Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức phục vụ nơi làm việc tại 1 tổ chức. Từ đó đưa ra đánh giá, nhận xét và hướng hoàn thiện

 Theo mức độ chuyên môn hóa của thiết bị: Nơi làm việc tổng hợp.. Tổ chức nơi làm việc Tổ chức nơi làm việc là một hệ thống các biện pháp nhằm thiết kế nơi làm việc với

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

Bài tập lớn môn học

Tổ chức và định mức lao động 1

Đề bài:

“Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức & phục vụ nơi làm

việc tại 1 tổ chức Từ đó đưa ra đánh giá, nhận xét và

hướng hoàn thiện”

HÀ NỘI - 2018

Nội dung

1 Giới thiệu Tổ chức 3

1.1 Giới thiệu chung về The Coffee House 3

1.2 Lĩnh vực kinh doanh 3

1.3 Quy mô: 3

1.4 Báo cáo kinh doanh năm 2017 của 1 cửa hàng The Coffee House 3

2 Thực trạng tổ chức và phục vụ nơi làm việc của THE COFFEE HOUSE 159 TRẦN ĐẠI NGHĨA 4

2.1 Tổ chức nơi làm việc 4

2.1.1 Trang bị nơi làm việc 4

a Theo chính phụ 4

b Theo tính đặc thù 5

2.1.2 Bố trí nơi làm việc 6

a Bố trí chung: 6

b Bố trí bộ phận: 7

c Bố trí riêng biệt: 8

2.2 Phục vụ nơi làm việc 9

2.2.1 Phân loại phục vụ theo chức năng 9

a Phục vụ chuẩn bị sản xuất 9

b Phục vụ dụng cụ 9

c Phục vụ vận chuyển và bốc dỡ 9

d Phục vụ năng lượng 9

e Phục vụ điều chỉnh và sửa chữa thiết bị 9

f Phục vụ xây dựng và sửa chữa nơi làm việc 10

g Phục vụ kho tàng 10

h Phục vụ kiểm tra 10

i Phục vụ khác 10

2.2.2 Các hình thức phục vụ nơi làm việc 10

2.2.3 Các chế độ phục vụ nơi làm việc 10

3 Phân tích đánh giá tổ chức và phục vụ nơi làm việc 10

3.1 Tổ chức nơi làm việc 10

3.1.1 Trang bị nơi làm việc 10

a Đánh giá chung 10

b Đánh giá riêng 11

3.1.2 Bố trí nơi làm việc 11

a Các cơ sở khoa học 11

b Các tiêu thức đánh giá 12

3.1.3 Đánh giá 13

a Ưu điểm 13

b Nhược điểm 13

3.2 Phục vụ nơi làm việc 13

3.2.1 Đánh giá theo kết quả phục vụ nơi làm việc 13

3.2.2 Đánh giá dựa vào nguyên nhân 14

3.2.3 Ưu điểm & Nhược điểm 14

a Ưu điểm 14

b Nhược điểm 14

4 Đưa ra biện pháp hoàn thiện 14

4.1 Trang bị nơi làm việc 14

4.2 Bố trí nơi làm việc 15

4.3 Phục vụ nơi làm việc 15

1 Giới thiệu Tổ chức

1.1 Giới thiệu chung về The Coffee House

- Thương hiệu thuộc Công ty cổ phần thương mại dịch vụ trà cà phê Việt Nam

- Ra đời vào năm 2014 và nhanh chóng phát triển với gần 15 cửa hàng mới trong năm đầu tiên

- Trụ sở: 86 – 88 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM

1.2 Lĩnh vực kinh doanh

Một chuỗi cửa hàng phục vụ cà phê, trà sữa, đồ uống, trải khắp TP.HCM, Hà Nội…

“Là ngôi nhà cà phê tuyệt đẹp trong một thành phố sôi động và tương lai ở một đất nước tươi đẹp”

1.3 Quy mô:

The Coffee House hiện có 49 cửa hàng tại TPHCM, 10 cửa hàng tại Hà Nội, 3 cửa hàng tại Đà Nẵng và 1 cửa hàng tại Biên Hòa, gần 3000 nhân viên

1.4 Báo cáo kinh doanh năm 2017 của 1 cửa hàng The Coffee House

- Doanh thu:

Bảng tính Doanh thu bình quân ngày:

Thức uống Ly/đồng * Số ly bán/ngày = Thành Tiền

 Cafe đen 40.000*150 = 6.000.000

 Cafe sữa 50.000*100 = 5.000.000

 Loại nước khác 45.000*150 = 6.750.000

Doanh thu tháng: 17.750.000 x 30 ngày = 532.500.000 đồng/tháng

- Giá vốn hàng bán: (Nguyên vật liệu, …)

Tỷ lệ giá vốn hàng bán/ Doanh thu thường chiếm ~ 30% của doanh thu

Ý nghĩa: một ly coffee có giá bán 40.000 đồng thì giá vốn của nó khoảng 12.000 đồng Giá vốn = 532.500.000 đồng/tháng x 30% = 159.750.000 đồng/ tháng

- Chi phí hoạt động kinh doanh:

Khoản mục giá Tiền (theo tháng)

Chi phí cố định

 Internet Wifi 220.000

 Rác 100.000

 Báo Chí 300.000

Chi phí biến đổi

 Lương nhân viên 5.000.000*10 = 50.000.000

 Điện và Nước 1.000.000

 Khác 500.000

Tổng cộng: 52.120.000 đồng/ tháng.

2 Thực trạng tổ chức và phục vụ nơi làm việc của THE COFFEE HOUSE

159 TRẦN ĐẠI NGHĨA

- Nơi làm việc:

Nơi làm việc là một phần diện tích và không gian sản xuất, mà trong đó được trang bị đầy đủ các phương tiện vật chất, kỹ thuật cần thiết để đảm bảo cho một người lao động hay một nhóm người lao động hoàn thành những nhiệm vụ sản xuất – kinh doanh nhất định

Đối với riêng nơi làm việc của THE COFFEE HOUSE 159 TRẦN ĐẠI NGHĨA ta có thể sắp xếp nơi làm việc thành:

 Theo mức độ mức độ công nghệ nơi làm việc: Nơi làm việc kết hợp thủ công, cơ giới và tự động

 Theo số lượng người làm việc: Nơi làm việc tập thể là chủ yếu

 Theo mức độ chuyên môn hóa của thiết bị: Nơi làm việc tổng hợp

 Theo vị trí và không gian: Nơi làm việc ở mặt đất

 Theo mức độ ổn định về không gian: Nơi làm việc ổn định

 Theo loại hình sản xuất: Nơi làm việc sản xuất đơn chiếc

 Theo tư thế làm việc chủ yếu: Nơi làm việc đứng

2.1 Tổ chức nơi làm việc

Tổ chức nơi làm việc là một hệ thống các biện pháp nhằm thiết kế nơi làm việc với những trang thiết bị cần thiết, tiến hành trang bị cho nơi làm việc theo thiết kế sắp xếp, bố trí chung theo cách hợp lý và khoa học để tạo điều kiện cho người lao động thực hiện một cách có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất + kinh doanh đã được phân công

2.1.1 Trang bị nơi làm việc

a Theo chính phụ

- Thiết bị chính: Thiết bị tác động trực tiếp làm thay đổi đối tượng lao động

- Thiết bị phụ: Thiết bị hỗ trợ đảm bảo cho quá trình chính được thực hiện

Bình pha cà phê Việt 1 Dao (gọt hoa quả, cắt bánh) 4

Cốc, Thìa,

Trang bị phụ

Hệ thống đèn chiếu

Hệ thống điều hòa

Hệ thống camera

b Theo tính đặc thù

(Công nghệ, Tổ chức, Thông tin liên lạc, An toàn lao động)

Các loại

thiết bị

lượng

Các loại thiết bị

lượng Trang bị

công

nghệ

Lò vi sóng 1 Trang bị

tổ chức Tủ đựng dụng cụ 2 Lò nướng 1 Giá đỡ dụng cụ 3 Máy pha cà phê Ý 1 Mặt bàn để đồ 2 Máy xay cà phê Ý 1 Tủ lạnh 1 Máy xay sinh tố 1 Tủ cấp đông 1 Zigger đong 8 Tủ bảo quản bánh 1 Bình shaker (lắc) 8 Trang bị

thông tin liên lạc

Bộ đàm 1 cái/

người

Kéo 4 Trang bị

an toàn lao động

Tạp dề 1 cái/

người Cốc, thìa, Găng tay 1 đôi/

người

Ca đánh sữa 8 Bình cứu hỏa 4

2.1.2 Bố trí nơi làm việc

a Bố trí chung:

Bố trí chung là sắp xếp về mặt không gian các nơi làm việc trong phạm vi một bộ phận sản xuất hay một phân xưởng sao cho phù hợp với sự chuyên môn hóa, tính chất công việc và quy trình công nghệ tại nơi làm việc

The Coffee House có tất cả 4 tầng và 1 phần vỉa hè:

- Tầng 1 và vỉa hè là nơi để xe và nơi làm việc của nhân viên bảo vệ

- Tầng 2 bao gồm quầy bar và khu bàn ghế phục vụ khách hàng

- Tầng 3 và 4 đều là khu bàn ghế phục vụ khách hàng

b Bố trí bộ phận:

Bố trí bộ phận là sắp xếp các trang thiết bị trong quá trình lao động ở từng nơi làm việc, từ đó tạo ra sự phù hợp giữa người lao động với các loại trang thiết bị và sự phù hợp giữa các loại các trang thiết bị với nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động hoàn thành tốt công việc được giao

(1) Tủ đựng các loại cốc.

(2) Bàn pha chế để đựng một số máy móc thiết bị làm việc

(3) Bồn rửa và khu đựng rác

(4) Tủ đựng nguyên vật liệu dạng chai

(5) Bồn rửa

(6) Quầy thu ngân + máy tính

(7) Tủ để bánh

(8) Giá để các loại cốc nhựa, ống hút,

(9) Lối ra vào

c Bố trí riêng biệt:

Bố trí riêng biệt là sự sắp xếp các loại dụng cụ, phụ tùng, đồ gá trong từng yếu tố trang bị

 Tầng 1

- Ghế bảo vệ được để cạnh cửa

- Mùa hè có thêm quạt

 Tầng 2, 3, 4 (phần chung)

- Phần bàn ghế phục vụ khách hàng: bàn ghế được xếp với khoảng cách vừa phải

- Mặt trước của quán được làm bằng kính có rèm treo

- Có hệ thống đèn vàng

- Điều hòa được lắp ở cuối phòng, mỗi tầng có 2 loa mini ở góc phòng

- Camera được lắp ở góc tường nhằm quan sát được nhiều nhất

- Mỗi tầng và cầu thang đều có bố trí cây xanh

- Mỗi tầng đều có nhà vệ sinh ngay cạnh chỗ cầu thang

 Tầng 2, 3, 4 (phần riêng)

 Tầng 2: Được chia ra 2 phần

Phần quầy Bar:

- Được đặt theo hình chữ L

- Có các loại máy móc như tủ lạnh, máy xay, được đặt ở kệ phía trong

- Các loại máy pha cà phê được để kệ phía ngoài

- Bồn rửa để ở chính giữa của kệ trong

- Máy tính và hệ thống thu ngân được đặt chính giữa quầy ngoài

- Quầy bánh được đặt trong tủ kính hướng ra ngoài

- Các loại cốc thì được sắp xếp ở kệ ngoài

- Các loại nguyên liệu dạng chai thì được để để ở tủ

Phần bàn ghế phục vụ khác: bàn ghế chỉ có loại nhỏ.

 Tầng 3 ở giữa có 1 cái bàn lớn và xung quanh vẫn là các bàn nhỏ

 Tầng 4 chỉ có các bàn nhỏ

2.2 Phục vụ nơi làm việc

Tại The Coffee House nơi làm việc của nhân viên luôn được cung cấp đầy đủ và kịp thời các phương tiện vật chats kỹ thuật và các đối tượng cần thiết như trang thiết bị, vật dụng, để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đạt hiệu quả

2.2.1 Phân loại phục vụ theo chức năng

a Phục vụ chuẩn bị sản xuất

Từ nhiệm vụ chung của ca làm việc quản lý sẽ giao nhiệm vụ cho từng nhân viên:

- Nhân viên pha chế: Chuẩn bị đầy đủ nguyên vật liệu kịp thời theo nhu cầu sản xuất

- Bưng bê, phụ giúp chuẩn bị nguyên vật liệu, vệ sinh dụng cụ và nơi làm việc

- Nhân viên bảo về: quét dọn bãi để xe, chuẩn bị dụng cụ (thẻ xe, khăn, )

b Phục vụ dụng cụ

- Các dụng cụ như dao, kéo, kẹp, thìa, bình shaker, Zigger đong, ca đánh sữa, được đặt sẵn ở vị trí nhất định trong quầy Bar

- Quản lý thường xuyên nhận phản hồi về sự hỏng hóc của các dụng cụ cũng như kiểm tra định kỳ 1 tuần/lần để kịp thời sửa chữa, mua mới

c Phục vụ vận chuyển và bốc dỡ

- Khi phải đi mua, sửa dụng cụ máy móc thì thường là quản lý sẽ trực tiếp đi hoặc sẽ giao cho nhân viên nào đó (nếu vắng khách)

- Nhà cung cấp, quản lý và nhân viên sẽ thực hiện việc vận chuyển nguyên vật liệu đến nơi làm việc (VD: Hoa quả, vận chuyển từ chợ, siêu thị vào; Cà Phê hạt, Cà phê bột, các nguyên vật liệu làm thức uống, : Nhà cung cấp sẽ vẫn chuyển đến nơi làm việc

- Nhân viên sẽ có trách nhiệm vận chuyển rác, phế liệu, ra ngoài

d Phục vụ năng lượng

- Đăng ký sử dụng dịch vụ điện của công ty điện lực Hai Bà Trưng (thuộc EVN)

- Đăng ký sử dụng dịch vụ cung cấp nước của công ty Nước sạch Hà Nội

e Phục vụ điều chỉnh và sửa chữa thiết bị

- Định kỳ 1 lần/ tháng thợ bảo dưỡng của máy pha cà phê Ý, máy xay cà phê Ý và các máy pha chế sẽ đến kiểm tra

- Khi có sự cố về các thiết bị như tủ lạnh, tủ đông, máy xay, máy tính, bộ đàm, điều hòa, đèn điện, mạng internet, sẽ gọi các tổ chức, cơ quan bên ngoài sửa chữa, thay thế chúng,

f Phục vụ xây dựng và sửa chữa nơi làm việc

- Sắp xếp bàn ghế gọn gàng giúp cho việc đi lại của nhân viên cũng như khách hàng thuận tiện tránh va chạm Các dụng cụ, nguyên liệu sản xuất sắp xếp đúng vị trí quy định để đảm bảo về mặt kỹ thuật

g Phục vụ kho tàng

- Quản lý chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm kê nguyên liệu, dụng cụ trong kho 1 lần/tuần

- Nhân viên pha chế được phép lấy dụng cụ, nguyên liệu trong kho ra khi nguyên liệu ở quầy đã hết

h Phục vụ kiểm tra

- Thỉnh thoảng quản lý sẽ kiểm tra chất lượng đồ uống, phong cách phục vụ, đồng phục, quy trình làm việc… của nhân viên

i Phục vụ khác

- Phục vụ vệ sinh: Nhân viên mỗi ca phải dọn dẹp rác thải, phế phẩm, phế liệu,

- Phục vụ nước uống cho nhân viên ngay tại quầy

- Phục vụ vệ sinh: khu WC ở mỗi tầng

2.2.2 Các hình thức phục vụ nơi làm việc

The Coffee House tổ chức phục vụ theo hình thức phận tán: Nhu cầu phục vụ tại các nơi làm việc được thực hiện trực tiếp do những bộ phận có nhu cầu tự đảm nhận

2.2.3 Các chế độ phục vụ nơi làm việc

The Coffee House thực hiện cùng lúc 2 chế độ phục vụ nơi làm việc:

- Chế độ phụ vụ trực nhất: Tại nơi làm việc bố trí thường xuyên các loại nhân viên phục vụ như: Quản lý ca, nhân viên pha chế, nhân viên bưng bê, nhân viên bảo vệ Những nhân viên này luôn phải có mặt ở mỗi ca làm việc đã quy định để phục vụ khi có yêu cầu

- Chế độ phục vụ theo tiêu chuẩn: Ví dụ như bảo dưỡng máy cà phê,

3 Phân tích đánh giá tổ chức và phục vụ nơi làm việc

3.1 Tổ chức nơi làm việc

3.1.1 Trang bị nơi làm việc

a Đánh giá chung

- Máy móc như máy pha cà phê Ý được thiết kế theo kiểu nước ngoài nên chưa phù hợp lắn đối với người lao động; Các vận dụng khác như bình Shaker, Zigger đong, thìa, dao, được thiết kế vừa với bàn tay của người Việt

- Máy móc đều được nhập mới

- Máy móc thay thế hoạt động như xay cà phê, xay đá,

- Các hoạt động sử dụng máy móc nhẹ nhàng, thuận tiện

- Các máy móc đa số không gây ô nhiễm môi trường như máy xay cà phê, máy pha cà phê, máy xay,

- Máy móc đều đáp ứng yêu cầu thẩm mỹ

b Đánh giá riêng

- Trang bị công nghệ: Có duy nhất 1 máy pha cà phê Ý và máy xay cà phê Ý 

phù hơi với loại hình sản xuất đơn chiếc Hơn nữa, chúng còn dễ dàng vận hành, cầm nắm tuy nhiên thiết bị pha cà phê Ý còn có bộ phận hơi khó cầm nắm do thiết kế theo kiểu Châu Âu, nhân viên nữ sẽ khó khăn khi sử dụng

- Trang bị tổ chức: Bàn được làm từ gỗ ván ép, thiết kê chắc chắn, thẩm mỹ Chiều cao bàn 1m2 vừa tầm tay làm việc của nhân viên Kích thước ngang x dài: 3x1(m) giúp để được đầy đủ các máy móc thiết bị và 1 phần diện tích để pha chế Diện tích hợp lý, không mất quá nhiều không gian của quán nhưng vẫn thoải mái cho nhân viên làm việc

- Trang bị thông tin liên lạc & an toàn lao động: Bình cứu hỏa thuộc loại thông dụng dễ dàng sử dụng; Tạp dề và găng tay cùng màu với đồng phục (màu tối) tránh gây lóa mắt

 Ưu điểm:

- Trang bị khá đầy đủ thiết bị, dụng cụ, cung cấp cho sản xuất

- Máy móc đa số không gây ô nhiễm

- Đa số các trang bị có độ phù hợp nhân trắc học với người sử dụng và đảm bảo mặt thẩm mỹ

 Nhược điểm:

- Một số dụng cụ, trang bị cầm nắm chưa hợp lý và chỉ nhân viên nam mới sử dụng dễ dàng

3.1.2 Bố trí nơi làm việc

a Các cơ sở khoa học

 Tư thế làm việc:

- Đứng làm việc: vùng thao tác lớn, lực tác động mạnh nhất, phản xạ nhanh nhất và năng lượng tiêu hao lớn Tuy nhiên bố trí nơi làm việc khiến nhân viên trong quầy không phải đứng – ngồi thường xuyên

- Chiều cao bàn đựng đồ là 1200mm, máy pha cà phê, bồn rửa nằm, máy xay sinh tố, máy tính trong vùng thuận tiện

- Đa số tủ đựng đồ nằm cao 1500mm, nằm trong vùng ít thuận tiện phía trên

- Tủ đông, tủ lạnh, tủ đựng đồ phía dưới nằm dưới trong vùng ít thuận tiện phía dưới

 Vùng làm việc:

- Các dụng cụ chính như máy xay, máy pha cà phê, bình shaker, zigger đong và nguyên liệu sử dụng thường xuyên đều được đặt trong vùng làm việc thuận tiện

- Các vật dụng có liên quan đến nhau thì thường để gần nhau VD: Bình Shaker và Zigger đong; Máy xay cà phê Ý và máy pha cà phê Ý

- Các vật dụng đều có vị trí để xác định ngay từ đầu và nhân viên phải đảm bảo dụng cụ đó ở đúng vị trí ấy

 Xác định đúng diện tích chỗ làm việc:

- Nơi làm việc của nhân viên được xác định rõ rang là quầy Bar: sau khi bố trí các thiết bị, các trang bị công nghệ, các trang bị tổ chức và các đối tượng lao động

 Bố trí nơi làm việc cần đảm bảo an toàn lao động và thẩm mỹ trong sản xuất:

- Các vật nặng để phía dưới vật dụng nhẹ ở phía trên

- Các trang bị bát mắt, hình ảnh ấn tượng được trưn bày ra ngoài

- Sắp xếp nguyên vật liệu gọn gang ngăn nắp theo quy định

b Các tiêu thức đánh giá

 Bố trí hợp lý và khoa học mọi đối tượng vật chất kỹ thuật và lao động để thực hiện đúng quy trình công nghệ, nhanh và năng suất cao:

- Bộ phận quầy bar tầng 2 – nơi các nhân viên pha chế và nhân viên thu ngân làm việc chính được bố trí 1 cách khá hợp lý (nhân viên của cửa hàng tập trung chủ yếu ở đây): những thiết bị kỹ thuật lớn như tử lạnh thì được đặt ở phía trong vì

ít được sử dụng hơn trong công việc pha chế mà chủ yếu là để chứa nguyên liệu

dự trữ để pha chế Các thiết bị dụng cụ pha chế hay được sử dụng nhiều hơn thì được đặt ở phía ngoài để thuận tiện nhất cho việc nhận order và phục vụ khách hàng Máy thu ngân thì được đặt chính giữa quầy để khách hàng thuận tiện nhất trong việc di chuyển cũng như có thể quan sát bao quát cả quầy bar, có thể trực tiếp quan sát khâu pha chế => việc bố trí hợp lý này đã giúp các khâu thu ngân (order) rồi đến pha chế được vận hành 1 cách trơn tru, nhanh chóng không lãng phí thời gian chờ của từng khâu