Vai trò của nhà Quản trị văn phòng tại Tổng công ty xây dựng Sông Đà và một số giải pháp giúp xây dựng hình ảnh Nhà Quản trị văn phòng để đáp ứng nhu cầu trong thời kỳ hội nhập

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn, phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đê tài 3 7. Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4 1. Vài nét khái quát về văn phòng doanh nghiệp 4 1.1.Khái niệm 4 1.1.1.Khái niệm doanh nghiệp 4 1.1.2.Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 4 1.2. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp 5 2. Những nét khái quát chung về quản trị và quản trị văn phòng 8 2.1. Quản trị 8 2.2.1. Khái niệm quản trị 8 2.2.2.Chức năng của quản trị 8 2.2. Quản trị văn phòng và Nhà Quản trị văn phòng 10 2.2.1. Khái niệm 10 2.2.2. Vai trò của Quản trị văn phòng và Nhà Quản trị văn phòng 11 Chương 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QTVP TẠI TỔNG CÔNG TY XD SÔNG ĐÀ NÓI RIÊNG VÀ CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY NÓI CHUNG 14 1.Khái quát về công và văn phòng công ty 14 1.1. Những nét khái quát chung 14 1.2. Vài nét khái quát về văn phòng công ty 15 1.2.1 Chức năng của văn phòng công ty 15 1.2.2. Nhiệm vụ 15 2. Vai trò của Nhà Quản trị Văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà nói riêng và các doanh nghiệp hiện nay nói chung 17 2.1. Thực trạng quản lý, diều hành hoạt động văn phòng của Nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp 17 2.2. Những yêu cầu của doanh ngiệp đối với nhà quản trị văn phòng 18 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG TƯƠNG LAI ĐỂ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HỘI NHẬP 23 3.1. Nhận xét đánh giá 23 3.2. Những giải pháp để xây dựng hình ảnh Nhà QTVP để đáp ứng nhu cầu hội nhập hiện nay 23 3.2.1. Về phẩm chất của nhà Quản trị văn phòng 24 3.2.1.1. Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp 24 3.2.1.2. Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc 24 3.2.1.3. Cẩn thận và chu đáo 24 3.2.1.4 Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết 24 3.2.1.5. Năng động và linh hoạt 25 3.2. 2. Các yêu cầu về trình độ, khả năng của nhà quản trị văn phòng 25 3.2.2.1. Kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phòng: 25 3.2.2.2 Có kiến thức về hiện đại hoá công tác văn phòng 25 3.2.2.3. Có các kiến thức tổng quát về mọi mặt: 25 3.2.2.4. Có các kỹ năng cần thiết của một nhà quản trị văn phòng hiện đại 25 3.2.3. Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đúng đắn về vai trò tầm quan trọng của Nhà QTVP 26 2.2.4. Đào tạo nguồn nhân lực 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài tập này do tôi thực hiện để phục vụ cho quá trìnhhọc tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn

Nội dung trong đề tài là sản phẩm của quá trình tích lũy kiến thức cũngnhư quá trình thu thập thông tin, tư liệu từ cơ sở thực tế và các tài liệu chínhthống

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về bài tập của mình

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn, phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng .3 6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đê tài 3

7 Cấu trúc đề tài 3

CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4

1 Vài nét khái quát về văn phòng doanh nghiệp 4

1.1.Khái niệm 4

1.1.1.Khái niệm doanh nghiệp 4

1.1.2.Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 4

1.2 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp 5

2 Những nét khái quát chung về quản trị và quản trị văn phòng 8

2.1 Quản trị 8

2.2.1 Khái niệm quản trị 8

2.2.2.Chức năng của quản trị 8

2.2 Quản trị văn phòng và Nhà Quản trị văn phòng 10

2.2.1 Khái niệm 10

2.2.2 Vai trò của Quản trị văn phòng và Nhà Quản trị văn phòng 11

Chương 2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QTVP TẠI TỔNG CÔNG TY XD SÔNG ĐÀ NÓI RIÊNG VÀ CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY NÓI CHUNG .14 1.Khái quát về công và văn phòng công ty 14

1.1 Những nét khái quát chung 14

1.2 Vài nét khái quát về văn phòng công ty 15

1.2.1 Chức năng của văn phòng công ty 15

1.2.2 Nhiệm vụ 15

2 Vai trò của Nhà Quản trị Văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà nói riêng và các doanh nghiệp hiện nay nói chung 17

2.1 Thực trạng quản lý, diều hành hoạt động văn phòng của Nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp 17

2.2 Những yêu cầu của doanh ngiệp đối với nhà quản trị văn phòng 18

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG TƯƠNG LAI ĐỂ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HỘI NHẬP 23

3.1 Nhận xét đánh giá 23

3.2 Những giải pháp để xây dựng hình ảnh Nhà QTVP để đáp ứng nhu cầu hội nhập hiện nay 23

3.2.1 Về phẩm chất của nhà Quản trị văn phòng 24

3.2.1.1 Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp 24

3.2.1.2 Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc 24

3.2.1.3 Cẩn thận và chu đáo 24

3.2.1.4 Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết 24

3.2.1.5 Năng động và linh hoạt 25

3.2 2 Các yêu cầu về trình độ, khả năng của nhà quản trị văn phòng 25

3.2.2.1 Kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phòng: 25

3.2.2.2 Có kiến thức về hiện đại hoá công tác văn phòng 25

3.2.2.3 Có các kiến thức tổng quát về mọi mặt: 25

3.2.2.4 Có các kỹ năng cần thiết của một nhà quản trị văn phòng hiện đại.25 3.2.3 Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đúng đắn về vai trò tầm quan trọng của Nhà QTVP 26

2.2.4 Đào tạo nguồn nhân lực 26

KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong một Doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động được nhịp nhàng,liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn phòng , chính vì vậy khi nhắcđến các cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh đến vai trò của bộ phận vănphòng, văn phòng luôn được coi là bộ máy thực hiện chức năng giúp việc, phục

vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan Nó đảm bảo cho công tác lãnh dạo vàquản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục vàhiệu quả

Có thể nói bộ phận văn phòng có vai trò rất quan trọng trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng, bộ phận vănphòng góp phần thể hiện thương hiệu, hình ảnh của cơ quan tổ chức và doanhnghiệp Chính vì vậy để có một bộ máy văn phòng làm việc hiệu quả, chuyênnghiệp, thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao thì công tác tổ chức các nghiệp vụvăn phòng hay nói cách khác là tổ chức công việc phải hợp lý, khoa học và theotrình tự nhất định

Để tổ chức hoạt động văn phòng hợp lý và khoa học thì Nhà quản trị vănphòng đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định đến hiệu quả đó NhàQTVP như là kim chỉ nam điều hành hoạt động văn phòng của doanhnghiệp.Hiện nay các cơ quan hay doanh nghiệp đẫ bắt đầu chú ý và nhận thứcđược tầm quan trọng củanhà Quản trị văn phòng , công tác văn phòng trong quátrình hoạt động của bộ phận văn phòng, tuy nhiên với thực trạng hiện nay vẫncòn một số bất cập, khó khăn còn tồn tại

Nhận thức được vai trò quan trọng đó em đã lựa chọn đề tài :”Vai trò của nhà Quản trị văn phòng tại Tổng công ty xây dựng Sông Đà và một số giải pháp giúp xây dựng hình ảnh Nhà Quản trị văn phòng để đáp ứng nhu cầu trong thời kỳ hội hập”

2 Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề vai trò của nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp đã có nhiều tácgiả quan tâm nghiên cứu, tiểu biểu như:

- Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoahọc và kỹ thuật, HN

- Doanh nghiệp và nhà Quản trị văn phòng của tác giả TS Trần thị Ngân,Nxb Thống kê, HN

- Công tác văn phòng trong doanh nghiệp hiện nay của tác giả Vũ VănNinh, Nxb Thống kê, HN

- Các bài luận văn, tiểu luận của những người đi trước cũng nghiên cứu vềvấn đề này

Nhìn chung những tác gải trên đa xtrinhf bày khái quát được vai trò củanhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp hiện nay và những thách thức, yêucầu của Nhà QTVP trong giai đoạn hộ nhập mới Đây sẽ là nguồn căn cứ liệucho em nghiên cứu đề tài dưới đây

3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn, phạm vi nghiên cứu của đề tài 3.1 Đối tượng nghiên cứu:

-Vai trò của nhà Quản trị văn phòng tại Tổng công ty xây dựng Sông Đà

- Hình ảnh Nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập

3.2.Giới hạn và phạm vi nghiên cứu

Vai trò của nhà Quản trị văn phòng tại Tổng công ty xây dựng Sông Đà

và một số giải pháp giúp xây dựng hình ảnh Nhà Quản trị văn phòng để đáp ứng

nhu cầu trong thời kỳ hội hập”

4 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

4.1 Mục đích nghiên cứu

Đề tài hướng tới mục tiêu:Tìm hiểu vê vai trò của nhà quản trị văn phòngtại Tổng công ty xây dựng Sông Đà và tìm hiểu giải pháp để xây dựng hình ảnhnhà QTVP doanh nghiệp trong tương lai

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

-Khảo sát được vai trò của nhà QTVP tại công ty

- Phân tích những khó khăn và thuận lợi của công ty trong công tác văn

phòng và xây dựng hình ảnh của nhà QTVP trong tương lai

- Đưa ra được những giải pháp nhằm hoàn thiện và xây dựng hình ảnhcho nhà QTVP của công ty nói riêng và doanh nghiệp nói chung

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiêncứu sau:

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu củangười đi trước

+ Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụngtrong suốt quá trình thực hiện đề tài

+ Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo vàcán bộ phụ trách, Với phương pháp này tác giả có các số liệu và nhận xét đượcđưa ra trong đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời tác giả thu được những thôngtin mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đê tài

Đưa ra những cơ sở lý luận về tổ chức công tác văn phòng

- Đánh giá thực trạng công tác văn phòng và vai trò của nhà QTVP tạicông ty xây dựng Sông Đà, là cơ sở lý luận cho những đề tài nghiên cứu, tìmhểu về chủ đề cùng lĩnh vực

- Đưa ra một số giải pháp góp phần tham khảo để tổ chức, quản lý, nângcao hiệu quả công tác văn phòng tại cơ quan đơn vị

7 Cấu trúc đề tài

Chương 1: Những lý luận chung về văn phòng doanh nghiệp và nhà

Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Chương 2: Vai trò của Nhà QTVP tại tổng công ty xây dựng Sông Đà nói

riêng và các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nói chung

Chương 3: Một số giải pháp xây dựng hình ảnh của nhà QTVP doanh

nghiệp trong tương lai để đáp ứng nhu cầu hội nhập.

CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

1 Vài nét khái quát về văn phòng doanh nghiệp

1.1.Khái niệm

1.1.1.Khái niệm doanh nghiệp

Doanh nghiệp hay đúng ra là doanh thương là một tổ chức kinh tế, có tênriêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quyđịnh của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh]

Cũng theo Luật doanh nghiệp 2005 giải thích, Kinh doanh là việc thựchiện liên tục một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mụcđích sinh lợi Như vậy doanh nghiệp là tổ chức kinh tế vị lợi, mặc dù thực tế một

số tổ chức doanh nghiệp có các hoạt động không hoàn toàn nhằm mục tiêu lợinhuận

1.1.2.Khái niệm văn phòng doanh nghiệp

Khái niệm văn phòng

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại ViệtNam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước;các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xãhội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chứcphi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì

“văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệpthì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắtbuộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanhnghiệp) Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn phòng” thì có nhiều cách hiểu khácnhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoahọc, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều cố gắng đưa ra các cách hiểu về vấn

đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất tuyệt đối Cóquan niệm cho rằng văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị

chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chấtcần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức” Ở quan niệm này có thể hiểuvăn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiệncác công việc điều hành như ra quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề

tổ chức nhân sự… cho tới việc đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất nhưmua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng… đảm bảo cho hoạt động của cơ quan,

tổ chức được thông suốt Trên thực tế văn phòng như quan niệm này đề cập cóthường có tên gọi là “văn phòng” hoặc phòng “Hành chính – Quản trị”, hoặcphòng “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay phòng “Hành chính – Tổng hợp”

Khái niệm văn phòng doanh nghiệp:

Văn phòng của doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức củadoanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗtrợ cho các đơn vị chuyên môn khác Tuy nhiên, do có nhiều loại hình doanhnghiệp nên văn phòng của các doanh nghiệp cũng có những cách thức tổ chứckhác nhau Với loại hình nhóm công ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòngđược tổ chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (như văn phòng Tổng công tyHàng không, văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia…) Với công ty có quy mônhỏ hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính –Nhân sự) Bên cạnh đó, với loại hình công ty tư nhân, công ty vừa và nhỏ thìvăn phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất hạn chế(thậm chỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chínhcủa công ty

1.2 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp

Chức năng của văn phòng các doanh nghiệp là giúp việc cho hoạt độngcủa công ty và của lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện các công tác hành chínhđồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Đểthực hiện chức năng trên, thông thường văn phòng của doanh nghiệp nhiệm vụ

cơ bản sau:

Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nộibộdoanh nghiệp Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng,

điều động,bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân Phốihợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể.

- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối vớingườilao động theo quy định của Bộ luật Lao động Theo dõi, giải quyết các chế

độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạnlao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độchính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân

- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán

bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh Xâydựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật củadoanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng bannghiệp vụ thực hiện.Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đihọc, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức

- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động Lập và quản lý quỹ lương,các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của nhà nước

và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tổng hợp báo cáo quỹ lươngdoanh nghiệp

- Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật củadoanh

nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Có trách nhiệmđôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnhđạo.Theo dõi, nhận x t cán bộ, công nhân để đề xuất việc x t nâng lương, thinâng bậc hàng năm

- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanhnghiệp, theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo

- Thực hiện các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quyđịnh của pháp luật, quy chế và điều lệ doanh nghiệp

- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, thực hiện chế độ bảo hiểmcho người lao động

- Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo quy định pháp luật.Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định Chuyển phát văn bảncủa doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến nơi nhận Tiếp nhận vàchuyển các văn bản đến lãnh đạo hoặc thư ký giám đốc Chuyển các văn bản đếncác phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu của lãnh đạo.

- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp Lập kếhoạch mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo phê duyệt Thực hiện công tác kiểmtra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc định kỳ hàng năm theo quy định

- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp đi công tác.Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộchọp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, vănphòng doanh nghiệp Liên hệ và phối hợp với chính quyền và công an địaphương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội Đảm bảo hệ thốngđiện thoại, liên lạc, cấpđiện, cấp nước phục vụ văn phòng doanh nghiệp.Theodõi công tác dân quân tự vệ, công tác nghĩa vụ quân sự của doanh nghiệp.âydựng quy định về phòng chống cháy nổ Đảm bảo công tác an toàn phòng chốngcháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp thời khi xảy

2 Những nét khái quát chung về quản trị và quản trị văn phòng

2.1 Quản trị

2.2.1 Khái niệm quản trị

Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị Koontz và O ’Donnell chorằng: “Quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhânlàm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ cà các mụctiêu đã định” Hay theo Stoner và Robbins: Quản trị là một tiến trình bao gồmviệc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong mộtđơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của các đơn vị đó”… Vàcòn rất nhiều quan niệm khác về quản trị do xuất phát từ các quan điểm, lĩnhvực hoạt động, môi trường khác nhau Ở đây, chúng tôi lựa chọn cách hiểuchung nhất về quản trị, phù hợp với quan điểm hiện đại trên thế giới và với điều

kiện Việt Nam là: “Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng

của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực”

2.2.2.Chức năng của quản trị

- Chức năng hoạch định: Đây là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản

trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể đểđạt mục đích, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động.Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạtđược và những phương thức để đạt được mục tiêu đó.Nói cách khác, hoạch địnhchính là xây dựng một bản kế hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện một côngviệc, một nhiệm vụ cụ thể nào đó.Nếu không lập kế hoạch một cách chính xác

dễ dẫn đến thất bại trong quản trị.Có nhiều cơ quan, tổ chức haotj động kémhiệu quả, khó phát triển cũng do một phần nguyên nhân là không có kế hoạchhoặc kế hoạch không được xây dựng chính xác

- Chức năng tổ chức: Đây là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức

công việc và tổ chức nhân sựcho một tổ chức Công việc này bao gồm: xác địnhnhững việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận

nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệthống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao? Tổ chức đúng đắn sẽtạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chứckém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt.

- Chức năng lãnh đạo: Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi

một cá nhân có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau Nhiệm vụ củangười làm quản trị là phải biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền,biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc nhữngphong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trườngcủa người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắngđược sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi Lãnh đạo xuất sắc có khảnăng đưa cơ quan, tổ chức, công ty đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưathật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém

- Chức năng kiểm soát: Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những

kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặtcơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân

sự, công việc còn lại vẫn còn có thểthất bại nếu không kiểm tra Công tác kiểmtra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đãđược xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm bảođảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu Nhữngchức năng trên đây là phổ biến đối với mọi hoạt động quản trị, mọi nhàquản trị

dù đó là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởngphòng, hay chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí nghiệp Vấn đề chỉ ở chỗ

là các chức năng đó được áp dụng ở mức độ nào, phạm vi được tác động Chẳnghạn như một giám đốc công ty, thì chức năng quản trị mà ông ta thực hiện chính

là chức năng hoạch định, vì với cương vị của người lãnh đạo cao nhất của doanhnghiệp thì việc định hướng phát triển, đề ra chính sách, chiến lược phát triển chotoàn công ty là vấn đề cốt lõi cảu ông ta Trong khi đó, một người tổ trưởng dâychuyền sản xuất, cùng làm việc với công nhân thì chức năng chính của chị lại làtriển khai kế hoạch sản xuất do cấp trên giao, liên tục công tác kiểm tra, đôn đốccông việc của những người công nhân trong tổ mình, đảm bảo sản phẩm được

làm ra đạt chất lượng cao nhất Như vậy, mức độ áp dụng cá chức năng quản trị

sẽ khác nhau ở các cấp bận quản trị khác nhau trong cùng một tổ chức

- Nhà quản trị, thông qua các hoạt động củhọ sẽ ảnh hưởng đến sự thànhcông hay thất bại của tổ chức Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ chứcbằng những quyết định mà họ đưa ra Đối với huấn luyện viên một đội bóng thì

đó là quyết định tuyển mộ cầu thủ, những cầu thủ nào có mặt trong đội hình,những lối chơi nào được áp dụng, sự thay đổi đấu pháp cho từng trận đấu.v.v Tương tự như vậy, các nhà quản trịdoanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệpthành công hay thất bại thông qua những quyết định đúng sai của họ Mặc dùnhững kết quả của tổ chức chịu ảnh hưởng rất nhiều vào những quyết định vàhành động quản trị, nhưng chúng còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố ngoàitầm kiểm soát của sự quản lý Đó là những yếu tố áp đặt từ phía bên ngoài cũngnhư bên trong tổ chức mà các nhà quản trị không thể kiểm soát được Nhà quảntrị dù giỏi mấy cũng vẫn có những yếu tố tác động như: hoạt động của cácdoanhnghiệp cạnh tranh, nguồn nhân lực và các nguồn lực bên ngoài khác.Trong một tổ chức, nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điềukhiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của

họ Họ là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhân sự, tài chính,vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu Những hoạtđộng của họ mang tính định hướng, lựa chọn, quyết định và phối hợp các côngviệc, các cá nhân trong tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của tổ chứcđó.Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người vì vậy

nó cũng cần được chuyên môn hóa Trong mỗi tổ chức các công việc về quản trịkhông chỉcó tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ nét

Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: nhà quản trị cao cấp, nhà quản trị cấptrung gian và nhà quản trịcấp cơ sở Mô hình dưới đây mô tả những đặc trưng cơbản của các cấp quản trị này

2.2 Quản trị văn phòng và Nhà Quản trị văn phòng

2.2.1 Khái niệm

Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay nhỏ,

được tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ máyvới chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của toàn

cơ quan, doanh nghiệp đó Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên lý của khoahọc quản trị trong việc quản lý, điều hành văn phòng là vấn đề hết sức quantrọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn lực củachính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều kiện ViệtNam hội nhập với thế giới) Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp củalãnh đạo, có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ.Các công việc củavăn phòng có tính chất nghiệp vụ chuyên môn sâu, phục vụ và ảnh hưởng tớicác công việc chuyên môn của các đơn vị, phòng ban khác Do đó, không thểkhông có hoạt động quản trị tại văn phòng Những người lãnh đạo văn phòng(như Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Hành chính-Nhân sự…) là những người đang thực hiện công tác quản trị hành chính vănphòng, đảm bảo cho văn phòng thực hiện hiệu quả nhất chức năng, nhiệm vụđược phân công Chúng tôi cho rằng: “Quản trị hành chính văn phòng là hoạtđộng quản trị đối với bộ máy văn phòng, bằng các phương pháp khoa học vàcách thức linh hoạt, trên cơ sở pháp luật và các quy định của tổ chức, nhằm đạtđược các mục tiêu mà văn phòng đã đã đề ra một cách hiệu quả nhất”

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức phối hợp tiêuchuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin

2.2.2 Vai trò của Quản trị văn phòng và Nhà Quản trị văn phòng

Người kiểm soát văn phòng Người kiểm soát phải có thể được định nghĩanhư "Quản đốc văn phòng".Những người kiểm soát thi hành những chính sáchhoạt động trong lĩnh vực trách nhiệm và kiểm soát những nhân viên thuộc tráchnhiệm trực tiếp của mình Quản lý con người trong văn phòng Việc phân tíchhành vi của con người tại nơi làm việc đã trở nên rất quan trọng Những ảnhhưởng về hành vi là những thái độ của con người đối với việc làm và những yếu

tố thúc đẩy họ Cân nhắc tất cả các khía cạnh thúc đẩy nhân viên văn phòng củamột tổ chức đã trở nên ngày càng cần thiết

Kiểm soát chất lượng của công việc văn phòng: Người quản lý văn phòng

được sự hỗ trợ bởi các giám sát viên, chịu trách nhiệm về việc kiểm soát cáccông việc văn phòng.

Kiểm soát tài chính trong văn phòng: Hầu hết những người quản trị vănphòng sẽ được yêu cầu phải có một sự hiểu biết về kiểm soát tài chính Kiểmsoát tài chính trong văn phòng về cơ bản gồm tiền tiêu vặt trong văn phòng: Cácvăn phòng thường được cấp một khoản tiền tiêu vặt để sắm các khoản nhỏ vềnhững vật tư cần thiết, khẩn cấp mà không có sẵn ở kho trung tâm Hệ thốngtiền tiêu vặt của văn phòng sẽ thường là tiền ứng trước Ở những khoảng thờigian đã định trước, tùy theo giai đoạn kiểm soát kế toán được sử dụng trong cơquan số tiền tiêu vặt sẽ được cân đối

Bảo hiểm trong văn phòng Bảo hiểm là phương tiện mà qua đó các rủi rođược san sẻ giữa nhiều người hoặc nhiều tổ chức.Một số các cơ quan muốn bảo

vệ cho bản thân các văn phòng của họ khỏi bị phá hủy vì hỏa hoạn có thể muabảo hiểm để hạn chế rủi ro này Cơ quan hoặc bên muốn mua bảo hiểm được gọi

là người được bảo hiểm

Điều tra công việc văn phòng: Điều tra công việc văn phòng giúp đưa raquyết định về lịch trình công việc và đặt ra các mục tiêu cho từng cá nhân dướiquyền mình trong mối quan hệ với chất lượng và khối lượng Sắp xếp thời khóabiểu trong văn phòng Một chức năng quan trọng trong công tác văn phòng là sắpxếp công việc; việc thiết lập những tiêu chuẩn biểu hiện có thể giúp ở đây

Kiểm soát văn phòng: Kiểm soát của ban quản trị đã trở thành một công

cụ kinh điển để xem xét bất kỳ khía cạnh công việc nào của một cơ quan Thựchiện kiểm soát văn phòng bao gồm ra các quyết định và chịu trách nhiệm đối vớiviệc hoạch định và kiểm soát công việc.Nếu các kiểm soát công việc văn phòngđược thực hiện định kỳ, chúng có thể nhận diện những lĩnh vực có thể cải tiếnđược.Có hai câu hỏi chủ yếu liên quan đến kiểm công việc văn phòng đó là aiphải thực hiện nó câu thứ hai là nó phải đươc thực hiện như thế nào

Tiểu kết:

Qua chương 1 trình bày ở trên chúng ta có thể thấy những nét cơ bản về Quản trị và quản trị văn phòng, chức năng của văn phòng, chức năng của quản trị và quản trị văn phòng,để tìm hiểu sâu về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp hiện nay Qua những gì trình bày ở chương 1 có thể thấy rằng vai trò quan trọng của văn phòng và công tác văn phòng trong hoạt động của các cơ quan tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng Văn phòng

là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan đơn vị; văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị Đồng thời qua đây có thể hiểu thêm về kỹ năng tổ chức và tổ chức nghiệp vụ, công tác văn phòng, những nguyên tắc, yêu cầu, hay quy trình, phương pháp tổ chức công việc cũng như công tác văn phòng Để phát huy được hiệu quả, vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh d dạo cơ quan phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học thì cần phải có kiến thức lý luận trên, nội dung trình bày ở Chương 1chính là căn cứ luậ cho em nghiên cứu và trình bày nội dung chương 2 dưới đây