Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4 1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp 4 1.1.1. Khái niệm về doanh nghiệp 4 1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp 5 1.1.3. Các loại hình doanh nghiệp 7 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 7 1.2.1. Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 7 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 11 1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 13 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 15 2.1. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng 15 2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng 15 2.2.1. Nhà quản trị văn phòng có vai trò hoạch định những chiến lược kinh doanh cho sự phát triển của doanh nghiệp. 15 2.2.2. Nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tổ chức, duy trì các mối quan hệ với con người. 16 2.2.3. Nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tạo lập các mối quan hệ đối ngoại. 17 2.2.4. Nhà quản trị văn phòng có vai trò thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. 18 2.2.5. Nhà quản trị văn phòng có vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 18 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. 19 2.3.1. Thực trạng xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 19 2.3.2. Thực trạng tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng doanh nghiệp và điều hành theo quy chế 19 2.3.3. Thực trạng giao quyền, ủy quyền trong điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 21 2.3.4. Thực trạng tổ chức quản lý điều hành các nghiệp vụ công tác văn phòng 21 2.4. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị 22 2.4.1. Yêu cầu về khả năng lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp của nhà quản trị văn phòng 22 2.4.2. Yêu cầu về kỹ năng lập kế hoạch của nhà quản trị văn phòng 22 2.4.3. Yêu cầu về giao tiếp của nhà quản trị văn phòng 23 2.4.4. Yêu cầu về Kiến thức chuyên môn/nghề nghiệp 23 2.4.5. Yêu cầu về các tố chất phẩm chất 24 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP 26 3.1. Đánh giá, nhận xét về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay 26 3.1.1. Ưu điểm 26 3.1.2. Nhược điểm 27 3.2. Một số đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. 28 3.2.1. Giải pháp trong việc nâng cao nhận thức về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 28 3.2.2. Giải pháp trong việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ lãnh đạo 28 3.2.3. Một số giải pháp khác 29 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài nghiên cứu này Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô

đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập tại trường Và đặc

biệt chúng em đã được tiếp cận với môn học “Quản trị văn phòng doanh nghiệp”

mà theo em là rất hữu ích và thực tế đối với sinh viên văn phòng chúng em

Song do thời gian ngắn và do bản thân cá nhân em chưa đi làm và tiếp xúcvới môi trường doanh nghiệp và tiếp cận với thực tế cũng như hạn chế về kiếnthức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mongđược sự đóng góp của quý thầy cô đề tài của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2017

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của của riêng em Các số liệu sửdụng phân tích trong bài có nguồn gốc rõ ràng Các kết quả nghiên cứu trong bài

do em tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp vớithực tiễn của Việt Nam

Sinh viên thực hiện

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp được sử dụng 2

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

7 Cấu trúc của đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4 1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp 4

1.1.2 Vai trò của doanh nghiệp 5

1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp 7

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 7

1.2.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 7

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 8

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 11

1.3 Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 13

CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 15

2.1 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng 15

2.2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng 15

2.2.1 Nhà quản trị văn phòng có vai trò hoạch định những chiến lược kinh doanh cho sự phát triển của doanh nghiệp 15

2.2.2 Nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tổ chức, duy trì các mối quan hệ với con người 16

2.2.3 Nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tạo lập các mối quan hệ

đối ngoại 17

2.2.4 Nhà quản trị văn phòng có vai trò thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp 18

2.2.5 Nhà quản trị văn phòng có vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 18

2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 19

2.3.1 Thực trạng xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 19

2.3.2 Thực trạng tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng doanh nghiệp và điều hành theo quy chế 19

2.3.3 Thực trạng giao quyền, ủy quyền trong điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 21

2.3.4 Thực trạng tổ chức quản lý điều hành các nghiệp vụ công tác văn phòng 21

2.4 Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị 22

2.4.1 Yêu cầu về khả năng lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp của nhà quản trị văn phòng 22

2.4.2 Yêu cầu về kỹ năng lập kế hoạch của nhà quản trị văn phòng 22

2.4.3 Yêu cầu về giao tiếp của nhà quản trị văn phòng 23

2.4.4 Yêu cầu về Kiến thức chuyên môn/nghề nghiệp 23

2.4.5 Yêu cầu về các tố chất phẩm chất 24

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP 26

3.1 Đánh giá, nhận xét về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay 26

3.1.1 Ưu điểm 26

3.1.2 Nhược điểm 27

3.2 Một số đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập 283.2.1 Giải pháp trong việc nâng cao nhận thức về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 283.2.2 Giải pháp trong việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ lãnh đạo 283.2.3 Một số giải pháp khác 29

KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu mộtnhà quản trị Văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông.Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị Vănphòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trongdoanh nghiệp Đôi khi chính nhà quản trị Văn phòng phải là người đứng ra giảiquyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Ngoài việc quản lýgiấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị Văn phòng cũng cầnphải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuậncủa công ty, doanh nghiệp

Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị Văn phòng giống như người

“làm dâu trăm họ” Bởi vậy,việc củng cố, nâng cao vai trò của nhà quản trị Vănphòng ở nước ta càng trở nên cấp thiết

Nhất là trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập

kinh tế quốc tế hiện nay, đất nước ta tiếp tục đạt những thành tựu to lớn, tốc độtăng trưởng kinh tế nhiều năm liên tục ở mức khá, nhiều doanh nghiệp nhà nước

đã tạo được uy tín và thương hiệu trên thị trường trong nước và nước ngoài Bêncạnh đó, chúng ta gặp không ít những khó khăn, thách thức lại một lần nữa nhấnmạnh vai trò của nhà quản trị văn phòng

Những yêu cầu trên đã thôi thúc em tìm hiểu và nghiên cứu kĩ hơn về vaitrò của Nhà quản trị văn phòng đối với doanh nghiệp hiện nay Bởi vậy, em đã

quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh ngiệp hiện nay và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập”.

2 Lịch sử nghiên cứu

1 Trần Thị Bé - Lớp ĐHLTQTVP K1 - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nộivới đề tài: “Một số kĩ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng trong thời kì hộinhập” Đề tài trình bày một số kĩ năng cần có của một nhà quản trị văn phòngtương lai

2 Phan Thị Hoa - Lớp lưu trữ học và quản trị văn phòng k56 với tiểu luận:

“Mong muốn của anh/chị về Nhà quản trị của mình trong tương lai” Bài tiểu luậntrình bày một số tiêu chuẩn của một Nhà quản trị nói chung theo góc độ chủ quancủa tác giả

Các đề tài nghiên cứu về vai trò của các Nhà quản trị, nhưng chưa đi sâuphân tích vai trò của các nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chưa nêu rađược những yêu cầu đặt ra của doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng vàngược lại Do đó, bài viết đưa ra những kế thừa và phát những khả năng tìmhiểu, khảo sát để đánh giá tình hình vai trò của các nhà quản trị văn phòng, bêncạnh đó làm rõ những yêu cầu của doanh nghiệp đối với nhà quản trị Vănphòng

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài

Về đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu vai trò của nhà quản trịVăn phòng doanh nghiệp theo tình hình thực tế hoạt động của doanh nghiệptrong thời kỳ hội nhập

Về giới hạn và phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi cácvăn phòng doanh nghiệp trong nước

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu làm rõ:

 Vai trò của nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp hiện nay từ thực tếhoạt động của các doanh nghiệp

 Đề xuất các giải pháp chủ yếu để giúp nhà quản trị Văn phòng đáp ứngyêu cầu trong thời kỳ hội nhập

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp được sử dụng

Để thự hiện đề tài, bài Tiểu luận của em đã sử dụng các phương phápnghiên cứu khoa học chủ yếu là:

 Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tập bài giảng,tạp chí chuyên ngành và các thông tin tổng hợp tham khảo từ các trang web cóliên quan;

 Chú trọng phương pháp tổng kết, chọn lọc, phân tích thông tin từ các

nguồn tài liệu.

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

 Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực hiện đề tàinâng cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của môn học cũng nhưcủa bản thân;

 Góp phần nâng cao nhận thức về vai trò của Nhà quản trị văn phòngdoanh ngiệp hiện nay và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanhnghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập;

 Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viênkhi tìm hiểu về học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” và các học phần cóliên quan;

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài đượcchia làm 03 chương Cụ thể như sau:

Chương 1 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

Chương 2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay Chương 3 Giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp

Hiện nay trên phương diện lý thuyết có khá nhiều định nghĩa thế nào làmột doanh nghiệp, mỗi định nghĩa đều mang trong nó có một nội dung nhất địnhvới một giá trị nhất định Điều ấy cũng là đương nhiên, vì rằng mỗi tác giả đứngtrên nhiều quan điểm khác nhau khi tiếp cận doanh nghiệp để phát biểu Chẳnghạn:

Xét theo quan điểm luật pháp:

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tàisản, có quyền và nghĩa vụ dân sự hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độclập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh tế trong phạm vi vốn đầu tư

do doanh nghiệp quản lý và chịu sự quản lý của nhà nước bằng các loại luật vàchính sách thực thi

Xét theo quan điểm chức năng:

Doanh nghiệp được định nghĩa như sau: "Doanh nghiệp là một đơn vị tổchức sản xuất mà tại đó người ta kết hợp các yếu tố sản xuất (có sự quan tâm giá

cả của các yếu tố) khác nhau do các nhân viên của công ty thực hiện nhằm bán

ra trên thị trường những sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận được khoảntiền chênh lệch giữa giá bán sản phẩm với giá thành của sản phẩm ấy” -M.Francois Peroux

Xét theo quan điểm phát triển:

“Doanh nghiệp là một cộng đồng người sản xuất ra những của cải Nósinh ra, phát triển, có những thất bại, có những thành công, có lúc vượt quanhững thời kỳ nguy kịch và ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêuvong do gặp phải những khó khăn không vượt qua được " - trích từ sách " kinh

tế doanh nghiệp của D.Larua.A Caillat - Nhà xuất bản Khoa Học Xã Hội 1992

Xét theo quan điểm hệ thống:

Doanh nghiệp được các tác giả nói trên xem rằng : Doanh nghiệp bao

gồm một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác động qua lại và theo đuổicùng một mục tiêu Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệp bao gồm 4 phân hệsau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân sự

Tuy nhiên, xét trên mọi khía cạnh, khái niệm chung nhất về doanh nghiệpđược đưa ra là: “Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giaodịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm thựchiện ổn định các hoạt động kinh doanh”

1.1.2 Vai trò của doanh nghiệp

1 Giải quyết việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống của người lao động

Trong những năm gần đây, số doanh nghiệp tăng nhanh đã giải quyếtđược nhiều việc làm với thu nhập cao hơn cho người lao động Tại thời điểm01/01/2000 khu vực doanh nghiệp đã thu hút 3,194 triệu lao động, đến01/01/2002 là 3,933 triệu lao động và 01/01/2003 là 4,658 triệu lao động Nhưvậy trong 3 năm từ 2000 - 2002, khu vực doanh nghiệp đã thu hút thêm 1,464triệu lao động, nếu kể cả số tuyển dụng để thay thế trên 650 nghìn giảm do cácnguyên nhân, thì số lao động mà khu vực doanh nghiệp tuyển vào trong 3 năm

là trên 2,1 triệu lao động, bình quân mỗi năm gần 700 nghìn lao động, là con sốđáng kể trong yêu cầu tạo ra việc làm mới cho toàn xã hội

Lao động ở khu vực doanh nghiệp có thu nhập cao hơn nhiều so với khuvực cá thể và hộ gia đình, năm 2002 thu nhập bình quân tháng của một lao độnggần 1,25 triệu đồng (tăng 18,5% so với năm 2000) Thu nhập bình quân 1 người

1 tháng năm 2002 của khu vực doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đạt caonhất, gần 1,9 triệu đồng, tiếp đến là khu vực doanh nghiệp nhà nước gần 1,31triệu đồng và thấp nhất là khu vực doanh nghiệp ngoài quốc doanh 0,92 triệuđồng Tuy có mức thu nhập bình quân thấp nhất, nhưng doanh nghiệp ngoàiquốc doanh lại là khu vực đang thu hút nhiều lao động mới và có tốc độ tăng thunhập nhanh nhất trong ba khu vực (năm 2002 tăng 24,3% so với năm 2000) Laođộng hiện đang làm việc trong khối doanh nghiệp năm 2000 chiếm 11,3% tổng

số lao động toàn xã hội hiện đang tham gia làm việc và tăng lên 13% trong năm

2001, dự kiến khoảng 16% năm 2003

Tuy chiếm tỷ trọng không cao trong tổng lao động toàn xã hội, nhưng laođộng của khu vực doanh nghiệp lại là lực lượng chủ yếu tạo ra nguồn thu chongân sách Nhà nước và đóng góp lớn cho tăng trưởng GDP Thu nhập cao vàtăng nhanh của lao động khối doanh nghiệp góp phần cải thiện và nâng cao mứcsống chung của toàn xã hội và tham gia vào quá trình chuyển dịch cơ cấu laođộng từ nông nghiệp sang các ngành phi nông nghiệp

