Trên cơ sở Bản Mô tả công việc của 1 doanh nghiệp (ví dụ Maritime Bank) thực hiện việc “Hướng dẫn cách điền thông tin ” cho biểu mẫu này.

1.1Mô hình công tyFEGviết tắt của công ty TNHH thương mại dịch vụ giao nhận FEG có trụ sở ở phường Nguyễn Thái Bình,quận 1,thành phố Hồ Chí Minh Thành lập ngày 26/10/2015 Các hình thức k

Thực chất Bản mô tả công việc giúp nhà tuyển dụng giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên ngay từ đầu bằng việc ứng viên “tự xem xét” điều kiện phù hợp và khả năng đáp ứng của mình đối với vị trí đăng tuyển để có thể quyết định nộp đơn xin việc hay không Một thực tế đáng tiếc trong quản lý nhân sự tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là bản mô

tả công việc thường được coi như một bản giao việc, chủ yếu liệt kê các đầu việc một cách

sơ sài, dẫn đến bản mô tả công việc chưa được sử dụng theo đúng vai trò cần có của nó Chính vì vậy hôm nay nhóm 1 sẽ hướng dẫn mọi người điền thông tin vào 1 bản mô tả công việc

Để thông tin điền vào được đầy đủ và chính xác,chúng em sẽ phân tích trên 2 góc độ là vĩ

mô và vi mô

1.Phương diện vĩ mô

Quá trình để điền được 1 bản mô tả công việc

Mô hình công

tycông ty

Bản mô tả công việc

Chức năng nhiệm

vụ vị trí

Chức năng nhiệm

vụ phòng ban

Sơ đồ tổ chức

1.1Mô hình công ty

FEG(viết tắt của công ty TNHH thương mại dịch vụ giao nhận FEG) có trụ sở ở phường Nguyễn Thái Bình,quận 1,thành phố Hồ Chí Minh

Thành lập ngày 26/10/2015

Các hình thức kinh doanh:

 Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương

 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

 Hoạt động dịch vụ liên quan đến vận tải(ngành chính)

1.2.Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức công ty FEG

1.3.Chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Chức năng nhiệm vụ các phòng ban được coi như nhân tố trung gian vừa giúp thực hiên mục tiêu,tầm nhìn của công ty vừa là tiêu chuẩn để các nhân viên nhân thức được chức năng,nhiệm vu của mình trong từng vị trí công việc =>cần xác định rõ ràng chức năng,nhiệm

vụ các phòng ban để xây dựng được bản mô tả công việc hoàn chỉnh

Giám đốc

Phó giám

đốc

Bộ phận

giao nhận

Bộ phận chứng từ

Phó giám đốc

Bộ phận kinh doanh

Bộ phận nhân sự

Bộ phận tài chính

Ví dụ như trong công ty FEG trên,chúng em sẽ chọn phân tích chức năng nhiệm vụ phòng kinh doanh Các chức năng của phòng kinh doanh như sau:

1.Thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu theo mục tiêu ban giám đốc đưa ra 2.Quản trị hàng hóa Nhập xuất hàng hóa, điều phối hàng hóa cho các cửa hàng Đặt hàng sản xuất

3.Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các công tác có liên quan đến họat động kinh doanh của công ty

4.Tham gia tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn nhân sự thuộc bộ phận mình phụ trách

5.Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình, quyết định khen thưởng,

kỷ luật nhân viên thuộc bộ phận

6.Thực hiện ra chỉ tiêu doanh thu hằng tháng, phân bổ chỉ tiêu cho các kênh bán hàng Theo dõi thực tế bán hàng so với chỉ tiêu thực tế

=> 6 là nhiệm vụ của chức năng 1

Lưu ý khi điền thông tin về chức năng nhiệm vụ phòng kinh doanh

 Không liệt kê quá nhiều chức năng, cần đưa ra những chức năng chính của phòng ban, tham khảo ý kiến chuyên gia, cấp trên phòng ban đó

 Cần phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ chức năng được cụ thể hóa bằng các nhiệm

vụ Để xác định nhiệm vụ, người ta sẽ đặt câu hỏi: chức năng đó cụ thể là làm những nhiệm vụ gì?

 Liệt kê nhiệm vụ theo mức độ quan trọng

1.3 Nhiệm vụ,chức năng của từng vị trí

Sau khi đã có chức năng,nhiệm vụ của phòng ban thì chúng ta sẽ đi xác định nhiệm vụ,chức năng của từng vị trí.Chức năng,nhiệm vụ của các vị trí sẽ góp phần thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng ban và đích đến là hiện thực hóa chiến lược kinh doanh của tổ chức Những lưu ý khi điền chức năng, nhiệm vụ của 1 vị trí cụ thể:

 Trình bày các chức năng nhiệm vụ ngắn gọn, rõ ràng, tránh các thuật ngữ chuyên môn

 Liệt kê các chức năng, nhiệm vụ theo mức độ quan trọng xếp trước

 Tránh đưa ra qua nhiều nhiệm vụ cho từng vị trí và ghi những nhiệm vụ không cần thiết

 Tránh l p lại các nhi m vụ có n i dung tương tự.ặp lại các nhiệm vụ có nội dung tương tự ệm vụ có nội dung tương tự ội dung tương tự.

 Thêm phần tỷ trọng công vi c theo mức thời gian làm vi c.ệm vụ có nội dung tương tự ệm vụ có nội dung tương tự

 Cần có sự thống nhất giữa những người có cùng vị trí khi ghi chức năng, nhiệm vụ

để có được một bản theo quy chuẩn

 Đưa ra quá nhiều nhiệm vụ cho vị trí

Ví dụ về việc đưa ra quá nhiều nhiệm vụ cho vị trí công việc

vị trí nhân viên bán hàng gồm các nhiệm vụ:

 Duy trì và phát triển hệ thống Đại lý phân phối, đảm bảo đạt doanh số, doanh thu được giao

 Triển khai chương trình hỗ trợ bán hàng của Công ty

 Chăm sóc khách hàng

 Theo dõi công nợ khách hàng và quản lý tài sản của Công ty

 Cập nhật thông tin thị trường và đề xuất giải pháp

 Lập kế hoạch công tác và báo cáo kết quả công việc

Tuy nhiên, nhân viên có thể thêm vào các nhiệm vụ của riêng cá nhân (có thể do cá nhân đó

có khả năng trong lĩnh vực nào đó nên được giao thêm nhiệm vụ): VD:

 Phát triển hệ thống phần mềm chăm sóc và quản lý khách hàng

 Các công việc lặt vặt: chuẩn bị giấy tờ, dọn dẹp bàn làm việc, mua hoa cho văn phòng…

 Các hoạt động trong chính sách của công ty mà mọi thành viên đều tham gia (phụ thuộc vào văn hóa và chế độ đãi ngộ của công ty) hoặc các nhiệm vụ không bắt buộc: Tham gia giải thể dục thể thao của công ty, hưởng ứng các chiến dịch vì môi trường…

Đề xuất

 Cần trao đổi với trưởng phòng, trưởng bộ phận sau khi thu thập được thông tin về

cn, nv of vtri để đảm bảo: không thiếu xót, loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết

 Đánh dấu những cụm từ khó hiểu: nhờ nhân viên của vị trí đó giải thích cụ thể hơn( thuật ngữ chuyên môn thì giữ nguyên, với lối viết dài dòng khó hiểu thì chỉnh sửa lại)

Sau khi phân tích xong các nội dung trên, chúng ta sẽ bắt tay vào việc điền

thông tin vào bản mô tả công việc cho 1 vị trí

2.Phương diện vi mô

2.1 Gạch đầu việc

Trước tiên phát cho nhân viên và họ liệt kê TÁT CẢ những công việc mà họ đã từng và hiện tại đang thực hiện trong ngày, tuần, tháng, quý, năm sau đó Nhóm dự án sẽ thu thập lại các bảng liệt kê công việc(Nhóm này bao gồm: phòng Nhân sự và các Trưởng bộ phận liên quan) Từng trưởng bộ phận liên quan sẽ sàng lọc, tối ưu hóa (lượt bỏ những công việc thừa, không đúng vị trí…) Việc còn lại, phòng Nhân sự sẽ tư vấn form mẫu, cách sắp xếp thứ tự các công việc để có một bảng Mô tả công việc cụ thể cho từng chức danh

2.2.Sắp xếp theo trình tự hợp lý

Duy trì và phát triển hệ thống Đại lý phân phối, đảm bảo đạt doanh số, doanh thu được giao Đối với NVBH thì mục tiêu họ hướng đến là làm thế nào để có thể bán được một khối lượng hàng hóa nhiều nhất nhằm đem lại doanh thu/lợi nhuận cao nhất cho tổ chức.Do vậy,việc

tìm kiếm,kết nối, duy trì và phát triển các đại lí/NPP bán lẻ trên cả nước chính là một trong

số những vấn đề được ưu tiên và chiếm trọng số cao nhất trong hệ thống đánh giá THCV

của NVBH

Một số tổ chức còn đánh giá thực hiện CV/ xây dựng chỉ số KPIs theo doanh số sản phẩm mà

NV bán ra được trên thị trường Do vậy,việc quan tâm đến nhu cầu và thị hiếu của khách hàng,duy trì số lượng lớn khách hàng tiềm năng là vấn đề hết sức quan trọng Cụ thể: + Làm thế nào để khách hàng tiếp tục quay lại mua sản phẩm của công ty?

+ NV hiểu về sản phẩm của công ty như thế nào để truyền đạt cho KH,công ty đang có những chương trình hỗ trợ KH nào?

+ Thị hiếu khách hàng tại mỗi vùng ra sao?

+ Lợi ích của chương trình hỗ trợ là gì?

+ Làm thế nào để hệ thống NPP/ĐL hoạt động hiệu quả/đảm bảo số lượng hàng tồn ít nhất? làm thế nào để họ tin tưởng, tiếp tục hợp tác với công ty?

Gạch đầu việc Sắp xếp trình tự hợp lý

+ Làm thế nào để phát triển hệ thống kênh phân phối tại các địa bàn mới?

Như vậy,sắp xếp theo thứ tự ưu tiên,ta có bảng sau:

1 Duy trì

và

phát

triển

hệ

thống

Đại lý

phân

phối,

đảm

bảo

đạt

doanh

số,

doanh

thu

được

giao

Duy trì và phát triển hệ thống NPP/ĐL hiện có bằng các cách ghé thường xuyên ghé thăm/điện thoại/email để:

Thăm hỏi, giải đáp thắc mắc về sản phẩm và dịch vụ, thúc đầy đặt hàng

Giới thiệu sản phẩm mới, chính sách và các chương tình khuyễn mãi, hỗ trợ

Nắm bắt tồn kho và tình hình bán hàng tại ĐL cho hàng hóa của Cty, của đối thủ Phân tích những lợi ích của các chương trình hỗ trợ của Công ty và hướng dẫn NPP/

ĐL lên kế hoạch đặt hàng sao cho hiệu quả nhất

Tư vấn các giải pháp hỗ trợ đầu ra cho NPP/Đại lý khu vực

Phát triển hệ thống phân phối tại địa bàn được giao:

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng và xác định khách hàng mục tiêu để tiếp cận và mở NPP/ĐL mới tại những địa bàn còn trống và có tiềm năng

Tìm kiếm, tiếp xúc với các nhà máy, nhà xưởng lớn trong khu vực để giới thiệu sản phẩm, nhằm hỗ trợ đầu ra cho NPP/Đại lý

Triển khai chương trình hỗ trợ bán hàng của Công ty

Sau khi tiếp cận được nhóm khách hàng tiềm năng,có được mạng lưới NPP/ĐL bán lẻ thì

chúng ta cần phổ biến cho mọi người những chương trình khuyến mãi ,hỗ trợ của công ty đối với khách hàng Chương trình ấy nhằm mục đích gì?có tác dụng gì?làm thế nào để các NPP/ĐL tiếp tục đặt hàng theo chương trình của công ty để đảm bảo tiến độ thực hiện

chương trình?

2 Triển khai

chương

trình hỗ

trợ bán

hàng của

Triển khai chương trình Khuyến mãi, hỗ trợ bán hàng của Công ty kịp thời đến các đối tượng:

Các NPP/ Đại lý Đảm bảo các đối tượng nắm rõ chương trình:

Trả lời những thắc mắc của NPP/ĐL/SR liên quan đến chương trình

KM, hỗ trợ

Công ty Đôn đốc NPP/ĐL đặt hàng theo chương trình của Công ty

Chăm sóc khách hàng

Sau khi bước 2 thành công ( nghĩa là khách hàng đã mua hàng/các hệ thống NPP/ĐL bán lẻ

đã chấp nhận đặt đơn đảm bảo tiến độ thực hiện chương trình của công ty) thì NVBH phải là người trực tiếp giải đáp những thắc mắc của KH trong quá trình sử dụng sản phẩm (sử dụng sản phẩm như thế nào,những ý kiến góp ý của khách hàng về chất lượng SP,thái độ phục vụ của NV…) và quan trọng là NVBH phải làm gì để sau khi sử dụng SP, KH tiếp tục quay lại với công ty

3 Chăm sóc

khách hàng

Ghi nhận ý kiến phản hồi của khách hàng liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của Công ty.E40

Ghi nhận đề nghị của NPP/ĐL liên quan đến việc lắp đặt bảng hiệu, quầy kệ,…

Nhận điện thoại của khách hàng phản ánh những phát sinh có liên quan đến sản phẩm và chất lượng, bảo hành và DVKH

Theo dõi công nợ khách hàng và quản lý tài sản của Công ty

Khách hàng là một trong số những đầu mối quan trọng,là người trực tiếp sử dụng các SP của công ty.Nếu họ cảm thấy thoải mái,hài lòng về chất lượng SP,thái độ phục vụ của NV,họ tiếp tục quay lại với công ty(nghĩa là các hệ thống NPP/ĐL tiêu thụ được hàng hóa) thì các hoạt động về theo dõi công nợ và quản lí tài sản công ty mới được diễn ra Công nợ có khi các NPP/ĐL chấp nhận lấy hàng của công ty và bán cho KH

NVBH phải là người trực tiếp kiểm kê doanh số( hàng xuất/nhập/tồn kho),theo dõi công nợ tại quầy hàng và tình trạng hiện có của các công cụ hỗ trợ tại cửa hàng

4

Theo dõi

công nợ

khách hàng

và quản lý tài

sản của Công

ty

Kiểm tra công nợ, đôn đốc khách hàng thanh toán công nợ đúng hạn theo qui định của Công ty

Kiểm tra hình trạng hiện có của các công cụ hỗ trợ bán hàng (POSM)

Cập nhật thông tin thị trường và đề xuất giải pháp

Thị hiếu khách hàng thay đổi theo những sự vận động của thị trường NVBH cần phải nắm bắt được sự thay đổi đó để tư vấn cho khách hàng theo những sự thay đổi khác nhau,đồng

thời có thể góp ý cho bộ phận liên quan để sản xuất hàng hóa theo những sự thay đổi của thị trường NV phải là người trực tiếp tư vấn cho KH về những thay đổi, điểm mới trong sản phẩm của công ty,đồng thời có những kiến nghị trực tiếp về bộ phận quản lí sản xuất hàng hóa để đưa ra những giải pháp phù hợp khi có góp ý của khách hàng

Tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh và xem xét hướng thay đổi của họ.Cần có những biện pháp , những lợi thế nào để khách hàng vẫn tiếp tục sử dụng SP của công ty mà không phải là những đối thủ cạnh tranh

5

Cập nhật

thông tin thị

trường và đề

xuất giải

pháp

Ghi nhận thông tin chương trình, sản phẩm mới, những thay đổi của đối thủ cạnh tranh

Ghi nhận diễn biến thị trường liên quan đến ngành máy cầm tay, máy công cụ, nông nghiệp của Công ty đang kinh doanh

Từ đó có những đề xuất giải pháp thích hợp để duy trì và phát triển thị trường

Lập kế hoạch công tác và báo cáo kết quả công việc

Nhiệm vụ này sẽ là ưu tiên cuối cùng/chiếm trọng số nhỏ nhất Thực tế,hoạt động này là hoạt động kiểm kê lại hàng hóa đã bán được và kế hoạch cho tuần/tháng/kì tới Hoạt động này có ý nghĩa,góp phần tạo động lực cho NV khi các hoạt động trên đem lại 1 nguồn thu lớn cho tổ chức và có được 1 số lượng khách hàng lớn Khi đó, việc lập bảng biểu xây dựng

kế hoạch cho tuâng/tháng/kì tới mới khả thi

6

Lập kế hoạch

công tác và

báo cáo kết

quả công việc

Lập kế hoạch công việc, công tác và báo cáo kết quả công việc hàng tuần/tháng đúng hạn

Lưu ý : Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh khi

thực hiện công việc.( Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình Mô tả “làm cái gì” chứ không mô tả “làm như thế nào”.) Cuối cùng ta có được bản mô tả công việc vị trí bán hàng của công ty FEG

FEG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

BÁN HÀNG KHU VỰC (USM)

Mã số:

Lần ban hành : 1.0 Ngày ban hành :

Chức danh công việc : Bán hàng Khu vực (USM)

Phòng : Kinh doanh

1/ Mục đích công việc

- Duy trì và phát triển hệ thống Đại lý phân phối tại địa bàn được giao.

2/ Quan hệ làm việc

Bên trong

- Phòng TCKT

- Phòng Kinh doanh - DVKH

- Phòng Kinh doanh - Kỹ thuật

Bên ngoài

- Nhà phân phối,

Đại lý

HCNS

3/ Nhiệm vụ công việc

vụ

1 Duy trì

và phát

triển hệ

thống

Đại lý

phân

phối,

đảm bảo

đạt

doanh

số,

doanh

thu

được

giao

Duy trì và phát triển hệ thống NPP/ĐL hiện có bằng các cách ghé thường xuyên ghé thăm/điện thoại/email để:

- Thăm hỏi, giải đáp thắc mắc về sản phẩm và dịch vụ, thúc đầy đặt hàng.

- Giới thiệu sản phẩm mới, chính sách và các chương tình khuyễn mãi, hỗ trợ.

- Nắm bắt tồn kho và tình hình bán hàng tại ĐL cho hàng hóa của Cty, của đối thủ.

- Phân tích những lợi ích của các chương trình

hỗ trợ của Công ty và hướng dẫn NPP/ĐL lên

kế hoạch đặt hàng sao cho hiệu quả nhất phù hợp với đặc thù từng khu vực, từng NPP/ĐL.

- Tư vấn các giải pháp hỗ trợ đầu ra cho NPP/Đại lý khu vực.

Hàng ngày

Hàng tháng

Đơn đặt hàng của khách hàng

Phát triển hệ thống phân phối tại địa bàn được giao:

- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng và xác định khách hàng mục tiêu để tiếp cận và mở NPP/

ĐL mới tại những địa bàn còn trống và có

Hàng tháng

Hàng

Hợp đồng NPP Đại lý

Ds nhà

tiềm năng.

- Tìm kiếm, tiếp xúc với các nhà máy, nhà xưởng lớn trong khu vực để giới thiệu sản phẩm, nhằm hỗ trợ đầu ra cho NPP/Đại lý.

ngày xưởng

2

Triển

khai

chương

trình hỗ

trợ bán

hàng

của

Công ty

- Triển khai chương trình Khuyến mãi, hỗ trợ bán hàng của Công ty kịp thời đến các đối tượng:

o Các NPP/ Đại lý (Nếu Công ty bổ nhiệm nhân viên bán hàng /SR thì hướng dẫn tới

cả các SR) Đảm bảo các đối tượng nắm rõ chương trình.

- Trả lời những thắc mắc của NPP/ĐL/SR liên quan đến chương trình KM, hỗ trợ.

- Đôn đốc NPP/ĐL đặt hàng theo chương trình của Công ty.

Khi có chương trình

NPP/ĐL/

SR nhận được chương trình hỗ trợ và tham gia chương trình

3

Chăm

sóc

khách

hàng

- Ghi nhận ý kiến phản hồi của khách hàng liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của Công ty.

- Ghi nhận đề nghị của NPP/ĐL liên quan đến việc lắp đặt bảng hiệu, quầy kệ,…

- Nhận điện thoại của khách hàng phản ánh những phát sinh có liên quan đến sản phẩm và chất lượng, bảo hành và DVKH.

Khi có yêu cầu từ phía khách hàng

Mục Ý kiến khách hang trong báo cáo tuần

4 Theo

dõi công

nợ

- Kiểm tra công nợ, đôn đốc khách hàng thanh toán công nợ đúng hạn theo qui định của Công ty.

Hàng tuần Bảng

theo tổng hợp