HƯỚNG dẫn sử DỤNG PHẦN mềm SALE SOFT bản nhỏ

Khai báo địa danh: Vào Khách hàng == Khai báo địa danh: Địa danh được khai báo từ “Thành phố” = Quận huyện = Phường xã - Tại phần Danh mục: Thành phố bạn bấm thêm mới để thêm thành ph

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SALESOFT

PHẦN 1: DÀNH CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ (ADMINISTRATOR)

I KHAI BÁO NGƯỜI SỬ DỤNG VÀ PHÂN QUYỀN

1 Đăng nhập chương trình

- Đánh tên người dùng: (người quản trị là administrator), (Tên người dùng khác do

người quản trị đặt)

- Đánh Mật khẩu của người dùng (Ban đầu có thể người quản trị khai báo cho bạn)

- Chọn ngày làm việc (Phần mềm tự động lấy ngày làm việc hiện thời)

- Bấm nút “Đăng nhập”

2 Khai báo người sử dụng và phân quyền : Do người quản trị (Administrator) làm:

Bạn phải đăng nhập chương trình bằng user: Administrator rồi:

Chọn Hệ thống === Quản trị người dùng ===== Khai báo người sử dụng

Căn cứ vào việc tổ chức phân quyền, phân công công việc người quản trị có thể phân quyền cho người dùng được phép làm gì và không được phép làm gì bằng cách đánh dấu vào các ô mục, sau khi đánh dấu phân quyền xong thì nhần nút “Chấp nhận”

2.1 Mục Hệ thống:

- Cho phép người dùng hoặc cấm người dùng sử dụng những modul mang tính chất hệ

thống Nếu được phép thì trên màn hình hiện thì phần mềm của người dùng modul đó

sẽ được hiện ra, nếu không được phân quyền thì modul đó sẽ được ẩn đi

Ví dụ:

Ví dụ: Nếu phân quyền (tick vào) cho người dùng Quản lý bảo hành thì modul bảohành sẽ được hiện ra để người dùng làm việc, người khác không được phân quyền sẽkhông nhìn thấy modul này

2.2 Mục Danh Mục

Người dùng được phần quyền Tạo mới, Sửa hay Xóa những danh mục

2.5 Mục cửa hàng (Chi nhánh)

Cho phép phân người dùng thuộc chi nhánh hay cửa hàng nào Khi đó người dùng chỉ

có thể làm việc và xem báo cáo trên cửa hàng/chi nhánh mình được phân quyền màkhông xem, không làm ảnh hưởng được đến chi nhánh/cửa hàng khác

2.6 Mục Quyền kho

Cho phép/không cho phép người dùng đặt hàng, xuất, nhập hàng hóa, chỉ được phéplàm các công việc của kho do mình được phân quyền

2.7 Mục khoản mục:

Mục khoản mục nhằm phân quyền trong việc phân công nhiệm vụ các kế toán, thủquỹ.

2.8 Mục đơn hàng:

Được phân quyền cho người dùng xem các đơn đặt hàng online khi phần mềmđược kết nối với website bán hàng online

Sau khi đã phân quyền xong thì bấm vào nút “Chấp nhận”

II TẠO DANH MỤC CƠ BẢN

1 Tạo danh mục ngành hàng:

Thông thường các doanh nghiệp sẽ quản lý hàng hóa của mình theo:

Ngành hàng ===== Nhóm hàng ==== Tên hàng hóa

Vào hệ thống === Bảng danh mục === Danh mục ngành hàng

Để tạo mới 1 ngành hàng: Bấm vào nút “Tạo mới” Trên cửa số Danh mục ngành hàng.Đánh mã ngành hàng = Tên ngành hàng = Bấm Lưu

2 Tạo danh mục Nhóm hàng

Cách tạo danh mục Nhóm hàng giống như tạo danh mục ngành hàng

Chọn Hệ Thống === Bảng danh mục ==== Danh mục nhóm hàng == Tạomới == Lưu

3 Tạo danh mục hàng hóa

Chọn Hệ thống == Bảng danh mục === Danh mục hàng hóa === Thêmmới

Tại cửa sổ khai báo hàng hóa:

- Chọn ghi mã hàng hóa (nếu quản lý bằng mã vạch thì dùng thiết bị bắn mã vạch)

- Tên hàng: Ghi tên thường gọi của hàng hóa

- Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng mà hàng hóa nằm trong nhóm đó.

- Đơn giá sản phẩm: Ghi đơn giá của sản phẩm Lưu ý giá đại lý: Nếu bạn khai báo 1

đại lý là cấp 1 của bạn thì khi làm hóa đơn bán hàng cho đại lý đó phần mềm sẽ tựđộng gán giá đại lý cấp 1

- Mục tình trạng: Bạn có thể sổ ra để chọn tình trạng “đang dùng” hoặc “đã hủy” Trạng

thái “đã hủy” chỉ dùng khi hàng hóa hết lâu, bỏ mẫu không còn dùng đến nữa nhằmlàm gọn danh mục hàng hóa

- Mục Tồn tối thiểu, tồn tối đa: Cho phép cảnh bảo hàng tồn kho khi vượt quá giới hạn

tồn kho

Trường hợp cần sửa thông tin hàng hóa đã khai báo thì:

Chọn hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục hàng hóa == Sửa thông tin.

4 Khai báo địa danh:

Vào Khách hàng == Khai báo địa danh:

Địa danh được khai báo từ “Thành phố” = Quận huyện = Phường xã

- Tại phần Danh mục: Thành phố bạn bấm thêm mới để thêm thành phố (tỉnh)

- Muốn khai báo các quân huyện trong tỉnh thì bạn bấm chọn tỉnh đó rồi di chuột

sang phần danh mục Quận/huyện và bấm vào mục “thêm mới” bên dưới để khaibáo các quận huyện thuộc tỉnh đó

- Tương tự, khai báo các xã phường thuộc quận thì bạn chọn quận huyện cần khai

báo rồi di chuột sang phần Danh mục Phường/xã rồi bấm “thêm mới” để tạo

5 Tạo danh mục Nhà cung cấp

Chọn Hệ Thống == Bảng danh mục == Danh mục nhà cung cấp == Thêm kháchhàng

Trường hợp quản lý coi NCC đồng thời là khách hàng thì tick vào “Là nhà cung cấp”vừa tick vào “Là khách hàng” Trường hợp này, quản lý công nợ đối với NCC này sẽđược bù trừ cho nhau

6 Tạo danh mục khách hàng

Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục khách hàng == Thêmkhách hàng

Nếu chọn cấp đại lý: Thì khi làm hóa đơn bán hàng cho khách thì giá bán sẽ được tựđộng gán cho mức giá dành cho đại lý cấp đó

Nếu chọn nhân viên theo dõi: Thì doanh thu, doanh số của khách hàng này sẽ đượctính áp cho nhân viên theo dõi

Nếu chọn giới hạn nợ: Sẽ không cho phép xuất bán nếu vượt quá giới hạn công nợNếu tick: là Nhà cung cấp (Tức là vừa là khách hàng, vừa là Nhà cung cấp) thì công

nợ sẽ được đối trừ cho nhau

Lưu ý cho trường hợp quản lý: Vừa là khách hàng và vừa là nhà cung cấp:

- Ưu điểm: Tự đối trừ công nợ

- Nhược điểm: Phải cấu hình lại bảng cấu hình Salesoft (chúng tôi sẽ cấu hình)

và không tách được riêng biệt vai trò của NCC và khách hàng

7 Tạo danh mục Chức vụ:

Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục chức vụ = Thêm mới

Mục Mức phụ cấp: Ở đây là mức phụ cấp chức vụ

Mục tỷ lệ thưởng theo loại hàng: Là mức tỷ lệ theo định mức để tính lương theo doanh

số khi nhân viên bán hàng Bạn có thể không cần sử dụng công cụ này bởi đã có công

cụ khách hiệu quả hơn

8 Tạo danh mục Nhân viên

Chọn Hệ thống == Bảng danh mục === Danh mục nhân viên == Thêm nhânviên

Tại Hồ sơ nhân viên:

- Mục Mức lương: Là mức lương hợp đồng theo thời gian làm việc với người lao động

- Mục thuộc cửa hàng: là nhân viên thuộc chi nhánh nào hay tổng công ty

- Mục Nhóm thưởng: Doanh thu tính lương của nhân viên được lựa chon theo 3 hình

thức: Ăn theo doanh thu của toàn công ty, Ăn theo doanh thu của cá nhân, Ăn theodoanh thu của 1 nhóm người (Nếu chọn Theo nhóm thì bấm vào mục Thêm nhân viênbên cạnh để chọn nhân những nhân viên trong nhóm)

- Mục tình trạng: Chọn ‘Đang làm” hoặc “Tạm khóa” (với nhân viên tạm nghỉ việc hoặc

thôi việc, trường hợp này sẽ không hiện tên trong bảng lương)

9 Tạo danh mục Kho hàng

Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục kho hàng == Tạo mới

Lưu ý: Phải chọn kho đó thuộc cửa hàng (chi nhánh) nào

10 Tạo danh mục Khoản mục

Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục khoản mục == Tạo mới

Lưu ý: Việc quản lý khoản mục liên quan đến những báo cáo quan trọng của phầnquản lý tài chính như: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo cân đối kế toán, Kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên khi tạo lập các khoản mục nàynên có sự tham vấn của người am hiểu về tài chính hoặc được sự tư vấn của chúng tôi

- Mục BC KQHĐKD: nếu chọn vào thì khoản mục sẽ tham gia vào bảng kết quả

hoạt động kinh doanh

- Mục: Là nguồn vốn: Nếu chọn thì khoản mục sẽ tham gia vào Báo cáo cân đối

kế toán với vai trò là nguồn vốn

- Mục: Là tài sản: Nếu chọn thì khoản mục sẽ tham gia vào Báo cáo cân đối kế

toán với vai trò là Tài sản

- Trường hợp muốn hủy khoản mục thì chọn “Hủy”

11 Tạo danh mục Ngân hàng

Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục ngân hàng == Tạo mới

Lưu ý: Việc tạo danh mục ngân hàng là tạo toàn bộ các tài khoản ngân hàng

mà Công ty giao dịch Và nó sẽ tham gia vào các sổ quỹ ngân hàng cũngnhư dòng ngân lưu

III NHẬP DỮ LIỆU ĐẦU KỲ

Chọn Hệ thống == Dữ liệu == Nhập dữ liệu đầu kỳ

Mục cửa hàng: Chọn tên chi nhánh/cửa hàng cần nhập dữ liệu đầu kỳ

1 Nhập dữ liệu tồn quỹ tiền mặt và ngân hàng

Mục số tiền tồn đầu kỳ: Nhập số tiền tồn quỹ thực tế

Mục Quỹ ngân hàng: Nhập số dư thực tế các tài khoản ngân hàng mà đơn vị theo dõi

2 Mục Hàng tồn đầu kỳ:

Có 2 cách nhập hàng tồn đầu kỳ

- Cách 1: Nhập trực tiếp từng mã hàng

- Cách 2: Nếu đã có mã hàng và số lượng tồn bằng file excel thì chọn “Chép

excel” như sau:

Bấm vào mục “Chép excel” hiện ra cửa sổ:

Tại cửa sổ Select Excel file: Bấm vào nút “…” để chọn đường dẫn đến file excel muốnchép vào phần mềm

Mục Sheet: Chọn sheet muốn chép

Chọn Hệ thống === Cấu hình hệ thống === Cấu hình Salesoft

Bấm vào nút “Chức năng” và mở khóa, nhập khóa động để có thể can thiệp vào cấuhình

Cho phép thực hiện cấu hình, chọn và không chọn một số vấn đề cơ bản của hệ thống.Việc cấu hình này nên có sự tư vấn của bên phần mềm và quản lý doanh nghiệp để có

sự phụ hợp với các quy trình quản lý và hệ thống quản lý

- Cột tăng, giảm kho: Đánh dấu để chứng từ làm tăng, giảm kho hàng hóa

- Cột tăng nợ, giảm nợ: Đánh dấu để tăng, giảm nợ

- Cột tăng tiền mặt, giảm tiền mặt: Để tăng giảm quỹ tiền mặt

- ….

- Cột loại giá: Đánh dấu để mặc định loại giá bán áp dụng cho chứng từ (tất nhiên

người dùng có thể thay đổi khi sử dụng phiếu)

- Cột số lượng mặc định: Chọn để mặc định số lượng khi làm phiếu

- Cột số lần được in: Chọn để cho phép chỉ được in với số lần cho phép quy định

Ví dụ: Chọn hóa đơn bán lẻ chỉ được in 1 lần thì người dùng chỉ được in 1 lần,nếu muốn in thêm hoặc sửa chữa rồi in lại phải được sự đồng ý của quản lý

- Cột khoản mục: Chọn để mặc định chứng từ vào báo cáo khoản mục nào

Khuyến cáo: Việc tùy biến cấu hình chứng từ này ảnh hưởng trực tiếp tới các báo cáocủa doanh nghiệp nên cần được sự hướng dẫn của người có nghiệp vụ về quản lý hoặc

tư vấn của chúng tôi Và nên cấu hình 1 lần và dùng ổn định trong suốt quá trình sửdụng phần mềm

3 Cấu hình khác: Cấu hình này dùng cho người am hiểu về phần mềm.

Khi có chứng từ, nghiệp vụ cần sửa chữa thì người dùng phải yêu cầu người quản trị

mở khóa sổ cho thực hiện nghiệp vụ Có 2 cách để sử dụng việc mở khóa sổ dữ liệu:Cách 1: Mở khóa sổ theo ngày

Cách 2: Chỉ mở cho phép sửa những chứng từ cần sửa Cách này chặt rất chặt chẽCách làm như sau:

Vào Hệ thống == Dữ liệu == Khóa sổ dữ liệu ==== Phiếu yêu cầu

Bấm vào nút Lập phiếu yêu cầu:

Mục ngày yêu cầu: Chọn đúng ngày cần sửa chứng từ chứ không phải ngày hiện tạiMục phiếu yêu cầu sửa: bấm vào nút biểu tượng tìm kiếm để tìm kiếm chứng từ cầnsửa, rồi enter

Chọn 1 trong 3 tình huống cần sửa: Sửa dữ liệu, Sửa i.mei, sửa ngày

Nhập lý do sửa rồi bấm gửi yêu cầu vào hệ thống

Người quản trị khi vào mục Phiếu yêu cầu sẽ thấy xuất hiện những yêu cầu Có thểbấm “Làm mới” để cập nhật nếu thấy yêu cầu chưa nổi,

Mục Tình trạng: Chọn tình trạng “Chưa duyệt” để lọc những Phiếu yêu cầu chưa đượcduyệt

Bấm vào nút xem để xem yêu cầu

Bấm vào nút duyệt để duyệt cho người yêu cầu được phép sửa chứng từ khi đã bị khóasổ

2 Khóa sổ động

Khóa sổ động nhằm mục đích bảo vệ những tính năng, báo cáo quan trọng, buộc ngườidùng phải có password thì mới sử dụng được

Cách tạo và đổi khóa động:

Bạn đăng nhập vào User: administrator

Bấm nút “Mật khẩu xác nhận” (ở giữa, bên dưới màn hình) để thay đổi mật khẩu xácnhận (mật khẩu động)

VI KIỂM TRA NHẬT KÝ ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH

Chọn Hệ thống == Nhật ký == Nhật ký đăng nhập chương trình

Cho phép người quản trị có thể kiểm tra người dùng nào đã đăng nhập vào chươngtrình từ máy tính nào, thời gian vào chương trình và thời gian thoát ra khỏi chươngtrình cũng như version mà người dùng đó đã sử dụng

Ngoài ra, phần mềm cho phép người dùng chỉ có thể truy cập chương trình từ nhữngmáy tính đã đăng ký cài đặt với chúng tôi

VII KIỂM TRA NHẬT KÝ XÓA, SỬA DỮ LIỆU

Chọn Hệ thống === Nhật ký === Nhật ký xóa sửa dữ liệu == Lọc dữ liệu

Mục từ ngày đến ngày: Chọn khoảng ngày cần kiểm tra dữ liệu xóa, sửa

Có thể chọn kiểm tra người thực hiện hoặc/và khách hàng hoặc/và Tên hàng hoặc/vàloại chứng từ bằng cách chọn thêm mục cần lọc

Chọn xong thì bấm Lọc dữ liệu

Mục nội dung thay đổi: Phần mềm cho biết nội dung thay đổi của việc xóa, sửa dữliệu

Mục dữ liệu trước khi thay đổi: Cho biết dữ liệu trước khi thay đổi xóa, sửa

VIII CHỈNH SỬA, ĐỔI MÃ, GỘP MÃ HÀNG HÓA, MÃ DANH MỤC, GỘP

CHỨNG TỪ

1 Đổi mã hàng hóa:

Khi bạn tạo nhầm hoặc muốn đổi mã hàng hóa đã tạo sang 1 mã khác bằng cách:Chọn Tiện ích == Đổi mã === Đổi mã hàng hóa

Cửa sổ đổi mã hàng hóa lưu lại nhật ký đổi mã hàng hóa.

2 Đổi mã danh mục

Chọn Tiện ích == Đổi mã == Đổi mã danh mục

Tại mục Thông tin cần đổi: Chọn danh mục cần đổi mã

Chọn mã hiện tại, chọn mã cần đổi sang và bấm vào Đổi mã

PHẦN 2: CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN MUA HÀNG

I NGHIỆP VỤ ĐẶT HÀNG NHÀ CUNG CẤP:

1 Kiểm tra hàng tồn kho trước khi đặt hàng:

1.1 Kiểm tra hàng tồn theo kho

Chọn QL kho === Báo cáo == Tổng hợp hàng tồn theo kho

Xuất hiện cửa số: Tổng hợp hàng tồn theo kho: Bạn có thể bấm chuột vào tên tiêu đềtrên các cột để lọc dữ liệu giống như lọc filter trong excel

Trường hợp bạn muốn 1 cột nào đó nằm gần cột nào để tiện cho việc so sánh thì bạn

có thể bấm giữ chuột vào tên tiêu đề để di chuyển cột đến vị trí mong muốn

1.2 Xem cảnh báo hàng tồn dưới định mức tồn tối thiểu:

Chọn Quản trị === Hệ thống cảnh báo == Cảnh báo hàng tồn ngoài định mức.Lưu ý: Để cảnh báo này được chính xác và đầy đủ thì khi bạn khai báo mã hàng hóaphải chọn và khai báo số lượng tồn tối thiểu và tồn tối đa Phần mềm sẽ căn cứ vàođịnh mức tồn này để cảnh báo Nếu không chọn định mức thì phần mềm hiểu mã hàng

đó là không bị giới hạn số lượng tồn và không đưa vào cảnh báo

1.3 Kiểm tra báo cáo xuất nhập tồn:

Khi cần thiết bạn có thể kiểm tra báo cáo xuất nhập tồn để biết được mức độ xuất –nhập – tồn hàng hóa như thế nào để có quyết định nhập chính xác hơn:

Chọn QL Kho === Báo cáo === Báo cáo xuất nhập tồn

Bạn chọn hàng hóa muốn nhập và bấm vào “Xem chi tiết” để biết được chi tiếtquá trình xuất nhập tồn của từng mã hàng hóa

1.4 Kiểm tra mức độ tiêu thụ hàng hóa:

Bạn có thể tham khảo thêm các báo cáo bán hàng như:

- Báo cáo hàng bán chạy:

Chọn Bán hàng === Báo cáo === Báo cáo hàng bán chạy

- Báo cáo hàng hóa không có phát sinh:

Chọn Bán hàng == Báo cáo === Báo cáo hàng hóa không có phát sinh

- Báo cáo hàng bán bị trả lại:

Chọn Bán hàng == Báo cáo == Báo cáo hàng bán bị trả lại

- Báo cáo bán hàng theo giá:

Chọn Bán hàng = Báo cáo == Báo cáo bán hàng theo giá

2 Xem diễn biến giá nhập

Chọn Mua hàng === Báo cáo === Xem diễn biến giá nhập

Phần mềm tổng hợp diễn biến giá nhập trong khoảng thời gian bạn chọn

3 Kiểm tra các đơn đặt hàng:

Kiểm tra xem các đơn đặt hàng đã được giao chưa Vì đơn đặt hàng thường đượccấu hình là không làm tăng kho nên bạn nên kiểm tra tránh việc đinh ninh hàng đã

về kho và kiểm tra tồn kho thấy còn ít hàng lại tiến hành đặt mua tiếp, sau đó hàng

bị dồn về kho quá nhiều:

Chọn Mua hàng === Báo cáo === Chi tiết đặt hàng nhà cung cấp

Báo cáo sẽ cho bạn biết những đơn đặt hàng nào đã được giao và những đơn nàochưa được giao Và mức độ thiếu đủ thế nào

4 Lập phiếu đặt hàng nhà cung cấp:

Chọn Mua hàng === Phiếu đặt hàng nhà cung cấp

Xuất hiện cửa sổ Phiếu đặt hàng Nhà cung cấp

- Mục ngày tháng: Chọn ngày tháng làm phiếu đặt hàng

- Mục nhân viên: Chọn đúng tên nhân viên đặt hàng

- Mục kho hàng: Chọn kho muốn đạt hàng về

Bạn chọn hàng hóa cần đặt hàng Và lưu ý Mục Kho hàng và số lượng tồn ở góc tráicửa sổ Chọn dữ liệu hàng hóa sẽ cho bạn biết Hàng hóa cần đặt còn tồn trong kho nàovới số lượng bao nhiêu.

Chọn xong hàng hóa cần đặt bạn bấm thoát khỏi cửa số dữ liệu hàng hóa

- Kiểm tra giá đặt mua:

Nếu bạn chọn hàng hóa từ mục Thêm hàng thì phần mềm sẽ tự động lấy giá đặt hàngtheo giá nhập của nhà cung cấp Nếu có sự thỏa thuận lại về giá cả, bạn nên kiểm tragiá Nếu sai thì bạn bấm trực tiếp vào ô giá và sửa lại

- Mục ngày hẹn bàn giao: Bạn chọn ngày nhà cung cấp hẹn giao hàng

Chọn xong các mục === Bấm “Lưu” để ghi lưu chứng từ

II LẬP HÓA ĐƠN MUA HÀNG

1 Nhập thông tin về hàng hóa muốn mua:

Cách 1: Chuyển từ Phiếu đặt hàng nhà cung cấp sang hóa đơn mua

- Chọn Mua hàng == Báo cáo === Báo cáo chi tiết đơn đặt hàng Nhà cung cấp

- Chọn Phiếu đặt hàng muốn chuyển; Bấm vào Xem chứng từ để gọi Phiếu đặt hàng đó

ra

Tại cửa sổ Phiếu đặt hàng Nhà cung cấp:

- Kiểm tra lại Nhà cung cấp có giao đúng mã hàng, số lượng, đơn giá hay không

- Bấm vào nút “Chuyển” = Phần mềm gợi ý những phiếu có thể chuyển sang.

Chọn “Hóa đơn mua hàng”

- Cửa sổ Hóa đơn mua hàng xuất hiện:

Trường hợp NCC giao hàng không đúng với Phiếu đặt hàng thì bạn sửa trực tiếp trênHóa đơn mua hàng bằng cách bấm chọn trực tiếp vào ô cần sửa hoặc bấm vào nút hủy

cả 1 dòng

Trường hợp bạn muốn quản lý một cách đích danh từng sản phẩm theo i.mei, barcodethì bạn bấm vào nút “IMEI” để khai báo số i.mei bằng cách bắn i.mei và điền giá Netvào

Cách 2: Chọn Mua hàng ==== Hóa đơn mua hàng

Bạn nhập đầy đủ thông tin vào và bấm Lưu

Cách nhập giống như hướng dẫn của cách Lập Phiếu đặt hàng

Lưu ý: Việc bắn i.mei vào phiếu nhập i.mei thì phần mềm sẽ tự so sánh cột số lượngsản phẩm và cột số lượng i.mei trên Hóa đơn mua hàng Điều này sẽ giúp cho bạnkiểm tra ngay nếu thấy số lượng này không khớp nhau.

Việc không khớp số lượng sản phẩm và số lượng i.mei có thể NCC giao hàng thiếu sovới hóa đơn Điều quan trọng này nếu xảy ra sẽ thiệt hại cho bạn nên phần mềm sẽ cócảnh báo những phiếu mà số lượng hàng không khớp i.mei (tất nhiên là chỉ so sánhnhững mặt hàng có quản lý i.mei để cảnh báo) Xem cảnh báo ở phần Hệ thống cảnhbáo

2 Nhập thông tin Nhà cung cấp trừ trả các khoản tiền chiết khấu, hỗ trợ

Trên hóa đơn mua hàng, tại mục Giảm giá, CK bạn bấm chọn nút “CK”

Cửa sổ theo dõi các khoản chiết khấu, hỗ trợ, giảm giá… của nhà CC hiện ra:

Phần mềm tự động liệt kê cho bạn các chương trình chiết khấu của Nhà cung cấp bạnđang muốn mua hàng ra Bạn chọn các chương trình mà NCC trả tiền cho bạn trừ trênhóa đơn này == Phần mềm gợi ý số tiền hai bên đã quyết toán, số tiền NCC đã trảtrước đó, số tiền trả lần này

Chọn nút Chuyển xuống == Chấp nhận

3 Chọn Hình thức thanh toán và Hạn thanh toán

Có 2 hình thức thanh toán là: Qua ngân hàng và Tiền mặt (nếu cần các hình thứckhác thì khai báo thêm)

Chọn Hẹn thanh toán: Phần mềm sẽ cảnh báo Hóa đơn đến hạn thanh toán nhàcung cấp cho bạn

4 Lưu hóa đơn

Bấm lưu hóa đơn

5 In hóa đơn:

- Bạn gọi hóa đơn cần in (sửa trên mục số chứng từ rồi bấm enter)

- Tại mục Mẫu in: Chọn Mẫu in (in theo mẫu Hóa đơn bán buôn), Cũng có thể in

sang các mẫu khác như Biên bản bàn giao kiêm nhận nợ, Phiếu xuất cho nhânviên …chọn số bản in

- Bấm xem in

- Bấm biểu tượng máy in, chọn loại máy in để in.

PHẦN 3 NGHIỆP VỤ CỦA BỘ PHẬN KINH DOANH (BÁN HÀNG)

I Các chứng từ nghiệp vụ:

1 Xây dựng báo giá mã liên kết

Bước 1: Tạo mã liên kết hàng hóa

Khái niệm về mã liên kết hàng hóa: Là 1 mã để liên kết các mã hàng hóa khác có cùngtính năng, công dụng, giá bán

Ví dụ: Mặt hàng điện thoại Nokia N105 thì có nhiều mầu, người dùng lập mỗi mầu là

1 mã hàng hóa như Nokia N105 black, Nokia N105 Blue… Khi đó tạo ra 1 mã liên kết

là Nokia N105 Khi nhập báo giá trên phần mềm cho mã liên kết N105 thì sẽ tự động

áp dụng cho cả N105 black và N105 Blue…)

Cách tạo:

Vào Hệ thống === Danh mục === Danh mục mã liên kết hàng hóa

Bấm vào “Thêm mới mã liên kết” để tạo mới

Sau khi tạo xong thì gán các mã hàng vào Mã liên kết băng cách:

Bấm chọn mã liên kết cần gán

Bấm vào “Chọn hàng gán vào mã liên kết”

Bạn tick chọn xong thì gõ enter để kết thúc việc gán

Bước 2: Lập báo giá mã liên kết hàng hóa:

Vào Tiện ích === Báo giá ==== Báo giá theo mã liên kết

Để có thể sử dụng và làm báo giá này thì bạn phải được phân quyền và phảo mở khóa

sổ báo giá bằng cách:

Bấm vào nút “Công cụ” == Mở khóa sổ báo giá == Bạn nhập khóa động vàoNhập giá của mã liên kết nào thì kích kép chuột vào ô giá net của mã liên kết đó:

Khi đó sẽ hiện ra cửa sổ Thay đổi giá Net

Bạn nhập giá đầy đủ vào rồi bấm “Chấp nhận”

Ngoài ra bạn có thể bấm để sửa các khuyến mại một cách tương tự bằng cách bấm képchuột vào ô trong cột khuyến mại

2 Lập báo giá cho khách hàng:

Chọn Bán hàng === Báo giá khách hàng

Phần mềm có chức năng duyệt báo giá Khách hàng có thể áp dụng hoặc không ápdụng Nếu áp dụng thì người quản lý phải duyệt báo giá.

3 Lập phiếu đặt hàng

Cách 1: Tìm kiếm Phiếu báo giá của khách hàng cần đặt ra

Bấm vào nút “Chuyển” Chọn Phiếu đặt hàng của khách hàng

Toàn bộ nội dung của Báo giá được chuyển sang Phiếu đặt hàng Nếu khách hàng đặthàng không đúng với báo giá có thể sửa chữa thông tin trên phiếu đặt hàng

Cách 2: Chọn Bán hàng == Phiếu đặt hàng

4 Lập Hóa đơn bán hàng

Cách 1: Chuyển từ Phiếu báo giá hoặc Phiếu đặt hàng sang Hóa đơn bán hàng

Cách 2: Chọn Bán hàng ==== Hóa đơn bán buôn

Lưu ý: Nếu bạn quản lý theo i.mei thì bạn chỉ cần bắn i.mei vào ô “Nhập i.mei” phầnmềm sẽ tự động gộp những i.mei trong cùng 1 mã hàng thành số lượng sản phẩm của

Hóa đơn bán lẻ: Bạn có thể nhập theo mã hàng (nếu không quản lý theo i.mei)

Bạn có thể bắn theo i.mei, hoặc gõ gợi ý khoảng 5 – 6 số cuối của dãy i.mei để phầnmềm gợi ý số i.mei sản phẩm bạn muốn bán

Lưu ý: Nhập khuyến mại cho khách hàng khi bán lẻ:

Sau khi nhập xong sản phẩm chính muốn bàn, bạn bấm vào nút “khuyến mại” phầnmềm sẽ tự động gợi ý những sản phẩm khuyến mại theo chương trình khuyến mại:

Nếu những sản phẩm theo chương trình khuyến mại còn đủ thì bạn bấm “Chấp nhận”

để đưa những sản phẩm khuyến mại này vào hóa đơn cho khách hàng

Trường hợp các sản phẩm khuyến mại theo chương trình không còn đủ thì bạn có thểbấm hủy sản phẩm khuyến mại thiếu và bổ sung sản phẩm khuyến mại khác trực tiếpvào hóa đơn Tuy nhiên, khi đó phần mềm sẽ có cảnh báo để bạn biết sản phẩmkhuyến mại nào sai so với chương trình khuyến mại của bạn (xem cảnh báo ở phầnphân tích báo cáo bán hàng)

Màn hình 2:

Phần mềm có một số loại màn hình bán lẻ để bạn có thể tùy chọn phù hợp nhất với loạihình bán lẻ của mình

- In phiếu

Lưu ý: Phần mềm cho phép giới hạn số bản in: Trường hợp nhân viên bán hàng có thể

in cho khách hàng 1 hóa đơn đúng với số tiền khách trả, và có thể sửa phiếu với số tiền

ít hơn để tư lợi Hoặc in ấn nhiều làm tốn giấy in Bạn chọn Giới hạn số bản in từ cấuhình hệ thống Hoặc chọn chức năng Kiểm duyệt chứng từ xóa sửa

6 Lập phiếu xuất hàng cho nhân viên đi đường

Cách 1: Chuyển từ phiếu đặt hàng của nhân viên kinh doanh sang phiếu xuất hàng điđường

Cách 2: Chọn Bán hàng == Phiếu xuất nhân viên

- Dùng thiết bị đầu đọc mã vạch để bắn hàng hóa

- Hoặc nhập từ bán phím máy tính

Lưu ý: Trường hợp khách hàng tổ chức xuất hàng cho nhân viên đi bán hàng lưu động.Cuối ngày hàng hóa không bán được của nhận viên lại được tiến hành nhập lại kho.Bạn chọn chức năng nhập lại hàng:

Bấm vào nút “Nhập lại” == Chọn nhập tay hoặc Từ máy kiểm kho

Phần mềm cho phép không nhận lại những hàng hóa không có trong phiếu xuất hàngcho nhân viên, nhằm tránh trường hợp nhân viên kinh doanh của bạn không trungthực, có sự chà trộn hàng hóa

Chọn nút “Chuyển dữ liệu về phiếu xuất nhân viên” == Phiếu sẽ tính số lượng bán.Nếu hôm sau bạn lại xuất đúng số hàng còn lại này cho nhân viên:

Chọn nút “Chuyển” === Chọn chuyển hàng trả lại sang phiếu xuất nhân viên (mới)Trường hợp: Trong 1 ngày bạn xuất cho nhân viên nhiều đơn hàng, nhưng cuối ngàynhân viên về gộp lại hàng chưa bán trả về kho bạn chọn chức năng “Gộp chứng từ”:Chọn Tiện ích == Gộp mã == Gộp chứng từ

Để gộp tất cả các phiếu xuất đã xuất cho nhân viên Rồi tiến hành nhận hàng trả lại

7 Phương pháp quản lý hàng xuất cho nhân viên đi bán lưu động bằng cách tạo kho riêng cho nhân viên.

Phương pháp này: Có ưu điểm là nhân viên phải chịu trách nhiệm với “kho”hàng của mình, diễn biến lịch sử hàng hóa (xuất – Nhập – Tồn) chi tiết nêncông ty không nhất thiết phải kiểm hàng của nhân viên hàng ngày

Cách làm:

- Tạo cho mỗi nhân viên 1 kho

- Khi xuất hàng cho nhân viên thì xuất nội bộ từ kho cần xuất về kho nhân viên

- Khi nhân viên bán hàng hoặc xuất cho các kho khác thì làm phiếu bán hàng và

xuất nội bộ từ kho nhân viên đi

8 Lập phiếu Đổi trả hàng hóa:

Chọn Bán hàng == Phiếu đổi, trả hàng

Trên phiếu đổi trả hàng:

Bấm vào mục “Tra i.mei” và nhập số i.mei (barcode) vào và bấm tìm kiếm để biết sảnphẩm đổi trả đó là của khách hàng nào

Nếu không quản lý theo i.mei, barcode thì chọn khách hàng xong thì bấm vào mục trảhàng và lựa chọn đúng hàng khách trả lại

Trường hợp khách trả lại mặt hàng này và đổi sang loại hàng khác thì bấm vào thẻ

“Hàng đổi” và chọn hàng đổi cho khách hàng

Phía cuối của phiếu là số tiền công ty phải trả khách hàng hay khách hàng phải trảthêm công ty sau khi đổi trả

9 In ấn hóa đơn, chứng từ

- Trong mỗi hóa đơn đều có mục “Mẫu in” để bạn chọn mẫu in và số bản in

Tính năng này giúp cho bạn giải quyết nhanh chóng những trường hợp in ra mà khôngcần lập lại hóa đơn

Ví dụ: Từ 1 hóa đơn bán buôn == In sang phiếu Biên bản bàn giao hàng hóa kiêmnhận nợ

In sang phiếu xuất nhân viên (đúng mẫu quy định với hàng hóa lưu thông trênđường)…

Chọn Xem in == Bấm chọn biểu tượng máy in = Chọn máy in =in

Lưu ý: Phần mềm cho phép in ra nhiều mẫu khác nhau: Ví dụ như bạn đang cần in hóađơn bán hàng thì có thể in ra các mẫu khác nhau tùy bạn chọn như : Mẫu hóa đơn bánhàng, mẫu phiếu xuất kho kiêm nhận nợ…

10 Kiểm tra cảnh báo đơn đặt hàng của khách hàng đến hạn giao hàng

Chọn Quản trị ==== Hệ thống cảnh báo === Cảnh báo đơn đặt hàng đến ngàybàn giao:

11 Cảnh báo đơn đặt hàng online

Trường hợp phần mềm được kết nối với website bán hàng online thì khi cókhách hàng đặt hàng trên website thì phần mềm sẽ nổi cảnh báo đơn hàngonline vào những người dùng nào được phân quyền xem đơn hàng online (cóthể xem toàn bộ đơn hàng hoặc xem từng bộ phận do mình phụ trách thì dophân quyền)

Phần mềm sẽ tự động bật cảnh báo khi có đơn hàng online

12 Sử dụng tính năng ngăn bán dưới giá quy định (Giá thấp nhất có thể bán):

Bước 1: Cấu hình tính năng này từ cấu hình Salesoft: (chỉ Administrator mới có

quyền làm)

Vào hệ thống == Cấu hình hệ thống == Cấu hình Salesoft 2012

Bạn tích vào “Cấm bán dưới giá Min”

Rồi bấm “Chấp nhận”

Bước 2: Khai báo giá Min trong báo giá Mã liên kết (Cách lập và sử dụng Báo

giá mã liên kết được đề cập ở phần trên)

Sau khi đã cấu hình người dùng khi sử dụng các

II CÁC BÁO CÁO THEO DÕI BÁN HÀNG

1 Báo cáo bán hàng hàng ngày

Báo cáo cho biết trong 1 ngày (tự động lấy ngày hiện thời) bán hàng được bao nhiêu:

Có thể lọc xem cho từng trường lọc khác nhau như:

- Xem báo cáo của 1 chi nhánh hoặc toàn bộ

- Chỉ xem bán lẻ hoặc bán buôn hoặc toàn bộ

- Xem bán hàng của 1 nhân viên

- Xem báo cáo bán hàng từ 1 kho hàng

- Và có thể lọc đồng thời các điều kiện

2 Phân tích báo cáo bán hàng:

Báo cáo này cho biết chi tiết việc bán hàng

Tại mục Loại hàng: Bạn có thể chọn Hàng sửa giá/CK để biết được những mặt hàngnào bán ra đã được nhân viên sửa giá bán, sửa chiết khấu sai so với quy định của bạnBạn cũng có thể lọc riêng “hàng khuyến mại” để kiểm soát việc khuyến mại kèm theo

3 Báo cáo bán hàng chi tiết

Chọn Bán hàng == Báo cáo ==== Chi tiết báo cáo bán hàng

Bấm nút “Xem” để xem lại chi tiết chứng từ

Báo cáo cho biết chi tiết hàng bán đến từng chứng từ với số lượng và đơn giá 1 cáchchi tiết

4 Tổng hợp báo cáo bán hàng

Chọn Bán hàng === Báo cáo ==== Bảng tổng hợp bán hàng

Báo cáo tổng hợp lại tổng số hàng bán theo từng mã hàng

Bấm nút “Chi tiết” ở cột “xem” để xem chi tiết từng chứng từ

5 Báo cáo bán hàng theo giá

Chọn Bán hàng === Báo cáo === Báo cáo bán hàng theo giá

Báo cáo cho biết cùng 1 sản phẩm được bán với nhiều giá khác nhau, ở mỗi mức giábán được với số lượng bao nhiêu

Đây là 1 báo cáo quan trọng trong vấn đề kiểm tra chéo

Về nguyên tắc: HÀNG CHUẨN === TIỀN CHUẨN

Nếu thiếu hàng == Thừa tiền và Thừa hàng == Thiếu tiền

Nếu bán hàng giá = 0 thì HÀNG CHUẨN, TIỀN CHUẨN == Hàng vẫn mất

Báo cáo bán hàng theo giá cho ta truy những trường hợp bán hàng không giá một cáchnhanh chóng

6 Báo cáo tổng hợp chứng từ

Chọn Bán hàng ==Báo cáo === Tổng hợp chứng từ

Tổng hợp giá trị của từng chứng từ bán hàng

7 Báo cáo doanh số theo khách hàng

Chọn Bán hàng === Báo cáo == Báo cáo doanh số theo khách hàng

Báo cáo cho biết từng khách hàng đã mua hàng đạt doanh số bao nhiêu, doanh thu baonhiêu, đã trả bao nhiêu tiền hàng.

Đây là báo cáo kiểm soát tiền bán hàng rất hay Cuối mỗi ngày thủ quỹ có thể kiểm tratổng số tiền bán hàng thu được có khớp với tính toán của phần mềm hay không

Nếu lọc theo nhân viên: Sẽ cho biết nhận viên được chọn bán được cho bao nhiêukhách hàng, mỗi khách hàng đã mua và thanh toán như thế nào, và so sánh với số tiềnthực nộp về quỹ có đúng hay không

8 Báo cáo hàng bán bị trả lại

Chọn Bán hàng === Báo cáo === Báo cáo hàng bán bị trả lại

9 Báo cáo hàng bán chạy

Chọn Bán hàng === Báo cáo === Báo cáo hàng bán chạy

10 Tổng hợp bán hàng theo ngày

Chọn Bán hàng ====> Báo cáo == Tổng hợp bán hàng theo ngày

11 Tổng hợp doanh số bán hàng theo nhà cung cấp

Chọn Bán hàng === Báo cáo == Tổng hợp doanh số bán hàng theo nhà cung cấp

12 Tổng hợp báo cáo bán hàng theo tháng:

Chọn Bán hàng === Báo cáo == Tổng hợp báo cáo bán hàng theo tháng

13 Báo cáo hàng hóa không phát sinh (Không phát sinh mua bán)

Chọn Bán hàng == Báo cáo == Báo cáo hàng hóa không có phát sinh

14 Tổng hợp chứng từ theo cửa hàng:

Chọn Bán hàng == Báo cáo == Tổng hợp chứng từ theo cửa hàng

15 Báo cáo lợi nhuận bán hàng theo giá vốn

- Đây là báo cáo lợi nhuận từ việc bán hàng theo công thức: Lợi nhuận = Doanh

thu – Giá vốn hàng bán

- Trước khi chạy báo cáo lợi nhuận, bạn nên chạy giá vốn, phần mềm có các

phương pháp xác định giá vốn hàng bán để bạn lựa chọn là: Phương pháp Nhậptrước xuất trước và Phương pháp Bình quân gia quyền

Để chạy giá vốn hàng bán bạn:

Chọn Quản trị == Tính giá vốn hàng bán == Nhập trước xuất trước (Hoặcbình quân gia quyền)

- Chạy báo cáo Lợi nhuận bán hàng:

Chọn Bán hàng == Báo cáo == Báo cáo lãi lỗ