2 Doanh nghiệp tăng trưởng và ổn định phát triển là yếu tố quyết định đến tăng trưởng cao của nền kinh tế

Năm 2002 tổng doanh thu thuần của khối doanh nghiệp đạt 1212 nghìn tỷđồng, gấp 4,8 lần năm 1994 và gấp 1,5 lần năm 2000, trong đó khu vực doanhnghiệp nhà nước chiếm 51,3%, khu vực ngoài quốc doanh chiếm 30,1%, khuvực có vốn đầu tư nước ngoài chiếm 18,7% Ngành có doanh thu lớn nhất làthương nghiệp 515,0 nghìn tỷ đồng, chiếm 42,5%, gấp 4,3 lần năm 1994 và gấp1,49 lần năm 2000 Ngành công nghiệp chế biến đạt 374,6 nghìn tỷ đồng, chiếm30,9%, gấp 5,6 lần năm 1994 và gấp 1,52 lần năm 2000; ngành xây dựng đạt86,6 nghìn tỷ đồng, chiếm 7,2%, gấp 6 lần năm 1994 và gấp 1,86 lần năm2000,

Doanh nghiệp phát triển nhanh những năm gần đây đã làm cho tỷ trọngđóng góp của khu vực này vào GDP tăng nhanh, năm 1995 chiếm 45,31%, năm

2001 là 53,13% và dự kiến năm 2003 khoảng 56%

Lợi ích cao hơn mà tăng trưởng doanh nghiệp đem lại là tạo ra khối lượnghàng hoá và dịch vụ lớn hơn, phong phú hơn, chất lượng tốt hơn, thay thế đượcnhiều mặt hàng phải nhập khẩu, góp phần quan trọng cải thiện và nâng cao mứctiêu dùng trong nước và tăng xuất khẩu, đó cũng là yếu tố giữ cho nền kinh tế ổnđịnh và phát triển những năm qua

3 Doanh nghiệp phát triển giúp giải quyết các vấn đề xã hội

Những năm gần đây, sản phẩm hàng hoá và dịch vụ do khối doanh nghiệptạo ra ngày càng phong phú, đa dạng về chủng loại mặt hàng, chất lượng hànghoá, dịch vụ được nâng lên, do đó đã giải quyết cơ bản nhu cầu tiêu dùng hàng

hoá, dịch vụ ngày càng cao của toàn xã hội, góp phần nâng cao mức sống vậtchất của dân cư và tăng nhanh lượng hàng hoá xuất khẩu Nhiều sản phẩm trướcđây thường phải nhập khẩu cho tiêu dùng thì nay đã được các doanh nghiệp sảnxuất thay thế và được người tiêu dùng trong nước tín nhiệm như: Ô tô, xe máy,phương tiện vận tải, các mặt hàng đồ điện, điện tử, may mặc, thực phẩm, đồuống, hoá mỹ phẩm, đồ dùng gia đình, sản phẩm phục vụ xây dựng,

1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp

Căn cứ vào luật doanh nghiệp năm 2015, có các loại hình doanh nghiệpnhư sau:

- Công ty trách nhiệm hữu hạn (Trong đó có công ty TNHH 1 thành viên

và công ty TNHH 2 thành viên trở lên)

- Doanh nghiệp nhà nước

- Công ty cổ phần

- Công ty hợp danh

- Doanh nghiệp tư nhân

- Nhóm công ty (Trong đó có: Tập đoàn kinh tế, tổng công ty)

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp

Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng:

 Theo cách hiểu “tĩnh”: “văn phòng” là một địa điểm làm việc và cómột vị trí dịa lý nhất định:

“Văn phòng” là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay củamột người “quan trọng”

Ví dụ: văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sưtrưởng,…

“Văn phòng” là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi màcác cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc

Ví dụ: văn phòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng công trường,…

 Theo cách hiểu “động”: Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổchức Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như

thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin.

Một cách chung nhất, có thể hiểu:

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của

cơ quan, tổ chức đó.”

