phần tư vấn kiến trúc

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long 83 3.1 Quan điểm và mục tiêu - S2 n* nhe 83

8,],Ì am điểm sàsến S256 00g ph G0 gi T021 seeeiesiersrrmmme 83 3.1.2 ¡a0 ÔÔÔÖÔÖÔÖÔÖÔÖÖ 84

3.2 Nguyên tắc hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng 86 3.3 Các giải pháp đề xuất hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cỗ phần tư vẫn kiến trúc Thăng Long - 89

3.3.1 Hoàn thiện cơ chế quản lý dự án vừa tạo điều kiện để tăng tiến độ

vừa kiểm soát chất lượng ‹‹‹- cà c2 2121111 1121111231151 1 1111 tre, 89 3.3.2 Lập kế hoạch quản ly thực hiện dự án c2 cS<ce= 91 3.3.3 Hoàn thiện công tác lập dự án đầu tư xây dựng 98 3.3.4 Hoàn thiện công tác thâm định dự án đầu tư .9

3.3.5 Hoàn thiện công tác quản lý đấu thầu, lựa chọn nhà thầu xây

DĐ: ksá 1561156 05 0B1ÊN comsenan memse wen cones seesine os aug eres Heer em enw cena 104 3.3.6 Hoàn thiện công tác quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng 106 3.3.7 Hoàn thiện công tác giám sát & kiểm soát quá trình thi công 107 3.3.8 Áp dụng các phương tiện hiện đại vào quản lý dự án 109 3.3.9 Hoàn thiện công tác thu thập và xử lý thông tin phục vụ công tác quẫn lý Ự ẤN: soi sxi 288266221 5116211 511: p4 11 vo Và hy kh kh KH già sence nen men 110 3.5.9, GIi pháp nguồn nhãn H06 eessasseiseie ve be cos cen gererevenaseneceen 111

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ - ¿c5 1+ +sthrrseerrrire 112

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MUC TU VIET TAT

STT | Chir viét tắt Nguyén van

1 BCTC Báo cáo tài chính

2 CĐT Chủ đầu tư

3 CPM Sơ đồ mạng CPM (Critical Path Method)

4 DAĐTXD Dự án đầu tư xây dựng

6 ĐTDA Đầu tư dự án

DANH MUC CAC BANG, BIEU

STT Tén bang, biéu | Nguyén van

1 Bang 1.1 Các thông số của dự án

2 Bảng 1.2 Dự kiến nguồn vốn cho dự án

3 Bảng 1.3 Kế hoạch nguồn vốn cho dự án

4 Bảng 1.4 Các thông số của dự án

5 Bang 1.5 Dự toán kinh phi ODA

6 Bang 1.6 Dự toán kinh phí đôi ứng

Dự toán chi phí cho các hạng mục chính của

7 Bảng 1.7 dự án “Xây dựng Trung tâm điều hành tác

nghiệp khí tượng thủy văn”

