Quản lý văn bản đi tại Viện Đánh giá Khoa học và Định giá Công nghệ - Bộ Khoa học và Công nghệ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT A. MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện và Văn phòng Viện 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện 3 1.1.1. Chức năng 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện 5 1.2.1. Chức năng 5 1.2.2. Nhiệm vụ 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.3. Nhận xét 7 2. Soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện 7 2.1. Các loại văn bản Viện ban hành 7 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 9 2.2.1. Thẩm quyền của cơ quan 9 2.2.2. Thẩm quyền của cá nhân 9 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 9 2.3.1. Thể thức của văn bản 9 2.3.2. Kỹ thuật trình bày văn bản 11 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 12 2.5. Nhận xét 13 2.5.1. Ưu điểm 13 2.5.2. Nhược điểm 13 2.5.3. Giải pháp 13 3. Quản lý văn bản đi tại Viện 13 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 13 3.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 13 3.1.2. Ghi số, ngày tháng văn bản 14 3.1.3. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi của Viện 14 3.2. Đăng ký văn bản 15 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 16 3.3.1. Nhân bản 16 3.3.2. Đóng dấu văn bản đi 16 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 16 3.4.1. Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi 16 3.4.2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 17 3.5. Lưu văn bản đi 17 3.6. Nhận xét 17 3.6.1. Ưu điểm 17 3.6.2. Nhược điểm 18 3.6.3. Giải pháp 18 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến tại Viện 18 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 18 4.1.1. Tiếp nhận văn bản đến 18 4.1.2. Phân loại bì, bóc bì 18 4.1.3. Đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến 19 4.2. Đăng ký văn bản đến 20 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 21 4.3.1. Trình văn bản đến 21 4.3.2. Chuyển giao văn bản đến 21 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 21 4.4.1. Giải quyết văn bản 21 4.4.2. Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22 4.5. Nhận xét 22 4.5.1. Ưu điểm 22 4.5.2. Nhược điểm 22 4.5.3. Giải pháp 23 5. Quản lý và sử dụng con dấu 23 5.1. Các loại dấu của Viện 23 5.1.1. Dấu cơ quan 23 5.1.2. Dấu khác 24 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 24 5.2.1. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân sử dụng con dấu 24 5.2.2. Nguyên tắc đóng dấu 25 5.3. Bảo quản con dấu 25 5.4. Nhận xét 26 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Viện 26 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 26 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 26 6.3.1. Mở hồ sơ 26 6.3.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ 26 6.3.3. Kết thúc hồ sơ 27 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27 6.5. Nhận xét 28 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 28 7.1. Các quy định hiện hành của Viện về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 28 7.2. Nhận xét, đánh giá chung 30 8. Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Viện 30 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Viện 30 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng của Viện 31 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng của Viện 31 8.4. Nhận xét 31 8.4.1. Ưu điểm 31 8.4.2. Nhược điểm 32 8.4.3. Giải pháp 32 C. KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC 35

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ

Họ và tên sinh viên : Phạm Thị Thạch Thảo

Tên cơ quan đến kiến tập : Viện Đánh giá Khoa học và Định

giá Công nghệ - Bộ Khoa học và Công nghệ

Tên giảng viên hướng dẫn : ThS Lâm Thu Hằng

Hà Nội, tháng 6 năm 2017

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ

Họ và tên sinh viên : Phạm Thị Thạch Thảo

Tên cơ quan đến kiến tập : Viện Đánh giá Khoa học và Định

giá Công nghệ - Bộ Khoa học và Công nghệ

Tên giảng viên hướng dẫn : ThS Lâm Thu Hằng

Hà Nội, tháng 6 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành báo cáo kiến tập này, tôi xin được gửi lời cảm ơn tới các anh(chị) của Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ (Vistec) – Bộ Khoahọc và Công nghệ đã tạo điều kiện để tôi có thể kiến tập tại Văn phòng củaViện Và đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Viện trưởng TrầnHậu Ngọc, anh Nguyễn Văn Tuấn và giảng viên ThS Lâm Thu Hằng đã hướngdẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình kiến tập và làm báo cáo

Trong thời gian kiến tập tôi đã gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình

độ còn hạn chế cùng những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song bài báo cáocủa tôi không tránh khỏi những thiếu sót Vì thế, tôi rất mong nhận được sự góp

ý của các thầy cô trong Khoa và bạn đọc để tôi có thể hoàn thiện hơn nữa

Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế

và qua đó tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng nhưđợt thực tập sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn.

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

1 Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ  Viện

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

A MỞ ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện và Văn phòng Viện 3

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện 3

1.1.1 Chức năng 3

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện 5

1.2.1 Chức năng 5

1.2.2 Nhiệm vụ 5

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 6

1.3 Nhận xét 7

2 Soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện 7

2.1 Các loại văn bản Viện ban hành 7

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 9

2.2.1 Thẩm quyền của cơ quan 9

2.2.2 Thẩm quyền của cá nhân 9

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 9

2.3.1 Thể thức của văn bản 9

2.3.2 Kỹ thuật trình bày văn bản 11

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 12

2.5 Nhận xét 13

2.5.1 Ưu điểm 13

2.5.2 Nhược điểm 13

2.5.3 Giải pháp 13

3 Quản lý văn bản đi tại Viện 13

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản .13 3.1.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 13

