KHÓA LUẬN tốt NGHIỆP ỨNG DỤNG PHẦN mềm PMIS

Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (CB, CC, VC ) là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về CB,CC,VC bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình cũng như nhân thân có liên quan đến CB, CC, VC. Hồ sơ gốc là hồ sơ CB,CC,VC do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi CB,CC,VC được tuyển dụng theo quy định của pháp luật.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

LÂM MỸ DIỆP

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ PMIS VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, GIÁO VIÊN TẠI TRƯỜNG MẦM NON QUY KỲ - HUYỆN ĐỊNH HÓA -

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

TỈNH THÁI NGUYÊN

Sinh viên thực hiện: LÂM MỸ DIỆP Lớp: QTVP - K12A - Đại học liên thông Giáo viên hướng dẫn: Th.S NGUYỄN THỊ HẰNG

Thái Nguyên, năm 2015

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, em đã nhậnđược sự giúp đỡ cũng như sự động viên từ rất nhiều phía Trước tiên, em xin gửi lờicảm ơn chân thành và sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp –Thạc sĩ Nguyễn Thị Hằng Cô không chỉ là người trực tiếp giảng dạy em một sốmôn học chuyên ngành tại trường trong thời gian qua, mà còn chỉ bảo tận tình,hướng dẫn em trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện khóa luận Ngoài ra, emcũng mong muốn thông qua khóa luận này, gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy

cô đang giảng dạy tại trường đại học CNTTT&TT Thái Nguyên, những người luônnhiệt tình và tâm huyết để mang lại cho sinh viên những kiến thức để chúng em cóthể có một nền tảng về chuyên ngành của mình Bên cạnh đó em cũng xin cảm ơntới Ban giám hiệu, các cô, chú, anh, chị của trường mầm non Quy Kỳ đã tận tìnhgiúp đỡ và cung cấp số liệu để em có thể hoàn thành được khóa luận của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Lâm Mỹ Diệp

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự

hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu củangười khác Các dữ liệu thông tin thứ cấp sử dụng trong Khóa luận là trung thựcxuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị

Em xin chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này!

Định Hóa, ngày 05 tháng 10 năm 2015

Sinh viên thực hiện

Lâm Mỹ Diệp

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH 6

LỜI MỞ ĐẦU 8

Chương 1 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC 1 1.1 Khái quát chung về hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1

1.2 Giới thiệu về phần mềm “Quản lý nhân sự Pmis” 5

1.3 Giới thiệu về trường mầm non Quy Kỳ 6

1.3.1 Quá trình hình thành và phát triển 6

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ và quyền hạn 6

Chương 2 10

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, VIÊN CHỨC TẠI TRƯỜNG MẦM NON QUY KỲ 10

2.1 Thực trạng quản lý Hồ sơ cán bộ, viên chức của trường mầm non Quy Kỳ 10

2.1.1 Những ưu điểm và tồn tại trong quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường mầm non Quy Kỳ 13

2.1.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường mầm non Quy Kỳ 14

2.2 Phân tích Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường mầm non Quy Kỳ 15

2.3 Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức trên phần mềm Quản lý nhân sự Pmis tại trường mầm non Quy Kỳ 18

Chương 3 26

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ PMIS VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, VIÊN CHỨC TẠI TRƯỜNG MẦM NON QUY KỲ 26

3.1 Đặt vấn đề 26

3.2 Các chức năng xử lý nghiệp vụ trong PMIS 30

3.2.1 Nhập thông tin hồ sơ 31

3.2.2 Đổi mã số hồ sơ 43

3.2.3 Đánh giá cán bộ công chức 44

3.2.4 Nhận cán bộ 47

3.2.5 Thuyên chuyển cán bộ 49

3.2.6 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng: 53

3.2.7 Báo cáo tổng hợp 60

3.3 Hiệu quả ứng dụng phần mềm Quản lý nhân sự Pmis vào quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường mầm non Quy Kỳ 62

KẾT LUẬN 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

DANH M C HÌNH NH ỤC HÌNH ẢNH ẢNH

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức trường mầm non Quy Kỳ 7

Hình 2.1 Lưu đồ quy trình quản lý hồ sơ CB, VC trường mầm non Quy Kỳ 15

Hình 3.1 Thông báo đăng nhập chương trình phần mềm 27

Hình 3.2 Giao diện chính chương trình phần mềm 27

Hình 3.3 Menu chính của chương trình phần mềm 29

Hình 3.4 Thanh trạng thái chương trình phần mềm 29

Hình 3.5 Hệ thống chức năng xử lý nghiệp vụ phần mềm 30

Hình 3.6 Biểu tượng các chức năng phần mềm 30

Hình 3.7 Giao diện chức năng nhập thông tin hồ sơ 31

Hình 3.8 Giao diện chức năng Thêm mới thông tin hồ sơ 32

Hình 3.9 Giao diện nhập Thông tin chung 32

Hình 3.10 Màn hình chọn cập nhập ảnh lên phần mềm 33

Hình 3.11 Giao diện nhập thông tin cá nhân 34

Hình 3.12 Giao diện nhập mục Tuyển dụng – Đoàn – Đảng 35

Hình 3.13 Giao diện nhập Trình độ chuyên môn 37

Hình 3.14 Giao diện nhập Thông tin lương, phụ cấp 39

Hình 3.15 Đường link các quá trình công tác của nhân sự 41

Hình 3.16 Giao diện chức năng tìm kiếm hồ sơ 42

Hình 3.17 Giao diện nghiệp vụ đổi mã hồ sơ 43

Hình 3.18 Giao diện sửa mã hồ sơ 43

Hình 3.19 Giao diện hệ thống báo lỗi thông tin nhập sai 44

Hình 3.20 Giao diện chức năng đánh giá cán bộ công chức 45

Hình 3.21 Giao diện chức năng lập danh sách đánh giá cán bộ công chức 46

Hình 3.22 Hộp thoại đánh giá những cán bộ công chức được chọn 46

Hình 3.23 Giao diện nhận cán bộ 47

Hình 3.24 Giao diện nhập nhân sự được nhận về đơn vị 48

Hình 3.25 Giao diện chức năng Thuyên chuyển cán bộ 49

Hình 3.26 Giao diện chức năng thuyên chuyển nội bộ 50

Hình 3.27 Giao diện chức năng chuyển đi nơi khác 51

Hình 3.28 Hộp thoại lựa chọn đường dẫn file lưu thong tin nhân sự 51

Hình 3.29 Giao diện chức năng Phục hồi Thông tin nhân sự 52

Hình 3.31 Giao diện nghiệp vụ Quản lý đào tạo, bồi dưỡng 54

Hình 3.32 Chức năng chọn đơn vị 54

Hình 3.33 Giao diện Quản lý đào tạo 55

Hình 3.34 Giao diện Quản lý Bồi dưỡng 55

Hình 3.35 Hộp thoại chức năng Thêm nhân sự đào tạo 55

Hình 3.36 Giao diện danh sách nhân sự được chọn đào tạo 56

Hình 3.37 Giao diện danh sách nhân sự được chọn Bồi dưỡng 56

Hình 3.38 Hộp thoại Thông báo xóa thông tin hồ sơ nhân sự đào tạo, bồi dưỡng .58 Hình 3.39 Giao diện chức năng cập nhập thông tin khi đã học xong 58

Hình 3.40 Giao diện quá trình đào tạo của nhân sự 59

Hình 3.41 Giao diện Báo cáo tổng hợp 60

Hình 3.42 Giao diện Báo cáo tổng hợp theo mẫu của Bộ Nội vụ 61

Hình 3.43 Giao diện Báo cáo tổng hợp theo mẫu của ngành 61

Hình 3.44 Giao diện Báo cáo tổng hợp thống kê số liệu phát triển chất lượng cán bộ, viên chức tại đơn vị 62

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trong cuộc sống hiện nay, khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ, công nghệphần mềm được ứng dụng rộng rãi trong tất cả mọi lĩnh vực Trong giáo dục việcứng dụng các phần mềm này càng có ý nghĩa và rất cần thiết Tin học hoá công tácquản lý giáo dục và xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo dục là một nhiệm vụtrọng tâm của Bộ Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) trong chương trình tin học hoáquản lý hành chính nhà nước và chương trình xây dựng chính phủ điện tử nhằmxây dựng nên một hệ thống quản lý phục vụ công tác quản lý cũng như nâng caochất lượng giáo dục trong thời đại mới

Quản lý thông tin về cán bộ công chức, viên chức (CB, CC ) trong các cơquan nhà nước là một bài toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản

lý nguồn nhân lực, chính sách cán bộ Nếu thực hiện công việc đó một cách thủcông sẽ mất rất nhiều thời gian và khó khăn do thông tin CBGV biến đổi thườngxuyên Việc tra cứu thông tin phục vụ công tác báo cáo, tổng hợp khi cần thiết

sẽ gặp nhiều khó khăn, đồng thời công tác bảo quản lưu trữ cũng gặp những trở ngạilớn Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình quản lý là vô cùng cầnthiết và mang nhiều ý nghĩa

Trên cơ sở đó em lựa chọn đề tài là: “Ứng dụng phần mềm Quản lý nhân

sự Pmis vào quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên tại trường mầm non Quy Kỳ - huyện Định Hóa – tỉnh Thái Nguyên” Trường mầm non Quy Kỳ là một trường đã

ứng dụng tin học rộng rãi trong tổ chức hoạt động quản lý hành chính, đặc biệt làtrong Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Đồng thời trường cũng đã tạođiều kiện cho em trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tiễn

Mục đích nghiên cứu

Việc nghiên cứu đề tài “Ứng dụng phần mềm Quản lý nhân sự Pmis vàoquản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên tại trường mầm non Quy Kỳ - huyện Định Hóa –tỉnh Thái Nguyên” nhằm nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng và của sinhviên ngành Quản trị văn phòng nói chung về vị trí, vai trò cuả hồ sơ cán bộ,công chức, viên chức, đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính Việcnghiên cứu đề tài này đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứumột vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát về quy trình quản lý hồ sơ cán bộ,

như thế nào để xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ cũng như tin học hóaquản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhân

sự tại nhà trường

Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Trong đề tài này em có sử dụng một số phương pháp như sau:

- Phương pháp luận: Phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh phân tích

hệ thống

- Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp khảo sát thực tế, phương phápphỏng vấn, trực tiếp sử dụng chương trình, tác nghiệp cụ thể

Đối tượng nghiên cứu: Phần mềm Quản lý nhân sự Pmis

Phạm vi nghiên cứu đề tài: Đề tài được thực hiện tại trường mầm non

Quy Kỳ - huyện Định Hóa – tỉnh Thái Nguyên

Kết cấu của đề tài: Đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.

Chương 2: Phân tích quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường

mầm non Quy Kỳ

Chương 3: Ứng dụng phần mềm Pmis vào quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức

tại trường mầm non Quy Kỳ

Hồ sơ gốc là hồ sơ CB,CC,VC do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,công chức lập và xác nhận lần đầu khi CB,CC,VC được tuyển dụng theo quy địnhcủa pháp luật.

- Vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:

Hồ sơ CB,CC,VC là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tácquản lý cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng có tínhpháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất ,năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của ngườicán bộ, công chức, viên chức

Hồ sơ CB,CC,VC là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,công chức nghiên cứu nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người cán bộ,công chức cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị,năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội củacán bộ, công chức, viên chức phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và

bố trí cán bộ, công chức, viên chức

Hồ sơ CB,CC,VC còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi vàthực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức được đầy đủ và chính xáchơn; làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng những cán bộ, công chứctận tuỵ, gương mẫu và thực hiện chế độ bảo hiểm đối với cán bộ, công chức,viên chức

- Một số nguyên tắc cơ bản trong công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:

Xuất phát từ vị trí, vai trò của Hồ sơ CB,CC,VC nêu trên, yêu cầu đặt rađối với công tác xây dựng và quản lý Hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm nhữngnội dung cơ bản sau:

+ Một là, cần khẳng định CB,CC,VC là tài sản của cơ quan nhà nước, làmột phần di sản quan trọng của cơ quan không ai có quyền phát tán, mua bán vàtrao đổi Do đó, CB,CC,VC cần được quản lý, giám sát và bổ sung thường xuyên

để phục vụ cho công tác nhân sự của cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước

+ Hai là, công tác xây dựng và quản lý CB,CC,VC thuộc thẩm quyền vàtrách nhiệm của người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức

Hồ sơ gắn liền với hoạt động của cán bộ, công chức từ khi được tuyển dụng đếnkhi rời khỏi cơ quan nhà nước Do vậy, ngay từ đầu cơ quan có trách nhiệm hướngdẫn người mới được tuyển dụng kê khai lý lịch và nộp văn bằng, chứng chỉ cùngcác loại giấy tờ có liên quan khác để thẩm tra, xác minh và hoàn thiện thủ tụclập hồ sơ ban đầu (hồ sơ gốc) đưa vào theo dõi, quản lý

+ Ba là, cấp nào quản lý cán bộ, công chức, viên chức thì cấp đó trực tiếpquản lý hồ sơ của người đó Khi CB,CC,VC được điều động, luân chuyển thì hồ sơ

sẽ chuyển cho cơ quan mới quản lý và theo dõi Việc chuyển giao hồ sơ phải do

cơ quan tiếp nhận cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện mà không để cán bộ,công chức tự chuyển hồ sơ của mình, đồng thời phải kiểm tra và lập biên bảnbàn giao theo đúng quy định Trường hợp làm mất Hồ sơ cán bộ, công chức đượccoi là làm mất tài sản của nhà nước

+ Bốn là, Hồ sơ CB,CC,VC được quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu mật,chỉ những người có thẩm quyền hoặc cơ quan có thẩm quyền quản lý Hồ sơCB,CC,VC cho phép mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ

+ Năm là, mỗi tiêu chí thông tin trong các thành phần tài liệu của Hồ sơCB,CC,VC là cơ sở quan trọng để phục vụ công tác nghiên cứu, nhận xét, đánh giá

cá nhân cán bộ, công chức và tổng hợp, thống kê đội ngũ cán bộ, công chức ,viên chức Vì vậy, hồ sơ CB,CC,VC phải được quản lý khoa học và thống nhất

+ Sáu là, cán bộ, công chức, viên chức được giao quản lý hồ sơ phải làngười có phẩm chất đạo đức tốt, lập trường chính trị vững vàng; có nghiệp vụ, cótinh thần trách nhiệm và tận tuỵ với công việc được giao Nếu để hư hỏng, mối

mọt làm chất lượng hồ sơ giảm sút phải chịu trách nhiệm trước cơ quan, tổ chức,đơn vị và phải bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.

- Các mẫu biểu để phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:

1 Sổ Đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu S01-BNV/2008

2 Sổ Giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu S02-BNV/2008

3 Sổ Theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu BNV/2008

S03-4 Bì (Túi đựng ) hồ sơ cán bộ, công chức: Bì hồ sơ cán bộ, công chức đượclàm bằng chất liệu giấy không hút ẩm, có độ bền cao

5 Các loại bìa kẹp trong túi hồ sơ:

5.1 Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ

5.2 Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự

5.3 Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá đơn thư

6 Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức

7 Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức

8 Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức

9 Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức

Các loại mẫu biểu này được quy định rất cụ thể về kích thước, chất liệu giấytại Quyết định số 02 và 06 của Bộ Nội vụ

- Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:

Quản lý cán bộ, công chức, viên chứclà việc làm chủ động, thường xuyêncủa các cơ quan có thẩm quyền theo phân cấp quản lý Do vậy, để nắm bắt thông tin

về cán bộ, công chức, viên chức ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông quacác kênh thông tin khác như: nhận xét đánh giá của cấp quản lý trực tiếp về cán bộ,kết quả công việc mà cán bộ, công chức được giao, phản ánh của dư luận quầnchúng thì nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện, tin cậy, có tínhpháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành của cán bộ, công chức và qua đócũng có thể hiểu thêm những vấn đề liên quan khác

Trong công tác quản lý cán bộ, công chức việc xây dựng và quản lý hồ sơ làmột nhiệm vụ quan trọng Làm tốt công tác Hồ sơ cán bộ, công chức cũng sẽgóp phần đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết,đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về phương diện số lượng,

cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả cácchủ trương, đường lối công tác cán bộ của Đảng Công tác xây dựng và quản lý

hồ sơ cùng với công tác thống kê, tổng hợp về cán bộ, công chức góp phầnquan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng,đào tạo bồi dưỡng cán bộ

- Thực tế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức hiện nay:

Công tác chuyển giao hồ sơ thường gặp nhiều khó khăn cho các cán bộtrực tiếp quản lý Khi cán bộ, công chức, viên chức được điều động, luân chuyểnđến cơ quan khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác quản lý thì theoquy định hồ sơ công chức đó được chuyển cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩmquyền quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức đó để cơ quan có thẩm quyền quản lýcán bộ, công chức mới theo dõi Khi chuyển giao hồ sơ phải bảo đảm đúngnguyên tắc như kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ, niêm phong hồ sơ, vào sổgiao nhận hồ sơ, lập biên bản bàn giao Tuy nhiên, trên thực tế quy định nàynhiều khi không được các cơ quan thực hiện nghiêm chỉnh dẫn tới tình trạng

hư hỏng hoặc mất mát hồ sơ cá nhân, tạo ra rất nhiều khó khãn cho công tácquản lý

Một số cơ quan, người đứng đầu nhận thức chưa đầy đủ về công tác quản lý

hồ sơ CB,CC,VC nên thường khoán trắng cho bộ phận Văn phòng; thiếu quan tâmtheo dõi và thực hiện công tác kiểm tra đối với công tác này Cán bộ được giaonhiệm vụ quản lý hồ sơ chưa nghiên cứu đầy đủ các văn bản, biểu mẫu để tổ chức

và triển khai thực hiện đầy đủ các nội dung trong quy định Việc thường xuyênthay đổi nhân sự làm công tác quản lý hồ sơ và khi thay đổi không được bàn giao

cụ thể nên qua từng năm công tác quản lý hồ sơ thiếu được cập nhật, bổ sungđầy đủ theo quy định

Hồ sơ CB,CC,VC, được quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu mật, chỉ

cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC,VC cho phép mới được nghiên cứu,khai thác hồ sơ CB,CC,VC nhưng việc bố trí tủ đựng hồ sơ, mở sổ theo dõi việckhai thác hồ sơ vẫn chưa được các cơ quan, đơn vị chú trọng và tồ chức, quản lýtheo chế độ bảo mật Đó là chưa đề cập đến việc phòng ngừa thiên tai,

Tóm lại, công tác quản lý hồ sơ CB,CC,VC là một việc làm hết sứcquan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, mỗi cán bộ, công chức, viên chứccần nhận thức đầy đủ và có trách nhiệm trong việc kê khai đầy đủ, rõ ràng, trungthực các thông tin bổ sung của mình theo hướng dẫn của cơ quan, tổ chức, đơn vịnhằm góp phần quản lý tốt hồ sơ đảm bảo tính ổn định, lâu dài, phục vụ tốt chocông tác quản lý cán bộ theo yêu cầu cải cách hành chính nhà nước hiện nay

1.2 Giới thiệu về phần mềm “Quản lý nhân sự Pmis”

Năm 1998, Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây viết tắt là GD&ĐT) đã đượcChính phủ giao thực hiện dự án cơ sở dữ liệu (CSDL) cán bộ, công chức, thí điểmtại 4 đơn vị trực thuộc Bộ Sau 1 năm thực hiện (tháng 6/1999), Dự án đã xây dựngđược một chương trình phần mềm quản lý nhân sự (phiên bản 1.0) dùng trong cáctrường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ

Năm 2000, xét mức độ cần thiết của việc tin học hoá công tác tổ chức cán bộ(TCCB), trước hết là tin học hoá công tác quản lý nhân sự, Bộ GD&ĐT đãphê duyệt kế hoạch triển khai chương trình quản lý công chức, viên chức (sau đâyviết tắt là CCVC) trên phạm vi toàn ngành Ngày 13/01/2000, Bộ trưởng đã kýQuyết định số 136/QĐ-BGD&ĐT-TCCB phát hành chương trình phần mềmquản lý nhân sự ngành GD&ĐT (gọi tắt là PMIS) và giao cho Vụ Tổ chức cán bộchủ trì triển khai theo kế hoạch của Bộ nhằm xây dựng Cơ sở dữ liệu CCVC toànngành, làm cơ sở cho việc đổi mới phương thức quản lý trong lĩnh vực TCCB, đápứng không chỉ các yêu cầu về lưu trữ và quản lý thông tin nhân sự mà còn hỗ trợcác hoạt động nghiệp vụ quản lý cán bộ của Bộ

PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệthống phần mềm cung cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi, thống kê,

hỗ trợ tác nghiệp, quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên ngành Giáo dục & Đào tạo

Mục tiêu thực hiện chương trình PMIS là sử dụng các ứng dụng CNTT đểnâng cao chất lượng quản lý, chỉ đạo và điều hành trong công tác TCCB của BộGD&ĐT, các trường đại học, cao đẳng, các Sở GD&ĐT cũng như các cơ sở đào tạokhác; giảm thời gian giải quyết các công việc sự vụ để tập trung vào công táchướng dẫn chỉ đạo cơ sở và hoạch định chính sách nhằm đáp ứng những yêu cầucấp bách về cải cách hành chính, tinh giản biên chế của Nhà nước; góp phầntích cực vào việc chuẩn hoá cán bộ, nâng cao chất lượng đội ngũ Nhà giáo và cán

bộ quản lý giáo dục theo tinh thần Chỉ thị số 40-CT/TW ngày 15/6/2004 của Ban Bí

1.3 Giới thiệu về trường mầm non Quy Kỳ

1.3.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trường mầm non Quy Kỳ được thành lập theo quyết định số 767/QĐ-UBNDngày 15 tháng 9 năm 1995 của Chủ tịch UBND huyện Định Hóa, trực thuộc Phònggiáo dục Đào tạo, là cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân,trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng

Là một trường vùng cao thuộc xã 135 của huyện Định Hóa Nhà trường có 2phân hiệu, phân hiệu chính ở tại thôn Nà Mòn, phân hiệu lẻ Khánh Kim ở tại thônKhuân Nhà xã Quy Kỳ huyện Định Hóa tỉnh Thái Nguyên

Năm học 2014-2015 nhà trường có 8 nhóm lớp với tổng số trẻ là 253cháu Học sinh nhà trường là con em của các dân tộc: Tày, Kinh, San Chí, Dao,Nùng, Mường, Mông, Thái, Cao Lan, Ê Đê Tổng số cán bộ giáo viên nhân viên là

24 người trong đó (Quản lý : 3, Giáo viên : 18, nhân viên: 3)

Được biên chế thành 4 tổ công tác Trường có 1 Chi bộ Đảng gồm 14 đ/cĐảng viên, tổ chức Công đoàn gồm 24 đoàn viên công đoàn, Chi đoàn thanh niêngồm 10 Đ/c Cơ sở vật chất nhà trường tương đối đầy đủ đáp ứng yêu cầuchăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ Nhà trường luôn được đón nhận sự quan tâmlãnh đạo, chỉ đạo của Phòng giáo dục và đào tạo huyện Định Hóa, của Đảng,chính quyền địa phương, cùng với sự ủng hộ nhiệt tình của đông đảo các bậcphụ huynh học sinh và nhân dân các dân tộc trong xã Tỷ lệ trẻ em trong độ tuổimầm non đến trường khá cao Nên phong trào thi đua “Dạy và học” của trườngđạt được thành tích khá cao, nhà trường liên tục đạt danh hiệu trường tiên tiến.Năm học 2012-2013 và 2013-2014 trường đạt danh hiệu tập thể lao động xuất sắc

Trường hoạt động theo quy định của Điều lệ Trường mầm non Ban hànhkèm theo Quyết định số 14/2008/QĐ-BGDĐT ngày 07/4/2008 của Bộ trưởng BộGiáo dục và Đào tạo và Luật Giáo dục

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ và quyền hạn

- Tổ chức chăm sóc, giáo dục (nuôi dạy) trẻ trong độ tuổi từ 18 tháng đến 72tháng tuổi và các hoạt động giáo dục khác của Chương trình giáo dục Mầm non

- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên; đề nghị tuyển dụng và điều độnggiáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy mô số lớp, số học sinh của trường

- Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh, vận động học sinh đến trường, quản lý

- Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ 5 tuổi.

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục.Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động chăm sóc, giáodục trẻ

- Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy địnhcủa Nhà nước

- Tổ chức cho cán bộ, giáo viên và nhân viên tham gia hoạt động xã hội

- Tổ chức phát động, đánh giá và đề nghị khen thưởng phong trào thi đuahàng năm của tập thể và cá nhân trong đơn vị

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của nhà trường

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức trường mầm non Quy Kỳ

* Chế độ trách nhiệm và quyền hạn của Hiệu trưởng

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo về mọihoạt động của nhà trường và về những công việc được phân công;

- Xây dựng, tổ chức bộ máy nhà trường;

- Thực hiện đúng nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý nhà trường,phát huy vai trò của từng cá nhân, phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, tổ chức,đơn vị và với địa phương trong tổ chức các hoạt động của nhà trường;

Hiệu trưởng

P Hiệu trưởng P Hiệu trưởng

- Quản lý giáo viên, nhân viên; quản lý chuyên môn; phân công công tác,kiểm tra, đánh giá xếp loại giáo viên, nhân viên; thực hiện công tác khen thưởng,

kỷ luật đối với giáo viên, nhân viên theo quy định của Nhà nước;

- Quản lý học sinh và các hoạt động của học sinh do nhà trường tổ chức;xét duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh, ký xác nhận kết quả đánh giáhọc sinh định kỳ và cuối năm học; ký quyết định khen thưởng học sinh theoquy định;

- Quản lý tài chính, tài sản của nhà trường;

- Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với giáo viên, nhân viên,học sinh; tổ chức thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động của nhà trường(có xây dựng quy chế riêng); thực hiện công tác xã hội hoá giáo dục của nhà trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ do phòng Giáo dục và Đào tạo huyện phân công,chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ các hoạt động của nhà trường

* Chế độ trách nhiệm và quyền hạn của phó Hiệu trưởng

- Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nhiệm vụ đượcHiệu trưởng phân công;

- Cùng với Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên về phần việc đượcgiao và được uỷ quyền;

- Thay mặt Hiệu trưởng điều hành hoạt động của nhà trường khi đượcHiệu trưởng uỷ quyền

* Tổ chuyên môn

Mỗi tổ chuyên môn có tổ trưởng, tổ phó Các tổ trưởng và tổ phó được UBNDhuyện ra Quyết định bổ nhiệm, chịu sự quản lý chỉ đạo của Hiệu trưởng và đượcgiao nhiệm vụ vào đầu năm học

Tổ chuyên môn có những nhiệm vụ sau đây:

- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ, hướng dẫn xây dựng và quản lý

kế hoạch cá nhân của tổ viên theo kế hoạch giáo dục, phân phối chương trìnhtheo quy định của cơ quan quản lý cấp trên và kế hoạch năm học của nhà trường;

- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ cho các giáo viên trong tổ;tham gia đánh giá, xếp loại giáo viên theo kế hoạch của nhà trường và theo cácvăn bản quy định;

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên.

Chương 2.

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, VIÊN CHỨC TẠI

TRƯỜNG MẦM NON QUY KỲ 2.1 Thực trạng quản lý Hồ sơ cán bộ, viên chức của trường mầm non Quy Kỳ

Trong thời gian qua, công tác quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức củaNhà trường cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao.Trình tự, thủ tục quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện theo quy định củapháp luật, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lýquan trọng cho các hoạt động cụ thể của Nhà trường

- Nhà trường thực hiện theo các quy định về quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức như:

+ Luật cán bộ công chức số 22/2008/QH12 ngày 13/11/2008;

+ Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ vềtuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp củaNhà nước;

+ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định vềtuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;

+ Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ Nội vụ về quychế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;

+ Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 ban hành thành phần

hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;

+ Quyết định số 02/2008/QĐ- BNV ngày 06/10/2008 vể biểu mẫu quản lý

hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;

Dựa trên các văn bản pháp lý hiện hành, hồ sơ của CB, CC, VC bao gồm cácnhóm tài liệu về lý lịch cán bộ, công chức, viên chức trích yếu tiểu sử, giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khoẻ, các văn bằng chứng chỉ liên quan đến trình

độ học vấn, đào tạo, các quyết định liên quan đến tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động,luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bản kê khai tài sản(nếu có) theo quy định Những quy định về công tác quản lý hồ sơ CB, CC ,

