Nghiên cứu, soạn thảo một số văn bản quy định, hướng dẫn của VPTW Đảng, Cục Lưu trữ về các nội dung có liên quan đến lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành .... Cục Lưu trữ đã
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
NGUYỄN VĂN QUANG
NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA HỒ SƠ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH Ở CƠ QUAN
VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Chuyên ngành: Lưu trữ
Hà Nội - 2015
Trang 22
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
NGUYỄN VĂN QUANG
NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA HỒ SƠ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH Ở CƠ QUAN
VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số : 60 32 03 01
Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Vũ Thị Phụng
Hà Nội - 2015
luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Page 2 of 128.
Trang 3MỤC LỤC
Trang số
1- Lý do chọn đề tài……… 5
2- Mục tiêu của đề tài……… 7
3- Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ……… 7
4- Nhiệm vụ nghiên cứu……… 7
5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề……… 8
6- Nguồn tư liệu tham khảo……… 10
7- Phương pháp nghiên cứu……… 11
8- Đóng góp của đề tài……… 12
9- Bố cục của luận văn……… 12
Chương 1- Một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành 14
1.1 Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn 14
1.1.1 Chuẩn hóa……… 14
1.1.2 Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành……… 17
1.1.3 Chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành ……… 18
1.2 Sự cần thiết của việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành……… ……… 20
1.3 Các tiêu chuẩn, quy chuẩn hiện hành về hồ sơ và lập hồ sơ ………. 22
Trang 41.3.1 Hồ sơ ………… 23
1.3.2 Yêu cầu đối với hồ sơ……… 24
1.3.3 Trách nhiệm lập hồ sơ 30
1.3.4 Quy trình và phương pháp lập hồ sơ 30
Chương 2- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam 33
2.1 Quy định, quy chế của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành 33
2.2 Khảo sát việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng ……… 41
2.3 Nhận xét, đánh giá việc thực hiện chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng……… 60
2.3.1 Ưu điểm 60
2.3.2 Tồn tại, hạn chế 63
2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế ……… 66
Chương 3- Các giải pháp thực hiện việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam …… 73
3.1 Nhóm giải pháp xây dựng, hoàn thiện các quy chuẩn, tiêu chuẩn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng…
73
3.1.1 Rà soát sửa đổi, bổ sung các văn bản quy định, quy chế, hướng dẫn hiện hành của VPTW Đảng, Cục Lưu trữ về lập hồ sơ và giao nộp hồ
Trang 5sơ……… 73
3.1.2 Nghiên cứu, soạn thảo một số văn bản quy định, hướng dẫn của VPTW Đảng, Cục Lưu trữ về các nội dung có liên quan đến lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành 76
3.2 Nhóm các giải pháp triển khai thực hiện các quy chuẩn, tiêu chuẩn của VPTW Đảng về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng 84
3.2.1 Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt về trách nhiệm, vai trò và ý nghĩa trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng
84 3.2.2 Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành 86
3.2.3 Thực hiện tốt và nghiêm túc công tác khen thưởng, kỷ luật đối với công tác lập hồ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành 88
3.2.4 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành 90
KẾT LUẬN……… 92
TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 94
PHỤ LỤC……… 99
Trang 6BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN
Trang 7MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ là một nhiệm vụ được pháp luật quy định , là yêu cầu bắt buộc đối với cán bộ , công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức khi giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao Lập hồ sơ tốt giúp lưu giữ lại đầy đủ chứng cứ trong quá trình giải quyết công việc, qua đó trực tiếp giúp cán bộ, chuyên viên theo dõi được trình tự diễn biến quá trình giải quyết , xử lý công việc được mạch lạc , có căn cứ Hơn nữa, hồ sơ được lập đầy đủ giúp cho cơ quan , tổ chức quản lý công việc tốt hơn , xử lý được các vướng mắc hoặc những tranh chấp trong thực tiễn khi cần đến chứng cứ là tài liệu Đồng thời, lập hồ sơ công việc có tốt sẽ giúp cho việc tổng kết kinh nghiệm được thuận lợi , giúp các thế hệ sau tìm hiểu được đầy đủ quá trình hoạt động và những kinh nghiệm quản lý và tổ chức công việc của cơ quan , tổ chức trong một thời điểm lịch sử hoặc giai đoạn lịch sử nhất định Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi làm tốt công tác lưu trữ Chất lượng hồ sơ được lập khi giao n ộp vào lưu trữ cơ quan quyết định chất lượng sử liệu của các hồ sơ có giá trị lưu trữ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử sau này ; giúp giảm bớt đầu
tư về nhân lực và kinh phí cho việc chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ
Trong những năm trước đây, VPTW Đảng đã có nhiều quan tâm, cố gắng trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được còn tồn tại một số hạn chế bất cập Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn ban hành chưa đầy đủ, một số văn bản đã ban hành không còn phù hợp chưa được sửa đổi, bổ sung; nhiều nội dung yêu cầu lập và nộp lưu hồ sơ chưa được quy định, hướng dẫn cụ thể Hồ sơ, tài liệu thu về hàng năm vẫn còn tồn tại tình trạng bó gói, lộn xộn, một số nhóm hồ sơ đã được lập những chưa hoàn chỉnh, chất lượng chưa đảm bảo Trước tình hình thực tế đó, Lãnh đạo VPTW Đảng đã trực tiếp làm việc với Cục Lưu trữ và yêu cầu phải tổ chức chấn chỉnh công tác lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở VPTW Đảng vào nền nếp; bằng nhiều biện pháp khác nhau như phải tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, nghiên cứu, ban hành các
Trang 8văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cần thiết để đảm bảo được yêu cầu nghiệp vụ về lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành, không để tồn tại tình trạng tài liệu nộp lưu chưa được lập hồ sơ theo quy định
Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo VPTW Đảng Cục Lưu trữ đã triển khai nhiều biện pháp tích cực như nghiên cứu, ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức các hội nghị sơ kết chuyên đề về lập và nộp lưu hồ
sơ, tổ chức các đoàn kiểm tra, hướng dẫn trực tiếp tới từng đơn vị, chuyên viên trong cơ quan… Kết quả đạt được, trong mấy năm trở lại đây, VPTW Đảng đã ban hành được một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng đối với công tác lập và nộp lưu hồ sơ; không còn hiện tượng nộp lưu tài liệu bó gói, lộn xộn, tài liệu cơ bản được lập hồ sơ ở các mức độ khác nhau Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành vẫn còn một số tồn tại, hạn chế cần tiếp tục được giải quyết như:
Công tác nghiên cứu, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chưa đồng bộ và hoàn chỉnh Nội dung các văn ban hành còn có một số điểm chưa được
cụ thể hóa, một số vấn đề nghiệp vụ mang tính quy chuẩn, tiêu chuẩn chưa được nghiên cứu, ban hành Số lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu chưa đủ so với các công việc đã giải quyết của cơ quan, đơn vị Các hồ sơ thu về tuy đã lập hồ sơ nhưng chất lượng chưa cao, phần lớn các hồ sơ nộp lưu chưa thể hiện rõ tiêu đề hồ sơ theo danh mục, thành phần tài liệu một số nhóm hồ sơ còn thiếu, giá trị tài liệu trong hồ sơ còn chưa cao; nhiều văn bản, tài liệu trong hồ sơ là bản photocopy, một
số văn bản, tài liệu chưa đảm bảo các yếu tố thể thức tối thiểu như chữ ký, ngày tháng; một số hồ sơ giao nộp còn chưa được thống kê văn bản hoặc có thống kê nhưng chưa cụ thể; quy trình và phương pháp lập hồ sơ thực hiện còn chưa thực sự thống nhất và đầy đủ, trách nhiệm lập hồ sơ chưa được thực hiện đúng người, đúng việc…
Để công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng đạt được những yêu cầu quy chuẩn và tiêu chuẩn đặt ra VPTW Đảng cần tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được, đồng thời nghiên cứu và triển khai
Trang 9thực hiện các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục một số tồn tại, hạn chế hiện nay
để đưa công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở cơ quan VPTW Đảng đạt yêu cầu theo hướng chuẩn hóa
Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, chúng tôi lựa chọn đề tài “Nghiên cứu
giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam” làm luận văn thạc sĩ
2 Mục tiêu của đề tài
Đề tài “Nghiên cứu giải pháp chuẩn hoá hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện
hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam” nhằm các mục tiêu:
- Hệ thống hóa những vấn đề đã được chuẩn hóa về hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam
- Đề xuất một số giải pháp thực hiện chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam
3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
+ Đối tượng nghiên cứu
- Các quy định, pháp chế của Nhà nước và của VPTW Đảng về việc chuẩn hóa hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
- Chất lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động ở cơ quan VPTW Đảng nộp lưu vào Lưu trữ hiện hành từ năm 2006 đến nay
+ Phạm vi nghiên cứu
- Các hồ sơ hành chính hình thành trong hoạt động quản lý phục vụ công tác tham mưu, giúp việc BCHTW, BCT, BBT và VPTW Đảng giao nộp vào lưu trữ hiện hành
Trang 10- Nghiên cứu, khảo sát các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan VPTW Đảng đang bảo quản tại Kho Lưu trữ hiện hành của Trung ương Đảng
và VPTW Đảng
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:
- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành
- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam
- Các giải pháp tiếp tục thực hiện việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam
5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Vấn đề hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là vấn đề đã có nhiều nhà nghiên cứu, nhà khoa học, nhà quản lý quan tâm nghiên cứu, cụ thể là:
Các nhà khoa học, chuyên gia đầu ngành về văn thư, lưu trữ rất quan tâm nghiên cứu, xuất bản sách về công tác văn thư nói chung, trong đó có nội dung về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành Có thể kể đến cuốn sách
“Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền (xuất
bản năm 2007); cuốn sách “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả
Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm
(xuất bản năm 1990); Tập bài giảng công tác văn thư - lưu trữ của Cục Lưu trữ
VPTW Đảng ban hành tháng 02 năm 2008, trong đó có một chuyên đề trình bày nội dung về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
Đặc biệt, Trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội (nay là Đại học Nội vụ Hà Nội) đã
tổ chức hội thảo khoa học cấp trường về “Lập hồ sơ hiện hành - lý luận, thực tiễn
và những vấn đề đặt ra” vào tháng 12-2010; Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã tổ
Trang 11chức hội thảo khoa học cấp ngành về “Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp” vào tháng 10 - 2014; Văn phòng
Trung ương Đảng đã tổ chức hội nghị chuyên đề văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương về “Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng” vào tháng 6 năm 2015
Các hội thảo, hội nghị này đã thu hút sự quan tâm của rất nhiều nhà khoa học, nhà
quản lý và sinh viên chuyên ngành văn thư, lưu trữ
Rất nhiều bài viết trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam (một số tạp chí
chuyên ngành về công tác văn thư, lưu trữ) đề cập đến lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, nhất là từ năm 2000 trở lại đây
Có thể kể đến một số bài viết như: bài “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp vào
lưu trữ” (số 2/2002, trang 37-40) của tác giả Nguyễn Minh Phương; bài “Bàn về
việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” (số 6-2006) của Hà Quảng - Mai
Hương; bài “Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự” (số 6/2007, trang
17-19) của tác giả Nguyễn Thị Hiệp; bài “Một vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất
lượng công tác lập hồ sơ ở địa phương” (số 3-2008) của Trần Trung Kiên; bài
“Bàn về một số thuật ngữ trong công tác lập hồ sơ” (số 12-2010); bài “Chấn chỉnh
công tác thu, nộp hồ sơ khoa học” (số 1-2008) của TS Nguyễn Cảnh Đương; bài
“Xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành -
thực trạng và giải pháp” của Ngô Thị Kiều Oanh (số 2-2011); bài “Hệ thống các
văn bản pháp lý về công tác lập hồ sơ” (số 5/2014) của tác giả Lê Thị Nguyệt
Lưu…
Một số học viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (thuộc Đại học
Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội) cũng chọn vấn đề lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành làm luận văn tốt nghiệp như: Vấn đề lập
hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và
giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005), Nghiên cứu
xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Luận Văn Thạc sĩ của Nguyễn Thị Trang Nhung,
Hà Nội, 2008); Công tác lập hồ sơ hiện hành ở VPTW Đảng - Thực trạng và giải
Trang 12TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]- Ban Bí thư Trung ương Đảng: Quy định 270-QĐ/TW, ngày 06 tháng 12
năm 2014 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Kho Lưu trữ TW Đảng
[2]- Bộ Chính trị: Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/4/2013 về chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của VPTW Đảng; Kho Lưu trữ TW Đảng
[3]- Bộ Nội vụ: Thông tư số: 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; Kho Lưu trữ TW Đảng
[4]- Bộ Nội vụ: Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, ngày
21/8/2014 về hướng dẫn thành phần tài liệu dự án công trình xây dựng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; Kho Lưu trữ TW Đảng
[5]- Chính phủ : Nghị định số 142/CP, ngày 28-9-1963 ban hành Điều lệ về
công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ; Kho tư liệu Cục Lưu trữ VPTW
Đảng
[6]- Chính phủ: Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn
thư; Kho tư liệu Cục Lưu trữ VPTW Đảng
[7]- Cục Lưu trữ Trung ương Đảng : Báo cáo số 37-BC/CLT, ngày 9 tháng 5
năm 2012 về kết quả hướng dẫn các đơn vị, chuyên viên trong VPTW Đảng về lập
hồ sơ, chuẩn bị giao nộp hồ sơ đã giải quyết xong trong năm 2011 vào Lưu trữ hiện hành; Kho Lưu trữ VPTW Đảng
[8]- Cục Lưu trữ Trung ương Đảng : Báo cáo số 95-BC/CLT, ngày 28 tháng 4
năm 2014 về kết quả kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và thu thập hồ sơ, tài liệu đã
giải quyết xong từ năm 2013 trở về trước của các đơn vị, chuyên viên trong VPTW Đảng; Kho Lưu trữ VPTW Đảng; Kho Lưu trữ VPTW Đảng
[9]- Cục Lưu trữ Trung ương Đảng : Báo cáo số 110-BC/CLT, ngày 13 tháng
11 năm 2014 về kết quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ , tài liệu năm 2013
của các đơn vị, chuyên viên trong Văn phòng Trung ương vào Lưu trữ hiện hành;
Kho Lưu trữ VPTW Đảng