Công tác quản trị nhân sự tại công ty viễn thông viettel telecom

Hằng năm, công tác tuyển dụng của công ty luôn là nhiệm vụ đặt lên hàng đầu, đóng vai trò then chốt, là khâu quan trọng trong công tác quản lý nhân sự nhằm đảm bảo nguồn nhân sự làm việc

CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY VIỄN

THÔNG VIETTEL TELECOM

Hãy phân tích thực trạng về một trong các hoạt động sau tại tổ chức mà các anh chị đang làm việc:

1 Tuyển dụng

2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

3 Đánh giá thực hiện công việc

4 Thù lao lao động

Trên cơ sở đó, hãy nêu những hạn chế và đề xuất 1 số giải pháp khắc phục

BÀI LÀM

Công ty viễn thông viettel (viettel telecom) là công ty Kinh doanh các dịch vụ Bưu chính, Viễn thông tại thị trường Việt Nam Công ty vận hành với mô hình mạng lưới trải rộng từ Tổng hành dinh của công ty đến 100% các tỉnh thành trên toàn quốc, bao gồm Ban Tổng Giám đốc, 12 phòng ban chức năng nghiệp vụ, 4 trung tâm và 63 chi nhánh tỉnh thành Tổng quân số

hiện tại của Công ty là 4980 người và 10000 cộng tác viên các loại Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam, Viettel Telecom luôn coi sự sáng tạo và tiên phong là những kim chỉ nam hành động Đó không chỉ là sự tiên phong về mặt công nghệ mà còn là sự sáng tạo trong triết lý kinh doanh, thấu hiểu và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Nhờ đó, Công ty ngày càng khẳng định được vị thế về ngành nghề kinh doanh trong nước, dần có hình ảnh tốt trên thị trường quốc tế

Hằng năm, công tác tuyển dụng của công ty luôn là nhiệm vụ đặt lên hàng đầu, đóng vai trò then chốt, là khâu quan trọng trong công tác quản lý nhân

sự nhằm đảm bảo nguồn nhân sự làm việc, triển khai các kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, vừa tạo nguồn nhân lực thay thế, kế cận trong tương lai cũng như cung cấp kịp thời đáp ứng yêu cầu đột xuất của công việc Trước tình hình cạnh tranh quyết liệt trên thị trường lao động hiện nay, Công ty luôn đặt mục tiêu thu hút nhân lực phù hợp vào làm việc từ các nguồn bên ngoài như sinh viên mới ra trường, lao động từ công ty khác đã có kinh nghiệm,…

Ngày 16/10, Viettel và đối tác liên doanh Lao Asia Telecom chính thức khai trương mạng di động tại Lào với thương hiệu Unitel, và là mạng di động thứ hai của Viettel đầu tư ra nước ngoài Do vậy, công tác tuyển dụng cho bộ

máy hoạt động càng phải được chú trọng

I/Thực trạng tuyển dụng:

1 Cơ sở tuyển dụng; Để có cơ sở tuyển dụng, những yếu tố dưới đây luôn cần thiết để đảm bảo tiến hành lựa chọn người đúng nguyên tắc, người hợp việc, việc hợp người, phù hợp với chiến lược kinh doanh

- Quy chế tuyển dụng Công ty: Là bộ khung xuyên suốt cho công tác lựa chọn nhân sự Nó quy định nguyên tắc, phương pháp, quy trình, mối liên hệ các khâu đảm bảo bổ sung lực lượng lao động từ khâu bắt đầu (thông báo tuyển dụng) đến khâu kết thúc (ký hợp đồng lao động) Quy chế công ty thường xuyên bổ sung, cập nhật để phù hợp với bối cảnh chung của xã hội, với đặc thù của công ty và tính hiệu quả, chặt chẽ việc tuyển người Mỗi sự thay đổi là một sự nhìn nhận, đánh giá, đúc rút có chọn lọc của Ban lãnh đạo, phòng ban chuyên môn nhằm hiện đại hóa, tối ưu hóa các khâu, các quy định công tác tuyển người

- Mô hình tổ chức Công ty trong năm (có nội dung định biên nhân sự các bộ phận, phòng ban, ) Đây là cốt lõi quyết định đến việc bổ sung người trong một giai đoạn nhất định Mô hình thay đổi dẫn đến yêu cầu về nhân sự phù hợp với mô hình đó cũng thay đổi theo Mô hình

tổ chức của công ty bao gồm các mảng bao gồm (thứ nhất) cơ cấu bộ máy các phòng ban, (thứ hai) quy định chức năng nhiệm vụ, mối quan

hệ các đơn vị từ Ban lãnh đạo đến bộ phận nhỏ nhất trong tổ chức, (thứ ba) quân số đảm bảo cho mô hình công ty chạy được Bởi vậy,

mô hình là bộ định mức quy định: công ty có bao nhiêu đơn vị, mỗi

đơn vị có bao nhiêu nhóm vị trí chức danh, mỗi nhóm vị trí chức danh cần tối thiểu bao nhiêu người đảm nhiệm Hằng năm, mô hình thường xuyên được điều chỉnh cho phù hợp với chiến lược của công ty, do vậy, nhân sự kèm theo cũng thường xuyên biến đổi theo mô hình đó, dẫn đến kế hoạch tuyển người cũng thay đổi theo Nhìn bề ngoài, sự thay đổi tạo cảm giác không chắc chắn, thiếu ổn định nhưng bản chất

đó là sự vận động bền chặt để mục tiêu cuối cùng là hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Nhu cầu (Kế hoạch) nhân sự năm: Đây là khâu Tổ chức triển khai việc hoạch định nguồn nhân sự dựa trên mô hình công ty Kế hoạch này thường mang tính định kỳ, được lập theo từng đợt lớn với quy mô toàn diện, rộng khắp

- Nhu cầu bổ sung nhân sự đột xuất: Là sự bổ sung kịp thời đảm bảo

về lực lượng nhân sự

- Mô tả (các) chức danh, vị trí công việc (cần tuyển): Là tiêu chí mà căn cứ vào đó để xác định phòng ban có bao nhiêu đầu việc phải làm, khối lượng ra sao để không xót việc, bổ sung ngưoiừ thích hợp

2 Triển khai công tác tuyển dụng: Là khâu tổ chức thực hiện việc bổ sung người theo các cơ sở tuyển dụng ở trên Nó bao gồm các bước từ lập

kế hoạch đến khi có được lực lượng lao động đầu vào tối ưu nhất cho công ty

* Lập kế hoạch tuyển dụng (Mẫu đính kèm) Là bước bắt buộc mà công ty phải làm để triển khai tuyển nhân sự Vì sao? Một là: Nó đảm bảo về mặt chủ trương tuyển người theo giai đoạn, những mục tiêu cần đạt được từ khâu tuyển đầu đến cuối, … Hai là, các đơn vị liên quan phải phối hợp và nhịp nhàng thực hiện các bước theo sự phân công rõ rang từ khâu chuẩn bị đến khâu cuối cùng … Ba là, đưa ra được lộ trình các đợt tuyển dụng để các bộ phận liên quan làm tốt công tác chuẩn bị (ngân hàng câu hỏi, paren chấm điểm, tài liệu liên quan, ), dự trù những sự bổ sung điều kiện làm việc khi có nhân sự mới và đảm bảo lực lượng lao động kịp thời, … Bốn là, đề xuất phương pháp, cách thức thi tuyển, làm bài, đánh giá theo từng giai đoạn (chẳng hạn: với các vị trí lao động trực tiếp thì cần phỏng vấn, lao động chuyên môn thì cần làm bài viết, kết hợp phỏng vấn, …) Hằng năm, Công ty tổ chức làm 2 đợt tuyển lớn vào tháng 3 và tháng

7 hàng năm Với các đợt như vậy, vừa thu hút được nhân sự mới ra trường (tầm tháng 7) vừa thu hút được nhân sự từ các ngành nghề tương đương (bố trí lại người, bổ sung người theo mô hình mới) Nội dung của một kế hoạch tuyển dụng phải gồm các nội dung cơ bản như sau:

 Cơ sở lập (từng) kế hoạch

 Yêu cầu tuyển dụng;

 Chỉ tiêu tuyển dụng (số lượng)

 Các vị trí cần tuyển

 Phương pháp tuyển dụng

 Điều kiện đảm bảo

* Thực hiện quy trình tuyển dụng (Có quy trình đính kèm - làm căn cứ); Đây là bước triển khai trực tiếp kế hoạch tuyển dụng Quy trình đảm bảo tính đồng nhất, đồng bộ khi các bộ phận tiến hành tuyển dụng người từ cấp công ty đên các cấp thấp hơn theo ủy quyền Nó quy định để có một lực lượng lao động mới theo dự kiến thì phải làm những việc gì? Ai chịu trách nhiệm thực hiện” Ai hỗ trợ triển khai” Làm khi nào kết thúc? Chế độ báo cáo kết quả?, … Dưới đây là một

số bước cơ bản công tác tuyển dụng của công ty, gồm:

