Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng

Công ty cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam – ĐàNẵng có chức năng chính là thi công xây dựng các công trình, hạng mục công trình.Tuy đã có nhiều cố gắng trong công tác

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục các bảng

Danh mục các hình vẽ

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Những đóng góp của luận văn 3

6 Kết cấu của luận văn 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT 4

CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 4

1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng 4

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 4

1.1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.2 Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.3 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát 7

1.1.3.2 Hệ thống kế toán 10

1.1.3.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ 12

1.2 Đặc điểm sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng đối với công tác kiểm soát chi phí 12

1.3 Kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng 14

1.3.1.1 Nội dung chi phí trong doanh nghiệp xây dựng 14

1.3.1.2 Dự toán chi phí xây lắp công trình trong doanh nghiệp xây dựng 16

1.3.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 17

1.3.2.1 Mục đích kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 17

1.3.2.2 Các bộ phận tham gia kiểm soát 18

1.3.2.3 Thủ tục kiểm soát CP NVLTT 18

1.3.3 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp 20

1.3.3.1 Mục đích kiểm soát nội bộ CP NCTT 20

1.3.3.2 Các bộ phận tham gia kiểm soát 20

1.3.3.3 Thủ tục kiểm soát CP NCTT 21

1.3.4 Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công 21

1.3.4.1 Mục đích kiểm soát nội bộ CP MTC 21

1.3.4.2 Các bộ phận tham gia kiểm soát 22

1.3.4.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ CP MTC 23

1.3.5 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung 24

1.3.5.1 Mục đích kiểm soát nội bộ CP SXC 24

1.3.5.2 Các bộ phận tham gia kiểm soát 24

1.3.5.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ CP SXC 25

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 25

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI 27

CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG 27

NGHIỆP QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG 27

2.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng 27

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 27

Điện thoại: 0510.3852227 28

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 29

2.1.3.2 Tổ chức tại hiện trường thi công 31

2.1.3.3 Tổ chức kế toán tại công ty 32

2.2 Thực tế công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà Nẵng 35

2.2.1 Môi trường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty 35

2.2.1.1 Đặc thù quản lý 36

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức 36

2.2.1.3 Chính sách nhân sự 37

2.2.1.4 Kế hoạch và dự toán xây dựng công trình 37

2.2.2 Xây dựng dự toán chi phí sản xuất tại Công ty 38

2.2.3 Tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán tại công ty 43

2.2.3.1 Tổ chức chứng từ tại công ty 43

2.2.3.2 Tổ chức sổ sách và báo cáo kế toán tại công ty 45

2.2.4 Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng 45

2.2.4.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty 46

2.2.4.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp tại công ty 50

2.2.4.3 Kiểm soát nội bộ chi phí máy thi công tại công ty 51

2.2.4.4 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung tại công ty 52

2.2.5 Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng 54

2.2.5.1 Những mặt ưu điểm 54

2.2.5.2 Những mặt hạn chế 55

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 56

CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP QUẢNG NAM –

ĐÀ NẴNG 57

3.1 Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua hoàn thiện môi trường kiểm soát tại công ty 57

3.1.1 Về cơ cấu tổ chức 57

3.1.2 Chính sách nhân sự 58

3.1.3 Công tác lập kế hoạch và phân tích chi phí xây lắp 60

3.1.3.1 Kế hoạch chi phí ngắn hạn 60

3.1.3.2 Phân tích chi phí xây lắp tại công trình 62

3.2 Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua hoàn thiện quy trình kiểm soát chi phí tại công ty 66

3.2.1 Kiểm soát chi phí NVL trực tiếp 66

3.2.1.1 Quy trình kiểm soát mua NVL nhập kho 66

3.2.1.2 Quy trình kiểm soát xuất và sử dụng NVL 70

3.2.1.3 Kiểm soát việc xếp dỡ, bảo quản NVL 71

3.2.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 73

3.2.3 Kiểm soát chi phí sử dụng MTC 75

3.2.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 77

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 79

KẾT LUẬN 81 Danh mục tài liệu tham khảo

Quyết định giao đề tài luận văn (bản sao)

Phụ lục

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Với xu thế hội nhập và phát triển, xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chấtquan trọng của nền kinh tế, tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật để thực hiện quá trìnhcông nghiệp hóa – hiện đại hóa Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp xây lắpkhông chỉ có ý nghĩa nội bộ mà còn có ý nghĩa xã hội hết sức to lớn Môi trường đóđòi hỏi các doanh nghiệp xây lắp phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổimới công nghệ để bắt nhịp với sự phát triển Muốn vậy, các doanh nghiệp xây lắpphải nỗ lực để tự khẳng định vị trí, chỗ đứng cho mình Để quản lý tốt tình hình vàhiệu quả hoạt động xây lắp, các nhà quản lý phải đề ra những phương hướng, mụctiêu cũng như những công cụ để phục vụ mục tiêu, phương hướng đó

Kiểm soát nội bộ là bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giámsát được quá trình hoạt động Trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan tâmhàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp Việc kiểm soát chi phí tốt sẽ ngày càngnâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành, nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệpmột uy tín, hình ảnh – nhằm nâng cao sức cạnh tranh Bên cạnh đó, kiểm soát chiphí còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban giám đốcnhằm chống lãng phí và thất thoát tài sản của doanh nghiệp

Công ty cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam – ĐàNẵng có chức năng chính là thi công xây dựng các công trình, hạng mục công trình.Tuy đã có nhiều cố gắng trong công tác kiểm soát, nhưng thực tế trong những nămqua công tác kiểm soát nói chung và kiểm soát chi phí xây lắp nói riêng vẫn còn bộc

lộ nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý Những điểm hạnchế nổi bật trong quy trình kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty: Đơn vị chưa hoànthiện môi trường làm việc tại các Ban chỉ huy công trình; chưa xây dựng tráchnhiệm cụ thể của từng đối tượng của bộ phận trực tiếp thi công các loại công trìnhdẫn đến việc phát sinh tiêu cực, gian lận không được phát hiện kịp thời; Đơn vị chưalập kế hoạch chi phí xây lắp trong ngắn hạn dẫn đến việc phê duyệt cấp vật tư từngđợt, ca máy thi công từng giai đoạn không được kiểm soát dẫn đến cấp thừa vật tư

gây ứ đọng vốn; Quy trình kiểm soát chi phí xây lắp còn chưa chặt chẽ, chưa xâydựng được quy trình kiểm soát đối với chi phí sản xuất chung… Do đó việc tìm hiểucông tác kiểm soát chi phí xây lắp thông qua hệ thống KSNB của Công ty để tìmgiải pháp tăng cường việc kiểm soát chi phí xây lắp, hạn chế tối đa thất thoát là vấn

Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về chi phíxây lắp tại Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam - ĐàNẵng trong điều kiện sản xuất hiện tại của công ty, qua đó vận dụng những đặc điểmcủa ngành xây lắp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắpcho công ty, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinhdoanh cũng như sức cạnh tranh trong xu hướng phát triển hiện nay

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những lý luận về nội dung, đặc điểm củakiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp trong doanh nghiệp

- Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là tại Công ty Cổ phần Phát triển đô thị vàKhu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng có chức năng sản xuất kinh doanh xâylắp

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phỏng vấn trực tiếp: Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng kế hoạch –

kỹ thuật, Chỉ huy trưởng công trình, Giám sát thi công để tìm hiểu về môi trường

5 Những đóng góp của luận văn

Trên cơ sở hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí vàphân tích làm rõ thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty CP Phát triển đô thị

và Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng, luận văn đã có những đóng góp cụ thểsau:

- Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp; chỉ ra những mặt tồn tại, hạnchế đối với kiểm soát chi phí xây lắp và lý giải được sự cần thiết phải tăng cườngkiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty CP Phát triển đô thị và Khu công nghiệpQuảng Nam Đà Nẵng

- Đề xuất các giải pháp mang tính thực tiễn nhằm tăng cường kiểm soát chiphí xây lắp tại Công ty CP Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam ĐàNẵng

