Được sự giới thiệu của Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố Hồ ChíMinh, sự giúp đỡ của giảng viên hướng dẫn và sự đồng ý của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Thực hành là điều kiện phản ánh năng lực của mỗi sinh viên, do vậy hàng năm Nhàtrường tổ chức cho sinh viên đi thực tập ở cơ quan, đơn vị để sinh viên có dịp cọ sát vớicông việc thực tế giúp sinh viên tích lũy kinh nghiệm và kiến thức Trong chương trình đàotạo cử nhân hành chính hệ chính quy của Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố
Hồ Chí Minh, sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết sinh viên sẽ có 02 tháng thời gianthực tập tại các cơ quan hành chính Nhà nước nhằm giúp sinh viên có được trải nghiệm thực
tế tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động của cơ quan mình thực tập để hoànthành báo cáo thực tập cuối khóa Đây là một trong những điều kiện tiên quyết để sinh viênđược tốt nghiệp
Được sự giới thiệu của Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố Hồ ChíMinh, sự giúp đỡ của giảng viên hướng dẫn và sự đồng ý của Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng), tôi đã được thực tập tại cơquan Tại đây, tôi có điều kiện tìm hiểu về công tác ứng dụng công nghệ thông tin của Vănphòng, đồng thời được sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ, công chức của Văn phòng tôi
đã được thực hiện những khâu nghiệp vụ như một cán bộ thực thụ
Thực tế hiện nay sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã đem lại rất nhiềulợi ích cho toàn xã hội Nhờ có công nghệ thông tin mà giúp con người gần nhau hơn, rútngắn khoảng cách cũng như thời gian, giúp con người có thể giao tiếp từ xa mà vẫn đảm bảo
nội dung (Email cá nhân, Hộp thư Công vụ, phần mềm xử lý văn bản eOffice…) Không
những vậy, công nghệ thông tin còn giúp con người thay đổi cách làm việc Hiện nay ở nước
ta việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc được diễn ra phổ biến, đáng ghi nhậnhơn là các cơ quan Hành chính dần đang triển khai tin học hóa tại đơn vị mình Nhằm thựchiện công tác cải cách hành chính nói chung và cải cách thủ tục hành chính nói riêng khi ápdụng CNTT sẽ giúp ích rất nhiều Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta đã có sựđầu tư rất lớn trong việc ứng dụng CNTT vào công tác cải cách hành chính nhằm nâng caohiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực của đời sống xã hội, hiện đại hóa đápứng nhu cầu phát triển ngày càng cao của đất nước Ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước cũng như trong công tác Văn phòng là thực
Trang 2hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về cải cách hành chính theo hướng tinh gọn, hiệnđại Do vậy, trong thời gian tới cần có những giải pháp khả thi để nâng cao hiệu quả ứngdụng CNTT tại Văn phòng cũng như các cơ quan hành chính Nhà nước, góp phần nâng caohiệu lực, hiệu quả quản lý và đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính theo hướng hiện đại.
Để thực hiện công việc đạt hiệu quả thì các cơ quan trong bộ máy hành chính Nhà nước cần
có bộ phận tham mưu, giúp việc có trình độ và năng lực tốt (tức Văn phòng mạnh), Văn
phòng thực hiện các chức năng cở bản như: tham mưu, tổng hợp, hậu cần vậy nên cần phải
đủ khả năng để giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả
Vì vậy, tôi quyết định chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện ” để làm chuyên đề báo cáo của
mình với những nội dung chính sau đây:
Phần 1 Báo cáo tình hình thực tập
I Kế hoạch thực tập
II Những công việc cụ thể
III Kết quả thực tập
Phần 2 Báo cáo chuyên đề thực tập
I Giới thiệu chung về huyện
II Tổng quan về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
Xin chân thành cảm ơn!
PHẦN 1: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP
Trang 3Thực hiện Quy chế thực tập đối với sinh viên Đại học Hành chính hệ chính quy củaHọc viện Hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh đối với sinh viên KS12 hệchính quy niên khóa 2011-2015, tôi xin được báo cáo tình hình thực tập tại Văn phòng Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện như sau:
- Triển khai nghiên cứu đề tài
- Quan sát cách thức làm việc của cán bộ trong cơ quan
- Nghiên cứu văn bản, tài liệu của cơ quan liên quan đến
Trang 4- Tiến hành viết báo cáo thực tập.
Tuần 5
Từ ngày 30/03/2015
Đến ngày 03/04/2015
- Giúp các anh/chị chuyên viên những nghiệp vụ cơ bản
- Thu thập thêm số liệu cần thiết
- Tiến hành viết báo cáo thực tập
- Tiếp tục nghiêm cứu văn bản
Tuần 6
Từ ngày 06/04/2015
Đến ngày 10/04/2015
- Hoàn thành báo cáo thực tập
- Trình giảng viên hướng dẫn xem báo cáo và hướngdẫn chỉnh sửa báo cáo thực tập
II Những công việc cụ thể
Trong thời gian thực tập, bản thân tôi đã rút ra được rất nhiều kinh nghiệm khi đượccác cán bộ ở Văn phòng hướng dẫn nhiệt tình về tài liệu nghiên cứu phục vụ cho đề tài báocáo và các tác nghiệp, nghiệp vụ thực tiễn trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước của
cơ quan Cụ thể:
2.1 Nghiên cứu tài liệu
Việc nghiên cứu tài liệu chủ yếu nhằm phục vụ hai mục đích chính:
Trang 5Thứ nhất: Nghiên cứu tài liệu để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức và quy chế hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dần và Ủy ban nhân dânhuyện
Thứ hai: Nghiên cứu tài liệu về những quy định, hoạt động và thực trạng ứng dụng
Công nghệ thông tin trong hoạt động tại Văn phòng Hội đồng nhân dần và Ủy ban nhân dânhuyện
Quá trình nghiên cứu tài liệu bản thân tôi đã thực hiện nghiên cứu, tìm hiểu nhữngvăn bản quy phạm pháp luật sau:
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND vàUBND huyện
+ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP Nghị định của Chính phủ ngày 23/8/2014 Quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh
+ Quyết định số 42/2012/QĐ-UBND ngày 12 tháng 5 năm 2012 của UBNDhuyện về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND vàUBND huyện
- Các văn bản quy đinh về ứng dụng Công nghệ thông tin tại cơ quan hành chính nóichung và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện nói riêng:
+ Luật Công nghệ thông tin của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Trang 6+ Quyết định số 1388/QĐ-UBND ngày 01/12/2010 của UBND tỉnh về việc phê duyệt
kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước tỉnh KonTum giai đoạn 2011-2015
+ Chỉ thị số 03/2011/CT-UBND ngày 13/05/2011 của UBND tỉnh Kon Tum về việctăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhànước trên địa bàn tỉnh
+ Công văn số 366/UBND-TH ngày 12/4/2012 của UBND huyện về việc tăngcường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nướctrên địa bàn huyện
2.2 Tham gia vào các nghiệp vụ
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện , được sự quantâm hướng dẫn tận tình của các anh/chị cán bộ đã tạo điều kiện cho tôi tham gia vào các tácnghiệp, nghiệp vụ cụ thể sau:
- Tại bộ phận văn thư-lưu trữ:
Được sự hướng dẫn và giúp đỡ của cán bộ phòng văn thư tôi đã trực tiếp tham gia vàoquá trình phát hành văn bản Sau khi văn bản do chuyên viên Văn phòng soạn thảo, thủtrưởng đã ký sẽ giao cho bộ phận văn thư lấy số, đăng ký vào sổ văn bản đi, in ấn, đóng dấu
và phát hành văn bản đi qua đường bưu điện hoặc giao trực tiếp Tìm kiếm các văn bản khicác phòng ban thuộc UBND huyện có nhu cầu Đăng ký văn bản đến vào sổ lưu trữ và tiếnhành chuyển bằng eOffice cho lãnh đạo Văn phòng
- Tại bộ phận tổng hợp:
Các anh/chị chuyên viên hướng dẫn soạn thảo những văn bản phát hành như côngvăn, quyết định, tờ trình, giấy mời, báo cáo
Ngoài ra trong quá trình thực tập bản thân còn tham gia in ấn, fax các văn bản, tài liệu
mà cơ quan gửi đi các đơn vị khác
III Kết quả thực tập
3.1 Kỹ năng
Trang 7Là một sinh viên năm cuối tôi đã tự chuẩn bị cho bản thân những kỹ năng cần có, tuynhiên qua quá trình thực tập tôi đẫ nhận thấy được lý thuyết khác với thực tế, đặc biệt vớitính chất đặc thù trong công việc của cơ quan nhà nước khi được trải nghiệm thực tế vớicông việc tại Văn phòng HĐND-UBND huyện đã bước đầu đem lại cho bản thânnhững kỹ năng như in ấn, phát hành văn bản hành chính, soạn thảo văn bản, vào sổ văn bản
đi, vào sổ văn bản đến; kỹ năng tìm kiếm văn bản, kỹ năng giao tiếp công sở , những côngviệc trên mang nét đặc thù riêng của cơ quan Nhà nước
3.2 Kinh nghiệm
Là một sinh viên đi thực tập nên kinh nghiệm làm việc tại cơ quan hành chính banđầu là không có Những gì bản thân tự tích lũy được qua những cuộc trò chuyện, nhữngchuyến đi thực tế chỉ là những kiến thức sơ đẳng nhất không giúp được nhiều khi đi làmthực sự, chỉ khi va chạm với công việc, được trải nghiệm thực tiễn mới có thể rút ra đượcnhững bài học kinh nghiệm cho bản thân Sau thời gian thực tập tại cơ quan được tương tácgiữa kiến thức học ở trường và thao tác thực hiện công việc ngoài thực tiễn đã đem lại chobản thân tôi những kinh nghiệm quý báu cho công việc sau này Những kinh nghiệm làmviệc, những kinh nghiệm trong giao tiếp thực sự rất có ích đối với sinh viên sắp ra trườngnhư tôi
3.3 Những kiến nghị
Học viện đã sắp xếp thời gian thực tập cho sinh viên hành chính hệ chính quy là 02tháng ở kỳ học thứ 8 nhằm giúp sinh viên trải nghiệm thực tế với công việc, hình dung ranhững bước cơ sở trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước Với thời gian như trên
là vừa đủ để sinh viên tìm hiểu và học hỏi những quy chế hoạt động cũng như cách làm việccủa cơ quan thực tập Trong quá trình học, Học viện nên tăng cường những chuyến đi thực tếcho sinh viên để khi tiếp xúc với công việc thật sự không quá bỡ ngỡ Thời gian thực tập tổchức sau Tết Nguyên đán là hợp lý, tạo điều kiện về thời gian cũng như để sinh viên liên hệ
cơ quan thực tập tránh khỏi bị động Vấn đề khúc mắt trong quá trình thực tập là Học việnnên cấp giấy giới thiệu sớm hơn cho sinh viên để các bạn không quá lo lắng về việc tìm cơquan thực tập và có thể chủ động trong việc liên hệ cơ quan thực tập
PHẦN II:
Trang 8BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI
VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN ”
I Tổng quan về nơi thực tập
1.1 Vị trí địa lý
là một huyện miền cao biên giới thuộc tỉnh Kon Tum, nằm cách tỉnh …… khoảng 60 km về hướng Bắc
- Phía Bắc giáp huyện ……
- Phía Nam giáp huyện ……
- Phía Đông giáp huyện ………
- Phía Đông Bắc giáp huyện ……
- Phía Tây giáp huyện Tà Veng-tỉnh Natanakiri-Vương quốc Campuchia và huyệnPhu Vông-tỉnh Attapư-Nước CHDCND Lào có chung đường biên giới gần 47 km
Do có vị trí tiếp giáp với Lào và Campuchia nên huyện được gọi là “Ngã baĐông Dương” - vùng địa bàn có vị trí chiến lược của tỉnh Kon Tum và cả khu vực trên nhiềumặt về chính trị, kinh tế, an ninh-quốc phòng cả trong thời bình lẫn thời chiến, đóng vai tròquan trọng trong phát triển quê hương, đất nước
1.2 Điều kiện tự nhiên
- Khí hậu thuộc vùng nhiệt đới gió mùa, hàng năm có 2 mùa mưa, khô rõ rệt; mùamưa từ tháng 5 đến tháng 10, mưa khô từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau Lượng mưa trungbình háng năm khoảng 1.730 mm Độ ẩm trung bình hàng năm khoảng 79,2% Nhiệt độtrung bình cả năm 24 độ C, biên độ nhiệt trong ngày giao động khoảng 12 độ C, nhiệt độ caonhất trong năm 39 độ C, thấp nhất 7 độ C
- Đất đai gồm: đất đỏ vàng (chiếm 86,71%), đất mùn núi cao (chiếm 4,96%), đất xmas phát triển trên đá Granite (chiếm 1,35%), đất phù sa (chiếm 0,97%), đất xói mòn trơ sỏi (chiếm 0,42%), đất thung lũng dốc (chiếm 0,28%).
- Hệ thống sông, suối chằng chịt gồm sông Pô Cô, suối Đăk Su, suối Đăk Hiêng vàcác suối nhánh của sông Pô Cô như: Đăk Na, Đăk Tral, Đăk Trui, Đăk Vai, Đăk Rơ Ling,Đăk Kal, Đăk Klong, Đăk Rve
Trang 9- Tổng diện tích đất tự nhiên là 84.382 ha Địa hình có sự chia cắt bởi các dãy núi caoxen lẫn những thung lũng hẹp, cao ở phía Đông-Bắc và Tây-Nam, nghiêng về phía Đông-Nam, gồm 3 dạng địa hình: núi cao, núi thấp và bằng phẳng.
- Với vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên cho thấy huyện là vùng chiến lược quantrọng về nhiều mặt, giàu tiềm năng phát triển Đây là lợi thế to lớn để Đảng bộ, chính quyền
và nhân dân trong huyện xây dựng phát triển huyện phát triển bền vững
lược Kon Tum (trong đó có huyện ngày nay), chúng áp đặt chế độ áp bức bóc lột để
cai trị, người dân nơi đây đã phải gánh chịu nhiều mất mát, đau khổ Tuy nhiên nhân dân ta
dù ở nơi đâu, dù ở địa phương nào lòng yêu nước vẫn luôn luôn mãnh liệt Vượt qua mọikhó khăn, huyện đã bước qua được ngọn lửa chiến tranh giành được độc lập
đuợc thành lập vào ngày 15/10/1991 và nằm ở ngã ba Đông Dương giáp 2nước Lào và Cam- puchia, là nơi hội tụ của đường Hồ Chí Minh, Quốc lộ 40 và Quốc lộ14c, đặc biệt có cửa khẩu quốc tế Bờ Y nên có vị trí rất quan trọng về đầu mối giao lưu kinhtế-văn hóa-xã hội, có nhiều điều kiện thuận lợi tạo thành hành lang thương mại quốc tế nối
từ Myanma-Đông Bắc Thái Lan-Nam Lào với khu vực Tây Nguyên, duyên hải miền Trung.Mặt khác, huyện có Vườn quốc gia Chư Mom Ray và khu di tích lịch sử Chiến thắng PleiKần, đây là thế mạnh để khai thác tìm năng phát triển ngành du lịch trên địa bàn huyện;huyện được xác định là 1 trong 3 vùng kinh tế động lực của tỉnh Kon Tum và trong tháng 4năm 2015 huyện đã được Bộ xây dựng công nhận thị trấn Plei Kần mở rộng đạt đô thịloại IV, đến hết năm 2015 huyện sẽ được công nhận là Thị xã
1.4 Tình hình phát triển kinh tế-xã hội
Từ ngày thành lập huyện với cơ sở hạ tầng thấp kém, dân số sống rải rác, du cư, ducanh, trình độ dân trí thấp, cùng với những nét văn hóa truyền thống mang nặng tính nghi lễ,
Trang 10tập tục Nền kinh tế chậm phát triển, sản xuất manh mún, thuần nông, độc canh lúa một vụ
(chủ yếu là lúa rẫy) Phương thức của đồng bào dân tộc thiểu số vẫn còn phát, đốt, chọc, tỉa
các loại cây trồng, vật nuôi chủ yếu là giống truyền thống bản địa, năng xuất thấp Đời sốngvật chất, văn hóa tinh thần của nhân dân còn nhiều khó khăn, thiếu thốn, nạn đói giáp hạtkhá phổ biến, nhiều phong tục, tập quán lạc hậu, mê tín dị đoan vẫn còn ảnh hưởng rất nặng
nề Sau 20 năm hình thành và phát triển, tốc độ phát triển kinh tế nhanh và bền vững: giaiđoạn 1992-1995 là 8,3%, giai đoạn 1996-2000 là 13%, giai đoạn 2001-2005 là 13,2%, giaiđoạn 2006-2010 là 26,1%, thu nhập bình quân đầu người từ 2,65 triệu năm 2001 tăng lên11,700 triệu đồng năm 2010 Tổng thu ngân sách từ 60 tỷ đồng năm 2005 tăng lên 168,950
tỷ đồng năm 2010 (trong đó thu tại địa bàn từ 29 tỷ đồng tăng lên 55,850 tỷ đồng).
II Tổng quan về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện
2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 5/5/2014 của Chính phủ Quy định tổ chứccác cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
Căn cứ Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 22 tháng 2 năm 2011 của UBNDhuyện về việc phân công cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBNDhuyện
Căn cứ Quy chế làm việc của UBND huyện
Căn cứ quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Văn phòngHĐND và UBND có:
Trang 11Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có tư cách phápnhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước huyện ; chịu sự chỉ đạo,quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉđạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh Kon Tum và Hội đồng nhân dân tỉnh Kon Tum.
kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện sau khi đượcphê duyệt; Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy địnhcủa pháp luật
- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối quan hệ phốihợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủyban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể đóng chân trên địa bàn huyện Tổ chức công bố,truyền đạt các Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân huyện; các văn bản quy phạm phápluật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp vớicác cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại cácphòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàngquý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban củaHội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phêduyệt
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc chung củaHội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồng nhân dân; bảo đảmviệc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân,
Trang 12Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồngnhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân.
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳhọp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ban của Hội đồngnhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồngnhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhândân; Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhândân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao
2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Văn phòng HĐND và UBND huyện được tổ chức, làm việc theo chế độ thủtrưởng, cụ thể:
+ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính
+ Bộ phận văn thư, lưu trữ
Biên chế hành chính của Văn phòng HĐND và UBND do UBND huyện quyếtđịnh trong tổng biên chế hành chính của huyện được UBND tỉnh giao
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Chánh Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng
Trang 132.2 Đội ngũ cán bộ, công chức tại Văn phòng
Những năm trở lại đây chất lượng đội ngũ nhân sự của Văn phòng HĐND và UBNDhuyện đã không ngừng được cải thiện và nâng cao Theo báo cáo chất lượng công chức trongVăn phòng tính đến năm 2015 thì chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức tại Văn phòngHĐND và UBND huyện được thống kê như sau:
2.3 Mối quan hệ công tác Văn phòng HĐND và UBND huyện
Thứ nhất: Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Huyện ủy.
- Có quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Huyện ủy trong việc xây dựng chương trìnhcông tác tháng, năm, báo cáo tình hình, dự kiến những nội dung cần đưa ra trong cuộc họpgiao ban chung của Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân huyện
- Phối hợp với các Ban của HĐND huyện giúp UBND huyện chuẩn bị các nội dungcông tác, các dự án Thường trực Huyện ủy, HĐND và UBND huyện
Thứ hai: Quan hệ giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện
và UBND các xã, thị trấn
Chuyênviên Hộiđồng
Kế toántài vụ
Hànhchính,quản trị
Tiếpnhận vàtrả kếtquả
Chuyên
viên tổng
hợp
Văn thư,lưu trữ
Trang 14- Văn phòng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp công tác hàng ngày với các cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn để giúp Thường trực Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân huyện nắm bắt mọi hoạt động của các cấp, các ngành; đônđốc, báo cáo các đơn vị thực hiện các Chỉ thị, Quyết định và các văn bản chỉ đạo điều hànhcủa Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện; thực hiện các chế độ báocáo theo quy định.
- Hướng dẫn, giúp đỡ Văn phòng HĐND và UBND các xã, thị trấn, các phòng ban,các ngành, các đơn vị về phương pháp thu thập thông tin, báo cáo để phối hợp trên dưới kipthời, thông suốt
Thứ ba: Quan hệ giữa Văn phòng với các tổ chức đoàn thể.
Văn phòng có quan hệ thường xuyên với các tổ chức chính trị, các tổ chức chính
trị-xã hội, các Hội quần chúng để nắm bắt, cung cấp các thông tin chỉ đạo điều hành hoạt độngcủa UBND huyện, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện Giúp Chủ tịch và các PhóChủ tịch UBND huyện thực hiện quy chế phối hợp giữa Thường trực UBND huyện và Ủyban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện
Thứ tư: Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng UBND tỉnh.
Văn phòng thường xuyên quan hệ công tác với các cơ quan chuyên môn trực thuộcVăn phòng UBND tỉnh Kon Tum để nắm bắt các thông tin về quản lý, tiếp thu những kinhnghiệm tiên tiến về quản lý Văn phòng, những trang thiết bị hiện đại, những quy chế làmviệc mới nhất nhằm thực hiện cái các thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng và hiệu quảcủa công tác văn phòng
2.4 Một số quy trình thủ tục tại Văn phòng HĐND và UBND huyện
Căn cứ theo “Quy chế vận hành hệ thống phần mềm Văn Phòng điện tử - eOffice
huyện năm 2014”.
2.4.1 Quy trình quản lý văn bản đến
Điều 13 Quy trình tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản đến:
Trang 151 Văn thư vào sổ Văn bản đến: Nhập thông tin của từng văn bản (trích yếu, cơ quan ban hành, số ký hiệu, ngày tháng ) sau đó thực hiện Scan (quét) tạo thành văn bản điện tử chuyểnđến Chánh văn phòng và kèm theo bản gốc (bản mộc)
2 Chánh văn phòng xem xét chuyển cho Lãnh đạo UBND huyện theo chức năng nhiệm vụ được phân công
3 Lãnh đạo UBND huyện xem xét, có ý kiến chỉ đạo và chuyển lãnh đạo các cơ quanthực hiện Tuy nhiên, trường hợp Lãnh đạo UBND huyện nhận thấy văn bản không đúng thẩm quyền thì chuyển lại cho Chánh Văn phòng
4 Chánh Văn phòng HĐND-UBND kiểm tra, xem xét và chuyển lại cho Lãnh đạo UBND huyện theo đúng chức năng nhiệm vụ được phân công
5 Chánh Văn phòng ghi vào phiếu xử lý tài liệu và chuyển Văn thư, Văn thư tiến hành ghi
số ký hiệu, ngày tháng năm, nơi nhận và chuyển bản mộc cho Chánh Văn phòng
6 Các cơ quan, cá nhân nhận được văn bản đến có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét,
xử lý theo đúng Quy chế làm việc của UBND huyện và được thực hiện trên eOffice (theo chế độ thủ trưởng hoặc trực tuyến)
7 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến trên môi trường mạng
Trang 16Hình 1: Chu trình công văn đến
2.4.2 Quy trình quản lý văn bản đi
Điều 14 Quy trình xử lý, giải quyết văn bản đi:
1.Chuyên viên cơ quan chuyên môn hoặc chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND được giao nhiệm vụ soạn dự thảo văn bản (Văn bản đi) thuộc thẩm quyền quyết định của Lãnh đạo UBND huyện: Sau khi hoàn thành bản dự thảo, lãnh đạo các cơ quan bản dự thảo
Trang 17được nhập đầy đủ thông tin: trích yếu nội dung, loại văn bản… và xử lý theo đúng quy trình
xử lý văn bản trên hệ thống eOffice
4 Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND chịu trách nhiệm chỉ đạo việc thẩm định về hình thức, thể thức văn bản và trình Lãnh đạo HĐND và UBND huyện xem xét, ký ban hành Bản giấy đã được ký duyệt, Văn phòng HĐND-UBND trực tiếp phát hành hoặc thông báo cho cơ quan soạn thảo đến lấy để chuyển cho Văn thư phát hành theo quy định
5 Các văn bản đi thuộc thẩm quyền ký ban hành của các cơ quan thực hiện theo quy trình ban hành văn bản đi của các cơ quan
6 Văn thư Văn phòng HĐND-UBND có trách nhiệm theo dõi thường xuyên các văn bản chờ phát hành trên eOffice, khi có văn bản đã được phê duyệt Văn thư có trách nhiệm vào sổ công văn đi theo đúng quy định hiện hành
7 Đối với văn bản mật không đăng ký sổ văn bản trên eOffice, phải lập sổ riêng theo quy định
8 Sơ đồ quy trình quản lý tham mưu văn bản trên môi trường mạng
Hình 2: Chu trình công văn đi