Thu ngân chính là bộ phận phụ trách hoạt động thu tiền mặt trực tiếp của doanh nghiệp, ghi biên lai, ghi nợ thanh toán qua thẻ của khách hàng chi trả bằng thẻ, thanh toán bằng máy quẹt thẻ của ngân hàng. Đây là một bộ phận cực kỳ quan trọng của doanh nghiệp vì bộ phận này gắn liền thực tiễn hoạt động thu tiền của doanh nghiệp. Một trong những dòng tiền đầu vào của công ty chính là bộ phận này đảm trách. Chính vì tầm quan trọng của tính chất công việc này nên kiểm soát nội bộ bán hàng có ảnh hưởng đến hiệu quả thu lại dòng tiền của doanh nghiệp cũng như đảm bảo doanh nghiệp thông qua hoạt động bán hàng, đạt được các mục tiêu và tăng trưởng và phát triển, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm soát bán hàng, phát hiện rủi ro gian lận và áp dụng các biện pháp khắc phục gian lận là cách mà kiểm soát nội bộ bán hàng phải đảm nhiệm và phải được coi trọng hàng đầu.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
-
BÀI TẬP LỚN
Môn: Kiểm soát
Đề tài: Kiểm soát quy trình bán hàng của bộ phận thu ngân tại công ty
cổ phần Dịch vụ và Thương mại Đảo Sen
Hà Nội - 2016
Trang 2Bảng 1.1: Chỉ tiêu kinh doanh – thuế nộp NSNN
Bảng 1.2 Bảng giá bóng tập của công ty
Bảng 1.3 Nguyên nhân gian lận và cơ chế kiểm soát tương ứng
Trang 3MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU Chương I: Giới thiệu công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen, quy trình bán hàng và bộ phận thu ngân của công ty 1 1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen 1 1.2 Giới thiệu quy trình thu ngân của công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen 6 1.3 Giới thiệu bộ phận thu ngân của công ty 9 Chương II – Rủi ro quy trình thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen 11 2.1 Rủi ro quy trình thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen 11 2.2 Nguyên nhân xảy ra rủi ro quy trình thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen 12 Chương III: Cơ chế Kiểm soát giảm thiểu rủi ro quy trình thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen 14 3.1 Cơ chế kiểm soát giảm thiểu rủi ro trong quy trình thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen 14 3.2 Chi phí giảm thiểu rủi ro tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen .15 KẾT LUẬN 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 18
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Công tác kiểm soát bán hàng (KSBH) có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quy trình này mỗi doanh nghiệp dù là sản xuất hay kinh doanh thương mại không những đảm bảo việc quay vòng vốn cho chu trình kinh doanh tiếp theo mà còn thu được lợi nhuận để mở rộng sản xuất kinh doanh và đem lại nguồn lợi nhuận cho doanh nghiệp Việc tiếp cận với hệ thống Kiểm soát bán hàng từ đó thiết lập và áp dụng thực tiễn của công ty Cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen bước đầu có những thành công trong việc giảm thiểu những sai phạm, ngăn ngừa rủi ro
Tại Việt Nam hiện nay, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp KSNB giúp cho các nhà quản trị quản lý hữu hiệu hơn các nguồn lực kinh tế của đơn vị, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro trong trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp xây dựng được nền tảng quản lỹ vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển trong tương lai Công tác kiểm soát nội bộ bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, thông qua quy trình này doanh nghiệp có thể kiểm tra, kiểm soát dòng tiền thu được qua công tác bán hàng, kiểm tra kiểm soát dòng sản phẩm, dịch vụ công
ty đã và đang cung cấp đang diễn ra như thế nào, kiểm tra, kiểm soát số lượng khách hàng của doanh nghiệp hiện nay ra sao, …qua đó doanh nghiệp biết được tình hình hoạt động sản xuất hay kinh doanh dịch vụ của công ty mình đang gặp phải những ưu điểm và nhược điểm nào, đặc biệt hơn, trong công tác này còn có bộ phận thu ngân đóng vai trò quan trọng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp
Thu ngân chính là bộ phận phụ trách hoạt động thu tiền mặt trực tiếp của doanh nghiệp, ghi biên lai, ghi nợ thanh toán qua thẻ của khách hàng chi trả bằng thẻ, thanh toán bằng máy quẹt thẻ của ngân hàng Đây là một bộ phận cực kỳ quan trọng của doanh nghiệp vì bộ phận này gắn liền thực tiễn hoạt động thu tiền của doanh nghiệp Một trong những dòng tiền đầu vào của công ty chính là bộ phận này đảm trách Chính vì tầm quan trọng của tính chất công việc này nên kiểm soát nội bộ bán hàng có ảnh hưởng đến hiệu quả thu lại dòng tiền của doanh nghiệp cũng như đảm bảo doanh nghiệp thông qua hoạt động bán hàng, đạt được các mục tiêu và tăng trưởng và phát triển, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Kiểm soát bán hàng, phát hiện rủi ro gian lận và áp dụng các biện pháp khắc phục gian lận là cách mà kiểm soát nội bộ bán hàng phải đảm nhiệm và phải được coi trọng hàng đầu
Trang 5Chương I: Giới thiệu công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen, quy
trình bán hàng và bộ phận thu ngân của công ty 1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen
Công ty Cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen là đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ golf quy mô tại miền Bắc bao gồm: sân tập golf, nhà câu lạc bộ, trung tâm đào tạo golf, khu vui chơi giải trí và kinh doanh dịch vụ đào tạo các level về chơi golf như đào tạo cho người mới tập chơi, người đã biết chơi và tay chơi thực thụ, ngoài ra công ty còn đào tạo chơi golf cho trẻ em, thu hút hàng trăm triệu hội viên từ nhiều quốc gia khác nhau như Việt Nam, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Canada, Mỹ…hầu hết hội viên Câu lạc bộ Đảo Sen là lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp và đại diện các công ty nước ngoài tại Việt Nam, ngoài ra công
ty còn có lượng học viên đến học chơi golf, có thể nói lượng khách hàng đến với công ty là vô cùng lớn, đa dạng về độ tuổi và hội viên đến từ các quốc gia khác nhau
Tên công ty: Công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen
Địa chỉ: 125 Nguyễn Sơn, Long Biên, Hà Nội
Thành lập năm 2008 – là sân tập gofl đầu tiên khu vực phía bắc Việt Nam
Giới thiệu về Công ty: Toạ lạc trên ốc đảo yên bình, Sân tập Gôn Đảo Sen được thiết kế và xây dựng hiện đại với trang thiết bị luyện tập tiên tiến cùng các dịch vụ hoàn hảo: Sân tập với 60 làn đánh tiêu chuẩn, sân tập thực hành ba gậy chuẩn, nhà hàng tiêu chuẩn 04 sao, trung tâm đào tạo Gôn với huấn luyện viên đẳng cấp quốc tế nhiệt tình và giàu tâm huyết, cửa hàng dụng cụ gôn và hệ thống dạy đánh gôn tiên tiến
Tầm nhìn và sứ mệnh: tạo dựng một câu lạc bộ Gôn Đảo Sen - nơi khách hàng có thể cảm nhận được chính khách hàng là một phần rất đặc biệt của nơi đây
Ý nghĩa các hình ảnh trên thương hiệu
- Về tổng thể: Nhãn hiệu có hình dạng một bông sen với chữ ĐẢO SEN
nằm trong viền khuôn vuông bao bọc phía ngoài tạo ra một sự vuông vắn thể hiện tính chân phương và sự hoàn thiện, đó chính là nét đặc thù bao trùm suốt ngành dịch vụ của ĐẢO SEN
Trang 6- Về chi tiết: Lô gô của ĐẢO SEN thể hiện hình ảnh cô đọng nhất về bản
sắc văn hoá và triết lý kinh doanh của ĐẢO SEN:
Với cuống sen uốn cong mềm mại được cách điệu thành hình chữ S lồng trong từ “ĐẢO SEN”, cùng chữ “ĐẢO SEN” nâng cao đài sen với những cánh hoa rực rỡ thể hiện tình đoàn kết bền chặt của các thành viên trong công ty
Bông hoa Sen mềm mại với chiếc cuống uốn cong hình chữ S tạo nên một
sự dịu dàng hoàn mỹ từ các dịch vụ của ĐẢO SEN
Ngoài ra S cũng là chữ cái đầu của hai từ tiếng anh: Satisfaction and Success thể hiện triết lý “thành công đạt được bằng cách nâng cao chất lượng dịch vụ, thoả mãn nhu cầu của khách hàng và nhân viên”
Chữ S cũng là dáng hình của đất nước Việt Nam, kết hợp với bông hoa Sen mộc mạc mà thanh tao làm tôn lên giá trị của logo ĐẢO SEN, tạo nên một hình ảnh đậm đà bản sắc văn hoá dân tộc
- Về màu sắc: Màu sắc trên logo ĐẢO SEN có hai màu chính là màu xanh
và màu vàng, thể hiện những triết lý kinh doanh của ĐẢO SEN
+ Màu xanh: Thể hiện sự thân thiện với các đối tác, khách hàng, đối thủ cạnh tranh với quan điểm: “Hợp tác để cùng phát triển” Màu xanh cũng thể hiện tinh thần luôn lạc quan, tin tưởng vào tương lai của ĐẢO SEN Mầu xanh là mầu của sinh thái, mầu của sự sống chính là hình ảnh của mùa xuân
về cho cây cối đâm chồi nảy lộc Đó là tất cả những giá trị tốt đẹp của ĐẢO SEN mong muốn sẽ đem lại cho khách hàng cũng như công chúng và các đối tác
+ Màu vàng: Màu vàng thể hiện sự sung túc, thịnh vượng với tâm niệm:
“Lợi ích của khách hàng cũng là lợi ích của ĐẢO SEN”, ĐẢO SEN luôn
Trang 7mong muốn các đối tác, khách hàng và nhân viên của mình phát triển thịnh vượng Điều đó đồng nghĩa rằng ĐẢO SEN cũng sẽ phát triển thịnh vượng không ngừng Màu vàng là màu của sự ấm cúng, đó chính là tâm niệm của ĐẢO SEN sẽ luôn mang đến cho khách hàng một sự thoải mái trước sự đón tiếp nồng hậu, sự phục vụ nhiệt tình và chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên
đã được đào tạo bài bản
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Mô tả cơ cấu tổ chức: Như các bạn đã thấy, tên Công ty ở trên là công ty
cổ phần nhưng theo sơ đồ cơ cấu tổ chức không có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát Từ năm thành lập Công ty (năm 2008) đến cuối năm 2014, Công ty cổ phần với 5 cổ đông chính sáng lập
ra cùng với bộ máy được cơ cấu theo luật pháp và điều lệ công ty Cổ
Chủ tịch HĐQT
Giám đốc điều hành
Phó giám đốc
Dự án
Phòng Dự án
Phó giám đốc tài chính
Phòng Kinh doanh tổng hợp
Bộ phận Lễ tân - Thu ngân
Bộ phận dịch
vụ khách hàng
Bộ phận nhà hàng Phòng Tài chính kế toán
Trang 8Bar-phần Tuy nhiên vào đầu năm 2015, do sự bất đồng ý kiến cũng như tranh chấp của Đại hội đồng cổ đông, 1 cổ đông đã đứng lên mua lại toàn bộ số
cổ phần của 4 người còn lại, hiện nay toàn bộ cổ phần do duy nhất 1 người nắm giữ vì vậy ta có sơ đồ cơ cấu tổ chức như trên Cơ cấu tổ chức của công ty theo hình thức kiêm nhiệm nên có ít phòng ban
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
- Chủ tịch: Quản lý toàn bộ các hoạt động của công ty
ty và quyết định của Chủ tịch
- Phó giám đốc Dự án:
+ Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các dự án của công ty + Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động
- Phòng dự án: thực hiện những dự án của công ty dưới sự điều hành của
Phó giám đốc Dự án
- Phó giám đốc Tài chính:
+ Phân tích cấu trúc & quản lý rủi ro tài chính
+ Theo dõi lợi nhuận và chi phí; điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính; chuẩn bị các báo cáo đặc biệt
+ Dự báo những yêu cầu tài chính; chuẩn bị ngân sách hàng năm; lên kế hoạch chi tiêu; phân tích những sai biệt; thực hiện động tác sửa chữa + Thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thông tin tài chính
+ Quản lý nhân viên
Trang 9+ Phân tích đầu tư & quản lý danh mục đầu tư (nếu có)
+ Nắm bắt & theo dõi thị trường chứng khoán liên quan đến các hoạt động công ty (nếu có)
+ Thiết lập & duy trì các quan hệ với ngân hàng và các cơ quan hữu quan
+ Theo sát và đảm bảo chiến lược tài chính đề ra
- Phòng kinh doanh tổng hơp:
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
+ Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược
+ Công tác thống kê tổng hợp kinh doanh
+ Công tác điều độ kinh doanh
+ Công tác lập dự toán
+ Công tác quản lý hợp đồng kinh tế
+ Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế
+ Công tác nhân sự
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
- Bộ phận Lễ tân – Thu ngân: chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động
check-in, check-out của khách hàng đến tập golf
- Bộ phận Dịch vụ khách hàng: nhân viên sân tập, kho bóng, kho gậy, tổ
cỏ, quản lý làn tập, các hoạt động phát sinh trong quá trình khách tập golf
- Bộ phận Bar - nhà hàng: nhân viên nhà hàng, tạp vụ, các dịch vụ của nhà
hàng: đồ ăn, đồ uống
- Phòng Tài chính kế toán:
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
+ Công tác tài chính;
+ Công tác kế toán tài vụ;
+ Công tác kiểm toán nội bộ;
+ Công tác quản lý tài sản;
Trang 10+ Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;
+ Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
+ Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
Các chỉ tiêu kinh doanh
Với hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chơi golf, đây là loại hình thể thao xa xỉ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt 20%, tiền thẻ hội viên thu hết mới xuất hoá đơn và ghi nhân doanh thu, tiền thuế đóng vào ngân sách nhà nước cũng được tính xuất hoá đơn, ta có thể đánh giá tình trang kinh doanh của công ty qua bảng chỉ tiêu doanh thu như sau:
Bảng 1.1: Chỉ tiêu kinh doanh – thuế nộp NSNN
đơn vị tính: đồng
Thu tiền dịch vụ golf – nhà hàng 120.040.820 167.887.000
Thu tiền thẻ hội viên 8.537.288.088 9.055.668.389
Nộp thuế tiêu thụ đặc biệt 403.684.863 1.964.927.311
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
1.2 Giới thiệu quy trình thu ngân của công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen
Hiện nay hoạt động kinh doanh bán hàng của công ty chủ yếu có 2 lĩnh vực:
- Bán thẻ hội viên
- Nhận và phục vụ khách tập golf
Hoạt động thu tiền gồm có:
- Thu tiền mặt
- Thu tiền qua ngân hàng, ví thanh toán điện tử
- Bảng 1.2: Bảng giá bóng tập của công ty
Trang 115000 coupon
6:00- 16:00 3.300.000 16:00-21:00 4.400.000
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Quy trình thu ngân tổng quát tại công ty như sau:
1 Thu ngân nhận lại passport của khách;
2 Kiểm tra mã passport có trùng với tên khách lúc checkin hay không;
Trang 123 Kiểm tra order và dữ liệu trong phần mềm máy tính có khớp hay không Thiếu báo bộ phận nhà hàng và kho bóng nhập thêm, thừa chiết khấu tay;
4 Trừ coupon hoặc chiết khấu thẻ giảm giá cho khách có coupon hoặc thẻ giảm giá;
5 Thu tiền;
6 Cuối ngày tổng hợp làm báo cáo nộp kế toán
Quy trình thu ngân khách tập golf tại công ty được thực hiện qua các bước như sau:
Bước 1: Khách hàng vào quầy Lễ tân – thu ngân làm thủ tục checkin: Khách điền thông tin vào phiếu checkin của mình bao gồm tên, loại thành viên và chữ ký Mỗi phiếu checkin có 1 mã số riêng gồm 2 liên, liên 1 màu trắng Lễ tân – thu ngân cầm để nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính sau đó lưu lại cuối quý nộp kế toán, liên 2 màu vàng để vào trong passport đưa cho khách cầm mang ra ngoài làn tập Thu ngân nhận lại passport của khách;
Bước 2: Kiểm tra mã passport có trùng với tên khách lúc checkin hay không Trường hợp khách lẻ nhưng đi cùng với hội viên thì có thể chiết khấu tay theo thẻ hội viên – passport nếu khách yêu cầu Trường hợp khách không đi với hội viên thì tiến hành ghi tay order và thu tiền trực tiếp nhưng phải nhập vào phần mềm máy tính thông tin của khách và in bill nếu khách yêu cầu;
Bước 3: Kiểm tra order và dữ liệu trong phần mềm máy tính có khớp hay không Thiếu báo bộ phận nhà hàng và kho bóng nhập thêm, thừa chiết khấu tay 1 order gồm có 3 liên, liên 1 màu trắng sẽ cho vào passport của khách, liên 2 màu hồng chuyển vào kho cho nhân viên kho bóng nhập dữ liệu vào phần mềm, liên 3 màu vàng nhân viên tự giữ lại cuối ca tổng hợp làm báo cáo;
Bước 4: Trừ coupon hoặc chiết khấu thẻ giảm giá cho khách có coupon hoặc thẻ giảm giá;
Bước 5: Khách tập xong mang pp ra Lễ tân thanh toán Lễ tân kiểm tra order trong pp và đối chiếu với dữ liệu các bộ phận đã nhập trong máy tính Nếu
có sai sót, gọi bô đàm báo với các bộ phận kiểm tra lại, nếu thiếu dữ liệu thì nhập thêm, nếu thừa thì Lễ tân sẽ chiết khấu tay Lễ tân in invoice thanh toán và xin chữ ký của khách nếu phải thực hiện chiết khấu tay, nếu dữ liệu nhập chuẩn thì thu tiền theo đúng invoice Lễ tân thu ngân thu tiền Trong