VC đã thực sự góp phần quan trọng trong việc kiện toàn sự thống nhất và hiệu quảtrong hoạt động của bộ máy quản lý hành chính nhà nước tại nhà trường

- Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan:

Theo quy định Hiệu trưởng trường mầm non Quy Kỳ là Người đứng đầu

cơ quan chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ của đơn vị mình phụ trách.Người đứng đầu cơ quan phải lựa chọn người có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để

bố trí làm chuyên trách về công tác hồ sơ CB, VC.Tổ chức cho CB,VC kê khai,thẩm tra và làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ sơ CB, VC được xây dựng lại dothất lạc hoặc hư hỏng và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật

Định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quyđịnh về quản lý hồ sơ CB, VC

- Trách nhiệm của người được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ:

+ Phải chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ CB,

VC

+ Tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu kịp thời, chính xác

+ Tổ chức tốt công tác bảo quản hồ sơ, nghiên cứu phát hiện những vấn đềchưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ báo cáo với người có thẩm quyền giải quyết

+ Thực hiện đúng nguyên tắc bảo mật hồ sơ và thông tin, lý lịch cá nhân theoquy định của pháp luật

- Thành phần hồ sơ CB, VC trường mầm non Quy Kỳ gồm các tài liệu sau:

Hồ sơ gốc là hồ sơ CB, VC do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,công chức, viên chức lập và xác nhận lần đầu khi CB, VC được tuyển dụng theoquy định của pháp luật

1 Quyển "Lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu chính và bắt buộc có trongthành phần hồ sơ CB, VC để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệgia đình, xã hội của CB,VC Quyển lý lịch do CB, VC tự kê khai và được cơ quan

có thẩm quyền quản lý CB, VC thẩm tra, xác minh, chứng nhận (Quyển lý lịchcán bộ, công chức gồm 14 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x

297 mm) Ký hiệu: Mẫu 01a-BNV/2007)

2 Bản "Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức viên” là tài liệu quan trọngphản ánh tóm tắt về bản thân CB, VC và các mối quan hệ gia đình và xã hội của

CB, VC ( Theo mẫu 2c-BNV/2008 và thống nhất sử dụng mẫu này thay thế mẫu

Sơ yếu lý lịch 02a-BNV/2007 ban hành kèm theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNVngày 18 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)

3 Bản "Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu do CB, VC khai

bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý CB,

VC Bản bổ sung lý lịch được cơ quan có thẩm quyền quản lý CB, VC thẩm tra,xác minh, chứng nhận (Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức gồm 2 trang đượclàm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu04a-BNV/2007)

4 Bản "Tiểu sử tóm tắt" là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyềnquản lý CB, VC tóm tắt từ Quyển lý lịch của CB, VC để phục vụ cho bầu cử,

bổ nhiệm khi có yêu cầu (Tiểu sử tóm tắt gồm 2 trang được làm bằng chất liệugiấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu 03a-BNV/2007)

5 Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấphuyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của CB, VC; các loạigiấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của CB, VC như: Bảng điểm, văn bằng,chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học,bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận, Trường hợp,văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếngViệt Nam theo quy định của pháp luật

6 Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái,luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, của CB, VC

7 Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá CB, VC theo định kỳ hoặc theoyêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền

8 Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền đốivới CB, VC (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử,thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập )

9 Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật

10 Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của

cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến CB, VC vàgia đình CB, VC được phản ánh trong đơn thư Không lưu trong thành phần hồ sơnhững đơn, thư nặc danh; đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan cóthẩm quyền

11 Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác vàquan hệ xã hội của cán bộ, viên chức.

12 Đối với cán bộ, viên chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải

bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của CB, VCđó

2.1.1 Những ưu điểm và tồn tại trong quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường mầm non Quy Kỳ

- Việc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức được thực hiệnthống nhất theo quy định chung của Bộ Nội vụ và hướng dẫn của Phòng GD&ĐThuyện Định Hóa, phục vụ tốt cho việc tra tìm, nghiên cứu và đảm bảo lưu trữ hồ sơcán bộ, viên chức theo quy định Tuy nhiên do công tác quản lý hồ sơ chưatập trung, chưa được chuyên môn hoá nên kết quả việc nghiên cứu, sử dụng

hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vịchưa cao

- Về thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức: Trong hồ sơ đã cóquyển lý lịch cán bộ, công chức; Bản sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, Bản tiểu sửtóm tắt; phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức; bản sao giấy khai sinh; bản sao cácvăn bằng, chứng chỉ; Tuy nhiên nhiều hồ sơ các thành phần chưa được sắp xếp theoquy định; các danh mục tài liệu chưa được liệt kê trong bìa kẹp Thành phần hồ sơ

đa số đều thiếu là phiếu bổ sung lý lịch hàng năm

- Về quy trình lập hồ sơ cán bộ, công chức ban đầu cơ bản thực hiện theoquy định, trong vòng 45 ngày, cơ quan có thẩm quyền sử dụng viên chức hướng dẫnviên chức hoàn thiện, xác lập hồ sơ ban đầu Tuy nhiên vẫn còn một số hồ sơ chưađược triển khai hoàn thiện theo quy định

- Việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử tại trường mầm nonQuy Kỳ đã được quan tâm và bước đầu ứng dụng cập nhật và quản lý hồ sơ điện tửsong song với hồ sơ giấy Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức đã lập cơ bản đãđáp ứng được yêu cầu, cập nhật đầy đủ các trường thông tin bắt buộc Viên chứcđược giao phụ trách tài khoản người dùng đã quan tâm, thường xuyên cập nhậtthông tin kịp thời theo quy định

- Tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác cập nhật, lưu giữ, bảo quản hồ sơcán bộ, công chức, viên chức:

+ Trường chưa có kho lưu trữ tập trung; hồ sơ lưu trữ được sắp xếp ngăn nắpnhưng chưa khoa học, chưa đánh mã số hồ sơ và thể hiện trên sổ theo dõi, chưathuận tiện cho quá trình khai thác hồ sơ.

+ Trang thiết bị phục vụ công tác cập nhật hồ sơ điện tử nhìn chung đảm bảo

2.1.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường mầm non Quy Kỳ

Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức là một trong những nội dungquan trọng của công tác cán bộ, do vậy rất cần được sự quan tâm đầy đủ, sự chỉ đạosát sao của lãnh đạo các cấp cũng như tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ,công chức với chính hồ sơ cá nhân của mình và sự tận tâm, tận tụy của những ngườitrực tiếp làm công tác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

- Ban giám hiệu nhà trường tiếp tục quan tâm chỉ đạo thực hiện tốt vềcông tác quản lý hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức; chỉ đạo các bộ phận đượcgiao trách nhiệm quản lý hồ sơ thực hiện việc cập nhật, bổ sung, khai thác sử dụng

hồ sơ theo đúng quy định; quan tâm đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ,bảo quản hồ sơ giấy; chỉ đạo quản lý thống nhất về công tác hồ sơ, cán bộ, côngchức tại nhà trường; có kho, tủ lưu trữ hồ sơ để quản lý và theo dõi theo đúng quyđịnh

- Bố trí cán bộ chuyên trách đối với công tác quản lý, cập nhật và khai thác

hồ sơ cán bộ, CC,VC theo đúng quy định; đảm bảo thống nhất quản lý nhà nước về

hồ sơ cán bộ, công chức, phát huy vai trò của cơ quan tham mưu về công tác cán bộ

- Có kế hoạch rà soát, bổ sung các nội dung, thành phần còn thiếu trong

hồ sơ giấy của cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng và cập nhật sổ và cácbiểu mẫu theo dõi, quản lý hồ sơ theo quy định

- Ứng dụng phần mềm Quản lý nhân sự Pmis vào quản lý hồ sơ điện tử củađơn vị, ban hành quy chế quản lý hồ sơ, tiếp tục rà soát, bổ sung thông tin đối với

hồ sơ điện tử, đảm bảo đầy đủ, kịp thời và chính xác và thống nhất với hồ sơ giấy.Tiến hành nhập bổ sung số hồ sơ còn thiếu; thực hiện việc điều chuyển, tiếp nhận

hồ sơ điện tử trên phần mềm

- Định kỳ có báo cáo theo quy định và đề xuất những giải pháp, kiến nghịđối với công tác quản lý hồ sơ của đơn vị

2.2 Phân tích Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường mầm non Quy Kỳ

- Yêu cầu chung:

+ Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bảo đảm trên cơ sở nguyên tắc chung

về quản lý tổ chức và cán bộ; quản lý hồ sơ tổ chức trong hệ thống lưu trữ củaNhà nước

+ Hồ sơ cán bộ công chức, viên chức được quản lý, sử dụng theo chế độtài liệu mật, chỉ những người có trách nhiệm mới được quyền nghiên cứu, khaithác

+ Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức với mục đích theo dõi diễn biếnquá trình công tác, luân chuyển và năng lực công tác của từng cán bộ, công chứctrên từng lĩnh vực công tác và từng thời gian, thời điểm công tác của cán bộ,công chức, viên chức

+ Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức để theo dõi việc thực hiện các chế độchính sách của Đảng, nhà nước áp dụng vào thực tiễn của người thực thi công vụ

- Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường mầm non Quy Kỳ

được thực hiện theo lưu đồ sau:

Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu liên quan Thời gian

Phòng TCCB

QĐ BNV

14/2006/QĐ-QĐ 06/2007/14/2006/QĐ-QĐ-BNV

06/2007/QĐ-QĐ 02/2008/06/2007/QĐ-QĐ-BNV

Mẫu 04ªBNV/2007Phòng TCCB

Trưởng phòng

GD&ĐT

Phòng TCCB

Hình 2.1 Lưu đồ quy trình quản lý hồ sơ CB, VC trường mầm non Quy Kỳ

- Mô tả quy trình quản lý hồ sơ CB, VC theo lưu đồ:

1 Hướng dẫn lập hồ sơ CB, VC.

- Lập hồ sơ: Đối với CB, VC được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển,

tuyển dụng về trường mầm non Quy Kỳ thì Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệmhướng dẫn CB, VC lập hồ sơ theo quy định tại Quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày06/11/2006; 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 và quyết định 02/2008/QĐ- BNVngày 06/10/2008 của Bộ Nội vụ

- Kê khai bổ sung hồ sơ: Định kỳ hàng năm (chậm nhất là ngày 15 tháng 01

của năm sau), Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm gửi bản kê khai bổ sung hồ sơcán bộ, viên chức theo mẫu 4a-BNV/2007 và hướng dẫn cán bộ, công chức các đơn

vị kê khai bổ sung hồ sơ

Hướng dẫn lập/ kêkhai, bổ sung hồ sơ

2 Lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ.

- Lập hồ sơ:

Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, CB,

VC phải kê lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần Hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 1,Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5, Khoản 6 Điều 6 của quy chế quản lý hồ sơcán bộ, công chức ban hành kèm theo quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày06/11/2006 của Bộ Nội vụ; khoản 4, điều 1, quyết định 02/2008/QĐ- BNV ngày06/10/2008 vể biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức (CB, VC có trách nhiệm

kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo quy định của quy chế)

Thành phần hồ sơ gồm:

+ Quyển “Lý lịch cán bộ công chức” theo mẫu 01a-BNV/2007;

+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ công chức” theo mẫu 02c-BNV/2008;

+ Bản sao giấy khai sinh;

- Kê khai, bổ sung hồ sơ:

Cán bộ, công chức có trách nhiệm tự khai bổ sung hồ sơ theo mẫu 4a - BNV/

2007 hoặc báo cáo Phòng Tổ chức cán bộ khi có biến động về hồ sơ của mìnhtrong các trường hợp sau:

+ Thay đổi liên quan đến nhân thân;

+ Sự thay đổi về tài sản;

+ Kết quả học tập, nâng cao trình độ;

+ Khen thưởng;

+ Kỷ luật

3 Thẩm định hồ sơ.

Trường hợp CB, VC mới được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụngthì Phòng Tổ chức cán bộ thực hiện thẩm tra và xác minh tính trung thực của cáctiêu chí, thông tin do CB, VC tự kê khai Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu thì chuyển lại

và hướng dẫn để cán bộ, công chức tiếp tục hoàn thiện

4 Ký xác nhận.

Trưởng đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức xem xét, ký xác nhận vàobản bổ sung hồ sơ hàng năm của CB, VC đang làm việc tại trường mầm nonQuy Kỳ

5 Cập nhật, lưu hồ sơ.

Phòng TCCB có trách nhiệm cập nhật và lưu giữ hồ sơ CB, VC theoquy định Bộ hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm các giấy tờ theo Điều 6 Quyết định

số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v Ban hành Quy chế quản lý hồ sơ CBVC

Hồ sơ CB, CC, VC được Phòng TCCB lưu giữ lâu dài theo quy định bảo mật(Điều 11, 14, 15 của quy chế ban hành kèm theo quyết định số 14/2006/QĐ-BNVngày 06/11/2006 của Bộ Nội vụ)

2.3 Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức trên phần mềm Quản lý nhân sự Pmis tại trường mầm non Quy Kỳ

- Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trên phần mềm Quản lý

nhân sự Pmis tại trường mầm non Quy Kỳ được thực hiện theo Quy trình như sau:

Bước 1: Hướng dẫn lập, kê khai, bổ sung thông tin cán bộ, công chức,viên chức

Bước 2: Nhập phiếu thông tin điều tra để vào phần mềm (Mẫu 2C-BNV/2008

ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, mẫu 4a-BNV/2007)

Bước 3: Nhập thông tin dữ liệu vào phần mềm

Bước 4: Cập nhật, quản lý hồ sơ điện tử

+ Mẫu 2C-BNV/2008 ( ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV

ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)

Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý CBVC………Số hiệu cán bộ, công chức……

Cơ quan, đơn vị sử dụng CBVC………

SƠ YẾU LÝ LỊCH CÁN BỘ CÔNG CHỨC

1) Họ và tên khai sinh (viết chữ in hoa):………

2) Tên gọi khác: ……….…

3) Sinh ngày:………tháng…… năm…… Giới tính (nam, nữ):……

4) Nơi sinh: Xã………… Huyện……… Tỉnh…………

5) Quê quán: Xã………… Huyện……….Tỉnh……….

6) Dân tộc:……… 7) Tôn giáo:………

8) Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:………

(Số nhà, đường phố, thành phố: xóm, thôn, xã, huyện, tỉnh)

9) Nơi ở hiện nay:……….

(Số nhà, đường phố, thành phố: xóm, thôn, xã, huyện, tỉnh)

10) Nghề nghiệp khi được tuyển dụng:……….

11) Ngày tuyển dụng: … /… /……… Cơ quan tuyển dụng:……….

12) Chức vụ (chức danh) hiện tại: ……….

(Về chính quyền hoặc Đảng, đoàn thể, kể cả chức vụ kiêm nhiệm)

13) Công việc chính được giao:………

14) Ngạch công chức (viên chức):……… …… Mã ngạch:………

Bậc lương:… Hệ số:… Ngày hưởng: …/… /… Phụ cấp chức vụ:……… Phụ cấp khác:…

15.1-Trình độ giáo dục phổ thông (đã tốt nghiệp lớp mấy/thuộc hệ nào):………

15.2-Trình độ chuyên môn cao nhất:………

(TSKH, TS, Th.s, cử nhân, kỹ sư, cao đẳng, trung cấp, sơ cấp: chuyên ngành)

15.3-Lý luận chính trị:………15.4-Quản lý nhà nước: ……….…

(Cao cấp, trung cấp, sơ cấp và tương đương) (Chuyên viên cao cấp, chuyên viên chính, chuyên viên, cán sự )

15.5-Ngoại ngữ:……… …15.6-Tin học: ………

(Tên ngoại ngữ + Trình độ A, B, C, D, …) (Trình độ A, B, C, ….)

16) Ngày vào Đảng Cộng sản Việt Nam: ……./………/… Ngày chính thức: /……/……

17) Ngày tham gia tổ chức chính trị - xã hội:………

(Ngày tham gia tổ chức: Đoàn, Hội, … và làm việc gì trong tổ chức đó)

18) Ngày nhập ngũ:……/……/… Ngày xuất ngũ:……/…/… Quân hàm cao nhất:.………

19) Danh hiệu được phong tặng cao nhất:……… ………

(Anh hùng lao động, anh hùng lực lượng vũ trang: nhà giáo, thầy thuốc, nghệ sĩ nhân dân ưu tú,…)

20) Sở trường công tác:……….

21) Khen thưởng:……….…….22) Kỷ luật : ………

(Hình thức cao nhất, năm nào) (về đảng, chính quyền, đoàn thể hình thức cao nhất, năm nào)

23) Tình trạng sức khoẻ:…… … Chiều cao:…… , Cân nặng: …kg, Nhóm máu:………

24) Là thương binh hạng:………/………., Là con gia đình chính sách:………

(Con thương binh, con liệt sĩ, ngườ nhiễm chất độc da cam, Dioxin)

25) Số chứng minh nhân dân:……… Ngày cấp:……/……/……26) Sổ BHXH: ……….

Ảnh màu

(4 x 6 cm)

Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

27) ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG VỀ CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ, LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ, NGOẠI NGỮ, TIN HỌC

Tên trường Chuyên ngành đào tạo, bồi dưỡng

Từ tháng, năm, Đến tháng, năm

Hình thức đào tạo

Văn bằng, chứng chỉ, trình

… …/… - …./.

… …/… -

Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

29) ĐẶC ĐIỂM LỊCH SỬ BẢN THÂN :

- Khai rõ: bị bắt, bị tù (từ ngày tháng năm nào đến ngày tháng năm nào, ở đâu), đã khai báo cho ai, những vấn đề gì? Bản thân có làm việc trong chế độ cũ (cơ quan, đơn vị nào, địa điểm, chức danh, chức vụ, thời gian làm việc …)

- Tham gia hoặc có quan hệ với các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội nào ở nước ngoài (làm gì, tổ chức nào, đặt trụ sở ở đâu ?):

- Có thân nhân (Cha, Mẹ, Vợ, Chồng, con, anh chị em ruột) ở nước ngoài (làm gì, địa chỉ …)?

Quê quán, nghề nghiệp, chức danh, chức vụ, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài nước); thành viên các tổ chức chính trị - xã hội …?)

Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

b) Về bên vợ (hoặc chồng): Cha, Mẹ, anh chị em ruột

Mối

quan

hệ Họ và tên

Năm sinh

Quê quán, nghề nghiệp, chức danh, chức vụ, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài nước); thành viên các tổ chức chính trị - xã hội …?)

Tôi xin cam đoan những

lời khai trên đây là đúng sự

Mẫu 4a- -BNV/200 7 ban hành kèm theo Quyết định số 0 6 /200 7 /QĐ-BNV ngày 18/6 /200 7 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý CBVC:………

1 Họ và tên khai sinh (viết chữ in hoa):

2 Ngày tháng năm sinh:……… Giới tính (Nam/nữ)

3 Chức vụ (chức danh) hiện tại: (Về chính quyền, Đảng, đoàn thể, kể cả chức vụ kiêm nhiệm)

4 Ngạch công chức (viên chức):………., Mã ngạch:

5 Bậc lương:…………., Hệ số:……… Ngày hưởng……/…… /………, Phụ cấp chức vụ:

……… Phụ cấp khác:

6 Ngày vào Đảng cộng sản Việt Nam:……./……/………, Ngày chính thức:……/……./

I THAY ĐỔI VỀ CHỨC DANH, CHỨC VỤ, ĐƠN VỊ CÔNG TÁC

(Chỉ kê khai những thay đổi hoặc bổ sung về chức danh, chức vụ, đơn vị công tác so với thời điểm trước)

Từ tháng, năm đến

tháng, năm

Chức danh, chức vụ được bổ nhiệm, bầu cử, điều động, miễn nhiệm (trong đảng, chính quyền, đoàn thể, tổ chức của nước ngoài hoặc liên doanh với nước ngoài), thay đổi về nội dung công việc, đơn vị công tác, danh hiệu được phong tặng…

Mẫu 4a- -BNV/200 7 ban hành kèm theo Quyết định số 0 6 /200 7 /QĐ-BNV ngày 18/6 /200 7 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

II ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ

(Chỉ khai bổ sung sau khi đã kết thúc khóa đào tạo, bồi dưỡng)

Cơ sở đào tạo,

bồi dưỡng

Chuyên ngành đào tạo, bồi dưỡng

Thời gian đào tạo, bồi dưỡng

Hình thức đào tạo, BD

Văn bằng, chứng chỉ

Ghi chú: Hình thức học: chính quy, tại chức, chuyên tu, bồi dưỡng…; Văn bằng TSKH, TS, Ths,

cử nhân, kỹ sư…… hoặc chứng chỉ

III KHEN THƯỞNG (chỉ khai những phát sinh mới)

IV KỶ LUẬT (chỉ khai những phát sinh mới)

V ĐI NƯỚC NGOÀI

(Từ 6 tháng trở lên tính từ ngày……/……/…… đến ngày……/……/…… đi nước nào? Đã làm việc ở cơ quan, tổ chức nào? Nội dung công việc)

VI TÌNH TRẠNG SỨC KHỎE (thời điểm hiện tại)

VII VỀ KINH TẾ BẢN THÂN (nhà ở, đất ở (tự làm, mua, được cấp, thừa kế) và tài sản có giá trị

lớn khác theo quy định của pháp luật (chỉ khai những phát sinh so với thời điểm trước đó):

Mẫu 4a- -BNV/200 7 ban hành kèm theo Quyết định số 0 6 /200 7 /QĐ-BNV ngày 18/6 /200 7 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

VIII VỀ GIA ĐÌNH: (kê khai những phát sinh mới về số lượng và hoàn cảnh kinh tế, chính trị

của các thành viên trong gia đình (bố mẹ, vợ, chồng, các con, anh chị em ruột…)

IX NHỮNG VẤN ĐỀ KHÁC CẦN BỔ SUNG:

……., ngày…… tháng… năm…….

Người khai bổ sung

(Ký tên, ghi rõ họ tên)

………, ngày…… tháng…… năm…… Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng

CBVC (Ký tên, đóng dấu)

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ PMIS VÀO QUẢN LÝ

HỒ SƠ CÁN BỘ, VIÊN CHỨC TẠI TRƯỜNG MẦM NON QUY KỲ 3.1 Đặt vấn đề

Quản lý nhân sự là tác động có mục đích đến tập thể người để tổ chức vàphối hợp hoạt động của những con người đó trong suốt quá trình lao động của họnhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng và cơ hội của con người và tổ chức đểcuối cùng kết quả đạt được là hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra

Quản lý nhân sự trường học: Hiệu trưởng là người quan trọng và có tác độngmạnh mẽ đến quy trình quản lý nhân sự, công tác quản lý của Hiệu trưởng có nhữngđặc điểm sau đây: Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên; tuyển dụng và điều độnggiáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, huy động,quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục, tổ chức cho giáo viên,nhân viên, tham gia hoạt động xã hội

Ứng dụng Công nghệ thông tin cụ thể là ứng dụng phần mèm Quản lý nhân

sự Pmis tại trường học nói chung và trường mầm non Quy Kỳ nói riêng là việc nhậpcác thông tin về cán bộ, nhân viên bao gồm tất cả các quá trình công tác, thông tin

cá nhân, quá trình lương, quá trình đào tạo bồi dưỡng cũng như khen thưởng kỷ luậttạo nên một hệ thống thông tin chuẩn hóa phục vụ cho việc quản lý hồ sơ cán bộ,nhân viên và khai thác sử dụng thông tin một cách hiệu quả, đồng nhất Việc tra tìmthông tin, chuyển giao hồ sơ cán bộ, nhân viên thuyên chuyển công tác được thựchiện một cách nhanh chóng chính xác thông qua các nghiệp vụ của phần mêm nhưbáo cáo tổng hợp, thuyên chuyển cán bộ… tất cả tạo nên một hệ thống thông tin đầy

đủ, chuyên nghiệp và chuẩn hóa

Chương trình phần mềm Quản lý nhân sự Pmis sau khi được cài đặt vào máytính có thể sử dụng và thao tác đăng nhập vào phần mềm như sau:

Trên màn hình máy tính có biểu tượng của chương trình , bấm đúp chuộtvào biểu tượng hoặc chọn chức năng Start/Programs/He thong quan lyPEMIS/PMIS để khởi động chương trình

Trên màn hình xuất hiện thông báo yêu cầu nhập thông tin đăng nhập và mậtkhẩu.

Hình 3.1 Thông báo đăng nhập chương trình phần mềm

- Tên đăng nhập(*): mặc định lần đầu là admin.

- Mật khẩu: mặc định lần đầu là 1234567

- : người sử dụng (sau đây viết tắt là NSD) tích chọn thìmật khẩu được lưu trữ, lần sau không phải khai báo lại Ngược lại, mỗi lần đăngnhập phải khai báo tên đăng nhập và mật khẩu Trường hợp máy tính nhiều người

sử dụng thì không nên chọn tùy chọn Nhớ mật khẩu đăng nhập.

Sau khi khai báo thông tin đầy đủ, NSD nhấn nút chương trìnhchính thức hoạt động

Màn hình chính của chương trình:

Hình 3.2 Giao diện chính chương trình phần mềm

Giao diện chương trình PMIS

Giao diện được chia làm 03 phần chính: menu chương trình, thanh công cụ

và thanh trạng thái

- Trên cùng là thực đơn chính (Menu chính) chứa các modul chính củachương trình:

+ 1 Hệ thống: gồm các chức năng đăng nhập, đổi mật khẩu, chọn đơn vị

làm việc, thông tin đơn vị sử dụng và kết thúc làm việc với chương trình

+ 2 Danh mục: là chức năng liên quan đến việc cập nhật, bổ sung,

điều chỉnh danh mục NSD được phép chỉnh sửa cũng như thêm mới danh mục,tuy nhiên, do các bảng danh mục trong phần này đã được chuẩn hóa trước khi đưachương trình vào sử dụng nên NSD không nên điều chỉnh các thông tin trong phầnnày Trong trường hợp cần thay đổi thì nên thống nhất quy trình thực hiện nhưlưu đồ đã đưa ra

+ 3 Nghiệp vụ: là chức năng hỗ trợ việc cập nhật dữ liệu và quản lý một số

quy trình nghiệp vụ gồm: đổi số hồ sơ, đánh giá công chức, quản lý nâng lương,nhận cán bộ, thuyên chuyển cán bộ, lập kế hoạch biên chế, lập danh sách nghỉ hưu,quản lý đào tạo bồi dưỡng, bổ nhiệm ngạch

+ 4 Báo cáo: là chức năng tạo các báo cáo từ dữ liệu đã thu thập được,

bao gồm: các biểu báo cáo về lương, 4 biểu báo cáo niên giám thống kê, các biểubáo cáo tổng hợp theo mẫu của Bộ Nội vụ và mẫu của Bộ GD&ĐT

+ 5 Công cụ: là chức năng hỗ trợ NSD trong việc tra cứu thông tin, lấy

dữ liệu từ EMIS sang, quản lý bảng tham chiếu nhiệm vụ-môn học-cấp học (hỗ trợtrong việc lập kế hoạch biên chế), trích chọn thông tin đơn vị, ghép nối thông tinđơn vị, xóa thông tin đơn vị

+ 6 Cửa sổ: là chức năng cho phép hiển thị các cửa sổ theo nhiều dạng

khác nhau, cũng như đóng nhanh các cửa sổ

+ 7 Trợ giúp: là chức năng hỗ trợ NSD trong suốt quá trình làm việc với

chương trình Tình trạng chương trình giúp tìm ra các lỗi của chương trình.Trợ giúp trực tuyến giúp người dùng hiểu thêm các chức năng khi cần và Thông tin

về chương trình giúp xác định phiên bản chương trình đang sử dụng

- Tiếp ngay dưới là thanh công cụ Có 7 chức năng sử dụng thường xuyên đãđược tạo sẵn các biểu tượng, NSD có thể mở nhanh bằng cách nhấp chuột vào cácbiểu tượng trên thanh công cụ như dưới đây:

Hình 3.3 Menu chính của chương trình phần mềm

Các chức năng này xếp theo thứ tự như sau:

- Nhập thông tin hồ sơ,

- Đánh giá cán bộ, công chức,

- Tìm kiếm hồ sơ (chỉ có tác dụng khi đã vào chức năng nhập hồ sơ),

- Quản lý nâng lương,

- Tra cứu thông tin,

- Báo cáo tiền lương,

- Báo cáo tổng hợp

- Dưới cùng màn hình là thanh trạng thái: cung cấp một số thông tin về trạngthái của chương trình như tên đăng nhập và đơn vị đang được sử dụng