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

 Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể

thấy văn phòng có những chức năng sau đây:

Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở để lựachọn quyết định quán lý tối ưu phục vự cho mục tiêu hoạt dộng của cơ quan, tổchức đó

Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoahọc, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc,mọi nơi… Điều này vượt quá khá năng của một con người

Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết làcông tác tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phầntìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tậpthể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý

Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại vănphòng để giúp cho công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, vănphòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sửdụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định Ngoài bộ phậntham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cholãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kếtoán… Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ởtừng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc

phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từcác bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trìnhhoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở cácphương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ

Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơithu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận

Chức năng giúp việc theo ngành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của banlãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chươngtrình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiệncác kế hoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức cáchội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo vănbản…

Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp, bốtrí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả

Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phươngtiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các

cơ quan, đơn vị chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạtđộng của công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnhđạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độclập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phảitồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.hận khác cung cấp cho lãnh đạo cơquan, đơn vị

 Các chức năng của văn phòng được thể hiện ớ các nhiệm vụ cụ thể

sau:

Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị

Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án cớ nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng

Song muốn dạt dược mục lieu chung thì các kế hoạch dó phái dược kết nôithành hệ thống ke hoạch hoàn chính, ăn khớp và hỏ trợ cho nhau Vãn phòng làđon vị tổng hợp ké hoạch tổng thè của cơ quan, dơn VỊ và dỏn dốc các hộ phậnkhác tlụrc hiện.

Mặt khác, vãn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xàv dựng chương trình, kehoạch cóng tác trong quý tháng, tuần… cua han lành dạo giúp lãnh dạo triệnkhai, thực hiện các kẽ hoạch đó

Thu thập xử lý

Thông tin là căn cứ dê thu trướng, lãnh dao dưa ra quyết dinh kịp thời và dũngdãn Thong tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguón khác nhau Nhiều khi khỏilượng thông tin rát lớn phức tạp đa dạng, đa chiều Việc thu thập và xứ lýlượng thõng tin này cần phái có bộ phận trợ giúp, dớ chính là vãn phòng Cácthõng tin cõng văn giây tờ di và đến dều dược vãn phòng thu thập, xử lý phânloại theo những kênh thích hợp đề’ sau đó chuyến phát di hay lưu trữ.Văn phòng phái tuân theo những quy định nghiêm ngặt ve vãn thư lưu trữ khithu nhận, xử lý báo quán và chuyến phát thõng tin Thõng tin dược thu thập đầy

đú, kịp thời, dược xử lý khoa học, dáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở de thútrướng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quán lý

Tư vấn về văn bản

Văn bàn là phương tiện ghi tin và tru yen tin là phương tiện lưu trữ va truyềndạt các quyết định quán lý Vãn phòng trự giúp chơ thú trướng về còng tác soạntháo vãn bán dể đám bảo cho vãn bản có dầy dú nội dung, hình thức theo yêucầu; đúng thẩm quvền và đúng trình tự thú tục theo quv định

Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý

Văn phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết định củalãnh đạo Vãn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định đó,tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất cácbiện pháp phục vụ sự chi dạo, điều hành của lãnh đạo

Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp

Văn phòng chịu trách nhiệm trong cõng tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố trí nơi

ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của

cơ quan, dơn vị Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò làcầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân

Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn

Nếu không có bộ phận chuyên trách, vãn phòng là bộ phận bảo đảm các yếu tốvật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kếhoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụngnhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

Tổ chức công tác bảo vệ

Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng có thể có nhiệm vụ tổ chứccông tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị Ngoài ra, văn phòng cóthể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinhthần cho cán bộ công nhân viên

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vịnói chung Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà từng

cơ quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp

Trưởng phòng Hành chính (trưởng phòng Hành chính – Nhân sự): Phụ

trách và điều hành chung các hoạt động của phòng

Văn phòng

Bộ phận

tổng hợp

Bộ phận nhân sự

Bộ phận văn thư – lưu trữ

Bộ phận

kế toán

Bộ phận quản trị thiết bị

Bộ phận kiểm soát

Bộ phận IT

Phó phòng Hành chính (Phó phòng Hành chính – Nhân sự): giúp việc

cho trưởng phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp củatrưởng phòng

Bộ phận Tổng hợp – Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt độngchung trong doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban,xưởng sản xuất, văn phòng đại diện, cửa hàng; thực hiện việc tổng hợp báo cáolãnh đạo; xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanhnghiệp; chuẩn bị nội dung các cuộc họp, hội nghị; rà soát, tham mưu cho lãnhđạo về công tác ban hành văn bản; phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động củadoanh nghiệp Trực tiếp quan hệ và làm việc với các cơ quan bảo vệ pháp luật,

cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnh vực liên quan tới hoạt động củadoanh nghiệp Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới công tác quảng báhình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triểnlãm trong nước và quốc tế

Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong việcthực hiện các quy định của pháp luật về công tác tổ chức nhân sự của doanhnghiệp Trực tiếp thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thiđua, kỷ luật… nhân sự Xây dựng chế độ, chính sách, quy định, kế hoạch vềnhân sự trình lãnh đạo phê duyệt Lưu trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp Lập

kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trongtoàn doanh nghiệp theo quy định Giải quyết tranh chấp lao động

Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; quản lý và sửdụng con dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu;phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong doanh nghiệp Thực hiện các nghiệp

vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫnnghiệp vụ công tác này trong doanh nghiệp

Bộ phận Kế toán: thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy địnhcủa pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tàichính, các quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong

doanh nghiệp Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng) Bộ phận Tổng hợp, Kếhoạch Bộ phận Văn thư- Lưu trữ Bộ phận Nhân sự, Chính Bảo hiểm Bộ phận

Kế toán Bộ phận Kiểm soát Bộ phận Quản trị phục vụ Bộ phận IT Bộ phận Lễtân, Quan hệ khách hàng

Bộ phận Quản trị - Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làmviệc; điện; nước; bảo vệ, đội xe Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏecho người lao động Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tácphòng cháy chữa cháy Tổ chức nhà ăn tập thể

Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệptheo quy định, nội quy, quy trình… đã được đề ra Tham gia quản lý, đôn đốctheo dõi công nhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng Đảmbảo giờ giấc giấc, an toàn lao động

Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máytính, website và công nghệ thông tin của doanh nghiệp

Bộ phận Lễ tân – Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trựctổng đài, Đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài Thực hiện côngtác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo Tiếp đón và hướng dẫnkhách tới làm việc, giải đáp các thắc mắc của khách hàng Thực hiện công tácchăm sóc khách hàng như thăm hỏi, quà tặng Tìm kiếm, mở rộng quan hệkhách hàng Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp rất linh hoạt, có thểtăng hoặc giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu công việc hoặc theo tình hìnhphát triển cụ thể của doanh nghiệp ở từng giai đoạn Đồng thời văn phòng còn

có thể được phân công thực hiện thêm các công việc về sản xuất, kinh doanhnhư giải quyết thủ tục hải quan, xây dựng kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiệncác dự án đầu tư

1.3 Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

Công việc của Nhà quản trị làm thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chứccân bằng và thông qua người khác Khi các nhà quản trị khích lệ các nhân viêncấp dưới của mình, tạo ảnh hưởng đến cá nhân hay tập thể lúc họ làm việc, lựachọn kênh thông tin hiệu quả nhất hay giải quyết các vấn đề liên quan đến hành

vi của nhân viên thì các nhà quản trị đang thực hiện chức năng lãnh đạo

Nhà quản trị văn phòng là người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp và đảmnhận vai trò lãnh đạo văn phòng làm việc hiệu quả Có trách nhiệm xây dựng tầmnhìn của tổ chức, doanh nghiệp, tập hợp, khuyến khích mọi người làm việc có hiệuquả, bên cạnh đó nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm tìm kiếm và đưa ra nhữngphương pháp thay đổi có ý nghĩa đưa đến sức cạnh tranh cao và phát triển bền vữngcho văn phòng doanh nghiệp nói riêng và doanh nghiệp nói chung

Nhà quản trị phải có niềm đam mê khao khát làm được điều gì đó có íchcho tổ chức, doanh nghiệp Nếu như không có niềm đam mê thì Nhà quản trịvăn phòng không có những quyết định táo bạo và tâm huyết Có một điều chắcchắn rằng Nhà quản trị văn phòng sẽ không lãnh đạo tốt công việc của mìnhtrong khi họ không có vốn hiểu biết về công việc thuộc lĩnh vực hoạt động củamình, như vậy Nhà quản trị văn phòng cần có sự hiểu biết hơn ai hết

Bên cạnh đó, phải có tầm nhìn xa trông rộng và óc sáng tạo, Nhà quản trịphải làm sao đưa ra những ý tưởng sáng tạo , thực hiện các chiến lược phát triểncho doanh nghiệp

Trong chương 2, tôi sẽ đánh giá thực trạng để thấy rõ hơn tầm quan trọngcủa Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay