Huong dan thuc hien mot cong viec hiệu quả

đánh giá mức độ quan trọng, cấp thiết của các công việc đó HOW MANY Lượng công việc Bao nhiêu công việc cần được thực hiện?. Chúng ta thường làm và khi có kết quả coi như là

CÁCH THỨC TIẾP CẬN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

1/ Sự khởi đầu là phần quan trọng nhất của công việc

Bạn sẽ làm gì khi nhận/được giao công việc từ người sếp? Thực tế cho thấy, khi chúng

ta tiếp nhận một công việc nào đó từ sếp, nhiều khi chúng ta không thực sự hiểu hết nội dung chính của công việc đó hoặc không hiểu được rõ ràng ý chính của sếp muốn mình làm việc Có

2 khả năng xảy ra:

1 Sếp giao việc không rõ ràng, không đầy đủ, không toát được ý chính của công việc

2 Bản thân mình không hiểu rõ yêu cầu của sếp

Để giúp cho thực hiện công việc được hiệu quả người giao việc và người nhận cần làm

rõ được các vấn đề sau:

1 Tên công việc Công việc giao / được giao là công việc gì

2 Nội dung chính của công việc là gì Nắm bắt được ý chính của công việc cần thực

hiện ( sự hướng dẫn)

3 Thời gian hoàn thành công việc Thời gian để xã định mức độ quan trọng, tập

trung của công việc/nhân viên

Một trong những điểm yếu của chúng ta là khi tiếp nhận một công việc rất ngại không

muốn hỏi lại sếp, cho nên không biết chắc được đã hiểu ý của sếp hay chưa Chúng ta hãy mạnh dạn hỏi cho rõ để biết chắc rằng chúng ta đã hiểu công việc.

2/ Cách xử lý, tiếp cận một công việc

Khi nhận được một đầu việc rồi, bạn sẽ phải xử lý nó như thế nào?

Có một cách định hình công việc tương đối phổ quát mà giúp chúng ta có thể tư duy, xử

lý công việc hiệu quả, đó là nguyên tắc 5W, 3H (Đây là cách thức đã kiểm soát, thực hiện công việc đã được kiểm chứng của người Nhật )

Làm việc hiệu quả : 5W3H

5W

WHAT Cái gì Công việc của bạn là cái gì? bạn phải làm những gì? Hãy

ghi thành các ý chính, nội dung các công việc mà bạn sẽ phải thực hiện

WHEN Khi nào Khi nào công việc phải hoàn thành? Khi nào công việc

bắt đầu WHERE Ở đâu Công việc xuất phát ở đâu? Thực hiện công việc tại địa

điểm nào? Vị trí nào? Bối cảnh như thế nào?

Xuất phát Mô tả WHO Ai Làm công việc cho ai? Ai giao công việc? Ai Liên quan?

Ai tham gia làm cùng?

WHY Tại sao Tại sao lại thực hiện công việc này? Mục đích thực hiện

công việc 3H

HOW Cách nào Thực hiện công việc đó như thế nào? Thực hiện ra làm

sao? Lập các gạch đầu dòng cách thức thực hiện

HOW

MUCH

Chất của công việc

Mức độ của từng công việc? đánh giá mức độ quan trọng, cấp thiết của các công việc đó

HOW

MANY

Lượng công việc

Bao nhiêu công việc cần được thực hiện?

3/ Chu trình của một công việc.

Một trong những lỗi thường gặp khi làm việc là chúng ta không thực hiện hết, thực hiện đúng của một chu trình công việc Chúng ta thường làm và khi có kết quả coi như là xong việc mà không xem xét đánh giá lại kết quả đó như thế nào.Việc thực hiện đúng, đầy đủ một chu trình của công việc giúp cho chúng ta có thể kiểm soát, cải tiến, nâng cao chất lượng công việc

Đó là:

1 PLAN/ lên kế hoạch thực

hiện

Làm việc gì cũng cần sắp xếp kế hoạch thực hiện: Các bước công việc, nội dung chính của công việc, thời gian hoàn thành từng bước công việc, người tham gia

Hoạch định, hay lập kế hoạch, là bước đầu tiên và quan trọng bậc nhất trong chu trình PDCA, thời gian lập kế hoạch có thể chiếm đến 80% tổng thời gian, thậm chí nhiều hơn, còn thời gian thực hiện chỉ chiếm 20%, thậm chí ít hơn

Chu trình Giải nghĩa

2 Do/ Thực hiện Bắt tay thực hiện công việc theo kế hoạch đã đề ra

3 Check/ Kiểm tra lại Khi công việc đã thực hiện chưa phải là kết thúc một công

việc mà công việc đó cần được cần kiểm tra, đánh giá lại

4 Act/ cải tiến, hoàn thiện Từ kết quả kiểm tra, đánh giá lại tiến hành cải tiến hoàn

thiện, lưu hồ sơ

Có thể nói chu trình PDCA là một công cụ quản trị và làm việc đặc biệt hiệu quả, có thể được áp dụng cho mọi cấp độ công việc từ cao nhất của cấp lãnh đạo, đến thấp nhất của người công nhân, những nhân viên cấp thấp Nó là một chu trình cải tiến liên tục, có thể được sử dụng mọi lúc, mọi nơi

Mỗi chu trình PDCA, về mặt lý thuyết, có thể có vô số những chu trình “con”, “cháu” lồng ghép bên trong từ cấp độ cao, rộng đến cấp độ thấp và hẹp dần Mỗi chu trình con trong hình vẽ III, còn có thể có những chu trình con của nó và cứ thế tiếp tục cho đến các chu trình

“cháu”, “chắt”… cho đến khi công việc trở nên đơn giản đến mức không còn cần thiết phải có một chu trình như thế nữa

4/ Qui trình làm việc.

- Trong một chu trình làm việc PDCA thì giai đoạn “Do” là bước thực hiện đóng vai trò quan trọng, tạo nên kết quả của công việc đó Đây cũng là bước khó khăn và phức tạp nhất Vì vậy để cho việc “Do” có hiệu quả, tránh những sai sót, kiểm soát tốt quá trình thì cần phải xây dựng các qui trình công việc

- Qui trình công việc thực chất là việc xây dựng các bước trình tự công việc cần thực hiện đối với một công việc cụ thể nào đó nhằm đảm bảo tránh những sai sót, đảm bảo công việc đước được thực hiện một cách hoàn chỉnh Thực chất của vấn đề này là: Sau một thời gian thực hiện một công việc nào đó, chúng ta thường rút ra được những kinh nghiệm để thực hiện các công việc đó được tốt hơn Muốn thực hiện công việc tốt hơn bắt buộc phải thực hiện một số bước công việc nhất định Các kinh nghiệm đó cần được xây dựng thành các qui trình – các bước công việc để cho mọi người khác tuân thủ thực hiện

- Một qui trình công việc cơ bản cần các yếu tố sau:

o Yếu tố đầu vào: bất cứ một công việc nào cũng cần có yếu tố đầu vào Đó là những dữ liệu nào, yêu cầu nào cần để thực hiện công việc đó? Ai cung cấp dữ liệu đó? Cần xác định đầy đủ yếu tố đầu vào để chắc chắn qui trình công việc được hoàn thiện

o Các bước công việc: Công việc đó được chia thành các bước, các giai đoạn công việc Vậy cuối mỗi bước công việc cần được xác định bởi kết quả của bước đó, thời gian hoàn thành, ai chịu trách nhiệm

o Thời gian hoàn thành: Thời gian của cả qui trình và thời gian của từng bước công việc Nếu không xác định thời gian thì có thể công việc sẽ không bao giờ kết thúc

o Đầu ra của qui trình: Đầu ra của qui trình chính là kết quả của công việc đó Cần vạch ra được kết quả làm việc đó là những gì? Có thể đầu ra của qui trình này là đầu vào của một qui trình khác Việc xác định đầu vào, đầu ra của qui trình là hết sức quan trọng để xác định thực hiện qui trình công việc

5/ Nguyên tắc khi thực hiện công việc.

1 Hướng tới khách hàng - Nguyên tắc chung, bao trùm lên mọi hành động của

một doanh nghiệp là Hướng tới khách hàng

- Trong từng công việc cũng hướng tới khách hàng Nhưng cần xác định khách hàng của mình là ai? Đó là người mà mình cung cấp “sản phẩm” cuối cùng của công việc cho họ

2 Sự tham gia của lãnh đạo - Sự tham gia của lãnh đạo đảm bảo cho công việc

được tiến hành đúng hướng, căn cứ vào định hướng chỉ đạo của khách hàng

3 Sự tham gia của nhân viên - Ngoài sự tham gia của lãnh đạo, thì sự tham gia của

nhân viên là đặc biệt quan trọng Sự tham gia của mọi người sẽ làm cho công việc có hiệu quả cao hơn

4 Tiếp cận theo quá trình - Nhìn nhận, đánh giá một công việc theo cả một quá

trình mới có thể đánh giá được nguyên nhân, kiểm soát được và tìm được mấu chốt giải quyết của vấn đề

5 Tiếp cận theo hệ thống - Một sự vật hiện tượng đều nằm trong cả một tổng thể

các vấn đề Do vậy khi xét sự vật hiện tường ấy cần xem xét tổng thể các vấn đề liên quan

6 Cải tiến liên tục - Cải tiến giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, công

việc

7 Quyết định dự trên dữ kiện - Muốn quyết định trở nên đúng đắn cần phải dựa vào

các cơ sở thuyết phục: bằng chứng, con số…

8 Quan hệ tốt với nhà cung

cấp

- Quan hệ tốt với người cung cấp yếu tố đầu vào sẽ giúp cho công việc được đạt hiệu quả cao hơn

6/ Bí quyết để kiểm soát tốt công việc.

- Lập kế hoạch: Cần tạo thói quen lập kế họach khi làm bất cứ việc gì dù lớn hay nhỏ.

Một chiếc đinh, định đóng trên tường, nếu không tính toán, đo đạc chắc chắn, sẽ buộc phải nhổ ra, đóng lại, để lại một lỗ đinh xấu xí trên bức tường sạch đẹp

- Ghi chép: Bạn phải gạch đầu dòng công việc, nội dung công việc vào sổ ghi chép khi

nhận/được giao một công việc Sổ ghi chép không những có tác dụng giúp ta hiểu nội dung công việc, ghi nhớ công việc và còn giúp ta kiểm soát được công việc được giao Hãy nhớ, ghi chép thường xuyên, bất cứ khi nào nhận/được giao công việc Tránh việc nhớ nhớ quên quên công việc khi số lượng công việc lớn

- Xác định công việc sẽ làm trong tuần/ngày: Hàng ngày, trước khi bắt đầu làm việc

thì việc ghi lại những công việc thực hiện trong ngày, ngắn hạn hay dài hạn coi như

đó là lập kế hoạch công việc cho một ngày Bạn nên duy trì nguyên tắc này! Lập kế hoạch là cách tốt nhất để quản lý thời gian, giảm thiểu sai sót, lãng phí và thiệt hại Hãy bắt đầu bằng việc lập kế hoạch cho ngày làm việc gần nhất, sắp đến!

- Tự đánh giá kết quả công việc trong tuần/ngày: Sau khi thực hiện xong cần phải

có sự kiểm tra, đánh giá công việc về chất lượng, nội dung, tiến độ… Việc kiểm tra đánh giá này cần có phương pháp và công cụ đánh giá Xây dựng các tiêu chí, thang điểm đánh giá công việc để đảm bảo việc đánh giá được chính xác nhất Đánh giá tốt mới có thể giúp ta rút kinh nghiệm tránh vấp phải lần sau hoặc có những cải tiến trong công việc Việc đánh giá và tự đánh giá cần được tiến hành thường xuyên và sau mỗi công việc kết thúc Có thể thực hiện đánh giá cá nhân, đánh giá nhóm… trong những công việc có sự phối hợp giữa các nhóm

- Trường hợp có phát sinh trong quá trình thực hiện công việc cần phải báo cáo và trao đổi với sếp, các thành viên liên quan

6/ Lưu hồ sơ/tài liệu

- Lưu hồ sơ/ tài liệu là một phần rất quan trọng trong cả một quá trình làm việc Việc lưu hồ sơ sẽ giúp cho chúng ta có thể kiểm soát, kiểm tra công việc của mình bất cứ lúc nào

- Việc lưu hồ sơ/tài liệu một cách hợp lý, khoa học sẽ giúp cho chúng ta dễ dàng quản

lý, kiểm tra, tra cứu được công việc tốt hơn Thực hiện lưu trữ cả bản cứng và bản

mềm Nguyên tắc lưu phải đảm bảo dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy và dễ sử dụng.

- Phương pháp lưu hồ sơ: Có rất nhiều phương pháp lưu hồ sơ Tùy theo từng công việc, mức độ phức tạp khác nhau mà có các phương thức lưu hồ sơ khác nhau Tuy nhiên xin giới thiệu phương pháp lưu hồ sơ theo ISO như sau:

+ Hồ sơ/văn bản sử dụng hàng giờ: để nơi gần trong tầm tay, dễ lấy Bố trí giá Hay sử dụng chả hạn.

+ Hồ sơ/văn bản sử dụng hàng ngày: để nơi dễ tìm, dễ lấy Bố trí giá Chờ giải quyết

chả hạn

+ Hồ sơ/văn bản thỉnh thoảng sử dụng: lưu trữ theo các phương pháp FIFO (First in First Out, các gì vào trước sẽ ra trước), LIFO (Last in First out, cái gì vào cuối ra đầu tiên)… đảm bảo tìm, lấy nhanh chóng, có thể sử dụng bảng, hình vẽ, ký hiệu, màu… + Hồ sơ/văn bản lưu: đánh số, ký hiệu màu trên kệ và số thứ tự Lập danh mục hồ sơ đã

lưu (Có ghi ngày tháng năm, số hiệu, nội dung chính)

7/ Kiểm soát môi trường làm việc: Thực hiện 5S

- SERI (Sàng lọc)

Là sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng

- SEITON (Sắp xếp)

Là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự đúng chỗ của nó để có thể tiện lợi khi sử dụng

- SEISO (Sạch sẽ)

Là vệ sịnh mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên nền nhà, máy móc và thiết bị

SEIKETSU (Săn sóc)

Là luôn săn sóc, giữ gìn về sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seri, Seiton và Seiso

- SHITSUKE (Sẵn sàng)

Là tạo cho mọi người thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc

Mỗi ngày, mỗi các nhân cần 5 phút thực hiện cho từng các nhân Hiệu quả công việc sẽ cao

hơn rất nhiều.

CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG !!!

S àng

lọc S ắp xếp S ạch sẽ S ăn sóc S ẵn

sàng