3.1.2 Ghi số, ngày tháng văn bản 14

3.1.3 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi của Viện 14

3.2 Đăng ký văn bản 15

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 16

3.3.1 Nhân bản 16

3.3.2 Đóng dấu văn bản đi 16

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 16

3.4.1 Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi 16

3.4.2 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 17

3.5 Lưu văn bản đi 17

3.6 Nhận xét 17

3.6.1 Ưu điểm 17

3.6.2 Nhược điểm 18

3.6.3 Giải pháp 18

4 Quản lý và giải quyết văn bản đến tại Viện 18

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 18

4.1.1 Tiếp nhận văn bản đến 18

4.1.2 Phân loại bì, bóc bì 18

4.1.3 Đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến 19

4.2 Đăng ký văn bản đến 20

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 21

4.3.1 Trình văn bản đến 21

4.3.2 Chuyển giao văn bản đến 21

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 21

4.4.1 Giải quyết văn bản 21

4.4.2 Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22

4.5 Nhận xét 22

4.5.1 Ưu điểm 22

4.5.2 Nhược điểm 22

4.5.3 Giải pháp 23

5 Quản lý và sử dụng con dấu 23

5.1 Các loại dấu của Viện 23

5.1.1 Dấu cơ quan 23

5.1.2 Dấu khác 24

5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 24

5.2.1 Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân sử dụng con dấu 24

5.2.2 Nguyên tắc đóng dấu 25

5.3 Bảo quản con dấu 25

5.4 Nhận xét 26

6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Viện 26

6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 26

6.3 Phương pháp lập hồ sơ 26

6.3.1 Mở hồ sơ 26

6.3.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ 26

6.3.3 Kết thúc hồ sơ 27

6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27

6.5 Nhận xét 28

7 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 28

7.1 Các quy định hiện hành của Viện về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 28

7.2 Nhận xét, đánh giá chung 30

8 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Viện 30

8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Viện 30

8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng của Viện 31

8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng của Viện 31

8.4 Nhận xét 31

8.4.1 Ưu điểm 31

8.4.2 Nhược điểm 32

8.4.3 Giải pháp 32

C KẾT LUẬN 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

PHỤ LỤC 35

A MỞ ĐẦU

Văn phòng là một trong những bộ phận không thể thiếu của cơ quan, tổchức, thực hiện hai chức năng chính là tham mưu – tổng hợp và chức năng hậucần Nó là cầu nối quan trọng giữa bộ phận lãnh đạo trong cơ quan với các bộphận khác Không những thế văn phòng còn đáp ứng các điều kiện để giúp đảmbảo các hoạt động của cơ quan được diễn ra một cách tốt nhất Một điều quantrọng hơn cả là văn phòng còn là bộ phận đảm bảo việc tiếp nhận, chuyển giao,

xử lý, lưu trữ các văn bản, thông tin đến, đi phục vụ cho hoạt động quản lý của

cơ quan, tổ chức Hình thành dưới nhiều tên gọi khác nhau như văn phòng,phòng hành chính, phòng hành chính - tổng hợp,… song bất kể cơ quan, tổ chứclớn hay nhỏ, nhà nước hay tư nhân,… cũng không thể thiếu một bộ phận là

“Văn phòng”

Với tầm quan trọng và ảnh hưởng không nhỏ của Văn phòng tới mọi hoạtđộng lớn nhỏ trong cơ quan tổ chức, để văn phòng thực hiện tốt được các chứcnăng, nhiệm vụ của mình thì hoạt động quản trị văn phòng luôn luôn cần đượcchú trọng, quan tâm Bên cạnh kinh nghiệp, thực tế thì việc hình thành nền tảngkiến thức về quản trị văn phòng là yếu tố vô cùng cần thiết, có tác dụng rất lớn

để giúp cho hoạt động này đạt hiệu quả cao nhất Hiểu được điều đó, khoa quảntrị văn phòng đã không ngừng cố gắng để đào tạo ra những người có nền tảngkiến thức tốt về quản trị văn phòng, tuy nhiên, năng lực là sự kết hợp của bavòng tròn: kiến thức, kỹ năng và thái độ, nếu chỉ có kiến thức thì chưa đủ và để

bổ sung hai vòng tròn còn lại, khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho sinhviên đi kiến tập để có thể học hỏi từ thực tế, qua đó có một cái nhìn toàn diệnhơn về công tác này

Là sinh viên năm ba khoa Quản trị văn phòng, tôi rất may mắn khi đượckhoa tạo điều kiện đi kiến tập và càng may mắn hơn khi được kiến tập tại ViệnĐánh giá khoa học và Định giá công nghệ của Bộ Khoa học và Công nghệ Tạiđây, tôi đã được kiến tập tại Văn phòng Viện, đúng với chuyên ngành mà mìnhđược học, dưới sự giúp đỡ của các anh chị hướng dẫn tôi đã học hỏi được rấtnhiều điều Văn phòng Viện là bộ phận tổng hợp của nhiều mảng từ kế toán, tổchức cán bộ, văn thư lưu trữ đến hợp tác quốc tế, điều này giúp tôi có cái nhìnmới hơn về hoạt động của Văn phòng, từ đó hình thành nhận thức mới về cáchoạt động văn phòng trong thực tế

Vừa giúp sinh viên đi xa hơn so với kiến thức trên sách vở, mở rộng tầmnhìn lại vừa giúp sinh viên hiểu được thực tế công việc sau này của mình, “Kiến

tập” thực sự là một hoạt động vô cùng cần thiết đối với sinh viên, đặt nền móngquan trọng cho sinh viên chuẩn bị cho đợt thực tập và xa hơn là công việc saukhi tốt nghiệp.

B NỘI DUNG

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện và Văn phòng Viện

Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ (Vistec) là tổ chức khoa học

và công nghệ công lập trực thuộc BKH&CN theo Quyết định số 301/QĐ-TTgngày 27/02/2014 của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh sách các đơn vị sựnghiệp công lập trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ

Viện có trụ sở chính tại 39 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội Websitechính thức của Viện là vistec.gov.vn

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện được quy định

cụ thể, chi tiết trong Quyết định số 678/QĐ-BKHCN ngày 11/4/2014 của BộKhoa học và Công nghệ về việc ban hành Điều lệ Tổ chức và hoạt động củaViện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ

Viện được thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với tổ chứcKHCN công lập theo quy định của Chính phủ và các quy định khác của phápluật

Viện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại khobạc nhà nước và Ngân hàng để hoạt động và giao dịch

3 Tổ chức nghiên cứu xây dựng phương pháp luận, tiêu chí, quy trình,nghiệp vụ và cung cấp kết quả về đánh giá khoa học và đánh giá, định giá côngnghệ, bao gồm: đánh giá tổ chức khoa học và công nghệ; đánh giá hiệu quả vàtác động của chính sách, chiến lược khoa học và công nghệ; đánh giá nhiệm vụkhoa học và công nghệ; đánh giá nhân lực khoa học và công nghệ; đánh giánăng lực đổi mới sáng tạo, dự báo phát triển công nghệ; định giá công nghệ vàđịnh giá tài sản trí tuệ.

4 Xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu về đánh giá khoa học, định giácông nghệ và cơ sở dữ liệu chuyên gia khoa học và công nghệ phục vụ công tácquản lý nhà nước trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao

5 Nghiên cứu, đề xuất biện pháp để phát triển các tổ chức đánh giá khoahọc và định giá công nghệ

6 Phổ biến, hướng dẫn áp dụng các tiêu chí và phương pháp đánh giá khoahọc và phương pháp đánh giá, định giá công nghệ; tổ chức, thực hiện hoạt độngđào tạo, dịch vụ đào tạo, tư vấn, tập huấn kỹ năng về đánh giá khoa học và đánhgiá, định giá công nghệ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao

7 Thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật

8 Quản lý cán bộ, viên chức, tài sản và tài liệu của Viện theo phân cấp của

Bộ và quy định hiện hành

9 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao.” [TL1]

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện: Phụ lục 01

Theo Điều 4, Chương II của Điều lệ cơ cấu tổ chức của Viện gồm các đơn vị sau:

“1 Văn phòng

2 Phòng Nghiên cứu đánh giá khoa học

3 Phòng Nghiên cứu định giá công nghệ

4 Trung tâm Thống kê và quản lý dữ liệu

5 Trung tâm Tư vấn đánh giá khoa học và định giá công nghệ

6 Trung tâm Đào tạo và dịch vụ đào tạo

Ngoài các đơn vị nêu trên, Viện trưởng được thành lập một số đơn vị tựbảo đảm kinh phí hoạt động thường xuyên theo quy định của pháp luật

Viện trưởng có trách nhiệm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn, cơ cấu tổ chức và hoạt động của các đơn vị thuộc Viện.”

Đứng đầu Viện là Viện trưởng và các Phó Viện trưởng Nhân lực của Việngồm có công chức, viên chức; người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động vàngười làm việc kiêm nhiệm, cộng tác viên.

“1 Viện được tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng, kết hợp với bànbạc tập thể

2 Viện thực hiện chế độ viên chức làm việc trực tiếp với Lãnh đạo Viện,kết hợp với công tác điều hành của lãnh đạo các Phòng, đơn vị trực thuộc Viện.”

(Khoản 1 và 2, Điều 7, Chương II của Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Viện)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện

Theo Quyết định số 43/QĐ-VĐG ngày 14/7/2014 của Viện trưởng ViệnĐánh giá khoa học và Định giá công nghệ về việc Quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng

1.2.1 Chức năng

Theo Điều 1 của Quyết định số 43/QĐ-VĐG quy định:

Văn phòng Viện là đơn vị trực thuộc Viện, thực hiện các chức năng chínhsau:

Thứ nhất, giúp Viện trưởng điều phối các hoạt động của Viện nhằm đảmbảo sự chỉ đạo, điều hành của Viện trưởng được toàn diện, kịp thời

Thứ hai, đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất để triển khai các hoạt độngcủa Viện

Thứ ba, quản lý tài chính, tài sản được giao

Thứ tư, thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, pháp chế và thi đua khenthưởng của Viện được quy định trong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Viện

2 Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng, trình Việntrưởng ban hành chương trình, kế hoạch công tác, quy chế làm việc của Viện và

theo dõi, giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, đề tài, đề

án nghiên cứu khoa học

3 Tổng hợp, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch hợp tác quốc tế,theo dõi thực hiện các nhiệm vụ hợp tác quốc tế của Viện, đảm bảo các thủ tụccho hoạt động trao đổi và hợp tác quốc tế

4 Quản lý các hoạt động hành chính của Viện, đảm bảo công tác văn thưlưu trữ, rà soát văn bản đi và đến, quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước.Đảm bảo các nhiệm vụ quản trị, lễ tân, thông tin liên lạc, y tế, phòng cháy

5 Tổ chức công tác kế toán theo đúng chế độ, luật NSNN, luật kế toán, quychế chi tiêu nội bộ hiện hành

6 Thực hiện công tác tổ chức, công tác quản lý cán bộ, công chức, viênchức trong Viện Xây dựng và trình Viện trưởng ban hành các văn bản về tổchức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức, lao động theo phân cấp của Bộ

7 Quản lý tài sản của Văn phòng và các đơn vị thuộc cơ quan Viện Bảođảm cơ sở vật chất để triển khai các hoạt động và điều kiện làm việc cho côngchức, viện chức của Viện

8 Hướng dẫn và tổng hợp công tác thi đua khen thưởng; thường trực Hộiđồng thi đua khen thưởng của Viện

9 Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách, pháp luật củaĐảng và Nhà nước

10 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng giao.” [TL2]

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện: Phụ lục 02

Hiện nay, văn phòng Viện đang phụ trách bốn mảng lớn của Viện là kếtoán, tổ chức cán bộ, văn thư lưu trữ và hợp tác quốc tế

Theo Điều 3 của Quyết định số 43/QĐ-VĐG quy định về tổ chức của Văn phòng như sau:

1 Lãnh đạo Văn phòng gồm có Chánh văn phòng và các phó Chánh vănphòng được bổ nhiệm theo quy định về bổ nhiệm, phân cấp quản lý cán bộ củaBộ;

2 Viên chức và nhân viên chịu trách nhiệm trước pháp luật, Viện trưởng vàChánh văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công Nhiệm vụ cụ thểcho các cán bộ của Văn phòng do Viện trưởng quyết định trên cở sở đề xuất củaChánh văn phòng

1.3 Nhận xét

Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Viện, Văn phòng Viện được cập nhật gần nhất so với sự cần thay đổitrên thực tế; những quy định ban hành đều cụ thể, ngắn gọn, súc tích, chính xác

và đúng với mục tiêu thành lập qua đó tạo hành lang pháp lý vững chắc cho cácđơn vị, bộ phận, phòng ban và cá nhân khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ đượcgiao nhằm tránh sự chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận, cá nhântrong quá trình thi hành công vụ

2 Soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện được thực hiện theo cácvăn bản quy định hiện hành là:

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN ngày 22/12/2008 của Bộ Khoa học vàCông nghệ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ

2.1 Các loại văn bản Viện ban hành

Viện không được ban hành văn bản quy phạm pháp luật và được ban hànhcác văn bản hành chính sau:

Mặc dù trong quy định Viện được ban hành các loại văn bản trên nhưngtrên thực tế, các văn bản mà Viện ban hành chủ yếu là:

Quyết định: là hình thức văn bản chứa các quy định về chủ trương, chínhsách, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, tổ chức cán bộ và các vấn đềkhác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện

Thông báo: là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin chocác cơ quan, cá nhân về tình hình công tác, hoạt động, các quyết định về quản lýcủa Viện để các đơn vị, cá nhân có liên quan biết thực hiện.

Chương trình: là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việccần làm trong lĩnh vực hoạt động của Viện theo một trình tự trong thời gian nhấtđịnh

Kế hoạch: là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ,chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một nhiệm vụ công tác của Viện

Báo cáo: là hình thức văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lêncấp trên hoặc với tập thể về tình hình hoạt động của Viện hoặc về một đề án, vấn

đề, sự việc nhất định liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, từng

cá nhân trong Viện

Công văn: là hình thức văn bản dùng để giao dịch chính thức với các cơquan và cá nhân có liên quan

Tờ trình: là hình thức văn bản cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc cơ quan cóthẩm quyền để trình bày về một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề áncông tác, một dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức,… và đề nghị cấp trênphê duyệt

Hợp đồng: là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên trongviệc xác lập quan hệ pháp lý về quyền lợi, nghĩa vụ của mỗi bên

Giấy mời: là hình thức văn bản dùng để mời đại diện đơn vị, cơ quan kháchoặc cá nhân tham dự một hoạt động nào đó hoặc đến Viện để giải quyết mộtvấn đề có liên quan

Giấy giới thiệu: là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên cơ quan khi đi giaodịch, liên hệ công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việcriêng của cá nhân

Giấy đi đường: là văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được đicông tác, dùng làm căn cứ tiền tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian

đi công tác

Giấy nghỉ phép: là văn bản cấp cho cá nhân trong tổ chức được nghỉ phéptheo quy định

Biên bản: là văn bản ghi chép tại chỗ một sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy

ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

2.2.1 Thẩm quyền của cơ quan

Viện được ban hành các văn bản nêu trên.

Văn phòng viện được ban hành: thông báo, chương trình, kế hoạch, báocáo, tờ trình, phiếu trình, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép

2.2.2 Thẩm quyền của cá nhân

Viện trưởng chủ yếu ban hành các văn bản sau: Quyết định, thông báo,chương trình, kế hoạch, báo cáo, công văn, tờ trình, phiếu trình, hợp đồng, giấymời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, biên bản và các văn bảnhành chính khác

Phó Viện trưởng chủ yếu ban hành các văn bản sau: Thông báo, chươngtrình, kế hoạch, báo cáo, công văn, tờ trình, phiếu trình, giấy mời, giấy giớithiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, biên bản và các văn bản hành chính kháckhi được Viện trưởng giao

Chánh văn phòng Viện chủ yếu ban hành các văn bản sau: Thông báo,chương trình, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, phiếu trình, giấy mời, giấy đi đường,giấy nghỉ phép và các văn bản hành chính khác khi được cấp trên giao

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

(1) Quốc hiệu: Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

so với quy định Một số công văn do Viện ban hành còn in đậm cả tên cơ quanchủ quản.

(3) Số ký hiệu:

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổchức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngàyđầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theoquy định và chữ viết tắt tên Viện hoặc đơn vị thuộc Viện ban hành văn bản

Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên Viện và chữ viết tắt tên đơn

vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có)

Kỹ thuật trình bày số và ký hiệu văn bản được thực hiện căn cứ theo quyđịnh của Thông tư

Một số Văn bản như Báo cáo, Thông báo mà Viện ban hành còn thiếu số

ký hiệu

(4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản:

Do Viện có trụ sở tại Hà Nội nên Địa danh và ngày tháng năm ban hànhvăn bản được trình bày như sau:

Hà Nội, ngày tháng năm

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được banhành, được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối vớinhững số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

Kỹ thuật trình bày Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản được Việnthực hiện căn cứ theo quy định cụ thể trong Thông tư

Đa số yếu tố thứ 4 này được cơ quan trình bày chính xác, chỉ trừ số ít vănbản ngày dưới 10 ghi sai quy định và không được căn giữa dưới Quốc hiệu

(5) Tên loại, trích yếu: Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do

Viện hoặc đơn vị, cá nhân ban hành trừ công văn không có tên loại

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phảnánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

Kỹ thuật trình bày tên loại, trích yếu được Viện căn cứ theo quy định củaThông tư để tiến hành

Đa số yếu tố này được thực hiện rất tốt, chỉ trừ một công văn ghi trích yếu

in nghiêng là sai so với quy định của Thông tư

(6) Nội dung: Nội dung các văn bản do Viện ban hành đều đảm bảo các

yêu cầu theo quy định cả về thể thức và nội dung

(7) Nơi nhận: Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá

nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; đểkiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

Kỹ thuật trình bày nơi nhận được thực hiện căn cứ vào quy định của Thông

tư Mặc dù đa phần các văn bản trình bày chính xác nhưng vẫn có một số vănbản là công văn sau tên cơ quan nhận không có dấu “;” và sau Lưu không có dấu

“:”

(8) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:

Hầu hết các văn bản đều do Viện trưởng trực tiếp ký, quyền hạn, chức vụ,

họ tên và chữ ký đều được trình bày chính xác theo quy định của Thông tư

2.3.2 Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày các văn bản tại Viện được thực hiện căn cứ theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV:

Phông chữ: sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng

Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

Khổ giấy: khổ A4 (210 mm x 297 mm).

Kiểu trình bày: Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang

giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làmthành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng củatrang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản: được thực hiện theo các

quy định cụ thể của Thông tư

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Các đơn vị, cá nhân của Viện và Văn phòng Viện khi soạn thảo văn bảnđều tuân theo quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Quyết định số2825/QĐ-BKHCN ngày 22/12/2008 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc banhành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ

Công tác soạn thảo văn bản tại cơ quan rất được chú trọng.

Quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện tuần tự, chính xác

2.5.2 Nhược điểm

Mặc dù đã được quan tâm, các cá nhân thực hiện công tác soạn thảo vănbản cũng rất tốt nhưng văn bản ban hành ra đôi lúc vẫn mắc một số lỗi về thểthức, kỹ thuật trình bày như đã trình bày ở trên

3 Quản lý văn bản đi tại Viện

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 3.1.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi của Viện được cán

bộ văn thư thực hiện theo đúng quy định của Thông tư số 07/2012/TT-BNV banhành ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ vànộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Quyết định số 2825/QĐ-BKHCNngày 22/12/2008 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chếcông tác văn thư và lưu trữ

Trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư của Viện kiểm tra về thẩmquyền ký, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót

văn thư thông báo lại cho đơn vị soạn thảo để cùng khắc phục, khi có vướngmắc báo cho Chánh văn phòng hoặc người có trách nhiệm xem xét, quyết định.

3.1.2 Ghi số, ngày tháng văn bản

Việc ghi số, ngày tháng văn bản đi của Viện do cán bộ văn thư của Việnchịu trách nhiệm và được thực hiện theo đúng quy định của Thông tư số07/2012/TT-BNV và Thông tư 01/2011/TT-BNV

Các văn bản mật được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng

Ghi ngày tháng văn bản

Việc ghi ngày tháng văn bản được văn thư ghi theo quy định tại Điểm b,Khoản 1, Điều 9 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV: “Ngày, tháng, năm banhành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành, được viết đầy đủ; các

số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn

10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.”

3.1.3 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi của Viện

Các văn bản do Viện ban hành phần lớn đều đảm bảo đúng thể thức và kỹthuật trình bày văn bản do được Viện quan tâm, chú trọng Tuy nhiên vẫn cònmột số văn bản mắc các lỗi nhỏ như sau:

(1) Công văn số 152/VĐG có ngày nhỏ hơn 5 nhưng cán bộ văn thửchỉ ghi là “ngày 5” mà không có số 0 đằng trước (Phụ lục 06)

Hà Nội, ngày 5 tháng

(2) Các công văn số 165/VĐG, 169/VĐG, 177/VĐG, 182/VĐG,184/VĐG, 186/VĐG, 188/VĐG, 189/VĐG, 190/VĐG, 194/VĐG, 197/VĐG,198/VĐG, 200/VĐG và 210/VĐG ở phần nơi nhận thiếu dấu “;” sau dòng “-Viện trưởng (để b/c)” (Phụ lục 07, 08)

(3) Tờ trình số 166/TTr-VĐG và 167/TTr-VĐG (Phụ lục 09, 10):

- Vào sổ sai số ký hiệu văn bản (Ảnh 2 - Phụ lục 05)

- Không đóng dấu vào chữ ký

- Không ghi số tờ trình, ngày tháng vào Phụ lục.

- Không đóng dấu giáp lại trên văn bản

Riêng đối với Tờ trình số 167/TTr-VĐG: gạch chân tên cơ quan ban hànhsai quy định, không đóng dấu treo ở Phụ lục

(4) Công văn số 171/VĐG, 176/VĐG, 183/VĐG và 208/VĐG in đậm

cả tên cơ quan chủ quản (Phụ lục 11, 12)

(5) Công văn số 181/VĐG ghi trích yếu nghiêng (Phụ lục 13)

(6) Các công văn số 201/VĐG, 202/VĐG và 203/VĐG sau Lưu không

có dấu “:” (Phụ lục 14)

(7) Báo cáo kết quả công tác tháng 5 và trọng tâm công tác tháng 6năm 2017 và Thông báo kết luận của Viện trưởng Viện Đánh giá khoa học vàĐịnh giá công nghệ không ghi số ký hiệu, riêng thông báo in đậm cả tên cơ quanchủ quản và không có chữ ký (Phụ lục 15, 16)

3.2 Đăng ký văn bản

Hiện tại, Viện đăng ký văn bản đi theo cách truyển thống (bằng Sổ) Việnchỉ hình thành hai loại sổ đăng ký là: Sổ đăng ký công văn đi (Phụ lục 03, 04 và05) và Sổ đăng ký văn bản mật đi

Về kích thước của sổ: theo đúng quy định của Thông tư số

07/2012/TT-BNV

Về bìa của sổ: màu xanh theo quy định, nội dung trên bìa khác so với quy

định Chỉ có tên sổ, năm, quyển số mà không có tên cơ quan chủ quản cấp trêntrực tiếp, tên Viện, không có ngày tháng năm bắt đầu và kết thúc, không ghi sốthứ tự đăng ký văn bản Các trình bày các yếu tố cũng không giống với quyđịnh Tên sổ cũng không giống so với quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV

Về trang đầu của sổ: đảo thứ tự hai vị trí ngày tháng và số, không ghi ngày

bắt đầu, số bắt đầu đăng ký và quyển số Đặc biệt không có chữ ký của người cóthẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng như quy định tại Thông tư07/2012/TT-BNV

Về phần đăng ký văn bản đi: đã đảm bảo có đủ 8 các yếu tố như quy định

tại Thông tư 07/2012/TT-BNV tuy nhiên có 2 vị trí là số ký hiệu và ngày tháng

bị đảo vị trí Việc đăng ký cũng đảm bảo dễ nhìn, sạch sẽ, cẩn thận, chính xác,đầy đủ các nội dung, có ghi chú tên cá nhân có liên quan

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn

3.3.1 Nhân bản

Việc nhân bản văn được thực hiện theo quy định tại Thông tư số07/2012/TT-BNV và Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN, theo đó:

Người soạn thảo căn cứ vào đối tượng nhận văn bản dự kiến số lượng vănbản cần nhân bản để người ký văn bản quyết định, cán bộ văn thư của Viện cùngvới đơn vị soạn thảo thực hiện nhân bản

Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng được xác định tại phần Nơinhận của văn bản và đúng thời gian quy định

Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện căn cứ vào quy định tại Khoản

1, Điều 8, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

3.3.2 Đóng dấu văn bản đi

Việc đóng dấu văn bản đi được cán bộ văn thư của Viện trực tiếp thực hiện,các loại dấu đều được đóng đúng vị trí, đúng theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều

10, Chương 2, của Thông tư số 07/2012/TT-BNV

Đóng dấu cơ quan

Dấu cơ quan được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng màu mực.Dấu đóng lên chữ ký về bên trái trùm lên 1/3 chữ ký

Đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụcvăn bản được thực hiện theo đúng quy định

Không có trường hợp văn thư đóng dấu khống lên văn bản

Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật: cán bộ văn thư của Viện căn cứ vào

mức độ mật, khẩn của văn bản (do đơn vị soạn thảo xác định và đề xuất đểngười ký văn bản quyết định) để đóng dấu theo đúng quy định

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 3.4.1 Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư lựa chọn bì phù hợp với văn bản đi cần chuyển phát sau đótrình bày bì và viết bì tiếp đó đưa văn bản vào bì và dán bì

Việc làm thủ tục chuyển phát văn bản đi được cán bộ văn thư thực hiện căn

cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 07/2012/TT-BNV

3.4.2 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Hạn chế:

- Cán bộ văn thư không mở Sổ chuyển giao văn bản đi, Sổ gửi văn bản đibưu điện, không có ký nhận khi tiến hành chuyển giao văn bản điều này sẽ gâyảnh hưởng đến việc quản lý văn bản đi của Viện, đặc biệt khi có vấn đề xảy ra

sẽ không thể quy trách nhiệm

3.5 Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi của Viện được lưu 02 bản: bản gốc tại Văn thư và bảnchính lưu tại hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

Văn thư đóng dấu, sắp xếp bản lưu theo thứ tự đăng ký và được bảo quảncẩn thận trong từng tập lưu (Phụ lục 17)

Văn thư thực hiện lưu văn bản theo đúng quy định tại Điều 12 Thông tư07/2012/TT-BNV và Điều 20 Quyết định 2825/QĐ-BKHCN

3.6 Nhận xét

3.6.1 Ưu điểm

- Viện thực hiện rất tốt việc đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản,ghi số, ngày tháng văn bản đảm bảo chính xác, đúng Từng cá nhân đều thựchiện tốt trách nhiệm của mình

- Sổ đăng ký văn bản đi tuy về hình thức bìa và trang đầu còn thiếu sótnhưng nội dung phần đăng ký văn bản đi được thực hiện rất tốt, chính xác, sạch

sẽ, dễ nhìn, đảm bảo đủ các nội dung

- Nhân bản, đóng dấu được cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc, tuân theođúng các quy định hiện hành

- Công tác chuyển phát văn bản được thực hiện nhanh chóng, chính xác,kịp thời qua đó đảm bảo tiến độ công việc cần giải quyết

- Lưu văn bản đi cẩn thận, bảo quản tốt, từng văn bản được bọc chóng túibóng trong tránh ướt, rách, hỏng

- Mặc dù hầu hết các văn bản đều được đảm bảo về mặt thể thức và kỹthuật trình bày song có những văn bản còn bị sai, không đúng theo quy định, hầuhất các văn bản đều gạch chân sai quy định (lớn hơn 1/3 đến 1/2) ở cơ quan banhành.

- Việc chuyển phát văn bản còn lỏng lẻo, không được đăng ký vào sổ vàcũng không có ký nhận

4.1.1 Tiếp nhận văn bản đến

Tất cả văn bản đến (kể cả Fax, Email) thuộc trách nhiệm của Viện phải quaVăn phòng xử lý (do cán bộ văn thư tiếp nhận) Cán bộ văn thư tiến hành kiểmtra:

- Số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong, đối chiếu với nơi gửi trước khi

ký nhận

- Nếu phát hiện thiếu, mất bì, bì không còn nguyên vẹn hoặc thời gianchuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đặc biệt đối với văn bản Hỏa tốc hẹngiờ) văn thư cần báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và lập biên bảnvới người chuyển nếu cần

- Văn bản chuyển qua mạng hoặc qua máy Fax văn thư tiến hành kiểm tra

số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu có sai sót báo lại cho nơigửi và người có trách nhiệm giải quyết

- Loại không bóc bì là văn bản đóng dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đíchdanh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong Viện, loại bì này văn thư gửi tiếpcho nơi nhận.

- Bóc bì văn bản mật được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an

Việc bóc bì được thực hiện theo đúng quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều

4 của Thông tư 07/2012/TT-BNV như sau:

- Những bì đóng dấu chỉ mức độ khẩn bóc trước

- Bóc bì không gây hư hại đến văn bản bên trong, không bỏ sót văn bảntrong bì, không làm mất số và ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưuđiện

- Đối chiếu văn bản bên trong với thông tin ghi trên bìa hoặc phiếu gửi,phát hiện sai sót báo lại cho nơi gửi giải quyết

4.1.3 Đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến

- Chuyển văn bản cho lãnh đạo Viện để nhận được ý kiến chuyển

Vị trí đóng dấu đến của Viện luôn được đảm bảo chính xác, đóng vàokhoảng trống dưới số ký hiệu hoặc dưới trích yếu đối với công văn, hoặc đóngvào khoảng giấy trống dưới “Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản”Tuy nhiên, mẫu dấu Đến mà hiện nay Viện đang sử dụng không đúng theoquy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV

Mẫu dấu đến của Viện Mẫu dấu đến theo Thông tư 07/2012/

Hiện tại, Viện đăng ký văn bản đến theo cách truyển thống bằng Sổ.

Viện có hai loại sổ đăng ký là: Sổ đăng ký công văn đến (Phụ lục 19) và Sổđăng ký văn bản mật đến

Về kích thước của sổ: theo đúng quy định của Thông tư số

07/2012/TT-BNV

Về bìa của sổ: màu hồng theo quy định, nội dung trên bìa khác so với quy

định Chỉ có tên sổ, năm, quyển số mà không có tên cơ quan chủ quản cấp trêntrực tiếp, tên Viện, không có ngày tháng năm bắt đầu và kết thúc, không ghi sốthứ tự đăng ký văn bản Cách trình bày các yếu tố cũng không giống với quyđịnh Tên sổ cũng không giống so với quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV

Về trang đầu của sổ: phần tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp và tên

Viện thay bằng Quốc hiệu, đảo thứ tự hai vị trí ngày tháng và số Đặc biệt không

có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng như quy địnhtại Thông tư 07/2012/TT-BNV

Về phần đăng ký văn bản đi: đã đảm bảo có đủ 8 các yếu tố như quy định

tại Thông tư 07/2012/TT-BNV Việc đăng ký cũng đảm bảo dễ nhìn, sạch sẽ,cẩn thận, chính xác, đầy đủ các nội dung, có ghi chú thời gian cần hoàn thành đểtiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết Cột tên loại và trích yếu nội dung chỉ hầuhết không ghi tên loại mà ghi ngay trích yếu nội dung văn bản

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Sau khi có ý kiến của lãnh đạo Viện, văn bản được chuyển trở lại văn thư,lúc này cán bộ văn thư mới tiến hành vào sổ (bỏ qua bước vào sổ trước khi trìnhvăn bản đến cho lãnh đạo).

Văn thư của Viện căn cứ vào ý kiến chuyển để nhân bản (photo hoặc saotheo thể thức) đúng số lượng và gửi văn bản đến các đối tượng có liên quantrong thời gian sớm nhất

4.3.2 Chuyển giao văn bản đến

Sau khi nhân bản đúng số lượng văn thư tiến hành chuyển giao văn bản tớicác đơn vị, cá nhân giải quyết

Việc chuyển giao đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, giữ bí mậtnội dung

Hiện nay, cán bộ văn thư ở Viện không mở sổ chuyển giao văn bản đếntheo quy định và cũng không có ký nhận khi chuyển giao văn bản, chỉ chuyểngiao trực tiếp, điều này có thể tránh rườm rà nhưng lại ảnh hưởng không nhỏđến việc quản lý văn bản, quản lý thông tin trong quản lý và việc quy tráchnhiệm nếu có vấn đề phát sinh

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

4.4.1 Giải quyết văn bản

Khi nhận được văn bản các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịpthời theo thời hạn được pháp luật quy định và theo quy định của Viện Ưu tiêngiải quyết các văn bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn trước

Khi trình Viện trưởng xem xét, quyết định phương án giải quyết thì đơn vị,

cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn

vị, cá nhân Đối với những văn bản có thêm ý kiến của các đơn vị khác thì phảitrình kèm văn bản tham gia ý kiến của đơn vị, cá nhân có liên quan

4.4.2 Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Văn thư tiến hành tổng hợp số liệu và theo dõi, nhắc nhở thời hạn giảiquyết văn bản Tuy nhiên cán bộ văn thư không lập “Sổ theo dõi việc giải quyếtvăn bản đến” theo quy định mà chỉ ghi thời hạn giải quyết vào cột ghi chú trong

“Sổ đăng ký công văn đến” để theo dõi, nhắc nhở các đơn vị, cá nhân giải quyếtđúng thời hạn

Đối với những văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thưcủa Viện có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thờihạn quy định

- Tuy đã có sổ đăng ký văn bản đến song mẫu bìa và một số yếu tố ở trangđầu vẫn chưa đáp ứng được theo đúng quy định của Thông tư 07/2012/TT-BNV

- Việc đăng ký văn bản đến không được thực hiện theo đúng quy định củaNhà nước, cán bộ văn thư sau khi tiếp nhận, đóng dấu đến, ghi số ngày đến xongkhông đăng ký vào sổ ngay mà chuyển cho lãnh đạo xin ý kiến chuyển và chỉđạo sau đó mới lấy văn bản về và đăng ký vào sổ, điều này có thể ảnh hưởngđến việc quản lý văn bản đến, gây thất lạc văn bản qua đó ảnh hưởng đến tiến độgiải quyết công việc

- Việc chuyển giao văn bản, theo dõi việc giải quyết văn bản không lập sổchuyển giao, sổ theo dõi điều này sẽ ảnh hưởng đến việc quản lý văn bản, quytrách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

4.5.3 Giải pháp

- Cán bộ văn thư cần ý thức được tầm quan trọng của việc đăng ký vănbản đến trước khi trình lãnh đạo, mở sổ chuyển giao văn bản, sổ theo dõi giảiquyết công việc để từ đó thực hiện chính xác công tác quản lý và giải quyết vănbản

- Lãnh đạo Viện cần quan tâm hơn nữa trong công tác quản lý và giảiquyết văn bản

- Cập nhật và thực hiện theo đúng quy định của những văn bản mới nhất

về quản lý và giải quyết văn bản

- Thay đổi mẫu dấu đến, mẫu sổ đảm bảo đúng theo quy định

5 Quản lý và sử dụng con dấu

Công tác quản lý và sử dụng con dấu của Viện được thực hiện theo các quyđịnh tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu và Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN ngày 22/12/2008 của

Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưutrữ

5.1 Các loại dấu của Viện

5.1.1 Dấu cơ quan

Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ có mẫu dấu là không cóhình biểu tượng

Theo Điểm đ, Khoản 1, Điều 6 của Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày13/4/2012 của Bộ Công an Quy định về con dấu của các cơ quan tổ chức, chứcdanh nhà nước, dấu của Viện có các đặc điểm sau:

- Đường kính: 36mm

- Xung quanh vàng ngoài con dấu: Bộ Khoa học và Công nghệ

- Giữa con dấu: Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ

Dấu của cơ quan được sử dụng để:

- Đóng lên chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định, về phía bêntrái trùm lên 1/3 chữ ký

- Đóng dấu treo trùm lên một phần tên Viện hoặc tên phụ lục kèm theovăn bản chính về phía bên trái

- Đóng dấu giáp lai đóng lên văn bản nhằm đảm bảo độ chân thực củatừng tờ trong văn bản, đóng vào khoảng giữa mép phải văn bản, từ 2 trang đếnkhông quá 5 trang văn bản.

5.1.2 Dấu khác

Dấu chỉ mức độ mật: MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT được xác định và

đóng theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nướcnăm 2000 Người soạn thảo căn cứ vào nội dung để đề xuất với người ký duyệtvăn bản quyết định

Dấu “Tài liệu thu hồi”: sử dụng đối với tài liệu xét thấy sau khi phát ra

cần thu hồi lại sau một thời gian nhất định, ở dòng thời hạn ghi rõ thời gian thuhồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể

Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”: sử dụng khi văn bản gửi đi chỉ

có người nhận mới được bóc bì để đảm bảo bí mật của tài liệu

Dấu chỉ mức độ khẩn: KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC

HẸN GIỜ được xác định bởi người soạn thảo sau đó đề xuất với người ký duyệtquyết định

Dấu chỉ phạm vi lưu hành: áp dụng đối với những văn bản Viện ban hành

có phạm vi, đối tượng được sử dụng hạn chế

Dấu chức danh (đóng phía trên chữ ký), dấu họ tên (đóng phía dưới chữ ký), dấu đến (đóng vào khoảng giấy trắng dưới số ký hiệu hoặc dưới trích yếu

đối với văn bản không có tên loại hoặc đóng dưới ngày tháng năm ban hành văn

bản),…

5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

5.2.1 Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân sử dụng con dấu

- Viện trưởng có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụngcon dấu và ban hành quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu của Viện

- Đăng ký mẫu con dấu và thông báo mẫu dấu cho cơ quan, tổ chức cóliên quan biết trước khi sử dụng

- Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫucon dấu

- Giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thuộc các trườnghợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật

- Con dấu được bảo quản đúng quy định

- Cán bộ văn thư đóng dấu theo đúng quy định

- Nếu bị mất dấu cần thông báo ngày cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhậnđăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an gần nhất nơi xảy ra mất con dấu.

- Thay dấu, làm dấu mới cần nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng kýmẫu dấu đã được cấp trước đó

- Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất, hỏng cần làm thủ tục cấplại giấy theo quy định

- Khi cần phải giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng để phục vụ công tác lưutrữ, nghiên cứu lịch sử

5.2.2 Nguyên tắc đóng dấu

- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền (Viện trưởng, phó việntrưởng,…) cán bộ văn thư mới được đóng dấu lên văn bản theo quy định

- Không đóng dấu khống lên văn bản

- Dấu đóng lên chữ kỹ trùm 1/3 chữ ký về bên tay trái

- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng màu mực theo quy định

- Cán bộ văn thư của Viện mới được giữ dấu và đóng dấu lên văn bản

- Dấu của Viện đóng vào văn bản do Viện ban hành, dấu của văn phòngđóng vào văn bản lấy danh nghĩa văn phòng ban hành

5.3 Bảo quản con dấu

Việc bảo quan con dấu được thực hiện theo đúng quy định hiện hành:

- Con dấu được giao cho cán bộ văn thư của Viện trực tiếp bảo quản và sửdụng để đóng dấu tại Viện, không giao cho người khác giữ và sử dụng dấu Cán

bộ văn thư được giao giữ dấu và thủ trưởng trực tiếp chịu trách nhiệm trướcpháp luật về việc sử dụng con dấu

- Các con dấu được để tại Văn phòng Viện không mang khỏi cơ quan,được văn thư quản lý chặt chẽ Con dấu để trong hộp sắp, cho vào ngăn tủ làmviệc của cán bộ văn thư và khóa lại

- Không sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu

- Nếu muốn đổi dấu cán bộ văn thư phải được sự cho phép của lãnh đạoViện và làm thủ tục đổi dấu theo quy định của nhà nước

5.4 Nhận xét

Việc quản lý và sử dụng con dấu ở Viện được thực hiện nghiêm chỉnh, theođúng quy định

Mẫu dấu đảm bảo chính xác về kích thước, màu mực

Văn thư bảo quản con dấu tốt, tránh làm mất, hỏng

Việc đóng dấu cũng được thực hiện tuân theo các nguyên tắc và quy định

cụ thể

Đóng đúng các loại dấu và đúng vị trí cần đóng

6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Viện

- Hồ sơ nguyên tắc: là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản

hướng dẫn từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tracứu khi giải quyết công việc của Viện

- Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả,… hình thànhtrong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Viện

- Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân

(hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ,…)

6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Hiện này Viện chưa có danh mục hồ sơ mà trong quá trình thực hiện côngviệc, các đơn vị, cá nhân tự lập hồ sơ phù hợp với công việc cần giải quyết

6.3 Phương pháp lập hồ sơ

6.3.1 Mở hồ sơ

Lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ: ký hiệu hồ

sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ

Cán bộ, nhân viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc cần giải quyết

và thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ

Bìa hồ sơ tuân theo quy định cụ thể

6.3.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Các cá nhân phụ trách hồ sơ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả vănbản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơtương ứng đã mở

Việc thu thập đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ

6.3.3 Kết thúc hồ sơ

Người lập hồ sơ kiểm tra lại:

- Mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ

- Xem xét loại bỏ những tài liệu trùng, thừa, không có giá trị

Sau đó sắp xếp lại văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo các cách:

- Sắp xếp theo thứ tự thời gian: là sắp xếp theo trình tự thời gian ngày thángnăm của văn bản từ sớm đến muộn Thường áp dụng với các hồ sơ vấn đề, vụ,việc hoặc hồ sơ nguyên tắc

- Sắp xếp theo số văn bản: căn cứ vào số thứ tự của văn bản sắp xếp từ nhỏđến lớn Áp dụng với các tập lưu văn bản theo tên gọi ở văn thư cơ quan

- Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: từ phát sinh, phát triển đếnkết thúc Áp dụng hồ sơ công việc

6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Công tác này được Viện thực hiện căn cứ theo Điều 1 Luật Lưu trữ năm

2011 và Điều 17, Thông tư số 07/2012/TT-BNV quy định thời hạn nộp lưu:trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Những hồ sơ, tài liệu nộpvào Lưu trữ cơ quan có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên

Những hồ sơ không nộp:

- Hồ sơ nguyên tắc

- Hồ sơ phân phối giải quyết công việc

- Các văn bản, tài liệu tham khảo

- Hồ sơ chưa kết thúc

Thủ tục nộp lưu:

- Hai bên kiểm tra lại hồ sơ đảm bảo đúng quy định

- Lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ,tài liệu, người giao và nhận ký ghi rõ họ tên, mỗi bên giữ một bản

6.5 Nhận xét

- Các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Viện đều có đầy

đủ, đảm bảo được lưu giữ, bảo quản cẩn thận

- Việc lập hồ sơ cũng được thực hiện theo trình tự nhất định, đảm bảo giấy

tờ, văn bản, tài liệu không bị mất mát, hỏng