công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại văn phòng hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân huyện

Ủy ban nhân dân huyện .........là trung tâm hành chính của huyện, nơi tập trung của nhiều ban ngành, đoàn thể tổ chức quan trọng, chứa đựng nguồn thông tin lớn. Đồng thời, việc chọn cơ quan thực tập là Ủy ban nhân dân huyện phù hợp với chuyên ngành được đào tạo, trụ sở cơ quan lại gần nhà, đi lại thuận lợi. Bởi vậy, nó rất thuận tiện và giúp ích cho việc tiếp cận thông tin, tiếp xúc với các mối quan hệ xã hội, tạo ra tiền đề quan trọng cho việc hoàn thành bản cáo cáo thực tập với chất lượng tốt. Hiện nay, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành của tổ chức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực, hiệu quả của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.Qua thời gian thực tập em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở Ủy ban nhân dân huyện .......... Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện…….”. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại văn phòng HĐND UBND huyện và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của Ủy ban. Do đó em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của học viện trong quá trình thực tập ở Ủy ban nhân dân huyện

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập cuối khóa là một trong những nội dung quan trọng trong khóa học đàotạo cử nhân hành chính của ……… Đây là dịp để sinh viên có thể tìm hiểu, hiểubiết hơn nữa về nền hành chính nói chung hiện nay và công tác hành chính của cơ quanthực tập nói riêng Đồng thời đây cũng là cơ hội để sinh viên vận dụng kiến thức đã họcvào thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung và nâng caokiến thức đã được tiếp thu trong quá trình học tập ở Học viện, tránh bị động và tạo thuậnlợi khi tiếp xúc với công việc thực tế sau này

Ủy ban nhân dân huyện là trung tâm hành chính của huyện, nơi tập trung củanhiều ban ngành, đoàn thể tổ chức quan trọng, chứa đựng nguồn thông tin lớn Đồng thời,việc chọn cơ quan thực tập là Ủy ban nhân dân huyện phù hợp với chuyên ngành đượcđào tạo, trụ sở cơ quan lại gần nhà, đi lại thuận lợi Bởi vậy, nó rất thuận tiện và giúp íchcho việc tiếp cận thông tin, tiếp xúc với các mối quan hệ xã hội, tạo ra tiền đề quan trọngcho việc hoàn thành bản cáo cáo thực tập với chất lượng tốt

Hiện nay, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo

và quản lý văn bản là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cáchđúng mức Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục

vụ cho việc quản lý và điều hành của tổ chức Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽđảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo tính phápquy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giảiquyết công việc của cơ quan mình Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hànhchính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tincho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạnthảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực, hiệu quả củaquản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung

Qua thời gian thực tập em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý vănbản ở Ủy ban nhân dân huyện Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như năng

lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện…….”.

Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại văn phòng HĐND - UBND huyện và cómột vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của Ủy ban Do đó

em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thần nghiêm túc nhằmđảm bảo được yêu cầu của học viện trong quá trình thực tập ở Ủy ban nhân dânhuyện

Phần 1: Báo cáo tình hình thực tập

I Kế hoạch thực tập

Tuần 1 (19/2-25/2) - Tiếp xúc với lãnh đạo và các chuyên viên văn phòng

- Báo cáo Chánh văn phòng về kế hoạch thực tập

Tuần 2 - Tuần 3

(26/2-11/3)

- Sinh viên có mặt thường xuyên tại đơn vị thực tập, chịu

sự điều hành, quản lý, phân công của cơ quan quan thực tập

- Tìm hiểu khái quát về Văn phòng và Ủy ban nhân dânhuyện

- Triển khai nghiên cứu đề tài thực tập

- Hoàn thành báo cáo thực tập

II Những công việc cụ thể

2.1 Nghiên cứu tài liệu

- Chương IX-Hiến pháp 1992 (sửa đổi, bổ sung năm 2001) quy định về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của UBND các cấp

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhândân số 31/2004/QH11, ngày 03/12/2004

- Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia

- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản NXB Đại học Quốc gia, HàNội năm 2004

- Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước NXB Đại học Quốcgia Hà Nội năm 2005

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về côngtác văn thư.

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung Nghịđịnh số 110/2004 ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư của Chính phủ

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính

- Báo cáo tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2012, phươnghướng nhiệm vụ công tác năm 2013 của Văn phòng HĐND - UBND huyện

- Các số liệu của cơ quan về soạn thảo và quản lý văn bản

2.2 Hỗ trợ cơ quan thực tập một số tác nghiệp, nghiệp vụ cụ thể

- Photo, in ấn văn bản

- Gửi các văn bản đến các cơ quan khác

- Soạn thảo một số văn bản đơn giản do phó văn phòng (người hướng dẫn thực tậpgiao) như công văn, giấy mời họp, thông báo,…,và thường xuyên nhất là công văn

III Kết quả thực tập

3.1 Về kiến thức

- Hiểu biết thêm về UBND và Văn phòng HĐND - UBND huyện:

+ Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

+ Cách thức tổ chức cũng như điều hành, quản lý nhằm đem lại hiệu quả cao nhấtcủa cơ quan

- Hiểu biết thêm về công việc thực tế ở Văn phòng:

+ Tính chất công việc, vai trò, vị trí của Văn phòng đối với một cơ quan quản lýhành chính nhà nước cấp huyện

+ Về cường độ công việc, số lượng văn bản cần quan tâm giải quyết

+ Thái độ cần có của những người hoạt động trong ngành văn phòng

Phần 2: Báo cáo chuyên đề thực tập

I Tổng quan về cơ quan thực tập

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện và Văn phòng HĐND

- UBND huyện (theo quy định của pháp luật, theo quy chế của cơ quan).

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện

1.1.1.1 Chức năng

UBND huyện do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐNDhuyện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của HĐND huyện, Huyện ủy và UBND tỉnh KonTum, chấp hành nghiêm túc và thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị quyết, chủtrương, chính sách của Huyện ủy, Ban thường vụ Huyện ủy Có trách nhiệm báo cáo toàn

bộ hoạt động của mình với HĐND huyện, Huyện ủy, UBND tỉnh Kon Tum Thực hiệnchức năng quản lý Nhà nước về tất cả các lĩnh vực trên địa bàn huyện

1.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện

Nhiệm, vụ và quyền hạn của UBND huyện được quy định cụ thể và rõ ràngtrong Luật tổ chức HĐND và UBND của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa ViệtNam số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về tổ chức HĐND và UBND UBNDhuyện thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được xác định trong các lĩnhvực cụ thể: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai; côngnghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ và dulịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao; khoa học, công nghệ,tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội; trong việc thựchiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; trong việc thi hành pháp luật; trong việcxây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND huyện 1.1.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND - UBND huyện

- Văn phòng HĐND - UBND huyện là cơ quan chuyên môn của UBNDhuyện, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày vềđiều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của HĐND - UBND

- Văn phòng HĐND - UBND huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp và phối hợpphục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, TT.HĐND và UBND huyện; bố trícông chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp TT.HĐND và UBND huyện thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khenthưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng

- Văn phòng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc và con dấuriêng

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND - UBND huyện

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND - UBND, Chủ tịch UBNDhuyện đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp luật của Nhà nước

- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND huyện, UBND và Chủ tịchUBND huyện, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND,UBND huyện và UBND các xã thực hiện chương trình công tác đó.

- Theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề án(bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa,

Y tế, Giáo dục, An ninh - Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung,hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án và thẩm tra các đề án đó

- Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết củaHĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện và của cấp trên đến các ngành, các cấp vàChủ tịch UBND huyện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong huyện thựchiện Nghị định, Quyết định, Chỉ thị đó

- Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND huyện, cáccuộc họp và làm việc của TT HĐND huyện, Chủ tịch UBND huyện với các cơ quan, cácban của HĐND và cơ quan chuyên môn thuộc huyện, các Đoàn thể với Chủ tịch HĐND -UBND cấp xã với đại biểu HĐND tỉnh

- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức hành chính, tài sản của Văn phòngtheo quy định của Nhà nước

- Ngoài ra, Văn phòng HĐND - UBND huyện còn có trách nhiệm giúp đỡ Vănphòng HĐND - UBND các xã về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng

1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND và Văn phòng HĐND - UBND huyện.

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện

PHÓ CHỦ TỊCH

VĂN XÃ

PHÓ CHỦ TỊCH NÔNG NGHIỆP

PHÓ CHỦ TỊCH CÔNG NGHIỆP

PHÒNG

Y TẾ

Phòng

DS TRẺ EM

-BAN DÂN TỘC TÔN GIÁO

TN MT

-THỐN

G KÊ KT

HT

-TC-KH

VĂN PHÒN G

PHÒNGNỘI VỤ

PHÒNGTHANHTRA

PHÒNGTƯPHÁCH

PHÒNGLĐ-TB-XH

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện gồm 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch và cácphòng ban chuyên môn trực thuộc (12 phòng ban): Văn phòng, Phòng Tài nguyên Môitrường, Phòng Kinh tế - Hạ Tầng, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động - Thương binh - Xãhội, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Tư pháp, Phòng Thống kê, Phòng Y tế, Ban Dântộc Tôn giáo, Phòng Dân số và Trẻ em, Phòng Thanh tra.

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện

Văn phòng HĐND - UBND huyện có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụtrách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội và phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Vănphòng

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Văn phòng phân công nhiệm vụ thànhcác bộ phận sau: Tổng hợp, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán– Tài vụ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND-UBND huyện

1.3 Nhân sự

1.3.1 Nhân sự của Ủy ban nhân dân huyện

UBND huyện gồm 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch và các phòng ban chuyên môntrực thuộc (12 phòng ban)

UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể đi đôivới phát huy trách nhiệm cá nhân của từng thành viên UBND huyện, thảo luận tập thể vàquyết định theo đa số, đảm bảo phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đềcao trách nhiệm cá nhân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND huyện

Phó Văn phòng (Kinh tế)

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Chánh Văn phòng

1.3.2 Nhân sự của Văn phòng HĐND - UBND huyện

Văn phòng HĐND - UBND huyện có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụtrách lĩnh vực Văn hóa - Xã hội và phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Vănphòng Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về việc thựchiện nhiệm vụ của Văn phòng Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng do Chủtịch UBND huyện quyết định sau khi thống nhất với TT.HĐND huyện Việc bổ nhiệm,miễn nhiệm các Phó Văn phòng do chủ tịch UBND huyện quyết định theo sự đề nghị củaChánh Văn phòng và sau khi đã thống nhất

Văn phòng HĐND – UBND có 4 bộ phận giúp việc: Tổng hợp, Bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán - Tài vụ

1.4 Về quan hệ công tác của Ủy ban với các tổ chức chính trị -xã hội, cấp trên, cấp dưới.

- Quan hệ công tác với UBND tỉnh và các ngành chức năng của tỉnh: UBNDhuyện chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành mọi văn bảncủa UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh; thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất theo chế độquy định hoặc theo yêu cầu của UBND tỉnh

- Quan hệ công tác với Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy: UBND huyện chấphành nghiêm túc và tổ chức thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị quyết,chủ trương,chính sách và các quy định của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy; báo cáo kịp thờivới Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy về kết quả tổ chức thực hiện cácNghị quyết, chủ trương, chính sách, quy định của Đảng

- Quan hệ công tác với Thường trực HĐND huyện: UBND huyện phối hợp chặtchẽ với Thường trực HĐND huyện trong việc chuẩn bị chương trình và nội dung làmviệc của kỳ họp HĐND, các báo cáo, các đề án của UBND huyện trình HĐND huyện;giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện Nghị quyết HĐND,, các banHĐND huyện và trả lời chất vấn của đại biểu HĐND huyện

- Quan hệ công tác với Ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện và các đoàn thể nhân dân:UBND huyện phối hợp chặt chẽ với Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các đoàn thểnhân dân huyện cùng chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân; tuyên truyền, giáodục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng cố chính quyền vững mạnh, tự giácthực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng , chính sách, pháp luật của Nhà nước

- UBND huyện trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, đơn vị đứng trên địabàn huyện:

+ UBND huyện thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với các cơquan, tổ chức đơn vị đứng trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật;

+ UBND huyện tạo mọi điều kiện thuận lợi để các cơ quan, tổ chức, đơn vị có trụ

sở đứng trên địa bàn huyện thực hiện tốt nhiệm vụ được giao;

1.5 Một số quy trình thủ tục của Văn phòng HĐND - UBND huyện

- Quyết định số 05/2011/QĐ-UBND ngày 25 tháng 02 năm 2011 của UBNDhuyện ban hành Quy định về việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, cơ chếmột cửa liên thông tại UBND huyện.

- Quyết định số 02/2012/QĐ-UBND ngày 06 tháng 5 năm 2012 của UBND huyện

về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 05/2011/QĐ-UBND ngày 25tháng 02 năm 2011 của UBND huyện

II Tổng quan về chuyên đề báo cáo

2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính 2.1.1.1 Khái niệm văn bản

Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,

… được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức

chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý, điềuhành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư,Báo cáo, Tờ trình, Đề án… đều được gọi là văn bản Khái niệm này được sử dụng rộngrãi trong các cơ quan, tổ chức

2.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quannhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo mộttrình tự, thủ tục và hình thức do luật định, mang tính quyền lực Nhà nước và làm phátsinh các hệ quả pháp ký cụ thể trong quá trình thực hiện chúng

Do đó, có thể hiểu VBQLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn

(được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình

tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức

và công dân.

2.1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính

Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành

luật pháp, chính sách của Nhà nước” Với nghĩa này, văn bản hành chính là văn bản viết

hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấphành luật pháp, chính sách của Nhà nước Trong thời đại hiện nay, văn bản hành chính

có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điệntử; nhưng hình thức phổ thông nhất là in trên giấy

2.1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước

Có ba hình thức cơ bản:

2.1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật

“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày năm 2008).

2.1.2.2 Văn bản hành chính

2.1.2.2.1 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hànhnhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụthể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổchức

Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại chính:

- Văn bản không có tên loại: công văn;

- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình,

kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủynhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…)

2.1.2.2.2 Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định quản lý

do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở nhữngquyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mìnhnhằm giải quyết các công việc cụ thể

VBHCCB thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễnnhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động phong trào thiđua, biểu dương người tốt việc tốt…

2.1.2.3 Văn bản chuyên ngành

Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành củamột sốn cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổchức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơquan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng

Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như:tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…

2.1.3 Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ yếu sau đây:

2.1.3.1 Chức năng thông tin

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện chuyển tảiquan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành bộ máy của

các cơ quan, tổ chức Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn bản Trên thực tế, giátrị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổchức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức năng có hiệu quả.

2.1.3.2 Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau:

- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật đượchình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;

- Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việccủa cơ quan, tổ chức Nhà nước

Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệpháp luật trong hoạt động quản lý

2.1.3.3 Chức năng quản lý

Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra cácquy định mới đúng pháp luật Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấpdưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xácđến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổchức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung

Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có một sốchức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bản nói chung

2.1.4 Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước

2.1.4.1 Yêu cầu về nội dung

Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêucầu:

Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ các

vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết củaviệc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào Tính mục đích của văn bảnphải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể banhành

Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:

- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và cótính dự báo cao

- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic

- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấuthành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung

- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề

Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân

có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ phùhợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đếnnội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản

Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở

những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòihỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật

Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự kết hợp

đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân,tính khoa học, tính quy phạm thì văn bản không có khả năng thực thi

2.1.4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập vàtrình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho vănbản

Tại điều 5 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004(đã được sửa đổi, bổ sungtại Nghị định 09/2010/NĐ-CP) của Chính phủ về công tác văn thư đã quy định thể thứcvăn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốchiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày,tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung vănbản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơinhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư số01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính

2.1.4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ

Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ

có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạtđộng pháp luật và hành chính

Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhànước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tínhphổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng,lịch sự

2.1.4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

Công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trongvăn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng Việc sử dụng các ngôn ngữ cụthể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu

2.2 Thực trạng công tác tổ chức soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện

2.2.1 Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND huyện cơbản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tục soạn thảo vănbản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyết các công việc củamình, văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyếtđịnh quản lý

Nhiệm vụ của Văn phòng: là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậucần cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND huyện, nên các văn bản được soạn thảochủ yếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chính mà Văn phòng thường soạnthảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thôngbáo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấynghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển Tùy mỗi nhiệm

vụ cụ thể mà các chuyên viên soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướngdẫn của Chánh Văn phòng mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bảnhành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính…

Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2012, phươnghướng nhiệm vụ công tác năm 2013 của Văn phòng, trong năm 2012 Văn phòng đã tham

mưu cho lãnh đạo ban hành trên 3698 Quyết định, 135 Thông báo, 176 Báo cáo, 17 Chỉ

thị Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đã đảm bảotheo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/ 2010 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư và Thông tư số 01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào tronghoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng bao gồm cácbước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Khi chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hìnhthức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ,thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản Thông tư số BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

01/2011/TT-Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơquan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân cóliên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt Trường hợp có sửachữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyếtđịnh.

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản Người đánh máy phải giữ

bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định củangười lãnh đạo cơ quan Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của bản thảo đã đượcduyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết đểkịp thời điều chỉnh

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo

Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quanquản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹthuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

Bước 6: Ký chính thức văn bản

Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quyđịnh phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo)

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thựchiện các công việc sau:

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu vàngày, tháng, năm của văn bản

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

- Đăng ký vào sổ công văn đi

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn bản đãlàm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất làngày làm việc tiếp theo

- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tạivăn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo

- lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.Việc soạn thảo văn bản ở Văn phòng UBND huyện cũng dựa trên các nguyên tắc

cơ bản như sau: