Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư của Ủy Ban Nhân Dân huyện Quế Võ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 3 4. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN QUẾ VÕ 5 1.1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Quế Võ 5 1.2. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Quế Võ 6 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.3.1. Chức năng 7 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.4. Vai trò của công tác văn thư trong UBND huyện Quế Võ 13 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ 16 2.1. Hoạt động quản lý 16 2.1.1. Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 16 2.1.2. Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá 18 2.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư 19 2.1.4. Tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư 20 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 22 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 22 2.2.2. Quản lý văn bản đi, đến 23 2.2.2.1. Quản lý văn bản đến 23 2.2.2.2. Quản lý văn bản đi 24 2.2.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 24 2.2.3.1 Lập hồ sơ 24 2.2.3.2 Giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26 2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 27 2.2.4.1. Quản lý con dấu 27 2.2.4.2. Sử dụng con dấu 28 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 28 Chương 3. ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT,CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ 30 3.1 Nhận xét,đánh giá 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2. Hạn chế 31 3.1.3 Nguyên nhân 31 3.2. Đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND Huyện Quế Võ 32 KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sựhướng dẫn khoa học của Ths Trần Việt Hà

Các nội dung nghiên cứu, tài liệu, kết quả trong đề tài này là trung thực vàchưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

Trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài môn Tiêu chuẩn hóa và tổchức lao động khoa học trong công tác VTLT ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôiluôn nhận được sự động viên của rất nhiều người

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn, sự kính trọng đến cô Trần Việt Hà giảngviên Khoa Văn thư-Lưu trữ Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội người đã trực tiếphướng dẫn chỉ bảo cho đề tài của tôi Tôi gửi lời tri ân về tất cả sự nhiệt tình, tậntâm hướng dẫn của cô trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoahọc này

Dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học, songkhông tránh khỏi những sai sót Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinhnghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếusót, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để học thêm đượcnhiều kinh nghiệm và để đề tài khoa học của tôi được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ đầy đủ

HTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Phương pháp nghiên cứu 3

4 Cấu trúc của đề tài 4

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN QUẾ VÕ 5

1.1 Lịch sử hình thành của UBND huyện Quế Võ 5

1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Quế Võ 6

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7

1.3.1 Chức năng 7

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 8

1.4 Vai trò của công tác văn thư trong UBND huyện Quế Võ 13

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ 16

2.1 Hoạt động quản lý 16

2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 16

2.1.2 Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá 18

2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư 19

2.1.4 Tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư 20

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 22

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 22

2.2.2 Quản lý văn bản đi, đến 23

2.2.2.1 Quản lý văn bản đến 23

2.2.2.2 Quản lý văn bản đi 24

2.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 24

2.2.3.1 Lập hồ sơ 24

2.2.3.2 Giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 27

2.2.4.1 Quản lý con dấu 27

2.2.4.2 Sử dụng con dấu 28

2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 28

Chương 3 ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT,CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ 30

3.1 Nhận xét,đánh giá 30

3.1.1 Ưu điểm 30

3.1.2 Hạn chế 31

3.1.3 Nguyên nhân 31

3.2 Đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND Huyện Quế Võ 32

KẾT LUẬN 36

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó

là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản- Tàiliệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giảiquyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan Ngàynay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiệnđại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng có sự phát triển để phù hợp

Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, trong lĩnh vực quản

lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủchương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất chohoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan Thực hiện phương châm “Học

đi đôi với hành, lý thuyết đi dôi với thực tế”

Với tính chất đặc thù là ngành hành chính, việc tiếp nhận các loại vănbản, công văn, chỉ thị, … là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư,văn phòng trong UBND phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoahọc, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng ñơn vị kịp thời nắm bắt đượcnhững cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúpđơn vị hoàn thành nhiệm vụ Về cơ bản, công tác văn thư là công tác nhằm đảmbảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành trong nhà trường.Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản

lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơhiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong vănthư

Thông qua việc tiếp nhận văn bản đến và chuyển văn bản đi, đóng dấuvăn bản , công việc trong cơ quan sẽ diễn ra theo một quy trình hợp lý, đảm bảotính hiệu quả cao Là khâu trung gian kết nối giữa các đơn vị, các bộ phận trong

và ngoài UBND, bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phôi hợp

trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin,giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệmthời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền Hoạt động văn thư là rất phứctạp, nó đòi hỏi người làm văn thư phải có tinh thầnh, trách nhiệm cao, phải cẩnthận và tỷ mỷ trong công việc Hàng năm với số lượng văn bản đến và đi lớncùng với những nhiệm vụ chuyên môn khác, quản lý nhà nước về công tác vănthư là hết sức cần thiết và phải được coi trọng Trong thời kỳ công nghiệp hoá,hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cách hànhchính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đặc biệt làtrong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, công tác văn thư lưu trữtrở thành một trong những yêu cầu có tính cẩn thiết Đứng trước thách thức củathời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước, dưới sự chỉ đạo của banlãnh đạo UBND huyện Quế Võ tỉnh Bắc Ninh, quản lý công tác văn thư khôngngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọimặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừanâng cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công nhân, viênchức làm công tác văn thư, vì vậy tôi quyết định chọn đề tài “ Khảo sát và tưvấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư của Ủy Ban NhânDân huyện Quế Võ”.

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư của Ủy Ban Nhân Dân huyện Quế Võ tỉnh Bắc Ninh

2.2 Mục đích nghiên cứu

Hiện tại ở UBND huyện Quế Võ có cán bộ làm công tác văn thư, nhưnghiện nay còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này thể hiện qua việc:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư

- Khảo sát về thực trạng công tác văn thư tại Chi cục Văn thư Lưu trữHuyện Quế Võ trong thời gian vừa qua Phân tích những kết quả đạt được,những mặt còn tồn tại và bất cập; nội dung cần hoàn thiện trong công tác vănthư tại UBND huyện Quế Võ

Hiện nay, công tác văn thư của UBND còn bộc lộ nhiều hạn chế, yếukém Nguyên nhân chủ yếu là do lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức, xem nhẹcông tác văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ, công chức chưa làm hết trách nhiệm,chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác này.

Trên cơ sở khảo sát, phân tích thực trạng của công tácvăn thư ở UBNDhuyện Quế Võ có thể rút ra những kết quả và những hạn chế của công tác vănthư Trên cơ sở đó, đề xuất những giải pháp, kiến nghị với mục tiêu đưa công tácvăn thư hoàn thiện một bước, góp phần cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quảcông tác văn thư ở UBND huyện Quế Võ

2.3 Nhiện vụ nghiên cứu

2.3.1 Quản lý,chỉ đạo công tác văn thư-lưu trữ

2.3.1.1 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ2.3.1.2 Tổ chức và cán bộ

2.3.1.3 Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo văn thư, lưu trữ

2.3.1.4 Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ

2.3.2 Hoạt động nhiệm vụ văn thư lưu trữ

2.3.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.3.2.2 Quản lý văn bản và lập hồ sơ

2.3.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu

2.3.2.4 Thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức, chỉnh lý, giaonộptài liệuvào Trung tâm Lưu trữ quốc gia

2.3.2.5 Bảo vệ, bảo quản tài liệu

2.3.2.6 Tổ chức sử dụng tài liệu

2.3.3 Những nhiệm vụ cụ thể khác

2.3.3.1 Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

2.3.3.2 Thống kê, báo cáo và sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ2.3.3.3 Thực hiện chế độ đãi ngộ đối với cán bộ văn thư, lưu trữ

3 Phương pháp nghiên cứu

Để tiến hành nghiên cứu đề tài này chúng tôi đã sử dụng một số phươngpháp sau:

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;

- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích các nguồn tư liệu;+ Phỏng vấn sâu;

+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;

+ Nguồn tin từ mạng Internet;

+ Nguồn tài liệu truyền thông, đại chúng

4 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục vàphụ lục, đề tài được chia làm 03 chương

Chương 1:Khái quát về UBND huyện Quế Võ

Chương 2:Thực trạng công tác Văn thư của UBND huyện Quế Võ Chương 3:Đề xuất nâng cao năng suất,chất lượng công tác Văn thưcủa UBND huyện Quế Võ

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN QUẾ VÕ 1.1 Lịch sử hình thành của UBND huyện Quế Võ

Huyện Quế Võ nằm ở phía Đông tỉnh Bắc Ninh, thuộc vùng đồng bằngchâu thổ Sông Hồng, trung tâm huyện lỵ cách thành phố Bắc Ninh 10km về phíaBắc, cách thủ đô Hà Nội 40km về phía Tây Nam Tọa độ địa lý từ 21004’00”đến 21011’00” độ vĩ Bắc và từ 106005’50” đến 106017’30” độ kinh Đông; vị trítiếp giáp với các huyện sau:Phía Bắc Quế Võ giáp với huyện Yên Dũng, ViệtYên, tỉnh Bắc Giang, Phía Nam Quế Võ giáp huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh;Phía Đông Quế Võ giáp với huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương; Phía Tây Quế Võgiáp với huyện Tiên Du và thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh

Huyện Quế Võ có QL 18 từ Nội Bài đến Quảng Ninh chạy qua địa phậnHuyện dài 22km, là cầu nối phát triển kinh tế xã hội giữa huyện với các tỉnh củavùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ như: Hải Phòng, Hà Nội, Hải Dương, QuảngNinh, Hưng Yên và Vĩnh Phúc

Huyện Quế Võ là một huyện được thành lập năm 1961,thuộc tỉnh BắcNinh Huyện lỵ Quế Võ là thị trấn Phố Mới với diện tích15.482,82 ha.Quế Võ có 21 đơn vị hành chính trực thuộc, gồm: Thị trấn Phố Mới và 20 xã:Bồng Lai, Bằng An,Chi Lăng, Cách Bi, Châu Phong, Đức Long, Đại Xuân, ĐàoViên, Mộ Đạo, Hán Quảng, Ngọc Xá, Nhân Hoà,Phương Liễu, Phượng Mao,Phù Lãng, Quế Tân, Phù Lương,Việt Thống, Việt Hùng và Yên Giả

Địa hình cơ bản của Quế Võ là đồng bằng Có một số đồi xót Huyện cómột diện tích nhỏ rừng trồng

Ủy ban nhân dân là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hành

chính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đây là cơ quan thực thi pháp luậttại các cấp: tỉnh, huyện, xã Các chức danh của Ủy ban nhân dân được Hội đồngnhân dân cấp tương ứng bầu ra và có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ của Hội đồngnhân dân Người đứng đầu Ủy ban nhân dân là Chủ tịch Ủy ban nhân dân,thường là phó bí thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng Quyềnhạn của Ủy ban nhân dân được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội

chủ nghĩa Việt Nam và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương Ủy ban nhân dâncác cấp có các cơ quan giúp việc như: Sở (cấp tỉnh), Phòng (cấp huyện), Ban(cấp xã).

UBND huyện Quế Võ là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất củahuyện, có vai trò điều hành và quyết định những vấn đề quan trọng của địaphương

1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Quế Võ

Hiện nay, UBND huyện Quế Võ được chia thành 12 phòng ban chức năngvới những nhiệm vụ và quyền hạn khác nhau, chịu sự điều hành trực tiếp củachủ tịch và 2 phó chủ tịch của UBND phụ trách các mảng công việc khác nhautrong UBND, 12 phòng ban chức năng gồm:

1 Văn phòng HĐND - UBND huyện

2 Phòng Tài chính – Kế hoạch

3 Phòng Nội vụ

4 Phòng Kinh tế và Hạ tầng

5 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

6 Phòng Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn

7 Phòng Y tế

8 Phòng Giáo dục và Đào tạo

9 Phòng Văn hóa và Thông tin

10 Phòng Tài nguyên và Môi trường

11 Phòng thanh tra huyện

12 Phòng Tư pháp

Các Đơn vị trực thuộc UBND huyện Quế Võ:

1 Trung tâm Văn hóa Thể thao

2 Trung tâm Dạy nghề

3 Đài Phát thanh

4 Trạm Khuyến nông

5 Ban quản lý Các khu công nghiệp

6 Ban quản lý Dự án

Thành viên UBND huyện Quế Võ nhiệm kỳ 2016 - 2021:

1 Ông Hoàng Minh Xuyên - Chủ tịch UBND huyện;

2 Ông Đặng Văn Tuấn - Phó Chủ tịch Thường trực UBND huyện;

3 Ông Nguyễn Văn Thành - Phó Chủ tịch UBND huyện;

4 Bà Nguyễn Thị Thu Hiền - Trưởng phòng Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn;

5 Ông Nguyễn Văn Bảng - Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường;

6 Ông Lê Xuân Hồng - Trưởng phòng Tài chính - Kế hoạch;

7 Ông Nguyễn Văn Thọ - Trưởng phòng Kinh tế và Hạ tầng;

8 Ông Trần Văn Ngà - Chánh Văn phòng HĐND&UBND;

9 Bà Nguyễn Thị Hương - Trưởng phòng Nội vụ;

10 Ông Nguyễn Văn Tụ - Trưởng phòng Tư pháp;

11 Ông Nguyễn Tiến Tiêm - Chánh Thanh tra;

12 Ông Nguyễn Duy Luyện - Trưởng phòng Văn hóa và Thông tin;

13 Ông Phạm Đình Đức - Trưởng phòng Y tế;

14 Ông Nguyễn Đắc Hữu - Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo;

15 Ông Nguyễn Văn Thanh - Trưởng phòng Lao động - Thương binh và

UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan thực hiện chủ trương an ninh quốc phòng và thực hiện biện phápphát triển kinh tế-xã hội, củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện chính sáchtrên địa bàn

UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần đảm bảo cho sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơquan tài chính cấp trên trực tiếp;

+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND

xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND

xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

+ Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thựchiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

+ Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn;

+ Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sảnxuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dântỉnh

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đấtđai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương

và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

+ Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

+ Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

+ Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,thị trấn;

+ Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

+ Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

+ Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theophân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

+ Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

+ Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương

mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thểthao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

+ Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địabàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;

+ Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;

+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình;

+ Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

+ Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo

- Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

+ Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả

thiên tai, bão lụt;

+ Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địaphương

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

+ Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

+ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản

lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

+ Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

-Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ bannhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo;

+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

+ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn

giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

+ Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

- Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm traviệc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quannhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

+ Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

+ Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

+ Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;+ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;

tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;

+ Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

+ Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

+ Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;+ Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành

chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấptrên xem xét, quyết định.

1.4 Vai trò của công tác văn thư trong UBND huyện Quế Võ

Có thể khẳng định công tác văn thư có vai trò quan trọng trong tất cả lĩnhvực đời sống xã hội

Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệptrong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những vănbản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết vàđối với UBND huyện Quế Võ cũng vậy Việc soạn thảo, ban hành văn bản vàlưu trữ giá trị tài liệu rất quan trọng Do đó, khi UBND huyện Quế Võ đượcthành lập, công tác văn thư sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch"trọng hoạt động củaUBND Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giảiquyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của UBND

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệthông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòngkhông giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư sẽ giảm tải nhưngkhông vì thế mà những người làm văn thư mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơquan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tậptrung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tửđều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ

Mặc dù công tác văn thư đã có từ rất lâu, song một vài năm trở lại đây,không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những ngườilàm văn thư nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng Đây làsuy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư cần phảiđược nhìn nhận lại

Công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt độngcủaUBND Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào Đểđưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thayđổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo Bên cạnh đó, cần có

một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạonhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chứcnăng chuyên ngành Đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tácnày và phủ nhận nhận đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư - nhữngcon người hy sinh thầm lặng.

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư lưu trữ bao gồm các nội dung như:Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ

Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy

tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với nhữngngười làm công tác văn thư, lưu trữ Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả Bcủa nhiều người mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đónggóp không nhỏ của những người làm văn thư, lưu trữ

Qua đó thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư trong UBNDhuyện Quế Võ:

- Cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin cần thiếtcho công việc

Thông tin bằng văn bản vẫn là nguồn thông tin chính xác nhất Vì vậy,việc lưu trữ các văn bản một cách khoa học là vô cùng cần thiết Các văn bảnnày có thể sẽ là cơ sở thông tin và căn cứ để thực hiện một công việc nào đó củaUBND

- Hỗ trợ giải quyết công việc một cách nhanh chóng

Nếu một văn bản được xử lý và truyền đến bộ phận cần thiết một cách kịpthời thì bộ phận chuyên môn đó có thể nhanh chóng thu nhận thông tin và giảiquyết công việc đúng hạn Việc nhân viên có thể dễ dàng tra cứu tài liệu cầnthiết mà không phải lục tìm trong kho, từng ngăn, kệ tủ sẽ giúp tiết kiệm đượctối đa thời gian Nhân viên văn thư chính là người đảm bảo cho việc truyền đạtthông tin hay phổ biến các quy định mang tính pháp lý thông qua văn bản.Làmtốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của UBND nhanh chóng,năng suất, hiệu quả hơn

- Đảm bảo lưu lại đầy đủ bằng chứng về tất cả các hoạt động của UBND

Văn bản chính là sự phản ánh chân thực các hoạt động của UBND, là bằngchứng pháp lý chứng minh cho các thông tin, cam kết, hoạt động nào đó.

- Đảm bảo bảo quản lưu trữ đầy đủ văn bản, công văn, hồ sơ tài liệuTrong quá trình hoạt động, UBND cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơtài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ thì chấtlượng tài liệu lưu trữ sẽ càng tăng lên, đồng thời, công tác lưu trữ sẽ có điều kiệnhơn để triển khai các mặt nghiệp vụ

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ 2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư

Thực hiện Kế hoạch số 02/KH-UBND của UBND huyện Quế Võ về triểnkhai thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, UBND huyện Quế Võ xâydựng Kế hoạch công tác văn thư một cách nghiêm túc

Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tácvăn thư đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân để nhận thứcđúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm trong công tác văn thư

Nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo trong việc quản lý, chỉ đạo công tácvăn thư Kịp thời triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư góp phầnphục vụ và nâng cao hiệu lực hiệu quản quản lý nhà nước

UBND triển khai các đầy đủ các nội dung, nêu rõ thời gian tiến hành vàhoàn thành; nâng cao trách nhiệm của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chứctrong quá trình thực hiện công tác văn thư nhằm đạt hiệu quả, thống nhất, triểnkhai nghiêm túc các nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra

Ban lãnh đạo cần quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúngtheo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCPngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Công văn số425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

Bên cạnh công việc triển khai thực hiện các văn bản QPPL thì cần thựchiện công tác văn thư một cách nghiêm túc, có hệ thống:

Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ triển khai Dự án số hóa tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

(giai đoạn 1) Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài