KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CP SX – DV – XNK HÀ NỘI

Hoạt động chính của công ty là xuất khẩu trực tiếp mặt hàng nông sản: cà phê, gạo, tiêu, hạt điều…; nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng như: sắt, thép, máy móc thiết bị… Vì thế, nội dung ch

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH

***********

NGUYỄN THỊ NGỌC SƯƠNG

KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU

HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CP

SX – DV – XNK HÀ NỘI

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH KẾ TOÁN

Thành phố Hồ Chí Minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HỒ CHÍ MINH

***********

NGUYỄN THỊ NGỌC SƯƠNG

KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU

HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CP

SX – DV – XNK HÀ NỘI

Ngành: Kế Toán

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Người hướng dẫn: BÙI XUÂN NHÃ

Thành phố Hồ Chí Minh

Tháng 06/2012

Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại

Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Kế Toán Nghiệp Vụ Xuất Nhập Khẩu Hàng Hoá tại Công Ty CP SX – DV – XNK – Hà Nội” do

NGUYỄN THỊ NGỌC SƯƠNG sinh viên khóa 2008-2012, ngành kế toán, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày

BÙI XUÂN NHÃ Người hướng dẫn,

sẽ là hành trang cho tôi trong suốt chặng đường phía trước để đóng góp công sức nhỏ

bé của mình góp phần xây dựng đất nước

Đặc biệt, tôi xin cảm ơn thầy Bùi Xuân Nhã đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này

Tôi cũng xin cảm ơn Ban Giám Đốc, các cô chú, các anh chị trong Công ty CP

SX – DV – XNK Hà Nội, các chị trong Phòng Kế toán, đặc biệt là chị Đặng Thị Nhật Trinh và anh Trần Minh Vương đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã quan tâm, ủng hộ cho tôi giúp tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Kính chúc quý thầy cô, các anh chị trong công ty và các bạn bè dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống

Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

NGUYỄN THỊ NGỌC SƯƠNG

Trong quá trình thực tập tôi được tìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Hoạt động chính của công ty là xuất khẩu trực tiếp mặt hàng nông sản: cà phê, gạo, tiêu, hạt điều…; nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng như: sắt, thép, máy móc thiết bị…

Vì thế, nội dung chính của đề tài là tìm hiểu nghiên cứu về tình hình công tác kế toán xuất nhập khẩu tại Công Ty CP SX – DV – XNK – Hà Nội trên cơ sở quan sát

mô tả quy trình xuất khẩu và nhập khẩu hàng hoá, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ có liên quan đến hoạt động này qua đó đưa ra một số ví dụ nhằm làm cụ thể hơn những nội dung của khóa luận về công tác kế toán tại công ty từ đó đưa ra những kết luận kiến nghị về tình hình thực hiện và những giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại công ty

MỤC LỤC

Trang

LỜI CẢM TẠ iii

NỘI DUNG TÓM TẮT iv

MỤC LỤC v

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT viii

DANH MỤC CÁC HÌNH ix

DANH MỤC PHỤ LỤC x

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1

1.1 Đặt vấn đề 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

1.4 Cấu trúc của luận văn 2

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN 4

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty HAPROSIMEX JSC: 4

2.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty HAPROSIMEX JSC : 4

2.1.2 Quá trình phát triển của Cty HAPROSIMEX JSC : 5

2.2 Chức năng và nhiệm vụ : 6

2.2.1 Chức năng : 6

2.2.2 Nhiệm vụ : 6

2.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty HAPROSIMEX JSC: 7

2.4 Những thuận lợi và khó khăn của Công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh: 8

2.4.1 Những thuận lợi: 8

2.4.2 Những khó khăn: 9

2.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cty Haprosimex JSC : 9

2.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý : 9

2.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận : 10

2.4 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại công ty Haprosimex JSC : 12

2.4.1 Sơ đồ tổ chức : 12

2.4.2 Chức năng nhiệm vụ : 12

2.4.4 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty : 15

2.4.5 Hình thức tổ chức kế toán tại công ty : 15

2.4.6 Hình thức sổ kế toán : 15

2.4.7 Hệ thống tài khoản sử dụng : 16

CHƯƠNG 3   CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 17

3.1 Cơ sở lý luận 17

3.1.1 Những vấn đề chung về kế toán trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu 17

3.1.2 Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu : 20

3.1.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu 28

3.1.3 Kế toán chênh lệch tỷ giá : 37

3.2.Phương pháp nghiên cứu : 40

CHƯƠNG 4   KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 41

4.1 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh tại Công ty CP SX - DV - XNK Hà Nội: 41

4.1.1 Hình thức kinh doanh của Cty : 41

4.1.2 Phương thức thanh toán : 41

4.1.3 Điều kiện cơ sở giao hàng : 45

4.1.4 Phương thức vận chuyển : 45

4.2 Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp : 45

4.2.1 Quy trình thực hiện : 45

4.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ 50

4.2.3 Phương pháp hạch toán : 50

4.3 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp : 77

4.3.1 Quy trình thực hiện : 77

4.3.2 Trình tự luân chuyển chứng từ 78

4.3.3 Phương pháp hạch toán : 80

4.4 Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế có liên quan : 93

CHƯƠNG 5 97

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 97

5.1 Kết luận : 97

5.2 Kiến nghị : 101

TÀI LIỆU THAM KHẢO 105 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC HÌNH