6 Kết cấu của luận văn

Chương 1 Cơ sở lý luận về kiểm soát Chi phí xây lắp trong doanh nghiệp

xây dựng

Chương 2 Thực trạng kiểm soát Chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Phát

triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà Nẵng

Chương 3 Giải pháp tăng cường kiểm soát Chi phí xây lắp tại Công ty cổ

phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà Nẵng

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp là một chuỗi các quytrình nghiệp vụ đan xen nhau một cách có hệ thống, và ở bất kỳ khâu nào của cácquy trình nghiệp vụ cũng cần chức năng kiểm soát Hoạt động kiểm soát luôn giữmột vị trí quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành kinh doanh Thông quaviệc kiểm soát hữu hiệu, nhà quản lý có thể đánh giá và điều chỉnh việc thực hiệnnhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu suất cao nhất

Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báocáo tài chính (COSO) định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởiban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấpmột sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính

Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”

Kiểm soát nội bộ thường bao gồm hai lĩnh vực và được chia thành hai loạichính: kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán

- Kiểm soát tổ chức: là các quy định, các thủ tục được thiết lập nhằm bảođảm sự tuân thủ và hiệu quả, hiệu năng của tổ chức đối với các chính sách, các kếhoạch cũng như các quy định của pháp luật hiện hành; bảo đảm cho các hoạt độngđược diễn ra theo mục tiêu quản lý; bảo đảm việc sử dụng các nguồn lực một cáchtiết kiệm và hiệu quả Kiểm soát tổ chức chủ yếu hướng vào các hoạt động nhân sự,

tổ chức bộ máy, chất lượng, kỹ thuật cũng như các hoạt động nghiên cứu triển khai

- Kiểm soát kế toán: là hệ thống các chế độ, các thủ tục được thiết lập nhằmtập trung vào hệ thống cung cấp thông tin cho việc ra quyết định như hệ thống sổsách kế toán, báo cáo tài chính Loại kiểm soát này đảm bảo cho tính tin cậy, tínhxác thực, tính toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ, đồng thời đâycũng là những biện pháp nhằm bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Phù hợp với loạikiểm soát kế toán là kiểm soát quản lý tài chính, kiểm soát nghiệp vụ kế toán v.v…

[5, tr 26]

1.1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Quá trình quản lý bắt đầu từ việc lập kế hoạch và xây dựng các mục tiêu cóliên quan Để đạt được các mục tiêu đề ra, nhà quản lý cần có những biện pháp,hành động và thủ tục cần thiết, điều này chỉ có thể có được từ chức năng kiểm soát.Chức năng kiểm soát luôn là một chức năng quan trọng tồn tại trong tất cả các khâucủa quá trình quản lý và công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát của cácnhà quản lý doanh nghiệp là hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal Control System)

Có nhiều quan niệm và định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ:

Theo chuẩn mực kiểm toán Quốc tế IAS 400: hệ thống kiểm soát nội bộ làtoàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của doanh nghiệp thiết lậpnhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khảnăng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quảntài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ củacác ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 400: hệ thống kiểm soát nội bộ làcác quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và ápdụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra,kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trungthực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC): hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệthống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau:

- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động

[2, tr 86 – 87]

1.1.2 Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ

Chúng ta biết rằng quản lý là quá trình định hướng và tổ chức các hướng đãđịnh trên cơ sở các nguồn lực đã xác định nhằm đạt được hiệu quả tối ưu Đây làquá trình tác động có tổ chức của chủ thể quản lý và sự tác động này phụ thuộc rấtlớn vào công cụ quản lý cũng như việc tổ chức quá trình quản lý Nhà quản lý phải

có những công cụ và đưa ra được các trình tự, các bước kiểm soát trong mọi hoạtđộng của doanh nghiệp Toàn bộ các chính sách, nội quy, quy chế cùng các thủ tụckiểm soát được thiết lập để điều hành các hoạt động của doanh nghiệp chính là haimặt của hệ thống kiểm soát nội bộ

Xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho doanhnghiệp giảm bớt rủi ro, gian lận, bảo đảm tính tin cậy của thông tin kế toán, tránhđược những sai sót của nhân viên có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp, giúp nhàquản lý sử dụng hiệu quả và tránh được sự lãng phí nguồn lực trong quá trình sảnxuất kinh doanh

Có thể nói rằng hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng trongcông tác quản lý, nó giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát tốt mọi hoạt độngdiễn ra trong doanh nghiệp Cũng chính vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ trongdoanh nghiệp chiếm một vị trí vô cùng quan trọng và có ý nghĩa sống còn với doanhnghiệp

1.1.3 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy thuộc vào loại hình hoạt động và quy mô tổ chức của các doanh nghiệp

mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, tuy nhiên để hoạt động cóhiệu quả thì hệ thống này phải bao gồm các nhân tố cơ bản sau: Môi trường kiểmsoát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, thông qua việcchi phối ý thức kiểm soát của các thành viên Môi trường kiểm soát là nền tảng chotất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát bao gồmnhận thức, thái độ và hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát

và tầm quan trọng của kiểm soát Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng quantrọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát Một môi trườngkiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát Nhữngnhân tố của môi trường kiểm soát gồm:

* Các nhân tố bên trong

+ Đặc thù quản lý

Các nhà quản lý có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp vì các nhà quản

lý cao cấp là người quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị, vì thế quanđiểm đường lối quản trị cũng như tư cách của họ là vấn đề trung tâm của môitrường kiểm soát Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranhlành mạnh thì sẽ coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính (BCTC) làm chomôi trường kiểm soát lành mạnh Đối với phong cách quản lý này, nhà quản lýtrong quá trình kinh doanh sẽ rất thận trọng để giảm rủi ro cho các số liệu và thôngtin chính xác, đáng tin cậy Vì vậy, các thủ tục được xây dựng hiệu quả Ngược lại,

có những nhà quản lý luôn mong muốn đạt được lợi nhuận bằng mọi giá thì số liệutrên BCTC sẽ không đáng tin cậy, sự gian lận trong quá trình kinh doanh và cungcấp số liệu là không tránh khỏi

Cơ cấu về quyền lực trong đơn vị cũng là vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản

lý Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểmsoát phụ thuộc vào quan điểm và phong cách điều hành của người này Còn nếuquyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề quan trọng là kiểm tra, giám sátviệc sử dụng quyền lực đã được phân quyền nhằm đề phòng trường hợp sử dụngkhông hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn

+ Cơ cấu tổ chức của đơn vị

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ramôi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt

từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định triển khai các quyết định đócũng như việc kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộdoanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn

bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc

bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; bảo đảm sự độc lậptương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong thựchiện các bước công việc

+ Chính sách nhân sự

Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn làmột nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thựchiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu nhân viên cónăng lực, đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện màvẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù doanhnghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưngvới đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩmchất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không phát huy được hiệu quả Do đó,cần có những chính sách cụ thể rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt vàkhen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phảiphù hợp, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp

+ Công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kếhoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính,…Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệthống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậytrong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét mức độ thực hiện kế hoạch,

theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn

đề bất thường và xử lý điều chỉnh kế hoạch kịp thời

+ Uỷ ban kiểm soát

Gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viênhội đồng quản trị Các công ty cổ phần có qui môi lớn, uỷ ban này gồm từ 3-5người, uỷ viên thường không phải là nhân viên công ty nhưng không kiêm nhiệmchức vụ quản lý và am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

* Các nhân tố bên ngoài

Các nhân tố này bao gồm: Đường lối phát triển kinh tế của Nhà nước, cácchính sách, chỉ thị, quyết định của Chính phủ, của các cơ quan chức năng, các luật

và bộ luật kinh tế, chính sách tín dụng của các chủ nợ…

1.1.3.2 Hệ thống kế toán

Quá trình kiểm soát chi phí có thể được thực hiện tốt nếu các thông tin cungcấp là trung thực và đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông tin được thựchiện chính xác và kịp thời Có thể thấy rằng thông tin là điều kiện không thể thiếucho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong doanh nghiệp thôngqua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sựtuân thủ cho nội bộ và cho bên ngoài

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp chủ yếu là thông tin từ hệ thống kếtoán, bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ

kế toán và hệ thống báo cáo kế toán Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán

và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cungcấp thông tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt độngcủa doanh nghiệp Chính vì vậy, hệ thống kế toán là một bộ phận cấu thành quantrọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảonhững mục tiêu tổng quát sau đây được thực hiện:

- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụkhông có thực vào sổ sách của doanh nghiệp

- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Sự phê chuẩn: bảo đảm cho mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợplý.

- Sự đánh giá: bảo đảm không có sự sai phạm trong việc tính toán các khoảngiá và phí

- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tàikhoản và ghi nhận đúng đắn vào các loại sổ sách kế toán

- Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiệnkịp thời theo quy định

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: bảo đảm số liệu kế toán được ghivào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báocáo tài chính của doanh nghiệp

Xét về mặt quy trình, tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thể hiện thôngqua ba giai đoạn của quá trình kế toán đó là: lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ

kế toán và lập báo cáo kế toán

* Lập chứng từ kế toán: là giai đoạn đầu tiên của quá trình xử lý số liệu kếtoán Lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụkinh tế phát sinh thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiềuphương diện, nhất là bảo vệ tài sản không để bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vilãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc vượt quá thẩm quyền, điều nàygiúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản không đúng mục đích, giúp cho việc theodõi sự chuyển dịch của tài sản từ nơi này sang nơi khác

* Phản ánh vào sổ kế toán: là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kếtoán Ở giai đoạn này, mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi chép, phân loại, tínhtoán, tổng hợp vào sổ kế toán Sổ kế toán giúp các nhà quản lý thu thập được cácthông tin đáng tin cậy phục vụ cho việc ra các quyết định điều hành Ngoài ra, sổ kếtoán còn giúp cho việc tổng hợp, lưu trữ thông tin được khoa học, có hệ thống và làtrung gian giữa chứng từ ban đầu và hệ thống báo cáo kế toán Chính vì vậy, hệthống sổ kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ

* Lập báo cáo kế toán: là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý thông tin kếtoán nhằm tổng hợp số liệu trên sổ kế toán Thông tin thể hiện trên báo cáo kế toánkhông đơn thuần chỉ là sự mang sang từ sổ kế toán mà nó phải phản ánh trung thựctình hình tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời phải đượctrình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán và các quy định có liên quan.

1.1.3.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ

Mỗi một đơn vị, tổ chức có những đặc thù riêng, từ cơ cấu tổ chức đến đặcđiểm kinh doanh Để đạt được mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải xây dựng,thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với đặc điểm của đơn vịmình Do đó, các bước kiểm soát và cách thức kiểm soát có thể không giống nhau,thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ

Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau:

* Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: theo nguyên tắc này, quyền hạn và tráchnhiệm cần được phân chia cụ thể cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộphận khác nhau trong tổ chức Mục đích của việc này là làm cho không có một cánhân hay bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ trọn vẹn từ khâu đầu đến khâucuối Cơ sở của nguyên tắc này là trong mọi hoạt động có nhiều người cùng làmmột công việc thì sai sót dễ phát hiện hơn và gian lận khó xảy ra hơn Việc phâncông, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, tạo cơ chế kiểmtra, thúc đẩy lẫn nhau

* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về quyềnhạn và trách nhiệm đối với một số công việc có liên quan, nhằm ngăn ngừa các saiphạm và hành vi lạm dụng quyền hạn như trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ, tráchnhiệm bảo quản tài sản, trách nhiệm xét duyệt với trách nhiệm ghi chép sổ sách kếtoán; chức năng kế toán với chức năng tài chính; chức năng thực hiện với chức năngkiểm soát… Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệmvới sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện

* Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: theo nguyên tắc này, người quản lý đơn

vị không thể giải quyết mọi công việc sự vụ trong đơn vị mà phải ủy quyền cho cấp

dưới thay mặt quyết định một số công việc trong phạm vi nhất định Tuy ủy quyềncho cấp dưới quyết định nhưng người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm vềcông việc đó và vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình ủy quyền tiếptục được thực hiện đối với các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia tráchnhiệm và quyền hạn giữa các cấp song vẫn đảm bảo tính tập trung của đơn vị.

Thông thường các thủ tục kiểm soát được thiết kế bao gồm các biện pháp sau:

* Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: biện pháp quan trọng để bảo vệtài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soátvật chất chẳng hạn như xây dựng nhà kho, trang bị hệ thống báo cháy, sử dụng tủsắt… Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tài sản, sổ sách của doanhnghiệp khi chưa được phép của người quản lý

* Kiểm soát độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra thường xuyên và liên tụccủa những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra nhằm xem xét bốn loạithủ tục kiểm soát nêu trên Chẳng hạn như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêmnhiệm, nhưng không thể loại trừ tuyệt đối khả năng có thể xảy ra sự thông đồnggiữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản

* Định dạng trước: đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp ápdụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý

* Sử dụng chỉ tiêu: tức lượng hóa tất cả các mục tiêu mà công ty đặt ra cho các

cá nhân và bộ phận thành các chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này.[1, tr 67 – 69]

1.2 Đặc điểm sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng đối với công tác kiểm soát chi phí

Xây dựng cơ bản (XDCB) là ngành sản xuất vật chất có vị trí hết sức quantrọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia, góp phần tạo nên năng lực sản xuất chocác ngành, các lĩnh vực khác trong nền kinh tế, tạo điều kiện cho các ngành, cáclĩnh vực đó ngày càng phát triển cũng như sự phát triển chung của toàn xã hội.Doanh nghiệp xây dựng là các tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân và có đủđiều kiện để thực hiện những công việc có liên quan đến quá trình xây dựng và lắpđặt thiết bị các công trình như: xí nghiệp xây dựng; công ty xây dựng; công ty lắp

máy; công ty phát triển đô thị… Các đơn vị này, tuy khác nhau về quy mô sản xuất,hình thức quản lý nhưng đều là những tổ chức hạch toán kinh tế độc lập có chứcnăng nhận thầu xây lắp các công trình XDCB.

Hoạt động sản xuất xây lắp có những đặc điểm sau:

- Thứ nhất, sản xuất xây lắp mang tính chất riêng lẻ: sản phẩm xây lắp không

có sản phẩm nào giống sản phẩm nào, mỗi sản phẩm có yêu cầu về mặt thiết kế mỹthuật, kết cấu hình thức, địa điểm xây dựng khác nhau Chính vì vậy, mỗi sản phẩmxây lắp đều có yêu cầu về tổ chức quản lý, tổ chức thi công và biện pháp thi côngphù hợp với từng đặc điểm của từng công trình cụ thể, có như vậy việc sản xuất thicông mới mang lại hiệu quả cao và đảm bảo cho sản xuất liên tục Do sản phẩm cótính chất đơn lẻ và chủ yếu được thực hiện theo từng hợp đồng ký kết nên chi phíthi công cũng hoàn toàn khác nhau giữa các công trình, ngay cả khi công trình thicông theo thiết kế mẫu nhưng được xây dựng ở những địa điểm khác nhau với điềukiện thi công khác nhau thì chi phí bỏ ra cũng khác nhau

- Thứ hai, sản phẩm xây dựng có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn, thờigian thi công tương đối dài Trong thời gian thi công xây dựng có thể chưa tạo rasản phẩm nhưng lại sử dụng nhiều vật tư, nhân lực, do đó khi lập kế hoạch XDCBcần cân nhắc, thận trọng, nêu rõ các yêu cầu về vật tư, tiền vốn, nhân công Việcquản lý theo dõi quá trình sản xuất thi công phải chặt chẽ, đảm bảo sử dụng vốn tiếtkiệm, đảm bảo chất lượng thi công công trình

- Thứ ba, thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp tương đối dài: các công trìnhXDCB thường có thời gian sử dụng dài nên mọi sai lầm trong quá trình thi côngthường khó sữa chữa, thông thường phải phá để làm lại đúng theo hồ sơ thiết kế Sailầm trong XDCB vừa gây lãng phí, vừa để lại hậu quả có khi rất nghiêm trọng, lâudài và khó khắc phục Do đặc điểm này mà trong quá trình thi công cần phải thườngxuyên giám sát, kiểm tra chất lượng công trình

- Thứ tư, sản phẩm xây dựng cơ bản được sử dụng tại chỗ, địa điểm xây dựngluôn thay đổi theo địa bàn thi công nên chi phí thay đổi theo từng vùng lãnh thổ vàảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp Chính vì vậy, công tác kiểm soát phải đủ mạnh để

hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro, đặc biệt chú trọng đến công tác dự báo, dựphòng.

