Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần PYMEPHARCO

1.1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 101.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp 121.4 Quy trình luân chuyển chứn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Phạm Lê Hoài

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Ở CÁC

1.1.4 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình 131.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN

1.2.6 Kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của PYMEPHARCO 412.1.2 Đặc điểm hoạt động tiêu thụ tại công ty 44

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHUTRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

2.2.5 Thực trạng báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình bán hàng và

2.2.6 Thực trạng kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng

2.2.7 Đánh giá về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 783.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾTOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨCTHÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU

3.2.1 Định hướng và lộ trình hoàn thiện theo mô hình quản lý nguồn

3.2.2 Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong chu

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT

5 ERP Enterprise Resource Planning

6 FEFO First Expired First Out - Hạn trước - xuất trước

8 GDP Good Distribution Practices - Thực hành tốtphân phối thuốc

9 GLP Good Laboratory Practice - Hệ thống an toànchất lượng phòng thí nghiệm

10 GPP Good Pharmacy Practices - Thực hành tốt quảnlý nhà thuốc

11 GMP Good Manufacturing Practice – Tiêu chuẩn thựchành sản xuất tốt

12 GSP Good Storage Practices - Thực hành tốt bảoquản thuốc

13 PYMEPHARCO Công ty cổ phần PYMEPHARCO

soát trong chu trình bán hàng và thu tiền 38

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu

1.1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 10

1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ

thống thông tin khác trong doanh nghiệp 121.4 Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng và

2.3 Sơ đồ quy trình luân chuyển nghiệp vụ bán hàng 532.4 Sơ đồ quy trình luân chuyển nghiệp vụ thu tiền 542.5 Thực trạng tổ chức thông tin quy trình lập hóa đơn 652.6 Thực trạng tổ chức thông tin quy trình quản lý công nợ 682.7 Thực trạng tổ chức thông tin quy trình thu tiền bán

3.11 Báo cáo tình hình chi tiết thực hiện theo hợp đồng 1043.12 Báo cáo chi tiết tình hình thực hiện đơn hàng 104

3.13 Hoàn thiện kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công ty Cổ phần Pymepharco là doanh nghiệp nhà nước hạng 1 đượcthành lập năm 1989 và được cổ phần hóa năm 2006 Công ty chuyên sản xuấtthuốc tân dược; Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh mua bán các loạithuốc tân dược, vật tư, hóa chất và trang thiết bị y tế, nguyên liệu sản xuấtthuốc, mỹ phẩm Công ty hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, cùng với

hệ thống phân phối dược phẩm rộng trên các tỉnh thành cả nước Trong môitrường cạnh tranh ngày càng khốc liệt giữa các doanh nghiệp, những tháchthức về chất lượng, hiệu quả, việc cắt giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh,các vấn đề liên quan đến đối tác và mối tương quan giữa nhà cung cấp vàngười tiêu thụ đòi hỏi doanh nghiệp phải chấp nhận sự thay đổi trong phươngthức kinh doanh, tìm hiểu các phương thức để làm sao có thể ứng dụng côngnghệ thông tin hiệu quả nhất, mở rộng các hình thức thông tin, liên lạc để bánsản phẩm và tạo được dịch vụ tốt nhất

Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong những năm qua công ty đãứng dụng CNTT trong lĩnh vực này Tuy nhiên, phần mềm do công ty tự xâydựng chỉ hoạt động chủ yếu ở một số bộ phận Kinh doanh, Kế toán Trongkhi đó, dược phẩm là loại hàng hóa đặc biệt, mặt hàng của công ty rất đadạng với gần 1037 loại thuốc khác nhau, trong đó công ty sản xuất 400 sảnphẩm còn lại công ty mua của các công ty dược phẩm trong và ngoài nước.Nhân viên bán hàng thường không thể xác định được giá bán cho từng loạimặt hàng nằm trong danh mục trúng thầu, giá bán ngoài danh mục trúngthầu, giá bán thông thường, giá bán cho từng loại khách hàng, mà phải dựatrên chính sách giá công ty đưa ra, cũng như rất khó để có thể nắm rõ hiệntại trong kho còn bao nhiêu loại thuốc, thuộc những lô thuốc nào, hạn sử

dụng của mỗi loại là bao nhiêu, thuộc kho chính hay kho các chi nhánh.Ngoài ra, công ty có nhiều chi nhánh, phân phối hàng hóa theo nhiều cấp,nhiều nhóm khách hàng, việc lập báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ bánhàng đa chiều và theo chi tiết từng vùng, miền, từng nhân viên quản lý, đại

lý, chi nhánh các cấp còn nhiều vướng mắc Việc quản lý công nợ, thu chi tựđộng cho các hóa đơn, lịch trình nhắc nhở hạn mức tín dụng, mã thông tinkhách hàng, mã kho hàng, mã hàng hóa… không thống nhất, vừa thừa vừathiếu, sắp xếp không hợp lý, khi cần tìm mất nhiều thời gian, nên gặp nhiềukhó khăn trong công tác quản lý Công ty lại có nhiều cơ sở cách xa về địa

lý, cùng nhiều chi nhánh, nhiều đại lý phân phối Vì vậy, việc thiếu thông tingiữa các bộ phận và đồng bộ dữ liệu rất khó khăn Trong khi việc quản lýgiao dịch kinh doanh ngày càng trở nên phức tạp, làm sao ghi nhận hàngchính xác, kiểm tra được hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàngsẵn có, giao hàng đúng hạn, ghi nhận doanh thu, tình hình công nợ, xuất hóađơn chính xác, kịp thời, xây dựng quy trình bán hàng một cách bài bản, kiểmsoát các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình bán hàng nhằm đạt được tỷ lệthu hồi được tiền bán hàng cao nhất là những vấn đề rất đáng quan tâm

Xuất phát từ các vấn đề nêu trên, tác giả đã chọn “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần PYMEPHARCO” là đề tài nghiên cứu của luận văn

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về hệ thống thông tin kế toán trongchu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp

- Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong chutrình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần PYMEPHARCO

- Đề xuất hướng tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

và thu tiền trong điều kiện tin học hóa tại công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu trực tiếp là hệ thống thông tin kế toán trong chutrình bán hàng và thu tiền của Công ty cổ phần PYMEPHARCO

Phạm vi nghiên cứu: Do công ty có hệ thống phân phối rộng, vớiphương thức bán buôn và bán lẻ Nên đề tài này chỉ giới hạn phạm vi nghiêncứu trong phương thức bán buôn tại văn phòng công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

- Áp dụng phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành phầncủa hệ thống thông tin kế toán, xem xét mối quan hệ của chu trình bán hàng

và thu tiền đối với các chu trình khác trong hệ thống thông tin kế toán

- Phương pháp quan sát tổng thể để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chứcthực hiện trong hệ thống thực tại doanh nghiệp

- Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả, quá trìnhthiết kế mã hóa các đối tượng kế toán chi tiết, về quy trình luân chuyển chứng

từ, những ứng dụng của phần mềm kế toán đang có tại doanh nghiệp

5 Bố cục của đề tài

Luận văn được chia thành ba chương

Chương 1- Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trìnhbán hàng và thu tiền ở các doanh nghiệp

Chương 2 – Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bánhàng và thu tiền tại Công ty cổ phần PYMEPHARCO

Chương 3 – Một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kếtoán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Mỗi doanh nghiệp được xem là một hệ thống bao gồm nhiều hệ thốngcon như cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, marketing, nghiên cứu phát triển, tàichính, kế toán… Mỗi hệ thống con này đều có mục tiêu riêng, có đầu vào, có

hoạt động xử lí và đầu ra khác nhau Để thực hiện các hoạt động quản lí vàtác nghiệp tại một bộ phận chức năng, cũng như trong toàn doanh nghiệp cần

phải có một hệ thống thu thập, xử lí và cung cấp thông tin Hệ thống thông tin

trong doanh nghiệp, trong đó quan trọng nhất là hệ thống thông tin kế toán,đóng vai trò là cầu nối giữa hệ thống quản lí và hệ thống tác nghiệp nhằm đạtđược mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp

Trên Thế giới đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống thôngtin kế toán khá phổ biến Ở mức độ khái quát, Joseph W Wilkinson and

Michael J Cerullo (1997), trong giáo trình Accounting Information System,

của nhà xuất bản John Wiley & Sons, Inc, đã trình bày các vấn đề chung nhất

về hệ thống thông tin kế toán và cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toántrong tổ chức, cũng như từng chu trình cụ thể Marshall B Romney and PaulJohn Steinbart (2009), trong giáo trình Accounting information systems, nhà

xuất bản Upper Saddle River, N.J, phản ánh công nghệ thông tin đang làmthay đổi bản chất của kế toán, làm thế nào phát triển như Internet, thương mạiđiện tử, EDI, cơ sở dữ liệu, và làm thế nào để chuyển đổi cách thức tổ chứcthủ công sang tin học, hoàn thiện thiết kế và chức năng của hệ thống thông tin

kế toán để tăng thêm giá trị cho tổ chức Các tác giả cũng nêu khái niệm của

hệ thống thông tin kế toán bao gồm E-Business, cơ sở dữ liệu quan hệ, môhình hóa dữ liệu, thiết kế dữ liệu, kiểm soát hệ thống thông tin kế toán và gianlận máy tính, chi tiết các chu trình kinh doanh gồm: chu trình bán hàng và thutiền , cung ứng, sản xuất…

Tại Việt Nam, các vấn đề về hệ thống thông tin kế toán cũng được một

số tác giả nghiên cứu Nguyễn Thế Hưng (2006), Giáo trình Hệ thống thông

tin kế toán (Lý thuyết, bài tập và bài giải), Nhà xuất bản thống kê, đã trình

bày nội dung cơ bản về cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán, cáchthức tổ chức cơ sở dữ liệu dưới các góc độ khác nhau, xây dựng hệ thống

kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học, cách thức thực hiện và vận hành hệthống thông tin kế toán Ở góc độ khác, Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị

Hồng Hạnh (2011), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, nhà xuất bản Tài

chính, đã tiếp cận vấn đề từ khái quát đến cụ thể các nội dung của hệ thốngthông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa, mối quan hệ giữa hệ thốngthông tin kế toán với các hệ thông khách trong doanh nghiệp, mối quan hệgiữa các chu trình trong doanh nghiệp, các phương pháp xây dựng bộ mã,kiểm soát hệ thống thông tin kế toán, chức năng chính của từng chu trình,cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu và cung cấpthông tin kế toán Các tác giả cũng đã cụ thể hóa đến việc tổ chức kế toántheo chu trình nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên

cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chứcnăng nào để tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử lý, báo cáo hoặc phân quyền truycập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất trên nềntảng ứng dụng công nghệ thông tin

Trần Thị Song Minh (2010), Giáo trình kế toán máy, nhà xuất bản Đại

học Kinh tế Quốc Dân, khái quát hiệu quả quản lý của một doanh nghiệpphụ thuộc vào chất lượng hệ thống thông tin dựa trên máy tính của doanhnghiệp đó Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, dữ liệu về các hoạtđộng sản xuất kinh doanh rất nhiều và đa dạng, vấn đề là phải quản lý chúngmột cách hiệu quả, bằng cách xây dựng những hệ thống và truyền thông xử

lý thông tin đủ mạnh, nhằm cung cấp một cách chính xác và kịp thời thôngtin, làm cơ sở ra các quyết định quản trị Cụ thể hơn, tác giả sử dụng phầnmềm kế toán FAST để mô tả cách thức xử lý các nghiệp vụ kế toán trongmôi trường tin học

Dương Quang Thiện (2007), Tập 2 - Tin học hóa… Hệ thống thông tin

kế toán, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản trị xí nghiệp toàn tập,

nhà xuất bản tổng hợp TPHCM, chỉ cho biết cách thức vận hành hệ thốngthông tin kế toán trong một doanh nghiệp Các Business process cơ bản trongdoanh nghiệp được mô tả một cách chi tiết, để có thể phân tích thiết kế nhữngứng dụng cơ bản của một doanh nghiệp như tiêu thụ, hóa đơn, tồn kho cungtiêu, lao động tiền lương… Đầu ra cuối cùng của các ứng dụng này sẽ là căn

cứ dữ liệu tích hợp duy nhất dùng cho tất cả ứng dụng của doanh nghiệp Tácgiả cũng mô tả rõ ràng và chi tiết hệ thống thông in kế toán và tài chính liênquan đến lĩnh vực chức năng của doanh nghiệp (tiêu thụ và tiếp thị, quản lýsản xuất và vật tư, kế toán và tài chính…) để tích hợp dữ liệu khi xử lý phântán hoặc trên Internet

Một trong những việc quan trọng của đơn vị khi triển khai áp dụng kếtoán máy, cần phải xác định hệ thống các đối tượng, tài khoản kế toán và tổchức mã hóa các đối tượng, tài khoản kế toán sẽ quyết định mức độ chi tiếtthông tin cần cập nhật trên các chứng từ kế toán, cũng như mức độ hạch toánchi tiết của công tác kế toán Đào Văn Thành (2006)

Dương Quang Thiện (2007), Tập 3 – Hoạch định nguồn lực xí nghiệp

(Enterprise Resource Planning) ERP, nhà xuất bản tổng hợp TPHCM, khái

quát cách thức tạo dữ liệu hợp nhất cho doanh nghiệp, các ứng dụng trongtoàn doanh nghiệp sẽ sử dụng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất, nên dữ liệu

và thông tin sẽ nhất quán, chính xác và kịp thời Việc lên báo cáo kế toán vàtài chính cũng như phân tích có thể thực hiện một cách tức thời, không bị giớihạn theo định kỳ, hoặc theo địa lý hành chính phòng ban và chi nhánh

Nâng cao chất lượng thông tin kế toán, tích hợp các hệ thống rời rạchiện tại trở nên thống nhất sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn trong việc cắt giảmchi phí góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Một cách

tiếp cận khác của Trần Mậu Thông (2010) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế

toán tại Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Quảng Nam, Luận văn thạc sỹ Quản

trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng Ngoài ra, tác giả cho rằng cầnphải xây dựng các thủ tục trong quá trình hoàn thiện hệ thống thông tin kếtoán trong kiểm soát xử lý dữ liệu và kiểm soát kết xuất

Hoàng Giang và Lê Ngọc Mỹ Hằng (2006), Hoàn thiện tổ chức công

tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, đã trình bày cụ thể về

thực trạng công tác tổ chức kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tạicác doanh nghiệp thương mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế Trên

cơ sở đó, đã tiến hành phân tích, đánh giá rút ra được những điểm tích cực vànhững hạn chế của việc tổ chức kế toán doanh thu trong các doanh nghiệpthương mại, dịch vụ Từ đó, đưa ra các biện pháp nhằm góp phần hoàn thiệnchu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp này trong giai đoạn hiệnnay Thực trạng chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp thươngmại, dịch vụ có rất nhiều vấn đề cần phải bổ sung và điều chỉnh như: Vấn đềứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của các doanh nghiệp;Vấn đề mã hóa các đối tượng chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp;Vấn đề xây dựng hạn mức tín dụng đối với khách hàng và phương pháp xử lýkhi vượt quá hạn mức; vấn đề nhận biết các rủi ro trong quá trình xuất kho vàgiao hàng, lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu, thu tiền bán hàng và các biệnpháp kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế rủi ro, khái quát các vấn đề lý luận cơbản về hệ thống thông tin kế toán và chu trình bán hàng và thu tiền trong tổchức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Phạm vi nghiên cứu chỉgiới hạn ở các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mà chưa mở rộng nghiêncứu cho cả doanh nghiệp sản xuất

Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong Chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công ty Cổ phần PYMEPHARCO” là đề tài nghiên cứu riêng

về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền trong ngành

dược phẩm Dược phẩm là một loại hàng hóa rất đặc biệt bởi nó liên quantrực tiếp đến sức khỏe và mạng sống của người sử dụng Do vậy, việc sảnxuất và kinh doanh dược phẩm phải tuân thủ những quy định khắt khe của Bộ

y tế và các tiêu chuẩn thực hành tốt của Tổ chức y tế thế giới (GPs) Đề tài làkết quả kế thừa từ các công trình nghiên cứu của các tác giả nói trên để vậndụng vào doanh nghiệp dược phẩm Tạo điều kiện cho doanh nghiệp (và cácdoanh nghiệp cùng ngành nghề) thấy rõ vài trò thực sự của hệ thống thông tin

kế toán nói chung và cụ thể trong Chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng,nhằm nâng cao năng lực canh tranh, cắt giảm chi phí, tạo một hệ thống thôngtin kế toán hoàn chỉnh phục vụ hiệu quả cho các nhà quản lý

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Ở CÁC DOANH NGHIỆP1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ

thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, cácphương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,

xử lí và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanhnghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng

kì nhất định Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và

kiểm tra [15].

- Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời

về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về tài sản,nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp

- Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinhtrong doanh nghiệp như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phíphát sinh, trả lương cho công nhân…

- Quy trình xử lý: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn

cụ thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lí, phântích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống cácphương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghikép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cânđối kế toán Để thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự thamgia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kĩ năng và trình độ

nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lívới sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ

sở dữ liệu, sổ sách…)

- Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sửdụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các cấp quản trị cũngnhư phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp

Hình 1.1: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

Trong các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán, quy trình xử lí kế toán

là phức tạp nhất, vì vậy để hiểu rõ về hệ thống thông tin kế toán cần nắmđược quy trình xử lý kế toán trong một doanh nghiệp [15]

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp

Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn vàquá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một doanh nghiệp cần được tổ chứctheo một quy trình chặt chẽ và khoa học Trong điều kiện hạch toán thủ công,tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lídoanh nghiệp mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lí và cung cấpthông tin có thể khác nhau nhưng đều tuân theo quy trình xử lí như ở Hình1.2

Con người

Con người

Thông tin kế toán

Thông tin kế toán

Phần cứng

Phần cứng

Các quy trình, thủ tục

Các quy trình, thủ tục

Phần mềm

Dữ liệu

kế toán

Dữ liệu

kế toán

Hình 1.2: Quy trình kế toán trong doanh nghiệp

- Ghi nhận: Là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức

năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phátsinh trong doanh nghiệp

- Xử lí: Là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán Trên cơ sở các dữ

liệu trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lí và cung cấp thông tin theo yêucầu của quản lí

- Báo cáo: Đây là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lí kế

toán với đầu ra là các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin củangười sử dụng

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo Tài chính

Báo cáo Tài chính

Các sổ chi tiết

Các bảng tổng hợp chi tiếtCác bảng

tổng hợp chi tiết

Báo cáo

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Xử lí

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN CHI TIẾT

Ghi nhận

1.1.3 Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phứctạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mốiquan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo chohoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả

Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệthống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sảnxuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếucủa hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thôngtin kế toán Các hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vàocho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kếtoán có nhiệm vụ xử lí chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các

bộ phận để thực hiện chức năng của mình Ví dụ, hệ thống thông tin kế toáncung cấp thông tin về tình hình vật tư tồn kho cho bộ phận cung ứng, thôngtin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng,

MI S

Hệ thống thông tin bán hàng

Hệ thống thông tin sản xuất

Hệ thống thông tin tài chính

Hệ thống thông tin nhân sự

AI S

Hình 1.3: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống

thông tin khác trong doanh nghiệp

Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tinchức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lí hoàn chỉnh phục vụ yêucầu quản trị doanh nghiệp Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quảntrị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt đượccác mục tiêu đề ra

1.1.4 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình

Tuy khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếutrong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình gồm: Chu trìnhbán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình chuyển đổi

- Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng

- Kiểm tra tín dụng và tồn kho

- Xuất kho giao hàng

- Yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ

- Lập, xét duyệt và gửi đơn hàng đến nhà cung cấp

- Nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa

- Chấp nhận thanh toán

- Thanh toán tiền nhà cung cấp

- Theo dõi nợ phải trả

- Ghi sổ và lập báo cáo

- Dự báo nhu cầu tiền

- Phát hành cổ phiếu cho nhà đầu tư

Mục đích của việc tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình là nhằm:

- Chia sẻ thông tin cho các chức năng, bộ phận trong cùng chu trình;

- Phối hợp thực hiện một chức năng, nhiệm vụ một cách trọn vẹn đạtđược hiệu quả cao nhất Mỗi bộ phận, cá nhân trong hệ thống không chỉ cố

gắng để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình và của bộ phận mình màhơn thế nữa cần phải am hiểu công việc của bộ phận khác nhằm phối hợp, hỗtrợ cho các bộ phận có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp để hoàn thành nhiệm

vụ của chu trình Có như vậy, mục tiêu của chu trình nói riêng và của toàndoanh nghiệp nói chung mới được hoàn thành đạt hiệu quả cao nhất;

- Kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận, phục vụ chocông tác kiểm soát nội bộ trong từng chu trình và trong toàn doanh nghiệp;

- Là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhântrong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để xây dựng hệ thống kếtoán trách nhiệm

Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình đặt ra yêu cầuphải ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lí, trao đổi thông tingiữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp Để hệ thống thông tin kếtoán thể hiện vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, việc thựchiện tin học hóa kế toán trở nên quan trọng và cần thiết [15]

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền và các yêu cầu quản lý

Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhậnnhững sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng.Các công việc ghi nhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn

ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanhnghiệp ngừng hoạt động Nếu doanh nghiệp thiết kế chu trình bán hàng và thutiền một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽđảm bảo nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiệnnhanh chóng, chính xác và được kiểm soát tốt

Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình bán hàng và thu tiền:(1) hệ thống xử lý bán hàng và (2) hệ thống xử lý thu tiền Để thực hiện haichức năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thông thường có hai bộ phận trựctiếp tham gia thực hiện chu trình này là phòng kinh doanh và phòng kế toán.Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng để thực hiện phối hợp nhịpnhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như tham giagiữa hai bộ phận với nhau.

Các yêu cầu quản lý của chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm:

- Đối với nghiệp vụ bán hàng là (1) bán đúng (đúng khách hàng / đúnggiá / đúng hàng) (2) bán đủ (đủ số lượng hàng thỏa thuận) và (3) bán kịp thời(kịp thời hạn để cam kết);

- Đối với nghiệp vụ thu tiền yêu cầu đặt ra là phải (1) thu đúng (đúngngười / đúng lô hàng), (2) thu đủ (thu đủ số tiền cần phải thu) và (3) thu kịpthời (không để khách hàng nợ quá hạn)

Bên cạnh hai chức năng chính là bán hàng và thu tiền, việc ghi nhậnđối chiếu và báo cáo tình hình tiêu thụ phải đảm báo đúng, đủ, kịp thời, ngắngọn, dễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán

1.2.2 Tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ

a Hệ thống chứng từ

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán (Khoản 7,điều 4 - Luật kế toán) [8]

Việc vận dụng chế độ chứng từ kế toán phải dựa trên các nguyên tắclập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra chứng từ kế toán;ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy địnhtrong chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam

Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thốngchứng từ hướng dẫn

Đối với hệ thống chứng từ bắt buộc, căn cứ vào danh mục chứng từ kếtoán và mẫu biểu của hệ thống chứng từ quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn loạichứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị Căn cứ vào thực tế hoạt động,doanh nghiệp có thể sửa đổi hoặc giảm bớt các chỉ tiêu trên chứng từ và đăng

ký với Bộ Tài chính trước khi sử dụng

Hệ thống chứng từ được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiềnbao gồm:

 Giấy giao hàng hay Giấy xác nhận thực hiện dịch vụ

Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp xây dựng hệ thốngchứng từ nội bộ phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh của mình Căn cứvào hệ thống chứng từ đã xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp

lệ và hợp pháp, các yếu tố trong chứng từ phải được thể hiện đầy đủ, sau đóchứng từ sẽ được phân loại, việc phân loại tốt chứng từ sẽ tạo điều kiện tốtcho việc ghi sổ kế toán

b Quy trình luân chuyển chứng từ

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liênquan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau Cho nên cần phải

có quy trình luân chuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức

ghi nhận và xử lý thông tin Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cầncăn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lýđối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, đảm bảo cho chứng từ vậnđộng qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lắp,

bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vèo… Sau khi sử dụng chứng từ để ghi sổ,chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán Cơ sở để xây dựng

hệ thống chứng từ kế toán là chế độ chứng từ kế toán, đặc điểm vận động củacác đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý củadoanh nghiệp Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ chodoanh nghiệp, nhưng cách tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chutrình kinh doanh

Hình 1.4: Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng và thu tiền

(2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng (8) Lập hóa đơn

(3) Kiểm tra hàng tồn kho (9) Theo dõi phải thu khách hàng

(5) Chuẩn bị giao hàng (11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo (6) Giao hàng và vận chuyển hàng

 Bộ phận kinh doanh: Có chức năng xác định và thỏa mãn nhu cầu

khách hàng, thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây

dựng kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc kháchhàng Mục tiêu của phòng kinh doanh là tối đa hóa doanh số thực hiện và tốithiểu chi phí trong hoạt động bán hàng Hệ thống thông tin bán hàng bao gồmcon người, thiết bị và quy trình nhằm thu thập, xử lý và cung cấp những thôngtin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc phối hợp giữa các cá nhân, bộ phậntrong quá trình bán hàng.

 Bộ phận kế toán: Ghi nhận, xử lý, phân tích, lưu trữ các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động hàng hóa, doanh thu theo từngkhách hàng, từng thị trường, theo dõi công nợ theo từng khách hàng, ghi nhậnđầy đủ các khoản thuế liên quan đến quá trình tiêu thụ, tiền mặt, tiền gửi ngânhàng, chi phí xác định kết quả tiêu thụ…, cung cấp thông tin cho bộ phận bánhàng và nhà quản trị các cấp thông qua các báo cáo thích hợp

Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định bằngvăn bản mô tả quy trình, sau đó trình bày dưới hình thức lưu đồ chứng từ vàđính kèm tất cả các mẫu biểu có liên quan Nguyên tắc khi thiết kế quy trìnhlập và luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quátrình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát nhắm đảm bảo tất cả dữ liệu đềuđược ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời, tài sản được an toàn Quy trình lậpluân chuyển chứng từ cần được xây dựng dựa trên các chức năng của quátrình xử lý, không nên gắn chặt với một bộ phận hay một con người cụ thểnhắm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán

1.2.3 Tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý

a Tổ chức dữ liệu

Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thốngthông tin quản lý của một doanh nghiệp Thông tin do kế toán cung cấp cóảnh hưởng đến hoạt động của toàn doanh nghiệp nên việc tổ chức dữ liệu kếtoán ban đầu, thực hiện xử lí và cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác,

khoa học, hợp lí và có hiệu quả [15].

Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặtchẽ với nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lí toàn bộ các dữ liệu vàthông tin kế toán Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò như

bộ sổ kế toán trong điều kiện hạch toán trên máy tính Toàn bộ dữ liệu kếtoán, bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mớiphát sinh trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tậptin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán Mỗi tập tin gồm nhiều trường vànhiều mẫu tin (bản ghi) Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lí củacác đối tượng hay các nghiệp vụ Mỗi một mẫu tin mô tả các thuộc tính củamột đối tượng hay một nghiệp vụ xác định Theo tính chất của dữ liệu chứatrong mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể đượcphân thành các tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, các tập tin biếnđộng, các tập tin tồn và các tập tin báo cáo

- Tập tin hệ thống: Các tập tin hệ thống được thiết kế để lưu trữ các thông số của hệ thống đã khai báo trong phần khởi tạo, bao gồm các thông tin chung liên quan đến doanh nghiệp, các phương pháp hạch toán và các hình thức sổ kế toán được lựa chọn, các quyền truy cập của từng người…

- Tập tin danh mục từ điển: Nội dung các tập tin danh mục lưu trữ dữ liệu về các đối tượng quản lí của kế toán, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kì kế toán như các loại vật tư, hàng hóa, tài sản, công nợ, ngoại tệ… Thông thường, các bộ mã và các thuộc tính liên quan đến bộ mã được lưu giữ trong các tập tin danh mục từ điển Các tập tin danh mục từ điển được tạo ra và cập nhật nội dung ngay từ đầu khi chuẩn bị đưa phần mềm kế toán vào sử dụng Các tập tin danh mục từ điển tồn tại trong suốt quá trình

sử dụng, khai thác phần mềm kế toán và thường xuyên được cập nhật thêm

đối tượng mới phát sinh Các tập tin danh mục từ điển trong hệ thống cơ sở

dữ liệu được kế toán khai thác và sử dụng thường bao gồm:

- Tập tin danh mục tài khoản: Được thiết kế để quản lí toàn bộ các tài

khoản (bao gồm các tài khoản tổng hợp và một số tài khoản chi tiết) mà

doanh nghiệp sử dụng Trong tập tin này, mỗi mẫu tin chứa đựng dữ liệu vềcác thuộc tính và nội dung của một tài khoản Kế toán phải thực hiện việckhai báo các tài khoản sử dụng cũng như số dư ban đầu của tài khoản trướckhi triển khai ứng dụng phần mềm kế toán Trong quá trình sử dụng, khai thác

hệ thống, kế toán có thể cập nhật, bổ sung thêm các tài khoản mới khi có phátsinh

- Tập tin danh mục vật tư: Được sử dụng để quản lí bộ mã vật tư, hàng

hóa của doanh nghiệp Trong tập tin này, mỗi mẫu tin lưu trữ dữ liệu về mã vàcác thuộc tính của một vật tư, hàng hóa cụ thể

- Tập tin danh mục khách hàng: Được thiết kế và xây dựng để quản lí

bộ mã khách hàng và các thuộc tính của khách hàng

- Tập tin danh mục nhà cung cấp: Được thiết kế và xây dựng để quản lí

bộ mã nhà cung cấp và các thuộc tính của nhà cung cấp

- Tập tin danh mục nhân viên: Được thiết kế và xây dựng để quản lí bộ

mã nhân viên và các thuộc tính của từng nhân viên

- Tập tin danh mục bộ phận: Được thiết kế và xây dựng để quản lí bộ

mã phòng ban, phân xưởng, xí nghiệp trực thuộc

- Tập tin danh mục chứng từ: Được thiết kế và xây dựng để quản lí bộ

mã chứng từ doanh nghiệp sử dụng Trong tập tin này, mỗi mẫu tin chứa đựng

mã và tên của một loại chứng từ cụ thể

- Tập tin danh mục nghiệp vụ: Được thiết kế và xây dựng để quản lí bộ

mã các nghiệp vụ kinh tế thường hay phát sinh tại doanh nghiệp Trong tập tinnày, mỗi mẫu tin chứa đựng dữ liệu về mã chi tiết của một nghiệp vụ kinh tế

cụ thể, với các cặp định khoản Nợ - Có tương ứng Trong quá trình khai thác

sử dụng phần mềm, người nhập liệu chỉ cần chọn trong danh mục loại nghiệp

vụ kinh tế phát sinh, máy tính sẽ thực hiện các định khoản và ghi nhận các búttoán một cách tự động

Ngoài ra, còn có danh mục kho, danh mục tài sản cố định, danh mụcngân hàng, cổ đông…

b Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý

Xây dựng bộ mã của các đối tượng kế toán là một nội dung rất quantrọng trong quá trình ứng dụng tin học hóa công tác kế toán tại các doanhnghiệp Sự thành công và hiệu quả của việc sử dụng, khai thác một phần mềm

kế toán phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng các bộ mã của các đối tượng kếtoán Vì vậy, để công tác mã hóa thông tin mang tính khoa học, tạo thuận lợicho việc quản lý dữ liệu, cập nhật số liệu và nhất là truy xuất thông tin, yêucầu bộ mã được xây dựng phải đảm bảo các yếu tố: gọn, dễ nhớ, dễ bổ sung,nhất quán trong tên gọi các đối tượng được mã hóa

o Có độ dài gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản

lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng Vì vậy, muốn xácđịnh độ dài của bộ mã cần phải phân loại đối tượng Trên cơ sở phân loại này,

ta định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp

o Dễ nhớ: Thông thường mã hóa là một loạt các ký hiệu khó nhớ, nhất

là đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô hoạt động lớn, nghiệp vụ kinh tếphát sinh nhiều và thường xuyên Việc đặt mã số phải mang các đặc điểmnhằm giúp người quản lý gợi nhớ Điều này, giúp việc truy xuất thông tinthuận lợi và nhanh chóng Muốn vậy dữ liệu được mã hóa để đưa vào máyphải theo một logic và qui tắc nhất định theo yêu cầu của người quản lý, phầnnày sẽ được cụ thể hóa trong nội dung thiết kế bộ mã thông tin kế toán

o Dễ bổ sung: yêu cầu này đòi hỏi bộ mã phải đủ dài để khi có bất kỳ

phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã được Điều này ngăn ngừatình trạng bộ mã sẽ quá tải, không đủ chứa khi lượng vật tư, hàng hóa hoặckhách hàng tăng lên ngoài dự kiến

o Tính nhất quán (trong ghi chép tên khách hàng hoặc vật tư, hàng

hóa): Yêu cầu này đòi hỏi một khách hàng hoặc loại vật tư, hàng hóa chỉ đượcthống nhất một tên gọi Bởi vì một mặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽgây nhầm lẫn trong việc mã hóa, cập nhật và truy xuất dữ liệu Nhất là khi bộ

mã lớn khoản vài nghìn mẩu tin, thì việc một mặt hàng, hoặc khách hàng cónhiều tên gọi sẽ dẫn đến có nhiều mã số cho nó, và như vậy sẽ có nhiều kếtquả cho cùng một đối tượng được quản lý, mà kết quả nào cũng bị sai lệch

Việc mã hóa thông tin trên máy vi tính rất đa dạng, tùy theo tính chất,đặc thù và công dụng của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chúng cầnphải được thiết lập bộ mã riêng sao cho phù hợp Ở đây, tác giả giới thiệu việcthiết kế một số bộ mã kế toán cơ bản nhất mà trong chu trình bán hàng thutiền cần phải có

 Bộ mã khách hàng: Đây là bộ mã khá quan trọng và được sử dụng

thường xuyên, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi tiết công nợ khách hàng Đốitượng khách hàng mã hóa ở đây bao gồm: công nợ với người ngoài doanhnghiệp, công nợ nội bộ doanh nghiệp (kể cả cấp trên và cấp dưới doanhnghiệp) Theo mục đích và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể xây dựngphần hành kế toán quản lý công nợ theo các đặc điểm sau:

- Quản lý công nợ tổng hợp thực hiện chung cho tất cả các khách hàng,hay ta có thể gọi là số tổng hợp công nợ theo từng tài khoản Dữ liệu thườngđược truy xuất vào cuối kỳ quyết toán (quý năm) nhằm xác định được số nợphải thu, phải trả của từng khách hàng cho từng tài khoản công nợ mà doanhnghiệp đang quản lý

- Chi tiết công nợ khách hàng quản lý theo thời gian, phần này đượcthiết kế nhằm theo dõi công nợ riêng cho một khách hàng như một bảng liệt

kê lý lịch công nợ giao dịch từ khi phát sinh đến khi kết thúc thanh lý Nógiúp ta thuận tiện theo dõi và đối chiếu công nợ một cách thường xuyên.Thông tin có thể truy xuất trong suốt thời gian phát sinh công nợ đến thờiđiểm cần truy xuất, hoặc trong một giai đoạn bất kỳ nhất định nào đó củacông nợ mà ta đang quản lý

Bộ mã bao gồm một số ký tự mà độ dài của nó được xây dựng theo yêucầu về quy mô quản lý của doanh nghiệp Chẳng hạn, hai ký tự đầu tiên thểhiện loại nhóm khách hàng đang theo dõi; hai ký tự tiếp theo thể hiện khu vựcđịa lý của khách hàng Các ký tự còn lại dùng tên cụ thể của khách hàng