 Thông báo tuyển dụng (có nội dung đính kèm) Để truyền thông cho người lao động trong, ngoài công ty biết được nhu cầu cần người bổ sung của công ty Thông báo trước hết là nội bộ công ty

để thu hút nhân sự nội tại, sau đó là các phương tiện truyền thông (báo, website, tổ chức chuyên tuyển dụng, …) để thu hút lao động bên ngoài công ty Nội dung thông báo phản ánh rõ các mục cơ bản gồm giới thiệu vắn tắt về công ty, các vị trí chức danh cần tuyển dụng, số lượng mỗi vị trí, mô tả vắn tắt các vị trí, yêu cầu đói với các vị trí (đào tạo, kinh nghiệm, kỹ năng, giới tính, …), chế độ chính sách của công ty (lương, phúc lợi xã hội,

chế độ thăng tiến, …), thời hạn kết thúc nhận hồ sơ, các đầu mối liên hệ

 Nhận hồ sơ ứng viên; Nhận hồ sơ theo các hình thức như nhận trực tiếp, nhận trực tuyến Tuy vậy, công ty ưu tiên việc ứng viên trực tiếp gửi hồ sơ tại địa điểm thông báo Điều này giúp công ty nhìn nhận sơ bộ về lao động đang cần như thế nào (phong thái, gương mặt, hình thể, thái độ, … các ứng viên) Tùy theo vị trí công việc, công ty có phương án thu nhận hồ sơ đảm bảo đầy đủ, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, … Khi nhận hồ sơ, bộ phận thu nhận phải có trách nhiệm tư vấn bước đầu cho ứng viên về bộ hồ

sơ của mình (điều kiện ứng tuyển, số lượng giấy tờ cần bổ sung cho bộ hồ sơ, …) Mục tiêu: nhận được càng nhiều hồ sơ đủ điều kiện càng tốt Việc nhận hồ sơ kết thúc theo kế hoạch đã định sẵn

 Sơ tuyển hồ sơ: Theo mô tả vị trí chức danh, bộ phận chuyên trách (nhân sự) có nhiệm vụ lọc và phân loại hồ sơ Việc phân loại sẽ giúp năm được tổng quan về hồ sơ (số lượng, vị trí ứng tuyển, hồ sơ không đủ điều kiện, các ưu tiên ban đầu, ) Phân loại hợp lý giúp công ty tiết kiện nhiều thời gian và tạo điều kiện thuận cho các bước tiếp theo

 Thông báo ứng viên: Những hồ sơ nào đạt yêu cầu, những ứng viên nào đủ điều kiện, thời gian tham gia tổ chức kiểm tra, phỏng

vấn, địa điểm, đối với ứng viên Tại công ty, sau 5 người kể từ khi hoàn tất thu nhận hồ sơ, bộ phận nhân sự phải hoàn tất việc thông báo các ứng viên đảm bảo thu hút lực lượng tham gia kiểm tra, phỏng vấn đông đủ, đúng giờ;

 Tổ chức thi viết: Tùy các vị trí công việc sẽ yêu cầu phải thi viết, chẳng hạn chức danh chuyên môn nghiệp vụ sẽ phải kiểm tra sát hạch về lý thuyết Thông thường, thời lượng bài kiểm tra khoảng

60 phút đến dưới 120 phút Nội dung bài thi cũng phong phú từng vị trí chức danh (kinh doanh: trắc nghiệm, kỹ thuật: tính toán, …)

 Chấm điểm, sơ loại: Làm cơ sở phân loại các ứng viên Đạt điểm viết sẽ đảm bảo đủ điều kiện phỏng vấn, phân loại các ưu tiên cho khâu tiếp theo, hoặc có thể là một phần trong tổng kết quả bài kiểm tra Công ty đang áp dụng là một phần kết quả công tác kiểm tra ứng viên

 Tổ chức phỏng vấn: Công ty áp dụng hình thức phỏng vấn trực tiếp Mỗi đợt tuyển dụng, hình thành các hội đồng phỏng vấn khác nhau theo chuyên môn: Kinh doanh, kỹ thuật, tài chính, chuyên ngành khác, … Việc phân công này đảm bảo phỏng vấn sâu về chuyên môn, đánh giá sát về khả năng đáp ứng của ứng viên với vị trí cần bổ sung, … Giữ 2 bước chấm điểm và phỏng vấn luôn kết hợp với nhau Nhiều công ty phân cấp rõ rang từng

bước chẳng hạn kết quả làm bài viết là cơ sở để tiếp tục bước phỏng vấn Tuy vậy, công ty áp dụng: kết hợp kết quả của thi viết

và thi phỏng vấn để làm cơ sở đánh giá khả năng của một ứng viên Qua đây, tôi cho là, đây là sự kết hợp hài hòa giữa chuyên môn và kỹ năng mềm, đảm bảo không bỏ sót đáng tiếc các ứng viên tham gia dự tuyển

 Tổng hợp kết quả: báo cáo Hội đồng về kết quả sơ lược sau kiểm tra viết, phỏng vấn

 Duyệt hồ sơ: Đánh giá

 Gọi thử việc; Thông báo cho ứng viên về kết quả Sau 5 ngày kể

từ khi phỏng vấn kết thúc, bộ phận nhân sự phải báo kết quả cho ứng viên đạt yêu cầu (trước đó có giấy hẹn thông báo kết quả thi tuyển, hoặc thông báo trên website công ty) Nội dung giấy gọi học việc bao gồm các nội dung cơ bản như kết quả thi tuyển, chế

độ trong thời gian thử việc, điều kiện ràng buộc, …

 Ký hợp đồng thử việc:

 Đánh giá thử việc: Sau thời gian thử việc, thông thường là từ 1 đến 3 tháng) công ty lập kế hoạch đánh giá trong thời gian thử việc Đây là khâu quyết định đến việc người lao động có được tiếp tục ký hợp đồng lao động dài hạn, kéo dài thử việc hay chấm dứt hợp đồng thử việc Trước đó, trong thời gian học việc, Người

lao động sẽ được đào tạo về văn hóa công ty, kiến thức chung về công ty, chế độ chính sách công ty, định hướng phát triển công ty

và được giao nhiệm vụ và yêu cầu hoàn thành khối lượng công việc theo yêu cầu Việc đánh giá được tổ chức (theo kế hoạch) để phản ánh chất lượng nhân sự, sự phù hợp của nhân sự với các vị trí tương ứng, …

 Ký hợp đồng lao động

 Lưu hồ sơ, nhập phần mềm Đây là khâu kết thúc quá trình tuyển dụng ứng viên

II/ Đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng:

1 Đạt được:

- Về quy trình:

o Thể hiện đầy đủ các bước tuyển dụng từ khâu dầu tiên đến khâu cuối cùng, chặt chẽ, khoa học;

o Thống nhất trình từ, thủ tục tuyển dụng toàn Công ty;

o Giai đoạn đánh giá học việc rất quan trọng và hữu ích cho chất lượng nhân sự trước khi làm việc chính thức

- Tổ chức thực hiện: Thực tiễn cho thấy, các đơn vị phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ theo đúng kế hoạch từng đợt tuyển dụng của công ty

từ khâu chuẩn bị, cử nhân sự tham gia, đến khâu tiếp nhận nhân sự mới và tổ chức giao việc;

- Phù hợp với đặc thù ngành: Đã có các vị trí công việc (theo bản mô tả) để làm căn cứ tuyển dụng đúng vị trí cần thiết, hợp người, hợp việc;

- Chất lượng nhân sự đầu vào: 80% nhân sự sau tuyển dụng có khả năng chuyên môn tốt, làm việc tốt với vị trí chức danh đăng tuyển, khả năng thích ứng với môi trường làm việc, 20% còn lại sắp xếp lại công việc phù hợp với thực tiễn công việc

2 Những hạn chế:

- Do sự chặt chẽ trong quy trình tuyển dụng nên khi thực hiện tuyển dụng đôi lúc tốn thời gian nhất là khi tuyển dụng với số lượng nhân sự

ít, mang tính đột xuất

- Chi phí cho công tác tuyển dụng còn lớn:

- Nhiều khâu còn thủ công, tốn thời gian, tốn chi phí (in ấn, chấm bài, )

- Việc cập nhật ngân hàng câu hỏi, trắc nghiệm,… chưa kịp thời, giảm tính thực tiễn các nội dung công việc mới

3 Những đề xuất giải pháp khắc phục:

- Dùng phần mềm để kiểm tra ứng viên để cập nhật thường xuyên kiến thức chuyên môn (bổ sung thường xuyên ngân hàng câu hỏi), tiết

kiệm thời gian và công sức, nhân lực phục vụ tuyển dụng các khâu lưu trừ dữ liệu, kết quả, chi phí liên quan;

- Đăng ký trực tuyến cần được quan tâm để thu hút hơn nữa nguồn hồ

sơ của ứng viên;

- Thường xuyên xem xét, điều chỉnh quy trình tuyển dụng cho phù hợp với điều kiện mới