- Thứ năm, sản xuất XDCB thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếpbởi điều kiện môi trường, thiên nhiên, thời tiết Do đó, việc thi công xây lắp ở mức

độ nào đó mang tính chất thời vụ Do đặc điểm này trong quá trình thi công xây lắpcần tổ chức quản lý lao động, vật tư chặt chẽ, đảm bảo thi công nhanh, đúng tiến độkhi điều kiện môi trường thời tiết thuận lợi Trong điều kiện thời tiết không thuậnlợi ảnh hưởng đến chất lượng thi công, có thể phát sinh các khối lượng công trìnhphải phá đi làm lại và các thiệt hại phát sinh do ngừng sản xuất, doanh nghiệp cần

có kế hoạch điều độ cho phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí

1.3 Kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng

1.3.1 Nội dung chi phí và dự toán chi phí xây lắp công trình trong doanh nghiệp xây dựng

1.3.1.1 Nội dung chi phí trong doanh nghiệp xây dựng

Chi phí xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống vàlao động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹthuật công trình mà doanh nghiệp xây lắp đã chi ra trong một kỳ nhất định (quý,năm) Trong doanh nghiệp xây dựng thì chi phí phát sinh chủ yếu và chiếm tỷ trọnglớn nhất là chi phí các công trình xây dựng, gồm các chi phí sau:

* Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (CP NVLTT): là những chi phí về vật liệuchính, vật liệu phụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham giacấu thành thực thể sản phẩm xây lắp hoặc giúp cho việc thực hiện và hoàn thànhkhối lượng xây lắp như: gạch, gỗ, cát, sắt thép, xi măng…

* Chi phí nhân công trực tiếp (CP NCTT): là các chi phí cho lao động trực tiếptham gia vào quá trình hoạt động xây lắp bao gồm: tiền lương, tiền công phải trảcho số ngày công lao động của công nhân trực tiếp thực hiện khối lượng công tácxây lắp, công nhân phục vụ xây lắp kể cả công nhân vận chuyển, bốc dỡ vật liệutrong phạm vi mặt bằng xây lắp và công nhân chuẩn bị, kết thúc dọn hiện trường thicông, không phân biệt công nhân thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp hay thuê

ngoài Chi phí nhân công trực tiếp không bao gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội;bảo hiểm y tế; kinh phí công đoàn; bảo hiểm thất nghiệp theo tỷ lệ quy định hiệnhành của Nhà nước.

* Chi phí sử dụng máy thi công: Máy móc thi công là các loại xe máy có động

cơ được sử dụng trực tiếp để thi công xây lắp các công trình xây dựng như: máytrộn bê tông, hồ vữa, máy đào đất, xúc đất, ô tô vận chuyển đất đá trong côngtrường… Các loại phương tiện máy thi công này doanh nghiệp xây dựng có thể thuê

ở bên ngoài hoặc tự trang bị để khai thác sử dụng lâu dài trong quá trình sản xuấtkinh doanh của mình Chi phí sử dụng máy thi công là toàn bộ các chi phí về vậtliệu, nhân công và các chi phí khác có liên quan đến quá trình sử dụng máy cho cáccông trình xây lắp như:

- Lương chính, lương phụ, phụ cấp lương của công nhân điều khiển máy thicông

- Chi phí vật liệu: nhiên liệu, vật liệu khác phục vụ xe máy thi công

- Chi phí khấu hao tài sản cố định và máy móc thi công

- Chi phí về công cụ dụng cụ phục vụ cho máy móc thi công

- Chi phí dịch vụ thuê ngoài: về sửa chữa, bảo hiểm, tiền thuê tài sản cố định(TSCĐ), chi phí trả cho nhà thầu phụ, chi phí điện nước liên quan đến vận hànhmáy móc thi công, chi phí vận chuyển máy thi công,… và các chi phí bằng tiềnkhác

* Chi phí sản xuất chung (CP SXC): là những chi phí có liên quan đến việc tổ

chức, phục vụ và quản lý thi công của các đội thi công xây lắp và ở các công trườngxây dựng

- CP SXC phải được tổ chức hạch toán cho từng công trình, HMCT và phải chitiết theo từng khoản mục quy định

- Trong trường hợp CP SXC liên quan đến nhiều công trình, HMCT thì phảitiến hành phân bổ CP SXC cho các công trình, HMCT theo tỷ lệ với CP NCTT,…

- Khi hạch toán phải thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện định mức về

CP SXC và các khoản ghi giảm CP SXC

1.3.1.2 Dự toán chi phí xây lắp công trình trong doanh nghiệp xây dựng

Dự toán xây dựng công trình được xác định theo công trình xây dựng Dựtoán xây dựng công trình bao gồm dự toán xây dựng các hạng mục, dự toán cáccông việc của các hạng mục thuộc công trình Dự toán xây dựng công trình đượclập trên cơ sở khối lượng xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thicông, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình và đơn giá xây dựng côngtrình, định mức chi phí tính theo tỷ lệ phần trăm (%) (định mức tỷ lệ) cần thiết đểthực hiện khối lượng, nhiệm vụ công việc đó

Nội dung dự toán xây dựng công trình bao gồm:

* Chi phí xây dựng: trong dự toán công trình được lập cho các công trìnhchính, các công trình phụ trợ, các công trình tạm phục vụ thi công, nhà tạm tại hiệntrường để ở và điều hành thi công Chi phí xây dựng được xác định bằng dự toán

- Chi phí trực tiếp bao gồm: chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sử dụngmáy thi công và trực tiếp phí khác Trong đó, chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chiphí sử dụng máy thi công được xác định trên cơ sở khối lượng theo thiết kế và đơngiá của công tác xây dựng tương ứng Trực tiếp phí khác như chi phí bơm nước, thínghiệm vật liệu… được tính bằng 1,5% trên tổng chi phí vật liệu, nhân công và máythi công

- Chi phí chung bao gồm: chi phí quản lý và điều hành sản xuất tại côngtrường của doanh nghiệp xây dựng, chi phí phục vụ công nhân, chi phí phục vụ thicông tại công trường và một số chi phí khác

* Chi phí thiết bị:

- Chi phí mua sắm thiết bị bao gồm cả chi phí đào tạo và chuyển giao côngnghệ (nếu có): chi phí này được xác định theo số lượng, chủng loại từng loại thiết bịhoặc toàn bộ dây chuyền công nghệ và giá một tấn, một cái hoặc toàn bộ dâychuyền thiết bị tương ứng Đối với những thiết bị chưa xác định được giá có thể tạmtính theo báo giá của nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc giá những thiết bị tương tự có

ở thị trường tại thời điểm tính toán

- Chi phí lắp đặt thiết bị và thí nghiệm, hiệu chỉnh (nếu có) bao gồm: chi phítrực tiếp ( vật liệu, nhân công, máy thi công và trực tiếp phí khác)

* Chi phí khác của dự toán công trình bao gồm: chi phí khảo sát xây dựng, chi

phí thiết kế xây dựng công trình, chi phí thi tuyển kiến trúc (nếu có); chi phí lậpđịnh mức, đơn giá (nếu có)

* Chi phí dự phòng: chi phí dự phòng trong dự toán công trình được tính bằng

tỷ lệ % trên tổng chi phí xây dựng, chi phí thiết bị và chi phí khác nhưng tối đakhông quá 10%

1.3.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

1.3.2.1 Mục đích kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Đối với ngành xây dựng, chi phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng lớntrong chi phí trực tiếp xây lắp công trình, nên các sai phạm về chi phí nguyên vậtliệu thường ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công trình, giá thành sản phẩm xâydựng và kết quả kinh doanh

Do vậy kiểm soát nội bộ về chi phí nguyên vật liệu được thiết lập nhằm có tácdụng trên cả hai phương diện:

* Kiểm soát vật chất: hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp ngăn ngừa mất mát, hưhỏng hoặc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu Việc sử dụng các khu vực, kho hàngriêng biệt, hạn chế ra vào kho là một thủ tục kiểm soát chủ yếu để bảo vệ nguyênvật liệu Ngoài ra sự phân chia trách nhiệm cụ thể trong quản lý cho từng cá nhâncũng là điều hết sức cần thiết

* Kiểm soát quá trình ghi chép: các chứng từ được đánh số trước, được xétduyệt trước khi cho phép NVL vận động sẽ có tác dụng bảo vệ NVL, không để sửdụng sai mục đích Mặt khác, quá trình ghi chép sổ sách phải tách biệt với nhữngngười thực hiện chi phí NVL Sổ sách tổng hợp, chi tiết chi phí NVL phải được theodõi cụ thể theo từng nội dung chi phí cũng như phải tách biệt trách nhiệm của các

bộ phận quản lý để có cơ sở điều tra khi phát sinh chênh lệch giữa số liệu kiểm kê

và sổ sách

Như vậy KSNB chi phí NVL gồm hai quá trình có liên quan chặt chẽ vớinhau, vì thế đơn vị cần phải kiểm soát cả về vận động vật chất lẫn sự vận độngcủa các chi phí có liên quan Điều quan trọng là việc ghi sổ chi phí và quá trìnhvận động của NVL được trình bày trên sổ sách phải phù hợp với sự vận động vềvật chất và các quá trình xử lý.

1.3.2.2 Các bộ phận tham gia kiểm soát

Các doanh nghiệp cần tổ chức tốt các bộ phận tham gia trong các khâu quản lý

và trực tiếp thực hiện từng công việc:

* Phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán, phòng kỹ thuật: xây dựng kế hoạchmua sắm, xét duyệt mọi nghiệp vụ mua hàng, đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lượngNVL được mua, mục đích mua Bộ phận mua hàng có nhiệm vụ tổ chức mua NVLtheo đúng kế hoạch được duyệt Bộ phận kế toán thanh toán có chức năng theo dõi,ghi chép trên sổ sách kế toán và thanh toán tiền cho nhà cung cấp

* Bộ phận nhận hàng: có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng NVL vàlập phiếu nhập kho

* Thủ kho: có chức năng bảo quản về mặt hiện vật NVL tồn kho của doanhnghiệp

* Bộ phận thi công: mỗi công trình cần thiết phải lập các nội quy, quy trình thicông để theo dõi khối lượng, chất lượng công trình, kiểm soát phế liệu, NVL thu hồi

+ Các thủ tục mua NVL bao gồm: phiếu đề nghị mua NVL, duyệt mua NVLphải được phê chuẩn đầy đủ Các chứng từ mua NVL như hóa đơn GTGT, hóa đơntiền vận chuyển phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và được lưu ở phòng kế toán.

+ Quá trình giao nhận NVL phải được thực hiện tại kho nhà cung cấp, vậnchuyển đến kho công ty và giao cho thủ kho ký nhận, mọi mất mát thiếu hụt đều donhân viên mua NVL chịu trách nhiệm quản lý

* Khâu nhập, xuất, tồn NVL

- Nhập NVL: khi mua về sẽ được thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chấtlượng, chủng loại như đã ghi trên hóa đơn và nhập vào kho Sau đó ghi vào phiếunhập kho, gửi về phòng kế toán một liên để hạch toán

- Xuất NVL: thủ kho chỉ xuất NVL khi nhận được giấy đề nghị xuất vật tư cóchữ ký của trưởng phòng kế hoạch vật tư Tiến hành xuất NVL theo số lượng đượcduyệt và lập phiếu xuất kho, gửi về phòng kế toán một liên để hạch toán

- Tồn kho NVL: thủ kho luôn phải theo dõi chặt chẽ số lượng tồn kho NVL,báo cáo tình hình nhập – xuất – tồn cho phòng kế hoạch vật tư Phòng kế hoạch vật

tư sẽ có đề nghị mua NVL khi cần thiết dựa vào mức dự trữ tồn kho NVL nhằm tiếtkiệm chi phí lưu kho, cung ứng kịp thời vật tư phục vụ cho thi công xây lắp diễn raliên tục

* Khâu sử dụng NVL

NVL khi được sử dụng trực tiếp cho quá trình xây lắp phải được ban quản lýcông trình theo dõi chặt chẽ Đây là giai đoạn xảy ra nhiều gian lận nhất, vật tư cóthể bị pha trộn không đúng theo định mức, dự toán, sử dụng không tiết kiệm hoặc

dễ bị mất cắp Đây là những yếu tố chủ quan làm tăng chi phí xây lắp, chất lượngcông trình kém

* Khâu bảo quản vật tư: ban quản lý phải thường xuyên kiểm kê đột xuấtvật tư thực tế tồn kho đối chiếu với sổ sách kế toán nhằm phát hiện trường hợpthủ kho có thể lạm dụng vật tư, sử dụng sai mục đích Đồng thời kiểm tra chặtchẽ khâu hạch toán CP NVLTT vì rất có thể xảy ra gian lận hay nhầm lẫn khi

xuất vật tư ra dùng hoặc dùng không hết cho quá trình sản xuất nhưng vẫn đượchạch toán toàn bộ vào CP NVLTT.

1.3.3 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp

1.3.3.1 Mục đích kiểm soát nội bộ CP NCTT

Chi phí nhân công là một trong những khoản mục chi phí trực tiếp của giáthành sản phẩm xây lắp Đây là một khoản chi phí lớn do đó việc tính toán sai chiphí tiền lương sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Mặt khác, chi phí tiền lương là lĩnh vực có thể xảy ra các hình thức gian lận làm chomột lượng tiền lớn của doanh nghiệp bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị thất thoát Vìvậy mục đích của KSNB chi phí tiền lương nhằm đảm bảo các vấn đề sau:

- Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vượt quá so với dự toán CPNCTT

- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũngnhư tiền lương lao động

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lương

- Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, được đánh giáđúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

1.3.3.2 Các bộ phận tham gia kiểm soát

* Quản lý nhân sự: thực hiện chức năng theo dõi nhân sự như tuyển dụng laođộng, theo dõi và gửi các quyết định thay đổi mức lương cho các cá nhân hoặc bộphận liên quan

* Kiểm soát bộ phận lao động: quản lý các bộ phận sử dụng lao động, họ thựchiện chức năng theo dõi lao động, ký duyệt các chứng từ xử lý lao động trong quytrình xử lý tiền lương

* Bộ phận tính và ghi chép lương: thực hiện chức năng tính tiền lương phải trảcho từng nhân viên, ghi sổ theo dõi cho từng nhân viên và lập báo cáo tiền lươngcho người quản lý cũng như Nhà nước

1.3.3.3 Thủ tục kiểm soát CP NCTT

Một cách hữu hiệu để kiểm soát chi phí tiền lương là hoạch định theo dõi việcthực hiện các kế hoạch tiền lương Hàng tháng, phòng kế toán sẽ tổng hợp, so sánhchi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương: lao động thực tế tại từng bộphận, thời gian làm việc, đơn giá tiền lương, hệ số lương…, so sánh tiền lương thực

tế với kế hoạch Mọi sự khác biệt trọng yếu cần được phát hiện kịp thời

Thực hiện sự phân công phân nhiệm trong công tác về tiền lương giữa các bộphận chức năng: theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian, khối lượng lao động, lập bảngthanh toán lương, thanh toán và ghi chép tiền lương

Thiết lập một chính sách tuyển dụng rõ ràng bằng văn bản và duy trì một hệthống sổ nhân sự được cập nhật liên tục Việc tuyển dụng nhân sự phải được tổ chức

và kiểm soát chặt chẽ, mỗi nhân viên tuyển dụng phải có một bộ hồ sơ gốc lưu ởphòng quản lý nhân sự Phòng kế toán căn cứ vào hồ sơ này để tính lương cho côngnhân viên Nhân viên được tuyển dụng phải đủ khả năng về trình độ tay nghề vàphẩm chất đạo đức tốt

Việc thanh toán lương cho công nhân viên được thực hiện dựa trên bảnglương, và người thực hiện phải độc lập với bộ phận tính lương

Xây dựng các chính sách và định mức về lao động tiền lương bằng cáchthường xuyên đánh giá nhân viên và điều chỉnh mức lương thích hợp, các khoảntiền lương phải được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền

Sổ sách kế toán tiền lương phải được ghi chép một cách thống nhất, hợp lýgiữa hệ thống bảng tính lương, bảng tổng hợp chi tiết tiền lương, sổ chi tiết và sổcái

1.3.4 Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công

1.3.4.1 Mục đích kiểm soát nội bộ CP MTC

Kiểm soát chi phí máy thi công bao gồm việc kiểm soát chi phí nguyên nhiênliệu, công cụ dụng cụ, chi phí tiền lương của công nhân điều khiển máy thi công,chi phí khấu hao máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác

Đối với đơn vị xây lắp thì khoản mục chi phí này cũng thường xảy ra các gian lận

do đó kiểm soát nội bộ chi phí máy thi công nhằm hướng đến các mục đích sau:

- Chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chiphí sử dụng máy thi công

- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý nhiên liệu, thời gian và năng suất hoạt độngcủa máy

- Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc được giao

- Chi phí sử dụng máy thi công là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác,phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

1.3.4.2 Các bộ phận tham gia kiểm soát

* Bộ phận quản lý máy thi công: thực hiện việc kiểm tra máy móc thườngxuyên để xác định những hỏng hóc của máy và có biện pháp sữa chữa kịp thời, tổchức giám sát việc vận hành máy của công nhân để hạn chế sử dụng máy sai mụcđích, vận hành máy không hiệu quả

* Bộ phận vận hành máy thi công: là nhân viên sử dụng máy, máy chỉ được sửdụng khi có sự cho phép của bộ phận quản lý Khi phát hiện máy hư hỏng thì nhânviên vận hành máy phải báo cáo lên bộ phận quản lý để kiểm tra và sữa chữa kịpthời

* Bộ phận theo dõi hoạt động của máy: có nhiệm vụ theo dõi ghi chép thờigian vận hành, theo dõi khối lượng xây lắp hoàn thành của nhân viên vận hành vàcấp phát nhiên liệu sử dụng cho máy khi yêu cầu của nhân viên vận hành máy làhợp lý

* Bộ phận ghi chép sổ sách: có nhiệm vụ tính toán, cập nhật dữ liệu do bộphận quản lý, bộ phận theo dõi vận hành cung cấp để xác định số nhiên liệu xuấtdùng, trả lương cho công nhân bộ phận này…Đối với bộ phận này thì mọi tính toán,phân bổ số liệu cần phải có sự kiểm tra thường xuyên của nhà quản lý để hạn chếsai phạm

1.3.4.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ CP MTC

* Kiểm soát chi phí khấu hao máy thi công: chi phí khấu hao máy thi công cóđặc điểm là một loại chi phí ước tính Nghĩa là, việc xác định chi phí phải trả hàngnăm là một sự ước tính chứ không phải là chi phí thực tế phát sinh Mức khấu haophụ thuộc vào hai nhân tố là nguyên giá và thời gian tính khấu hao, trong đó nguyêngiá là một nhân tố khách quan, còn thời gian tính khấu hao lại phụ thuộc vào sự ướctính của đơn vị, chính vì thế mà mức khấu hao phải trích cũng mang tính chất ướctính Vậy để kiểm soát chặt chẽ chi phí khấu hao cần phải kiểm soát nguyên giámáy thi công, thời gian tính khấu hao và cách phân bổ chi phí khấu hao cho các đốitượng chịu chi phí:

- Về kiểm soát nguyên giá máy thi công: để quản lý tốt thì mỗi đơn vị cần xâydựng các quy định, nguyên tắc và thủ tục đối với tài sản cố định như:

+ Quy định rõ thẩm quyền của từng cấp quản lý đối với việc phê chuẩn cácnghiệp vụ kinh tế liên quan đến máy thi công như mua mới, điều chuyển, thanh lý,nhượng bán Phải tách biệt quyền phê chuẩn với việc bảo quản máy thi công

+ Tách biệt công tác bảo quản với công việc ghi chép các nghiệp vụ Theo đóngười quản lý tài sản không được đồng thời là kế toán tài sản cố định Hai nghiệp

vụ này nếu không tách rời sẽ dễ dàng xảy ra sai phạm và hạn chế khả năng kiểmsoát

- Về kiểm soát thời gian khấu hao, phương pháp tính khấu hao và mức tríchkhấu hao có tuân thủ theo các quy định hiện hành hay không và cần kiểm tra việcghi chép trên sổ sách có trung thực, hợp lý không

* Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng liên quan đến máy thi công nhằmtạo sự kiểm soát lẫn nhau bao gồm: chức năng quản lý, vận hành máy, chức năngtheo dõi hoạt động thi công, chức năng bảo vệ máy, chức năng ghi chép sổ sách,tính toán, trả lương và cấp phát nhiên liệu cho quá trình vận hành máy… các côngviệc cần được thực hiện một cách độc lập nhau

* Phân loại máy thi công, tổ chức theo dõi cho từng loại, xác định thời gian sửdụng; để thuận tiện cho việc trích khấu hao nên có hồ sơ riêng để theo dõi toàn diệnmáy thi công từ khi đưa vào sử dụng đến khi thanh lý hay nhượng bán.

* Ban quản lý công trình phải thường xuyên kiểm kê máy thi công để hạn chếviệc lạm dụng, sử dụng máy thi công sai mục đích, kiểm tra đánh giá tình trạng kỹthuật của máy để kịp thời nâng cấp, bảo trì, bảo dưỡng phục vụ thi công CT

* Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền: kiểm soátviệc phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng và kế toán, kiểm tra đối chiếucác chứng từ có liên quan

1.3.5 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung

1.3.5.1 Mục đích kiểm soát nội bộ CP SXC

CPSXC là một khoản chi phí gồm nhiều loại và rất dễ phát sinh gian lận, do đócần phải tổ chức một hệ thống kiểm soát tốt nhằm đảm bảo các mục tiêu sau:

- Tổng CP SXC thực tế phát sinh nhỏ hơn so với dự toán CP SXC

- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động của nhân viên quản lý đội,công trường

- Theo dõi, phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng ở Đội, Công trường vào CPSXC được hợp lý, chính xác

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến CP SXC

- CP SXC là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác, hợp lý, tuân thủ cácchuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

1.3.5.2 Các bộ phận tham gia kiểm soát

* Phòng kỹ thuật: kiểm tra, giám sát công trường, đảm bảo cho việc sử dụngNVL, công cụ dụng cụ đúng mục đích, tránh lãng phí và thất thoát

* Bộ phận quản lý đội xây dựng: chấm công cho công nhân trực tiếp và nhânviên quản lý Các nhân viên quản lý ở đội thi công có trách nhiệm kiểm tra chéo lẫnnhau, đội trưởng, tổ trưởng thực hiện đúng thẩm quyền, công nhân thực hiện đúngnhiệm vụ được giao

* Phòng kế toán: tập hợp các chứng từ phát sinh, định kỳ kiểm tra việc thựchiện trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ và bảo quản sổ sách.

1.3.5.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ CP SXC

* Tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đối với CP SXC CP SXCphải được tập hợp theo từng công trình hoặc đội thi công, phải được tổ chức quản lý

và theo dõi theo từng đối tượng cụ thể Hạch toán CP SXC phải trung thực, kháchquan, đầy đủ, kịp thời

* Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng liên quan đến CP SXC đồng thờităng cường theo dõi, kiểm soát đối với TSCĐ để từ đó kiểm soát khấu hao TSCĐ.Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán chi phí tiến hành hạchtoán, ghi sổ, phân bổ chính xác cho đúng đối tượng chịu chi phí

* Tuân thủ các chế độ về tiền lương và các khoản trích theo lương

* Kiểm tra việc thực hiện các thủ tục quy định đối với việc quản lý và hạchtoán CPSXC

* Quy định trình tự ghi sổ, quá trình luân chuyển chứng từ, khi phát sinh cáckhoản chi liên quan đến CP SXC thì kế toán căn cứ vào chứng từ hợp lý để ghi sổkịp thời và theo dõi, đồng thời phải có chế độ kiểm tra chéo lẫn nhau

* Đối với công cụ dụng cụ xuất dùng cho thi công thì cần lưu ý đến công cụdụng cụ phân bổ nhiều lần và phải có chứng từ phân bổ cụ thể, chính xác…

* Đối với các khoản chi bằng tiền, phải có chứng từ đầy đủ và phải có sự phêduyệt của người có thẩm quyền

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 đã trình bày những điểm cơ bản về lý thuyết Kiểm soát nội bộchi phí xây lắp để làm cơ sở cho những đánh giá và phân tích về hệ thống kiểmsoát nội bộ chi phí xây lắp ở doanh nghiệp xây dựng cụ thể trong chương 2

Các mục tiêu của doanh nghiệp có thể sẽ đạt được nếu hệ thống kiểm soátnội bộ ở doanh nghiệp đó được đánh giá là thật sự hữu hiệu Công tác KSNB chiphí thực hiện tốt sẽ giúp cho các doanh nghiệp xây dựng ngăn chặn gian lận,

giảm thiểu sai sót và các thiệt hại, đáp ứng được tiến độ thi công, đảm bảo chấtlượng công trình và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

Chương 2 tiếp theo sẽ đánh giá và phân tích thực trạng kiểm soát nội bộchi phí xây lắp cụ thể ở Công ty CP Phát triển đô thị và Khu công nghiệp QuảngNam Đà Nẵng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG

NGHIỆP QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG

2.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Thông tin chung:

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và khu công nghiệp Quảng Nam

Đà Nẵng (trước 22/07/1995 tên công ty là: Công ty Xây lắp Công nghiệp và pháttriển đô thị Quảng Nam Đà Nẵng)

Địa chỉ và trụ sở chính : 21 Lê Hồng Phong - Thành phố Đà Nẵng

Đà Nẵng ngày 27/03/1993 và hoạt động theo giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh

số 3203000489 ngày 18 tháng 11 năm 2004 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố

Đà Nẵng cấp Là đơn vị hoạt động trên địa bàn cả nước trong lĩnh vực xây lắp vàmột số lĩnh vực khác

Công ty CP Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng có bềdày kinh nghiệm từ bản thân và các thành viên trong công ty, đồng thời với các thiết

bị thi công xây lắp có tính năng kỹ thuật vượt trội, đội ngũ cán bộ chuyên môn cao,nhiều kinh nghiệm, lực lượng công nhân kỹ thuật lành nghề, công ty có khả năngđảm nhận và thực hiện tốt các dự án đầu tư, các công trình khảo sát thiết kế, giámsát thi công xây lắp đã và đang thực hiện trong thời gian qua Kể từ ngày thành lập,

công ty đã ổn định, đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển Công ty đã

mở rộng phạm vi kinh doanh ở nhiều nơi trong cả nước Hầu hết các công trình màcông ty tham gia thi công đều đạt chất lượng, kỹ thuật cũng như mỹ thuật cao vàđược các chủ đầu tư đánh giá tốt

Để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường, công ty đã thànhlập các đơn vị trực thuộc:

* Xí nghiệp Phát Triển Đô Thị

Địa chỉ: 21 Lê Hồng Phong - Quận Hải Châu - TP Đà Nẵng

Điện thoại: 0511.3816662

* Xí nghiệp Xây lắp và kinh doanh địa ốc

Địa chỉ: 4/1 Lê Hồng Phong - Quận Hải Châu - TP Đà Nẵng

* Xí nghiệp Xây lắp & kinh doanh vận tải

Địa chỉ: 21 Lê Hồng Phong - Quận Hải Châu - TP Đà Nẵng

Điện thoại: 0511.3561017

* Chi nhánh tại tỉnh Quảng Nam

Địa chỉ: 299 Phan Bội Châu - Tam kỳ - Quảng Nam

Điện thoại: 0510.3852227.

2.1.2 Chức năng và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty

Công ty kinh doanh trong các lĩnh vực sau đây:

- Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, công trình công cộng

- Đầu tư xây dựng công trình kỹ thuật hạ tầng (san lấp mặt bằng, xây dựngđường sá, cấp thoát nước, kênh mương thuỷ lợi)

- Đầu tư kinh doanh cơ sở hạ tầng các khu công nghiệp

- Xây dựng các công trình cầu có quy mô vừa và nhỏ

- Thi công xây lắp CT đường dây tải điện và trạm biến áp từ cấp điện áp 35kVtrở xuống.

- Xây dựng nhà và kinh doanh địa ốc

- Tư vấn thiết kế, tư vấn đầu tư

- Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, các sản phẩm cơ khí, đại lý vật tư,vật liệu xây dựng

- Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải

- Sản xuất gia công hàng may mặc, giày da xuất khẩu

- Kinh doanh nước sinh hoạt và công nghiệp

Việc thực hiện các nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc công ty được thể hiệntrước hết trong các hợp đồng nội bộ và phải được tính trên cơ sở đảm bảo các yếutố: phù hợp với tình hình thực tiễn và hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo hàihòa lợi ích, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các đơn vị trực thuộc, phảituân thủ quy chế hoạt động của công ty Công ty chủ động lập phương án sản xuấtkinh doanh, phương án kinh doanh dịch vụ và cơ cấu phải phù hợp với năng lựctrình độ của mình, đảm bảo được việc đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật với giá cảhợp lý, đem lại sự hài lòng cho khách hàng

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Do đặc thù của ngành xây dựng nên để làm tốt công tác quản lý và điều hànhmọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đạt hiệu quả kinh tế như mongmuốn, Công ty CP Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng đã tổchức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, thể hiện qua sơ đồ 2.1:

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Chức năng, nhiệm vụ của của các bộ phận:

- Giám đốc: là người đứng đầu hệ thống điều hành, trực tiếp lãnh đạo toàn bộmọi hoạt động của công ty, trực tiếp chỉ đạo các công tác như tổ chức cán bộ, đàotạo, thanh tra, kiểm tra nội bộ; kế hoạch đầu tư và phát triển, hợp tác liên doanhtrong và ngoài nước; quản lý, giám sát, kiểm tra tài chính kế toán

- Phòng kế hoạch – kỹ thuật: bao gồm 1 trưởng phòng và các nhân viên thựchiện các nhiệm vụ như báo cáo kỹ thuật, các kế hoạch sản xuất kinh doanh, theo dõiviệc thực hiện các kế hoạch kinh doanh; kiểm tra, báo cáo và xử lý về tình hình kỹthuật tại công trường đang thi công

- Phòng thiết bị - vật tư: Quản lý máy móc, thiết bị, CCDC của toàn công ty.Chủ động sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ, điều động máy móc thiết bị phù hợp chocác công trình thi công Kiểm tra, giám sát chất lượng vật tư, cung ứng vật tư cho

Ban giám đốc

Phòng tổ chức hành chính

Phòng kế toán – tài chính

Phòng thiết bị - vật tư

Phòng kế

hoạch – kỹ

thuật

Các Xí nghiệp trực thuộc

Các

Đội xây

dựng

Hội đồng quản trị

quá trình sản xuất kinh doanh, quản lý, sử dụng và cấp phát vật tư hợp lý tại khocông ty cũng như các kho công trình.

- Phòng kế toán tài chính: Tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính tạicông ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính của công ty Theodõi quản lý các loại tài sản nguồn vốn, ghi chép phản ánh kịp thời các nghiệp vụphát sinh, tổng hợp báo cáo thông tin tài chính của công ty cho lãnh đạo để có địnhhướng đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh

- Phòng tổ chức hành chính: bộ phận này có trách nhiệm thực hiện các nhiệm

vụ liên quan đến tổ chức lao động như tổ chức tuyển dụng, bố trí đào tạo bồi dưỡngnghiệp vụ cho nhân viên theo quyết định của giám đốc, thực hiện các chính sách,chế độ tiền lương đối với người lao động, xây dựng nội quy về lao động, công táchành chính văn phòng

- Các Đội xây dựng: Nhận kế hoạch từ các phòng ban liên quan, từ ban giámđốc công ty để tiến hành thực hiện thi công công trình Hiện nay, công ty có độikhoán hẳn, có đội khoán từng hạng mục, có đội làm trực tiếp cho công ty Dưới đội

là BCH từng công trình có Chỉ huy trưởng hoặc đội trưởng đảm nhận

- Các Xí nghiệp trực thuộc: chịu sự chỉ đạo của Giám đốc công ty, thực hiệncác công việc trong nhiệm vụ, quyền hạn của mình, đồng thời phải phối hợp với cácphòng ban của công ty để thực hiện công tác của Xí nghiệp

2.1.3.2 Tổ chức tại hiện trường thi công

Tổ thủ ko bảo vệ

Tổ kế hoạch kỹ thuật

Tổ kế toán

vật tư

Tổ điện, nước…

Tổ cơ khí

Tổ gia công cốt pha, cốt thép

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.2: Tổ chức hiện trường thi công

Chức năng, nhiệm vụ của của các bộ phận:

Điều hành công trường gồm: Chỉ huy trưởng công trường và 3 tổ chuyênmôn nghiệp vụ

- Các tổ thi công trực tiếp là các tổ thợ chuyên nghề, có kinh nghiệm, đảmbảo thực hiện có kết quả như phương án đã chọn để thi công công trình

- Đội trưởng đội xây dựng công trình có trách nhiệm điều hành, tổ chức,quản lý trực tiếp việc thi công xây dựng công trình đúng tiến độ, đảm bảo chấtlượng, kỹ mỹ thuật của công trình Đảm bảo tuyệt đối an toàn lao động, an ninhtrật tự, vệ sinh môi trường…

2.1.3.3 Tổ chức kế toán tại công ty

Kế toán công nợ - ngân hàng

Kế toán TSCĐ

Kế toán tiền lương

Kế toán

vật tư

Kế toán công trường

Kế toán tại

các Xí

nghiệp

Chức năng nhiệm vụ của từng phần hành:

- Kế toán trưởng: là người trực tiếp tổ chức, điều hành bộ máy kế toán ở công

ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc, cơ quan chức năng và pháp luật về tình hìnhhoạt động tài chính, đồng thời tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính củacông ty

- Kế toán tổng hợp: chuyên làm công tác tập hợp chi phí diễn ra hàng ngày,tháng, quý, năm liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Tổng hợpcác bảng kê, các bảng tổng hợp chi tiết của các bộ phận để trình kế toán trưởng xemxét Lập báo cáo tổng hợp từng loại chi phí theo nội dung và lập báo cáo tài chínhtheo quy định

- Kế toán vật tư: theo dõi và phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình nhập, xuất,tồn kho vật tư

- Kế toán tiền lương: theo dõi việc thanh toán tiền lương phải trả, phụ cấp vàcác khoản trích theo lương cho người lao động trong công ty

- Kế toán TSCĐ: theo dõi tình hình biến động TSCĐ và việc trích khấu haoTSCĐ Định kỳ lập báo cáo chi tiết để kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính

- Kế toán công nợ - ngân hàng: theo dõi các khoản công nợ theo từng đốitượng và thời gian cụ thể để có kế hoạch thu hồi công nợ và thanh toán Đồng thờitheo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng

- Kế toán ngân quỹ: quản lý tiền mặt tại quỹ, thực hiện việc ghi chép đầy đủcác nghiệp vụ thu, chi tiền mặt

- Kế toán tại các xí nghiệp: được phân cấp quản lý toàn bộ công tác kế toán tại

Xí nghiệp, khi có các nghiệp vụ phát sinh phải phản ánh và hạch toán vào sổ đúngquy định

- Kế toán công trường: thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp chứng

từ ở công trường rồi chuyển về phòng kế toán tài chính công ty theo định kỳ hoặctheo từng công trình, hạng mục công trình

b Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty:

Công ty đang áp dụng công tác kế toán trên máy tính với hình thức chứng từghi sổ Ở công ty, việc xử lý và ghi chép số liệu kế toán từ chứng từ gốc lên sổ sách

kế toán được thực hiện ngay trên máy tính thông qua phần mềm kế toán FastAccounting Việc ghi sổ được thực hiện một cách thống nhất và thường xuyên có sựđối chiếu giữa các bộ phận liên quan, nhờ đó tránh được tình trạng bỏ sót hoặc khaikhống các nghiệp vụ Với việc áp dụng máy tính vào công tác kế toán, hệ thống sổsách của công ty được tổ chức đa dạng nhưng vẫn đảm bảo tính đầy đủ, hợp lý vàphù hợp với công tác kế toán tại công ty Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được

sử dụng những hệ thống sổ khác nhau

Ghi chú:

: Nhập số liệu hàng ngày

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quí, cuối năm

Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán tại công ty trên máy tính

MÁY VI TÍNH

- Mô tả đối chiếu số liệu với hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi Chú:

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Ghi đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.5: Kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Với sự trợ giúp của phần mềm máy tính Fast Accounting, công việc của cácnhân viên kế toán trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều, thông tin kế toán được cung cấpnhanh chóng và kịp thời Kế toán các phần hành chỉ nhập số liệu và các chứng từgốc có liên quan, phần mềm sẽ tự động xử lý các công việc ghi sổ còn lại Định kỳ,

kế toán chỉ tiến hành đối chiếu kiểm tra các chứng từ sổ sách giữa các bộ phận cóliên quan để đảm bảo tính chính xác hợp lý Công ty in và dùng các sổ sách báo cáotheo đúng quy định của Bộ Tài Chính để ký duyệt, lưu trữ để đề phòng sự cố máytính

2.2 Thực tế công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà Nẵng

2.2.1 Môi trường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty

Bảng Tổng Hợp Chứng Từ Gốc

Sổ Đăng ký

Chứng từ

ghi sổ

Bảng Tổng Hợp Chi Tiết

Sổ Thẻ Kế Toán Chi Tiết

Sổ Quỹ

Chứng từ Ghi Sổ

Bảng Cân Đối Số Phát Sinh

Báo Cáo Tài Chính Chứng từ Kế toán

Sổ Cái

2.2.1.1 Đặc thù quản lý

Trong cơ chế hiện nay, vấn đề đạo đức, phong cách điều hành, tư tưởng quản

lý và sự trung thực của người lãnh đạo luôn là vấn đề quan trọng, có ảnh hưởng lớnđến tính hiệu quả hệ thống KSNB của công ty Hiện tại, công ty có ban lãnh đạo cótâm huyết, hướng đến mục tiêu lợi nhuận, do vậy hết sức quan tâm đến tình hìnhkiểm soát chi phí tại đơn vị, cơ chế quản lý và phong cách điều hành đang phát huyđược hiệu quả tốt trong kiểm soát về chi phí Với chế độ tập trung một thủ trưởngđiều hành và kiểm soát từ trên xuống dưới, đảm bảo sự truyền đạt và phản hồi thôngtin một cách chính xác, tập trung theo yêu cầu lãnh đạo Lãnh đạo công ty luôn duytrì mối quan hệ thường xuyên đối với các phòng ban, đặc biệt coi trọng những ýkiến đóng góp hoàn thiện công tác kiểm soát trong quá trình quản lý Nhìn chungchế độ một thủ trưởng phù hợp với chế độ kiểm tra, phê duyệt chặt chẽ các nghiệp

vụ phát sinh về chi phí xây lắp, đảm bảo được sự thống nhất trong chỉ đạo thực hiệncác nghiệp vụ

Ở bộ phận quản lý và chỉ đạo, Giám đốc công ty đóng vai trò then chốt trong

sự vận hành của hệ thống KSNB về chi phí sản xuất của công ty, là người phê duyệtcuối cùng các quyết định về phương án, kế hoạch sản xuất, các nghiệp vụ mua vào,nhập, xuất vật tư, điều động nhân công, máy móc thiết bị, các nghiệp vụ thanh toán,thu, chi Ở bộ phận quản lý trực tiếp tại công trường, mọi chi phí phát sinh tại côngtrường sẽ được Ban chỉ huy công trường xác nhận và chuyển lên phòng kế toán – tàichính xử lý số liệu

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của công ty tạo điều kiệncho quá trình phân công, phân nhiệm, ủy quyền, hạn chế sự chồng chéo tạo ra khảnăng kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc và nâng cao hiệu quả