HƯỚNG DẪN HỒ SƠ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐI HỌC NƯỚC NGOÀI-CHƯƠNG TRÌNH 911 PHỐI HỢP Phần I: Hướng dẫn Quy trình chung dành cho ứng viên trúng tuyển đi học ở nước ngoài bằng Ngân sách nhà nước 1.
Trang 1HƯỚNG DẪN HỒ SƠ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐI HỌC NƯỚC
NGOÀI-CHƯƠNG TRÌNH 911 PHỐI HỢP Phần I: Hướng dẫn Quy trình chung dành cho ứng viên trúng tuyển đi học ở nước ngoài bằng Ngân sách nhà nước
1.1 Yêu cầu về hồ sơ
1.2 Quy trình và thời hạn xử lý hồ sơ cử lưu học sinh đi học nước ngoài
Phần II: Hướng dẫn dành cho lưu học sinh Việt Nam khi đi học nước ngoài
2.1 Kiểm tra thủ tục chuẩn bị xuất cảnh
2.2 Thủ tục đăng ký khi đến nước ngoài
2.3 Thực hiện Quy chế quản lý công dân Việt Nam học tập ở nước ngoài ban hành kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BGDĐT ngày 11/4/2014 của Bộ trưởng Bộ GDĐT
2.4 Quy định về thủ tục báo cáo trong quá trình học tập ở nước ngoài
2.5 Hướng dẫn thủ tục tài chính đối với lưu học sinh học bổng NSNN
2.6 Hướng dẫn thủ tục xin gia hạn thời gian học tập, nghiên cứu tại nước ngoài
2.7 Hướng dẫn thủ tục cho lưu học sinh tốt nghiệp về nước
2.8 Bồi hoàn kinh phí
2.9 Liên hệ với Cục Đào tạo với nước ngoài
HƯỚNG DẪN HỒ SƠ VÀ QUI TRÌNH NỘP HỒ SƠ ĐI NƯỚC NGOÀI
Phần I: Hướng dẫn Quy trình chung dành cho ứng viên trúng tuyển đi học ở nước ngoài bằng Ngân sách nhà nước
1.1 Yêu cầu về hồ sơ
Thủ tục, hồ sơ đi học đại học, sau đại học tại nước ngoài thực hiện theo Thông tư 06/2016/TT-BGDĐT ngày 21/3/2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) ban hành Quy chế tuyển sinh đi học nước ngoài Ngoài hồ sơ đã nộp từ khi dự tuyển, hồ sơ đi học
ở nước ngoài cần bổ sung thêm các loại giấy tờ sau:
1 Bản dịch hợp lệ văn bản thông báo tiếp nhận chính thức của cơ sở đào tạo nước ngoài trong đó có đầy đủ thông tin về trình độ đào tạo, ngành học, thời gian học, thời điểm nhập học, mức học phí, bảo hiểm y tế và các loại phí bắt buộc khác liên quan đến khóa học (02 bản); thông báo về học bổng hoặc hỗ trợ tài chính của cơ sở đào tạo hoặc cơ quan/tổ chức/chính phủ nước ngoài đã cấp (nếu có); Văn bản của phía nước ngoài đồng ý tiếp nhận đi học diện Hiệp định (đối với ứng viên trúng tuyển học bổng Hiệp định trong trường hợp phía nước ngoài gửi văn bản tiếp nhận trực tiếp cho ứng viên): 02 bản;
2 Bản sao hợp lệ chứng chỉ ngoại ngữ tiếng Anh, Pháp hoặc ngoại ngữ khác (nếu có thay đổi
so với bản trong hồ sơ đã nộp khi dự tuyển) đạt yêu cầu về điểm (hoặc trình độ) theo quy định của Bộ GDĐT và của cơ sở đào tạo nước ngoài (trường hợp ứng viên học bổng diện Hiệp định được học dự bị tiếng ở nước ngoài thì không phải nộp chứng chỉ ngoại ngữ): 01 bản;
3 Giấy khám sức khỏe (có thời hạn sử dụng 06 tháng kể từ ngày cấp) của cơ sở y tế có thẩm quyền xác nhận đủ điều kiện về sức khỏe để đi học nước ngoài kèm theo các bản xét nghiệm
Trang 2không nhiễm HIV, viêm gan B, lao hoặc các bệnh truyền nhiễm khác (theo yêu cầu của nước
sẽ đến học hoặc nhà tài trợ); kết quả xét nghiệm không có thai (đối với ứng viên nữ): 01 bản;
4 Bản cam kết tự thu xếp kinh phí đối với người đi học bằng học bổng NSNN (trong trường hợp học phí vượt quá mức quy định) và toàn bộ chi phí khóa học bổ sung trước khi vào chương trình học chính thức (theo yêu cầu của cơ sở đào tạo nước ngoài) có chữ ký của người nhận bảo lãnh về tài chính (theo Mẫu số 01 - Phụ lục 1): 01 bản
5 Bản sao hợp lệ các quyết định/hợp đồng tuyển dụng làm việc có thay đổi so với các văn bản đã nộp khi dự tuyển (đối với ứng viên đang công tác tại cơ quan, đơn vị, địa phương): 01 bản
6 Bản sao hợp lệ sổ bảo hiểm xã hội (đối với người lao động hợp đồng), trường hợp chưa được cấp sổ bảo hiểm xã hội thì thay bằng bảng kê quá trình đóng bảo hiểm xã hội hoặc giấy chứng nhận về việc đóng bảo hiểm xã hội có xác nhận của cơ quan công tác và cơ quan bảo hiểm xã hội: 01 bản
7 Bản cam kết về ngoại ngữ theo yêu cầu về thủ tục đi học của từng chương trình học bổng (nếu có) (theo Mẫu số 02 - Phụ lục 1): 01 bản
8 Các giấy tờ khác theo quy định của từng chương trình học bổng (nếu có): 01 bản
* Ngoài các giấy tờ quy định nêu trên, hồ sơ đi học đại học/sau đại học tại Hoa Kỳ, Pháp
và các nước SNG bằng NSNN cần có thêm các giấy tờ sau:
- Đối với ứng viên đi học tại Hoa Kỳ: bản dịch hợp lệ Form visa F-1 hoặc J-1: 02 bản
- Đối với ứng viên đi học tại Pháp: bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận cấp bảo hiểm xã hội của Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam (nếu có): 02 bản
- Đối với ứng viên đi học tại Ô-xtơ-rây-li-a: bản dịch hợp lệ CoE: 02 bản
- Đối với ứng viên đi học tại Anh: bản dịch hợp lệ CAS: 02 bản
- Đối với ứng viên đi học tại các nước SNG: bản dịch hợp lệ Hợp đồng đào tạo (nếu có): 02 bản
Lưu ý:Trước khi gửi các giấy tờ trên đến Cục Đào tạo với nước ngoài (ĐTVNN), ứng viên
cần scan mỗi loại tài liệu thành một file riêng (định dạng.pdf) để upload cùng với việc kê khai thông tin bổ sung vào Hệ thống quản lý lưu học sinh trực tuyến - Online Management System (OMS) của Cục Đào tạo với nước ngoài tại địa chỉ https://lhsvn.vied.vn
1.2 Quy trình và thời hạn xử lý hồ sơ cử lưu học sinh đi học nước ngoài
Quy trình xử lý hồ sơ cử đi học nước ngoài thực hiện theo Thông tư 06/2016/TT-BGDĐT ngày 21/3/2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế tuyển sinh đi học nước ngoài (Điều 16)
Đối với ứng viên chưa có cơ quan công tác, Bộ GDĐT sẽ ra quyết định cử đi học khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ Đối với người có cơ quan công tác thì sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ giải quyết theo quy trình cấp giấy triệu tập và sau khi có quyết định cử đi học của cơ quan chủ quản (nếu là cán bộ cơ quan không thuộc Bộ GDĐT) hoặc công văn chính thức đề nghị cử đi học của cơ quan công tác (nếu là cán bộ cơ quan thuộc Bộ GDĐT) gửi đến thì Bộ GDĐT sẽ ra quyết định cử đi học
1.2.1 Cấp Giấy triệu tập
- Bước 1: Văn phòng Cục ĐTVNN nhận hồ sơ từ các cá nhân, đơn vị gửi đến Ứng viên hoàn
tất việc cập nhật văn bản tiếp nhận đào tạo của phía nước ngoài lên OMS
- Bước 2: Phòng Lưu học sinh nhận hồ sơ từ Văn phòng Cục, thẩm định và xử lý cấp Giấy
triệu tập cho ứng viên nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ Hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ sẽ được chuyên
Trang 3viên phụ trách thông báo cho ứng viên bổ sung, hoàn thiện và xin ý kiến các đơn vị có liên quan (nếu cần thiết) Sau khi hồ sơ đã hoàn chỉnh và được thẩm định, Phòng Lưu học sinh trình Lãnh đạo Cục xem xét và ký Giấy triệu tập cho ứng viên
Ghi chú: Nếu hồ sơ chưa đúng quy định, ứng viên sẽ được thông báo để bổ sung và hoàn
thiện Trường hợp ứng viên đi học tại cơ sở nước ngoài mà học phí, bảo hiểm y tế vượt mức quy định đối với chế độ học bổng NSNN và có các loại phí không thuộc phạm vi thanh toán của học bổng NSNN thì ứng viên phải có bản cam kết tự túc phần kinh phí vượt trội, các khoản kinh phí không thuộc phạm vi được thanh toán
- Bước 3: Văn phòng Cục ĐTVNN nhân bản, lấy dấu, số văn bản.
- Bước 4: Văn phòng Cục ĐTVNN trả Giấy triệu tập cho ứng viên và chuyển trả hồ sơ gốc
cho Phòng Lưu học sinh (Giấy triệu tập sẽ được upload lên OMS, gửi cho ứng viên theo địa chỉ ứng viên đăng ký nhận bằng thư gửi bưu điện hoặc ứng viên nhận trực tiếp tại Văn phòng Cục ĐTVNN)
1.2.2 Ra Quyết định cử đi học
Ứng viên sau khi nhận được Giấy triệu tập cần:
- Đối với ứng viên có cơ quan công tác không thuộc Bộ GDĐT, báo cáo cơ quan chủ quản (hoặc cơ quan công tác đã được phân cấp làm quyết định cử cá nhân đi học nước ngoài) để ra quyết định cử đi học, cập nhật bản scan quyết định lên OMS và gửi bản gốc tới Cục ĐTVNN
- Bộ GDĐT để hoàn tất thủ tục cử đi học nước ngoài;
- Đối với ứng viên có cơ quan công tác thuộc Bộ GDĐT, báo cáo cơ quan công tác hoàn tất các thủ tục liên quan và gửi đến Cục ĐTVNN bản gốc công văn chính thức đề nghị Bộ GDĐT ra Quyết định cử cá nhân đi học nước ngoài, đồng thời cũng cập nhật bản scan công văn lên OMS
Lưu ý: Ứng viên đi học tiến sĩ tại nước ngoài theo Đề án 911 sau khi nhận được Giấy triệu
tập đi học nước ngoài cần nộp tiền học phí một lần theo quy định hiện hành để hoàn tất thủ tục cử đi học nước ngoài (xem hướng dẫn cụ thể tại Thông báo số 16/TB-ĐTVNN ngày 21/7/2014 của Cục ĐTVNN - Phụ lục 5)
Các bước thực hiện tiếp theo như sau:
- Bước 1: Chuyên viên Phòng Lưu học sinh dự thảo Tờ trình và Quyết định cử đi học, trình
lãnh đạo Phòng xem xét, trình Cục trưởng Cục ĐTVNN ký duyệt (Nếu Quyết định/Công văn của cơ quan cử đi học chưa hợp lệ, chuyên viên Phòng Lưu học sinh sẽ thông báo để người đi học hoàn thiện)
- Bước 2:Cục trưởng Cục ĐTVNN thừa ủy quyền Bộ trưởng ký quyết định cử cá nhân đi
học
- Bước 3: Văn phòng Cục ĐTVNN nhân bản, lấy dấu, số, scan lưu dữ liệu, chuyển hồ sơ gốc
cho Phòng Lưu học sinh
- Bước 4:Văn phòng/Phòng LHS trả kết quả cho ứng viên, cập nhật quyết định trên hệ thống
quản lý trực tuyến OMS
Đồng thời với việc làm thủ tục để được cấp Quyết định của Bộ GDĐT cử đi học tại nước
ngoài, người đi học sẽ tự làm visa theo quy định của phía nước ngoài Khi nhận được visa,
ứng viên cần scan hộ chiếu và visa gửi Phòng Lưu học sinh - Cục ĐTVNN để triển khai thủ tục cấp vé máy bay một lượt đi hoặc vé khứ hồi (đối với người đi học dưới 12 tháng), tạm ứng kinh phí cho ứng viên trước khi đi học (phí đi đường và 03 tháng sinh hoạt phí), thanh toán lệ phí làm hộ chiếu, visa (nếu có)
Trang 4Ghi chú: Thủ tục cấp Giấy triệu tập và Quyết định cử đi học đòi hỏi người đi học phải phối
hợp cập nhật đầy đủ giấy tờ và thông tin cần thiết vào Hệ thống quản lý trực tuyến OMS tại trang web https://lhsvn.vied.vn hoặc https://oms.vied.vn
Sơ đồ quy trình thủ tục đối với ứng viên trúng tuyển và đủ điều kiện đi học nước ngoài
có sử dụng NSN
Trang 6Phần II: Hướng dẫn dành cho lưu học sinh Việt Nam khi đi học nước ngoài
2.1 Kiểm tra thủ tục chuẩn bị xuất cảnh
Trước khi xuất cảnh đi học tập ở nước ngoài, lưu học sinh kiểm tra kỹ và khẳng định chính xác, đầy đủ mọi giấy tờ thủ tục chuẩn bị xuất cảnh của mình, cụ thể:
- Hộ chiếu còn đủ thời hạn quy định nhập cảnh của nước đến học;
- Đã được cấp visa hợp lệ với các chi tiết cá nhân hoàn toàn chính xác để nhập cảnh nước đến học;
- Đã nhận quyết định cử đi học của Bộ GDĐT, nhận vé máy bay, nộp giấy tờ để thanh toán lệ phí làm hộ chiếu, visa, tạm ứng chi phí đi đường, sinh hoạt phí (trường hợp đi học gấp chưa kịp hoàn thành thủ tục cấp tạm ứng trước khi đi học thì sau khi đến nước ngoài nhập học lưu học sinh sẽ làm thủ tục đề nghị cấp kinh phí vào tài khoản cá nhân (xem hướng dẫn cụ thể tại phần 5.3.);
- Mang theo toàn bộ hồ sơ giấy tờ về việc đi học, trong đó có văn bản đồng ý tiếp nhận của
cơ sở đào tạo nước ngoài và quyết định về việc cử đi học của cơ quan công tác và Bộ GDĐT;
- Chuẩn bị hành trang cá nhân theo nhu cầu nhưng phải đúng quy định nhập cảnh của nước đến học và của hãng vận chuyển (loại hành lý, số lượng, trọng lượng được phép);
- Mang đủ kinh phí cần thiết cho việc nhập học và kinh phí dự phòng cá nhân để sử dụng trong trường hợp cần thiết, theo đúng quy định về quản lý xuất nhập cảnh ngoại tệ của Việt Nam và nước đến học
2.2 Thủ tục đăng ký khi đến nước ngoài
- Lưu học sinh làm thủ tục nhập học theo quy định của cơ sở đào tạo nước ngoài
- Lưu học sinh làm thủ tục đăng ký quản lý công dân và quản lý lưu học sinh ở nước ngoài với Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại (Mẫu số 06 - Phụ lục 1)
- Lưu học sinh mở tài khoản cá nhân phù hợp để nhận kinh phí do Bộ GDĐT cấp phát
- Cập nhật thông tin bổ sung của cá nhân tại nước ngoài trên hệ thống OMS
Trang 72.3 Thực hiện Quy chế quản lý công dân Việt Nam học tập ở nước ngoài ban hành kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BGDĐT ngày 11/4/2014 của Bộ trưởng Bộ GDĐT (xem Phu luc 2-TT10-QLCDVN.pdf).
2.4 Quy định về thủ tục báo cáo trong quá trình học tập ở nước ngoài
Lưu học sinh thực hiện báo cáo định kỳ như sau:
- Báo cáo tiến độ học tập (theo Mẫu số 01 của Thông tư 10 nêu tại Phụ lục 2);
- Báo cáo tốt nghiệp khi kết thúc khóa học (theo Mẫu số 04 của Thông tư 10 nêu tại Phụ lục 2)
Báo cáo được điền đầy đủ các nội dung yêu cầu theo quy định Đối với những trường hợp lưu học sinh có kết quả học tập không đạt yêu cầu hoặc phải thi lại, Cục ĐTVNN sẽ tạm dừng cấp sinh hoạt phí đến khi nào lưu học sinh hoàn thành trả nợ các môn học theo yêu cầu của
cơ sở đào tạo và có báo cáo được xác nhận của cơ sở đào tạo gửi về Cục ĐTVNN thì mới được cấp tiếp kinh phí
Hiện nay Cục ĐTVNN đã áp dụng hệ thống quản lý lưu học sinh trực tuyến OMS nhằm thực hiện công tác quản lý lưu học sinh được hiệu quả, chuyên nghiệp và số hóa với chức năng: + Quản lý số lượng lưu học sinh đi học tại nước ngoài theo các diện học bổng, trình độ đào tạo và nước đến học
+ Quản lý đề nghị cấp phát kinh phí của lưu học sinh và quá trình xử lý cấp kinh phí cho lưu học sinh trong toàn bộ thời gian học tại nước ngoài, đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và khoa học
+ Trao đổi trực tiếp các vấn đề phát sinh liên quan giữa lưu học sinh và chuyên viên phụ trách dưới sự giám sát của các cấp lãnh đạo để kịp thời xử lý các công việc cần thiết công khai và minh bạch
Theo đó, toàn bộ các liên hệ, báo cáo, chứng từ thanh toán liên quan của lưu học sinh trong quá trình học tại nước ngoài phải được lưu học sinh cập nhật qua hệ thống OMS bằng cách truy cập vào trang web https://lhsvn.vied.vn nhập dữ liệu thông tin cần thiết và đồng thời gửi bản gốc báo cáo, hóa đơn chứng từ về Cục ĐTVNN để được xem xét, giải quyết theo quy định hiện hành
2.5 Hướng dẫn thủ tục tài chính đối với lưu học sinh học bổng NSNN
5.1 Vé máy bay
Nguyên tắc thực hiện: Theo quy định tại Thông tư số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG
ngày 05/12/2007, Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012 và Thông tư số 206/2010/ TTLT-BTC-BGDĐT-BNGngày 15/12/2010 sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 144/2007/ TTLT-BTC-BGDĐT-BNG
- Bước 1: Sau khi có Quyết định cử đi học ở nước ngoài, ứng viên gửi bản đăng ký mua vé
máy bay lượt đi (hoặc vé khứ hồi đối với thực tập sinh ngắn hạn dưới 12 tháng) tới chuyên viên phụ trách (theo Mẫu số 03 - Phụ lục 1)
Ứng viên cần đăng kí mua vé máy bay tối thiểu trước ngày dự kiến bay 07 ngày làm việc Để chủ động đăng ký kịp thời, đảm bảo có chỗ trên máy bay như mong muốn và tiết kiệm chi phí, ứng viên cần đăng ký vé máy bay sớm
- Bước 2: Chuyên viên phụ trách đặt vé và thông báo lịch bay, hành trình bay cho ứng viên,
ứng viên xác nhận đồng ý về hành trình và lịch bay, scan hộ chiếu và visa gửi cho chuyên viên phụ trách Sau khi việc xác nhận hoàn tất giữa chuyên viên phụ trách và ứng viên, Phòng
Trang 8Lưu học sinh - Cục ĐTVNN làm thủ tục đề nghị xuất vé máy bay cho ứng viên Thời gian thực hiện: tối thiểu từ 3 đến 5 ngày làm việc
- Bước 3: Lưu học sinh cần gửi về Cục ĐTVNN bản gốc thẻ lên máy bay (boarding pass)
phục vụ cho công tác lưu chứng từ quyết toán tài chính Trường hợp lưu học sinh mất thẻ lên máy bay vì lý do bất khả kháng, lưu học sinh cần gửi về Cục ĐTVNN đơn giải trình về việc mất thẻ lên máy bay, bản photocopy hộ chiếu trang có ảnh lưu học sinh và trang có đóng dấu xuất, nhập cảnh
Lưu ý: Vé máy bay cho lưu học sinh do Cục ĐTVNN mua của hãng Hàng không quốc gia
Việt Nam theo phương thức nhận nợ và trả chậm hàng tháng nên Cục không khuyến khích lưu học sinh tự mua vé máy bay vì việc giải quyết sự vụ thanh toán truy lĩnh rất phức tạp Trường hợp lưu học sinh vì các lý do khác nhau cần tự mua vé máy bay thì phải có đơn đề nghị (theo Mẫu số 05 - Phụ lục 1) kèm theo các giấy tờ cần thiết quy định đối với việc tự mua
vé máy bay, sau khi được Cục ĐTVNN thông báo cho phép tự mua vé máy bay lưu học sinh mới được thực hiện mua vé và có trách nhiệm hoàn thiện các thủ tục đúng quy định để được thanh toán truy lĩnh sau này Hồ sơ đề nghị truy lĩnh không hợp lệ sẽ không được chấp nhận thanh toán
5.2 Tạm ứng sinh hoạt phí, phí đi đường và thanh toán lệ phí làm hộ chiếu, visa
Nguyên tắc thực hiện: Theo quy định tại Thông tư số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG
ngày 05/12/2007 và Thông tư số 206/2010/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 15/12/2010 sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG
- Bước 1: Ứng viên: Sau khi có Quyết định cử đi học và visa nhập cảnh, ứng viên cập nhật
vào hệ thống OMS, lập yêu cầu tạm ứng sinh hoạt phí 03 tháng, phí đi đường và truy hoàn lệ phí làm hộ chiếu, visa nhập cảnh, đồng thời nộp bản gốc hóa đơn lệ phí cho chuyên viên phụ
trách của Phòng Lưu học sinh
- Bước 2: Phòng Lưu học sinh: Sau khi nhận được yêu cầu của ứng viên trên hệ thống OMS,
chuyên viên phụ trách làm đề nghị cấp kinh phí chuyển Phòng Tài chính duyệt dự toán (tạm ứng sinh hoạt phí 03 tháng, lệ phí làm hộ chiếu, visa và phí đi đường)
- Bước 3: Phòng Tài chính kiểm tra và duyệt dự toán cấp kinh phí cho ứng viên Ứng viên sẽ
được thông báo về việc nhận tiền tạm ứng tại Sở Giao dịch Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (31-33 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội) và sau đó ứng viên có trách nhiệm hoàn trả lại chứng từ rút tiền để Phòng Tài chính làm căn cứ cấp sinh hoạt phí cho các kỳ tiếp theo
Ghi chú:
- Đối với ứng viên ở miền Trung và miền Nam không có điều kiện làm thủ tục rút tiền mặt trực tiếp tại Hà Nội thì làm đơn đề nghị xin được chuyển khoản kinh phí vào tài khoản cá nhân trong nước bằng nội tệ (VNĐ) Quy trình thực hiện qua hệ thống OMS như trên
- Đối với ứng viên đi học theo diện thỏa thuận trả trọn gói kinh phí cho các cơ sở đào tạo tại nước ngoài, ứng viên không được tạm ứng sinh hoạt phí nhưng được cấp phí đi đường và truy lĩnh lệ phí làm visa, hộ chiếu
- Trong trường hợp ứng viên không kịp làm thủ tục nhận tạm ứng sinh hoạt phí, phí đi đường
và phí liên quan trước khi đi học thì ứng viên sẽ được cấp sau khi sang nhập học tại nước ngoài
5.3 Cấp kinh phí cho lưu học sinh sau khi đến nước ngoài học tập
Nguyên tắc thực hiện: Theo quy định tại Thông tư số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 05/12/2007 và Thông tư số 206/2010/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 15/12/2010 sửa
đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG
5.3.1 Đối với ứng viên có khóa học bổ sung ngoại ngữ trước khi học chuyên ngành
Trang 9Cục ĐTVNN cấp vé máy bay lượt đi Đối với các chương trình học bổng NSNN và một vài chương trình học bổng Hiệp định, lưu học sinh phải tự túc toàn bộ hoặc một phần kinh phí trong thời gian học tiếng Ngay sau khi hoàn thành khóa học này, lưu học sinh cập nhật trên OMS các giấy tờ dưới đây để lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí, phí đi đường, lệ phí làm hộ chiếu, visa, đồng thời gửi bản gốc các giấy tờ này về Cục ĐTVNN:
- Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa học ngoại ngữ và vào nhập học chính thức khóa học chuyên ngành;
- Báo cáo tiến độ học tập (Mẫu số 01 của Thông tư 10 nêu tại Phụ lục 2);
- Cuống vé hoặc vé điện tử và thẻ lên máy bay (boarding pass) Trong trường hợp lưu học sinh mất thẻ lên máy bay, lưu học sinh cần gửi về Cục ĐTVNN các giấy tờ sau: đơn giải trình
về việc mất thẻ lên máy báy, bản photocopy hộ chiếu trang có ảnh lưu học sinh và trang có đóng dấu xuất, nhập cảnh;
- Các giấy tờ khác (nếu có)
5.3.2 Cấp sinh hoạt phí cho lưu học sinh
5.3.2.1 Sau khi sang nước ngoài nhập học, lưu học sinh cập nhật hệ thống OMS các giấy tờ dưới đây và lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí kỳ tiếp theo (có thể 3-6 tháng tùy thuộc vào thời gian học và theo niên độ tài chính 12 tháng trong năm) đồng thời gửi bản gốc các giấy tờ này
về Cục ĐTVNN:
- Báo cáo tiến độ học tập (Mẫu số 01 của Thông tư 10 nêu tại Phụ lục 2);
- Giấy chứng nhận của cơ sở đào tạo nước ngoài về việc đã chính thức nhập học từ ngày nào 5.3.2.2 Tiếp theo, định kỳ 6 tháng/lần hoặc kết thúc mỗi kỳ học, lưu học sinh cập nhật vào hệ thống OMS các giấy tờ dưới đây để lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí 6 tháng và đồng thời gửi bản gốc các giấy tờ này về Cục ĐTVNN:
- Báo cáo tiến độ học tập (Mẫu số 01 của Thông tư 10 nêu tại Phụ lục 2);
- Bảng điểm hoặc nhận xét tiến độ học tập, kết quả học tập của cơ sở đào tạo (nếu không có bảng điểm)
Ghi chú:
- Sau khi lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí trên hệ thống OMS, lưu học sinh có trách nhiệm gửi bản gốc các báo cáo và giấy tờ liên quan về Cục ĐTVNN Cục ĐTVNN sẽ xem xét và chuyển sinh hoạt phí cho lưu học sinh có kết quả học tập đạt yêu cầu và hồ sơ báo cáo hợp lệ
- Trường hợp lưu học sinh trước khi lên đường đi học chưa được nhận tạm ứng sinh hoạt phí
03 tháng, phí đi đường và lệ phí hộ chiếu, visa thì sau khi lưu học sinh sang nhập học và thực hiện xong thủ tục tại mục 5.3.2.1, Cục ĐTVNN sẽ cấp các khoản kinh phí cho lưu học sinh theo quy định
5.4 Cấp học phí, bảo hiểm y tế và phí bắt buộc khác liên quan khóa học (nếu có)
Lưu học sinh học bổng NSNN có trách nhiệm liên hệ với cơ sở đào tạo nước ngoài đề nghị cấp hóa đơn học phí và các loại phí bắt buộc liên quan (kể cả bảo hiểm y tế nếu có) hợp lệ (có chữ ký của cán bộ chức năng, dấu của cơ sở đào tạo) theo từng kỳ học hoặc năm học Sau đó lưu học sinh phải cập nhật các giấy tờ này vào hệ thống OMS để lập yêu cầu thanh toán và đồng thời gửi bản gốc các giấy tờ đó về Cục ĐTVNN cho chuyên viên phụ trách để xem xét,
đề nghị chuyển kinh phí thanh toán trực tiếp cho cơ sở đào tạo nước ngoài theo quy định hiện hành
Các văn bản thông báo và đề nghị thanh toán kinh phí cho lưu học sinh nên yêu cầu cơ sở đào tạo nước ngoài cấp bằng tiếng Anh để thuận tiện cho xử lý công việc của phía Việt Nam Nếu hóa đơn bằng các thứ tiếng khác (tiếng Nhật, Nga, Trung,…), lưu học sinh cần kèm theo bản
Trang 10dịch sang tiếng Việt (có cam kết của người dịch đảm bảo nội dung dịch hoàn toàn chính xác với bản bằng tiếng nước ngoài) gửi về Cục ĐTVNN
Lưu học sinh diện Hiệp định được miễn học phí và các loại phí bắt buộc liên quan đến học tập; có thể được đài thọ cả bảo hiểm y tế Việc thanh toán bảo hiểm y tế cho lưu học sinh Hiệp định (nếu có) được thực hiện cùng đợt cấp sinh hoạt phí định kỳ cho lưu học sinh
Ghi chú:
- Đối với lưu học sinh học tập tại LB Nga bằng NSNN, việc thanh toán học phí phải có hợp đồng ký với cơ sở đào tạo của LB Nga
- Trường hợp lưu học sinh đã tự nộp tiền học phí, bảo hiểm y tế, phí bắt buộc liên quan (nếu có), lưu học sinh phải xin hóa đơn xác nhận đã nộp tiền và cập nhật các giấy tờ này vào hệ thống OMS để lập yêu cầu thanh toán và đồng thời gửi bản gốc các hóa đơn đó cho chuyên viên phụ trách tại Cục ĐTVNN Sau khi nhận được bản gốc các giấy tờ của lưu học sinh, Cục ĐTVNN sẽ xem xét và giải quyết thủ tục truy hoàn kinh phí vào tài khoản cá nhân cho lưu học sinh theo quy định hiện hành
- Trường hợp cơ sở đào tạo nước ngoài liên hệ trực tiếp với Cục ĐTVNN để gửi bản gốc thông báo học phí, bảo hiểm y tế, phí thí nghiệm (nếu có) cũng được Cục chấp nhận xem xét
để chuyển thẳng kinh phí cho cơ sở đào tạo nước ngoài Lưu học sinh đi học theo diện thỏa thuận trả trọn gói kinh phí cho cơ sở đào tạo với nước ngoài cũng được thực hiện trả kinh phí theo quy trình này
- Việc mua bảo hiểm y tế có thể theo tháng, kỳ học hoặc cả năm nhưng tốt nhất là lưu học sinh nên mua định kỳ từng năm Lưu học sinh không nhất thiết đăng ký mua bảo hiểm y tế tại
cơ sở đào tạo nước ngoài mà có thể đăng ký mua tại công ty bảo hiểm ở nước ngoài đang theo học (lưu học sinh cần mua mức bảo hiểm y tế tối thiểu quy định đối với lưu học sinh nước ngoài, bao gồm cả bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm thân thể trong trường hợp rủi ro, bất khả kháng; không bao gồm bảo hiểm răng và mắt vì các loại hình bảo hiểm này do cá nhân tự đảm nhiệm)
- Lưu học sinh không trả nợ được môn học, phải học và thi lại thì lưu học sinh phải tự trả học phí và chi phí khác có liên quan đến việc học và thi lại môn học đó
- Lưu học sinh bị lưu ban thì trong thời gian lưu ban không được Nhà nước cấp kinh phí để học tập
- Lưu học sinh bỏ học hoặc về nước khi chưa hoàn thành nhiệm vụ học tập thì phải bồi hoàn kinh phí đã được cấp cho Nhà nước theo các quy định hiện hành
2.6 Hướng dẫn thủ tục xin gia hạn thời gian học tập, nghiên cứu tại nước ngoài
Việc gia hạn thời gian học tập tại nước ngoài thực hiện theo Quy chế quản lý công dân Việt Nam học tập ở nước ngoài ban hành kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BGDĐT ngày 11/4/2014 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo (xem Phụ lục 2)
Gia hạn thời gian học tập cho lưu học sinh để hoàn thành khóa học
a) Trình tự thực hiện:
- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ;
- Bước 2: Kiểm tra hồ sơ, yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung (nếu có);
- Bước 3: Cấp quyết định gia hạn thời gian học tập ở nước ngoài;
- Bước 4: Chuyển trả Quyết định cho lưu học sinh