Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần dược – thiết bị y tế đà nẵng

Do đó, cần thiết phải thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệthống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng để công ty quản lý Bố cục của đề tài nghiên cứ

LỜI MỞ ĐẦU

………    ………

Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạtđộng kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trịquản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: conngười, tài sản, vốn …., góp phần hạn chế tối đa những gian lận và rủi ro phát sinhtrong quá trình sản xuất kinh doanh khiến cho các nhà quản lý lo lắng và đang tìmcách giải quyết bởi nó có thể làm cho hoạt động kinh doanh của công ty kém hiệu quả,

có thể dẫn đến thua lỗ và phá sản Đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được mộtnền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên củadoanh nghiệp

Công ty CP Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng cũng không ngoài mục tiêu đó Công

ty là doanh nghiệp vừa hoạt động thương mại vừa hoạt động sản xuất kinh doanhnhưng hoạt động thương mại giữ vai trò chủ đạo Với thị trường khá rộng lớn và đặctính hàng hóa đa dạng, đồng thời các chính sách tín dụng công ty không chỉ áp dụngcho khách hàng lớn mà còn những khách hàng nhỏ nhưng mang tính chất thườngxuyên Do đó, cần thiết phải thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệthống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng để công ty quản lý

Bố cục của đề tài nghiên cứu bao gồm ba phần:

 Phần I: Những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

 Phần II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng

 Phần III: Một số kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty cổ phần Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng

Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN

1.Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ.

Kiểm tra, kiểm soát luôn là chức năng quan trọng trong quản lý Bên cạnh việc

tổ chức hoạt động của đơn vị, vấn đề kiểm soát luôn được các nhà quản lý xâydựng,coi trọng nhằm giảm thiểu rủi ro và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Dovậy, khi tổ chúc bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp cở sở vật chất,nhân sự, các nhà quản lý luôn phải có những kiểm soát trên nhiều phương diện thôngqua các thủ tục, chính sách quy định cho từng hoạt động Theo chuẩn mực kiểm toánViệt Nam số 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát

do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và cácquy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hện gian lận, sai sót; để lập báocáo tài chính trung thực, hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệthống chính sách và thủ tục nhằm thực hiện bốn mục tiêu sau:

1- Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lậnhoặc sử dụng tài sản không hiệu quả

2- Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy

3- Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị

4- Đánh giá việc chấp hành các chính sách quy định tại đơn vị

Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quanđiểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho

tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra KSNB không chỉ giớihạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn phải kiểm soát các chức năng khác nhưhành chính, quản lý sản suất

Do đó, có thể thấy rằng hai mục tiêu đầu là mục tiêu của KSNB về kế toán, còn hai mục tiêu sau là mục tiêu KSNB về quản lý

1.2 Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đặt ra những mục tiêu cụ thể cho hoạtđộng của mình và thực hiện hàng loạt các biện pháp để phát huy nỗ lực của mọithành viên trong công ty nhằm đạt được mục tiêu đó Tuy nhiên, trong quá trình tổchức thực hiện, có nhiều yếu tố tác động làm cho hoạt động của doanh nghiệp có thể

bị chệch hướng Đồng thời, không có nghĩa là mọi nhân viên trong công ty sẽ thựcthi một cách hoàn hảo và ai cũng có tinh thần tự giác, nổ lực để thực hiên đầy đủ cácnhiệm vụ của mình Vì thế điều quan trọng là làm cách nào để ngăn chặn những việclàm gian dối, không minh bạch của nhân viên, các hoạt động của công ty đều đi theomột hướng đúng? Để giải quyết vấn đề này thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soátnội bộ là cần thiết

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công tycòn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công tylớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai môhình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm trachéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận

Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông,một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ

đông Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố củamột hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối vớicông ty có nhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho nhữngcông ty có rủi ro thấp hơn.

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợiriêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếukhông có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợiriêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, củangười sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phânquyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phảichỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà

ở đó không được quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

 Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gâythiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sảnphẩm )

 Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộmcắp…

 Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính

 Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quyđịnh của luật pháp

 Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra

 Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với

họ

1.3 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có các chức năng sau:

 Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệuquả

 Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức vàgiám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó

 Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giảiquyết

 Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong cách hoạt động, các

bộ phận của doanh nghiệp

 Ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinhdoanh Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu phápđịnh có liên quan

 Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

1.4.Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt có thể ngăn chặn được các sai sót và nâng cao độ tin cậy của các dữ liệu kế toán Tuy nhiên, trong thực tế không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, vì trong bản thân của hệ thống kiểm soát nội bộ vốn có những hạn chế sau:

- Phạm vi của KSNB bị giới hạn bởi vấn đề chi phí Các nhà quản lý luôn đặt ra yêucầu là chi phí cho cuộc kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là chi phí cho hệ thống kiểmsoát nội bộ phải ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập tập trung cho việc đốiphó với các sai phạm thông thường hoặc dự kiến được, vì thế khó phát hiện được cácsai phạm đột xuất hay bất thường

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc

do không hiểu rõ yêu cầu công việc

- Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thànhviên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặcquyền của mình

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc

bị vi phạm

Tóm lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế bớt sai sót vàgian lận nhưng không thể loại trừ hoàn toàn khả năng xảy ra sai sót và gian lận

1.5 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố chính sau:

Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của

thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vaitrò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát.Môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể Tuynhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộmạnh Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệthống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên và là nền tảng của các yếu

tố khác của hệ thống KSNB

+Các yếu tố thuộc về môi trường KS:

Đặc thù về quản lý: + Quan điểm của nhà quản lý: nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực, lành mạnh, coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh Như vậy, môi trường kiệm soát sẽ mạnh, và chặt chẽ

+ Phân bổ quyền lực: nếu quyền lực được phân chia hợp lý cho nhiều người thì môitrường kiểm soát sẽ tốt hơn

Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn

vị, được mô tả qua sơ đồ tổ chức Một cơ cấu tổ chức hiệu quả khi đã tuân thủ theonhững nguyên tắc sau: -thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động,không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận – Thựchiện sự phân chia 3 chức năng : xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo đảm tài sản –Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

Chính sách nhân sự: bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ

khác của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỉluật các nhân viên của mình Một chính sách nhân sự tốt không chỉ phát huy trình độchuyên môn của nhân viên, tăng cường tính đoàn kết trong doanh nghiệp mà còn đảmbảo cho môi trường kiểm soát mạnh

Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hay dự toán đầu tư, sữa

chữa TSCĐ, tài chính Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học vànghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế, nhàquản lý thường quan tâm xem xét đến tiến độ kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnhhưởng đến kế hoạch để phát hiện ra những biến động bất thường và xử lý kịp thời

Bộ phận kiểm toán nội bộ: là bộ phận chức năng trong DN, thực hiện giám sát và đánh

giá toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có HTKSNB và HT thông tin kế toán Điềukiện phát huy hiệu quả của bộ phận KTNB :- về quản lý thì trực thuộc quản lý cao nhất

để không bị giới hạn phạm vi hoạt động – về nhân sự có năng lực đủ khả năng thựchiện công việc

Ủy ban kiểm toán: ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị bao gồm các ủy viên

không phải nhân viên công ty Có nhiệm vụ và quyền hạn: kiểm tra, giám sát côngviệc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát chấp hành luật pháp của công ty, tiến trình lậpBCTC, hòa giải mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốxc…Do vậy, sựđộc lập và hữu hiệu trong hoạt động của ủy ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trongmôi trường kiểm soát

Các yếu tố bên ngoài: ngoài các yếu tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn

chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của cơ quanNhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ… Các nhân tố này tuy không thuộc tầm kiểm soátcủa nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến nhà quản lý trong việc thiết kế vàthực hiện hệ thống KSNB

Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:

 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các

cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm viquyền hạn được giao Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tếphải được phê chuẩn đúng đắn

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công

việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việcphân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, ít xảy ra sai sót

và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận, các nhânviên với nhau

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự tách biệt thích hợp về

trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vilạm dụng quyền hạn Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụphê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản

 Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép

sổ sách

 Trách nhiệm bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách

 Trách nhiệm xét duyệt và ghi chép sổ sách

 Chức năng kế toán và chức năng tài chính

 Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên mà sự kiêmnhiệm sẽ dẫn đến gian lận khó phát hiện

 Kiểm soát vật chất đối với tài sản: Một biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản

cũng như chứng từ sổ sách kế toán là việc sử dụng các phương tiện kiểm soát vật chấtnhư các thiết bị bảo vệ hoặc thiết bị xử lý, ghi chép số liệu tự động Ví dụ như hệ

thống kho tàng phải có khóa, có camera chống trộm, phần mềm có phân quyền sửdụng và có password để đăng nhập…Đơn vị phải ban hành các quy chế kiểm soátnhư ra các nội quy ra vào kho, quy định về việc phân quyền sử dụng phần mềm,…nhằm hạn chế sự tiếp cận của nhân viên khi chưa được cho phép của quản lý.

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là một quy định về kiểm tra một cách độc lập

việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm pháthiện các sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời Kiểm tra độc lập nên được thựchiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận được kiểm tra

2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.

2.1 Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền.

2.1.1 Nội dung về chu trình.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào, dù đó là doanh nghiệp thương mại hay làdoanh nghiệp sản xuất thì họ cũng phải có phát sinh những nghiệp vụ bán hàng vàthu tiền Mặc dù đây không phải là mục đích cuối cùng nhưng nó là điều kiện quantrọng hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồn tại và phát triển trong môitrường cạnh tranh Nhưng để bán được hàng thì doanh nghiệp phải xác định đượcnhững nhu cầu của nguười tiêu dùng để có thể đáp ứng

Bán hàng và thu tiền bao gồm các quyết định và các công việc cần thiết cho sựchuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng Quá trình này được bắt đầu

từ yêu cầu mua của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng… hay

là việc nghiên cứu thị trường của doanh nghiệp và kết thúc bằng việc chuyển đổi này

là các khoản phải thu(có thể là ngắn hạn hay dài hạn nhưng cuối cùng đều chuyểnhóa thành tiền

Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được;tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giảiquyết tức thời Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền được thể chế hóa trongtừng thời kỳ và cho từng đói tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau Ví dụ, phạm vicủa hàng hóa có hoặc không bao hàm đất đai, sức lao động… là tùy thuộc vào quan

hệ xã hội trong từng thời kỳ và cho từng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thựchiện mục đích này rất đa dạng Chẳng hạn, theo phương trao đổi và thanh toán cóthể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bánhàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng thu tiền sau, bán hàng theophương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận.Theo phương thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụ hoànthành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc giántiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Với mỗi phương thức này,trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao nhận, thanh toáncũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau Vì vậy đối vớimỗi phương thức bán hàng cần phải thiết lập các chính sách và thủ tục nhằm đạt đượccác mục tiêu kiểm soát cụ thể khác nhau

Kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền có nhiều ý nghĩa quan trọng Việc bánhàng liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD Tính đúng đắncủa chỉ tiêu doanh thu liên quan đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả (lãi, lỗ) củadoanh nghiệp trên BCKQKD Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thulàm cơ sở để xác định đúng số thuế (Thuế GTGT, thuế XK, thuế TTĐB ) cũng như

thuế thu nhập doanh nghiệp mà công ty phải nộp cho nhà nước.Việc thu tiền được haykhông thì ảnh hưởng đến việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.xem xét cáckhách hàng

Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền là:nhằm đảm bảo việc xử lý các đơn đặt hàng hay dịch vụ ( phiếu yêu cầu đặt hàng )được hợp lý Sau đó phải đảm bảo rằng quá trình cung cấp hàng hóa hay dịch vụ đượcthực hiện đúng thời hạn và đúng quy trình xuất hàng hóa

Kiểm soát chu trình này còn đảm bảo rằng việc ghi sổ các khoản phải thu kháchhàng được ghi nhận chính xác và hợp lý, không ghi nhận một số tiền lớn hơn hay nhỏhơn số tiền được thu nhằm tránh gian lận và không ghi sai công nợ của khách hàng.Kiểm soát tốt cũng đảm bảo việc ghi sổ được chính xác và nhanh chóng vì đã có sựkiểm soát tốt ở các công việc trước đó

Đảm bảo cho việc xử lý và ghi sổ các khoản phải thu của khách

Đảm bảo cho chứng từ có sự trùng khớp và phù hợp với sổ sách Đối chiếu khớp

số liệu giữa các bộ phận

Đảm bảo cho quá trình luân chuyển chứng từ được chính xác và hợp lý, thời hạn

và hình thức thanh toán cho người bán được rõ ràng, chính xác

2.1.2 Chức năng của chu trình.

Xử lý đơn đặt hàng của người mua:

Nhận đơn đặt hàng của người mua hay các yêu cầu đặt hàng là khâu đầu tiên củachu trình bán hàng thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng hay phòng kinh doanh

Đó là lời đề nghị mua hàng nhận được từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại, yêu cầu

về một hay một số loại hàng hoá của doanh nghiệp, ghi nhận rõ một cách cụ thể vàchính xác về số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các điềukiện thanh toán, vận chuyển hàng hóa Việc đặt hàng có thể được thực hiện quađiện thoại, thư, fax hay là mẫu đơn in sẵn của đơn vị đưa cho khách hàng

Xét duyệt bán chịu

Bán hàng thì phải thu tiền, đó là điều hiển nhiên Tuy nhiên trong kinh doanhviệc bán hàng và thu tiền liền là một điều khó khăn, đa số các khách hàng luôn muahàng theo kiểu gối đầu và họ không thanh toán hết một lần mà luôn để nợ lại mộtkhoản Đối với những khách hàng như vậy thì doanh nghiệp phải có chính sách bánchịu Tuy nhiên, việc chấp thuận bán chịu cho khách hàng gặp khá nhiều rủi ro trongtrường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán Bởivậy việc phê chuẩn bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ bởi người có quyền hạn.Trước khi đi đến quyết định bán chịu, cần xem xét từng khách hàng cụ thể, xácđịnh khả năng nợ tối đa của khách hàng, khả năng thanh toán trong tương lai củakhách hàng Trên cơ sở đó quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng.Việclàm này đảm bảo tăng khả năng thu hồi nợ từ khách hàng nếu không sẽ xuất hiện cáckhoản nợ khó đòi

Chuyển giao hàng hoá

Chuyển giao hàng là chức năng quan trọng, là điểm đầu tiên trong chu kỳ khi tàisản của doanh nghiệp được gửi đi hoặc chuyển giao cho khách hàng vào lúc giao hàng.Khi chuyển giao hàng hóa phải kèm theo chứng từ vận chuyển, bộ phận giao hàng phảiđộc lập với bộ phận kho

Lập hoá đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ

Phòng kế toán tài chính sẽ lập hoá đơn bán hàng và thực hiện ghi sổ, đồng thờitheo dõi các đối tượng nợ của công ty.

Hoá đơn bán hàng là một chứng từ trong đó có đầy đủ thông tin về hàng hoá(mẫu mã, quy cách, số lượng hàng hoá, …) và giá cả thanh toán Số lượng hàng hoáđược định theo giá bán chính thức của công ty, được ghi căn cứ theo danh sách giá đãđược phê duyệt Hóa đơn cần có đầy đủ chữ ký của nguười lập và người đại diện hợppháp, nếu không có chữ ký thì phải đống dấu treo Tổng số tiền thanh toán sẽ gồm cảgiá gốc hàng hoá, các khoản chiết khấu cho khách hàng và các yếu tố khác Hoá đơnđược lập thành 3 liên: Liên 1 được lưu tại cùi, liên 2 được gửi cho khách hàng và liên

3 được dùng để luân chuyển nội bộ

Kế toán sẽ tổng hợp doanh thu, thuế VAT phải nộp, chi tiết công nợ theo từng đốitượng để chuẩn bị số liệu lên BCTC và theo dõi công nợ phải thu

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoản phải thutránh tình trạng gian lận xảy ra (thường là khả năng bị mất cắp) khi khoản phải thuđược vào sổ hoặc sau đó Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được đã vàonhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết Tiền mặt thu hằng ngày cần được gửi vàongân hàng một lượng hợp lý Đối với trường hợp phổ biến là thu tiền qua ngân hàngthì phải đảm bảo số tiền nhận được là của khoản phải thu, chứng từ ghi sổ là phiếu thuhoặc giấy báo có

Xoá sổ nợ phải thu khó đòi

Việc nhân viên công ty đã rất cố gắng trong công tác thu hồi nợ song vẫn cótrường hợp không thu hồi được nợ là điều bình thường Trường hợp khách hàng muahàng song do một số nguyên nhân có thể bị giải thể hoặc phá sản hoặc thậm chí khôngchịu thanh toán…, sau khi thẩm định, xem xét, và đực sự đồng ý của Hội đồng quản trịdoanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính ( Nếu là doanh nghiệp nhà nước ) hoặc cấp

có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ của doanh nghiệp phê duyệt là không thểthu hồi nợ thì doanh nghiệp phải xoá sổ các khoản phải thu đó Bộ phận lập hoá đơnlập chứng từ ghi nhận nghiệp vụ này và kế toán phụ trách phải xoá nợ, ghi giảm khoảnphải thu của những khách hàng này

Dự phòng nợ khó đòi

Ngoài ra có thể xảy ra trường hợp con nợ không trả được, công ty phải lập dựphòng cho các khoản này Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ tàichính và số tiền nợ quá hạn kế toán phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn.Căn

cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là:

-Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ,bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫnchưa thu được;

-Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn

2.1.3 Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình.

2.1.3.1 Hệ thống chứng từ

- Đơn đặt hàng của khách hàng: Đây là chứng từ do khách hàng phát hành

khi có nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ của công ty Trên đơn đặt hàng baogồm đầy đủ các thông tin, tên hàng, số lượng, mã khách hàng, quy cách, chấtlượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng… Đơn đặt hàng sau khi được kiểm

tra và xét duyệt bán chịu sẽ được chuyển qua bộ phận bán hàng để tổ chứcthực hiện đơn hàng.

-Lệnh bán hàng: là chứng từ được ban hành sau khi đơn đặt hàng của

khách hàng được chấp nhận, cho phép bán các mặt hàng trên đơn đặt hàng

-Phiếu xuất kho: chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã xuất khỏi kho của

công ty giao cho khách hàng Trên phiếu xuất kho có ghi rõ tên hàng, sốlượng, quy cách, được kiểm tra xác nhận bởi thủ kho Một bản sao của phiếuxuất kho, được kí tên bởi người mua hoặc người nhận hàng, quay trở lạingười bán như một bằng chứng đã giao hàng

-Chứng từ vận chuyển: là vận đơn, giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển

hàng hóa tương đương khác, nhằm xác nhận việc đã chuyển hàng hóa

-Hóa đơn bán hàng: Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được

chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với ngườibán Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được,giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngàytính Hóa đơn

- Các chứng từ phê chuẩn các khoản giảm trừ doanh thu

- Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của NH: là chứng từ làm căn cứ ghi sổ

nghiệp vụ phải thu khách hàng

2.1.3.2 Hệ thống sổ sách kế toán

Trong điều kiện hạch toán thủ công, sổ sách kế toán là phương tiện để ghinhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu kế toán Theo nghĩa rộng sổ kế toán baogồm toàn bộ các chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, bảng tập hợp chi phí, các sổchi tiết và sổ tổng hợp.Bao gồm các sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gởi NH; sổchi tiết các khoản phải thu khách hàng; sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra…

Tùy theo công ty áp dụng hình thức kế toán nào để có các sổ liên quan Trongđiều kiện hạch toán tự động hóa, máy vi tính và các phần mềm kế toán cho phép ghinhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu trên các tập tin cơ sở dữ liệu Tuy nhiên,theo định kỳ hoặc kết thúc kỳ hạch toán, phần mềm phải cho phép in ra toàn bộ sổsách kế toán để kiểm tra, xác nhận và lưu trữ giống hệt hạch toán thủ công

2.1.3.3 Báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị phục vụcho nhà quản lý cho việc ra quyết định Tùy theo yêu cầu quản trị mà báo cáo nàođược sử dụng, đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềmphù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợpđược số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm Cácbáo cáo thường gặp: Báo cáo tiêu thụ, báo cáo đơn hàng, báo cáo số dư khách hàng…

Quy trình xử lý dữ liệu để ra báo cáo

Mô hình hoạt động của phần hành kế toán bán hàng

Dữ liệu đầu vào Xử lý dữ liệu Báo cáo đầu ra

2.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

2.2.1 Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng

Sự phê

chuẩn

Các nghiệp vụ bán hàng

được phê chuẩn đúng đắn

Phê chuẩn chung hoặc xét duyệt cụ thể từngthương vụ phải trải qua các thể thức đúng đắn tên

Nhật ký bán hàng

Sổ cái và sổ chi tiết

TK 155,156,131,511 ,632,1331

- Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán

- Phê duyệt giá bán bao gồm cả cướcphí vận chuyển và chiết khấu

Sự

phân

loại

Các nghiệp vụ bán hàng

được phân loại thích hợp

Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết chocác nghiệp vụ

Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vàotài khoản (đặc biệt là các nghiệp vụ bất thường)

Đúng

kỳ Các nghiệp vụ bán hàngđược ghi đúng thời gian

phát sinh

- Xây dựng trình tự cần có để lậpchứng từ và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đúng thờigian

- Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ vềlập chứng từ và ghi sổ theo thời gian

- Phân công người độc lập với nghiệp

vụ bán hàng để kiểm tra nội bộ về việc lập hóa đơntheo giá cả từng loại hàng tài thời điểm bán và ghichép vào sổ kế toán

- Lập cân đối thu tiền hàng tháng vàgửi người mua

- Tổ chức đối chiếu nộ bộ các khỏanbán hàng-thu tiền

2.2.2 Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối nghiệp vụ thu tiền

Khoản tiền chiết

khấu, giảm giá đã

được xét duyệt đúng

đắn; phiếu thu tiền

được đối chiếu và kí

Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền

đều đúng với giá

Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đốichiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền

Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền

hàng bán bán hàng

Sự

phân

loại

Các khoản thu tiền

đều được phân loại

Các khoản thu tiền

ghi đúng thời gian

Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ

Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn

Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ

2.2.3 Đo lường kết quả

Để đo lường xem kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của công ty có thực sựtồn tại và hoạt động có hiệu quả không thì ta có thể quan sát, phỏng vấn và lập bảngcâu hỏi như sau:

thích

Có Không Không áp

dụng

1 Công ty có quy định thời gian tối đa luân

chuyển chứng từ giữa các bộ phận không?

2 Đơn vị có mở sổ chi tiết theo dõi cho từng

khách hàng không?

3 Có sự phân chia trách nhiệm giữa các chức

năng liên quan đến nợ phải thu khách hàng

không?

4 Người phụ trách kế toán có theo dõi tình

hình thanh toán của khách hàng theo thời gian

quy định của công ty để chiết khấu không?

5 Tất cả các ĐĐH có phòng kinh doanh nhận

và duyệt không?

6 Trước khi xuất kho hàng có được kiểm tra

về số lượng, chất lượng và lập biên bản đầy đủ

không?

7 Các chứng từ có được đánh dấu khi phê

duyệt nhằm tránh sử dụng lại không?

8 Người phụ trách kế toán có độc lập với chức

năng phê duyệt thanh toán không?

9 Các CT như ĐĐH,PXK Phiếu vận chuyển

hàng hóa và hóa đơn có được đối chiếu với

nhau không?

10 Khi phát hiện có sự bất thường, nhân viên

công ty có báo cáo với cấp trên không?

11 Kế toán thanh toán có chậm trễ hay ghi

trước trong việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh

không?

Khi khảo sát xong bản câu hỏi, tổng hợp kết quả thì rút ra nhận xét về kiểm soátnội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.

Phải tìm hiểu kỹ tại sao trong thực tế công ty lại có sự khác nhau so với mục tiêuchung, tìm hiểu phân tích nguyên nhân về sự khác nhau đó

Có thể là do đặc thù hàng hóa kinh doanh của công ty hoặc do bộ máy quản lý,nhân sự chưa phù hợp,…

Sau khi phân tích được nguyên nhân thì cần có các cách thức quản lý thích hợp đểhoàn thiện kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền, tránh các trường hợp có thể xảy rarủi ro trong quá trình bán hàng – Thu tiền, gây thiệt hại cho công ty

2.2.4 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền.

1 Bán hàng nhưng không thu được tiền Thất thoát tài sản

2 Bán hàng không đúng giá Doanh thu cao hơn hoặc thấp hơn so với

thực tế

3 Giao hàng trễ Không thực hiện đúng điều kiện hợp

đồng, mất uy tín với khách hàng

4 Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng Mất uy tín với khách hàng

5 Phát hành hóa đơn sai Ghi nhận nghiệp vụ sai

6 Chiếm khoản thu tiền mặt Thất thoát tiền mặt

7 Ghi chép nghiệp vụ sai Số liệu trên sổ sách bị sai lệch

8 Nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức bán

9 Tính toán sai chiết khấu Ghi nhận nghiệp vụ sai

10 Tiền thu nợ khách hàng của niên độ sau được

ghi vào niên độ hiện hành Ghi nhận báo cáo tài chính không chínhxác

11 Mức dự phòng được lập thấp hơn thực tế Giá trị thực của khoản nợ phải thu trên

BCTC không chính xác

12 Nhiều khoản nợ phải thu trên sổ sách có chênh

lệch với số liệu khách hàng do công ty không đối

chiếu công nợ thường xuyên

Số liệu trên sổ sách không khớp

13 Hàng hóa hư hỏng trong quá trình vận chuyển Mất uy tín với khách hàng, gia tăng chi

phí

14 Nhân viên có thể quên lập hóa đơn cho hàng đã

giao, hoặc lập một hóa đơn hai lần Giá vốn hàng cao hơn hoặc thấp hơn sovới thực tế

15 Lập hóa đơn khống trong khi thực tế không

giao hàng

Thất thoát hàng hóa

16 Xóa sổ những khoản phải thu mà thực tế đã thu Thất thoát tiền

17 Không công bố thông tin về các khoản nợ phải

thu đem thế chấp vay ngân hàng Sai phạm khi lập BCTC

18 Nhân viên bán hàng làm cho công ty cam kết

một lịch giao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng Công ty không thực hiện được hợp đồng,mất uy tín với khách hàng

19 Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có

những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác

hoặc từ khách hàng không được phê duyệt

Dẫn đến nợ khó đòi, hoặc gây thiệt hạicho công ty khi chấp nhận các điều khoảnkhông chính xác

20 Thực hiện ghi nhận hàng bị trả lại không có thật Giảm doanh thu

(hàng không về nhập kho)

2.3 Kiểm soát nội bộ trong môi trường trường tin học hóa.

Môi trường tin học là môi trường mà trong đó đơn vị thực hiện công việc kế toánhoặc xử lý thông tin tài chính trên máy vi tính với các mức độ áp dụng khác nhau,chủng loại máy hoặc phần mềm có quy mô và mức độ phức tạp khác nhau

2.3.1 Kiểm soát chung:

Là các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót vàgian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán Kiểm soát chung ảnh hưởng đến

cả chu trình kế toán và tất cả hệ thống ứng dụng trong chu trình kế toán

a.Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống

Quyền và trách nhiệm cần được phân chia rạch ròi giữa các chức năng: Chức năngphân tích hệ thống, chức năng lập trình, vận hành hệ thống, người dùng hệ thống,chức năng lưu trữ và phục hồi dữ liệu, chức năng kiểm soát dữ liệu

b Kiểm soát việc tiếp cận

Việc tiếp cận của những người không có thẩm quyền là hành vi sử dụng trangthiết bị phần cứng khác, máy tính có thể bị mất thay đổi linh kiện làm cho hệ thốngvận hành không đúng thiết kế, máy tính có thể bị sử dụng bất hợp pháp, có thể làmmất hay lỗi dữ liệu

Các thủ tục kiểm soát việc những người không có thẩm quyền tiếp cận tài sảncủa doanh nghiệp: Sử dụng khóa phòng, các thiết bị giám sát, sử dụng các phầnmềm và các giải pháp bảo mật, các giải pháp an ninh mạng máy tính, mã hóa dữliệu, sử dụng chuyên gia nhằm phát hiện các lỗ hổng bí mật của hệ thống, huấnluyện đầy đủ cho người dùng trong việc sử dụng vận hành diệt virus

c Kiểm soát việc truy cập hệ thống

Là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người dùng Người dùngchỉ được quyền truy cập đến hệ thống, dữ liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ

mà họ được cấp quyền sử dụng Quyền truy cập bao gồm: đọc, ghi, thêm, sửa, xóa

dữ liệu phải được gán cho từng chức năng, công việc, từng cá nhân hay từng tập tin.Các phương pháp nhận dạng người sử dụng hợp pháp: Sử dụng mật khẩu, nhậndạng cá nhân, nhận dạng sinh học

d Kiểm soát lưu trữ dữ liệu

Dán nhãn, phân loại và sắp xếp theo thứ tự, thay thế thiết bị định kì và hủy

các thiết bị không còn sử dụng, sao lưu dự phòng tất cả các dữ liệu của tổ chức

e Kiểm soát truyền tải dữ liệu

Để giảm sai sót và mất cắp trong quá trình truyền tải, kiểm soát truyền tải phảiđảm bảo rằng nội dung nhận được là của đúng người gởi, và nội dung chuyển đến

đúng người nhận.

f Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống

Khi hệ thống tạm ngưng hoạt động có thể ảnh hưởng đến dữ liệu, chương trìnhhay giảm tuổi thọ thiết bị Do đó hệ thống cần được kiểm tra định kỳ, sử dụng bộlưu điện để cung cấp nguồn cho hệ thống đủ thời gian sao lưu khi có sự cố về điện

g Dấu vết kiểm toán

Sau khi khóa sổ kế toán, không được tẩy xóa hay sửa dữ liệu mà phải nhập các búttoán đảo, bút toán bổ sung, đồng thời phải lập chứng từ ghi sổ Sử dụng hộp lưu tựđộng ghi nhận các hành vi truy cập

h Các kế hoạch phục hồi dữ liệu sau thiệt hại

Sao lưu dự phòng toàn bộ hệ thống gồm cả dữ liệu và chương trình

Xác lập trách nhiệm cho các cá nhân và một nhóm tiến hành phục hồi dữ liệu.Lập, hoàn thiện tài liệu hệ thống, tài liệu phục hồi dữ liệu sau thiệt hại

Mua bảo hiểm trang thiết bị

2.3.2 Kiểm soát ứng dụng

Là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát chỉ ảnh hưởng đến một hệthống ứng dụng cụ thể, ví dụ: hệ thống thu tiền, hệ thống hàng tồn kho…

a Kiểm soát nguồn dữ liệu

Mục tiêu: Nhằm bảo đảm dữ liệu nhập vào là hợp lệ.Các thủ tục kiểm soát:

Kiểm tra việc đánh số trước các chứng từ gốc nhằm hạn chế việc ghi nhận trùnghay bỏ sót nghiệp vụ…

Phê chuẩn đầy đủ…

b Kiểm soát quá trình nhập liệu

Mục tiêu: chuyển dữ liệu thành công từ các chứng từ gốc vào hệ thống và pháthiện sai sót trước khi dữ liệu được xử lý

- Kiểm tra tính tuần tự của dữ liệu: Đảm bảo nhập liệu nhanh chóng, chính xác,đầy đủ

- Kiểm tra vùng nhập liệu: Dữ liệu nhập được sử dụng để tính toán, hoặc chomục đích tìm kiếm Hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập đúng loại khai báo

- Kiểm tra tính có thực của dữ liệu: Nhằm phát hiện những dữ liệu nhập sai vào

hệ thống và ngăn chặn hệ thống ghi dữ liệu không thực vào cơ sở dữ liệu

-Kiểm soát việc nhập trùng dữ liệu: Đối với mỗi lần nhập liệu máy tính sẽ tựđộng truy xuất dữ liệu có sẵn để giảm thời gian nhập liệu và tránh sai sót

- Kiểm tra tính đầy đủ: Đảm bảo tính đầy đủ đối với các thông tin quan trọng khingười nhập liệu nhập thiếu thông tin máy sẽ báo lỗi

- Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sữa lỗi: Hệ thống phải dự kiến các lỗithường gặp và hướng dẫn sữa lỗi để thực hiện

c Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin

Mục tiêu: Ngăn chặn, phát hiện và xử lý sai sót trong quá trình xử lý số liệu vàđảm bảo cho hệ vận hành như thiết kế ban đầu

Quá trình kiểm soát bao gồm các thủ tục:

- Kiểm tra ràng buộc dữ liệu: Các dữ liệu nhập vào hệ thống có liên kết với nhauqua các mối liên hệ, dữ liệu sẽ không bị xóa khi có ràng buộc này

- Kiểm tra dữ liệu hiện hành: Cần thường xuyên kiểm tra xóa khỏi hệ thốngnhững danh mục dữ liệu không cần dùng đến

- Báo cáo các yếu tố bất thường: Hệ thống kiểm tra và cung cấp thông tin bấtthường trong quá trình xử lý như hàng tồn kho âm, tiền mặt tồn quỹ âm,

- Đối chiếu dữ liệu ngoài hệ thống: Định kì phải đối chiếu các dữ liệu với các dữliệu bên ngoài hệ thống, như đối chếu công nợ, phải thu phải trả, ngân hàng…

d Kiểm soát thông tin đầu ra

Mục tiêu: giảm sai sót đối với thông tin đầu ra và chuyển thông tin đến đúngngười sử dụng

Các thủ tục kiểm soát gồm: Kiểm tra nội dung và hình thức, phân quyền trên hệthống, đối chiếu với đầu vào

Phần 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU

TIỀN TẠI CÔNG TY CP DƯỢC – THIẾT BỊ Y TẾ ĐÀ NẴNG.

1 Đặc điểm tình hình chung về công ty CP Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng.

1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng có tên đầy đủ là công ty cổ phần Dược –Thiết bị y tế Đà Nẵng Công Ty đã đăng ký nhãn hiệu thương mại và tên giao dichquốc tế là Danang Phamarceutical and Medical Equipment Joint Stock Market Viếttắt là DAPHRCO theo giấy phép 13028 tại sở đăng ký giấy phép công nghiệp thuộc

Bộ Khoa Học Công Nghệ và Môi Trường Mã giao dịch tại sàn OTC làDAPHARCO Địa chỉ công ty : 02 Phan Đình Phùng, quận Hải Châu, TP Đà Nẵng,Việt Nam

Điện thoại : +84(511)3822247

Email : dapharco@dng.vnn.vn

Wesbsite : www.dapharco.com.vn ; www.1084.com.vn/web/dapharco

Tiền thân là hiệu thuốc quận 1 thành phố Đà Nẵng, được thành lập năm 1976trực thuộc công ty dược cấp II Quảng Nam – Đà Nẵng Hoạt động với chức năngchủ yếu là phân phối, lưu thông dược phẩm trong phạm vi thành phố Giai đoạn nàyhiệu thuốc hoạt động theo cơ chế bao cấp, lượng thuốc chữa bệnh trên thị trường rấtkhan hiếm

Đến năm 1984, hiệu thuốc quận I được nâng cấp thành công ty dược cấp III

ĐN, hoạt động độc lập trực thuộc ĐN Nhờ hoạt động một cách độc lập cũng như tựchủ về kế hoạch kinh doanh ủa công ty, và trước nhu cầu thuốc ngày càng gia tăngcủa các bệnh viện trên địa bàn, công ty bắt đầu mở thêm các cửa hàng chuyên kinhdoanh và thúc đẩy việc sản xuất các sản phẩm có nguồn gốc đông y, một số sảnphẩm của công ty được khách hàng tín nhiệm Trải qua nhiều năm hoạt động, đếnnăm 1990, công ty Dược cấp 3 ĐN được phân cấp quản lý thành Công Ty Dược ĐàNẵng trực thuộc trên địa bàn tỉnh QNĐN

Vào tháng 3/1993, công ty Dược Đà Nẵng được thành lập theo giấy phép kinhdoanh số 104008/TTKD với chức năng bán buôn, bán lẻ dược phẩm và vật tư y tế vàđược phép sản xuất một số dược phẩm

Với nguồn vốn ngân sách cấp: 611.336.605 VNĐ và nguồn vốn tự bổ sung:96.998.691 VNĐ Tài khoản số 710A-00147 tại Ngân Hàng Công Thương và tàikhoản ngoại tệ số: 36211370240 tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng Thực hiện chủ trương của nhà nước về chuyển DNNN thành công ty cổ phần, công

ty dược Đà Nẵng đã tiến hành cổ phần hóa từ tháng 4 năm 2005, theo quyết định số195/QĐ-UB, ngày 08/12/2004 của ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng về việc phêduyệt phương án cổ phần hóa chuyển công ty Dược Đà Nẵng thành công ty Cổ PhầnDược và Thiết Bị Y Tế Đà Nẵng Với số vốn điều lệ ban đầu là 8.000.000.000 đồng,nhà nước nắm giữ 51%

 Tình hình lao động của công ty: Tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty

là 643 người, trong đó công nhân lao động trực tiếp 535 người, cán bộ quản lý

108 người

 Công ty có tổng tài sản hơn 350 tỷ đồng Doanh thu đạt từ 800 tỷ đồng hàngnăm và tiếp tục tăng trưởng qua các năm

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

CTCP Dược và thiết bị y tế Đà Nẵng là một trong những công ty chuyên phân phối cácsản phẩm Dược và thiết bị y tế, có mạng lưới phân phối khá rộng lớn, gồm nhiều hệthống hoạt động trong cả nước, có khả năng đưa thuốc và các sản phẩm dụng cụ y tếđến tận giường bệnh, tiêu thụ một lượng lớn hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu,

có thể coi là nhà phân phối dược phẩm và vật tư trang thiết bị y tế lớn của Miền trung,thậm chí cả nước

.Lĩnh vực sản xuất/ kinh doanh : - Kinh doanh - xuất nhập khẩu: dược phẩm, dược

liệu, hoá chất, trang thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật, thực phẩm dinh dưỡng vàphòng bệnh, vaccine và chế phẩm sinh học

- Sản xuất dược phẩm theo đúng danh mục cho phép của Bộ Y tế

- Chuyển giao công nghệ và dịch vụ kỹ thuật y tế, khoa học kỹ thuật

- Giao nhận, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo hành, bảo trì, sửa chữa trang thiết bị y tế

và khoa học kỹ thuật

- Dịch vụ cho thuê: văn phòng, kho bãi

- Kinh doanh các loại thiết bị văn phòng, thiết bị điện tử viễn thông, thiết bị điện dân dụng, điện công nghiệp, các loại máy điện thoại di động, cố định, sim card, máy vi tính, máy chụp ảnh, quay phim

Sản phẩm nhập khẩu: Dược phẩm, trang thiết bị y tế.

Thị trường nhập khẩu: - Mỹ, Châu Âu, Thái lan

Tuy nhiên là công ty hoạt động trong ngành có nhiều tính chất đặc thù là ngành Y – Dược nên hoạt động của công ty chịu nhiều ảnh hưởng từ phía pháp luật, chính sách chung cũng như chính sách giá cả của nhà nước đối với ngành Và đây là ngành liên quan đến sức khỏe con người nên việc sản xuất, lưu trữ phải tuân theo những tiêu chuẩn của Bộ y tế và những sản phẩm sản xuất phải đạt được tiêu chuẩn của Bộ y tế

SƠ ĐỒ MẠNG LƯỚI KINH DOANH CỦA CÔNG TY

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy tại công ty

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến chứcnăng Công ty có 4 phòng chức năng, bao gồm: Phòng kế hoạch kinh doanh, phòng

1 quầy hàng trung tâm

Cửa hàng đông dược

Phân xưởng sản xuất

Mậu dịch viên bán lẻ

13 cửa hàng chuyên sâu

tổ chức hành chính, phòng kế toán tài vụ, phòng kiểm tra chất lượng sản xuất(KCS) Ngoài ra công ty còn có một phân xưởng sản xuất và hệ thống các văn phòngđại diện, hiệu thuốc, cửa hàng, quầy thuốc ở rải rác khắp địa bàn TP Đà Nẵng vàtrên các khu vực tỉnh, TP lớn trong cả nước Theo cơ cấu này mọi hoạt động sảnxuất kinh doanh của toàn công ty đều được chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị.Các vấn đề cơ bản liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty do Giámđốc trực tiếp chỉ đạo.

Giám đốc trực tiếp phụ trách 4 phòng ban, các hệ thống bán sỉ và lẻ của công tynhận lệnh trực tiếp từ Giám đốc

Giám đốc là người đại diện mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty, chịu tráchnhiệm trước cấp trên và trước pháp luật nhà nước

Riêng phân xưởng sản xuất chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc sản xuất

về việc lập kế hoạch, kiểm tra hoạt động sản xuất và báo cáo với hội đồng quản trị

- Phòng kế toán tài vụ:

 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực công tác tài chính

và kế toán Thực hiện các chế độ về kế toán tài chính doanh nghiệp theo quyđịnh Pháp luật và Điều lệ Công ty

 Quan hệ với các tổ chức tài chính, tín dụng đảm bảo vốn cho hoạt độngsản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển, đổi mới doanh nghiệp Đảm bảo cânđối tiền - hàng, lưu chuyển tiền tệ

 Theo dõi, ghi chép, thống kê, cập nhật hoá đơn chứng từ để hạch toán kếtoán

 Chấp hành chế độ báo cáo, quyết toán kiểm kê đảm bảo yêu cầu chínhxác, trung thực, kịp thời và đầy đủ Tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanhphục vụ công tác hạch toán và phân tích hoạt động kế toán

 Định kỳ tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế của Công ty,báo cáo HĐQT, Tổng giám đốc

- Phòng tổ chức hành chính:

 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: tổ chức bộ máy,cán bộ, lao động, tiền lương, đào tạo bồi dưỡng, bảo vệ, quân sự, quản trịhành chính, thi đua - khen thưởng, kỷ luật, y tế, văn thư lưu trữ, phòngchống bão lụt

 Xây dựng đội ngũ cán bộ, tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡngnâng bậc cho CB CNV công ty

 Xây dựng kế hoạch lao động, tiền lương Thực hiện các chế độ chínhsách đối với người lao động theo quy định của Nhà nước, của Công ty Tổchức quản lý tốt lực lượng lao động trong toàn Công ty

 Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất Xây dựng các nội quy,quy chế, quy định thuộc chức năng và nhiệm vụ của Phòng

- Phòng Kinh doanh – XNK :

 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: công tác tổ chứctiêu thụ sản phẩm của Công ty, công tác tổ chức kinh doanh của Công ty.Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, khai thác các khách hàng truyềnthống và các khách hàng mới, tạo nguồn hàng trong và ngoài nước, xâydựng các quy chế, quy định quản lý các mặt công tác thuộc chức năng,nhiệm vụ của Phòng

 Trực tiếp tổ chức mua nguyên liệu cho sản xuất của Công ty.

 Tổ chức công tác Marketing, nghiên cứu dự báo thị trường như: quan hệcung - cầu, giá cả, tiếp thị, quan hệ khách hàng,…Công tác khách hàng

 Tổ chức công tác tiếp nhận vận chuyển hàng hoá, soạn thảo theo dõi vàquản lý các hợp đồng kinh tế, quản lý theo dõi kho nguyên liệu, thành phẩm,hàng hoá

- Phòng kế hoạch kỹ thuật:

 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: công tác kếhoạch; công tác kỹ thuật; công tác KCS; công tác quản lý kho; công táccông nghệ và thiết bị; quản lý hệ thống chất lượng; xây dựng cơ bản; nghiêncứu khoa học; sáng kiến tiết kiệm; công tác sữa chữa lớn; đào tạo nâng bậc;

an toàn lao động; phòng chống cháy nổ

 Xây dựng các kế hoạch và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mứcsữa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị, dự phòng nguyên vật liệu phục vụcông tác sản xuất sản phẩm của Công ty

 Quản lý kho tàng, bảo quản hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu phục vụ chocông tác sản xuất kinh doanh của Công ty Quản lý phương tiện cơ giới, bàncân của Công ty Kiểm tra chất lượng sản phẩm, máy móc thiết bị, nguyênnhiên vật liệu thành phẩm nhập kho và đang lưu thông trên thị trường

 Xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, quy phạm về các mặt quản lýcác lĩnh vực công tác thuộc chức năng của Phòng

- Phân xưởng sản xuất:

 Trực tiếp tổ chức sản xuất theo kế hoạch được giao, đảm bảo các chỉ tiêuđịnh mức về kinh tế kỹ thuật, chất lượng sản phẩm do Công ty quy định

 Chịu trách nhiệm chính về chất lượng sản phẩm và chỉ tiêu tiêu hao theođịnh mức được duyệt

 Thực hiện nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch tháng, quý, năm

 Thực hiện công tác thống kê ghi chép số liệu các hoạt động tại Phânxưởng Định kỳ báo cáo số liệu sản xuất và tình hình thiết bị của Phânxưởng theo quy định của Công ty

 Phối hợp với các phòng chức năng trong Công ty thực hiện các nhiệm vụ

có liên quan Xây dựng các quy định quản lý thuộc chức năng nhiệm vụ củaphân xưởng

SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

1.4 Đặc điểm tố chức công tác kế toán tại công ty

1.4.1 Bộ máy kế toán tại công ty

Là một doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn với mạng lưới kinh doanh rộngkhắp trên cả nước, có hình thành các đơn vị cấp dưới với những điều kiện khác nhau,các đơn vị bố trí trên địa bàn khá rộng Do đó, để phản ánh đúng tình hình hoạt độngsản xuất, kinh doanh của công ty thì công tác kế toán tại công ty được tổ chức theohình thức nửa tập trung, nửa phân tán

Tại các phân xưởng sản xuất và các quầy hàng đều có tổ chức kế toán riêng tùytheo mức độ phân tán Cuối quý, toàn bộ các chứng từ ở các phân xưởng và các quầyhàng của công ty đều được tập hợp về phòng kế toán của công ty Tương ứng với mỗiđơn vị là một báo cáo quyết toán, nó bao gồm như: Báo cáo nhận và xuất sản phẩm,hàng hóa; báo cáo tổng hợp công nợ mua, bán và các chứng từ có liên quan đến các

TỔNG GIÁM ĐỐC

P Tổng giám đốc

kinh doanh

Phó Tổng giám đốc sản xuất

Các chi nhánh

TTDP Vật tư y

tếHiệu thuốc sỉ

Mạng lưới bán

lẻ

Hà NộiTP.HCMQ.Nam

Kho SX

ĐẠI HỘI ĐỒNG

CỔ ĐÔNG

nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ Trên cơ sở đó, phòng kế toán công ty tiến hànhhạch toán tổng hợp và lập quyết toán quý.

Bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Tất cả cácnhân viên trong phòng kế toán đều chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng Các bộ phận

kế toán đều kiểm tra đối chiếu lẫn nhau vào cuối quý

SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

1.4.2 Hình thức ghi sổ kế toán tại công ty

Xuất phát từ tình hình thực tế là địa bàn hoạt động của công ty tương đối rộng,

có nhiều của hàng trực thuộc nên có nhiều nghiệp vụ kinh tế phức tạp phát sinh Mặc

dù công ty là doanh nghiệp hoạt động thương mại vừa hoạt động sản xuất nhưng hoạtđộng thương mại là chử yếu nên hàng ngày số lượng phatsinh nghiệp vụ kinh tế rấtnhiều Để phục vụ cho việc đối chiếu kiểm tra số liệu ở sổ cái ngược về các chứng từgốc khi cần thiết Và tổng hợp được nhiều chứng từ gốc làm giảm số lần ghi sổ kế toántổng hợp Vì thế để giải quyết tình trạng này, công ty đã sử dụng hình thức sổ kế toán

Kế toán thanh toán

và tiền mặt

g sản xuất

KT

CH chuyê

n sâu

và bán sỉ

Thủ quỹ

Kế toán kho

Tổ thu tiền các quầy bán lẻ

SƠ ĐỒ HÌNH THỨC GHI SỔ TẠI CÔNG TY

Chú thích: Ghi hàng ngày

Ghi cuối quý

Đối chiếu, kiểm tra

Qui trình luân chuyển chứng từ:

Hằng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các đơn vị trực thuộc lập vàgửi chứng từ kế toán lên phòng kế toán Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểmtra kế toán công nợ sẽ tâp hợp vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ, bánvào theo từng tháng Dựa vào các bảng kê này kế toán công nợ sẽ lập các báo cáotổng hợp công nợ bán ra ,mua vào, báo cáo tổng hợp hàng hóa.Còn với nhữngnghiệp vụ phát sinh ít thi ghi trực tiếp vào chứng từ ghi sổ

Định kỳ, các bộ phận kế toán chi tiết nộp lên kế toán tổng hợp bộ chứng từgốc, các tờ kê chi tiết tài khoản Kế toán tổng hợp đối chiếu kiểm tra rồi lấy số liệutổng cộng của tờ kê ghi vào chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đượckiểm tra lại và ghi vào sổ cái Kế toán tổng hợp kiểm tra giữa sổ cái và bảng tổng

Sổ quỹ

Chứng từ ghisổ

Bảng kê chi tiết

Sổ kế toán chitiết

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Sổ cái hợp chi tiếtBảng tổng

Báo cáo tàichính

Bảng cân đối

số phát sinh

Bảng kê chitiếtChứng từ gốc

hợp chi tiết tài khoản xem có khớp số liệu không, từ đó lập bảng cân đối tài khoản

và cuối kỳ lập báo cáo tài chính

1.4.3 Chế độ kế toán vận dụng

Công ty vận dụng quyết định 15 ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 theo QĐ-BTC

dành cho các doanh nghiệp

2.Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.

2.1 Môi trường kiểm soát tại công ty.

2.1.1 Đặc thù quản lý và cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty có Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát Tuy nhiên, các thành viên tronghội đồng quản trị liên quan tới ban tổng giám đốc, đây là yếu tố hạn chế trong việchoạt động giữa hội đồng quản trị và ban tổng giám đốc không độc lập với nhau.Hội đồng quản trị của công ty gồm:

+ Ông Phan Thỉnh: Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc công ty

+ Ông Võ văn chính: Phó chủ tịch HĐQT Kiêm Phó Giám Đốc sản xuất+ Ông Tống Viết Phải: Ủy viên HĐQT kiêm Phó tổng giám đốc KD-XNK+ Ông Nguyễn Hữu Công: Ủy viên HĐQT

+ Ông Trần Nhân Triết: Ủy viên HĐQT

+ Ông Đặng Văn Nam: Ủy viên HĐQT

Ban kiểm soát của công ty được lập ra để kiểm tra sổ sách kế toán và cácBCTC của công ty, kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của các hoạt động sản xuất kinhdoanh và tài chính của công ty Điều này tạo cho môi trường kiểm soát trong công tytốt hơn

Ban kiểm soát

Ban kiểm soát do đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 3 thành viên:

+ Ông Nguyễn Ngọc Hổ: Trưởng ban kiểm soát+ Ông Nguyễn Hữu Thoại Ủy viên ban kiểm soát+ Ông Nguyễn Tấn Được Ủy viên ban kiểm soátBan kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuấtkinh doanh, quản trị và điều hành của công ty Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trướcđại hội đồng cổ đông và pháp luật về những công việc thực hiện theo quyền và nghĩa

vụ của ban

- Kiểm tra sổ sách kế toán và báo cáo tài chính kế toán của công ty, kiểm

tra tính hợp lí hợp pháp của các hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính công ty,kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị

- Trình đại hội đồng cổ đông báo cáo thẩm tra các báo cáo tài chính của công ty,đồng thời có quyền trình bày ý kiến độc lập về kết quả thẩm tra các vấn đề liên quantới hoạt động kinh doanh, hoạt động của hội đồng quản trị và Ban Giám Đốc

- Yêu cầu hội đồng quản trị triệu tập đại hội đồng cổ đông bất thường trongtrường hợp xét thấy cần thiết

- Và các quyền khác được quy định tại điều lệ

Mặt khác, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến –chức năng Bộ máy quản lý được phân quyền một cách khoa học, các bộ phận đượcthiết lập hoạt động tương đối độc lập với nhau đảm bảo cho việc quản lý, kiểm tra,kiểm soát mọi hoạt động trong đơn vị đạt hiệu quả cao

Sự độc lập giữa các bộ phận trong công ty là một nhân tố quan trọng góp phần tạonên một môi trường kiểm soát mạnh

2.1.2Chính sách nhân sự của công ty

Trong những năm qua, công ty đã có những kế hoạch đào tạo, tổ chức lại cán bộmột cách hợp lý hơn, đảm bảo cho công tác quản lý và kiểm soát trong đơn vị tốthơn Công ty luôn tạo mọi điều kiện để cán bộ tham gia học tập nâng cao trình độ,chuyên môn nghiệp vụ của mình Ngoài ra, phòng tổ chức của công ty luôn thườngxuyên theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cán bộ công nhân viên để bố trí,sắp xếp, sử dụng phù hợp với khă năng của từng người, luôn tạo môi trường thuậnlợi và không khí làm việc thoải mái cho người lao động

Để khuyến khích sự làm việc của nhân viên, công ty luôn tổ chức khen thưởng chonhững bộ phận, cá nhân có thành tích hoạt động, lao động xuất sắc, có sáng kiếntrong công việc Bên cạnh đó cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối vớicác đơn vị, cá nhân không tuân thủ quy định của công ty về quản lý hàng hóa vàcông nợ công ty, hoặc là hành vi sai sót gian lận trong quá trình làm việc

2.1.3.Các nhân tố bên ngoài.

Ngoài những nhân tố nêu trên, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của công ty cònchịu ảnh hưởng của các yếu tố khác từ bên ngoài như: Luật pháp, các chế độ, chínhsách của nhà nước…

Là một công ty hoạt động mua bán dược phẩm, một ngành hàng mang tính nhạycảm, ngoài việc công ty thường chịu sự kiểm tra của các lực lượng bên ngoài như:

sự kiểm toán của kiểm toán nhà nước, kiểm tra của thanh tra sở tài chính, kiểm tracủa cục thuế, thanh tra về lao động thì công ty còn phải chịu sự thanh tra của sở ytế…

2.2 Đặc điểm hàng hóa, khách hàng và hình thức tiêu thụ sản phẩm tại công ty 2.2.1 Đặc điểm hàng hóa, khách hàng

Các mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng về chủng loại, được phânthành nhiều nhóm sản phẩm khác nhau gồm: dược phẩm, dược liệu, hóa chất, trangthiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật, thực phẩm dinh dưỡng và phòng bệnh,vaccine và chế phẩm sinh học, hương xông muỗi, thuốc xịt muỗi, mắt kính, mỹphẩm, nước bổ dưỡng có viatmine, nước khoáng, văn phòng phẩm Và mỗi loại có

mã bao bì khác nhau Do đặc tính hàng hóa là hàng dễ vỡ đối những loại thuốc đựngtrong chai lọ thủy tinh hay đựng trong hộp giấy do vậy trong quả trình vận chuyểnđòi hỏi phải cẩn thận , tránh xảy ra hư hỏng, mất mát với hàng, gây thiệt hại cho CôngTy

Hằng ngày, tại Công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ bán hàng với nhiều chủng loại đadạng với số lượng lớn

Khách hàng của Công ty đa dạng có thể chia thành nhóm sau: nhóm kháchhàng Đại lý, khách hàng trực tiếp, khách vãng lai,khách hàng nội bộ

- Khách hàng Đại lý: là các công ty hợp tác làm ăn với công ty thông qua cáchợp đồng kinh tế chủ yếu là các nhà thuốc

- Khách hàng trực tiếp: +Bệnh viện: mua sản phẩm phục vụ cho hoạt độngkinh doanh của chính nó Do đó, rất chú trọng đến chất lượng hàng hóa, dịch vụ bánhàng trước tiên sau đó đến giá cả

+ KH thương mại: chủ yếu là các công ty mua sảnphẩm về bán lại cho người tiêu dùng cuối cùng, yếu tố giá cả quan trọng nhất

- Khách vãng lai: là khách hàng nhỏ lẻ, mua hàng không thường xuyên và nhucầu thường biến động theo mùa Đối với nhóm khách hàng này, Chi nhánh không ápdụng các chính sách bán hàng nào và thường là thu tiền ngay.

Từ đặc điểm của mỗi loại khách hàng, Chi nhánh có những chính sách bán hàng, hạnmức tín dụng cũng như phương thức bán hàng khách nhau

Tóm lại, tùy theo mỗi chức năng của nhóm sản phẩm mà công ty tổ chức mạng lướtkinh doanh theo hình thức tương ứng mỗi chức năng mà công ty thường quy định viecjbán sản phẩm khác nhau Ví dụ cửa hàng Đông dược thì chỉ bán các mặt hàng về đôngdược, thiết bị y tế thì bán ở trung tâm y tế

2.2.2 Phương thức tiêu thụ sản phẩm tại công ty

Công ty Cp Dược – TBYT Đà Nẵng là đơn vị vừa sản xuất vừa thương mại Sảnphẩm của công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại Do đặc điểm sản phẩm là

đa dạng và của nhiều nhà cung cấp khác nhau nên ngoài các cửa hàng sỉ bán tất cả cácloại sản phẩm thì công ty còn mở các hiệu thuốc chuyên sâu như một hình thức đại lýcho các nhà thuốc lớn Các hiệu thuốc lẻ (hay còn gọi là mậu dịch viên) sẽ lấy hànghóa từ các hiệu thuốc sỉ hoặc các hiệu thuốc chuyên sâu

Các hiệu thuốc theo dõi doanh thu bán hàng và định kỳ báo cáo lên để công tykiểm soát tình tiêu thụ Các hình thức kiểm soát này được phòng kế toán thực hiệnthông qua các chính sách, sổ sách, chứng từ

* Đối với các hiệu thuốc trung tâm, các hiệu thuốc sỉ, cửa hàng Đông dược và 3 chinhánh ngoại tỉnh:

Theo quy định của công ty, các hiệu thuốc này trong tháng sẽ nhận được củacông ty 80% số hàng mà hiệu thuốc nhập về trong tháng, và 20% còn lại các hiệuthuốc tự khai thác từ bên ngoài Tại hiệu thuốc trung tâm và các hiệu thuốc sỉ chủ yếucung cấp hàng hóa cho các hiệu thuốc lẻ của công ty, coi đây là khách hàng lớn vàthường xuyên

* Đối với hiệu thuốc chuyên sâu:

Khác với hiệu thuốc sỉ và lẻ, các hiệu thuốc chuyên sâu sẽ không lấy hàng từkho của công ty mà nhập hàng trực tiếp từ chính hãng do đặc điểm của hiệu thuốc này

là làm đại lý cho một hãng thuốc duy nhất Dựa vào việc phân tích tình hình tiêu thụhàng hóa trong kỳ, xác định số lượng cần nhập các hiệu thuốc này sẽ yêu cầu công tyđặt hàng từ hãng thuốc Tại hãng thuốc, sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ vậnchuyển số hàng đến ngay các hiệu thuốc làm đại lý cho mình, đồng thời thông báo chocông ty về số lượng hàng đã xuất bán để công ty xác định giá gốc và số tiền đã thanhtoán cho hãng thuốc

* Đối với cửa hàng vật tư y tế:

Hàng hóa tại cửa hàng này là các trang thiết bị y tế với đặc điểm phức tạp, cồngkềnh nên khi công ty mua về sẽ được nhập thẳng kho của công ty Khi khách hàng mua hàng tại cửa hàng thì cửa hàng sẽ viết hóa đơn để khách hàng mang xuống kho của công ty yêu cầu xuất hàng

* Đối với các hiệu thuốc lẻ:

Các hiệu thuốc lẻ sẽ lấy thuốc từ các hiệu thuốc sỉ, hiệu thuốc chuyên sâu củacông ty về tiêu thụ lại Các hiệu thuốc này sẽ coi hệ thống hiệu thuốc sỉ và chuyên sâu

là các nhà cung cấp thường xuyên cho mình Khách hàng chủ yếu của các hiệu thuốcnày là các khách hàng lẻ, nhân dân trong khu vực Công ty sẽ quy định doanh số bánhàng tháng Nếu như bán chưa được doanh số Công ty quy định thì mậu dịch viên

đứng quầy sẽ bị phạt Căn cứ vào hóa đơn chứng từ mà cửa hàng sỉ thuộc công ty báncho mậu dịch viên kế toán tại công ty sẽ lên chứng từ ghi sổ.

2.3 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

2.3.1 Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng.

Bán hàng - thu tiền là quy trình phức tạp đòi hỏi công việc kiểm soát nội bộphải thực hiện chặt chẽ Đặc biệt là một công ty vừa sản xuất vừa thương mại, hànghóa chủ yếu là mặt hàng dược phẩm và thiết bị y tế Vì thế công ty đã có sự phân côngtrách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận có liên quan, nghiệp vụ liên quan đến bộ phậnnào thì bộ phận đó phải chịu trách nhiệm xem xét, kiểm tra từ khâu lập chứng từ đến

sổ sách

2.3.1.1 Bán hàng nội bộ.

Quy trình bắt đầu khi nhân viên tiêu thụ hàng nội bộ ở phòng KD – XNK nhậnđược điện thoại đặt hàng của đợn vị nội bộ ( đó là một trong số điện thoại nằm trongdanh sách số điện thoại đã được in ra và tại mỗi phòng đều lưu trữ một bảng ) Saukhi yêu cầu bộ phận kho kiểm tra số lượng hiện tại trong kho có đủ hàng để cung cấpkhông Nhân viên này viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bao gồm tất cả yêucầu của khách hàng về tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm vật tư ( sản phẩm hànghóa ), đơn vị tính, số lượng, đơn giá Sau đó chuyển CT xuống kho, thủ kho dựa vào

CT này xuất kho và ghi thẻ kho Cuối ngày CT này được chuyển lên phòng kế toán,

KT công nợ ghi vào Bảng kê háo đơn xuất nội bộ Và khi thực hiện luân chuyểnchứng từ cần sự phê duyệt đầy đủ của cấp có thẩm quyền

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là hoá đơn đặc thù nhưng đã trình bàyvới chi cục thuế và được sự chấp nhận của Tổng cục thuế, có đánh số thứ tự liên tụcnên rất thuận lợi cho công việc kiểm soát

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập làm 3 liên:

Liên 1: màu trắng, lưu tại phòng kế toán

Liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng (đơn vị nội bộ)

Liên 3: màu xanh, lưu chuyển hạch toán nội bộ

CTy CP DƯỢC–TB Y TẾ PHIẾU XUẤT KHO Mã số:03XKNB3/001

ĐÀ NẴNG KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ký hiệu : AD/11P

Địa chỉ: 02 Phan Đình Phùng Ngày 01 tháng 01 năm 2011 Số: 045232

Quận: Hải Châu – TP ĐN Liên 1 : Lưu

Điện thoại: 0511 3821642

MST:0400101404

Căn cứ lệnh điều động số : Ngày tháng năm

Họ tên người vận chuyển: Cty CP Dược- TBYT ĐN Hợp đồng số:

Phương tiện vận chuyển:

Xuất tại kho:

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Thực xuất

Thực nhập

(ký, ghi rõhọ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên )

Đến cuối quý kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn trên mỗi cuốn có đủ 50 tở liên 1 và

được đánh theo số thứ tự hay không (kể cả hóa đơn bị hủy )Trường hợp kế toán viên

lập hoá đơn bị sai sót phải huỷ thì gữa nguyên ba liên đó trên cùi và đánh dấu chéo

hay ghi chữ hủy trên cả 3 liên Ngoài ra phải ghi rõ số seri bị hủy ở ngoài bìa của hóa

đơn.Nếu thấy sót thì ta phải đánh chéo

Đây cũng là một biện pháp kiểm soát nhằm hạn chế gian lận khi nhân viên kế

toán cố tình giấu bớt một hoá đơn nào đó (giấu bớt một nghiệp vụ bán hàng) nhằm

biển thủ tài sản của công ty Trường hợp hoá đơn bị sai sót đáng kể nhưng đã giao cho

khách hàng mới phát hiện thì phải hủy hóa đơn đó và lập lại hóa đơn mới cho khách

hàng Nếu sai sót nhỏ thì ta chỉ cần chỉnh sửa lại chỗ sai đó trên liên 1 và dùng giấy

thang cho 2 liên còn lại, đồng thời phải đem hóa đơn đó xuống phòng tổ chức đóng

đấu bên chỗ chỉnh sửa.Nếu bán theo đơn đặt hàng nhưng vì lý do gì đó chúng ta xuất

hàng sau ngày so với ngày ở trong đơn đặt hàng thì trên hóa đơn ta vẫn ghi ngày xuất

hàng là ngày thực tế đơn vị xuất hàng nhưng ghi kèm theo là bán hàng theo đơn dặt

hàng ngày, tháng, năm

Trách nhiệm Tiến trình Chứng từ

Nhân viên phòng

KD - XNK

Sử dụng liên lạc nội bộ (cuối tháng đối chiếu giữa 2 đơn vị )

2.3.1.2 Bán hàng cho các đơn vị bên ngoài công ty.

Công ty cũng đặt ra một số quy định trong việc bán hàng để dễ dàng trong việckiểm tra kiểm soát Các quy định đó gồm:

Về chứng từ: Quá trình bán hàng cần phải được lập đầy đủ các chứng từ cần thiếtnhư: đơn đặt hàng (phiếu yêu cầu bán hàng ), hóa đơn GTGT Và khi thực hiện luânchuyển chứng từ cần phải có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền Chứng từ sẽbắt đầu từ phòng kinh doanh vì tại đây là nơi nhận đơn đặt hàng, sau đó được giaocho kế toán thanh toán một liên làm cơ sở thanh toán, một liên cho bộ phận kho để

Đề nghị bán hàng

Sổ cái TK511,333

làm căn cứ xuất kho hàng hóa, một liên gửi giao khách hàng, còn liên gốc được lưutại phòng kinh doanh.

Về thanh toán: Công ty có thể thu tiền ngay hoặc ghi thời hạn thu tiền như tronghợp đồng kinh tế và trên hóa đơn đã ghi Đối với cá nhân thì công ty gia hạn thợigian thanh toán trong vòng 15 ngày, đối công ty là 45 ngày, bệnh viện là 90 ngày

Về ghi sổ kế toán: Kế toán cần phải đảm bảo là nhận được đầy đủ các chứng từcần thiết có liên quan đến việc bán hàng để làm căn cứ ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời vàchính xác nghiệp vụ bán hàng – thu tiền đã thực sự phát sinh

Kiểm soát chu trình bán hàng là quá trình kiểm soát chức năng khi xử lý yêu cầubán hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập và kiểm trahóa đơn, xử lý và ghi sổ doanh

Mục đích của việc kiểm soát quá trình này nhằm đảm bảo chu trình diễn rađúng trình tự, các bộ phận thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, các công đoạn xảy rakịp thời, nhanh chóng Từ đó mới có thể đảm bảo cho việc bán đúng hàng, đúng giá,đúng khách hàng, đủ số lượng, kịp thời; thu tiền đúng khách hàng, đúng lô hàng, đủtiền, đồng thời hạn chế các gian lận và sai sót có thể xảy ra

Sau đây là mô hình tổng quát minh họa cho chu trình

2.3.1.2.1.Đơn đặt hàng

Khởi đầu một chu trình bán hàng là nhận đơn đặt hàng, yêu cầu bán hàng nhưng chủyếu là khách hàng mua thường xuyên nên công ty đầu tiên là kí kết hợp đồng vớikhách hàng Để đạt được một hợp đồng với khách hàng, các nhân viên thị trường phảitrải qua quá trình tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, đánh giá môi trường cạnh tranh.Trên cơ sở đó chuyên viên tiếp thị mới có thể soạn bảng báo giá hợp lý, trình giám đốccông ty xem xét, duyệt, kí, sau đó sẽ gửi cho khách hàng

Mỗi loại khách hàng, công ty có chính sách giá giao khác nhau, tùy vào tìnhhình thị trường, nhu cầu tại nơi đó, ngoài ra, còn tùy vào mục tiêu của Công ty Chẳnghạn muốn đánh mạnh vào một thị trường tiềm năng hay nơi đó có nhiều đối thủ cạnhtranh, Công ty sẽ hạ thấp giá bán cũng như đẩy mạnh chính sách khuyến mãi tại khuvực đó

Để có thể vừa đảm bảo thực hiện mục tiêu của Công ty, vừa đạt được hợp đồngmua bán với khách hàng, đòi hỏi các nhân viên thị trường, nhân viên kinh doanh phải

Giao hàng

Ghi nhận nghiệp

vụ bán hàng

Thu tiền khách hàng

Kiểm tra, xác nhận công nợ

Đơn đặt hàng

Chấp nhận ĐĐH

Ghi nhận các báo cáo

Theo dõi công nợ

nắm vững nhu cầu thị trường, có khả năng nhạy bén mới có thể tham mưu và thuyếtphục Giám đốc đưa ra một chính sách giá giao hợp lý Lựa chọn giá bán thích hợp nhấtcho khách hàng mà vẫn đảm bảo doanh số, lợi nhuận Công ty Bảng báo giá được lậplàm 2 bản, một bản gửi khách hàng, một bản lưu phòng kinh doanh Bảng báo giá nàylàm căn cứ để nhập giá bán vào hóa đơn trên máy tính.

Sau khi xem xét bảng giá chào hàng do Công ty gửi, nếu khách hàng chấp thuận

sẽ tiến hành kí kết hợp đồng với Công ty Nhân viên kinh doanh soạn thảo hợp đồngmua bán, và gửi khách hàng xác nhận Khi phía khách hàng đã đồng ý với các điềukhoản trên hợp đồng soạn thảo mà nhân viên kinh doanh gửi đến, khách hàng và Công

ty sẽ chính thức kí kết hợp đồng

Một hợp đồng mua bán phải đầy đủ các thông tin:Tên người đại diện, địa chỉhai bên mua bán, điều kiện giao hàng và phương tiện vận tải, mặt hàng, số lượng,phạm vi bán hàng, hình thức thanh toán, thời hạn nợ, đầy đủ dấu và chữ kí của haibên, Hợp đồng được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản, một bản lưu bên phòng kinhdoanh, một bản lưu bên phòng KT-TV

Tùy trường hợp mà một số hợp đồng có phụ lục hợp đồng kèm theo, phụ lụchợp đồng là biên bản thỏa thuận giữa hai bên về chiết khấu bán hàng và hỗ trợ bánhàng Khi khách hàng đạt một doanh số bán hàng nào đó, sẽ được Công ty chiết khấutăng thêm ngoài chính sách bán hàng đang được áp dụng

Trên đây là quá trình để tiến tới việc đạt được một hợp đồng kinh tế Hợp đồngthường được kí kết vào đầu năm tài chính, đây là căn cứ pháp lý cho các đơn đặt hàngcủa khách hàng trong năm

2.3.1.2.2.Kiểm tra tín dụng và hàng tồn kho

Sau khi nhận yêu cầu bán hàng, tại Công ty phần lớn bán hàng theo phương thứctrả tiền sau, do đó, số dư nợ khách hàng là khá lớn Thông thường mỗi khách hàngđược phép mua nợ đến một giới hạn nhất định nào đó.Vì vậy việc kiểm tra tín dụngkhách hàng là một bước rất quan trọng trong quá trình bán hàng nhằm giảm thiểu rủi

ro xảy ra tình trạng nợ khó đòi, thậm chí gây thất thu đối với Công ty Do đó trongkhâu này đòi hỏi phòng KD-XNK và Phòng KT-TV phải phối hợp chặt chẽ với nhau

PhòngKD - XNK: Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, có thể bằng Fax, điện

thoại, hoặc có thể thông qua chuyên viên kinh doanh, Phòng KD - XNK ghi ngay các điều kiện giao hàng theo yêu cầu của khách hàng hoặc của chuyên

- viên thị trường vào sổ theo dõi thực hiện đơn hàng

Sổ theo dõi thực hiện giúp cho bộ phận bán hàng có thể dễ dàng quản lý đượcthông tin về đơn đặt hàng của khách hàng Chứa đựng các thông tin như ngày đăng ký,đơn vị đăng ký, tên khách hàng, địa điểm giao, thời gian giao, Tuy nhiên, việc ghicác thông tin vào sổ theo dõi đơn hàng lại hoàn toàn mang tính chủ quan bên phía bộphận bán hàng Việc sai sót trong việc ghi chép là hoàn toàn có thể xảy ra, có thể dẫnđến nhập thông tin trên Hóa đơn bán hàng sai lệch

Kiểm tra tín dụng: Sau khi phòng KD – XNK ghi đầy đủ thông tin về đơn hàng của

khách hàng vào sổ theo dõi, nhân viên phòng KT -TV sẽ tiến hành kiểm tra công nợcủa khách hàng Nếu khách hàng thỏa mãn các quy định được tiếp tục mua hàng (số

dư nợ không vượt quá quy định) Tiếp theo bộ phận kho kiểm tra số lượng hàng cótrong kho xem có đủ cung cấp theo yêu cầu của ĐĐH rồi thông báo ngay cho phòngKD-XNK ĐĐH được chấp nhận hay từ chối.Như vậy, việc thực hiện kiểm tra hàng

tồn kho phục vụ cho công tác bán hàng, tình hình biến động của hàng tồn kho phảiđược kế toán hàng tồn kho cập nhập chính xác và kịp thời ngay tại mỗi thời điểm.

2.3.1.2.3.Lập hóa đơn và giao hàng

CÔNG TY CP DƯỢC – TB Y TẾ HÓA ĐƠN Mẫu số: 03-VT-3LL

ĐÀ NẴNG GIÁ TRỊ GIA TĂNG Phát hành theo công văn số

Ngày 3 tháng 1 năm 2011 5337 TCT/AC Liên : 1 Ký hiệu: AD/2010T

Số: 004473Địa chỉ: 02 Phan Đình Phùng

Quận: Hải Châu – TP ĐN

Họ và tên người mua hàng: Nhà thuốc Liên Tĩnh

Địa chỉ: 171 Ông Ích Khiêm – TP Đà Nẵng Số TK:041200321

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST : 0400253421

STT Tên nhãn hiệu, quy

Tổng tiền thanh toán: 6.829.395

Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu tám trăm hai mươi chín nghìn ba trăm chín mươi lăm đồng chẵn

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên )

Giá bán trên hóa đơn là giá đã được trừ khuyến mãi, chiết khấu nếu có và đượcphòng KD - XNK nhập vào máy dựa trên bảng báo giá cho mỗi khách hàng và nhập tỉ

lệ chiết khấu trên màn hình giao hàng, hệ thống sẽ tự động tính ra giá bán đã trừ chiếtkhấu

Ngoài ra, Công ty thường xuyên áp dụng chính sách bán hàng đối với một sốmặt hàng Chính sách bán hàng được phòng kinh doanh xây dựng phù hợp mục tiêukinh doanh của C\ông ty vào thời điểm hiện tại Như muốn mở rộng, đánh mạnh vàothị trường nào đó, Chi nhánh sẽ có chính sách bán hàng phù hợp với thị trường đó Tờtrình chính sách phải được trình Giám đốc kí duyệt, được lập 4 bản, phòng KT- TVlưu bản gốc, phòng KD - XNK lưu bản sao

Phòng KT - TV: Khi tiếp nhận cả 3 liên Hóa đơn GTGT từ phòng KD - XNK

chuyển sang, kế toán công nợ có nhiệm vụ kiểm tra các thông tin như: Tính hợp phápcủa hóa đơn, kiểm tra lại số tiền ghi trên hóa đơn, Sau khi kiểm tra đầy đủ, lãnh đạo

kế toán kí vào HĐ và bộ phận kho tổ chức thực hiện đơn hàng

Về nguyên tắc, phòng KT -TV sẽ phải kiểm tra giá bán và tính cả xem chiếtkhấu và giá bán sau chiết khấu lại xem có chính xác không Nhưng trên thực tế, kếtoán thường bỏ qua bước này dễ dẫn đến trường hợp nhập giá bán không chính xác

Hàng khuyến mãi, quảng cáo, chiết khấu giảm giá:

Các khoản giảm trừ doanh thu là những khoản làm giảm lợi ích của công ty, dovậy kiểm soát chặt chẽ các khoản giảm trừ doanh thu cũng sẽ xác định được chính xácdoanh thu tiêu thụ trong kỳ, đồng thời kiểm soát được ảnh hưởng của các chính sáchtiêu thụ mà công ty đã đề ra đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm

Công ty không quy định chính sách chiết khấu cụ thể cho từng loại khách hàng,nhưng đối các hiệu thuốc, bệnh viện Công ty có những chính sách chiết khấu riêng đểgiữ khách hàng của mình Và công ty quy định những khoản chiết khấu đó phải thểhiện rõ trên hóa đơn

Theo chính sách bán hàng của Công ty, khi đạt mức doanh số nào đó, khách

hàng sẽ được chiết khấu tăng thêm một hoặc hai mặt hàng nào đó, được quy định cụthể trong phụ lục hợp đồng Với các mặt hàng khuyến mãi kèm theo, phòng KD -XNKcũng phải xuất hóa đơn như các loại hàng hóa thông thường bao gồm các thông tin tên,

mã khách hàng, số hóa đơn, tên, số lượng hàng hóa, nhưng mục giá bán, thành tiền

để trống Đối với các mặt hàng khuyến mãi, phòng KD - XNK xuất như các hóa đơnGTGT nhưng để trống mục giá bán, thành tiền

2.3.1.2.4.Xuất hàng

Bước tiếp theo của quy trình là chuyển giao hàng đến khách hàng Kiểm soátchức năng xuất hàng của chu trình nhằm đảm bảo hàng được giao đúng khách hàng,đúng số lượng, chủng loại, đúng thời gian, và hàng hóa được nguyên vẹn

Phòng KD-XNK

- Thường xuyên nắm thông tin nhu cầu của khách hàng và thông báo cho bộ phậnkho sớm để bộ phận kho chuẩn bị nguồn hàng

- Đàm phán, thỏa thuận lại với khách hàng trong trường hợp có những thay đổi

so với đặt hàng của khách hàng (về chủng loại, số lượng, thời gian giao hàng ….)

Bộ phận kho

- Điều động phương tiện vận tải, cân đối hàng hóa để tổ chức giao hàng

- Nhận lại các hóa đơn chứng từ liên quan chuyến/đợt hàng để chuyển cho phòng

KT - TV kiểm tra và lưu

Người vận chuyển

- Đảm bảo phương tiện sẵn sàng hoạt động để vận chuyển hàng hóa

- Có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa theo các hóa đơn và phải bảo quản hàng hóa

an toàn trong quá trình vận chuyển

- Trường hợp trong quá trình vận chuyển nếu có xảy ra sự cố đáng tiếc ảnhhưởng đến người, hàng hóa, phương tiện, lái xe có trách nhiệm giữ nguyên hiện trạng

và kịp thời báo cáo Công ty

- Có trách nhiệm giao hàng kịp thời, đúng số lượng, nguyên đai nguyên kiện(hàng hóa chứa trong các loại bao bì), đúng địa điểm

- Khi giao hàng lái xe đề nghị khách hàng kiểm tra số lượng hàng hóa, chất lượngbao bì,… và ký trên hóa đơn (tại vị trí người mua hàng ký tên) hoặc trên Biên bản giaonhận hàng hóa Sau khi giao hàng xong lái xe thực hiện luân chuyển hóa đơn theo quyđịnh luân chuyển chứng từ

- Phải có thái đội hòa nhã, vui vẻ khi quan hệ với khách hàng Trường hợp khigiao hàng có tranh chấp về hàng hóa, lái xe phải bình tĩnh, giải thích và đồng thời báoCông ty việc với khách hàng

- Trong quá trình giao hàng:

+ Đối với xe tải của Công ty: Lái xe phải ghi đầy đủ các thông tin vào Sổ theodõi giao hàng và đề nghị khách hàng xác nhận Trường hợp khách hàng có ý kiến phảnhồi thì đề nghị khách hàng ghi vào mục ghi chú của sổ trên

+ Đối với xe tải thuê ngoài: Lái xe phải đề nghị khách hàng xác nhận vào Biênbản giao nhận hàng hóa Dựa vào kết quả giao hàng, phòng KD - XNK cập nhật thôngtin vào sổ theo dõi nhà cung ứng dịch vụ vận tải để làm căn cứ đánh giá nhà cung ứng.Công nhân bốc xếp hàng hóa lên phương tiện và sắp xếp ngăn nắp gọn gàng, đảm bảo

an toàn, thuận tiện cho việc giao hàng các đơn hàng trên cùng tuyến đường vậnchuyển

Cuối mỗi quý, phòng KD-XNK phối hợp với các bộ phận có liên quan để tổnghợp tình hình thực hiện các đơn hàng, có nhận xét và đề ra biện pháp khắc phục (nếucó)

Khi nhận được nhu cầu mua hàng của khách hàng, chuyên viên phòng KD XNK có nhiệm vụ kiểm tra các thủ tục cần thiết như hợp đồng (nếu có), giấygiới thiệu, tiến độ thực hiện hợp đồng, giá cả, sản lượng khách hàng đã nhậntrong tháng và các quyền lợi khách hàng được hưởng theo chính sách bán hàng(nếu có), quy định về công nợ hiện hành Phòng KD - XNK phát hành hóa đơngiá trị gia tăng và chuyển sang phòng KT - TV Lãnh đạo phòng KT - TV hoặcngười được phân công có nhiệm vụ kiểm tra ký lên mục “thủ trưởng đơn vị”.Phòng KD - XNK lưu liên 1, giao liên 2 và 3 cho lái xe đến kho nhận hàng.Thủ kho khi nhận được hóa đơn GTGT liên 2 và liên 3, hiểu đó như một lệnhxuất kho đồng thời lệnh bán Thủ kho có nhiệm vụ xuất đúng mặt hàng và lượng hàng

-có trên hóa đơn

Phòng KD-XNK:

- Cập nhật đầy đủ, chính xác các tiêu thức cần thiết lên hóa đơn Sau khi cập nhậtxong phải kiểm tra lại mới được phép in ấn

- Điều độ các phương tiện vận tải hợp lý, tiết kiệm nhưng đảm bảo kịp thời

- Tổ chức lưu trữ hóa đơn và các chứng từ đi kèm theo quy định của nhà nước vềlưu trữ chứng từ kế toán

Thủ kho: