Nghiên cứu các giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ ở văn phòng Chính phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---NGUYỄN HÀ NHƯ NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-NGUYỄN HÀ NHƯ

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU

TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ

Hà Nội-2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-NGUYỄN HÀ NHƯ

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU

TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Chuyên ngành:Lưu trữ

Mã số:60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS ĐÀO XUÂN CHÚC

Hà Nội-2015

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU……… 05

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ……… 13

1.1 Về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của Chính phủ, Thủ Tướng

Chính phủ……… 13

1.2 Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ … 16

1.2.1 Vị trí và chức năng……… 19

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn……… ………… 19

1.2.3 Cơ cấu tổ chức……… ………… 24

1.3 Khái quát về Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ……… ……… 25

1.3.1.Tổ chức Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ……….……… 25

1.3.2 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ……….……… 27

1.3.3.Đặc điểm tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ 29

1.4 Thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ… … 30

1.4.1 Tài liệu hành chính……… …… 30

1.4.1.1.Tài liệu từ nguồn văn thư……… 31

1.4.1.2.Tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ… … 31

1.4.2 Tài liệu ghi âm……… ………… 33

1.4.3.Tài liệu khoa học kỹ thuật……… ………… 34

1.4.4.Tài liệu điện tử……… ………… 35

1.5 Ý nghĩa của tài liệu Lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ………… 36

1.6 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ… 39

1.6.1 Tài liệu giấy……… ……… 40

1.6.2 Tài liệu ghi âm 40

1.6.2.1 Ghi âm từ tính……… ……… 40

1.6.2.2 Ghi âm Laser (đĩa compact)……… ………… 41

1.6.3 Tài liệu khoa học kỹ thuật……… ……… 41

1.6.4 Tài liệu điện tử……… ……… 42

1.6.5 Nhận xét về tình trạng vật lý của tài liệu trong Kho Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ……… ……… 42

1.7 Nguyên nhân hư hỏng tài liệu………… ……… 43

1.7.1.Nguyên nhân do điều kiện tự nhiên……… 43

1.7.2 Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng………….………… 45

1.8 Sự cần thiết phải có những giải pháp về bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ……… 46

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

50 2.1.Một số vấn đề lý luận, pháp lý về công tác bảo quản tài liệu

lưu trữ 50

2.1.1 Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản 50

2.1.2 Quy định của Nhà nước về công tác bảo quản 52

2.1.3 Quy định của Văn phòng Chính phủ về bảo quản tài liệu lưu trữ 55

2.2 Thực tế tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng

Chính phủ 59

2.2.1.Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu 59

2.2.2 Về trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu 66

2.2.3 Về sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ 67

2.2.4 Về thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản 74

2.3 Nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong công tác bảo quản tài 75

liệu tại VPCP

2.3.1 Ưu điểm 75

2.3.2 Nhược điểm 76

2.4 Nguyên nhân 77

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

80 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 80

3.1.1 Giải pháp đối với các cơ quan quản lý 80

3.1.2 Đối với Văn phòng Chính phủ 80

3.2 Nghiên cứu và xây dựng các chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu lưu trữ 84

3.2.1 Yêu cầu về mua văn phòng phẩm 84

3.2.2 Các yêu cầu về kho bảo quản tài liệu 86

3.2.2.1 Đối với kho tài liệu điện tử 87

3.2.2.2 Xây dựng kho bảo quản tài liệu nghe nhìn 87

3.2.2.3.Đối với kho bảo quản tài liệu hành chính(tài liệu giấy) 88

3.2.3.Vị trí xây dựng kho bảo quản tài liệu 88

3.2.4.Lắp đặt thiết bị 89

3.2.5 Biện pháp duy trì môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu 90

3.2.5.1 Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp đối với bảo quản tài liệu 90

3.2.5.2.Chống bụi 92

3.2.6.Hệ thống thiết bị an toàn 92

3.2.7.Trang thiết bị bảo quản tài liệu 93

3.2.8 Xây dựng và tổ chức luyện tập các phương án cháy nổ, khủng

bố 94

3.3.Tăng cường số lượng,nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ(đặc biệt là cán bộ chuyên trách công tác bảo quản tài liệu)

96 3.4 Nghiên cứu và xây dựng các quy trình nghiệp vụ bảo quản nhằm hạn chế những tác hại do côn trùng, nấm mốc gây nên 97

3.5 Nghiên cứu xây dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và phục chế tài liệu bị hư hại 98

3.5.1 Khử trùng 99

3.5.2 Tu bổ tài liệu 99

3.6 Kinh phí cho công tác lưu trữ 99

3.7 Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản 101

3.8 Thực hiện giải mật tài liệu đang bảo quản tại kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ 102

KẾT LUẬN 104

TÀI LIỆU THAM KHẢO 106

PHỤ LỤC 113

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ là những tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ qua các thời kỳ.Tại đây bảo quản toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ Việt Nam từ năm 1950 đến nay, chưa kể đến một số văn bản trước 1950 cũng đang được bảo quản tại đây ( trừ những hồ sơ vụ việc đã nộp về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III) Khối tài liệu này

có ý nghĩa rất quan trọng về nhiều mặt như kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội, an ninh, quốc phòng… Việc quản lý, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu đó góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Thực tế đã chứng minh rằng tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng, áp dụng các biện pháp tiên tiến, các chế độ bảo quản chặt chẽ có thể giữ cho tài liệu lưu trữ tồn tại được bền lâu

Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ còn nhiều hạn chế:

- Văn bản, hồ sơ hình thành hàng năm trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ với một khối lượng rất lớn, nhưng hiện nay tại Văn phòng Chính phủ chưa có kho tàng bảo quản tài liệu đúng quy chuẩn Trong khi đó khối lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng tăng Tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản ở các kho đại đa số được ghi trên giấy, nhưng cũng có một phần không nhỏ là tài liệu ghi âm Trải qua bề dày thời gian, dưới tác động của điều kiện khí hậu nên đến nay tình trạng vật lý của tài liệu đã bị xuống cấp nghiêm trọng ở mức độ khác nhau Trước tình trạng này, nếu không có sự quan tâm đầu tư kịp thời thì chỉ trong một thời gian không xa thì số tài liệu quý giá này sẽ tiếp tục bị huỷ hoại và không thể

phục hồi lại được

- Bước đầu công nghệ tin học đã được ứng dụng vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt từ năm 2012 Văn phòng Chính phủ bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lý công việc và lập hồ sơ trên môi trường mạng Trách nhiệm đối với việc quản lý, bảo quản tài liệu điện tử thuộc về Phòng Lưu trữ

và Trung tâm Tin học Việc sử dụng phần mềm tin học trong xử lý công việc đã tạo nên khối lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị cùng với hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy Việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử là vấn đề mới và khó khăn đối với cán bộ Phòng Lưu trữ vì hiện nay Văn phòng Chính phủ chưa ban hành được quy định về bảo quản, thu thập tài liệu điện tử và chưa có nơi bảo quản tài liệu điện tử đúng quy định

- Văn phòng Chính phủ chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu

Vì vậy cán bộ lưu trữ không có cơ sở để lựa chọn chính xác văn bản có giá trị để lưu giữ , gây tốn kém công sức, kinh phí để bảo quản những tài liệu không còn giá trị

Từ thực trạng này, đã xuất hiện nên một yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải có những giải pháp cụ thể và đồng bộ nhằm tổ chức và thực hiện tốt các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

Với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu ở lưu trữ

của Văn phòng Chính phủ, tôi đã chọn đề tài: “Nghiên cứu các giải pháp Bảo

quản tài liệu Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ” làm luận văn thạc sỹ

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau:

Một là: Nghiên cứu, phân tích đặc điểm và giá trị của tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ

Hai là: Qua khảo sát thực tế, phân tích thực trạng, những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhân của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu:

- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ( các quy định,quy chế, biện pháp…)

- Cơ sở hạ tầng, kho tàng, các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản các loại tài liệu lưu trữ

* Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi đề tài đuợc nghiên cứu tại Kho lưu trữ tài liệu hiện hành tại Văn phòng Chính phủ

- Nghiên cứu phương pháp bảo quản của một số cơ quan như Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ Tịch nước để so sánh, đối chiếu, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với đặc thù của khối tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ Đồng thời tham khảo một số phương pháp bảo quản của một số nước trên thế giới

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục đich trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:

Một là: Tìm hiểu số lượng , thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ đang được bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ

Hai là: Khảo sát và phân tích ưu điểm và hạn chế của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ ( Kho tàng, trang thiết bị, xây dựng chế độ bảo quản, các biện pháp bảo quản…)

Ba là: Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

5 Lịch sử nghiên cứu

- Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh về bảo quản tài liệu hiện hành

- Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách chuyên

khảo, giáo trình như: “Công tác Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước do

Vũ Dương Hoan làm chủ biên, của Nhà xuất bản Khoa học xã hội Hà Nội năm

1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc -

Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, năm 1990 của Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội; Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ

cơ bản cho Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội do Nhà xuất bản Hà Nội ấn hành năm

2006

Bên cạnh đó, về mặt thực tiễn các luận văn thạc sỹ và khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã đề cập và nghiên cứu với một số đề tài liên quan như:

- “Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại

các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Đát năm 2003

- “Tổ chức và quản lý tài liệu phim ảnh ghi âm ở nước ta hiện nay” khóa

luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Vân Anh

- “ Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III” khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Thu Hà năm

2007

Các đề tài nghiên cứu của các tác giả trên chủ yếu tập trung nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá về quản lý tài liệu giấy Đối với công tác thu thập và bảo quản tài liệu ghi âm và tài liệu điện tử mới được đề cập một phần trong đề tài nghiên cứu

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Bộ Khoa học và Công nghệ,1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 ,Công bố

Tiêu chuẩn quốc gia : bìa hồ sơ lưu trữ,hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ

2 Bộ Nội vụ, 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007, Hướng dẫn về kho lưu trữ

chuyên dụng

3 Bộ Nội vụ ,15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011,Quy định định mức kinh

tế-kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy

4 Các báo cáo tham luận về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ (1984), Tạp chí

Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2,tr 19-23

5 Chính phủ ,111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004,Nghị định chính phủ quy định

chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia

6 Chính phủ ,08/2012/NĐ-CP ngày 16/2/2012,Nghị định ban hành Quy chế

làm việc của Chính phủ

7 Chính phủ ,74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012,Nghị định của Chính phủ quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ

8 Cục Lưu trữ Nhà nước,02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 , Ban hành mẫu “Sổ

nhập tài liệu lưu trữ áp dụng cho các Trung tâm và Kho lưu trữ nhà nước các cấp

9 Cục Lưu trữ Nhà nước, 111/NVĐP ngày 04/4/1995,Hướng dẫn bảo quản tài

liệu lưu trữ

10 Cục Lưu trữ Nhà nước,72/QĐ-QHTK ngày 02/3/1997, Ban hành tiêu chuẩn

ngành “Mục lục hồ sơ”

11 Cục Lưu trữ Nhà nước, 73/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu chuẩn

ngành “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”

12 Cục Lưu trữ Nhà nước, 74/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu chuẩn

ngành “Cặp đựng tài liệu”

13 Cục Lưu trữ Nhà nước, 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000, Hướng dẫn lập dự

án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ

14 Cục Lưu trữ Nhà nước ,246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 ,Ban hành quy

trình tu bổ tài liệu lưu trữ

15 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,262/QĐ-VTLTNN ngày 17/12/2008,

Ban hành quy trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu và quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy

16 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,203/VTLTNN-TCCB ngày 23/3/2010 ,

Tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu

17 Đặng Anh Đào (1978 ),Một số ý kiến bước đầu về công tác bảo quản và

phục vụ khai thác băng ghi âm từ tính ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

1, tr 17-23

18 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm(1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và giáo

dục chuyên nghiệp, Hà Nội

19 Đào Xuân Chúc(2003),Lưu trữ tài liệu nghe nhìn của các nước trên thế giới

- lịch sử và tổ chức, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, tr 01-05

20 Đào Xuân Chúc( 2006), Tập bài giảng về bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu

lưu trữ, Khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học và xã

hội nhân văn, Hà Nội

21 Hạnh Dung, Ths.Trần Việt Hà (2010), Một số đề xuất trong việc thực hiện

đề án”Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực

thuộc trung ương”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10, tr 15-17

22 Hoàng Quốc Tuấn(1979),Chống các vi sinh vật gây hại đối với hồ sơ tài

liệu lưu trữ , Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam ,số 4,tr 17-18

23 Hội đồng nhà nước,08-LCT/HDDNN7 ngày 30/11/1982,Pháp lệnh bảo vệ

tài liệu lưu trữ quốc gia

24 Lê Nguyên Ngọc(1991),Một số nấm mốc chủ yếu hại tài liệu giấy và

phương pháp phòng chống cơ bản ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2

25 Lê Nguyên Ngọc (1996),Sự ảnh hưởng của môi trường đến tài liệu giấy,

Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3

26 Lê Thị Lộc(2009), Nghiên cứu giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ giấy tại

Trung tâm lưu trữ Bộ Quốc phòng, Khóa luận,Tư liệu khoa Lưu trữ học và

quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn,Đại học Quốc gia

Hà Nội

27 Lê Văn Năng,Vũ Xuân Thắng(2000),Giải pháp công nghệ trong việc lưu trữ

và quản lý tài liệu ghi âm tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III,Tạp chí Lưu trữ

Việt Nam, số 2,tr 10-12

28 Ngô Hiếu Chi(2008),Phim,băng từ nhiễm mốc.Vì sao, phải làm gì?, Tạp chí

Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 9,tr 6-8

29 Nguyễn Cảnh Đương (1992), 30 năm công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu của

Trung tâm lưu trữ quốc gia I, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3

30 Nguyễn Hồng Nhung(2013),Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ của Cục lưu

trữ quốc gia Anh trong điều kiện mới,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

12,tr 67-69

31 Nguyễn Hồng Phong(1988), Vài nét về công tác bảo quản tài liệu phim ảnh

ở kho lưu trữ nhà nước Trung ương ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

2

32 Nguyễn Lan Phương(2004), Công tác lưu trữ tài liệu ghi âm ở Trung tâm

lưu trữ quốc gia III - Thực trạng và giải pháp,Khóa luận, Tư liệu khoa Lưu