Trang

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 9

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 12

Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán 16

Hình 3.1 : Sơ đồ tổ chức hợp đồng XK 21

Hình 3.2: Sơ Đồ Kế Toán Xuất Khẩu Hàng Hoá Trực Tiếp 27

Hình 3.4 Sơ Đồ Kế Toán Nhập Khẩu Hàng Hoá Trực Tiếp 36

Hình 4.1: Sơ đồ thanh toán : 44

Hình 4.3: Quy trình ký hợp đồng 51

Hình 4.4 Quy trình tạm ứng 53

Hình 4.5: Quy trình khai hải quan 56

Hình 4.8: Quy trình hoàn ứng kiên nghị 68

Hình 4.9: Quy trình chi trả tiền cho người bán: 74

Hình 4.10: Sơ đồ luân chuyển chứng từ NK trực tiếp : 78

Hình 4.11: Quy trình đặt hàng 80

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Hợp đồng 30/HJSC – EVE/12

Phụ lục 2: Hợp đồng P - 45848

Phụ lục 3: Hợp đồng P-45848 ấn định giá

Phụ lục 4: Đơn xin tạm ứng HĐ 30/HJSC – EVE/12

Phụ lục 5: Phiếu chi tạm ứng HĐ 30/HJSC – EVE/12

Phụ lục 6: Bộ chứng từ HĐ 30/HJSC – EVE/12

Phụ lục 7: Bộ chứng từ HĐ P - 45848

Phụl ục 8: Phiếu xuất kho HĐ 30/HJSC – EVE/12

Phụ lục 9: Hoá đơn GTGT đầu vào

Phụ lục 10: Phiếu nhập kho

Phụ lục 11: Phiếu xuất kho HĐ P-4584

Phụ lục 12: Phiếu thu tạm ứng HĐ 30/HJSC – EVE/12

Phụ lục 13: Phiếu chi chi tiền tạm ứng HĐ 30/HJSC – EVE/12 Phụ lục 14: Giấy báo có HĐ P – 45848

Phụ lục 21: Tờ khai hải quan

Phụ lục 22: Biên bản kiểm tra chứng từ giấy

Phụ lục 23: Biên bản kiểm tra hàng hoá thực tế

CHƯƠNG 1

MỞ ĐẦU

1.1 Đặt vấn đề

Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới không ngừng phát triển, xu hướng quốc tế hoá

và toàn cầu hoá hiện đang là xu thế tất yếu, khách quan, tác động mạnh mẽ tới tất cả các quốc gia, dân tộc, đến đời sống xã hội của cả cộng đồng nhân loại, cũng như cuộc sống của mỗi con người Toàn cầu hoá không chỉ tạo ra cho các nước những cơ hội, mà cả những thách thức to lớn đặc biệt là các nước có nền kinh tế chuyển đổi như nước ta

Để hoà mình vào dòng chảy kinh tế chung, chúng ta cần ý thức được sâu sắc vai trò của ngoại thương - một lĩnh vực hết sức quan trọng phục vụ đắc lực cho công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước Trong những năm qua Đảng và Nhà nước đã không ngừng thực hiện các chiến lược kinh tế mới phát huy tối đa nội lực và đặc biệt đã

có những chính sách kinh tế đối ngoại sáng suốt Ngoài việc ký kết các hiệp định thương mại với các quốc gia và tổ chức thương mại trên thế giới, Nhà nước còn tạo ra một môi trường kinh doanh cũng như các chính sách thuận lợi cho hoạt động ngoại thương

Thực hiện chính sách mở cửa đồng nghĩa với việc tạo ra một thị trường rộng lớn với các hoạt động đa dạng, phong phú hơn, tạo điều kiện cho ta tiếp nhận vốn, công nghệ sản xuất và công nghệ quản lý, xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ, các khoản vay ưu đãi từ các nước, tăng thêm việc làm… Do đó lĩnh vực XNK cũng ngày càng trở nên sôi động hơn và cũng không ít các vấn đề khó khăn nảy sinh Nó gắn với thị trường hàng hóa và sự phát triển của một đất nước Hoạt động KD XNK giúp chuyên môn hóa sản xuất của mỗi nước và đáp ứng nhu cầu khác nhau về hàng hóa và dịch vụ của từng thị trường

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, để có thể quản lý hoạt động kinh doanh XNK thì hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu, đảm bảo cung cấp các thông tin một cách chính xác, kịp thời và hiệu quả tình hình sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu chiến lược: lợi nhuận, vị thế, an toàn là một yêu cầu bức xúc và cấp thiết

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán hàng XNK, sau quá trình học tập và tìm hiểu thực tế tại công ty em đã lựa chọn đề tài “Kế toán các nghiệp vụ XNK tại Cty CP SX - DV - XNK Hà Nội (HAPROSIMEX JSC)” Nội dung của đề tài là tập trung nghiên cứu lý luận về kinh doanh XNK và công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ XNK của công ty Dựa vào thực tế của công ty em đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm tổ chức và thực hiện tốt quá trình hạch toán đó

Trong khuôn khổ thời gian thực tập cho phép, luận văn tốt nghiệp của em không thể tránh khỏi những khuyết điểm đòi hỏi phải nghiên cứu sâu hơn Em rất mong được sự góp ý, bổ sung của thầy cô và các anh chị trong công ty

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu về quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nguyên tắc, thủ tục quy trình luân chuyển chứng từ…trong hoạt động xuất nhập khẩu đề xem xét và đưa

ra biện pháp kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống kế toán tại đơn vị

1.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Phạm vi không gian : Luận văn đươc thực hiện tại phòng Kế toán –Tài chính của Công ty Cổ Phần SX – DV – XNK Hà Nội (HAPROSIMEX JSC)

Phạm vi thời gian : Từ tháng 2 đến tháng 4 năm 2012

1.4 Cấu trúc của luận văn

Trình bày các khái niệm, mối quan hệ, trình tự hạch toán của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Chương 5 : Kết luận và kiến nghị

Đưa ra một số nhận định trên cơ sở đó đề xuất ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty HAPROSIMEX JSC:

2.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty HAPROSIMEX JSC :

Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (HAPROSIMEX) đặt tại Hà Nội được thành lập theo quyết định số 236/QĐUB ngày 30/04/1993 Ủy ban Nhân dân Hà Nội Đến năm 1994 do nhu cầu mở rộng phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty

đã mở thêm chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh (HPROSIMEX HCM) theo quyết định

số 2859/QĐUB, Chi nhánh trực thuộc Công ty Sản xuất-Xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội

Sau một thời gian hoạt động đến tháng 12 năm 2008 chi nhánh đã tiến hành cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty CP SX - DV - XNK Hà Nội (HAPROSIMEX JSC) HAPROSIMEX JSC một đơn vị sản xuất kinh doanh và hạch toán kinh tế độc lập có đầy đủ

tư cách pháp nhân, có con dấu riêng có tài khoản giao dịch tại các ngân hàng theo quy định của pháp luật

Thông tin chi tiết :

1 Tên công ty: Công ty Cổ Phần Sản Xuất Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Hà Nội

2 Tên giao dịch quốc tế: Hanoi Production Services Import - Export Joint Stock Company

3 Tên viết tắt : HAPROSIMEX JSC

4 Giấy phép đăng ký kinh doanh số : 4103012085 (lần đầu) ngày 22 tháng 12 năm

2008 Đăng ký thay đổi lần 3 số : 0306695214 ngày 30 tháng 06 năm 2010 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP Hồ Chí Minh cấp