§ Bảng L8 Phân tách công việc xây dựng điểm gốc

thiên văn theo mã sô

B Bảng 2.1 Dự toán chi phí sơ bộ cho dự án nhà kho

DTH@ - Các hạng mục chính

10 Biểu dé 1.1 Chỉ phí hoạt động quản lý

11 Biéu do 1.2 Chi phi hoạt động tài chính

STT | Tên hình vẽ, đồ thị | Nguyên văn

1 Hình 1.1 Cơ cấu tô chức quản lý công ty

Mô hình tô chức quản lý dự án tại công

ty

3 Hình 1.3 Quy trình quản lý dự án đầu tư

Phối cảnh công trình Nhà điều hành tác

nghiệp KTTV

5 Hình 1.5 Phối cảnh công trình Ra đa Phủ Liễn

6 Hình 1.6 Phối cảnh công trình Ra đa Vinh

3 Hình 1.7 Nội dung quản lý chất lượng công trình

xây dựng

8 Hình 2.1 Các thành phần của quản lý dự án

9 Hình 2.2 Mục tiêu trong quản ly dự án

10 Hình 2.3 Các giai đoạn quản lý dư án

Các chủ thể liên quan đến hoạt động

15 Hình 2.8 Thẩm quyền và vai trò chủ đầu tư

Bé tri tổng thê mặt bằng công trình nhà

16 Hình 2.9 kho DTH @

21 Hinh 2.14 Tiến độ thi công sơ đồ mạng CPM

Một ví dụ về danh sách quản lý tài liện

22 Hình 2.15

công trường

23 Hình 3.1 Các nhân tố của hệ thống chất lượng

Mô hình câu trúc phân việc quản lý dự án

24 Hình 3.2 `

đầu tư xây dựng công trình

25 Hình 3.3 Quy trình soạn thảo một dự án đầu tư

26 Hình 3.4 Quy trình tổ chức thâm định dự án đầu tư

27 Hình 3.5 Sơ đồ kỹ thuật thâm định dự án đầu tư

28 Hình 3.6 Quy trình lựa chọn nhà thầu

MỞ DAU

1 Ly do chon dé tai

Trong thời hiện nay, đặc biệt nước ta đang trong giai đoạn đang phát

triển, các dự án đầu tư nước ngoài FDI, ODA cũng như các dự án nhà nước

và tư nhân là cơ hội nhằm thúc đây nền kinh tế đi lên Dự án đầu tư xây dựng

cơ bản là các dự án nhằm nâng cao cơ sở hạ tầng vật chất của nền kinh tế, từ

đó tạo điều kiện cho nền kinh tế đặc biệt ở các nước đang phát triển như Việt Nam hiện nay đi lên và chuyên biến mạnh mẽ Tuy nhiên các dự án đầu tư xây dựng luôn đòi hỏi nguồn lực tài chính cũng như con người lớn mà thực tế vẫn đề thông tin cũng như trình độ trong quản lý còn hạn chế Do đó yêu cầu cần xây dựng một quy trình quản lý các dự án có xây dựng một cách hiệu

quả và phù hợi với điều kiện của Việt Nam hiện nay là một đòi hỏi cần thiết

để đảm bảo hạn chế những vấn đề trong việc thực hiện các dự án, hướng tới

một cách thức quản lý tốt hơn, hiệu quả hơn phù hợp với môi trường kinh tế hội nhập hiện nay

Đầu tư dự án có xây dựng là một hình thức đầu tư trong một thời gian

dài chính vì thế việc tính toàn của dự án cũng như các vấn đề nảy sinh thường xuyên xảy ra Có thể nói nếu một dự án trong nền kinh tế thị trường

mà không có vấn đề nào nảy sinh “là một dự án không tưởng” Điều đó cho thấy vấn đề nảy sinh là hiển nhiên ở bất kỳ một dự án có đầu tư xây dựng nào, kể cả những doanh nghiệp hàng đầu cũng sẽ có những điều nằm ngoài tầm kiểm soát của con người Tuy nhiên, sự khác biệt cơ bản đó là năng lực xác định vấn đề và quản lý chúng trong các dự án, đặc biệt các dự án có đầu

tư xây dựng cơ bản: bằng việc thiết lập một quy trình quản lý hiệu quả, phù

hợp với môi trường hoạt động để có thể xác định và hạn chế cũng như lường

trước được những nảy sinh trong khi thực hiện [26]

Xuất phát từ sự mong muốn đóng góp vào công tác quản lý dự án nói chung và công tác quản lý dự án tại Công ty nói riêng Sau quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty cỗ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long, em xin lựa chọn đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp là “Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cỗ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long” Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại công ty, đồng thời đóng góp vào quá trình nâng cao chất lượng công tác quản

lý dự án đầu tư xây dựng của lĩnh vực đầu tư xây dựng trên địa bàn Hà Nội và

các thành phố lớn

2 Mục đích nghiên cứu

Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty và những cơ sở khoa học của việc hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng

Phạm vi nghiên cứu của luận văn là công tác quản lý dự án đầu tư xây

dựng tại Công ty cỗ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long

4 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục đích nghiên cứu, theo đối tượng và phạm vi nghiên

cứu đã lựa chọn, luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện

chứng và duy vật lịch sử, sử dụng các phương pháp chủ yếu là phân tích hệ thống, phương pháp so sánh, các phương pháp của thống kê toán học,

5 Câu trúc luận văn

Ngoài mở đầu, kết luận và kiến nghị, tài liệu tham khảo, phụ lục luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long

Chương 2: Cơ sở khoa học để hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư

xây dựng tại Công ty cổ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần tư vấn kiến trúc Thăng Long

THONG BAO

Đê xem được phân chính văn của tài liệu này, vui lòng liên hệ với Trung Tâm Thông tin Thư viện

— Trường Đại học Kiên trúc Hà Nội

Địa chỉ: T.13 — Nhà H — Truong Dai hoc Kiến trúc Hà Nội

Đc: Km 10 — Nguyên Trai — Thanh Xuân Hà Nội

Email: digilib.hau(2)emaIl.com

TRUNG TAM THONG TIN THU VIEN

dự án quản lý, đầu tư của công ty đạt được hiệu quả cao, tạo ra những bước phát triển mạnh mẽ thì việc quản lý dự án là rất cần thiết, giữ vai trò quyết định, đồng thời việc củng cé tổ chức công ty và nâng cao khả năng quản lý bộ máy tô chức của công ty cũng có một vai trò quan trọng Mỗi dự án khả thi có chất lượng cao sẽ là điều kiện cần để đảm bảo sự thành công cho mỗi dự án đầu tư, do đó cũng là yếu tố nâng cao vị thế của công ty trên thị trường

Từ chuyên đề tốt nghiệp trên có thê thấy những hạn chế, thiếu sót trong công tác quản lý dự án là công việc chủ chốt trong công ty, cũng như những hạn chế của bộ máy tổ chức của công ty Để đưa công ty thành một tổ chức tư

vấn, đầu tư lớn mạnh thì vấn đề đặt ra trước mắt là nhanh chóng tìm ra những

giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án cũng như hiệu quả bộ máy quản lý trong công ty

_ Các nhà quản trị ngày nay đánh giá kỹ năng giao tiếp, sự trung thực,

liêm chính của cấp dưới ngang bằng nhau và ở vị trí cao nhất trong những

113

năng lực mà họ mong đợi ở nhân viên Kế tiếp đó mới là sự năng động, sáng tạo, làm việc siêng năng và khả năng làm việc theo nhóm

Sở dĩ những tính chất, kỹ năng nêu trên được đánh giá cao như vậy vì

nó liên quan chặt chẽ đến công tác quản lý dự án, một loại hình công việc rất

quan trọng mà các doanh nghiệp thường phải thực hiện

Dưới đây là những cách giúp bạn đạt hiệu quả trong công việc quản lý

dự án

- Chịu khó nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc: Khi thành

thạo các kỹ năng quản lý dự án, nhân viên thực hiện công việc nhanh hơn,

nhất là việc lưu trữ kết quả công việc dưới dạng văn bản Do đó, nên luyện để

nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc dưới dạng biểu đồ là rất quan

trọng

- Chú ý đến ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn thực hiện công việc: Nội dung cơ bản của quản lý dự án là xây dựng kế hoạch cách thực hiện công việc hiệu quả nhất với những nguồn lực hiện có trong thời gian ngắn nhất Mỗi khi thực hiện xong một công việc gì, bạn hãy ghi lại những gi

đã làm được, rút ra bài học kinh nghiệm thì đó là những tài liệu vô giá của bạn sau này

- Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp: Không phải cứ họp hành nhiều là tốt, mà vấn đề nằm ở chỗ bạn quản lý thông tin như thế nào Hãy quan tâm đến cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với đồng nghiệp để có đủ thông tin

- Làm việc tốt với các thành viên trong nhóm: Bạn có làm việc ăn ý

với những thành viên trong nhóm? Những thành viên trong nhóm.có muốn

cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn là người đứng đầu dự án không?

Bạn có tích cực nghe những gì người khác nói không? Khi một người trong

sự nghiệp của bạn Các kỹ năng quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo tiến

độ công việc với kết quả tốt nhất nên một khi làm chủ được điều này, bạn sẽ

được các thành viên trong nhóm tin tưởng

Bình tĩnh để kiểm soát tình hình: Một người quản lý dự án giỏi cần

phải bình tĩnh và kiểm soát được tình hình trên cơ sở có đầy đủ thông tin về

dự án Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân công ai phải làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương án đề phòng

bat trắc Nếu chẳng may xảy ra sự có, phải thật bình tĩnh để giải quyết mọi

van dé phat sinh va gitt su én dinh tinh hinh

- Thích ứng với những thay đổi: Đừng khó chịu trước những thay đổi

bất thường của dự án Một người quản lý dự án giỏi luôn phải thích ứng với

những thay đổi của dự án và đề ra những biện pháp kịp thời để kiểm soát tình

hình và đảm bảo sự thành công cho dự án đó [23]

2 Mười lời khuyên trong việc quản lý dự án

Làm việc theo dự án là sự huy động nguồn lực từ các phòng, ban khác nhau trong một đơn vị để thực hiện một dự án nào đó Trong một thế giới mà

sự tập trung làm việc theo dự án ngày càng gia tăng, việc quản lý tốt các dự

án để đạt được hiệu suất cao là một điều tất yếu Đối với hầu hết các Công ty,

việc quản lý theo dự án được xem là một sự thay đổi lớn Jame M.Kerr, sáng

lập viên kiêm Chủ tịch Công ty tư van Kerr Consulting Group 6 bang Countecticut (Mỹ), đưa ra mười quy tắc có thể mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp khi chuyển sang phương pháp quản lý này

115

- Thu hẹp phạm vi của dự án: Không có gi tệ hơn một dự án không

bao giờ kết thúc Một dự án như thế có thể vắt kiệt các nguồn lực làm việc

của những nhóm được xem là ưu thế trong một doanh nghiệp Để các dự án

được tiến hành một cách chặt chẽ và tập trung, bạn nên chia chúng thành

những dự án nhỏ để việc thực thi được dễ dàng và đúng thời hạn Về lâu dài, hàng loạt kế hoạch nhỏ thành công sẽ mang lại hiệu quả cho tổ chức nhiều hơn là việc thực hiện các dự án quá lớn mà chúng ta không bao giờ có đủ khả

năng để hoàn tất

- Phân bể thành viên một cách phù hợp: Cách tốt nhất để có một sự khởi đầu tốt là phân bổ hợp lý số lượng người trong nhóm thực hiện dự án

Quá đông người làm việc trong một dự án sẽ khiến việc động viên, giám sát

và khuyến khích các cá nhân hướng vào nhiệm vụ chung gặp nhiều khó khăn

Khó mà nói rằng số lượng thành viên là bao nhiêu là phù hợp, nhưng nguyên

tắc chung là mỗi người một việc và mỗi việc một người Nhưng trong nhiều trường hợp, cũng có những thành viên phải đảm đương hai ba việc

- Huy động tất cả các nguồn lực: Để đảm bảo dự án đạt được kết quả

như mong muốn, người lãnh đạo phải huy động được mọi nguồn lực trong doanh nghiệp, cũng như phải khẳng định tính chất quan trọng của dự án

Ngoài ra, nếu muốn có được những nhân viên công nghệ thông tin giỏi nhất,

có khả năng thực hiện những sáng kiến của mình, nhà lãnh đạo phải cung cấp cho những nhân viên này những nguồn lực giống như bộ phận kinh doanh

-_ Thiết lập bộ phận kiểm soát dự án: Bộ phận này có trách nhiệm xem xét cả về chính sách, định hướng chiến lược và giải quyết những vướng mắc, trở ngại trong thực hiện dự án Ví dụ như, các trưởng phòng công nghệ thông tin và kinh doanh cấp trung gian tham gia những cuộc họp về thực trạng của

dự án được tổ chức định kỳ hai lần mỗi tuần Mọi vấn đề khúc mắc sẽ được đưa ra trong những cuộc họp này và được phân công cho các thành viên trong

116

bộ phận kiểm soát dự án giải quyết trong khi đó, các nhóm thực hiện dự án vẫn tiếp tục công tác của họ

- Không nên tạo nhiều áp lực công việc: Áp lực công việc có thể làm

cho các nhân viên trong dự án bị căng thẳng mệt mỏi cả về tỉnh thần lẫn thể xác Bạn phải nhạy bén với hiện tượng này và chú ý đừng để nó xảy ra

Trường hợp này thường thấy ở người được phân công vào hàng loạt dự án

Các tổ chức có khuynh hướng chọn những người đưa ra sáng kiến có khả năng áp dụng cao Nếu nhận thấy có tình trạng người nào đó vừa hoàn thành xong dự án này đã được phân công ngay vào một dự án khác thì bạn nên xây

dựng một số chính sách để giới hạn hay giám sát việc sử dụng nhân viên như

thế

- Tim kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài: Một cách khác nữa để giảm bớt áp

lực công việc là sử dụng các chuyên gia từ bên ngoài Song song với việc gia tăng các nhóm thực hiện dự án, việc mời những nhà tư vấn bên ngoài cũng có

thé mang lai cho tổ chức nhiều ý tưởng mới có giá trị Tuy nhiên, kiến thức

chuyên môn về kỹ thuật, kinh doanh và quản trị dự án thì không giống nhau

Do vậy, bạn phải xem xét kỹ kế hoạch cũng như kinh nghiệm của từng nhóm thực hiện dự án cụ thê trước khi quyết định chọn cho họ một sự hỗ trợ thích hợp từ bên ngoài

- Trao quyền cho các nhóm thực hiện dự án: Khi đang phải cố gắng hết mình để hoàn thành công việc đúng thời hạn, các nhóm thực hiện dự án sẽ khó lòng tuân thủ một số hoạt động theo quy định như việc nộp các bảng kiểm tra công việc hay tham gia các cuộc họp thường kỳ ở một chừng mực nào đó, những nhóm này cần được trao thêm quyền hạn để có thể hoàn thành công việc đúng tiến độ với chỉ phí đã được cấp Mọi người sẽ làm việc tích cực hơn trong một môi trường tin cậy và cảm thông lẫn nhau và coi trọng sáng kiên của từng cá nhân

117

- St dung nhitng céng cu quan lý dự án: Những công việc quản lý dự

án bình thường có thể được thực hiện một cách tự động với những công cụ có

chức năng hỗ trợ như: theo dõi dự án, phân công nhiệm vụ, quản lý tiến độ và

hỗ trợ việc phân tích nguồn lực dựa trên mạng cục bộ Những công cụ này

tăng cường việc chia sẻ và trao đổi thông tin Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc sử dụng công nghệ làm tăng thêm phức tạp của dự án thì đây không phải là một điều hay

- Động viên và khen thưởng: Sự góp sức của tất cả những người tham gia vào dự án cần phải được công nhận một cách xứng đáng Phần thưởng giành cho họ không cần quá phô trương Đôi khi, là một lá thư động viên từ sếp cũng là một niềm khích lệ cho nhân viên Khen thưởng các nhân viên là

việc tốt bằng cách tặng họ vé xem một trận bóng đá, xem phim hay ca nhạc,

thêm số ngày nghỉ phép, tăng phụ cấp cho họ là những hình thức thể hiện sự đánh giá cao công sức mà họ đã cống hiến cho dự án

-_ Không chấp nhận cách làm sơ sài: Những chính sách quản lý tốt phải

ngăn chặn những cung cách làm việc sơ sài, cầu thả Những kiểu làm việc

như thế sẽ dẫn đến nhiều sai lầm trong lúc thực hiện công tác, sự lãng phí,

công việc làm di lam lai nhiều lần và sự thất bại [24]

3 25 bi quyết quản lý dự án

Đã có rất nhiều sách báo viết về phương thức và kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả 25 bí quyết dưới đây được đúc kết lại từ lý thuyết và kinh nghiệm

quản lý của các chuyên gia AMA (American Management Association) một

tổ chức phi lợi nhuận nổi tiếng về đào tạo Quản trị kinh doanh

-_ Xây dựng một đội nhóm đoàn kết cùng giải quyết vấn đề Nếu không bạn sẽ khó có thể đưa ra giải pháp đúng đắn hoặc sẽ tạo ra nhiều tranh cãi về mục tiêu dự án

118

- Hãy luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong suốt quá trình dự án

- Xây dựng một chiến lược để đạt được tất cả các mục tiêu dự án

-_ Giám sát và kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng dự án luôn nằm trong

mục tiêu ban đầu đã đề ra

- Xác định rõ các cột mốc và chuẩn đánh giá: kết quả mong muốn, các

trở ngại, lập ra các chính sách sẽ giúp bạn đạt được kết quả như mong đợi

-_ Cập nhật thông tin từ tất cả các Stakeholders (là những người có liên

quan, dính líu hoặc bị tác động bởi các hoạt động của dự án) để tránh mâu

thuẫn về mặt lợi ích sau này

- Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án, là những người có thể đóng góp những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không chỉ đơn

thuần là người có thể hợp tác làm việc nhóm

- Làm việc theo nhóm Nếu tất cả các thành viên của một đội/nhóm làm việc độc lập, sản phẩm sau cùng sẽ không ăn khớp cũng giống như những

gì nhóm đã thể hiện

- Hãy thực tế về số lượng dự án mà bạn hoặc tổ chức của bạn có thể

đảm trách và mục tiêu đã đề ra

- Lập kế hoạch dự án theo cách trả lời các câu hỏi như: Phải làm

những gì? Ai làm? Bao nhiêu? Khi nào? Làm như thế nào?

- Duara thật nhiều giải pháp lựa chọn (brainstorming), sau d6 chon ra

cái tối ưu nhất dựa trên các thông số đã thiết lập ban đầu (VD: dựa trên chỉ

phí, thời gian, mục tiêu )

-_ Hãy thương lượng khi cần những nguồn lực/tài nguyên/những yếu tố

đó rất ít hoặc khó tìm kiếm

-_ Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cột mốc chính của dự án,

nhờ vậy mà tiến trình sẽ có thể được đo lường được dễ dàng hơn