VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4 1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp 4 1.1.1. Khái niệm doanh nghiệp 4 1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp 4 1.1.3. Một số loại hình của doanh nghiệp 5 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 6 1.2.1. Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 6 1.2.2. Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 6 1.2.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp 6 1.2.2.2. Chức năng giúp việc theo ngành 7 1.2.2.3. Chức năng hậu cần 7 1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10 1.3.1. Khái niệm về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10 1.3.2. Đổi mới phong cách lãnh đạo điều hành 11 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY. 13 2.1. Vai trò của nhà quản trị văn phòng 13 2.1.1. Xác định những định hướng lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp 13 2.1.2. Tổ chức, điều hành, duy trì các hoạt động trong nội bộ đơn vị ( văn phòng) của doanh nghiệp. 13 2.1.3.Tạo lập và duy trì các quan hệ đối ngoại 13 2.1.4. Kiểm tra, giám sát các hoạt động của văn phòng. 13 2.2. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng. 14 2.2.1. Thực trạng quản lý điều hành của nhà quản trị văn phòng tại các công ty TNHH 14 2.2.2. Thực trạng quản lý, điều hành của nhà quản trị văn phòng tại các công ty cổ phần. 15 2.2.3. Thực trạng quản lý điều hành của nhà quản trị văn phòng tại các công ty hợp danh, nhà nước… 16 3.1. Thực trạng xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu trong thời kì hội nhập 17 3.1.2. Tầm quan trọng của nhà quản trị văn phòng 17 3.2.2. Thực trạng xây dựng hình ảnh nhà quản trị 17 3.2. Những yêu cầu của xã hội hiện đại đối với nhà quản trị văn phòng văn phòng doanh nghiệp 18 3.2.1. Nhà quản trị văn phòng có tầm nhìn xa, trông rộng 19 3.2.2. Dám quyết đoán, dám chịu trách nhiệm về các quyết định của mình. 19 3.2.3. Luôn chủ động sáng tạo và tự tin trong công việc 19 3.2.4. Có khả năng tổ chức và biết sử dụng người tài 19 3.2.5. Có năng lực chuyên môn và tầm hiểu biết rộng. 19 3.2.6. Biết xây dựng văn hóa doanh nghiệp và văn hóa lãnh đạo cũng như phong cách lãnh đạo riêng. 19 CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 21 4.1. Nhận xét, đánh giá 21 4.1.1. Ưu điểm 21 4.1.2. Nhược điểm 21 4.1.3. Nguyên nhân 22 4.2. Một số đề xuất để nâng cao vai trò của nhà quản lí văn phòng doanh nghiệp 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêngtôi Các số liệu sử dụng phân tích trong luận án có nguồn gốc rõ ràng, đã công

bố theo đúng quy định Các kết quả nghiên cứu trong luận án do tôi tự tìm hiểu,phân tích một cách trung thực, khách quan và chính xác tại cơ quan tập Các kếtquả này chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy côcủa trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy cô khoa Quản trị Văn phòng, đặcbiệt em xin gửi lời cảm ơn Ngân hàng TMCP Tiên Phong Bank đã tạo điều kiệncho em đến khảo sát ở Văn phòng để em có nhiều kinh nghiệm thực tế hoànthành bài luận văn này

Trong quá trình làm bài báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót, em rấtmong các thầy, cô bỏ qua Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệmthực tiễn còn hạn chế nên bài luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, emrất mong nhận được ý kiến đóng góp thầy, cô để em học thêm được nhiều kinhnghiệm

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 2

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

7 Cấu trúc đề tài 3

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP4 1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp 4

1.1.2 Vai trò của doanh nghiệp 4

1.1.3 Một số loại hình của doanh nghiệp 5

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 6

1.2.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 6

1.2.2 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 6

1.2.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp 6

1.2.2.2 Chức năng giúp việc theo ngành 7

1.2.2.3 Chức năng hậu cần 7

1.3 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10

1.3.1 Khái niệm về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10

1.3.2 Đổi mới phong cách lãnh đạo điều hành 11

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 13

2.1 Vai trò của nhà quản trị văn phòng 13 2.1.1 Xác định những định hướng lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp 13

2.1.2 Tổ chức, điều hành, duy trì các hoạt động trong nội bộ đơn vị ( văn

phòng) của doanh nghiệp 13

2.1.3.Tạo lập và duy trì các quan hệ đối ngoại 13

2.1.4 Kiểm tra, giám sát các hoạt động của văn phòng 13

2.2 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng 14

2.2.1 Thực trạng quản lý điều hành của nhà quản trị văn phòng tại các công ty TNHH 14

2.2.2 Thực trạng quản lý, điều hành của nhà quản trị văn phòng tại các công ty cổ phần 15

2.2.3 Thực trạng quản lý điều hành của nhà quản trị văn phòng tại các công ty hợp danh, nhà nước… 16

3.1 Thực trạng xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu trong thời kì hội nhập 17

3.1.2 Tầm quan trọng của nhà quản trị văn phòng 17

3.2.2 Thực trạng xây dựng hình ảnh nhà quản trị 17

3.2 Những yêu cầu của xã hội hiện đại đối với nhà quản trị văn phòng văn phòng doanh nghiệp 18

3.2.1 Nhà quản trị văn phòng có tầm nhìn xa, trông rộng 19

3.2.2 Dám quyết đoán, dám chịu trách nhiệm về các quyết định của mình.19 3.2.3 Luôn chủ động sáng tạo và tự tin trong công việc 19

3.2.4 Có khả năng tổ chức và biết sử dụng người tài 19

3.2.5 Có năng lực chuyên môn và tầm hiểu biết rộng 19

3.2.6 Biết xây dựng văn hóa doanh nghiệp và văn hóa lãnh đạo cũng như phong cách lãnh đạo riêng 19

CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 21

4.1 Nhận xét, đánh giá 21

4.1.1 Ưu điểm 21

4.1.2 Nhược điểm 21

4.1.3 Nguyên nhân 224.2 Một số đề xuất để nâng cao vai trò của nhà quản lí văn phòng doanh nghiệp 23

KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Với một nền kinh tế đang ngày càng phát triển không ngừng và cùng vớihội nhập với nền kinh tế thế giới thì đòi hỏi mọi thành phần trong xã hội phải cốgắng để khơi dậy những tiềm năng, những nguồn lực, cùng tham gia vào mọihoạt động làm sao để tiến kịp các nước trên thế giới Hoà cùng nhịp đập của nềnkinh tế thì ngành quản trị văn phòng và công tác quản lý văn phòng cũng gópmột phần không nhỏ đến sự tồn tại và phát triển của xã hội Xét về thực tế cũngnhư lý luận, quản trị văn phòng đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng trong

xã hội hội nhập hiện nay

Là sinh viên được đào tạo chính quy về chuyên ngành Quản trị vănphòng, việc lựa chọn đề tài này là để hiểu biết thêm về vai trò cũng như tầmquan trọng của nhà quản trị văn phòng Qua đó, góp phần nâng cao hiệu quảhoạt động của văn phòng cơ quan doanh nghiệp thông qua vai trò nhà quản trịvăn phòng và xây dựng một hình ảnh nhà quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu xãhội hiện nay – xã hội trong xu thế hội nhập mở cửa với thế giới

Đồng thời, bài luận văn này cũng sẽ trở thành cơ sở lý luận cho việcnghiên cứu các đề tài khác có liên qua đến nhà quản trị văn phòng

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Có rất nhiều giáo trình của các giáo sư, phó giáo sư đã nghiên cứu về vaitrò của nhà quản trị văn phòng như :

- Giáo trình “Quản trị văn phòng” – PGS.TS.Nguyễn Thành Độ

- Giáo trình “Hành chính văn phòng” của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- “Hành chính văn phòng” - Nguyễn Văn Thâm, NXB Thống kê,HN.1996

- “Quản trị học” - Nguyễn Hải Sơn, NXB Thống kê, HN.1998

- Giáo trình môn “Quản trị văn phòng” của trường ĐH Khoa học xã hội

& Nhân văn

Bên cạnh đó, cũng có những bài viết, bài nghiên cứu luận về đề tài nàycủa các nghiên cứu sinh, sinh viên trong ngành khoa học về Quản trị văn phòng

nói chung và Quản trị văn phòng doanh nghiệp nói riêng.

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Vai trò của nhà quản trị văn phòng

- Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu hội nhậpquốc tế ngày nay

- Phạm vi nghiên cứu: các doanh nghiệp ở Hà Nội

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích:

- Tìm hiểu thêm và hiểu rõ hơn về vai trò Nhà quản trị văn phòng Xâydựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng đáp ứng nhu cầu xã hội hiện nay đượcthực hiện như thế nào

- Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng qua các vai trò quan trọngcủa nhà quản trị văn phòng

- Giúp cơ quan nắm bắt chính xác nhất về yêu cầu cần phải có của nhàquản trị văn phòng để đáp ứng được yêu cầu hiện nay

Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu, làm sáng tỏ các vai trò của nhà quản trị văn phòng

- Làm sáng tỏ thực trạng quản lí lãnh đạo, điều hành văn phòng của nhàquản trị

- Đưa ra được các yêu cầu cơ bản đối với nhà quản trị văn phòng trongviệc xây dựng hình ảnh nhà quản trị đáp ứng yêu cầu xã hội hiện nay

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: Tham khảo các bài đã nghiên cứu có liên quan đếnnhà quản trị văn phòng để từ đó làm cơ sở cho việc nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp mô tả, thu thập thông tin.Phương pháp phân tích, Phương pháp thống kê

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Ý nghĩa lý luận:

- Đóng góp chung vào việc nghiên cứu về vai trò của nhà quản trị văn

phòng, là tài liệu hữu ích cho việc nghiên cứu các đề tài liên quan.

- Nâng cao vị trí nhà quản trị văn phòng trong xã hội hiện nay

Ý nghĩa thực tiễn:

- Góp phần vào việc cải tiến bộ máy cảu văn phòng

- Tăng cường sự đầu tư của cơ quan trong việc đào tạo, bồi dưỡng nhânviên văn phòng

- Có nhận thức đúng đắn hơn về vai trò của nhà quản trị văn phòng cũngnhư tầm quan trọng của việc xây dựng hình ảnh của nhà quản trị văn phòng phùhợp, đáp ứng của xã hội hiện nay

7 Cấu trúc đề tài

- Đề tài gồm có 3 phần

Phần mở đầu Phần nội dung Phần kết luận

Chương 1: Kháiquát chung về văn phòngdoanh nghiệp

Chương 2: Vai tròcủa nhà quản trị vănphòng tại các doanhnghiệp

Chương 3: Xâydựng hình ảnh nhà quảntrị văn phòng doanhnghiệp đáp ứng được yêucầu trong thời kỳ hộinhập

Chương 4: Nhậnxét và một số giải phápnhằm nâng cao vai tròcủa nhà quản trị vănphòng

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp

Có rất nhiều quan điểm về khái niệm doanh nghiệp như: “Doanh nghiệp

là một đơn vị sản xuất kinh doanh được tổ chức, nhằm tạo ra sản phẩm và dịch

vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trên thị trường, thông qua đó để tối đa hóa lợinhuận trên cơ sở tôn trọng luật pháp của nhà nước và quyền lợi chính đáng củangười tiêu dùng”

“Doanh nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh được tổ chức, nhằm tạo

ra sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trên thị trường, thông qua đó

để tối đa hóa lợi nhuận trên cơ sở tôn trọng luật pháp của nhà nước và quyền lợichính đáng của người tiêu dùng”

Điều 3 của luật doanh nghiệp có định nghĩa rằng: " Doanh nghiệp là tổchức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng kýkinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt độngkinh doanh"

Theo định nghĩa pháp lý đó thì doanh nghiệp phải là những đơn vị tồn tạitrước hết vì mục đích kinh doanh Những thực thể pháp lý, không lấy kinhdoanh làm mục tiêu chính cho hoạt động của mình thì không được coi là doanhnghiệp

1.1.2 Vai trò của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có vị trí đặc biệt quan trọng của nền kinh tế, là bộphận chủ yếu tạo ra tổng sản phẩm trong nước (GDP) Những năm gần đây,hoạt động của doanh nghiệp đã có bước phát triển đột biến, góp phần giảiphóng và phát triển sức sản xuất, huy động và phát huy nội lực vào pháttriển kinh tế xã hội, góp phần quyết định vào phục hồi và tăng trưởng kinh

tế, tăng kim ngạch xuất khẩu, tăng thu ngân sách và tham gia giải quyết cóhiệu quả các vấn đề xã hội như: Tạo việc làm, xoá đói, giảm nghèo

Nếu như năm 1995 khu vực doanh nghiệp mới chỉ tạo ra được 103,7

nghìn tỷ đồng, chiếm 45,3% tổng GDP (khu vực còn lại gồm khối hànhchính, sự nghiệp, hộ SXKD cá thể chiếm 54,7%), thì đến năm 2001 khuvực này đã tạo ra 255,7 nghìn tỷ đồng, chiếm 53,2% tổng GDP, gấp 2,5 lầnnăm 1995 Trong đó doanh nghiệp nhà nước chiếm 30,6% tổng GDP,doanh nghiệp ngoài quốc doanh chiếm 8,8%, doanh nghiệp có vốn đầu tưnước ngoài chiếm 13,8% :

Doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, quyết định đến chuyển dịch các

cơ cấu lớn của nền kinh tế quốc dân như: Cơ cấu nhiều thành phần kinh tế,

cơ cấu ngành kinh tế, cơ cấu kinh tế giữa các vùng, địa phương

Doanh nghiệp phát triển, đặc biệt là DN ngành công nghiệp tăngnhanh là nhân tố đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu của công nghiệphoá, hiện đại hoá đất nước, nâng cao hiệu quả kinh tế, giữ vững ổn định vàtạo thế mạnh hơn về năng lực cạnh tranh của nền kinh tế trong quá trìnhhội nhập

Có thể nói vai trò của DN không chỉ quyết định sự phát triển bềnvững về mặt kinh tế mà còn quyết định đến sự ổn định và lành mạnh hoácác vấn đề xã hội, thực tế đó đã được phản ảnh qua kết quả hoạt động củaDN

1.1.3 Một số loại hình của doanh nghiệp

* Căn cứ vào dấu hiệu sở hữu (Tính chất sở hữu của những vốn và tài sảnđược sử dụng để thành lập doanh nghiệp - Sở hữu vốn) người ta có thể chiadoanh nghiệp thành

- Doanh nghiệp nhà nước

- Doanh nghiệp tư nhân

- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài ( bao gồm doanh nghiệp liên doanh và doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài

* Căn cứ vào tính chất của chế độ trách nhiệm về mặt tài sản, Doanh nghiệp được chia thành

- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm hữu hạn

- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp

Văn phòng doanh nghiệp là bộ máy điều hành tổng hợp của doanhnghiệp; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; lànơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đảm bảo các diều kiện cần thiết nhằm

hỗ trợ, phục vụ công tac quản lí, lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, tổ chức dó

1.2.2 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

Cũng tương tự như văn phòng nói chung, văn phòng doanh nghiệp có 3chức năng cơ bản:

1.2.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở dế lựachọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổchức đó

Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoahọc, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc,mọi nơi… Điều này vượt quá khả năng của một con người Vì lý do đó, ngườithủ trướng cần ý kiến tham mưu của lực lượng trợ giúp Thông thường, theo cơcấu tổ chức trực tuyến – chức năng, lực lượng trợ giúp về các lĩnh vực chuyên

môn nằm ở các phòng ban chức năng Vãn phòng sẽ giúp thủ trưởng trong việctổng hợp các ý kiến chuyên môn dó, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kếtluận chung nhất nhằm cung cấp cho thủ trưởng những thông tin, những phương

án quyết định kịp thời và dứng dắn

Như vậy, tham mưu tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong mộtchức năng luôn tỏ ra hữu hiệu vì mang tính tham vấn, khách quan, không bị gò

bó, ràng buộc

1.2.2.2 Chức năng giúp việc theo ngành

Vãn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của banlãnh đạo cơ quan, đơn vị Dự án thông qua các công việc cụ thể như xây dựngchương trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khaithực hiện các kế hoạch đó Vãn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễtân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo ldạn; tổ chứccác chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các văn bản…

1.2.2.3 Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các diều kiệnvật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị dụng cụ Vãn phòng là bộ phận cungcấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụngchúng có hiệu quả Số lượng, đặc điểm của các phương tiện vật chất phụ thuộcvào đặc điểm và quy mô hoạt dộng của các cơ quan, đơn vị Phục vụ một cáchtiết kiệm và có hiệu quả là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo, thủ trưởng thông qua bachức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổsung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng với tưcách một phòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một loại hoạtđộng

Nhiệm vụ của văn phòng

Các chức năng của văn phòng được thể hiện ớ các nhiệm vụ cụ thể sau:a)Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị

Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác

xây dựng Song muốn đạt được mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phải đượckết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau Vãnphòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn dốc các

bộ phận khác thực hiện

Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kếhoạch công tác trong quý tháng, tuần… của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triểnkhai, thực hiện các kế hoạch đó

b) Thu thập xử lý

Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời vàđúng đắn Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Nhiều khikhối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều Việc thu thập và xứ lýlượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng Cácthông tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý, phânloại theo những kênh thích hợp đề sau đó chuyển phát đi hay lưu trữ.Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khithu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin Thông tin được thu thập đầy

đú, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quản lý là cơ sở để thủtrưởng, lãnh đạo lựa chọn quyết định quản lý

c) Tư vấn về văn bản

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin, là phương tiện lưu trữ vàtruyền dạt các quyết định quản lý Văn phòng trợ giúp cho thủ trưởng về côngtác soạn thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thứctheo yêu cầu; đúng thẩm quyền và đúng trình tự thủ tục theo quy định

d) Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lýVăn phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết định củalãnh đạo Vãn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định đó,tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất cácbiện pháp phục vụ sự chi đạo, điều hành của lãnh đạo

e) Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp

Văn phòng chịu trách nhiệm trong công tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố

trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánhtiết của cơ quan, đơn vị Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vaitrò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhândân.

h) Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn

Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng là bộ phận bảo đảm cácyếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc nhưlập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sửdụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp

- Văn phòng doanh nghiệp to

Chánh văn phòng

Nhân viên văn thư – lưu trữ

Nhân viên hành chính – nhân sự

Nhân viên tài vụ

Nhân viên bảo vệ - lái xe

1.3 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

1.3.1 Khái niệm về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp là người làm việc trong doanh

nghiệp, những người có nhiệm vụ thực hiện chức năng quản trị trong phạm viđược phân công phụ trách, được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của ngườikhác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó Nhàquản trị văn phòng doanh nghiệp là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo vàkiểm tra nhân sự, tài chính, vật chất và thông tin trong doanh nghiệp sao cho cóhiệu quả để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu

Nguyên tắc lãnh đạo, điều hành hoạt đông của văn phòng doanh nghiệpXây dựng văn hóa doanh nghiệp

Luôn bắt đầu từ ban lãnh đạo

Liên tục cải tiến cách thức hoạt động của văn phòng doanh nghiệp

Phối hợp giữa các bộ phận

Điều hành – kiểm tra và giám sát là 2 công việc song song

Đánh giá và điều chỉnh sao cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn tị doanhnghiệp

Phương pháp lãnh đạo, điều hành

Những phương pháp lãnh đạo chủ yếu hay được sử dụng :

– Phương pháp lãnh đạo bằng công cụ hành chính, mệnh lệnh

– Phương pháp lãnh đạo bằng công cụ kinh tế

– Phương pháp lãnh đạo bằng tâm lý, giáo dục, thuyết phục, động viên– Phương pháp lãnh đạo trực tiếp

– Phương pháp lãnh đạo gián tiếp

– Phương pháp lãnh đạo bằng cách nêu gương