5 Mã số thuế : 0306695214

6 Trụ sở chính: Lô 6 – 7 Khu Công Nghiệp Tân Thới Hiệp, Phường Hiệp Thành, Quận 12, TP Hồ Chí Minh

7 Văn phòng đại diện : V4, Lầu 5, Tòa nhà KHANHOMEX, 360A Bến Văn Đồn, Phường 1, Quận 4, TP Hồ Chí Minh

- Điện thoại: 08.39453001 Fax: 08.39453011

- Email : info@haprosimexjsc.com

- Website: http://haprosimexjsc.com

8 Tổng giám đốc : Ngô Thùy Tâm

9 Tài khoản Ngân hàng : Cty mở tại khoản tại các Ngân hàng : Vietcombank HCM, HSBC HCM, Techcombank HCM, Sacombank, BIDV HCM…

10 Logo :

11 Vốn điều lệ : 16.800.000.000 VND ( Mười sáu tỷ tám trăm triệu đồng)

12 Vốn pháp định : 6.000.000.000 VND ( Sáu tỷ đồng)

2.1.2 Quá trình phát triển của Cty HAPROSIMEX JSC :

- Trong nhiều năm qua hàng thủ công mỹ nghệ và nông sản của nước ta đã tham gia vào thị trường xuất khẩu qua các nước ngày càng lớn, đặc biệt là những năm gần đây Nhận thấy đây là một ngành có tiềm năng to lớn về XK có thị trường rộng lớn thu hút nhiều lao động lại phù hợp với nền kinh tế đang phát triển như nước ta Vì thế Cty HAPROSIMEX JSC đã ra đời ngày 22 tháng 12 năm 2008, bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh tháng 03 năm 2009 Được hình thành từ chi nhánh Công ty SX – XNK Tổng Hợp Hà Nội tại TP.HCM

- Doanh thu năm 2009 đạt 656.837.938.000 VND Cty HAPROSIMEX JSC đã mạnh dạn đầu tư trang thiết bị máy móc, nhà xưởng để đẩy mạnh tiến độ sản xuất, hòa nhập vào môi trường tiêu thụ trong và ngoài nước Giới thiệu về mặt hàng thủ công mỹ nghê và nông sản của Việt Nam với bạn bè các nước trên thế giới Trong năm 2010 Cty

tham gia hội chợ triển lãm tại HongKong, Nhật, Đức và hội chợ triễn lãm tại VIFA tại TP HCM Doanh thu trong năm 2010 đạt 956.327.000 VND trong đó doanh thu XK đạt 812.877.950 VND, chiếm 85% trên tổng doanh thu Năm 2011 doanh thu của Cty năm

2011 là 1.320.586.000 VND Thị trường XK chủ yếu của Cty là Đức, Nhật, Mỹ, Taiwan, Pakistan, Qatar, Singapore, Ý, Hongkong, Bangladesh…

- Hòa cùng xu thế hội nhập của đất nước Cty đã và đang nổ lực hết mình để tiếp tục khẳng định vị trí trên thương trường cũng như trên lĩnh vực kinh doanh XNK Quy mô sản xuất của Cty ngày càng được đầu tư phát triển, tăng kim ngạch XK sang các nước có tiềm năng, mang lại nguồn lợi cho đất nước, số lượng nhân viên theo đó cũng tăng lên rất nhiều so với giai đoạn mới thành lập, tạo thêm nhiều việc làm cho người lao động

- Chính phủ tiếp tục chính sách khuyến khích, hỗ trợ doanh nghiệp xuất khẩu

- Chức năng chủ yếu của Công ty là sản xuất và xuất nhập khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, nông sản và sắt thép,…mang lại nguồn lợi cho Công ty và nguồn thu cho ngân sách Nhà nước Góp phần xây dựng và phát triển đất nước

- Đối với mặt hàng nông sản thì các đơn hàng được ký kết và hàng được người mua giao tại cảng

- Nghiên cứu khả năng sản xuất và nhu cầu tiêu dùng của khách hàng trong và ngoài nước nhằm thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả, mở rộng thị trường ngày càng phát triển lớn mạnh Đồng thời nghiên cứu các chính sách pháp luật trong nước cùng những điều ước quốc tế về hoạt động XNK mà Việt Nam tham gia ký kết

- Đầu tư máy móc, trang thiết bị kỹ thuật mới nhằm nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm

- Chăm lo, quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ công nhân viên và người lao động trong Doanh nghiệp Bên cạnh đó, còn có chính sách bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ nhân viên có tay nghề nhằm khuyến khích, thu hút nhân lực có kỹ thuật tay nghề cao

- Tăng cường công tác quản trị tài chính nhằm quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả hơn

2.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty HAPROSIMEX JSC:

Công ty chuyên thu mua, sản xuất, kinh doanh xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ và hàng nông sản theo đơn đặt hàng của khách hàng

+ Đối với hàng Nông sản: thu mua nguyên liệu đầu vào trong nước như tiêu, cà phê, điều, nghệ…, qua chế biến rồi xuất khẩu

+ Đối với hàng Thủ công mỹ nghệ: thu mua nguyên liệu trong nước, tạo ra thành phẩm hoặc bán thành phẩm để xuất khẩu như hàng thủ công mỹ nghệ làm bằng bèo, cói,

lá, lục bình, dây rừng …với mẫu mã theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo mẫu thiết kế của công ty tùy theo Hợp đồng Đặc điểm của ngành nghề này yêu cầu rất cao về chất lượng hàng hóa, mẫu mã, độ tinh xảo, tính cá biệt của sản phẩm và rất khắc khe về thời gian giao hàng vì vậy cần phải có đội ngũ lao động có kỹ thuật và tay nghề tinh sảo, đồng thời phải có tính cẩn thận và trách nhiệm

Thị trường xuất khẩu chủ yếu là ở: Đức, Ý, Singapore, Philippines, Hồng Kông, Nhật, Mỹ, Pakistan, Nam phi, Bangladesh,…

- Đối với hàng Nhập khẩu như thép, đồng, kẽm, …Cty thường nhập khẩu từ nhiều nước như Đức, Switzerland, Singapore, Trung Quốc, Nam Phi, Ấn Độ…phục vụ nhu cầu thị trường trong nước

-Bên cạnh đó công ty còn :

+ Bán buôn, bán lẻ nông lâm sản nguyên liệu, thực phẩm, máy móc, thiết bị, phụ tùng máy, công – nông - ngư nghiệp, vật liệu - thiết bị lắp đặt ngành xây dựng, đồ dùng gia đình, hàng may sẵn, giày dép

+ Bán mô tô, xe máy, ô tô và xe có động cơ

+ Bán buôn phân bón

Tuy nhiên, các hoạt động chính tạo nguồn thu nhập, lợi nhuận chiếm tỷ trọng cao cho doanh nghiệp là những mảng kinh doanh nông sản, thủ công mỹ nghệ và các mảng kinh doanh khác như: cung cấp thép, máy móc thiết bị cho một số khách hàng nội địa có nhu cầu hỗ trợ tài chính, tận dụng diện tích nhà xưởng trống để cho thuê mặt bằng, ngoài

ra còn có nguồn thu từ hoạt động kinh doanh ngoại tệ, thu lãi tiền gửi, tiền cho vay, kinh doanh chênh lệch tỷ giá; đầu tư cổ phiếu trên thị trường chứng khoán

2.4 Những thuận lợi và khó khăn của Công ty trong quá trình hoạt động kinh

doanh:

2.4.1 Những thuận lợi:

- Do chủ yếu là xuất khẩu nên Công ty được hoàn thuế GTGT (do thuế GTGT đầu

ra nhỏ hơn thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)

- Công ty đặt tại Tp.HCM, một nơi có nguồn nhân lực dồi dào, diện tích nhà xưởng với quy mô rộng lớn rất thuận tiện cho quá trình sản xuất

- Công ty kế thừa đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiều kinh nghiệm

- Công ty trang bị nhiều máy móc hiện đại nhờ đó mà dây chuyền sản xuất khép kín liên tục tạo sự thuận lợi trong quản lý sản xuất cũng như trong việc chế tạo sản phẩm

có thể tận dụng tối đa các nguyên vật liệu dư thừa, các công đoạn sản xuất vừa liên tục vừa quan hệ chặt chẽ với nhau, mỗi khâu đảm bảo nhận một công đoạn sản xuất, tránh được tình trạng chồng chéo trong chế tạo, trùng lắp sản xuất

2.4.2 Những khó khăn:

- Các chế độ chính sách của Nhà nước thay đổi liên tục và khó dự đoán

- Tình hình kinh tế trong nước cũng như ngoài nước nhiều biến động, do đó tiềm

ẩn nhiều rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Khách hàng chủ yếu của Công ty HAPROSIMEX JSC là khách hàng nước ngoài nên rất khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng và rủi ro, thất thoát không thu hồi được

nợ đối với các khách hàng được thành lập ảo

2.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cty Haprosimex JSC :

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu, những quyết định của công ty do Ban Giám Đốc đưa ra đều có sự cố vấn từ các bộ phận chuyên môn Tất cả các bộ phận đều tập trung tại văn phòng công ty

2.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý :

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Nguồn tin: Phòng KT công ty

2.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận :

2.3.2.1 Chủ tịch HĐQT :

Là người điều hành, thu thập thông tin kịp thời để đưa ra các quyết định cuối cùng đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Ký kết các chứng từ, sổ sách giao dịch với khách hàng và nội bộ công ty Kết hợp với các bộ phận quản lý xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh lâu dài cho công ty

2.3.2.2 Tổng giám đốc :

Là người đại diện theo pháp luật, người trực tiếp điều hành công ty và trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty Đồng thời nắm bắt thu thập thông tin kịp thời để báo cáo và đôn đốc lên Chủ tịch HĐQT để đưa ra các quyết định kịp thời nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho công ty Ký kết các chứng từ giao dịch với khách hàng Là người trực tiếp điều hành và quản lý đào tạo nâng cao tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch HĐQT

về nhiệm vụ được giao như báo cáo tình hình thị trường và ra các quyết định đúng đắn, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế

2.3.2.5 Phòng XNK 2:

Chuyên kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ Trưởng phòng cùng bộ phận kinh doanh tìm kiếm thị trường và báo cáo lên các cấp quản lý Khi nhận được các quyết định từ các cấp quản lý, trưởng phòng có nhiệm vụ phối hợp với các nhân viên của mình thực hiện các hợp đồng Thông qua nhu cầu thị trường, thiết kế mẫu mã phù hợp để gửi

mẫu cho khách hàng kèm theo bảng báo giá Khách hàng chấp nhận, các hợp đồng được

ký kết thì phối hợp với xưởng sản xuất để sản xuất những đơn hàng theo yêu cầu và tiêu chuẩn của khách hàng Đơn hàng sản xuất xong thông báo thời gian và địa điểm cho khách hàng Thực hiện các thủ tục xuất hàng và vận chuyển ra cảng để gaio cho khách hàng Theo dõi từng đơn hàng và báo cáo tình hình thanh toán cho các cấp quản lý và cung cấp số liệu chứng từ về phòng kế toán

- Theo dõi đôn dốc thanh toán, thu hồi công nợ với khách hàng

- Cung cấp thông tin cần thiết cho Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám Đốc và các đối tượng khác ngoài công ty ( cơ quan thuế, ngân hàng…)

cáo tình hình về phòng XNK 2 Khi đơn hàng đã sản xuất xong thì phối hợp với phòng XNK 2 để đóng gói và giao hàng cho khách hàng

2.4 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại công ty Haprosimex JSC :

2.4.1 Sơ đồ tổ chức :

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Nguồn tin: Phòng KT công ty

2.4.2 Chức năng nhiệm vụ :

2.4.2.1 Kế toán trưởng :

- Chịu trách nhiệm chung về các hoạt động kế toán

- Kiểm tra đôn đốc các thành viên trong phòng thực hiện các nhiệm vụ đã được giao

- Kiểm tra các đề nghị thanh toán, chi phí của công ty

- Kiểm tra kế toán kho và chương trình thực hiện kế toán ghi sổ, quy trình nhập xuất hàng hoá, NVL, CCDC tại xưởng sản xuất

- Kiểm tra các tài khoản, tổng hợp kết sổ và lập báo cáo tài chính theo đúng quy định

- Báo cáo tuần, kiểm tra và báo cáo lãnh đạo

- Báo cáo kim ngạch, kiểm tra và báo cáo lãnh đạo

- Tham mưu cho Giám đốc, đồng thời chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc

2.4.2.2 Kế toán tiền lương - thuế - tài sản cố định:

Hàng tháng ghi chép, phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm tài sản cố định của toàn Công ty (Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ) Lập các báo cáo về tài sản cố định hữu hình và vô hình (phần nguyên giá, số đã trích khấu hao, giá trị còn lại của tài sản)

- Căn cứ vào bảng chấm công để lập bảng tính tiền lương và các khoản trích theo lương, tính thuế thu nhập cá nhân cho cán bộ công nhân viên

- Kiểm tra và lập báo cáo thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, thuế thu nhập doanh nghiệp hàng quý Kết chuyển lương và các khoản trích theo lương

2.4.2.3 Kế toán tiền gửi - vay ngân hàng:

- Có trách nhiệm cập nhật, kiểm tra, theo dõi các nghiệp vụ phát sinh và số dư tài

khoản tiền gửi và tiền vay ngân hàng

- Cung cấp kịp thời các thông tin chi tiết về các khoản thu chi qua ngân hàng cho

các phần hành liên quan, nhất là bộ phận quản lý công nợ

- Căn cứ kế hoạch thanh toán được duyệt tiến hành việc thanh toán bằng cách lập

ủy nhiệm chi hoặc làm hồ sơ vay vốn trình kế toán trưởng và Tổng Giám Đốc ký duyệt gửi ngân hàng

- Định kỳ nhận chứng từ ngân hàng để ghép cùng đề nghị thanh toán và lưu vào

hồ sơ thanh toán Hàng tháng, căn cứ vào giấy nhận nợ, lãi suất tiền vay để lập kế hoạch trả nợ gốc và lãi vay

- Cuối quý và cuối năm lập bảng kê chi tiết tiền gửi và tiền vay của từng ngân hàng - Xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá tiền ngoại tệ phát sinh trong tháng Cuối năm tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá các khoản tiền ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng

2.4.2.4 Kế toán tiền mặt-Công nợ mua vào:

- Có trách nhiệm cập nhật, kiểm tra, theo dõi các nghiệp vụ phát sinh và số dư các tài khoản: Tiền mặt, tạm ứng, chi phí trả trước, phải trả cho nhà cung cấp, tạm ứng, công

nợ mua vào, tồn kho thành phẩm, hàng hóa,…cung cấp kịp thời các thông tin chi tiết cho các bộ phận liên quan

- Kiểm tra tính chính xác của đề nghị thanh toán và chứng từ gốc đi kèm

- Lập phiếu thu - chi, phiếu nhập kho và lưu chứng từ thanh toán bằng tiền mặt, hạch toán các khoản chi tiền hàng

- Định kỳ đối chiếu sổ quỹ của kế toán với thủ quỹ, phân bổ chi phí trả trước, đối chiếu hàng hóa tồn kho, công nợ phải trả

- Cuối quý và năm tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu tạm ứng và lập bảng

kê chi tiết tiền mặt tồn quỹ, kiểm kê hàng hóa, lập biên bản đối chiếu công nợ với người bán

2.4.2.5 Kế toán Nguyên vật liệu-Giá thành-Công nợ bán ra:

- Kiểm tra theo dõi các khoản phải thu khách hàng, nguyên liệu vật liệu, chi phí SXKD dở dang, thành phẩm, hàng hóa, tiến độ thực hiện các đơn hàng

- Lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu để đăng ký với cơ quan thuế

- Hạch toán các khoản thu tiền hàng, chênh lệch tỷ giá các khoản thu tiền hàng có gốc ngoại tệ

- Lưu trữ hồ sơ xuất khẩu, xuất hóa đơn bán hàng Lập hồ sơ hoàn thuế giá trị gia

tăng

2.4.2.6 Thủ quỹ :

- Cất giữ, bảo quản tiền bạc, có nhiệm vụ thu chi tiền khi có phiếu thu, phiếu chi được chuyển đến từ kế toán công nợ (phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, người nhận, Giám đốc, người lập)

- Chịu trách nhiệm báo cáo thu chi cho GĐ hàng ngày, trình ký phiếu thu chi

- Chi trả tiền hàng; trả lương, trả thưởng, tạm ứng cho nhân viên…

- Kiểm kê tiền tồn quỹ và đối chiếu sổ quỹ với kế toán tiền mặt

2.4.4 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty :

- Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

- Đơn vị hạch toán : Việt Nam đồng Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang Việt nam đồng theo tỷ giá giao dịch của Ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính giá thành đơn vị sản phẩm : Giá thành được tính cho từng lô, bao gồm các chi phí: Vật liệu, nhân công và các chi phí chung cho lô hàng đó

- Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu : Các khoản phải thu được ghi nhận theo giá gốc trừ các khoản dự phòng phải thu khó đòi ước tính vào thời điểm cuối năm tài chính

- Nguyên tắc ghi nhận và trích khấu hao tài sản cố định:

+ Tài sản cố định hữu hình (TSCĐH) : Tài sản cố định hữu hình được ghi nhận theo nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn lũy kế Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng Thời gian khấu hao áp dụng theo thời gian quy định tại quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ tài chính

+ Tài sản cố định vô hình (TSCĐVH) : TSCĐVH là phần mềm kế toán, thời gian phân bổ khấu hao là 02 năm

2.4.5 Hình thức tổ chức kế toán tại công ty :

Công ty đang áp dụng hình thức kế toán tập trung Mọi công tác đều được thực hiện ở phòng kế toán, từ khâu thu thập chứng từ và kiểm tra chứng từ, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đến khâu lập báo cáo tài chính Nhờ vậy Ban quản trị có thể kiểm tra, đánh giá, chỉ đạo kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

2.4.6 Hình thức sổ kế toán :

Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung được thiết kế trên phần mềm kế toán T.T Soft Accounting trong công tác kế toán, cài đặt theo đúng chế độ kế toán Việt Nam Mọi công việc của kế toán đều được thực hiện trên máy

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc để ghi sổ , xác định tài khoản ghi Nợ, ghi

Có để cập nhật dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn Các thông tin sẽ tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ chi tiết có liên quan Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, chính xác và trung thực

Cuối quý, kế toán tiến hành khoá sổ và lập báo cáo tài chính : bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được lập sẳn trong phần mềm; còn báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính được làm thủ công

Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán

In sổ, báo cáo cuối tháng cuối năm Đối chiếu, kiểm tra

2.4.7 Hệ thống tài khoản sử dụng :

Công ty vẫn áp dụng dựa vào hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ – BCT, do có những đặc điểm riêng nên công ty mở chi tiết một số tài khoản đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty Các tài khoản được mở chi tiết như sau :

- Đối với tiền gửi ngân hàng được mở chi tiết cho từng ngân hàng, mở chi tiết từng loại vay, tiền gửi, chi tiết tiền đồng đô la

- Đối với công nợ theo dõi chi tiết từng người mua, từng người bán

- Hàng hoá được theo dõi theo từng nhóm hàng

CHƯƠNG 3

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Cơ sở lý luận

3.1.1 Những vấn đề chung về kế toán trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Khái niệm : Hoạt động kinh doanh XNK là hoạt động mua bán hàng hóa giữa

các thương nhân ở các nước khác nhau nhằm đạt được mục tiêu về kinh tế hay các lợi ích

xã hội khác

Đặc điểm của hoạt động XNK :

Đặc điểm về hàng hóa kinh doanh XNK :

Những mặt hàng XK chủ yếu là thế mạnh trong nước thuộc các lĩnh vực như nông, lâm, ngư nghiệp thủy hải sản, các mặt hàng thủ công mỹ nghệ…

Hàng hóa NK chủ yếu là các mặt hàng trong nước chưa sản xuất hay công nghệ

kỹ thuật chưa cao chất lượng cũng như số lượng chưa đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng như máy móc thiết bị, linh kiện điện tử…

Đặc điểm về thời gian lưu chuyển hàng hóa :

Thời gian lưu chuyển hàng hóa trong XNK bao giở cũng dài hơn so với thời gian lưu chuyển hàng hóa nội địa do phải thực hiện hai giai đoạn mua hàng và hai giai đoạn bán hàng Đối với hoạt động XK thì mua ở thị trường trong nước và bán cho thị trường nước ngoài, còn với hoạt động NK thì mua ở thị trường nước ngoài và bán cho thị trường nội địa Vì vậy để xác định kết quả kinh doanh XNK người ta chỉ xác định khi hàng hóa đã lưu chuyển được một vòng hay đã thực hiện xong một thương vụ ngoại thương

Đặc điểm về phương thức và điều kiện thanh toán :

Các phương thức chủ yếu trong hoạt động kinh doanh XNK là : phương thức nhờ thu (Collection), phương thức chuyển tiền (Remittance), tín dụng chứng từ (Letter of Credit – L/C), phương thức ghi sổ (Open account)

Điều khoản thanh toán nào được áp dụng phụ thuộc khá nhiều vào sự hiểu biết và mối quan hệ giữa bạn và đối tác mua hàng

Nhìn chung, phương thức nhờ thu và ghi sổ thường được dùng khi:

(1) hai bên thực sự tin cậy lẫn nhau,

(2) người mua sẵn sàng thanh toán và có khả năng thanh toán

(3) điều kiện kinh tế và chính trị của nước người mua ổn định

(4) chính phủ nước người mua không có những biện pháp kiểm soát ngoại hối Khi làm ăn với khách hàng mới, các doanh nghiệp thường sử dụng phương thức trả trước bằng tiền mặt hoặc phương thức thư tín dụng (thường là Thư tín dụng không huỷ ngang trả tiền ngay có xác nhận) mặc dù dùng L/C có thể phí ngân hàng cao hơn rất nhiều

Đặc điểm về điều kiện thương mạị quốc tế (Incoterms) :

Incotermslà một bộ các quy tắc thương mại quốc tế được công nhận và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới Incoterms quy định những quy tắc có liên quan đến giá cả và trách nhiệm của các bên (bên bán và bên mua) trong một hoạt động thương mại quốc tế

Incoterms ra đời đầu tiên năm 1936 sau nhiều lần sửa đổi thì Incoterms 2010 là phiên bản mới nhất của Incoterm, được Phòng thương mại Quốc tế (ICC) ở Paris, Pháp và

có hiệu lực kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2011

Incoterms 2010 bao gồm 11 điều kiện cơ sở giao hàng, là kết quả của việc thay thế bốn điều kiện cũ trong Incoterms 2000 (DAF, DES, DEQ, DDU) bằng hai điều kiện mới

Mỗi quốc gia có luật pháp và tập quán kinh doanh khác nhau nên ngoài việc tuân thủ về luật pháp và tập quán các bên cần thỏa thuận quy định của pháp luật sẽ điều chỉnh trong hợp đồng khi xảy ra sự cố, tranh chấp

Các phương thức xuất nhập khẩu :

Các doanh nghiệp XNK có thể thực hiện việc kinh doanh của mình theo phương thức trực tiếp hay ủy thác cho đơn vị khác XNK hoặc kết hợp cả trực tiếp và ủy thác Phương thức XNK trực tiếp thường được sử dụng đối với doanh nghiệp được phép xuất khẩu trực tiếp, có kinh nghiệm trên thương trường có khả năng tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng, nắm bắt nhu cầu thị trường, thị hiếu của khách hàng Với doanh nghiệp chưa

đủ điều kiện xuất khẩu trực tiếp, chưa quen biết thị trường, khách hàng và chưa thông thạo các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu thì có thể sử dụng phương thức XNK ủy thác

Đặc điểm tính giá hàng hoá nhập khẩu

Giá thực tế của hàng hoá mua vào tuỳ thuộc vào từng nguồn hàng khác nhau cũng như tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà DN áp dụng

- Đối với các DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong giá mua không bao gồm thuế GTGT đầu vào; còn đối với DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, trong giá mua bán gồm cả thuế GTGT đầu vào

-

Giá thực tế

HH NK

= Giá hàng NK (CIF)

+ Thuế

NK

+ Thuế TTĐB (nếu có)

- Chiết khấu TM, giảm giá hàng bán

Về thực chất cũng giống như kinh doanh thương mại nội địa, giá thực tế trong kinh doanh XNK cũng bao gồm 2 bộ phận : Trị giá mua và chi phí thu mua Khi xuất kho, để tính giá thực tế của hàng hoá, kế toán phải tách riêng 2 bộ phận trên để tính toán

+ Đối với bộ phận trị giá mua, có thể tính dựa theo các phương pháp tính giá xuất kho giống như DN kinh doanh thương mại nội địa : thực tế đích danh, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, bình quân gia quyền

+ Đối với chi phí thu mua sẽ được phân bổ vào giá vốn theo tiêu thức thích hợp cho cả lượng hàng hoá xuất kho đem đi tiêu thụ trong kỳ

3.1.2 Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu :

Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp :

a Khái niệm :

Đây là hình thức XK mà DN trong nước và nước ngoài có mối quan hệ mua bán hàng hoá trực tiếp với nhau như giao dịch trực tiếp, bàn bạc về hàng hoá, giá cả, các điều kiện giao dịch khác ksy kết hợp đồng mua bán trực tiếp và tự thực hiện thanh toán bằng ngoại tệ… trên cơ sở được nhà nước, Bộ thương mại cấp giấy cho phép trực tiếp giao dịch

Bộ chứng từ hàng hoá XK bao gồm :

‐ Tờ khai hải quan hàng XK

‐ Hợp đồng ngoại thương

‐ Bảng kê chi tiết

‐ Hoá đơn thương mại

‐ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)

‐ Các chứng từ khác có liên quan

b Thời điểm xác định hàng bán :

- Thời điểm chung để xác định hàng hoá đã hoàn thành việc bán và ghi nhận doanh thu bán hàng trong các DN thương mại là thời điểm chuyển giao hàng quyền sở hữu hàng hoá tức là khi DN mất quyền sở hữu hàng hoá và nắm quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền ở người mua

- Do đặc điểm của hoạt động kinh doanh XNK nên hàng hoá được xác định là hàng hoá XK khi hàng hoá đã được trao cho người mua, đã hoàn thành các thủ tục hải quan Tuy nhiên tuỳ theo phương thức giao nhận hàng hoá, thời điểm xác định hàng xuất khẩu khác nhau Ví dụ :

+ Nếu hàng vận chuyển bằng đưởng biển, hàng được coi là XK ngay từ thời điểm thuyền trưởng ký vào vận đơn, hải quan xác nhận mọi thủ tục hải quan để rời cảng

+ Hàng vận chuyển bằng đường hàng không, hàng XK được xác nhận từ khi cơ trưởng ký vào vận đơn và hai quan sân bay xác nhận hoàn thành các thủ tục hải quan

+ Với hàng vận chuyển bằng đường sắt, hàng được coi là XK tính từ ngày hàng hoá được giao tại ga cửa khẩu theo xác nhận của hải quan cửa khẩu

+ Đối với hàng đưa đi hội chợ triển lãm, hàng được coi là XK tính từ khi hoàn thành thủ tục bán hàng thu ngoại tệ

c Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hoá với khách hàng Doanh nghiệp cần xác định

rõ trách nhiệm, nội dung và trình tự công việc phải làm Thông thường trình tự thực hiện hợp đồng gồm các bước :

Hình 3.1 : Sơ đồ tổ chức hợp đồng XK

Nguồn tin: Phòng XNK công ty

Xin giấy phép xuất khẩu

Giấy phép XNK là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý hoạt động XNK,

vì thế sau khi ký hợp đồng doanh nghiệp phải xin giấy phép XNK để thực hiện hợp đồng

đó Do xu thế tự do hoá mậu dịch quốc tế nhiều nước đã giảm bớt số lượng hàng hoá cần phải có giấy phép XNK khi XK hoặc khi NK

Hàng năm nhà nước thường công bố danh mục hàng hoá khi xuất khẩu hoặc khi nhập khẩu phải có giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu Danh mục hàng hoá có thể thay đổi trong năm, thường thì thay đổi từng năm

Khi hàng hoá, đối tượng của hợp đồng thuộc danh mục hàng hoá phải xin giấy phép thì doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin giấy phép, bao gồm: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch (nếu là hàng hoá quản lý theo hạn nghạch) hợp đồng uỷ thác xuất khẩu , nhập khẩu (nếu hàng hoá xuất nhập khẩu theo phương thức uỷ thác), giấy báo trúng thầu của Bộ Tài chính (nếu là hàng xuất trả nợ nước ngoài v.v.)

Việc cấp giấy phép XNK được phân công như sau:

+ Bộ Thương mại

+ Tổng Cục Hải quan - cấp giấy phép xuất nhập khẩu cho hàng phi mậu dịch

Chuẩn bị hàng hoá :

Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu

Đóng gói bao bì xuất khẩu

Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu

Kiểm tra chất lượng

Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời, nhưng đại bộ phận hàng hoá đòi hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản

Vì vậy, tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hoá Muốn làm tốt được công việc bao bì đóng gói, một mặt cần phải nắm vững loại bao

bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn cách bao gói thích hợp

- 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng

- 01 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp (chỉ nộp một lần khi đăng ký làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên tại mỗi điểm làm thủ tục hải quan)

- 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng không đồng nhất)

1 Khai báo Hải Quan:

Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai để cơ quan Hải Quan kiểm tra hàng hoá theo các thủ tục giấy tờ Tờ khai Hải Quan phải được xuất trình cùng với một

số chứng từ khác, mà chủ yếu là giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, …

2 Xuất trình hàng hoá

Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự để thuận lợi cho Hải Quan kiểm tra tại nơi quy định

3 Thực hiện các quyết định của Hải Quan

Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá, Hải Quan sẽ ra quyết định:

+ Thông quan,

+ Cho hàng đi qua một cách có điều kiện

+ Cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế

+ Lưu kho ngoại quan

+ Hàng không được thông quan

Thuê phương tiện :

Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê phương tiện vận tải chở hàng (chủ yếu là đường biển) được tiến hành dựa vào các căn cứ sau đây:

+ Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương

+ Đặc điểm của hàng hoá mua bán

+ Điều kiện vận tải

Mua bảo hiểm :

Nếu hợp đồng ký theo giá CIF, CIP, nhóm D thì người XK đến Cty bảo hiểm làm thủ tục mua bảo hiểm

Có 3 loại bảo hiểm:

+ Bảo hiểm mọi rủi ro ( điều kiện A)

+ Bảo hiểm tổn thất riêng ( điều kiện B)

+ Bảo hiểm miễn tổn thất riêng (điều kiện C)

Ngoài ra còn một số điều kiện bảo hiểm phụ và các điều kiện bảo hiểm đặc biệt Việc lựa chọn bảo hiểm phải dựa trên các căn cứ sau:

+ Điều khoản hợp đồng

+ Tính chất hàng hoá

+ Tính chất bao bì và phươg thức xếp hàng

+ Phương tiện chuyên chở

Kiểm tra hàng hoá XK :

Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng trọng lượng, bao bì (tức kiểm nghiệm) hoặc nếu hàng hoá xuất khẩu là động vật, thực vật phải kiểm tra lây lan bệnh dịch (tức kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật) Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu, trong đó việc kiểm tra ở cơ sở ) tức ở đơn vị sản xuất, thu mua chế biến, như các nước xí nghiệp …) có vai trò quyết định nhất và có tác dụng triệt để nhất Còn việc kiểm tra hàng hoá ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện thủ tục quốc

+ Đưa hàng vào cảng và xếp hàng lên tàu

+ Lấy biên lai thuyền phó sau đó đổi lấy vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo đã xếp hàng lên tàu ( clean on board B/L) và phải chuyển nhượng được (negotiable)

Nếu hàng được giao bằng container, khi đủ container chủ hàng phải đăng ký thuê container đóng hàng vào container và lập bảng kê hàng trong container( container list) Khi hàng không chiếm hết một container thì chủ hàng phải lập bản đăng ký hàng chuyên chở ( cargo list) Sau khi bản đăng ký được chấp thuận chủ hàng giao hàng đến ga container cho người vận tải

Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đường sắt, thì chủ hàng phải đăng ký với đường sắt

để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hoá và khối lượng hàng hoá Khi đã có toa

xe chủ hàng tổ chức bốc xếp hàng, niêm phong kẹp chì và làm các chứng từ vận tải, mà chủ yếu là vận đơn đường sắt

Thanh toán :

Thanh toán là bước cuối cùng thực hiện một hợp đồng xuất khẩu nếu như không có

sự tranh chấp và khiếu nại Đó là thước đo, là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Trong xuất khẩu hàng hoá, bên nhập khẩu có thể thanh toán cho bên bán bằng nhiều phương thức khác nhau Ví dụ như phương thức chuyển tiền; phương thức nhờ thu; phương thức tín dụng chứng từ

Giải quyết khiếu nại (nếu có) :

Trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu có thể xảy ra những vấn đề phức tạp làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hợp đồng trong những trường hợp đó, hai bên cần thiện trí trao đổi, thảo luận để giải quyết Nếu giải quyết không thành thì tiến hành các thủ tục kiện đối tác lên trọng tài Việc khiếu nại phải tiến hành một cách kịp thời tỷ mỉ dựa trên những căn cứ của chứng từ kèm theo

d Hạch toán kế toán :

(1) Khi chuyển hàng đi XK căn cứ chứng từ liên quan, kế toán phản ánh :

- Nếu xuất kho chuyển đi XK :

Nợ TK 157 – trị giá mua thực tế hàng chuyển đi XK

Có TK 156 – trị giá thực tế hàng xuất kho

- Hàng mua về chuyển thẳng đi XK :

Nợ TK 157 - trị giá mua thực tế hàng chuyển đi XK

Nợ TK 133 (1331) – thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 151, 331,… - tổng giá thanh toán

(2) Khi hàng được xác định là hoàn thành XK :

- Ghi nhận giá vốn :

Nợ TK 632 – ghi tăng giá vốn hàng bán

Có TK 157 – kết chuyển giá vốn hàng XK

- Đồng thời ghi nhận doanh thu XK :

Nợ TK 111, 112, 131 – theo tỷ giá thực tế phát sinh

Có TK 511 – theo tỷ giá thực tế phát sinh

(3) Phản ánh thuế TTĐB hay thuế XK phải nộp :

Nợ TK 511 – ghi giảm doanh thu hàng XK

Có TK 3332, 3333

(4) Nộp thuế XK vào ngân sách nhà nước :

Có TK 111, 112 – số tiền thuế phải nộp

(5) Các khoản chi phí phát sinh từ kho đến cảng được hạch toán vào chi phí bán hàng :

Hình 3.2: Sơ Đồ Kế Toán Xuất Khẩu Hàng Hoá Trực Tiếp

đã XK 

TK 632

K/C

giá vốn của hàng XK

TK 911

K/C

Doanh thu thuần

TG thực tế

TK 531, 532

K/C giảm giá hàng bán, hàng

đã XK

bị trả lại

TK 1122 

TK 131 

Chênh lệch TG

Tiền hàng

XK

Số tiền hàng 

3.1.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu

Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp :

a Khái niệm :

Đây là hình thức giao dịch mua bán mà DN VN giao dịch ký hợp đồng NK với DN nước ngoài Hàng NK phải nguyên đai, nguyên kiện, nguyên toa, nguyên tàu bên ngoài ghi rõ các ký hiệu để tiện cho việc giao nhận hàng hoá

Bộ chứng từ hàng hoá NK gồm :

‐ Hoá đơn

‐ Phiếu đóng gói

‐ Tờ khai chi tiết

‐ Vận đơn: B/L ( vận đơn đường biển), AWB (vận đơn đường hàng không)

‐ Hoá đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận chứng từ bảo hiểm

+

Thuế

NK phải nộp

-

Giảm giá hàng

NK được hưởng

+

Chi phí trực tiếp phát sinh trong NK

- Trong đó :

Trị giá mua phải

thanh toán cho người

XK

= Trị giá ghi trên HĐTM x Tỷ giá thực tế ngoại tệ

- Thuế NK được thực hiện theo luật thuế NK và cso biểu hiện thuế, thuế suất quy định cho từng mặt hàng hoặc ngành hàng

Thuế NK

phải nộp

= Số lượng hàng hoá NK ghi trên tờ khai hải quan

x Giá tính thuế của từng mặt hàng

x Thuế suất

Hình 3.3 Quy trình nhập khẩu hàng hoá :

Nguồn tin: Phòng XNK công ty

Làm thủ tục ban đầu thanh toán quốc tế : các DN VN thường thanh toán bằng

L/C Sau khi ký hợp đồng NK, nhà NK tiến hành mở L/C với nội dung phải thống nhất với hợp dồng Nếu bên bán cso yêu cầu sửa đổi thì nhà NK đến Ngân hàng làn thủ tục sửa đổi theo yêu cầu người bán

Mua bảo hiểm : nếu hợp đồng mua bán quy định theo điều kiện EXW hay nhóm

F

Thuê phương tiện vận tải : nếu hợp đồng ký theo điều kiện nhóm E, F, CFR,

CPT thì nhà NK mua bảo hiểm theo quy định ghi trên hợp đồng