 Bộ mã vật tư hàng hóa:

Đặc tính của việc của việc quản lý vật tư, hàng hóa có liên quan đếnquản lý kho hàng và sau đến là quản lý theo chủng loại hàng, nhóm hàng,thương hiệu và tên từng mặt hàng Cách xây dựng bộ mã vật tư hàng hóacũng tương tự như mã khách hàng nhưng chi tiết hơn, nên đòi hỏi ký tự bộ mãphải nhiều hơn

1.2.4 Tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền

Hình 1.5 trình bày sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình của chu trìnhbán hàng và thu tiền gồm 4 nút xử lý tương ứng với 4 chức năng cơ bản sau:(1) tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng, (2) chuẩn bị hàng, vậnchuyển hàng và giao hàng cho khách, (3) lập hóa đơn, theo dõi thanh toán vàthu tiền và (4) phân tích tình hình tiêu thụ Mỗi nút sẽ tượng trưng cho mộttrong bốn công đoạn xử lý của chu trình bán hàng và thu tiền, và như thế sẽxuất hiện những luồng dữ liệu bổ sung nối liền các nút này

Hình 1.5: Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng và thu tiền

a Tổ chức thông tin quy trình xử lý đơn đặt hàng

Trước tiên quy trình này chịu hỗ trợ của các công việc thường nhậtmang tính lặp đi lặp lại của phòng kinh doanh, tín dụng và giao hàng bằng cácthu thập, ghi chép và lưu trữ dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ tiêu thụ Mộtbiểu mẫu đơn hàng phải thu thập các dữ liệu thiết yếu liên quan đến kháchhàng và các mặt hàng đặt mua, điều đó đem lại thuận lợi trong qui trình duyệtxét tín dụng đối với khách hàng, và giúp đảm bảo hàng sẽ gửi tận tay kháchhàng theo đúng thời hạn Toàn bộ quy trình xử lý bán hàng được thể hiện quahình 1.6

Hình 1.6: Tổ chức thông tin trong quy trình xử lý bán hàng

 Nhận đơn đặt hàng:

Đây là khâu đầu tiên của chu trình bán hàng và thu tiền , thường đượcthực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh Đặt hàng của kháchhàng có thể ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng điềnvào mẫu đơn đặt hàng in sẵn hoặc khách hàng các yêu cầu đặt hàng quaemail, gọi điện thoại, điền vào các mẫu đơn đặt hàng trên website của côngty… Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp khách hàng để

nhận được các đơn đặt hàng Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận mộtcách cụ thể và chính xác về chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng,thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các điều kiện thanh toán, vận chuyểnhàng hóa… Đây chính là các thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước côngviệc tiếp theo của chu trình Điều quan trọng là dữ liệu cần thiết cho việc xử

lý một đơn hàng phải được thu thập và ghi nhận một cách chính xác Do đó,các bước sau đây phải được tiến hành để đảm bảo chính xác hoàn toàn:

 Kiểm tra hợp lệ tài khoản khách hàng và các mã số mặt hàng bằng

cách so khớp với thông tin trên các tập tin chính khách hàng và hàng tồn kho

 Kiểm tra đầy đủ thông tin bảo đảm là tất cả các thông tin về cần

thiết, bao gồm địa chỉ nhận hàng và địa chỉ nhận hóa đơn của khách hàng phải

có thật

 Kiểm tra tính hợp lý số lượng đặt hàng so với số lượng trong quá khứ

đối với mặt hàng và khách hàng [13]

Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì dữ liệu được ghi vào hai tập tin

Đơn đặt hàng và Chi tiết đơn đặt hàng Trong tập tin đơn đặt hàng, các

thông tin chung trong mỗi đơn đặt hàng được ghi nhận trên một mẫu tin duynhất Do mỗi đơn đặt hàng có thể liên quan đến nhiều loại hàng hóa cụ thể, dovậy các thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa được ghi nhận trên tập tin chitiết đơn đặt hàng Mối liên hệ giữa hai tập tin này được thiết lập qua trường

khóa “Số đơn đặt hàng”.

 Kiểm tra tín dụng và tồn kho:

Khi đơn đặt hàng được nhập vào máy, chương trình sẽ tự động kiểm tratín dụng từ dữ liệu công nợ khách hàng để xác định khách hàng có đủ điềukiện để mua chịu tiếp đơn hàng này hay không Thông tin về tình hình công

nợ của từng khách hàng đến thời điểm hiện tại được cập nhật theo thời gian

thực vào trường “Số dư công nợ hiện tại” trên tập tin Danh mục khách

hàng Nếu một đơn đặt hàng được nhận từ khách hàng thường xuyên thì

thông tin tín dụng liên quan đến khách hàng đã có sẵn trong cơ sở dữ liệucông ty Thông tin này được tóm tắt trong bản đánh giá khả năng chi trả (nhưlà: xuất sắc, tốt, không tốt) hoặc là một giới hạn tín dụng (ví dụ khách hàngchỉ được phép nợ tối đa 50.000.000 đồng) Nếu một đơn đặt hàng của mộtkhách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặt biệt thì nhân viên phải báocáo nhà quản lý xem xét từng trường hợp Ngược lại, tổng mức nợ của kháchhàng lớn hơn hạn mức tín dụng cho phép, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầukhách hàng thanh toán bớt nợ cũ trước khi thực hiện đơn hàng mới Việckiểm tra có thể thực hiện thông qua việc so sánh giữa hạn mức tín dụng cótrong bản ghi khách hàng với giá trị ước tính của đơn hàng hiện tại Nếu giátrị đơn hàng này không làm cho số dư nợ của khách hàng vượt quá hạn mứccho phép, đơn hàng sẽ được chấp nhận và lưu trữ trong hồ sơ đơn đặt hàng.Ngược lại, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán khoản nợ cũhoặc trình lên trưởng phòng kinh doanh xem xét để ra quyết định cuối cùng

Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cần phải xácđịnh lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời điểmgiao hàng Do vậy bước tiếp theo nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra lượnghàng tồn kho Thông thường doanh nghiệp phải duy trì một mức tồn kho nhấtđịnh để đảm bảo an toàn cho việc tiêu thụ Trong trường hợp hệ thống thôngtin được thiết kế tốt, lượng hàng dự trữ có thể giảm xuống đến mức thấp nhất

và nhân viên bán hàng được quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho của các mặthàng để xác định lượng hàng hiện có, số lượng hàng đang trên đường về cũngnhư thời điểm dự kiến hàng về đến kho

Khi nhân viên bán hàng nhập dữ liệu xong, chương trình cho phép inlệnh bán hàng để lưu vào hồ sơ của bộ phận bán hàng và chuyển đến các bộphận khác để tiếp tục thực hiện chu trình bán hàng Thông thường, một liên

của lệnh bán hàng được chuyển đến bộ phận kho để bộ phận quản lý kho xuấthàng (đóng vai trò như phiếu xuất kho), một liên của lệnh bán hàng đượcchuyển đến bộ phận chuẩn bị hàng và đóng gói, một liên chuyển bộ phận lậphóa đơn để bộ phận này theo dõi, chuẩn bị lập hóa đơn khi nhận được đầy đủcác chừng từ giao hàng và một liên đóng vai trò thông báo chấp nhận đơn đặthàng gửi đến khách hàng

b Tổ chức thông tin quy trình giao hàng

Hình 1.7: Tổ chức thông tin trong quy trình giao hàng

 Lập lệnh bán hàng: Đơn đặt hàng sau khi được chấp nhận sẽ là cơ

sở để lập lệnh bán hàng Lệnh bán hàng do bộ phận bán hàng lập, được in ranhiều liên và chuyển đến cho bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình.Lệnh bán hàng thể hiện đầy đủ các thông tin về tên các loại hàng hóa, đơn vịtính, số lượng, các thông tin về khách hàng (tên, đơn vị), địa chỉ giao hàng,thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán Thông thường, một bản sao củalệnh bán hàng sẽ được gửi cho khách hàng như một sự chấp nhận đơn đặthàng và xác nhận lại các thông tin về điều kiện giao hàng Một liên của lệnhbán hàng được chuyển đến bộ phận chuẩn bị hàng để chuẩn bị, đóng gói Mộtliên của lệnh bán hàng được chuyển đến bộ phận kho để làm các thủ tục xuấtkho hàng hóa và đóng vai trò như phiếu xuất kho Một liên được lưu trữ tại bộphận bán hàng để tiếp tục xử lý, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động chođến khi hàng hóa được giao cho khách và thu được tiền Các liên còn lại củalệnh bán hàng được gửi đến bộ phận kế toán để bộ phận này biết và chuẩn bịlập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ và thu tiền bán hàng

 Chuẩn bị hàng: Thông tin trên lệnh bán hàng là cơ sở để bộ phận

chuẩn bị hàng thực hiện các công việc tiếp theo Sau khi nhận được lệnh bánhàng, nếu hàng đã có sẵn trong kho, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bịhàng hóa theo đúng số lượng, chủng loại, đóng gói và làm các thủ tục để xuấthàng cho khách Nếu lượng hàng thực tế tại kho không đủ để giao do hưhỏng, mất mát… hoặc phải thay thế bằng các loại hàng hóa tương đương thìlệnh bán hàng có thể phải được điều chỉnh, sửa đổi trước khi thực hiện Quytrình điều chỉnh, sửa đổi phải quay lại bộ phận bán hàng

 Xuất kho giao hàng: Đến ngày giao hàng, khách hàng có thể nhận

hàng tại kho hoặc doanh nghiệp chuyển hàng giao cho khách tại địa điểm chỉ

định Bộ phận giao hàng phải lập lập giấy báo gửi hàng để gửi kèm với hàng

hóa Giấy báo gửi hàng có thể là bản sao của phiếu xuất kho hoặc vận đơn

Hàng hóa có thể vận chuyển bằng phương tiện của doanh nghiệp hoặc thôngquan các đơn vị vận tải, các dịch vụ chuyển hàng, dịch vụ bưu điện…

Sau khi hàng hóa được chuẩn bị xong ở kho, nhân viên giao hàng truycập vào hệ thống để kiểm tra, đối chiếu và in ra phiếu giao hàng, Tại thờiđiểm này, thủ tục xuất hàng ra khỏi kho đã được hoàn tất, do vậy hệ thống cậpnhật dữ liệu trên phiếu xuất kho ghi vào dữ liệu xuất kho hàng hóa và dữ liệutồn kho hàng hóa

Dữ liệu sau khi được cập nhật và xử lý trên các cơ sở dữ liệu như đãtrình bày trên, chương trình sẽ in phiếu giao hàng Một liên của phiếu giaohàng kèm với hàng hóa sẽ giao cho khách hàng, một liên gửi cho bộ phận lậphóa đơn, một liên giao cho bộ phận vận chuyển cùng với vận đơn, một liên lưutại bộ phận quản lý kho hàng Vận đơn bao gồm phần lớn các dữ liệu từ nghiệp

vụ bán hàng, tuyến đường vận chuyển, cước phí vận chuyển và những dữ liệukhác cần thiết cho việc chuyển hàng Người vận chuyển có trách nhiệm chuyểnhàng tới cho khách hàng theo đúng yêu cầu ghi trong hợp đồng vận chuyển

c Tổ chức thông tin quy trình lập hóa đơn

Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửihàng được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn Nhân viên phụ trách lập hóa đơntruy cập dữ liệu trong hệ thống để tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu nhằmđảm bảo khớp đúng số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán hàng và đơn đặthàng của khách hàng Tiếp theo, chương trình sẽ truy cập vào dữ liệu giá bán

để truy xuất dữ liệu “Giá bán” để có được thông tin về giá và “Thuế suất

GTGT” của từng loại hàng hóa Đến thời điểm này toàn bộ dữ liệu liên quan

đến nghiệp vụ bán hàng (số lượng và giá trị của từng loại mặt hàng cũng như

số thuế GTGT phải nộp) đã có đầy đủ và thống nhất Chương trình sẽ lưu tất

cả những dữ liệu trên Hóa đơn GTGT vào dữ liệu hóa đơn, dữ liệu công nợkhách hàng