LUẬN văn LUẬT HÀNH CHÍNH một số GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CUỘC họp của ủy BAN NHÂN dân THỰC TIỄN tại HUYỆN VỊTHỦY, TỈNH hậu GIANG

Họp Họp là một hình thức giao tiếp, là một nhóm người tập trung lại với nhau với mục đích để thảo luận, tranh luận hoặc quyết định.1 Nhằm huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghi

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CUỘC

HỌP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN - THỰC TIỄN

TẠI HUYỆN VỊ THỦY, TỈNH HẬU GIANG

Lớp: LK0963A1

Xin chân thành cảm ơn!

Cần Thơ, ngày 5 tháng 5 năm 2013

Người viết

Huỳnh Thị Quyền Trân

NHẬN XÉT CỦA THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Cần Thơ, ngày tháng năm

MỤC LỤC

Trang

LỜI NÓI ĐẦU 7

1 Tính cấp thiết của đề tài 7

2 Mục tiêu nghiên cứu 7

3 Đối tượng nghiên cứu 7

4 Phạm vi nghiên cứu 7

5 Phương pháp nghiên cứu 8

6 Kết cấu luận văn 8

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 9

1.1 Họp và các khái niệm liên quan đến họp 9

1.1.1 Họp 9

1.1.2 Các khái niệm liên quan đến họp 10

1.2 Phân loại cuộc họp ở cơ quan hành chính nhà nước 11

1.3 Hình thức cuộc họp ở cơ quan hành chính nhà nước 14

1.3.1 Họp tập trung 14

1.3.2 Họp trực tuyến 14

1.4 Tính chất của hoạt động hội họp 15

1.4.1 Tính hành chính 15

1.4.2 Tính pháp chế 15

1.4.3 Tính linh hoạt 15

1.5 Mục đích của hoạt động hội họp 16

1.6 Sự cần thiết của hoạt động hội họp trong cơ quan hành chính nhà nước 17

1.6.1 Đặc điểm của cơ quan hành chính nhà nước .17

1.6.2 Sự cần thiết của hoạt động hội họp trong cơ quan hành chính nhà nước 20

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP TRONG CƠ

QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 22

2.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển các quy định pháp luật về hội họp ở cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam 22

2.1.1 Giai đoạn từ năm 1945 đến trước năm 1990 22

2.1.2 Giai đoạn từ năm 1990 đến nay 24

2.2 Nguyên tắc của hoạt động hội họp 26

2.3 Đối tượng của hoạt động hội họp 28

2.3.1 Các cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ 29

2.3.2 Các cuộc họp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ 31

2.3.3.Các cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện 33

2.3.4 Họp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và tổ chức xã hội - nghề nghiệp trong cơ quan hành chính nhà nước 34

2.4 Nội dung của hoạt động hội họp 35

2.4.1 Những nội dung cần thực hiện khi chuẩn bị cuộc họp 35

2.4.2 Những nội dung cần thực hiện trong cuộc họp 37

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CUỘC HỌP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN – THỰC TIỄN TẠI HUYỆN VỊ THỦY, TỈNH HẬU GIANG 39

3.1 Khái quát chung về Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy 39

3.1.1 Tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy 39

3.1.2 Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy 41

3.2 Thực trạng hoạt động hội họp của Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy 41

3.2.1 Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy 41

3.2.2 Một số hoạt động hội họp phổ biến của Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy 42

3.2.3 Sự cần thiết phải tổ chức cuộc họp của Uỷ ban nhân dân huyện Vị Thủy 47

3.2.4 Quy trình chung tổ chức một cuộc họp của Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy 48

3.2.5 Chất lượng cuộc họp của Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy 52

3.3 Một số giải pháp nâng cao chất lượng cuộc họp của Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy 54

3.3.1 Giảm bớt số lượng cuộc họp 55

3.3.2 Nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp 55

3.3.3 Họp trực tuyến 59

3.3.4 Hiệu quả mang lại từ việc nâng cao chất lượng các cuộc họp của Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy 60

KẾT LUẬN 63

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Họp là hoạt động rất quan trọng và diễn ra thường xuyên tại các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nước Thông qua đó, Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong cơ quan mình theo quy định

Tuy nhiên, thời gian qua, tình trạng họp nhiều vẫn chưa được khắc phục, chất lượng cuộc họp lại chưa tốt Điều đó cho thấy, hội họp tại các cơ quan hành chính nói chung và ở Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy, tỉnh Hậu Giang nói riêng đã trở thành vấn

đề bức xúc, cần khắc phục bằng những giải pháp mang tính khoa học, phù hợp với thực

tiễn Với mục đích đó, người viết thực hiện nghiên cứu đề tài “Một số giải pháp nâng

cao chất lượng cuộc họp của Ủy ban nhân dân – thực tiễn tại huyện Vị Thủy, tỉnh Hậu Giang”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của đề tài nhằm đưa ra các cơ sở lý luận, những quy định pháp lý về hội họp, bên cạnh đó đánh giá thực trạng hội họp hiện nay và từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm giảm bớt số lượng cuộc họp, nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp của Ủy

ban nhân dân huyện

3 Đối tượng nghiên cứu

Về đối tượng nghiên cứu là các cuộc họp của cơ quan hành chính địa phương cấp huyện, cụ thể là huyện Vị Thủy, tỉnh Hậu Giang, do áp lực của quản lý nhà nước ở địa phương là không nhỏ, cũng là cấp quyết định nhiều chính sách, tổ chức triển khai nhiều chương trình, dự án của địa phương nên yêu cầu nghiên cứu giảm hội họp và nâng cao chất lượng cuộc họp là cần thiết

4 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là các cuộc họp của Ủy ban nhân dân huyện Vị Thủy, tỉnh Hậu Giang, có các thành viên của Ủy ban nhân dân huyện tham dự hoặc chủ

trì Các giải pháp cũng tập trung đề xuất dành cho các cuộc họp của Ủy ban nhân huyện

Vị Thủy và các cuộc họp cấp huyện Tuy nhiên, nhiều giải pháp cũng dùng chung cho các cấp

5 Phương pháp nghiên cứu

Đối với đề tài người viết đã chọn là vấn đề về hội họp thuộc lĩnh vực quản lý hành chính, người viết sử dụng phương pháp nghiên cứu lý luận trên tài liệu, sách vở, phương

pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, phân tích luật viết, sưu tầm số liệu thực tế, thống kê…

6 Kết cấu luận văn

Sau quá trình nghiên cứu, nội dung chính của đề tài người viết trình bày với bố cục như sau:

+ Chương 1 là chương trình bày những cơ sở lý luận của đề tài Đó là các khái niệm, sự phân loại, hình thức, tính chất, mục đích, sự cần thiết làm cơ sở nghiên cứu

+ Chương 2 trình bày những cơ sở pháp lý của đề tài Gồm có sơ lược quá trình hình thành những quy định pháp lý về hội họp, nguyên tắc, đối tượng, nội dung của những quy định về hội họp

+ Chương 3 trình bày về thực trạng và đưa ra một số giải pháp cho đề tài Gồm có khái quát chung về địa phương thực hiện đề tài, thực trạng tổ chức hội họp của địa phương và đề xuất một số giải pháp cụ thể

Qua quá trình nghiên cứu, tiếp cận với những quy định của pháp luật, cùng với sự hướng dẫn của giáo viên, người viết đã nghiên cứu, trình bày một số vấn đề trong quy định của pháp luật và những bất cập khi áp dụng vào thực tiễn, từ đó đề ra hướng hoàn thiện hơn nữa về vấn đề này Mặc dù có nhiều cố gắng trong việc nghiên cứu, thu thập tài liệu, số liệu về đề tài này nhưng do đây là đề tài khá mới, rộng kết hợp với việc hạn chế về khả năng và chưa có những số liệu thống kê cụ thể nên khi thực hiện đề tài này còn nhiều thiếu sót Người viết rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để có cơ hội hoàn thiện đề tài này

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP TRONG CƠ QUAN

HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1 Họp và các khái niệm liên quan đến họp

1.1.1 Họp

Họp là một hình thức giao tiếp, là một nhóm người tập trung lại với nhau với mục đích để thảo luận, tranh luận hoặc quyết định.1 Nhằm huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia để giải quyết những vấn đề phức tạp hay tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức hoặc truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện, các nhà quản lý phải tiến hành hội họp.2

“Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.”3

Họp là một trong những hình thức cơ bản, dạng hoạt động phổ biến và cần thiết của các tổ chức, cơ quan, trong đó có cơ quan hành chính nhà nước Họp là một phương thức làm việc của nền hành chính, là một biện pháp trong quản lý hành chính nhà nước Trong quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất quan trọng trong quá trình điều hành và quản lý xã hội Đối với một số nội dung quan trọng, việc họp là hình thức bắt buộc và được pháp luật quy định Họp là quá trình thảo luận, phổ biến thông tin tới nhiều người hoặc lấy ý kiến đóng góp của mọi người một cách nhanh chóng nhằm phân tích, giải quyết vấn đề, đưa ra kết luận, quyết định

Tóm lại, họp là cần thiết, quan trọng, chỉ có thể giảm, nâng cao chất lượng, không thể loại bỏ

1.1.2 Các khái niệm liên quan đến họp

Vấn đề hội họp không chỉ là phổ biến đối với các tổ chức, cơ quan nhà nước, mà đối với cơ quan hành chính nhà nước còn là cần thiết và quan trọng Tuy vậy, cơ sở lý luận liên quan đến họp chưa nhiều và cụ thể, người viết cũng chưa tìm thấy công trình nghiên cứu chính thức về mặt lý luận luật học đối với vấn đề hội họp để có thể tìm hiểu, nghiên cứu và nguồn trích dẫn rõ ràng, cụ thể, để có cái nhìn khái quát nhất liên quan đến vấn đề Về mặt văn bản pháp lý thì chỉ có Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ đưa ra một số giải thích từ ngữ về vấn đề hội họp ở cơ quan hành chính nhà nước Căn cứ theo đó gồm một số giải thích từ ngữ cụ thể như sau:

Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước

nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi

ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền

Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để

giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới

Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên

môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án

Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để

nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên

Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt,

thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội

Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá

tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm

vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước

Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để

đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng

Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến

kết luận cuộc họp

Người tham dự cuộc họp là người được triệu tập, người được mời họp hoặc người

đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc người được ủy quyền đi dự cuộc họp

Cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ là cuộc họp do Thủ tướng Chính phủ hoặc

Phó Thủ tướng Chính phủ chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật

Cuộc họp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ là cuộc họp do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng

cơ quan thuộc Chính phủ hoặc do Thứ trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Phó Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ được phân công

Cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân là cuộc họp do Chủ tịch hoặc Phó Chủ

tịch Ủy ban nhân dân chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc chức

năng, thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật

1.2 Phân loại cuộc họp ở cơ quan hành chính nhà nước

Họp gồm nhiều loại khác nhau như họp tổng kết, sơ kết, họp định kỳ, họp đột xuất, họp giao ban, họp chuyên môn, họp phổ biến triển khai công việc, họp tập huấn triển khai chính sách, họp làm việc với các cấp, với các cơ quan liên tịch, họp tham mưu, tư vấn, họp trao đổi thông tin, họp giải quyết vấn đề, phối hợp công tác Và bên cạnh đó cũng có nhiều cách phân loại cuộc họp khác nhau dựa trên các căn cứ khác nhau:

- Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý:

+ Họp bàn bạc, ra quyết định: Tùy theo tính chất, phạm vi, mức độ quan trọng mà

tổ chức họp với sự tham gia của các ngành, các cấp, các đối tượng có liên quan để thu

thập ý kiến nhằm phản ánh đúng đắn tình hình, tâm tư, nguyện vọng chung và đảm bảo cho các quyết định có tính khả thi cao

+ Họp phổ biến, triển khai nhằm mục đích phổ biến, quán triệt những tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra hoặc bàn bạc, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai những quyết định đã thông qua

+ Họp đôn đốc, kiểm tra nhằm kịp thời đánh giá kết quả việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắn kịp thời những lệch lạc (nếu có)

+ Họp sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa qua và đưa ra phương hướng cho những hoạt động tiếp theo

- Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp:

+ Họp định kỳ nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt, xử lý những thông tin mang tính thường xuyên (tuần, tháng, quý, năm…) liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị

+ Họp đột xuất nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt, xử lý những thông tin mang tính đột xuất, bất thường trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị

- Căn cứ vào hình thức tổ chức cuộc họp:

+ Họp chính thức được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo

+ Họp không chính thức được tổ chức trong diện, không công khai hoặc mang tính chất nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc không nên (hay chưa cần) phổ biến rộng rãi

Ngoài ra, còn căn cứ vào các tiêu chí khác cũng có thể có nhiều cách phân loại khác như: căn cứ vào tính chất, quy mô, mục đích cuộc họp…

Họp là một công việc rất quan trọng và luôn gắn bó mật thiết với các hoạt động thực tiễn của cơ quan hành chính nhà nước nên người viết dựa vào tính phổ biến và thường xuyên của các cuộc họp, người viết phân loại thành cuộc họp trao đổi thông tin,

trao đổi vấn đề và giải quyết vấn đề Đây là những loại cuộc họp diễn ra phổ biến và thường xuyên ở các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay, đặc biệt là ở các cơ quan hành chính địa phương

+ Họp trao đổi thông tin:

Họp trao đổi thông tin với hoạt động chủ yếu là phổ biến, truyền đạt, cung cấp thông tin Mục đích chủ yếu cũng là cung cấp thông tin, có trao đổi hay tranh luận ở mức

độ nhất định, không có vấn đề cần giải quyết Ví dụ: Họp phổ biến nghị quyết của Đảng, chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước

Qua cách phân loại và phân tích các cuộc họp của cơ quan hành chính nhà nước thì người viết nhận thấy có thể nhận thấy họp để giải quyết vấn đề là một trong những loại hình hội họp quan trọng nhất và mang tính thực tiễn cao, thông qua đó các công việc của

cơ quan hành chính đều được bàn bạc và giải quyết sau khi kết thúc cuộc họp

1.3 Các hình thức của hoạt động hội họp

1.3.1 Họp tập trung

Họp tập trung là hình thức họp truyền thống và phổ biến của các cơ quan nhà nước hiện nay, như họp Quốc hội, họp Hội đồng nhân dân… Họp tập trung cũng là hình thức họp phổ biến và thường xuyên của các cơ quan hành chính nhà nước, họp tập trung đem lại hiệu quả cao trong việc quyết các công việc của cơ quan hành chính nhà nước, tuy nhiên hình thức họp tập trung lại rất tốn kém thời gian, tiền bạc và chi phí đi lại của các đại biểu tham dự

Họp trực tuyến là hình thức họp sử dụng công nghệ cao, khoảng cách địa lí đã không còn là trở ngại quá lớn Sử dụng hình thức họp trực tuyến sẽ tiết kiệm so với cuộc họp tổ chức theo kiểu tập trung truyền thống; thực hiện một cách cụ thể chủ trương cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động, vừa thuận lợi cho công tác chỉ đạo, điều hành, vừa tiết kiệm thời gian, tiền bạc, chi phí đi lại, ăn ở, sinh hoạt cho các đại biểu tham dự

Hình thức họp trực tuyến sẽ tạo điều kiện để đưa công tác chỉ đạo, điều hành từ trung ương đến địa phương được nhanh chóng, đạt hiệu quả, càng có ý nghĩa quan trọng trong các trường hợp như giải quyết công việc thiên tai, dịch bệnh bất thường xảy ra…, góp phần phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành kịp thời, thông suốt từ trung ương đến địa phương Đồng thời hình thức họp trực tuyến cũng tạo lập môi trường làm việc trên mạng, đổi mới phương thức làm việc, thúc đẩy cải cách hành chính và hướng tới năng cao suất lao động, giảm chi tiêu công

4

Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Vĩnh Long, Áp dụng một số giải pháp để nâng cao chất lượng cuộc họp của Ủy

1.4 Tính chất của hoạt động hội họp

Qua phân tích và đánh giá các quy định về hội họp trong Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ, người viết nhận thấy rằng hoạt động hội họp trong cơ quan hành chính nhà nước có một số tính chất

cơ bản sau đây:

1.4.1 Tính hành chính:

Các hoạt động hội họp này được thực hiện bởi các cơ quan hành chính nhà nước nhằm giải quyết các công việc phát sinh trong khi thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước Việc hội họp là một công cụ thiết yếu trong việc quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước Vì vậy, có thể nói rằng hoạt động hội họp này mang tính hành chính

1.4.2 Tính pháp chế:

Các nội dung cụ thể của hoạt động hội họp đều được quy định một cách cụ thể trong Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ mà theo đó, các cơ quan hành chính nhà nước sẽ tổ chức và thực hiện theo Ví dụ như: Quy trình tổ chức cuộc họp được quy định từ Điều 10 đến Điều 19; Các vấn đề về cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ được quy định tại Điều 20 đến Điều 26…

Ngoài ra, trong Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ còn quy định một số trường hợp cấm tổ chức hội họp được quy định tại Điều 7, một số điều cấm khi tham dự vào các cuộc họp như: cấm nghe điện thoại, cấm tổ chức hội họp kết hợp với tham quan nghỉ mát… Nếu vi phạm những quy định này thì các cán bộ tổ chức, tham dự các buổi họp có thể bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật Do vậy, có thể kết luận các buổi hội họp trong cơ quan hành chính nhà nước có tính pháp chế

1.4.3 Tính linh hoạt

Tính linh hoạt của hội họp được thể hiện ở một số quy định về địa điểm tổ chức cuộc họp, thời gian tổ chức cuộc họp, thành phần tham dự cuộc họp được phép thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế, hoàn cảnh tổ chức buổi họp Ngoài ra, đối với các loại hội họp của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và tổ chức xã

hội - nghề nghiệp trong cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức này được quyền tự quyết định theo điều lệ của tổ chức Đây cũng là một điểm thể hiện sự linh hoạt trong quy định pháp luật về hội họp

1.5 Mục đích của hoạt động hội họp

Như vậy, thông qua việc tìm hiểu quy định về các loại cuộc họp của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, người viết nhận thấy rằng mỗi loại cuộc họp lại có một mục đích khác nhau Để người đọc có thể thuận tiện tìm hiểu, người viết xin liệt kê một

số loại cuộc họp với mục đích của chúng khi được tổ chức thực hiện trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước Cụ thể như sau:

Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi

ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền

Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới

Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án

Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên

Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội

Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm

vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước

Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng

1.6 Sự cần thiết của hoạt động hội họp trong cơ quan hành chính nhà nước

1.6.1 Đặc điểm của cơ quan hành chính nhà nước

Bộ máy nhà nước là một chỉnh thể thống nhất, được tạo thành bởi các cơ quan nhà nước Là một bộ phận cấu thành của bộ máy nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước có đặc điểm chung của cơ quan nhà nước Đặc điểm chung ấy là cơ sở để phân biệt cơ quan nhà nước với tổ chức xã hội Đồng thời, cơ quan hành chính nhà nước có những đặc thù

so với cơ quan khác của Nhà nước như Quốc hội, Chủ tịch nước, Hội đồng nhân dân, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân Có thể nói, cơ quan hành chính nhà nước là một hệ thống cơ quan trong bộ máy nhà nước được thành lập theo Hiến pháp và pháp luật, để thực hiện quyền lực nhà nước, có chức năng quản lý hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội một cách chủ yếu, thường xuyên và liên tục Cơ quan hành chính nhà nước là một loại cơ quan nhà nước, là một bộ phận cấu thành bộ máy nhà nước Do vậy, cơ quan hành chính nhà nước cũng mang đầy đủ các đặc điểm chung của các cơ quan nhà nước Cụ thể là:

- Cơ quan hành chính nhà nước hoạt động mang tính quyền lực nhà nước, được tổ chức và hoạt động trên nguyên tắc tập trung dân chủ Tính quyền lực nhà nước thể hiện

ở chỗ: Cơ quan hành chính nhà nước là một bộ phận của bộ máy nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước nhân danh nhà nước để hoạt động

- Mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều có một thẩm quyền nhất định, thẩm quyền này do pháp luật quy định, đó là tổng thể những quyền và nghĩa vụ cụ thể mang tính quyền lực, được nhà nước trao cho để thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình, cụ thể: Các cơ quan nhà nước tổ chức và hoạt động trên cơ sở pháp luật và để thực hiện pháp luật, trong quá trình hoạt động có quyền ban hành các quyết định hành chính thể hiện dưới hình thức là các văn bản pháp quy và các văn bản cá biệt, được thành lập theo quy định của Hiến pháp, luật, pháp lệnh hoặc theo quyết định của cơ quan hành chính nhà nước cấp trên, được đặt dưới sự kiểm tra, giám sát của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp và báo cáo hoạt động trước cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp, có tính độc lập và

sáng tạo trong tác nghiệp điều hành nhưng theo nguyên tắc tập trung dân chủ, nguyên tắc quyền lực phục tùng

- Về mặt thẩm quyền thì cơ quan hành chính nhà nước được quyền đơn phương ban hành văn bản quy phạm pháp luật hành chính và văn bản đó có hiệu lực bắt buộc đối với các đối tượng có liên quan; cơ quan hành chính nhà nước có quyền áp dụng các biện pháp cưỡng chế đối với các đối tượng chịu sự tác động, quản lý của cơ quan hành chính nhà nước

Ngoài việc mang đầy đủ những đặc điểm chung của cơ quan nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước còn mang những điểm đặc thù nhất định:

- Cơ quan hành chính nhà nước có chức năng quản lý hành chính nhà nước, thực hiện hoạt động chấp hành và điều hành trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Trong khi

đó các cơ quan nhà nước khác chỉ tham gia vào hoạt động quản lý trong phạm vi, lĩnh vực nhất định

- Cơ quan hành chính nhà nước nói chung là cơ quan chấp hành, điều hành của cơ quan quyền lực nhà nước:

+ Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước chỉ giới hạn trong phạm vi hoạt động chấp hành, điều hành Điều đó có nghĩa là cơ quan hành chính nhà nước chỉ tiến hành các hoạt động để chấp hành Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết của cơ quan quyền lực nhà nước trong phạm vi hoạt động chấp hành, điều hành của nhà nước

+ Các cơ quan hành chính nhà nước đều trực tiếp hoặc gián tiếp phụ thuộc vào cơ quan quyền lực nhà nước, chịu sự lãnh đạo, giám sát, kiểm tra của các cơ quan quyền lực nhà nước cấp tương ứng và chịu trách nhiệm báo cáo trước cơ quan đó

+ Các cơ quan hành chính nhà nước có quyền thành lập ra các cơ quan chuyên môn

để giúp cho cơ quan hành chính nhà nước hoàn thành nhiệm vụ

- Cơ quan hành chính nhà nước là hệ thống cơ quan có mối liên hệ chặt và có đối tượng quản lý rộng lớn Đó là hệ thống các đơn vị cơ sở như công ty, tổng công ty, nhà máy, xí nghiệp thuộc lĩnh vực kinh tế; trong lĩnh vực giáo dục có trường học; trong lĩnh vực y tế có bệnh viện Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước mang tính thường

xuyên, liên tục và tương đối ổn định, là cầu nối đưa đường lối, chính sách pháp luật vào cuộc sống Tất cả các cơ quan hành chính nhà nước có mối quan hệ chặt chẽ với nhau,

đó là mối quan hệ trực thuộc trên-dưới, trực thuộc ngang-dọc, quan hệ chéo tạo thành một hệ thống thống nhất mà trung tâm chỉ đạo là Chính phủ

- Là hệ thống cơ quan có lực lượng cán bộ, công chức quản lý đông đảo, trực tiếp, thường xuyên, liên tục nhất, có nhiều cấp, nhiều ngành trải dài từ trung ương đến địa phương Thể hiện:

+ Là hệ thống có các cán bộ nhà nước có thẩm quyền quyết định cá nhân và ban hành văn bản quy phạm pháp luật với số lượng nhiều nhất: Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành Thông tư

+ Do là cơ quan trực tiếp thực hiện việc quản lý nhà nước, có số lượng công việc thường xuyên, liên tục Hoạt động của Chính phủ là một ví dụ Mặc dù nhiệm kỳ của Chính phủ theo nhiệm kỳ của Quốc hội, nhưng khi Quốc hội hết nhiệm kỳ, “Chính phủ tiếp tục làm nhiệm vụ cho đến khi Quốc hội mới thành lập ra Chính phủ mới” (Điều 5, Luật tổ chức Chính phủ năm 2001)

- Cơ quan hành chính nhà nước có chức năng quản lý nhà nước dưới ba hình thức

là ban hành các văn bản chủ đạo, văn bản quy phạm và văn bản cá biệt trên cơ sở hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước cấp trên nhằm chấp hành, thực hiện các văn bản đó Mặt khác trực tiếp chỉ đạo, điều hành, kiểm tra hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước dưới quyền và các đơn vị cơ sở trực thuộc của mình

- Cơ quan hành chính nhà nước là chủ thể cơ bản, quan trọng nhất của Luật hành chính

Tóm lại, cơ quan hành chính nhà nước là bộ phận cấu thành của bộ máy nhà nước, trực thuộc cơ quan quyền lực nhà nước một cách trực tiếp hoặc gián tiếp, trong phạm vi thẩm quyền của mình thực hiện hoạt động chấp hành - điều hành và tham gia chính yếu vào hoạt động quản lý nhà nước.5

5

Phan Trung Hiền, giáo trình Luật hành chính Việt Nam, Khoa Luật, Trường Đại học Cần Thơ, 2009, tr 70-109

1.6.2 Sự cần thiết của hoạt động hội họp trong cơ quan hành chính nhà nước

Trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước họp là một trong những nội dung quan trọng và mang tính thường xuyên, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật Tổ chức một cuộc họp là một công việc rất cần thiết và luôn gắn bó mật thiết với các hoạt động thực tiễn của cơ quan hành chính nhà nước Trong quá trình triển khai chương trình, nhiệm vụ công tác của các cơ quan, bộ, ngành, đơn vị, địa phương thì việc tổ chức các cuộc họp là cần thiết, không thể thiếu:

- Họp là để trao đổi thông tin Thông qua cuộc họp các thành viên trong tập thể có thể trao đổi thông tin cần thiết với nhau

- Họp là để cung cấp thông tin Tổ chức cuộc họp cũng là để cung cấp thông tin đến các thành viên trong tập thể, đặc biệt là những người có trách nhiệm đối với thông tin được cung cấp, thường là các cuộc họp như quán triệt nghị quyết của Đảng

- Họp để thu thập thông tin Khi cần tổng hợp thông tin một cách đầy đủ và chính xác, Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước cần tiến hành cuộc họp để có thể tiếp nhận thông tin nhanh chóng và trực tiếp từ các thành viên của tập thể cơ quan, từ những thành viên phụ trách những lĩnh vực khác nhau hay những cá nhân phụ trách, được giao thu thập thông tin Đây là hoạt động rất cần thiết trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, bởi một cá nhân khó có thể nắm bắt, thu thập thông tin đầy đủ, chính xác và toàn diện từ nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau của toàn xã hội, của địa phương mình quản lý

- Họp để tham khảo ý kiến Đối với những vấn đề có nhiều cách giải quyết, có nhiều ý kiến trái chiều nhau thì cần phải tổ chức cuộc họp để tham khảo ý kiến lãnh đạo,

ý kiến các chuyên gia, người có kinh nghiệm để có thể cân nhắc kỹ càng, chính xác trước khi ra quyết định

- Họp để lấy ý kiến Đối với những vấn đề có nhiều ý kiến trái chiều nhau nếu muốn ra một quyết định giải quyết đảm bảo dân chủ buộc phải tổ chức cuộc họp lấy ý kiến đảm bảo sự thống nhất hoặc đa số

- Họp để giải quyết công việc, chủ yếu là phân công trách nhiệm giải quyết công việc nhanh chóng và trực tiếp

- Họp để quyết định vấn đề, là để đưa ra quyết định cuối cùng, quyết định ra sao và như thế nào đối với vấn đề đã và được đặt ra cần có một kết luận cuối cùng và dứt khoát, tránh bàn cãi, dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau, nảy sinh ra nhiều quan điểm khác nhau

- Họp để triển khai công việc

- Họp để kiểm soát và giám sát công việc được giao, đã phân công, giám sát hoạt động của các thành viên có trách nhiệm, đảm bảo đúng yêu cầu, đúng tiến độ, đúng trách nhiệm và đúng thẩm quyền

- Họp để đo lường kết quả so với yêu cầu đã đặt ra trước đó, để điều chỉnh cho phù hợp yêu cầu thực tiễn

- Họp để tổng kết công việc, rút ra bài học kinh nghiệm và định hướng cho những hoạt động tiếp theo

Tóm lại, họp là cần thiết và không thể thiếu, mục tiêu của các cuộc họp, các cuộc hội nghị mang ý nghĩa tích cực Đối với cơ quan hành chính nhà nước, các cuộc họp được xem là một công cụ hữu hiệu để chỉ đạo và điều hành công việc Trong công tác quản lý hành chính nhà nước, họp là phương thức làm việc của nền hành chính, là biện pháp trong quản lý hành chính nhà nước; họp phát huy một cách hiệu quả sức mạnh tập thể, chỉ có họp mới giải quyết được vấn đề, tạo được sự đồng thuận cao trong giải quyết công việc

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP TRONG CƠ QUAN

HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 2.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển các quy định pháp luật về hội họp ở cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam

Sự phát triển các quy định pháp luật về hội họp ở cơ quan hành chính Việt Nam đã trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, cùng chung với sự phát triển của cả hệ thống pháp luật Việt Nam Để người đọc có thể tiện nắm bắt thì người viết xin trình bày sơ lược và chia các giai đoạn như sau:

2.1.1 Giai đoạn từ năm 1945 đến trước năm 1990

Nước Việt Nam dân chủ cộng hòa được thành lập ngày 2/9/1945, đã đánh dấu nền độc lập của dân tộc Việt Nam trên thế giới Trong thời kỳ này, pháp luật của Việt Nam nói chung và pháp luật về hội họp chưa có điều kiện để phát triển hoàn chỉnh, do đất nước ta phải trải qua hai cuộc chiến với thực dân Pháp và đế quốc Mỹ Các quy định về hội họp, ta có thể tìm thấy trong một số văn bản pháp luật như Hiến pháp năm 1946; Sắc lệnh số 101-SL/L.003 ngày 20 tháng 5 năm 1957 của Chủ tịch nước; Quyết định số 76-

CP ngày 24 tháng 5 năm 1961 của Hội đồng Chính phủ; Quyết định số 118-QĐ ngày 17 tháng 12 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ

Hiến pháp năm 1946 quy định rằng: Nghị viện nhân dân mỗi năm họp hai lần do Ban thường vụ triệu tập vào tháng 5 và tháng 11 dương lịch Sắc lệnh số: 101-SL/L.003 ngày 20 tháng 5 năm 1957 của Chủ tịch nước quy định rằng quyền tự do hội họp của nhân dân được tôn trọng và bảo đảm và không ai được xâm phạm đến quyền tự do hội họp Để Sắc lệnh được áp dụng đúng theo tinh thần đó thì Thủ tướng Chính phủ cũng ra một văn bản hướng dẫn thi hành Sắc lệnh 101-SL/L.003 đó là Nghị định số 257 –TTg ngày 14 tháng 6 năm 1957 quy định rằng các cuộc họp được nói đến ở Điều 2 của Sắc lệnh phải báo Ủy ban hành chính nơi hội họp.6

6

Quyết định số 76-CP ngày 24 tháng 5 năm 1961 của Hội đồng Chính phủ được ban hành để đưa ra những quy định cụ thể hơn về chế độ hội họp trong cơ quan nhà nước nhằm chấn chỉnh lại tình trạng hội họp trong cơ quan hành chính nhà nước giai đoạn này Trong Quyết định số 76-CP, phần mở đầu có viết:

“Hiện nay trong các tổ chức, cơ quan của chúng ta có tình trạng hội họp quá

nhiều, chế độ học tập chưa được quy định chặt chẽ, có ảnh hưởng không tốt đến sản xuất và công tác, đến sinh hoạt gia đình và sức khỏe của cán bộ, công nhân, viên chức

Tình trạng đó đòi hỏi quy định một cách hợp lý và chặt chẽ chế độ hội họp, học tập trong các tổ chức, cơ quan của chúng ta nhằm:

Bảo đảm thì giờ làm việc của Nhà nước đã quy định, tận dụng thì giờ đó để hoàn thành kế hoạch sản xuất và chương trình công tác;

Đồng thời bảo đảm thì giờ hội họp, học tập và dành thì giờ cần thiết cho sinh hoạt gia đình, cho việc nghỉ ngơi, giữ gìn sức khỏe.”

Quyết định số 118- QĐ ngày 17 tháng 12 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ quy định về việc hội họp, học tập của cán bộ, công nhân, viên chức nhà nước nhằm chấn chỉnh tình trạng hội họp tràn lan, bảo đảm điều kiện cho cán bộ, công nhân, viên chức nhà nước sử dụng hiệu quả tám giờ làm việc của Nhà nước, đảm bảo công tác phục vụ nhân dân trong giai đoạn này Phần mở đầu Quyết định 118-CP có viết:

“Xét tình trạng hội họp, học tập tràn lan ở nhiều cơ quan, xí nghiệp, trường học, v.v… đang ảnh hưởng không tốt đến sản xuất và công tác, đến sức khỏe

và sinh hoạt gia đình của cán bộ, công nhân, viên chức;

Để bảo đảm điều kiện cho cán bộ, công nhân, viên chức sử dụng tốt nhất tám giờ làm việc của Nhà nước, tận dụng thì giờ này vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuất và chương trình công tác, đồng thời đảm bảo thì giờ học tập, hội họp, thì giờ nghỉ ngơi, sinh hoạt gia đình, giữ gìn sức khỏe;…”

Như vậy, ta thấy rằng mặc dù đất nước đang ở trong tình trạng khó khăn, tất cả sức người sức của đều tập trung cho công cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc, giải phóng đất

nước thế nhưng trong hệ thống pháp luật của nước ta lúc bấy giờ vẫn chú trọng và ban hành những quy định cụ thể về chế độ trong hội họp trong cơ quan nhà nước Điều này cho thấy Đảng và Chính phủ vẫn dành những sự quan tâm nhất định đến việc phát triển những quy định pháp luật về hội họp, do đây là một phần quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước

2.1.2 Giai đoạn từ năm 1990 đến nay

Đây là giai đoạn đất nước ta có nhiều bước đổi mới trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước.Với việc ban hành Hiến pháp năm 1992, Việt Nam chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, các cơ quan hành chính nhà nước vì thế bắt buộc phải thay đổi để thích nghi với hoàn cảnh mới Nhiều văn bản pháp lý của trung ương quy định về hoạt động của các cơ quan nhà nước được ban hành Có thể kể tới một số văn bản pháp lý như:

+ Luật tổ chức Chính phủ năm 2001;

+ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy bản nhân dân năm 2003;

+ Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2005;

+ Thông tư số 118/2004/TT-BTC ngày 8 tháng 12 năm 2004 của Bộ Tài chính quy định về chế độ công tác phí, chế độ hội nghị đối với cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập trong cả nước7;

+ Quyết định số 337/2005/QĐ-TTg ngày 19 tháng 12 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

+ Quyết định số 53/2006/QĐ-TTg ngày 8 tháng 3 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

7

Thông tư số 118/2004/ TT-BTC ngày 08 tháng 12 năm 2004 đã hết hiệu lực; Văn bản hiện hành Thông tư

+ Quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12 tháng 4 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

+ Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13 tháng 4 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn

Trong các văn bản pháp lý này đều có chứa một số quy định liên quan đến việc hội họp trong cơ quan hành chính nhà nước Tuy nhiên, phải đến năm 2006 với yêu cầu đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở trong hệ thống hành chính nhà nước, thì mới có một văn bản pháp lý riêng, quy định về chế độ hội họp trong các cơ quan hành chính nhà nước Đó là Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành “Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước” Trong Quy định ban hành kèm theo Quyết định này có đầy đủ các khái niệm cơ bản về hội họp như: Định nghĩa về họp; Phân loại và nội dung của từng buổi họp; Quy trình tổ chức một cuộc họp trong cơ quan hành chính nhà nước… Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ chính là

cơ sở pháp lý cho việc tổ chức một cuộc họp trong cơ quan hành chính nhà nước

Trong những năm gần đây, cơ quan nhà nước các cấp cũng đã ban hành thêm nhiều văn bản pháp lý quy định liên quan đến lĩnh vực cải cách hành chính nhà nước Trong đó

có một số quy định liên quan đến vấn đề hội họp trong cơ quan nhà nước nhằm mục tiêu hiện đại hóa nền hành chính nước nhà, đảm bảo công tác quản lý và điều hành đạt kết quả tốt nhất Có thể kể đến một số văn bản pháp lý như cấp trung ương như:

+ Nghị định số 08/2012/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2012 của Chính phủ ban hành Quy chế làm việc của Chính phủ

+ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

+ Chỉ thị số 30/ CT-TTg ngày 26 tháng 11 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;

Ngoài những văn bản pháp lý của trung ương, chính quyền địa phương các cấp cũng ban hành nhiều văn bản pháp lý điều chỉnh công tác quản lý hành chính ở địa

phương, đảm bảo vận hành tốt bộ máy hành chính địa phương, bảo đảm quá trình chấp hành và điều hành thuận lợi

2.2 Nguyên tắc của hoạt động hội họp

Hội họp là một hoạt động trong tổng thể các hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Là một phần quan trọng và không thể thiếu đối với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Nó gắn liền với quá trình chấp hành và điều hành, gắn liền với công tác chỉ đạo và thực hiện của bộ máy hành chính nhà nước Bởi thế nên hoạt động hội họp cũng phải phù hợp với nguyên tắc hoạt động chung của cơ quan hành chính nhà nước được quy định trong các văn bản pháp luật Cụ thể như:

- Quyết định số 337/2005/QĐ-TTg ngày 19 tháng 12 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Quyết định số 53/2006/QĐ-TTg ngày 08 tháng 3 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

- Quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12 tháng 4 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

- Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13 tháng 4 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

Theo đó hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước phải đảm bảo phù hợp với những quy định chung này hay nói cách khác khi các cơ quan hành chính nhà nước ban hành Quy chế làm việc, chế độ hội, họp trong nội bộ cơ quan phải đảm bảo phù hợp với Quy chế mẫu do Chính phủ ban hành

Theo Quy chế làm việc mẫu do Chính phủ ban hành thì các cơ quan hành chính nhà nước các cấp phải chịu sự điều chỉnh của Quy chế mẫu:

+ Đối với Ủy ban nhân dân các cấp làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo của tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân Ủy ban nhân dân thảo luận tập thể, quyết định theo đa số đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền được quy định trong Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003; Thảo luận và quyết nghị từng vấn đề tại phiên họp Ủy ban nhân dân Phiên họp của Ủy ban nhân dân

tổ chức họp mỗi tháng một lần, do Chủ tịch triệu tập và chủ tọa Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tổ chức họp để xử lý công việc thường xuyên, điều hành cuộc họp thảo luận xử lý, giải quyết dứt điểm từng vấn đề, công việc Chủ tịch Ủy ban nhân dân quyết định, chủ trì họp giao ban Ngoài ra, tùy theo yêu cầu chỉ đạo điều hành, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tổ chức các cuộc họp khác

+ Đối với bộ, cơ quan ngang bộ (gọi chung là bộ) làm việc theo chế độ Thủ trưởng Căn cứ theo yêu cầu công việc và phạm vi lĩnh vực công tác bộ tổ chức các hội nghị và cuộc họp trên nguyên tắc thiết thực, hiệu quả và tiết kiệm

Cụ thể hóa nguyên tắc của hoạt động hội họp trong cơ quan hành chính nhà nước, theo Điều 5 của Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ban hành kèm Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năn 2006 của Thủ tướng Chính phủ có một số nguyên tắc cơ bản sau đây:

Thứ nhất: Các cuộc họp phải bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết

Thứ hai: Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành

Thứ ba: Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước

Thứ tư: Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương

Thứ năm: Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý

Thứ sáu: Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước

2.3 Đối tượng của hoạt động hội họp

Điều 1 của Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày

25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ có quy định về đối tượng của hoạt động hội họp ở cơ quan hành chính như sau:

“1 Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các cuộc họp trong hoạt động quản

lý, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước

2 Phiên họp của Chính phủ, phiên họp của Ủy ban nhân dân các cấp; hội nghị quốc tế, hội thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.”

Như vậy, ta thấy rằng không phải bất cứ một cuộc họp nào được thực hiện bởi các

cơ quan hành chính nhà nước thì đều được gọi coi là đối tượng điều chỉnh của Quyết định này Ví dụ như phiên họp của Chính phủ, phiên họp của Ủy ban nhân dân các cấp cũng được thực hiện bởi các cán bộ trong cơ quan hành chính nhà nước, tuy nhiên lại không mang tính chất “giải quyết công việc nội bộ” (những phiên họp này chủ yếu dùng

để quyết định những vấn đề phát sinh trong thực tế chứ không phải những vấn đề cần giải quyết trong nội bộ cơ quan hành chính nhà nước) nên cũng không được Quyết định này điều chỉnh Thay vào đó, những phiên họp này được điều chỉnh bởi những quy định trong Luật tổ chức Chính phủ năm 2001 và Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003

Quay lại với vấn đề đối tượng điều chỉnh của Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ Tướng Chính phủ, có thể nhận thấy rằng từng cơ quan hành chính sẽ có những chức năng nhiệm vụ quản lý khác nhau, do vậy, từng cơ quan hành chính sẽ có các cuộc họp khác nhau trong khi thực hiện nhiệm vụ quản lý của mình Để người đọc có thể hiểu rõ hơn, người viết xin đề cập đến các cuộc họp của một

số chủ thể quản lý được quy định trong Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng

5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ:

2.3.1.Các cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ

Theo Điều 4, Luật tổ chức Chính phủ năm 2001 thì Thủ tướng là người đứng đầu Chính phủ, Thủ tướng chịu trách nhiệm trước Quốc hội và báo cáo công tác với Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước Như vậy, Thủ tướng là người chịu trách nhiệm chính trong bộ máy Chính phủ, tham gia vào hầu hết các quyết định quan trọng của quốc gia Các cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ theo Điều 20 của Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ gồm có:

- Họp giao ban của Thủ tướng Chính phủ với các Phó Thủ tướng Chính phủ

Hàng tuần, Thủ tướng Chính phủ có một cuộc họp giao ban với các Phó Thủ tướng Chính phủ hoặc khi cần thiết, để xử lý những công việc phức tạp, Thủ tướng Chính phủ

có cuộc họp làm việc với các Phó Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ được tham dự các cuộc họp này

- Họp tham mưu, tư vấn

Để giúp Thủ tướng Chính phủ thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành trong việc giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ có thể đề xuất với Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ xem xét quyết định tổ chức cuộc họp tham mưu, tư vấn hoặc họp làm việc của Thủ tướng Chính phủ Cuộc họp này có thể do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ chủ trì theo sự ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ

- Họp làm việc

Đối với những vấn đề quan trọng liên ngành vượt quá thẩm quyền giải quyết của

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ mà không cần thiết phải thành lập tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành của Thủ tướng Chính phủ để giải quyết, thì có thể tổ chức cuộc họp làm việc của Thủ tướng Chính phủ với thủ trưởng các bộ, ngành, cơ quan có liên quan để Thủ tướng thực hiện sự điều phối giải quyết theo thẩm quyền Trong trường hợp cần thiết, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể đề nghị Thủ tướng Chính phủ có cuộc họp với Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang

bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để Thủ tướng Chính phủ xem xét, chỉ đạo xử lý, giải quyết những vấn đề quan trọng của bộ, ngành hoặc của địa phương

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ có thể được Thủ tướng Chính phủ ủy quyền chủ trì các cuộc họp này để giúp Thủ tướng Chính phủ điều hoà, phối hợp hoạt động của các bộ, ngành, chính quyền địa phương giải quyết vụ việc; báo cáo Thủ tướng Chính phủ bằng văn bản về kết quả cuộc họp

- Họp triển khai nhiệm vụ công tác lớn, quan trọng

Để tổ chức quán triệt, triển khai những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành phát triển kinh tế - xã hội, Thủ tướng Chính phủ có thể quyết định tổ chức hội nghị toàn quốc có sự tham dự của lãnh đạo các bộ, ngành, chính quyền địa phương Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ có nhiệm

vụ tổng hợp kết quả của hội nghị và ra văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại hội nghị; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ trong các cuộc họp này

Cuộc họp này do Văn phòng Chính phủ chủ trì hoặc phối hợp với các bộ, ngành, chính quyền địa phương liên quan chuẩn bị địa điểm, nội dung, chương trình của hội nghị

- Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề

Cuộc họp sơ kết, tổng kết chuyên đề của Chính phủ được tiến hành trong các trường hợp sau đây: Việc sơ kết, tổng kết chuyên đề đã được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về thực hiện những chủ trương,

chính sách quan trọng, khi cần thiết để đánh giá tình hình và kết quả sau một thời gian nhất định thực hiện thí điểm những chủ trương, chính sách quản lý lớn, quan trọng theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ có liên quan có thể được Thủ tướng Chính phủ ủy nhiệm chủ trì tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết chuyên đề của Chính phủ và báo cáo kết quả cuộc họp bằng văn bản cho Thủ tướng Chính phủ

2.3.2 Các cuộc họp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng

cơ quan thuộc Chính phủ

Theo Điều 3, Luật tổ chức Chính phủ năm 2001 thì Thủ tướng Chính phủ trình Quốc hội phê chuẩn đề nghị về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức và từ chức đối với

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, sau đó căn cứ vào nghị quyết của Quốc hội, Chủ tịch nước bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, chấp thuận việc từ chức đối với Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, còn Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ được bổ nhiệm…

Như vậy, ta thấy rằng Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ là những người giúp việc cho Thủ tướng trong quá trình Thủ tướng điều hành Chính phủ và thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước Do tính chất công việc, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ thường tham gia các cuộc họp sau đây (Điều 27 Quy định ban hành kèm theo Quyết định

số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ):

- Họp tham mưu và họp làm việc

Như đã nói ở trên, việc họp tham mưu là cuộc họp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ nhằm thực hiện việc giúp Thủ tướng Chính phủ thực hiện công việc quản lý Chính phủ và Nhà nước

Còn họp làm việc là cuộc họp được thực hiện khi Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ có công việc vượt ngoài thẩm quyền cần xin ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ

- Họp giao ban của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ với các Thứ trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan cơ quan ngang bộ, Phó Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và người đứng đầu các đơn vị trực thuộc Đây là cuộc họp thường xuyên được tổ chức, nhằm giúp Bộ trưởng nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên của bộ, ngành mình quản lý

-Họp (hội nghị) triển khai nhiệm vụ công tác

Khi thực sự cần thiết phải tổ chức hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai trên phạm vi toàn quốc những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp bách của Đảng

và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thì Bộ trưởng, Thủ trưởng

cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ phải có văn bản trình và được

sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị

Dự kiến tổ chức hội nghị phải được đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ngay từ đầu năm và gửi trước cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân được triệu tập hoặc được mời ít nhất là một tháng trước ngày tổ chức hội nghị

-Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề

Việc tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề chỉ được thực hiện khi có quy định hoặc chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đối với vấn đề quản lý cần phải

tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề Trong trường hợp không có quy định hoặc

sự chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, mà thấy cần thiết phải tổ chức hội nghị

sơ kết, tổng kết đối với một vấn đề quản lý quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thì Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ có văn bản trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị Việc tổ chức hội nghị phải được đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ngay từ đầu năm và gửi trước cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân được triệu tập hoặc được mời ít nhất là 01 tháng trước ngày tổ chức hội nghị

- Họp (hội nghị) tổng kết năm

Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ không triệu tập các cuộc hội nghị toàn ngành để sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 06 tháng và hàng năm Trong trường hợp thấy cần thiết phải triệu tập hội nghị toàn ngành để tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác năm thì Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ phải xin phép và được sự đồng ý trước của Thủ tướng Chính phủ về nội dung, hình thức, thành phần tham dự, kinh phí, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị Việc tổ chức hội nghị

có mời lãnh đạo các bộ, ngành khác và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự phải xin phép và được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ

2.3.3 Các cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện

Theo quy định tại Điều 2, Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 thì Ủy ban nhân dân được Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân Trong lĩnh vực quản lý nhà nước, Ủy ban nhân dân là cơ quan hành chính tại địa phương, thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Do đặc thù của công việc quản lý hành chính tại địa phương, chịu sự giám sát và quản lý hai cấp (Hội đồng nhân dân và cơ quan hành chính cấp trên) nên khi thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân sẽ tham dự các cuộc họp theo quy định tại Điều 33 của Quy định ban hành kèm Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng

5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ Cụ thể như sau:

+ Họp giao ban của Chủ tịch Ủy ban nhân dân với các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp

+ Họp tham mưu, tư vấn

+ Họp làm việc

+ Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai