KỸ NĂNG LÀM VIỆC VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP KỸ THUẬT ĐỌC NHANH VÀ TAKENOTEĐọc nhanhMột nhân viên văn phòng hay một người thư ký thường phải đọc rất nhiều: Thư từ, công văn, báo cáo, tài liệu kỹ thuật, báo chí,… đọc nhanh là kỹ năng cơ bản cần rèn luyện, không có bất kỳ một kỹ thuật hiện đại nào có thể thay thế được. Tuy nhiên, thường ít người biết “đọc”. Họ thường đọc lẩm nhẩm (mấp máy môi), đọc đến cuối rồi trở lại từ đầu, không nắm được những nội dung chính trong tài liệu cần đọc. Kỹ thuật đọc nhanh cho phép ta đọc một cách nhanh chóng, mắt vận động cùng với trí não.Takenote (ghi chép nhanh những điểm quan trọng)Chúng ta thường phải ghi chép rất nhiều: Ở trường, ở văn phòng, trong các cuộc họp,… Nhưng liệu chúng chúng ta có biết cách ghi chép? Liệu chúng ta có biết: Ghi chép một cách nhanh chóng trong những tình huống giao tiếp phức tạp, có truyền thống hoặc không (gặp gỡ, trình bày, hội thảo, hội nghị,…) hoặc take massage một cách đầy đủ, tùy theo bản chất của thông tin nhận được. Sắp xếp lại tin nhắn dưới dạng một bản tóm tắt, viết hoặc nói, nguyên bản hay có phân tích, có chú ý đến và sự dễ hiểu của tin nhắn … với bản chất.
Trang 1KỸ NĂNG LÀM VIỆC VĂN PHÒNG
CHUYÊN NGHIỆP
KỸ THUẬT ĐỌC NHANH VÀ TAKE-NOTE
Đọc nhanh
Một nhân viên văn phòng hay một người thư ký thường phải đọc rất nhiều: Thư từ, công văn, báo cáo, tài liệu kỹ thuật, báo chí,… đọc nhanh là kỹ năng cơ bản cần rèn luyện, không có bất kỳ một kỹ thuật hiện đại nào có thể thay thế được Tuy nhiên, thường ít người biết “đọc” Họ thường đọc lẩm nhẩm (mấp máy môi), đọc đến cuối
rồi trở lại từ đầu, không nắm được những nội dung chính trong tài liệu cần đọc Kỹ
thuật đọc nhanh cho phép ta đọc một cách nhanh chóng, mắt vận động cùng với trí não.
Take-note (ghi chép nhanh những điểm quan trọng)
Chúng ta thường phải ghi chép rất nhiều: Ở trường, ở văn phòng, trong các cuộc họp,… Nhưng liệu chúng chúng ta có biết cách ghi chép? Liệu chúng ta có biết:
- Ghi chép một cách nhanh chóng trong những tình huống giao tiếp phức tạp, có
truyền thống hoặc không (gặp gỡ, trình bày, hội thảo, hội nghị,…) hoặc take massage một cách đầy đủ, tùy theo bản chất của thông tin nhận được.
- Sắp xếp lại tin nhắn dưới dạng một bản tóm tắt, viết hoặc nói, nguyên bản hay có
phân tích, có chú ý đến và sự dễ hiểu của tin nhắn … với bản chất.
Trang 2PHẦN 1 : KỸ THUẬT ĐỌC NHANH
a) Đọc nhanh
Một nhân viên văn phòng hay một người thư ký thường phải đọc rất nhiều: Thư từ, công văn, báo cáo, tài liệu kỹ thuật, báo chí,… đọc nhanh là kỹ năng cơ bản cần rèn luyện, không có bất kỳ một kỹ thuật hiện đại nào có thể thay thế được Tuy nhiên, thường ít người biết “đọc” Họ thường đọc lẩm nhẩm (mấp máy môi), đọc đến cuối rồi trở lại từ đầu, không nắm được những nội dung chính trong tài liệu cần đọc Kỹ thuật đọc nhanh cho phép ta đọc một cách nhanh chóng, mắt vận động cùng với trí não
Mục đích của kỹ thuật đọc nhanh như sau: chúng ta càng mở rộng tầm quan sát của mắt, cạng nhìn được nhiều từ trí não càng làm việc nhanh và tốt Để làm được việc đó cần có sự tập trung tư tưởng
Tùy nhu cầu, 2 kiểu đọc được giới thiệu: đọc toàn bộ và đọc có lựa chọn, kiểu này cho phép tiếp cận rất nhanh những vấn đề quan trọng, cách này sử dụng vài kỹ thuật:
- Tìm kiếm những từ khóa, mô tả ý chính
- Hiểu nghĩa, đừng đọc “từ” mà không hiểu
- Chọn lọc, đào sâu vào rõ nghĩa hoặc ảnh hưởng của chung một điểm và bỏ qua những cái khác Nghĩa là phải phân biệt từ đó … tất cả các nghĩa
b) Đọc như thế nào?
Báo và tạp chí
- Lựa chọn (tham khảo mục lục để lựa chọn những bài viết cần quan tâm)
- Định lượng thời gian để đọc bài đó (tinh thần càng tập trung thì trí nhớ càng tốt)
Tài liệu pháp lý hoặc hành
chính phức tạp
- Gạch chân những thông tin quan trọng
- Tìm hiểu nghĩa những thuật ngữ phức tạp
- Sử dụng từ điển để tìm nghĩa những từ chưa biết Thư từ công việc - Kỹ thuật “hớt váng”
Bản quảng cáo/ chào hàng - Kỹ thuật “hớt váng”
Tài liệu kỹ thuật - Đọc chậm và bán … lựa chọn: Phân tích nhữngthuật ngữ phức tạp, và sử dụng kỹ thuật hớt váng
cho những phần còn lại của tài liệu
Trang 3=> Kỹ năng cần rèn luyện
Đọc một chiều: Cần tránh việc quay trở lại từ cuối tài liệu, vì vậy kỹ năng này cần một sự tập trung lớn
Hiểu trước ý tưởng: Phải đọc cả hai vấn đề, ý tưởng và sự kiện trong bài viết và cách diễn giải của tác giả
Lựa chọn những điểm cần lưu ý trong quá trình đọc, chọn từ 1 đến 3 điểm trong mỗi dòng
Không đọc lẩm nhẩm (mấp máy môi) Cách này làm chậm quá trình đọc vào rối tinh thần
Ghi nhớ: Bộ nhớ ngắn hạn là một công cụ quan trọng rất có ích để chúng ta cần tập ghi nhớ thông tin có thể cần cho chúng ta sau này
c) Đọc có lựa chọn
Từ khóa
Khi đọc một tài liệu, cần nắm bắt được những ý tưởng của tác giả Vì vậy rất quan trọng là tìm ra những từ chính
“Hớt váng”
Cần ghi nhận được những nội dung chủ yếu của một tập tài liệu bằng cách đọc kỹ những phần quan trọng và lướt qua những phần khác “Hớt váng” làm tăng sự hiểu biết bởi vì chúng ta chỉ lưu giữ những gì là quan trọng nhất
Làm thế nào để tìm những ý tưởng chủ đạo?
- Đưa mắt theo đường màu sắc qua cả bài …
- Đọc phần đầu hoặc phần cuối của dòng
- Đọc kiểu “chụp hình”
Tất cả phụ thuộc vào độ phức tạp của tài liệu
Chọn điểm làm mốc
Không chỉ là ghi nhận những nội dung cơ bản mà đi sâu vào một điểm và bỏ qua những nội dung khác
Ví dụ: Xem danh mục để tìm một cái tên, xem từ điển để xem định nghĩa một từ, tìm thông báo tuyển dụng trong một tờ báo,…
=> Lời khuyên: Cần phải biết một cách chính xác mục đích tìm kiếm của mình và xác định vị trí cho phép tìm nhanh
- Mục lục
- Index
- Sofware
Trang 4PHẦN 2 : KỸ THUẬT TAKE-NOTE (GHI CHÉP NHANH NHỮNG ĐIỂM QUAN TRỌNG)
a) Kỹ thuật take -note
Chúng ta thường phải ghi chép rất nhiều: Ở trường, ở văn phòng, trong các cuộc họp,… Nhưng liệu chúng chúng ta có biết cách ghi chép? Liệu chúng ta có biết:
- Ghi chép một cách nhanh chóng trong những tình huống giao tiếp phức tạp, có truyền thống hoặc không (gặp gỡ, trình bày, hội thảo, hội nghị,…) hoặc take massage một cách đầy đủ, tùy theo bản chất của thông tin nhận được
- Sắp xếp lại tin nhắn dưới dạng một bản tóm tắt (viết hoặc nói, nguyên bản hay
có phân tích, có chú ý đến và sự dễ hiểu của tin nhắn … với bản chất
Kỹ năng này liên quan tới những khả năng sau đây:
- Kiểm soát nhịp điệu nhanh chóng
- Biết cách soạn thảo và kiểm soát ngôn ngữ
- Thực hành giao tiếp
- Ghi nhớ và nắm bắt các ý tưởng
- Phân tích và chọn lựa những ý tưởng quan trọng
- Trung thành với tin nhắn
Sắp xếp những thông tin
Lặp lại chúng mà không làm biến đổi chiều hướng của tin nhắn
Xác định và lựa chọn cấu trúc của việc trình bày lại
Kiểm soát thông tin nhận được
b) Kỹ thuật tổ chức việc take-note
* Trước khi take-note
Chuẩn bị vị trí làm việc Chọn vị trí ngồi tốt, sao cho có thể quan sát những người
đến dự Chuẩn bị công cụ - Giấy ghi chép
- Bút nhiều màu để đánh dấu những loại thông tin cần ghi nhớ
Chuẩn bị giấy viết - Đánh số trang
- Chuẩn bị “khoảng trống” nghĩa là phần trắng trên giấy
để điền vào
* Trong khi take- note
Trang 5a) Nắm bắt những nội dung quan trọng hoặc lựa chọn những yếu tố cần ghi nhớ
- Phân biệt, trong một khoảng thời gian ngắn, những nội dung chủ đạo (những gì liên quan trực tiếp tới vấn đề đang thảo luận)
- Ghi nhận bằng những từ khóa
- Lặp lại một cách trung thành với những ý tưởng đã nêu không được nói ngược Mỗi một điểm mới làm viết thành một đoạn riêng, cũng cần chú ý cả đến cách trình bày của người nói, ngữ điệu, cử chỉ, minh họa trên bảng,…
b) Xem xét bản ghi chép
Đánh số cho các đoạn trong bảng ghi chép, gạch chân, …
c) Tổng hợp thông tin
Bỏ qua những điểm ngoài lề, không quên những điểm cơ bản Tất cả phải giữ nguyên tinh thần của đoạn …
- Lựa chọn từ ngữ
- Sử dụng đúng các dấu câu
- Sử dụng những từ viết tắt
* Sau khi take-note
- Đọc lại để xem cấu trúc, titres sous titres, đoạn
- Tìm ý tưởng tổng quát, ý tưởng chìa khóa trong những gì liên quan
- Loại bỏ những nội dung lặp lại, những chi tiết vô nghĩa
- Luôn luôn biết ai làm cái gì, ở đâu, khi nào, cho ai và để làm gì
- Có thể thể hiện tinh thần của đoạn … trong tổng thể của chúng
* Thể hiện lại (hoàn tất quá trình take-note)
- Cần phải tìm kiếm một cách có hệ thống những từ tốt nhất
- Tránh những thuật ngữ quá “kỹ thuật”
- Chọn ngôn ngữ gần với tình huống giao tiếp nhất
- Xây dựng những câu ngắn, tránh dài dòng và lặp lại