Thực trạng ứng dụng và đề xuất giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

A. LỜI MỞ ĐẦU. 1. Lý do chọn đề tài. Xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớn đối với các doanh nghiệp trong và ngoài nước.Để tồn tại và phát triển, thì các doanh nghiệp Việt Nam luôn phải chủ động tìm kiếm các giải pháp nhằm nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Một trong số các giải pháp đó là việc áp dụng các công cụ quản lý mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nổi bật là việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Qua nhiều năm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại Việt Nam bên cạnh những thay đổi theo chiều hướng tích cực thì còn tồn tại những bất cập . Đa số các doanh nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO và triển khai có hiệu quả. Thực tế, trước tâm lý ưa chuộng bằng cấp của người Việt Nam, không ít doanh nghiệp chỉ cố gắng đạt được chứng chỉ ISO nhưng không thực hiện sự triển khai dẫn đến chất lượng dịch vụ, sản xuất kinh doanh không đạt yêu cầu. Nhận thức được tầm quan trọng và xu hướng chung của thời đại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà đã triển khai ứng dụng có hiệu quả ISO 9001:2008 từ năm 2010 đến nay và đặc biệt hơn nữa việc ứng dụng ISO đã giúp cho công tác văn phòng của doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn. Với những lý do trên tôi đã chọn đề tài: “Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Thực trạng ứng dụng và đề xuất giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà”. 2. Lịch sử nghiên cứu. Trước tiên phải kể đến các văn bản quy phạm pháp luật và một số văn bản khác do Nhà nước ban hành là cơ sở pháp lý cho các cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam ứng dụng ISO đồng thời cũng là cơ sở để đánh giá quy trình áp dụng ISO của các doanh nghiệp hiện nay. - Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH12 ngày 29 tháng 6 năm 2006 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khoá XI, kỳ họp thứ 9. - Luật chất lượng sản phẩm, hang hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ 2 - Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước. - Thông tư số 36/2014/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý và chuyên gia chứng nhận sản phẩm của tổ chức đánh giá phù hợp. - Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng 5 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứng nhận theoTCVN ISO 9001. Về các đề tài nghiên cứu: Hiện nay nghiên cứu về ISO có khá nhiều các cán bộ cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp trong và ngoài nước đề cập đến. Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về thực trạng ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà” 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu: hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý chất lượng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. Đề tài có mục đích làm rõ thực trạng triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tạiCông ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện, tăng năng suất chất lượng – hiệu quả công việc, đồng thời hoàn thiện công tác quản lý chất lượng tại Công ty nhất là công tác văn phòng. 5. Phương pháp nghiên cứu. Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị - xã hội, mà chủ yếu là: - Khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà . - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. - Phương pháp so sánh, thống kê. - Phương pháp duy vật biện chứng. - Phương pháp phỏng vấn, đối thoại. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài. - Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng, hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. - Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên thuộc ngành Quản trị văn phòng và các ngành học có liên quan khác. 7. Cấu trúc của đề tài. Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung của bài nghiên cứu gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là Nguyễn Thị Chúc, tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học vớitên đề tài: “ Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác vănphòng Thực trạng ứng dụng và đề xuất giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quảứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà”

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong suốt thời gianqua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu không có sự trung thực về thông tin

sử dụng trong công trình nghiên cứu này

LỜI CẢM ƠN.

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, trong quá trình khảo sát, thu thập vàtổng hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ các nhân viên,chuyên viên của Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà; các thầy cô trong KhoaQuản trị văn phòng

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Định Thị Hải Yến giảng viên đã hướng dẫn em trong thời gian vừa qua, đồng thời em xin cảm ơntới Lãnh đạo cùng các cán bộ, nhân viên trong Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải

-Hà đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu này

Do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu nên khôngthể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Em rất mong nhận được sự bổ sung ,đóng góp ý kiến của các thầy, các cô và các bạn sinh viên

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Chúc

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

A LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh tolớn đối với các doanh nghiệp trong và ngoài nước.Để tồn tại và phát triển, thìcác doanh nghiệp Việt Nam luôn phải chủ động tìm kiếm các giải pháp nhằmnâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao củathị trường Một trong số các giải pháp đó là việc áp dụng các công cụ quản lýmới trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nổi bật là việc triển khai áp dụng hệthống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.

Qua nhiều năm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩnISO tại Việt Nam bên cạnh những thay đổi theo chiều hướng tích cực thì còntồn tại những bất cập Đa số các doanh nghiệp chưa nhận thức được tầm quantrọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vàtriển khai có hiệu quả Thực tế, trước tâm lý ưa chuộng bằng cấp của người ViệtNam, không ít doanh nghiệp chỉ cố gắng đạt được chứng chỉ ISO nhưng khôngthực hiện sự triển khai dẫn đến chất lượng dịch vụ, sản xuất kinh doanh khôngđạt yêu cầu Nhận thức được tầm quan trọng và xu hướng chung của thời đạiCông ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà đã triển khai ứng dụng có hiệu quả ISO9001:2008 từ năm 2010 đến nay và đặc biệt hơn nữa việc ứng dụng ISO đã giúpcho công tác văn phòng của doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn

Với những lý do trên tôi đã chọn đề tài: “Nội dung ứng dụng tiêu chuẩnISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Thực trạng ứng dụng và đề xuất giảipháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tạiCông ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà”

- Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH12 ngày 29 tháng

6 năm 2006 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam,

khoá XI, kỳ họp thứ 9.

- Luật chất lượng sản phẩm, hang hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11năm 2007 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóaXII, kỳ họp thứ 2

- Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủtướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổchức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước

- Thông tư số 36/2014/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2014 của BộKhoa học và Công nghệ quy định hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá

hệ thống quản lý và chuyên gia chứng nhận sản phẩm của tổ chức đánhgiá phù hợp

- Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng 5 năm 2014 của Bộ Khoahọc và Công nghệ về việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứngnhận theoTCVN ISO 9001

Về các đề tài nghiên cứu: Hiện nay nghiên cứu về ISO có khá nhiều cáccán bộ cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp trong và ngoài nước đề cập đến.Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về thực trạng ứng dụng ISO trong côngtác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà”

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2008 tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý chất lượng tại Công ty cổ phầnBánh kẹo Hải Hà

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài có mục đích làm rõ thực trạng triển khai hệ thống quản lý chấtlượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tạiCông ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà, từ

đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện, tăng năng suất chất

lượng – hiệu quả công việc, đồng thời hoàn thiện công tác quản lý chất lượngtại Công ty nhất là công tác văn phòng.

5 Phương pháp nghiên cứu.

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị - xãhội, mà chủ yếu là:

- Khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin tài liệu lưu trữ tại Công ty

cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

- Phương pháp so sánh, thống kê

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.

- Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chấtlượng, hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phầnBánh kẹo Hải Hà

- Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viênthuộc ngành Quản trị văn phòng và các ngành học có liên quan khác

7 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo thìnội dung của bài nghiên cứu gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòngtại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng tiêu chuẩn ISO trongcông tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

B NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊUCHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.

1.1.Giới thiệu về chung về ISO

1.1.1 Giới thiệu chung về tổ chức ISO

ISO là một từ có gốc từ Hi Lạp, ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế

về Tiêu chuẩn hóa có tên tiếng Anh là International Organization forStandardization

Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế(ISO)khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại toàn cầu bảo vệ an toànsức khỏe, môi trường cho cộng đồng Hiện nay, ISO có gần 3000 tổ chức kỹthuật so với hệ thống các Ban Kỹ thuật (TC – Technical committee), Tiểu ban

kỹ thuật (STC), Nhóm công tác (WG) và Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạnthảo các tiêu chuẩn quốc tế Tiêu chuẩn quốc tế ISO được ban hành sau khiđược thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận của các thành viên chính thứccủa ISO

Hiện nay ISO đã ban hành hơn 20.000 tiêu chuẩn cho sản phẩm, dịch

vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp…

Tổ chức ISO là một tổ chức phi chính phủ được thành lập vào năm

1947, đặt trụ sở chính tại Geneva của Thụy Sỹ ISO là một hội đồng toàn cầucủa hơn 180 các cơ quan của tổ chức quốc gia ( mỗi thành viên của ISO là đạidiện cho mỗi quốc gia của mình) Tính đến ngày 03/02/2015, ISO có 178 thànhviên.Việt Nam gia nhập ISO năm 1977 và là thành viên thứ 72 của tổ chức này.Hiện nay, ISO xây dựng và ban hành rất nhiều bộ tiêu chuẩn và cấp chứngnhận tiêu chuẩn với số lượng chứng chỉ khá lớn cho các tổ chức, doanh nghiệp

áp dụng tại Việt Nam tiêu chuẩn này được chuyển sang tiêu chuẩn tiếng Việt vàđược ban hành dưới dạng một tiêu chuẩn Việt Nam với tên gọi là TCVN ISO9001:2008

( Theo ISO Survey of Management System Standatd Certifications – 2013)

Trong bảng thống kê trên, chúng ta nhận thấy chứng nhận tiêu chuẩnISO 9001 đã cấp đạt 1.129.446 chứng chỉ Điều này cho thấy, các doanh nghiệpđang ngày càng quan tâm nhiều hơn đến tiêu chuẩn hóa và mang sản phẩm,hàng hóa, dịch vụ của mình đến gần hơn với các nước trên thế giới

1.1.2 Khái niệm ISO 9001:2008

ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống quản lýkhoa học, chặt chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất cảcác loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp lớn như các tập đoàn đa quốc giađến những doanh nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 người Một doanhnghiệp muốn liên tục tăng trưởng đạt được lợi nhuận cao, doanh nghiệp đó nhấtđịnh phải có một hệ thống quản lý khoa học chặt chẽ như ISO 9001:2008 để sửdụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có

9000 là số hiệu của tiêu chuẩn

2008 là năm ban hành tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đâyỳ đủ là “các yêu cầu đối với hệ thốngquản lý chất lượng” ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lầnthứ tư vào năm 2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.Tiêu chuẩn 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, khôngphải là tiêu chuẩn cho sản phẩm Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp đãtạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự thống nhất trong công việc, chuẩnhóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rútngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai sót hoặc sai sóttrong công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức cán

bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt.

1.1.3 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000.Quy định cácyêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ nănglực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng vàcác yêu cầu chế định tương ứng nhằm năng cao thỏa mãn của khách hàng

Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 bao gồm các nhóm sau:

- Nhóm 1: Yêu cầu về hệt thống chất lượng quản lý bao gồm: các yêu cầuchung và các yêu cầu về hệ thống tài liệu

- Nhóm 2: Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo bao gồm: cam kết của lãnhđạo; hướng vào khách hàng; chính sách chất lượng và hoạch định

- Nhóm 3: Yêu cầu về quản lý nguồn lực bao gồm: cung cấp nguồn lực;nguồn nhân lực; cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc

- Nhóm 4: Yêu cầu về tạo sản phẩm gồm: hoạch định việc tạo sản phẩm;các quá trình có liên quan đến khách hàng; thiết kế và phát triển; muahàng; sản xuất và cung cấp dịch vụ và kiểm soát phương tiện và theo dõi

đo lường

- Nhóm 5: Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến gồm: các yêu cầuchung; theo dõi và đo lường; các yêu cầu chung; kiểm soát sản phẩmkhông phù hợp; phân tích dữ liệu và cải tiến

1.1.4 Lợi ích khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác vănphòng

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có thể do nhiều mục đích khác nhautùy theo yêu cầu của mỗi tổ chức, tuy nhiên qua kết quả khảo sát về việc ápdụng thí điểm tiêu chuẩn này trong một số cơ quan hành chính, các tổ chức,doanh nghiệp trong nước đã áp dụng thành công và kinh nghiệm áp dụng củacác nước như Malaysia, Singapo, Ấn Độ…chúng ta có thể dễ dàng nhận thấymột số vai trò cơ bản cho tổ chức như:

- Các nghiệp vụ văn phòng khi áp dụng tiêu chuẩn ISO đều được thiết lập

các quy trình làm việc cụ thể cho hoạt động của các cá nhân hoặc các bộphận Quy trình xử lý công việc cho cơ quan, tổ chức hầu hết được tiêuchuẩn hóa theo hướng cách khoa học, hợp lý và đúng luật theo cơ chếmột cửa.

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xác định được các

cơ chế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào các nghiệp vụ

cụ thể đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu chung Từ đó lãnh đạo cơquan, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được quá trình giải quyết công việctrong nội bộ tổ chức của mình để có thể chỉ đạo kịp thời

- Nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong công tác quản lý và cung cấp dịch vụcông theo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn

- Xây dựng được hệ thống văn bản một cách rõ rang là cơ sở để hướng dẫnnguồn nhân lực và cải tiến công việc

- Tạo ra phong cách làm việc khoa học và nâng cao tính chất phục vụ, nângcao chất lượng hành chính

- Khắc phục được mối quan hệ giữa cơ quan, doanh nghiệp với nhau Nângcao năng lực và trách nhiệm của các bộ phận và người thừa hành trongcông việc thực hiện các nhiệm vụ được giao (cụ thể là các nghiệp vụ côngtác văn phòng)

- Khắc phục được sự điều chỉnh trong công việc

- Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn tạo

cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việcđồng thời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viênchức

- Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơncho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cong tác phát triểncho cơ quan

- Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng caothành tích của đơn vị và cơ quan

- Đánh giá được hiệu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách và cácvăn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủquản có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hìnhphát triển.

- Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt độngcủa cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quant ham gia góp ýcác định hướng, mục tiêu, chiến lược, các thủ tục và các quy trình giảiquyết công việc hành chính

Với những lợi ích thiết thực, đem lại hiệu quả thực sự, các cơ quan, tổchức trên thế giới và Việt Nam đã và đang áp dụng thành công ISO trong côngtác văn phòng

1.2 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tạiCông ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

1.2.1 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng

Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụngtiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong công tác văn phòng cần căn cứ vào văn bản hướng dẫn nghiệp

vụ đã có cùng với quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rõđược trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời thỏa mãnđược yêu cầu của tiêu chuẩn ISO Hiện nay, công tác văn phòng tại Công ty cổphần Bánh kẹo Hải Hà đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đới vớicác nghiệp vụ sau:

- Soạn thảo và ban hành văn bản;

- Quản lý văn bản;

- Tổ chức sự kiện;

- Kiểm soát tài liệu;

- Kiểm soát công việc

Thực trạng áp dụng khi triển khai các nghiệp vụ này sẽ được làm rõ trongchương 2

1.2.2 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công

ty trải qua 3 giai đoạn gồm 8 bước:

Giai đoạn 1 Chuẩn bị - phân tích tình hình và hoạch định

- Cam kết của lãnh đạo

- Thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác và chỉ định người đại diện

- Chọn tổ tư vấn

- Đào tạo về nhận thức và cách xây dựng văn bản theo tiêu chuẩn ISO9001:2008

- Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch

Giai đoạn 2 Xây dựng và thực hiện quản lý chất lượng

- Viết các tài liệu của quản lý chất lượng

- Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

- Đánh giá chất lượng nội bộ

- Cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến các hoạt động

Giai đoạn 3: Chứng nhận

- Đánh giá trước cchứng nhận

- Hoạt động khắc phục

- Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại

- Duy trì, cải tiến, đổi mới

Khi áp dụng các tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với doanh nghiệp sẽ được chiathành 8 bước cụ thể sau:

- Bước 1 Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng

- Bước 2 Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2008

- Bước 3 Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn

- Bước 4 Thiết lập và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO9001:2008

- Bước 5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

- Bước 6 Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận

- Bước 7 Tiến hành và đánh giá chứng nhận

- Bước 8 Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận

1.2.3 Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác vănphòng

Nhằm tạo điều kiện phát huy tối đa hiệu quả, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 vào công tác văn phòng có một số yêu cầu sau:

- Yêu cầu về hệ thống văn bản mô tả quy trình

- Yêu cầu về con người (nguồn nhân lực)

- Yêu cầu về công nghệ, cơ sở vật chất

- Yêu cầu về quy mô, cơ quan của doanh nghiệp

- Yêu cầu về tính đảm bảo công khai minh bạch

- Yêu cầu đảm bảo tính thống nhất

- Yêu cầu tính đảm bảo cải tiến liên tục

Tiểu kết

Trên đây là những cơ sở lý luận liên quan đến nội dung nghiên cứu của

đề tài Nội dung chương 1 làm rõ hai vấn đề chính, một là giúp người đọc hiểu

rõ về ISO, ISO 9001:2008, các lợi ích khi ứng dụng ISO trong doanh nghiệp.Thứ hai, là đề cập tới các nội dung, tiêu chuẩn, nguyên tắc, quy trình áp dụngápdụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹoHải Hà Đó là những tiền đề để làm rõ nội dung trong chương 2

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO

HẢI HÀ.

2.1 Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

2.1.1 Đôi nét về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

- Tên giao d ch b ng ti ng Anh: HAIHA CONFECTIONNERY JOINT – ịch bằng tiếng Anh: HAIHA CONFECTIONNERY JOINT – ằng tiếng Anh: HAIHA CONFECTIONNERY JOINT – ết tắt: HAIHACOSTOCK COMPANY

- Tr s chính: s 25 Trụ sở chính: số 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng Hà Nội ở chính: số 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng Hà Nội ố 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng Hà Nội ương Định, Quận Hai Bà Trưng Hà Nội.ng Đ nh, Qu n Hai Bà Tr ng Hà N i.ịch bằng tiếng Anh: HAIHA CONFECTIONNERY JOINT – ận Hai Bà Trưng Hà Nội ư ội

- Đi n tho i: 04.3863.29.56ện thoại: 04.3863.29.56 ại: 04.3863.29.56

- Gi y ch ng nh n đăng ký kinh doanh s : 0103003614 do S K ấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103003614 do Sở Kế ứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103003614 do Sở Kế ận Hai Bà Trưng Hà Nội ố 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng Hà Nội ở chính: số 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng Hà Nội ết tắt: HAIHACO

ho ch và đ u t thành ph Hà N i c p ngày 20 tháng 01 năm 2004.ại: 04.3863.29.56 ần Bánh kẹo Hải Hà ư ố 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng Hà Nội ội ấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103003614 do Sở Kế

- Mã s thu : 0101444379ố 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng Hà Nội ết tắt: HAIHACO

- V n đi u l : 54,750,000,000 đ ng.ố 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng Hà Nội ều lệ: 54,750,000,000 đồng ện thoại: 04.3863.29.56 ồng

Mi n Nam: 134A đều lệ: 54,750,000,000 đồng ường Tân Tạo, Quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí ng Phan Thanh, Qu n Thanh Khê, Đà N ng.ận Hai Bà Trưng Hà Nội ẵng

Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà (HAIHACO) là một trong nhữngdoanh nghiệp sản xuất bánh kẹo lớn nhất tại Việt Nam.Công ty được thành lập

từ năm 1960 trải qua 50 năm phấn đấu và trưởng thànhCông ty đã không ngừnglớn mạnh, tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong SXKD Với đội ngũ lao động

giàu kinh nghiệm, chiến lược kinh doanh tốt, đội ngũ kỹ sư được đào tạochuyên môn có năng lực và lực lượng công nhân giỏi tay nghề Công ty cổ phầnBánh kẹo Hải Hà đã có bước tiến vững chắc và phát triển liên tục để giữ vững

uy tín và chất lượng và xứng đáng với niềm tin yêu của người tiêu dùng

Tiền thân là một xí nghiệp nhỏ với công suất 2000 tấn/năm.Ngày nayCông ty đã phát triển thành Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà với quy mô sảnxuất lên tới 20.000 tấn/ năm

Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà là doanh nghiệp đầu tiên trong lĩnhvực sản xuất bánh kẹo được cấp chứng nhận hệ thống “ Phân tích mối nguy vàcác điểm kiểm soát tới hạn” (HACCP) tại Việt Nam Điều này thể hiện cam kếtcủa lãnh đạo doanh nghiệp về đảm bảo an toàn thực phẩm đối với sức khỏengười tiêu dùng

Năm 2003, Công ty thực hiện cổ phần hóa theo quyết định số 191/2003/QĐ-BCN ngày 14/11/2003 của Bộ Công nghiệp

Công ty chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần từ ngày20/01/2004 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103003614 do Sở Kếhoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp và thay đổi lần thứ 04 ngày 07/5/2012.Các hoạt động SXKD chính bao gồm:

- Sản xuất, kinh doanh bánh kẹo và chế biến thực phẩm

- Kinh doanh xuất – nhập khẩu: nguyên vật liệu, máy móc, sản phẩmchuyên ngành, hàng hóa tiêu dung và các sản phẩm hàng hóa khác

- Kinh doanh các ngành nghề khác không bị cấm theo quy định của củapháp luật

Thành tích: Các thành tích của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được Đảng

và Nhà nước công nhận như:

- 04 Huân chương Lao động Hạng Ba( từ năm 1960 – 1970)

- 01 Huân chương Lao động Hạng Nhì năm 1985

- 01 Huân chương Lao động Hạng Nhất năm 1990

- 01 Huân chương Độc lập Hạng Ba năm 1992

- Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ năm 2010.

Sản phẩm của của Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được tặng nhiềuhuy chương Vàng, Bạc trong các cuộc triển lãm Hội chợ quốc tế hàng côngnghiệp Việt Nam, triển lãm Hội chợ thành tựu kinh tế quốc dân, triển lãm kinh

tế - kỹ thuật Việt Nam và Thủ đô

Sản phẩm của Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được người tiêu dungbình chọn là “ Hàng Việt Nam chất lượng cao” trong 18 năm liền từ năm 1997đến năm 2015

Cơ cấu tổ chức của Công ty:

Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được tổ chức và hoạt động theo LuậtDoanh nghiệp 2005, các Luật khác có liên quan tới Điều lệ công ty Điều lệcông ty bản sửa đổi đã được ĐHĐCĐ thông qua ngày 24/3/2007 là cơ sở chiphối cho mọi hoạt động của công ty

ĐHĐCĐ:

- Là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyếtđịnh mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty trừ nhữngvấn đề thuộcĐHĐCĐ quyết định

- Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyếtđịnh của ĐHĐCĐ thông qua định hướng chính sách, ra quyết định hànhđộng cho từng thời điểm phù hợp với tình hìnhSXKD của công ty

Ban kiểm soát: do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông, kiểm soát mọi hoạt

động kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty

Ban điều hành: do HĐQT bổ nhiệm gồm có 01 Tổng Giám đốc, 03 Phó

Giám đốc, 01 Kế toán trưởng Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là người đạidiện theo pháp luật của công ty , chịu trách nhiệm trước HĐQT, quyết định bát

cứ các vấn đề lãnh đạo đến hoạt động hàng ngày của công ty.Phó Giám đốc và

Kế toán trưởng do HĐQT bổ nhiệm theo đề xuất của Tổng Giám đốc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà( phụ lục)

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà