36- He thong kiem soat noi bo chu trinh ban hang – thu tien tai don vi

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU. 1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1. Những quan điểm về kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý luôn quan tâm đến việc hình thành và duy trì hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Cùng với sự thay đổi của thực tiễn quản lý, khái niệm về kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. Trong suốt quá trình đó đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Theo văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa ra như sau: Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: Tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, hoàn thiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ. - Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant – EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm: • Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; • Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của ban quản trị; • Giữ an toàn tài sản; • Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ. - Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài. - Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC thì: Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU.

1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 Những quan điểm về kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản

lý luôn quan tâm đến việc hình thành và duy trì hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêucủa tổ chức Cùng với sự thay đổi của thực tiễn quản lý, khái niệm về kiểm soát nội bộ đã hìnhthành và phát triển trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức Trong suốtquá trình đó đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ

- Theo văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toánMalaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và Viện kếtoán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa ra như sau: Hệ thống kiểmsoát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một

tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăngkhả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: Tuyệt đốituân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sailầm, đảm bảo tính chính xác, hoàn thiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy

số liệu thông tin tài chính Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoàinhững vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán Mọi nguyên lýriêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu

là Kiểm soát nội bộ

- Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant – EAA) định nghĩa về hệthống kiểm soát nội bộ như sau: Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tàichính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm:

 Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;

 Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của ban quản trị;

 Giữ an toàn tài sản;

 Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻcủa hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểmtra nội bộ

- Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổchức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp

-để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kếtoán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chínhsách quản lý lâu dài

- Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC thì:

Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước

công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nộ bộ trợ giúpcho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh cóhiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, pháthiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập Báo cáo tài chính kịpthời, đáng tin cậy.

 Nhìn chung, các định nghĩa được nêu trên đều có điểm chung là:

 Thứ nhất, Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp được hiểu là có hai phần:Một là, các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quytrình, quy chế nghiệp vụ cộng với cơ cấu tổ chức (xắp xếp, phân công, phân nhiệm,

ủy quyền, v.v…) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn.Hai là, bộ phận kiểm tra giám sát chuyên trách, trong đó có kiểm toán nội bộ nhằmđảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm soát nội bộ nói trên được thực hiện hữuhiệu và hiệu quả

 Thứ hai, Hệ thống kiểm soát nội bộ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp

vụ và tất cả nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc kiểm soát nội

bộ, kiểm soát lẫn nhau chứ không đơn thuần là chỉ có cấp trên kiểm soát cấp dưới

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO

Đến năm 1992, COSO (Committee of Sponsorring Organization) – Ủy ban thuộc Hội đồng quốcgia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên Báo cáo tài chính đã đưa ra một định nghĩa về Kiểm soátnội bộ trong Báo cáo “Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất” (Internal Control – IntegratedFramework) và định nghĩa này đã được đông đảo các quốc gia chấp nhận, trong đó có Việt Nam.Định nghĩa này như sau:

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do Người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viêncủa đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện

ba mục tiêu:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Dựa theo định nghĩa trên

Kiểm soát nội bộ là một quá trình Hoạt động kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi các hoạt động

kiểm soát trên mọi bộ phận trong đơn vị và hợp thành một thể thống nhất

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Chính con người đặt ra mục tiêu, thiết

lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý Một mục tiêu luôn đi kèm với những rủi ro

nhất định và một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt có thể hạn chế được tối thiểu các rủi ro gắn liềnvới mục tiêu đó, nhưng không thể khắc chế toàn bộ và đảm bảo chúng không thể xảy ra Bởinhiều nguyên nhân: do sai lầm của con người khi vận hành hệ thống, sự thông đồng giữa các cá

nhân, sự lạm quyền quyết định của các nhà quản lý hoặc quan trọng hơn là sự phù hợp giữa lợiích và chi phí thực hiện Khi chi phí cho quá trình thực hiện các thủ tục kiểm soát vượt quá lợiích mong đợi thì dù cho nhà quản lý có nhận thức đầy đủ về rủi ro, họ vẫn khó thể áp dụng cácthủ tục này.

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Cần lưu ý rằng, mục tiêu là một bộ phận của quá trình quản lý

chứ không phải là một bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ Không một hệ thống nội bộ nàođược thiết lập mà không có mục tiêu hoạt động Vì vậy mục tiêu là tiền đề để thiết lập một hệthống kiểm soát nội bộ

Mỗi một đơn vị đều có rất nhiều mục tiêu, đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay cũng

có thể là mục tiêu cụ thể cho một bộ phận riêng lẻ Nhưng dù cho mục tiêu đó được áp dụng trêntrên bộ phận nào của đơn vị thì nó cũng thuộc ít nhất một trong ba nhóm sau:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụngcác nguồn lực, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị, bảo mật được thông tin,nâng cao uy tín, v.v

- Nhóm mục tiêu về Báo cáo tài chính: tập trung vào tính trung thực và đáng tin cậy Báocáo tài chính mà tổ chức cung cấp

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: ngoài việc giúp cho nhà quản lý đảm bảo cho đơn vị tránhphạm phải những hành vi không tuân thủ Pháp luật (giữa đơn vị với bên ngoài) thì hệthống kiểm soát nội bộ cũng cần phải hướng dẫn tất cả các thành viên trong đơn vị tuânthủ đúng các quy định và chính sách nội bộ, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu (nộibộ)

1.3 Các bộ phận hợp thành của một Hệ thống kiểm soát nội bộ

Mỗi một đơn vị khác nhau đều có những quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu khác nhau, vì thếviệc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ cũng theo một chiều hướng khác nhau Nhưng dù cho cókhác biệt như thế nào thì bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng gồm 5 bộ phận cơ bản hợpthành (cách phân chia một hệ thống kiểm soát nội bộ thành 5 bộ phận được COSO đưa ra năm

1992 và được công nhận bởi nhiều tổ chức như IFAC, AICPA,…) Đó là:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

1.3.1 Mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Cả 5 bộ phận đều

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Từ môi trường kiểm soát trong đơn vị, nhà quản lý cần đánhgiá các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt được mục tiêu; hoạt động kiểm soát được tiến hànhnhằm đảm bảo rằng các chỉ thị của nhà quản lý xử lý được các rủi ro; để đảm bảo quá trình trênđược thực hiện, các thông tin thích hợp cần được thu thập đầy đủ, trao đổi thông suốt trong toànđơn vị và cần được giám sát điều chỉnh khi cần thiết

1.3.2 Mối quan hệ giữa mục tiêu của tổ chức và các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Mục tiêu là cái đích mà một tổ chức được thiết lập và duy trì hoạt động vì nó Và phương tiệngiúp cho nhà quản lý đạt được mục tiêu đó, là 5 bộ phận hợp thành của một hệ thống kiểm soátnội bộ (hình 1)

Theo chiều ngang, mỗi bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ thì cần thiết cho việc đạt được cả

ba nhóm mục tiêu (mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ) Ví dụ như triết lý quản lý

và phong cách điều hành – một nhân tố thuộc môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất lớn đến cácmục tiêu về hoạt động, hay cam kết về năng lực (nhân tố môi trường kiểm soát) ảnh hưởng đếnmục tiêu hoạt động và báo cáo tài chính, nhân tố tính chính trực và các giá trị đạo đức thì ảnhhưởng chủ yếu đến mục tiêu tuân thủ (hình 2)

Theo chiều dọc, mỗi mục tiêu chỉ đạt được thông qua 5 bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soátnội bộ (hình 3)

1.3.3 Đánh giá mức độ hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

Tính hữu hiệu: là mức độ hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu

Tính hiệu quả: là sự so sánh giữa kết quả đạt được và các nguồn lực đã sử dụng

Để đạt được một mục tiêu có nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào quyết định của nhà quản lý Vínhư, mục tiêu nhà quản lý đặt ra là làm giảm thiểu chi phí sản xuất tăng lợi nhuận, có nhiều cách

để đạt được mục tiêu này: cắt giảm lượng tiêu hao nguyên vật liệu bằng việc đặt ra các định mức

sử dụng nguyên vật liệu đối với nhân công; áp dụng công nghệ kỹ thuật mới vào sản xuất, sửdụng máy móc thay thế cho con người,….Nhà quản trị sẽ cân nhắc những lợi ích thực tế manglại so với nguồn lực đã bỏ ra để đạt được mục tiêu

Hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức khác nhau được vận hành với các mức độ hữu hiệu vàhiệu quả khác nhau; ngay cả đối với bản thân đơn vị thì mức độ này cũng khác nhau tại nhiềuthời điểm khác nhau Tùy thuộc vào sự biến đổi hay những sự kiện phát sinh của môi trường bên

ngoài và bên trong đơn vị (sự thay đổi về nhân sự, tái thiết lập cơ cấu tổ chức,…; những thay đổicủa môi trường luật pháp, đối thủ cạnh tranh, xu hướng thị trường,…) mà hệ thống kiểm soát nội

bộ sẽ có những phản ứng lại sự thay đổi đó, sự phản ứng này có hữu hiệu và hiệu quả hay khôngthì còn tùy thuộc vào cách mà hệ thống kiểm soát tại đơn vị được thiết lập và vận hành

Theo báo cáo của COSO, để đánh giá một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu (xét ở một thờiđiểm nhất định) nếu Hội đồng quản trị và nhà quản lý đảm bảo hợp lý đạt được ba tiêu chí:

- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt ở mức độ nào

- Báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy

- Pháp luật và các qui định đang được tuân thủ

Bên cạnh đó ta cũng nên xem xét liệu 5 bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát bộ có hiệnhữu và hoạt động hiệu quả Tuy vậy, 5 bộ phận này cũng không nhất thiết phải hoạt động tại mộtmức độ như nhau ở các bộ phận khác nhau Bởi vì:

- Có sự bù trừ tự nhiên giữa các bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ Một hoạt độngkiểm soát có thể phục vụ cho nhiều mục tiêu ở nhiều bộ phận

- Nhà quản lý đề ra nhiều mức độ kiểm soát khác nhau ở mỗi bộ phận cho từng rủi ro cụthể, chứ không nhất thiết phải đồng nhất về mức độ đối vỡi tất cả bộ phận

Nếu tất cả các tiêu chí trên được thỏa mãn sẽ giúp tổ chức nhận xét rằng kiểm soát nội bộ là hữuhiệu đối với mục tiêu đặt ra Có thể nói rằng kiểm soát nội bộ là một quá trình thì sự hữu hiệucủa nó tại một thời điểm nhất định lại thể hiện nên tình trạng của quá trình đó

2 KHUÔN MẪU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO BÁO CÁO CỦA COSO

Nội dung chính của Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ theo báo cáo của COSO là việc đề cập đến năm

bộ phận trong một Hệ thống kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt độngkiểm soát, Thông tin – truyền thông, Giám sát Đây là nội dung nền tảng cho việc thiết lập một

Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và từ đó có thể nghiên cứu, xây dựng các hoạt động kiểmsoát nội bộ theo từng chu trình: Doanh thu – Thu tiền; Chi phí (Mua hàng, sữa chữa, chi phíkhác) – Chi tiền; Tiền lương

2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của tổ chức, tác động đến ý thức của mọi ngườitrong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Các nhân tố của môi trường kiểm soát gồm: tính trung thực và các giá trị đạo đức, cam kết vềnăng lực, triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, cách thức phân định quyềnhạn và trách nhiệm, chính sách nhân sự, sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị Những nhân tố nàythường được thiết lập thông qua việc xây dựng và ban hành các quy định, chính sách mà tất cảthành viên phải tuân thủ để đạt được mục tiêu

Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức, đồng thời nó cũng ảnhhưởng đến ý thức ngay chính nhân viên tổ chức đó Ví như, khi một GĐ kinh doanh mới với

phong cách điều hành linh hoạt, với khả năng gầy dựng được lòng tin từ nhân viên cấp dưới,khuyến khích họ được chủ động hơn trong công việc được bổ nhiệm thay cho người tiền nhiệmtheo một phong cách đối lập, nghiêm khắc, không kích thích tính sáng tạo và hứng thú làm việccho nhân viên Mặc dù, cả hai phong cách điều hành nêu trên đều có thể giúp đơn vị cùng đạtđược mục tiêu đã để ra, nhưng xét về mặt lâu dài thì đối với nhà quản lý theo phong cách cứngrắn khó lòng giữ được nhân viên giỏi và trung thành Như vậy, chính cá nhân nhà quản lý vớiphong cách quản lý (một nhân tố thuộc môi trường kiểm soát) có ảnh hưởng rất lớn đến ý thứccủa nhân viên.

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát đều có tầm quan trọng, nhưng với một mức độ khácnhau tùy vào đặc điểm từng đơn vị mà nó được thiết lập Đối với một doanh nghiệp nhỏ thì cơcấu tổ chức và việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn đơn giản hơn các doanh nghiệp lớn tuynhiên nhân tố về tính chính trực và giá trị đạo đức lại rất quan trọng

2.1.1 Tính trung thực và giá trị đạo đức

Giá trị đạo đức và tính trung thực là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát Sự hữu hiệucủa hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào nhân tố này Do vậy, nhà quản lý cao cấpcần phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức, những hành vi cư xử đúng đắn hay nói mộtcách đúng hơn là nhà quản lý cần phải xây dựng nên văn hóa của tổ chức và thiết lập nền tảngđạo đức cho tổ chức đó

Danh tiếng của một doanh nghiệp là tài sản rất có giá trị, nên các chuẩn mực đạo đức cần caohơn việc đơn thuần là tuân thủ quy định Thái độ và sự quan tâm của nhà quản lý cao cấp đối với

sự hữu hiệu kiểm soát nội bộ cần phải lan tỏa trên toàn doanh nghiệp, bên cạnh đó, cần phổ biếnnhững tư tưởng đạo đức đến mọi thành viên bằng nhiều phương cách thích hợp (thông qua việcthiết lập nên một hệ thống các quy định bằng văn bản, các cuộc họp, tổ chức các buổi tiệc haynhững chuyến dã ngoại, các hoạt động xã hội khác,… nhằm truyền đạt đến tất cả nhân viên vănhóa ứng xử trong tổ chức) thậm chí ngay chính cá nhân người quản lý cần phải là tấm gương chocấp dưới thực hiện theo những chuẩn mực đã đặt ra

Các vấn đề cần lưu ý khi xây dựng tính trung thực và các giá trị đạo đức

- Áp lực và Cơ hội: cá nhân trong đơn vị thực hiện hành vi gian lận đơn giản chỉ vì nơi họlàm việc tạo cho họ những áp lực và cơ hội để họ thực hiện Theo nghiên cứu về tam giácgian lận của Donald- R Cressey (1919-1987), những nguyên nhân tạo nên áp lực từ việckhó khăn về tài chính, hậu quả thất bại cá nhân, khó khăn trong kinh doanh, bị cô lập -không được tin tưởng và sẻ chia, muốn ngang bằng người khác – tham vọng cá nhân vượtquá khả năng thực hiện, mâu thuẫn trong mối quan hệ chủ - thợ Một khi cá nhân nhânviên phải gánh chịu một hay nhiều áp lực nêu trên đồng thời họ có cơ hội nắm bắt thôngtin cùng kỹ năng thực hiện thì khả năng xảy ra hành vi gian lận là rất cao Để đối phó vớihành vi gian lận có ba cách thường được sử dụng: ngăn chận, phát hiện và trừng phạt;trong đó việc ngăn ngừa không cho áp lực và cơ hội thực hiện gian lận xảy ra là biệnpháp đem lại kết quả tốt nhất

- Nguyên nhân thứ ba dẫn đến gian lận là sự thiếu hiểu biết Trong trường hợp này ngườithực hiện không ý thức được sai phạm và đôi khi họ lại nhầm lẫn việc đó sẽ đem lại lợiích cho tổ chức Cách hiệu quả nhất để truyền đạt thông điệp về hành vi đạo đức là ngườilãnh đạo cần phải gương mẫu để nhân viên thực hiện bên cạnh việc qui định bằng vănbản các tư tưởng về tính trung thực và giá trị đạo đức.

2.1.3 Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán

Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện cácmục tiêu của đơn vị thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tàichính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ,… Do tầm quan trọng trên, một hội đồng quản trịnăng động và tận tâm, hướng dẫn giám sát việc thực hiện của người quản lý là nhân tố thiết yếu

để kiểm soát nội bộ hữu hiệu

2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý

Phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, thái độ khi người quản lý điều hành công việc

Cách thức quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức doanh nghiệp được điềuhành Đối với cùng một mục tiêu, nhưng hai nhà quản lý khác nhau với cách nhận thức khácnhau sẽ dẫn đến những hoạt động kiểm soát khác nhau phù hợp với nhận thức từng cá nhân nhàquản lý Ví như, với cùng mục tiêu là lợi nhuận nhưng có những nhà quản lý thích hoạt độngtrong môi trường có rủi ro thấp mức sinh lợi không cao, một số khác lại chấp nhận rủi ro vớimức sinh lợi cao hơn Từ đó, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được xây dựng cho phù hợp với từngnhóm và mức độ rủi ro mà nhà quản lý đã xác định chiến lược để đạt tới mục tiêu

2.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn từng cá nhânhoặc nhóm người trong việc đề xuất giải quyết vấn đề và trách nhiệm báo cáo đến các cấp liênquan Khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản từng quyền hạn cũng nhưtrách nhiệm đi kèm đối với từng thành viên và mối quan hệ giữa họ với nhau, giúp từng thànhviên một nhận biết nhiệm vụ của họ là gì và nó ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận kháctrong việc hoàn thành mục tiêu

Xu hướng tập trung quyền quyết định vào nhà quản lý

Áp dụng hữu hiệu đối với doanh nghiệp có cơ cấu nhỏ và vừa

- Ưu điểm: nhà quản lý nắm bắt thông tin hoạt động chi tiết trong toàn đơn vị

- Nhược điểm: khối lượng công việc cần quyết định lớn dễ dẫn đến những quyết định sai,khả năng dẫn đến gian lận từ việc lạm quyền quyết định là rất cao.

Xu hướng phân quyền quyết định

Là việc nhà quản lý ủy quyền cho cấp dưới được phép ra quyền quyết định đối với một số nghiệp

vụ hoặc sự kiện xảy ra Những nghiệp vụ hoặc sự kiện này mang tính chất diễn ra thường xuyên,hàng ngày trong quá trình hoạt động của tổ chức

- Phạm vi áp dụng: phù hợp với tất cả các loại hình tổ chức

- Ưu điểm: giảm thiểu thời gian truyền đạt, ra quyết định giải quyết kịp thời các sự kiệnphát sinh; hạn chế rủi ro xảy ra gian lận do việc tập trung quyền lực, giảm áp lực côngviệc cho nhà quản lý, nâng cao chất lượng dịch vụ - đáp ứng kịp thời yêu cầu của kháchhàng, khuyến khích sự chủ động sáng tạo tăng cường năng lực cạnh tranh

- Nhược điểm: nhà quản lý chỉ có thể nắm bắt được những thông tin chung nhất thông quacác báo cáo, tăng chi phí quản lý vì cần đội ngũ nhân viên có năng lực cao và hệ thốnggiám sát mạnh

Mâu thuẫn giữa việc phân quyền và tập quyền quyết định

- Về thông tin hoạt động, có thể dễ nhận thấy rằng tập quyền quyết định cao đem lại chonhà quản lý cái nhìn sâu hơn về tình hình hoạt động bên trong tổ chức tuy nhiên đó lại làgánh nặng về khối lượng công việc cần giải quyết Còn đối với tổ chức được phân quyềntrách nhiệm hợp lý mặc dù chỉ đem lại cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động từng bộphận nhưng người quản lý giảm thiểu được khối lượng công việc mang tính chất lặp lạinhiều lần Bên cạnh đó, để đạt được một mức độ đáng tin cậy trong thông tin đối với đơn

vị hoạt động theo xu hướng phân quyền cần phải duy trì một hệ thống kiểm soát mạnh,trong khi đơn vị theo xu hướng tập quyền rõ ràng không cần một hệ thống kiểm soát đòihỏi cao như vậy

- Về chi phí hoạt động, theo như phân tích trên, một tổ chức thực hiện phân quyền quyếtđịnh sẽ có chi phí hoạt động cao hơn bởi phải duy trì một hệ thống kiểm soát thực sựmạnh để đảm bảo độ tin cậy trong thông tin Ngoài ra, việc phân quyền quyết định cònđòi hỏi những nhân viên có năng lực cao đủ để thay thế cho nhà quản lý trong việc raquyết định, do vậy cũng làm tăng chi phí lương

2.1.6 Cơ cấu tổ chức

Đây là sự phân chia quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị

Một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động.Nhưng khi việc thiết kế cơ cấu tổ chức không đúng sẽ khiến cho hệ thống kiểm soát nội bộkhông hữu hiệu hoặc thậm chí tê liệt mất tác dụng kiểm soát Ví như, khi thiết kế cơ cấu bộ phậnbán hàng – thu tiền trực thuộc phòng kế toán sẽ không thể ngăn chận thủ thuật gian lậnskimming (chiếm đoạt tiền thu từ bán hàng nhưng không ghi sổ)

2.1.8 Áp dụng trong nghiên cứu mô hình đơn vị có quy mô nhỏ

Môi trường kiểm soát chỉ thực sự tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo (áp dụng chung cho cả

mô hình tổ chức lớn, nhỏ và vừa):

Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo

và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành cácquy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm

Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên

ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập

Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng đế nhânviên noi theo

Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lýnhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả

Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiềm toán Nhànước và kiểm toán quốc tế Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu dođược trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo caocấp của tổ chức

Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng đào tạo, đánhgiá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệuquả

Doanh nghiệp đã sử dụng "Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượngnhân sự cho từng vị trí trong tổ chức

Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưutiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian lận

Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mựcthông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đảm bảokết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toánkhông phù hợp

Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm Quan tâm,nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọctheo đúng quy định.

 Tuy nhiên, đối với đơn vị có quy mô nhỏ và vừa, các giá trị về đạo đức hay văn hóa trongcông ty, các chính sách nhân sự có thể không cần phải ban hành dưới dạng văn bản nhưngđiều đó không có nghĩa là việc không thừa nhận sự tồn tại của những chính sách hay các giátrị vô hình này, và chúng cần được truyền đạt đến toàn thể nhân viên trong đơn vị theo nhiềuthể thức khác nhau Bên cạnh đó, tại các đơn vị này cũng nên có một hội đồng quản trị hoặcban kiểm soát riêng mà trong đó nên có những thành viên không phải là nhà quản lý

2.2 Đánh giá rủi ro

Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài Vì vậy, đơn vị cầnphải nhận diện được các rủi ro trong quá trình hoạt động và đánh giá mức độ ảnh hưởng củachúng để có thể thiết lập cơ chế kiểm soát phù hợp, nhằm hạn chế tối thiểu mức độ ảnh hưởng dochúng gây ra Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải đượcthiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng vàphân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro

Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơchế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi

2.2.1 Mục tiêu

Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu Xác định mục tiêu không phải là nhân tốcủa hệ thống kiểm soát nội bộ, nhưng lại là điều kiện tiên quyết để hệ thống kiểm soát nội bộ cóthể thực hiện được Một sự kiện có trở thành rủi ro quan trọng đối với tổ chức này hay khôngphụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị

2.2.1.1 Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định mục tiêu chiến lược, những chỉ tiêuphải đạt được trong ngắn hạn, trung và dài hạn Việc xác định mục tiêu có thể được ban hànhbằng văn bản (trình bày chính thức) hoặc thông qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của ngườiquản lý (ngầm hiểu) Có 2 mức độ mục tiêu: mục tiêu cho toàn đơn vị và mục tiêu cho từng bộphận

Ở mức độ toàn đơn vị, mục tiêu được truyền tải thông qua sứ mạng tổ chức, nguyên tắc hoạtđộng và các cam kết về giá trị của tổ chức đối với xã hội Dựa vào đặc điểm của môi trường hoạtđộng (cơ hội và thách thức) đơn vị xây dựng một chiến lược tổng thể, chiến lược này sẽ trở thành

cơ sở phân bổ nguồn lực, xác định thứ tự ưu tiên để phân bổ

Ở mức độ từng bộ phận, mục tiêu cụ thể xuất phát từ chiến lược chung Thông qua việc xác địnhmục tiêu tổng thể và chi tiết, đơn vị sẽ nhận dạng các nhân tố chủ chốt để đạt được mục tiêuchung, từ đó các chính sách hoạt động của từng bộ phận sẽ được nhà quản lý đưa ra áp dụng phùhợp, nhất quán với chiến lược toàn đơn vị

2.2.1.2 Phân loại mục tiêu

Một đơn vị có nhiều mục tiêu nhưng thuộc một trong ba nhóm mục tiêu sau:

- Mục tiêu hoạt động: liên quan đến sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động

- Mục tiêu báo cáo tài chính: đảm bảo hợp lý việc công bố báo cáo tài chính trung thực vàđáng tin cậy; những gian lận, sai sót đã được ngăn ngừa và phát hiện

Mức độ đảm bảo hợp lý: là một mức độ về việc trình bày báo cáo tài chính đảm bảo rằng,

những nguyên tắc kế toán áp dụng được chấp nhận rộng rãi; cung cấp thông tin trọngyếu; phản ánh những nghiệp vụ và sự kiện cơ bản (không quá chi tiết hoặc quá cô đọng)

về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh, dòng tiền trong kỳ kế toán

- Mục tiêu tuân thủ: những luật lệ, quy định trong môi trường kinh doanh và pháp lý không

bị vi phạm Cần lưu ý rằng luật lệ và qui định chỉ là những tiêu chuẩn tối thiểu về cáchứng xử mà đơn vị phải thiết lập nhằm đáp ứng mục tiêu tuân thủ

2.2.2 Rủi ro

Hoạt động của một đơn vị phát sinh rất nhiều rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Vì thế, cácnhà quản lý phải đánh giá và phân tích các nhân tố tạo nên rủi ro làm ảnh hưởng việc thực hiệnmục tiêu chung và mục tiêu cụ thể, cố gắng kiểm soát và làm giảm tổn thất do các rủi ro này gâynên Dựa trên mục tiêu đã thiết lập, người quản lý cần nhận dạng và phân tích rủi ro đi kèm, từ

đó có thể đưa ra biện pháp để quản trị rủi ro

2.2.2.1 Nhận dạng rủi ro

Hoạt động của một đơn vị có thể gặp rủi ro do những nhân tố bên trong hoặc bên ngoài, các nhân

tố này ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu cho dù mục tiêu đó có rõ ràng hay ngầm hiểu.Nhận dạng rủi ro là một quá trình được lặp lại nhiều lần không chỉ trong quá trình lập kế hoạch

mà còn được diễn ra trong cả quá trình thực hiện kế hoạch Bởi lẽ, rủi ro luôn luôn phát sinh theothời gian trong môi trường bên trong và bên ngoài đơn vị, tác động đến đơn vị ở mức độ toàn thểđơn vị hay chỉ ảnh hưởng từng hoạt động cụ thể

2.2.2.1.1 Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị

Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị phát sinh do những nhân tố bên ngoài và bên trong

- Các nhân tố bên ngoài bao gồm: sự thay đổi trong nền kinh tế hay luật pháp, sự phát triểncủa khoa học kỹ thuật, những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng, đối thủ cạnh tranh,nhà cung cấp, sự tác động của môi trường khách quan như bão, lũ lụt, động đất,…

- Các nhân tố bên trong gồm: các tác động do con người là chủ yếu như sự thay đổi nhân

sự, năng lực nhân viên, hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát hoạt động không hữu hiệu,các chính sách hay cơ cấu tổ chức không phù hợp,…

Để nhận diện rủi ro tại mức độ toàn đơn vị, những kỹ thuật để có thể nhận diện rủi ro là: định kỳxem xét sự thay đổi nền kinh tế, ngành nghề kinh doanh; cập nhật thường xuyên các qui phạmpháp luật liên quan đến lĩnh vực hoạt động, rà soát lại thông tin trong quá khứ về tình hình hoạt

động của đơn vị, đối thủ cạnh tranh kể cả nhà cung cấp và khách hàng Bên cạnh việc nhận dạngrủi ro, nhà quản lý cũng cần nghiên cứu đánh giá sự tác động của các nhân tố góp phần làm giatăng hoặc giảm thiểu rủi ro.

2.2.2.1.2 Rủi ro ở mức độ hoạt động

Rủi ro ở mức độ hoạt động, xảy ra ở từng bộ phận trong từng nghiệp vụ cụ thể như: rủi ro ở bộphận bán hàng, sản xuất, tiếp thị, nghiên cứu và phát triển Ví dụ, trong nghiệp vụ Bán chịu – nợphải thu, nếu như nhà quản trị không đưa ra những qui định, chính sách bán chịu phù hợp, rủi ro

có thể xảy ra là đơn vị sẽ gánh chịu những khoản tổn thất lớn do bán hàng cho những khách hàngkhông có đủ khả năng thanh toán hoặc nhân viên thông đồng với người ngoài biển thủ tài sản;mặt khác, nếu thực hiện chính sách bán chịu quá cứng nhắc có thể đơn vị sẽ thiệt hại một khoảnlợi ích từ khách hàng tiềm năng

Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sửdụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyêncác hoạt động Đối với các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể được tiến hành đơn giản hơndưới dạng các cuộc trao đổi trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, hoặc các buổi họp nội bộ

2.2.2.2 Phân tích rủi ro

Sau khi nhận dạng được rủi ro cần tiến hành phân tích rủi ro theo quá trình phân tích sau:

- Đánh giá mức độ quan trọng của rủi ro

- Xem xét khả năng rủi ro có thể xảy ra

- Hoạt động kiểm soát cần thực hiện để giảm thiểu rủi ro

Có nhiều cách ước lượng tổn thất từ một rủi ro được nhận dạng Nhà quản lý nên tìm ra phươngpháp thích hợp Đối với các rủi ro khó định lượng có thể sử dụng ma trận về mức độ quan tâmđối với rủi ro sau:

thể là chấp nhận rủi ro Bởi vì, nhà quản lý còn cần phải cân nhắc giữa lợi ích đạt được và chi phíphải bỏ ra để thực hiện việc quản trị rủi ro Khi chi phí để đối phó với rủi ro vượt quá lợi ích đemlại thì biện pháp tốt nhất là chấp nhận gánh chịu một khoản tổn thất do rủi ro gây nên

Cần lưu ý rằng, đánh giá rủi ro như một phần của kiểm soát nội bộ còn cách thức tiến hành,những hành động hay chương trình được thiết kế của người quản lý được cho là cần thiết để đốiphó rủi ro là một phần của quá trình quản trị không phải là yếu tố thuộc hệ thống kiểm soát nội

bộ Dựa vào những biện pháp quản trị rủi ro nêu trên, nhà quản lý thiết lập những thủ tục để nângcao tính hữu hiệu của các biện pháp đối phó, những thủ tục này là “Hoạt động kiểm soát” – nhân

tố thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, rủi ro vẫn còn khả năng phát sinh sau khi đã thựchiện các biện pháp kiểm soát bởi ngoài sự giới hạn của nguồn lực thì vẫn còn những hạn chếtiềm tàng trong mọi hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

- Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đólàm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc

- Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá vàphân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn

- Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảmthiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp

để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tốithiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được

2.2.3 Áp dụng trong nghiên cứu đơn vị có quy mô vừa và nhỏ

Lợi thế của doanh nghiệp vừa và nhỏ là hoạt động tập trung và mức độ phân chia quyền lực íthơn, nên thông tin về mục tiêu được truyền đạt dễ dàng từ nhà quản lý cấp cao đến cấp dưới mộtcách trực tiếp và liên tục Mặc dù, quá trình đánh giá rủi ro ở đơn vị có quy mô nhỏ ít phức tạphơn, mục tiêu được thiết lập thường được ngầm hiểu hơn là công khai nhưng tại các đơn vị nàythực sự nên thiết lập cho mình một mục tiêu rõ ràng và dĩ nhiên các mục tiêu chung và mục tiêutại các bộ phận cần có sự kết nối với nhau

2.3 Hoạt động kiểm soát

2.3.1 Khái niệm:

Hoạt động kiểm soát là tập hợp những chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhàquản lý được thực hiện, các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mụcđích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải Một hoạt động kiểmsoát có thể giúp đạt được nhiều mục tiêu (mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ).Hoạt động kiểm soát bao gồm: chính sách và thủ tục kiểm soát

- Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, cơ sở cho việc thực hiện các thủ tụckiểm soát

- Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát

Một ví dụ đơn giản để nhận biết sự khác biệt giữa chính sách và thủ tục kiểm soát như sau:trong nghiệp vụ bán chịu, nhà quản lý đặt ra mục tiêu bán chịu cho đúng đối tượng (tức làthực hiện nghiệp vụ bán chịu cho những khách hàngcó khả năng thu hồi nợ); rủi ro đượcnhận diện như chấp nhận bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán,không thực hiện nghiệp vụ cho các khách hàng tiềm năng (có khả năng thanh toán nhưngkhông được chấp nhận bán chịu); đánh giá rủi ro mức độ ảnh hưởng là đáng kể cùng với xácsuất có thể xảy ra là khá cao

 Chính sách được nhà quản lý đưa ra là tất cả các nghiệp vụ bán chịu phải được xétduyệt, không bán chịu cho những khách hàng có hạn mức tín dụng (thời hạn nợ)vượt quá 30 ngày, đối với các khách hàng thân thiết thì áp dụng hạn mức tín dụng

là 45 ngày, đối với những hợp đồng có giá trị lớn (giả sử giá trị hợp đồng lớn hơn

100 triệu đồng) thì phải được duyệt thông qua ban Giám đốc,…

 Thủ tục kiểm soát: khi nhận đơn đặt hàng bán chịu từ khách hàng bộ phận kinhdoanh chuyển đơn đặt hàng sang bộ phận kế toán nợ phải thu, kế toán nợ phải thuđối chiếu hạn mức tín dụng của khách hàng từ sổ theo dõi nợ phải thu nếu kháchhàng thỏa mãn các chính sách đã được đề ra chuyển đơn đặt hàng cùng với thôngtin về khách hàng sang bộ phận xét duyệt bán chịu (đối với các đơn vị nhỏ thường

do trực tiếp người quản lý xét duyệt) còn nếu không đáp ứng được các yêu cầuphù hợp chính sách đã đặt ra kế toán chuyển trả đơn đặt hàng cho phòng kinhdoanh

Chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể được tài liệu hóa thành các văn bản quy định tạiđơn vị hoặc cũng có thể được lưu hành theo kiểu truyền miệng Tuy nhiên chính sách và thủ tục

“bất thành văn” này chỉ thực sự hữu hiệu đối với đơn vị có quy mô nhỏ, ít cấp quản lý trunggian, có sự trao đổi và giám sát tốt

2.3.2 Các loại hoạt động kiểm soát

Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau, có thể phân loại các hoạt động kiểm soát theo mụcđích gồm: kiểm soát phát hiện, kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát bù đắp; hoặc theo chức năngnhư: soát xét của nhà quản lý cấp cao, quản trị hoạt động, phân chia trách nhiệm hợp lý, kiểmsoát quá trình xử lý thông tin, kiểm soát vật chất, phân tích rà soát

2.3.2.1 Phân loại theo mục đích

Xét về mục đích, có thể chia hoạt động kiểm soát thành: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát pháthiện và kiểm soát bù đắp

Kiểm soát phòng ngừa: là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy

ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức

Kiểm soát phát hiện: là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời hành vi gian lận hoặc

sai sót

Kiểm soát bù đắp: là việc tăng cường thêm các thủ tục kiểm soát nhằm bổ sung cho một thủ

tục kiểm soát khác Sau khi phát hiện sai sót, gian lận đơn vị cần phải thay thế các thủ tụckiểm soát không hữu hiệu hoặc bổ sung thêm các thủ tục kiểm soát khác

2.3.2.2 Phân loại theo chức năng

Xét về chức năng các loại hoạt động kiểm soát phổ biến gồm:

2.3.2.2.1 Soát xét của nhà quản lý cấp cao

Đây là thủ tục kiểm soát khá quan trọng đối với những đơn vị có quy mô vừa và nhỏ Soát xétcủa nhà quản lý cấp cao là hoạt động kiểm tra, phân tích, theo dõi, so sánh đối chiếu các thôngtin thực tế với dự báo, dự toán

2.3.2.2.2 Quản trị hoạt động

Hoạt động kiểm soát này là hình thức soát xét của các cấp quản lý trung gian Người quản lýtrung gian có trách nhiệm soát xét và đảm bảo tính hoạt động hiệu quả của bộ phận được giaocho đảm trách

2.3.2.2.3 Phân chia trách nhiệm hợp lý

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt củanghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chẳng hạn, không thành viên nào được kiêmnhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

Mục đích phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra

sẽ đươc phát hiện nhanh chóng , đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trìnhthực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm sai phạm của mình

Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:

- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho phép nhân viên bảoquản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế toán về tài sản đó là để ngăn chặnhành vi tham ô tài sản Vì nếu cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo rủi ro lànhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sáchche dấu cho sai phạm của mình

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là người đượcgiao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì có khả năngthâm lạm tài sản Ví dụ, nếu cùng một người phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời

là người phát lương cho nhân viên có thể dẫn tới việc tuyển dụng khống nhân viên đểchiếm đoạt tiền lương của các nhân viên không có thật này

- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa thực hiệnnghiệp vụ, vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăngthành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình Muốn không cho thông tin bị thiên lệchnhư trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện, thường là bộphận kế toán

2.3.2.2.4 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xácthực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảmbảo rằng:

- Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt

 Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát,tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

 Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

 Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụngkhác nhau Ví dụ, hóa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi nhậndoanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng

 Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ điqua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng đểchuyển cho bộ phận tiếp theo

 Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, cóchữ ký xét duyệt của người kiểm soát…

 Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễdàng truy cập khi cần thiết

- Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:

 Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi mộtnhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Bởi lẽ nếu bất kỳ ai trongđơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽxảy ra sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phêchuẩn cụ thể

 Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để ápdụng cho toàn đơn vị

 Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêngbiệt chứ không đưa ra chính sách chung nào Phê chuẩn cụ thể được áp dụng chonhững nghiệp vụ cụ thể không thường xuyên phát sinh Phê chuẩn cụ thể cũngđược áp dụng đối với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng số tiền vượt khỏigiới hạn cho phép của chính sách chung

 Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức

vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Ví dụ như quyếtđịnh về mua sắm những tài sản lớn phải do Hội đồng Quản Trị phê chuẩn

2.3.2.2.5 Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các lọai sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh

số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học vànhững hồ sơ dữ liệu

Chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị, tài sản có thểđược kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải đượcthực hiện định kỳ Khi có bất lỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra xem xét nguyên nhân, nhờ

đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan Nếukhông thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiệnđược những hành vi đánh cắp

2.3.2.2.6 Phân tích rà soát

Hoạt động kiểm soát này được thực hiện dựa trên việc so sánh kết quả thực hiện với số liệu dựtoán hay giữa các thông tin tài chính, phi tài chính phát hiện các biến động bất thường để kịp thời

có những biện pháp chấn chỉnh

2.3.2.2.7 Áp dụng đối với các đơn vị vừa và nhỏ

Các hoạt động kiểm soát chính tại các đơn vị có quy mô nhỏ tương tự như đơn vị quy mô lớnnhưng thủ tục chi tiết thì lại khác biệt

Đối với các đơn vị có quy mô lớn thì việc ủy quyền xét duyệt lại tỏ ra rất hiệu quả, còn đối vớicác đơn vị quy mô nhỏ thì nguyên tắc này chỉ khiến cho bộ máy tổ chức của đơn vị thêm rườm rà

dễ dẫn đến việc chồng chéo các chức năng

Kiểm soát hệ thống thông tin có ý nghĩa cực kỳ quan trong trong các đơn vị có quy mô nhỏ Bởi

vì, trong các công ty này, quy trình và các thủ tục kiểm soát thường không được quy định chínhthức và nhà quản lý phải tham gia nhiều hơn vào việc kiểm soát

Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

- Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giáhiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnhhoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra

- Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kếtquả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời

- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đềtài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng

- Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uỷquyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó

- Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràngphần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác địnhnhững cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra

- Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mấtmát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.

- Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sửdụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng

2.4 Thông tin truyền thông

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ thông tin Thông tin và truyền thông chính là điềukiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thôngqua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ Sauđây là những mục tiêu chủ yếu mà một hệ thống kế toán phải đạt được:

- Xác định các ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị của chúng

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ

- Trình bày đúng đắn các nghiệp vụ và những công bố có liên quan trên báo cáo tài chính

Để đạt được các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán đó

là chứng từ và sổ sách có liên quan

Với đặc trưng là đăng ký từng nghiệp vụ kinh tế vừa xảy ra, chứng từ cho phép kiểm tra giám sát

tỉ mỉ từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ Ngoài ra, chứng từ còn cho phép ngănchặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị Ví dụ thủ tục lập và xét duyệtphiếu chi sẽ giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chi tiền mặt không phù hợp với quy định Bên cạnh

đó, chứng từ còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng, kể cả bên trong

và bên ngoài đơn vị Tóm lại, với chức năng tiền kiểm, chứng từ đóng một vai trò quan trọngtrong hệ thống thông tin kế toán nói riêng, và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung trongđơn vị

Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên chứng từ để

xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên các báo các tài chính và báo cáo kế toán quản trị.Một hệ thống chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ, chiphí, doanh thu… sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệ tài sản nhờ ở chức năng kiểm tra, giám sátngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ

Việc ghi nhận thông tin từ những chứng từ ban đầu cho đến việc ghi chép, phân loại, tính toán,tổng hợp, lưu trữ…và cuối cùng là chuyển những thông tin đó vào báo cáo sẽ để lại “dấu vếtkiểm toán” giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm tra và đánh giá sự chấp hành những thủ tụckiểm soát trong quá trình sử lý Ví dụ, nhà quản lý có thể sử dụng chứng từ, sổ sách lưu trữ đểphúc đáp những yêu cầu từ phía khách hàng, hoặc phải trả người bán Tương tự, kiểm toán viêncũng dựa vào đó kiểm tra

Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống thông tin kế toán vậnhành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán, vìthế chúng còn được xem là phương tiện truyền thông về chính sách.

Sơ đồ hạch toán mô tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại đơn vị, thường dưới dạng hình vẽ

Sổ tay hướng dẫn thường bao gồm bảng liệt kê và phân loại tài khoản, cách thức xử lý cácnghiệp vụ đúng đắn và thống nhất toàn đơn vị

Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và tráchnhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính Các nhân viên xử lý thông tin sẽhiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến người khác và yêu cầu phải báo cáonhững tình huống bất thường cho cấp trên

Áp dụng đối với các đơn vị vừa và nhỏ.

Thông tin và truyền thông bên trong và bên ngoài ở các đơn vị nhỏ đơn giản và ít phức tạp hơn

vì thông tin được truyền thông qua ít cấp bậc trung gian và thường diễn ra dưới hình thức cáccuộc gặp gỡ, trao đổi trực tiếp

Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau lược đảm bảo:

- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo vànhững người có thẩm quyền

- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thểhiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịpthời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó

có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhânviên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanhnghiệp

- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận củanhững người không có thẩm quyền

- Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họavà/ hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

Giám sát thường xuyên gắn kết vào hoạt động thường nhật tại đơn vị Thông tin phục vụ côngtác giám sát đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cungcấp…hoặc xem các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường

Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông qua việc tự đánh giá hay các cuộc kiểm toán định

kỳ do kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán viên độc lập thực hiện

Áp dụng đối với các đơn vị vừa và nhỏ.

Ở các đơn vị vừa và nhỏ, Giám đốc điều hành thường tham gia trực tiếp vào phần lớn hoạt động

Vì vậy họ có cơ hội tiếp xúc trực tiếp các thông tin tài chính từ đó phát hiện các chênh lệch bấtthường trong thông tin hoạt động

Do cơ cấu tổ chức tương đối nhỏ nên tại những đơn vị này giám sát định kỳ ít khí được sử dụng

mà thay vào đó được bù đắp bởi hoạt động giám sát thường xuyên

Giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục Hệ thống này hoạt động tốt nếu:

- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kếhoạch đã định Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điềuchỉnh thích hợp

- Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp vàngười này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo

- Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộhoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể

cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc

- Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọitrường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanhnghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanhnghiệp và gây thiệt hại về kinh tế

3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG, BÁN HÀNG –THU TIỀN, MUA HÀNG - TRẢ TIỀN

3.1 Chu trình tiền lương

Chi phí tiền lương liên quan đến các nghĩa vụ phải thực hiện của doanh nghiệp đối với người laođộng và người lao động đối với nhà nước Các nghĩa vụ này bao gồm: nghĩa vụ trích nộp bảo

hiểm lao động (BHLĐ), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm xã hội (BHXH), kinh phí công đoàn(KPCĐ), các quỹ trợ cấp thất nghiệp (TCTN), quỹ khen thưởng phúc lợi (KTPL), thuế thu nhập

cá nhân (TNCN),… nếu có sự sai sót sẽ dẫn đến các hậu quả về pháp lý

Chu trình tiền lương trải qua nhiều khâu, liên quan đến các tài sản nhạy cảm như tiền, séc nên rất

dễ dẫn đến sai sót hay gian lận

Đối với nhiều đơn vị sản xuất, dịch vụ chi phí về lương chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thànhcủa sản phẩm, dịch vụ cung cấp Do vậy, nếu việc xác định sai lương và các khoản trích theolương sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến các quyết định của nhà quản lý

Việc xác định kết quả lao động để trả lương, thưởng cần sự xét đoán của nhà quản lý Cần lưu ýrằng sự xét đoán của nhà quản lý phải phù hợp, không làm trái với các quy định về lương,thưởng được nhà nước quy định đối với từng loại hình doanh nghiệp cụ thể: doanh nghiệp tưnhân, nhà nước, công ty cổ phần,…

Chu trình lương thường được thiết kế và vận hành theo trật tự sau:

Hình thức trả lương

Có hai hình thức trả lương cơ bản gồm trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm.Trong thực tế, để áp dụng hình thức trả lương nào còn tùy thuộc vào mục tiêu quản lý của từngkhâu, từng chức năng Ví dụ, tại bộ phận sản xuất, mục tiêu quản lý chung cho toàn bộ phận làsản xuất càng nhiều sản phẩm càng tốt Khi đó, nhà quản lý sẽ đánh giá việc trả lương theo sảnphẩm, sẽ kích thích người lao động tăng năng suất vì họ sẽ nhận được thu nhập cao hơn khi sảnxuất được nhiều sản phẩm hơn

Tuy nhiên, mặt hạn chế của việc trả lương theo năng suất làm việc sẽ gặp phải các rủi ro: nhậnviên làm quá nhanh dẫn đến chất lượng không đảm bảo, tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu trên mộtsản phẩm tăng cao, không đảm bảo các thao tác kỹ thuật dẫn đến hư hỏng hàng hóa, máy mócthiết bị,…

Mỗi một cách tính lương đều có những ưu và nhược điểm riêng, do đó nhà quản lý cần phải thiếtlập các biện pháp kiểm tra chất lượng, các thủ tục kiểm soát bù đắp để hạn chế, ngăn chặn các rủi

ro trên xảy ra

Chi trả tiền lương.

Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.

Ghi sổ kế toán.

Trả lương theo thời gian Trả lương theo sản phẩm

m - Thường áp dụng cho bộ phận quản lý.

- Không phụ thuộc vào khối lượng công

việc phải hoàn thành

- Cách tính lương dựa trên khoảng thời

gian làm việc, cấp bậc, mức lương cơ

m - Cách tính lương đơn giản, dễ tính toán - Có nhiều cách tính lương phù hợp từng

mục tiêu quản lý: tính lương theo sảnphẩm trực tiếp không hạn chế, tính lươngtheo sản phẩm lũy tiến, khoán quỹ lương,

- Không kích thích được nhân viên tăng

năng suất lao động

- Đồng hóa khả năng làm việc của các

cá nhân có trình độ cao với các nhân

viên khác, do vậy khó có thể giữ chân

nhân viên giỏi

- Việc tính toán phức tạp

- Dễ dẫn đến xu hướng chạy theo số lượng

mà không chú ý đến chất lượng sảnphẩm, công việc

- Rủi ro trong hoạt động tăng lên: khai tháckiệt quệ các nguồn lực, nợ khó đòi tănglên do bán chịu quá mức

3.1.2 Mục tiêu kiểm soát chu trình tiền lương

Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động

Sự hữu hiệu: tiền lương cần được chi trả đúng kỳ và mức lương và phải phù hợp với năng lực,đóng góp của nhân viên Đơn vị cần có một chính sách tiền lương hợp lý để giữ được nhân viêngiỏi, giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu sản xuất hay tiêu thụ Các mục tiêu kiểm soát cụ thể:

- Đảm bảo tiền lương được đánh giá, tính toán đầy đủ, chính xác và kịp thời Để thực hiệnđược điều này, mọi biến động về nhân sự phải luôn được cập nhật đầy đủ, nhanh chóng

và thời gian hay kết quả lao động của nhân viên phải được ghi chép, lưu trữ, thông tin kịpthời dựa trên các bảng chấm công, báo cáo nhân sự

- Tiền lương phải được chi trả đầy đủ và đúng lúc

Tính hiệu quả: là sự so sánh mối tương quan giữa lợi ích và chi phí tiền lương bỏ ra Tính hiệuquả thể hiện rõ ràng khi doanh nghiệp sản xuất hay cung cấp dịch vụ với cùng một mức độ vềchất và lượng nhưng chi phí bỏ ra lại thấp nhất

Nhà quản lý cần phải xây dựng một chính sách tiền lương sao cho tính hữu hiệu và hiệu quả cânđối với nhau Bởi vì, nếu đặt nặng việc tiết giảm chi phí quá mức thì điều này sẽ gây nên nhữngảnh hưởng xấu trong tâm lý người lao động dẫn đến năng suất, chất lượng công việc giảm hoặc

tệ hại hơn là nhân viên bỏ việc Một chính sách tiền lương được đánh giá là tốt cần phải đảm bảocác nguyên tắc minh bạch, công bằng, hợp lý và bảo mật

Mục tiêu báo cáo tài chính đáng tin cậy.

Các khoản mục trên báo cáo tài chính bị chi phối bởi chu trình tiền lương cần được trình bàytrung thực và hợp lý

Tuân thủ pháp luật và các quy định trong chu trình tiền lương.

Nhà quản lý cần lưu ý khía cạnh tuân thủ pháp luật trong quy trình tuyển dụng, sử dụng laođông, khen thưởng, ký kết hợp đồng hạn chế các rủi ro kiện tụng, tranh chấp về lao động gây ảnhhưởng đến uy tín và tổn thất về tài sản của đơn vị

3.1.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình tiền lương

Các thủ tục kiểm soát chung.

Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng

Đối với một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt thì đơn vị nên tổ chức các chức năng sau đây độc lậpvới nhau:

- Bộ phận nhân sự: tuyển dụng lao động, ký hợp đồng và quản lý hồ sơ lao động

- Bộ phận sử dụng lao động: nơi người lao động trực tiếp làm việc, và là bộ phận chấmcông

- Bộ phận tính lương: tính lương và các khoản trích theo lương, lập bảng thanh toán lương

- Bộ phận phát trả lương: phát lương và kiểm soát các khoản tiền lương chưa được ngườilao động nhận

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.

Kiểm soát chung (Áp dụng đối với tất cả các chu trình, bao gồm: chu trình Mua hàng – tồn trữ trả tiền, Bán hàng – Thu tiền, Tiền lương):

Kiểm soát đối tượng sử dụng: phân quyền truy cập hệ thống, mỗi nhân viên có một mật

mã truy cập riêng và chỉ giới hạn trong phạm vi công việc

- Kiểm soát dữ liệu: nhập liệu vào hệ thống nhanh nhất có thể, sao lưu dữ liệu bảo toànthông tin

Kiểm soát ứng dụng:

- Kiểm soát dữ liệu: kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, phê duyệt trên chứng từ

 Kiểm soát tính chứng từ và sổ sách Các thủ tục thông dụng: đánh số thứ tự liêntục trước khi sử dụng chứng từ, biểu mẫu chứng từ cần được quy định mẫu và

đánh số tham chiếu, chứng từ lưu chuyển nội bộ cần được lập trên cơ sở chứng từgốc và lưu trữ cùng với chứng từ gốc.

 Ủy quyền và xét duyệt Giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đề nghịthanh toán cần được người có thẩm quyền xét duyệt Đối với các đơn vị có quy

mô lớn hoặc nghiệp vụ xảy ra mang tính chất thường xuyên và không trọng yếu,nhà quản lý có thể phân quyền xét duyệt giảm bớt khối lượng công việc

Kiểm soát quá trình nhập liệu: cần đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của số liệu, thông tin cungcấp, số liệu nhập vào hệ thống cần có sơ sở nhập liệu là chứng từ hoặc bằng các văn bản khác

Kiểm soát ứng dụng.

- Kiểm soát dữ liệu:

 Chứng từ: đánh số thứ tự liên tục cho tất cả các chứng từ như séc, phiếu chi tiềnmặt, lệnh chi ngân hàng,… biểu mẫu phải được quy định rõ ràng, đầy đủ các nộidung cần thiết và có đánh số tham chiếu để dễ dàng kiểm tra đối chiếu

 Sự phê duyệt trên chứng từ: cần quy định rõ ràng các cấp quản lý có quyền phêduyệt trên từng loại chứng từ như: trưởng bộ phận phân xưởng có thẩm quyền kýxác nhận trên bảng chấm công, hay Giám đốc mới được ký duyệt trên phiếu chitiền mặt trả lương cho nhân viên,…

- Kiểm soát quá trình cập nhật dữ liệu: các vùng dữ liệu trên từng chứng từ cần phải đượcđiền đầy đủ thông tin Thiết lập thủ tục đảm bảo tính chính xác trong việc cập nhật dữliệu vào hệ thống như bố trí một nhân viên độc lập kiểm tra lại quá trình nhập liệu mãnhân viên, số tiền,…

Kiểm tra độc lập thực hiện.

Định kỳ hoặc đột xuất người quản lý kiểm tra lại quá trình hoạt động của các bộ phận, chứcnăng: phòng nhân sự, kế toán lương, quy trình chấm công,…đối chiếu số liệu giữa các phòng banliên quan Ngoài ra, đơn vị còn có thể nhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia tư vấn trong việc tínhthuế và các khoản trích theo lương có phù hợp với các quy phạm pháp quy hiện hành

Phân tích rà soát: do đặc thù chung của quy trình tiền lương, nhà quản lý có thể xác định được

một cách khá chính xác các chỉ tiêu về lương và các khoản trích lương theo kế hoạch Do đó, nếu

có bất cứ sự biến động bất thường nào giữa thực tế và kế hoạch cần được điều tra xác định rõnguyên nhân

3.1.4 Các thủ tục kiểm soát cụ thể

3.1.4.1 Các thủ tục kiểm soát cụ thể

Nguyên tắc chung Những nguyên tắc cơ bản về xây dựng các chính sách tiền lương: minh bạch,

công bằng, hợp lý và bảo mật

- Tính minh bạch giúp người lao động hiểu được cách tính lương, mức lương/mức khenthưởng mà họ được hưởng do đó nếu có bất kỳ sai sót hoặc gian lận nào trong việc tínhlương sẽ được người lao động phản hồi đến các cấp quản lý.

- Nguyên tắc công bằng tạo ra không khí yên tâm làm việc cho người lao động Bởi họ tinrằng sức lao động của họ bỏ ra sẽ được đánh giá và trả công xứng đáng

- Nguyên tắc hợp lý đảm bảo chi phí chi trả lương phù hợp với điều kiện và vị thế của đơn

vị Nhà quản lý có thể điều chỉnh mức lương cho phù hợp với từng giai đoạn phát triểncủa đơn vị Trong thời kỳ phải đối diện với các khó khăn, thường thì giữa đơn vị vàngười lao động sẽ phát sinh các tranh chấp về tiền lương Do vây, một chính sách lươngtốt cần thể hiện rõ cho người lao động hiểu rằng họ sẽ được nhận đền bù xứng đáng vớinhững gì họ đã làm cho đơi vị trong giai đoạn sau

- Nguyên tắc bảo mật các thông tin về lương từng nhân viên Bởi vì đây là một thông tinnhạy cảm không chỉ trong nội bộ đơn vị mà còn rất có giá trị sử dụng đối với bên ngoàiđặc biệt là các đối thủ cạnh tranh

Các nguyên tắc xác định và cách tính mức lương, thưởng Người quản lý có thể dựa vào đặc

điểm từng thời kỳ phát triển, các nhân tố tác động từ bên trong và bên ngoài của đơn vị mà xâydựng các chính sách xác định, cách tích các mức lương thưởng dữa trên các căn cứ sau:

- Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên

- Căn cứ vào thị trường lao động

- Căn cứ vào tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của đơn vị

- Căn cứ vào giá trị vật chất, tinh thần mà doanh nghiệp ưu đãi cho nhân viên

Căn cứ vào các quy phạm pháp luật hiện hành về lương và các khoản trích theo lương có liênquan

3.1.4.2 Kiểm soát quá trình lập bảng chấm công

Các rủi ro trong giai đoạn này là khai khống nhân viên, tạo ra nhận viên “ảo” hoặc khai khốnggiờ công,mức lương Các thủ tục kiểm soát cần thực hiện để kiểm soát các rủi ro này là:

- Lập chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương Chứng từ sử dụng gồm: bảng chấm công, thẻtheo dõi, bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành, bảng kê thời gian vượt mức,… cácchứng từ này nên được lập sẵn theo mẫu của từng bộ phận và đánh số thứ tự trước khi sửdụng Các trưởng bộ phận phải chịu trách nhiệm kiểm tra theo dõi và ký xác nhận trênchứng từ do bộ phận họ phụ trách lập

- Kiểm tra sự đầy đủ các chứng từ ban đầu về tiền lương Nhân viên phụ trách tiền lươngcần phải kiểm tra tính đầy đủ bộ chứng từ tính lương từ các bộ phận chuyên biệt chuyểnsang như danh sách nhân viên từ phòng nhân sự và bảng chấm công từ bộ phận xưởngsản xuất

- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ ban đầu để tính lương Nhân viên phụ tráchtiền lương cần phải kiểm tra tính xác thực các thông tin trên chứng từ tính lương, cần lưu

ý các trường hợp nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương,… các trưởng bộ phận phải kýtắt bên cạnh thông tin trên để chứng minh tính xác thực.

Kiểm soát quá trình tính lương và các khoản trích theo lương Các thủ tục kiểm soát quan trọng:

- Ban hành chính sách lương rõ ràng

- Bộ phận nhân sự có trách nhiệm thông báo nhanh chóng các biến động về nhân sự cho bộphận tiền lương

- Phân công người có thẩm quyền phê duyệt bảng lương

- Kiểm tra đối chiếu các chỉ số thực tế và kế hoạch

Trong việc tính lương, nếu xảy ra sai sót sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm của nhà quản lýảnh hưởng mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, các khoản mục liên quan đến tiền lươngtrên báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh không được thể hiện một cáchtrung thực và hợp lý - mục tiêu báo cáo tài chính đáng tin cậy, việc tính sai tiền công ngoài giờhay ngày lễ theo quy định của Luật lao động, không khấu trừ thuế TNCN hoặc các khoản tríchtheo lương,… sẽ làm mục tiêu tuân thủ không đạt được Do mức độ quan trọng của quá trình,nhà quản lý nên phân công một nhân viên khác kiểm tra lại toàn bộ việc tính lương cùng cáckhoản trích theo lương

3.1.4.3 Kiểm soát quá trình trả lương

Căn cứ vào bảng tính lương đã được xác lập, nhân viên tính lương lập Phiếu đề nghị thanh toán

để chi trả tiền lương cho người lao động (sau khi đã khấu trừ các khoản trích theo lương) và gửikèm phiếu chi (do bộ phận kế toán lập) cho người có thẩm quyền phê duyệt Sau đó tùy thuộcvào loại hình thanh toán mà nhân viên tiền lương tiến hành các thủ tục tiếp theo để chi trả lương.Trường hợp chi trả lương bằng tiền mặt hoặc séc thanh toán: nhân viên tiền lương gửi Phiếu đềnghị thanh toán đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền cho Thủ quỹ để nhận tiền hoặc sécthanh toán Sau khi nhận tiền, séc từ Thủ quỹ nhân viên này phải phân chia xắp xếp tiền, séc theotừng phòng ban, bộ phận và phải trực tiếp giao cho người lao động; đồng thời yêu cầu người laođộng phải ký nhận vào bảng lương chứng minh khoản lương đã được chi trả Bảng lương cầnphải có đầy đủ các thông tin về tên mã số làm việc của người lao động, kết quả làm việc (theothời gian hoặc năng suất lao động), số tiền lương, số tiền thực nhận khi đã khấu trừ các khoảntrích theo lương, số seri trên séc mà người lao động được nhận,… các séc hoặc khoản tiền lươngchưa được nhận cần phải được bảo vệ và thông báo ngay cho người lao động đến nhận

Trường hợp trả lương bằng tiền gửi ngân hàng thì công việc chi trả lương đơn giản hơn rất nhiều.Nhân viên tiền lương sẽ lập danh sách lao động, số tài khoản từng lao động, số tiền lương đượchưởng cùng với lệnh chi đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền để chuyển cho ngân hàngchuyển tiền vào tài khoản từng người lao động

3.1.4.4 Kiểm soát quá trình nộp thuế TNCN và các khoản trích theo lương

Định kỳ người quản lý cần phải kiểm tra việc trích lập đúng và nộp kịp thời các khoản trích theolương gồm BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và thuế TNCN cho nhà nước hay chưa Việc đơn vị

trễ hạn nộp hoặc không nộp không chỉ có tác động xấu đến quyền lợi của người lao động mà cònkhiến đơn vị có thể bị phạt hoặc dẫn đến việc bị đình chỉ hoạt động do không tuân thủ pháp luật.

3.2 Chu trình Bán hàng – thu tiền

3.2.1 Đặc điểm

Chu trình bán hàng – thu tiền là một trong những chu trình quan trọng đối với các đơn vị kinhdoanh Hiệu quả hoạt động kinh doanh một đơn vị bị chi phối bởi sự hữu hiệu và hiệu quả củachu trình này

Chu trình bán hàng – thu tiền phải trải qua nhiều khâu, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm nhưtiền, nợ phải thu, hàng hóa,… nên rất dễ xảy ra gian lận và sai sót

Khoản mục nợ phải thu khách hàng là khoản mục quan trọng đối với hầu hết các tổ chức kinhdoanh Do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt đã thúc đẩy nhiều doanh nghiệp phải nới rộng chínhsách bán chịu, chính điều này đã làm tăng rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp

Chu trình Bán hàng – Thu tiền cơ bản trải qua các bước sau:

3.2.2 Mục tiêu kiểm soát

Theo quan điểm Báo cáo COSO việc kiểm soát chu trình Bán hàng – thu tiền thực sự tốt khi đápứng được ba mục tiêu:

Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động.

- Tính hữu hiệu được hiểu là kết quả hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mụctiêu cụ thể về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng

- Tính hiệu quả được xem xét trong sự tương quan giữa chi phí thực hiện với lợi ích đemlại (tính hữu hiệu) Ví dụ, để đạt được doanh số bán hàng lớn doanh nghiệp cần phải chấpnhận các chi phí như: chi phí hoa hồng, quảng cáo, khuyến mãi,…

Mục tiêu báo cáo tài chính đáng tin cậy Các khoản mục liên quan đến chu trình Bán hàng –

thu tiền trình bày trên báo cáo tài chính phải được thể hiện một cách trung thực, phản ánh đúngbản chất

Mục tiêu tuân thủ pháp luật và các quy định

Ngoài việc đảm bảo các quy định liên quan đến chu trình được thực hiện đầy đủ và đúng đắn,nhà quản lý còn phải xem xét các khía cạnh khác của luật pháp chi phối đến hoạt động của doanhnghiệp như: các quy định về thuế, hợp đồng, hóa đơn, các quy định liên quan đến từng ngànhnghề kinh doanh cụ thể: dược phẩm, hóa chất, hàng hóa dễ cháy nổ, chất phóng xạ,…

Lập lệnh

bán hàng

Xét duyệ

t

bán chị u

Gửi hà

n đơ

n

đặt hà

ng

3.2.3 Nhận diện rủi ro tiềm tàng trong chu trình Bán hàng – Thu tiền

- Không có sự xét duyệt đơn đặt hàng

- Tác động đến quá trình xử lý

ở tất cả các bước sau

- Ảnh hưởng không tốt đến uy tín của đơn vị

- Có thể phải gánh chịu các khoản phí do không thực hiệnđúng theo hợp đồng, đơn đặt hàng đã chấp nhận cung cấp

Xét duyệt bán chịu

- Bán chịu cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chínhsách

- Chính sách bán chịu nới rộng hoặc người xét duyệt cấp quá nhiều hạn mức bán chịu nhằm làm tăng doanh thu dẫn đến rủi

ro cao trong việc thu hồi các khoản nợ

- Thiệt hại về tài sản (mất hàngkhông thu được tiền)

- Đơn vị bị chiếm dụng vốn quá nhiều gây khó khăn về mặt tài chính

Giao hàng

- Giao hàng khi không có đủ bộ chứng từ đã được xét duyệt

- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng, giao hàng nhầm lẫn giữa các khách hàng

- Hàng hóa bị thất thoát trong quá trình giao hàng

- Chi phí giao hàng phát sinh ngoài dự kiến

- Mất hàng hoặc hàng hóa bị trả lại

- Chi phí giao hàng tăng do phải vận chuyển nhiều lần

- Ảnh hưởng uy tín của đơn vị

- Không bán hàng nhưng vẫn lậphóa đơn

- Tác động đến thuế phải nộp

- Ảnh hưởng đến chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận trên báocáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh do doanh thu bị khai tăng hoặc giảm

- Thiệt hại về tài sản nếu đây làgian lận do nhân viên thực hiện để biển thủ tài sản của đơn vị

Ghi chép doanh thu - Ghi nhận sai tên khách hàng, - Các chỉ tiêu liên quan đến

và theo dõi nợ phải

thu

thời hạn thanh toán

- Ghi nhận sai niên độ doanh thu

và nợ phải thu, ghi sai số tiền, ghi sót hoặc trùng hóa đơn

- Theo dõi và thu hồi nợ phải thuchậm trễ hoặc không đòi được nợ

- Xóa sổ khách hàng khi chưa được phê duyệt

- Lập hoặc không lập dự phòng

nợ phải thu khó đòi

- Khoản tiền khách hàng thanh toán bị chiếm đoạt

doanh thu, nợ phải trả bị phản ánh sai trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính

- Tài sản của đơn vị bị chiếm đoạt

- Ảnh hưởng xấu đến mục tiêu hoạt động

3.2.4 Thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình Bán hàng – Thu tiền

3.2.4.1 Thủ tục kiểm soát chung

Phân chia trách nhiệm Đơn vị nên phân công nhân viên độc lập đảm nhiệm các chức năng sau:

- Bộ phận kho: bảo quản hàng hóa, xuất kho khi nhận được lệnh bán hàng cùng các chứng

từ liên quan đã được xét duyệt

- Bộ phận theo dõi nợ phải thu: theo dõi công nợ, báo cáo ngay với nhà quản lý các khoản

nợ đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn cần phải lập dự phòng, xóa sổ các khoản nợ khóđòi

- Cần chú ý rằng bộ phận kế toán nợ phải thu không được kiêm nhiệm chức năng thu tiền

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.

Kiểm soát chung: tương tự như Chu trình Mua hàng – tồn trữ - trả tiền được trình bày trong phầntrên

Kiểm soát ứng dụng:

- Kiểm soát dữ liệu: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp trên chứng từ và sự phê duyệt trênchứng từ

 Kiểm soát chứng từ và sổ sách Tương tự chu trình Mua hàng – tồn trữ - trả tiền.Biểu mẫu cần được quy định rõ ràng, có số tham chiếu, đánh số thứ tự liên tụctrước khi sử dụng các chứng từ nội bộ như lệnh bán hàng, phiếu giao hàng, phiếuxuất kho, vận đơn Hóa đơn bán hàng phải được lập trên căn cứ đơn đặt hàng, hợpđồng, lệnh bán hàng

 Ủy quyền và xét duyệt Tất cả các quyết định bán hàng như ngày giao hàng, sốlượng hàng bán ra, đề nghị mua chịu của khách hàng, giảm giá hàng bán, chiếtkhấu thanh toán, chiết khấu thương mại hoặc xóa sổ nợ không thể thu hồi,… đềuphải được xét duyệt bởi người có thẩm quyền Nhà quản lý có thể ủy quyền chocấp dưới xét duyệt bằng việc ban hành các chính sách cụ thể Cần lưu ý rằng, việc

ủy quyền xét duyệt chỉ nên áp dụng đối với những nghiệp vụ bán hàng (bán chịu)mang tính chất xảy ra thường xuyên, và mỗi nghiệp vụ đơn lẻ tác động khôngtrọng yếu đến kết quả hoạt động chung của đơn vị Mức độ trọng yếu do nhà quản

lý xác lập dựa trên các căn cứ về đặc điểm và tình hình thực tế từng đơn vị, mứctrọng yếu này có thể được lập dựa trên tổng giá trị từng đơn đặt hàng, hợp đồnghoặc hạn mức bán chịu đối với từng khách hàng, đơn đặt hàng

Kiểm tra độc lập thực hiện Các nghiệp vụ xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền phải được

kiểm tra bởi bộ phận độc lập với bộ phận thực hiện nghiệp vụ

3.2.4.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể

3.2.4.2.1 Kiểm soát quá trình nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu

Tiếp nhận đơn đặt hàng là bước đầu tiên trong chu trình bán hàng – thu tiền Đơn đặt hàng có thể

do khách hàng tự lập nhưng tốt nhất nên sử dụng đơn đặt hàng do chính đơn vị lập nhằm hạn chếcác rủi ro phát sinh mà nguyên nhân chủ yếu từ việc thông tin không rõ ràng trên đơn đặt hàng.Tiếp nhận đơn đặt hàng cũng là bước rất quan trọng trong chu trình bởi vì bất cứ sai sót nào tạibước này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ các bước kế tiếp

Do tính chất quan trọng của bước thực hiện này nên cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát chặtchẽ Thủ tục kiểm soát phổ biến như sau:

- Xác minh người mua hàng: ngoại trừ các khách hàng quen thuộc, ngay khi nhận đượcđơn đặt hàng đơn vị cần liên hệ với khách hàng để đảm bảo tính xác thực của đơn đặthàng này Thủ tục xác minh người mua hàng nhằm ngăn chặn rủi ro bán chịu cho nhữngkhách hàng không có thực hoặc đơn đặt hàng giả

- Kiểm tra đối chiếu thông tin trên đơn đặt hàng với thông tin của đơn vị: nếu có bất kỳ sựkhách biệt hoặc thông tin không rõ ràng (các thông tin này thường là thông tin về giá cả,cước phí vận chuyển, phương thác giao hàng, địa điểm nhận hàng,…)cần thông báo ngaycho khách hàng để tiến hành việc hủy bỏ đơn đặt hàng không hợp lệ và lập đơn đặt hàngmới nếu được sự đông ý từ phía khách hàng

- Xác nhận khả năng cung ứng: nhân viên bán hàng phải thường xuyên cập nhật thông tin

về hàng tồn kho bằng cách truy cập vào hệ thống thông tin kho hoặc liên hệ trực tiếp tới

bộ phận kho để xem xét khả năng thực hiện đơn đặt hàng, nếu hàng tồn kho không đủ đểcung ứng cần thông báo ngay cho khách hàng để thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp.

- Lập lệnh bán hàng: sau khi đảm bảo khả năng cung ứng cho khách hàng, nhân viên bánhàng phải dựa trên đơn đặt hàng để lập lệnh bán hàng (xét về tính hữu hiệu của thủ tụckiểm soát lệnh bán hàng phải được lập thành 5 liên, 1 liên chuyển lưu tại đơn vị, 1 liênchuyển cho bộ phận kho, 1 liên chuyển lưu tại bộ phận tín dung, 1 liên chuyển cho bộphận giao hàng) Sau đó, toàn bộ lệnh bán hàng được chuyển sang bộ phận xét duyệt bánchịu

Xét duyệt bán chịu: nhà quản lý cần xây dựng một chính sách bán chịu thích hợp với từng dạngkhách hàng (khách hàng thường xuyên hoặc vãng lai), đặc điểm kinh doanh của từng vùng địa

lý, kinh tế hoặc thậm chí từng phân khúc khách hàng Nhân tố về con người cũng cần được quantâm, vì đây là khâu có tính chất quyết định bảo vệ tài sản của đơn vị nên nhân viên cần phải đạtđược các chuẩn mực nhất định về đạo đức và năng lực

3.2.4.2.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

Kiểm soát quá trình giao hàng Dựa vào lệnh bán hàng đã được phê duyệt, bộ phận giao hàng lập

chứng từ giao hàng (có thể là phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng) Sau đó tập hợp bộ chứng từgồm chứng từ giao hàng, đơn đặt hàng (bản sao) và lệnh xuất kho chuyển sang bộ phận kho Bộphận kho chỉ được xuất kho khi lệnh bán hàng đã có chữ ký phê chuẩn của bộ phận xét duyệt.Khi nhận hàng từ kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra đối chiếu hàng thực nhận với bộ chứng từ gửihàng, nếu có bất kỳ sự sai lệch nào cũng cần phải thông báo với bộ phận xử lý đơn đặt hàng đểtiến hành kiểm tra xử lý Khi hàng thực nhận đã phù hợp với bộ chứng từ, bộ phận giao hàng lậpvận đơn gồm 3 liên (1 liên lưu tại bộ phận, 1 liên chuyển sang bộ phận lập hóa đơn, 1 liênchuyển cho khách hàng) Vận đơn phải được khách hàng kiểm tra tính phù hợp với hàng nhận và

ký xác nhận để làm chứng cứ xác định việc giao nhận

Lập hóa đơn Khi đã tập hợp đầy đủ bộ chứng từ bán hàng gồm: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã

được duyệt, chứng từ gửi hàng, vận đơn, bộ phận lập hóa đơn tiến hành lập hóa đơn Để tránhtình trạng sai sót hoặc gian lận trong việc lập hóa đơn, đơn vị nên thiết lập một nhận viên độc lậpthường xuyên kiểm tra đối chiếu bộ chứng từ bán hàng với hóa đơn đã được lập

3.2.4.2.3 Kiểm soát thu tiền và nợ phải thu

Kiểm soát phương thức bán hàng thu bằng tiền mặt.

Vì đây là nghiệp vụ có liên quan đến loại tài sản cực kỳ nhạy cảm nên đơn vị cần phải thiết lậpmột cơ chế kiểm soát tập trung để hạn chế gian lận có thể xảy ra Cơ chế tập trung này được thựchiện tương tự như tại quầy thu ngân ở các ngân hàng, siêu thị, tức là tất cả các hoạt động bánhàng, thu tiền, xuất hóa đơn được tập trung trong một không gian mở, không gian này không có

sự ngăn cách về mặt vật chất giữa các chức năng Mục đích là để thực hiện cơ chế tự động kiểmtra chéo, cơ chế này vận hành dựa trên quan điểm hành vi gian lận khó có thể xảy ra trong điều

kiện mọi hành vi từng cá nhân đều công khai diễn ra trong môi trường tập trung Một số thủ tụckiểm soát bổ sung áp dụng giảm thiểu rủi ro:

- Tách biệt chức năng ghi chép và thu tiền

- Định kỳ hoặc đột xuất kiểm kê kho, đối chiếu số liệu sổ sách và thực tế

- Cuối mỗi ngày, phải đối chiếu tiền mặt tại quỹ với báo cáo và phải nộp tiền ngay vàongân hàng, chỉ để tồn quỹ một lượng tiền nhất định

- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng và nhận hóa đơn khi mua hàng

- Sử dụng công nghệ thông tin tại các điểm bán hàng, sử dụng máy tính tiền tự động

Kiểm soát đối với phương thức bán chịu.

Sau khi kế toán tập hợp đầy đủ bộ chứng từ gồm: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ gửihàng, chứng từ vận chuyển, và hóa đơn kế toán ghi nhận doanh thu và nợ phải thu Các thủ tụckiểm soát quan trọng:

- Định kỳ kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán với bộ chứng từ bán hàng hoặc các chứng từ ởcác bộ phận khác

- Thiết lập hệ thống sổ theo dõi chi tiết từng khách hàng theo tuổi nợ

- Thường xuyên kiểm tra đối chiếu công nợ với khách hàng

- Đơn vị cần ban hành các chính sách, quy định về việc lập dự phòng và xóa sổ các khoảnphải thu khó đòi phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán

- Cần tách biệt chức năng theo dõi công nợ và chức năng thu tiền

3.3 Chu trình Mua hàng – trả tiền

3.3.1. Đặc điểm

Mua hàng – tồn trữ - trả tiền là một chu trình quan trọng của hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệtđối với doanh nghiệp sản xuất và thương mại Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này ảnhhưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh thông qua chỉ tiêu về tài sản, giá vốn hàng bán

và các chỉ tiêu về chi phí hoạt động

Mua hàng là khởi đầu cho quá trình sản xuất kinh doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào để tiếnhành tất cả các hoạt động khác Do vậy sai phạm bắt đầu từ nghiệp vụ mua hàng sẽ ảnh hưởngđến toàn bộ hiệu quả kinh doanh của cả một tổ chức

Chu trình mua hàng – tồn trữ - trả tiền trải qua nhiều khâu, ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác

và đặc biệt liên quan đến các tài sản nhạy cảm dễ phát sinh gian lận và sai sót như tiền, hàng tồnkho

Chu trình mua hàng – tồn trữ - trả tiền thông thường phải trải qua các bước:

Đề nghị mua

hàng

Xét duyệt mua hàng

Nhận hàng Lập đơn đặt

hàng

Lập phiếu nhập kho

Theo dõi nợ phải trả

Trả tiền

3.3.2. Mục tiêu kiểm soát

Việc kiểm soát tốt chu trình mua hàng – tồn trữ - trả tiền cần đáp ứng ba mục tiêu theo Báo cáoCOSO:

Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động

Đối với tính hữu hiệu , đơn vị cần:

- Mua hàng đúng nhu cầu sử dụng đúng thời điểm, giá hợp lý, nhận hàng đúng số lượng vàchất lượng

- Tồn trữ, xắp xếp hàng hóa có trật tự, đảm bảo an toàn cho hàng hóa, hàng hóa nhập trướccần sử dụng trước, cần theo dõi thường xuyên và phản ánh kịp thời về mặt lượng và chấtcủa hàng hóa tồn kho

- Trả tiền, thông thường nghiệp vụ trả tiền cần đáp ứng mục tiêu: trả đúng, đủ trị giá cáckhoản nợ, trả tiền kịp thời các khoản nợ đến hạn

Hiệu quả hoạt động, là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí phải bỏ ra Tức là, mục tiêuhiệu quả hướng đến việc mua hàng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất

Chi phí hợp lý ở đây còn chịu ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố bên ngoài như thời điểm mua hàng,chi phí thu mua, chi phí vận chuyển,… Tùy vào từng trường hợp và thời gian cụ thể trị giá hànghóa được mua cùng các chi phí phát sinh sẽ dao động ở các mức độ khác nhau

Mục tiêu báo cáo tài chính Việc đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy liên quan chủ yếu đến

công tác kế toán tại đơn vị Kế toán tại đơn vị cần: tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáođầy đủ và hợp lý, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời, các chi phí liên quanđến quá trình mua được phản ảnh đúng

Mục tiêu tuân thủ pháp luật và các quy định Những ràng buộc về mặt pháp lý đối với đơn vị

chủ yếu từ việc ký kết các hợp đồng, các quy chế về quản lý và sử dụng hóa đơn, chi trả tiền chonhà cung cấp, các quy định về môi trường, thuế,… Bên cạnh đó, những quy định trong nội bộcũng chi phối đến mục tiêu này

3.3.3 Nhận diện các rủi ro tiềm tàng trong chu trình Mua hàng – tồn trữ - trả tiền

Đề nghị mua hàng - Đặt mua hàng không cần

thiết, không phù hợp mục đích, mua hàng bị trùng lắp

- Đặt mua nhiều hơn nhu cầu

- Gây thiệt hại đến chất lượng sản phẩm, uy tín đơn vị

- Ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của chu trình Mua hàng kém chấtlượng hoặc mua với giá cao, mua không đúng mục đích, mua với số lượng lớn,… gây lãng phí, thiệt hại vềtài sản.

Nhận hàng

- Nhận hàng không đúng quy cách phẩm chất, số lượng

- Biển thủ hàng và không nhập kho

- Tổn thất tài sản, không đáp ứng được nhu cầu sản xuất, ảnh hưởng chất lượng và uy tín của đơn vị

- Tổn thất tài sản

Trả tiền

- Chứng từ mua hàng bị lập khống để được thanh toán

- Trả tiền 2 lần, trả nhiều hơn giá trị một khoản nợ đến hạn

- Ghi nhận và theo dõi sai:

ghi trùng, ghi sót hóa đơn, ghi sai giá trị, sai thông tin nhà cung cấp,…

3.3.4 Thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình Mua hàng – tồn trữ - trả tiền

3.3.4.1 Thủ tục kiểm soát chung

Phân chia trách nhiệm Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian

lận do một người hoặc một nhóm người cùng lúc nắm nhiều chức năng nên họ có thể lạm dụng.Cần thực hiện thủ tục phân chia trách nhiệm cụ thể đối với chu trình Mua hàng – tồn trữ - trả tiềnnhư sau:

- Bộ phận mua hàng độc lập với đề nghị mua hàng, phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp

- Chức năng xét duyệt lựa chọn nhà cung cấp cần độc lập với chức năng đặt hàng

- Bộ phận nhận hàng cần tách biệt với bộ phận đặt hàng

- Kế toán không kiêm nhiệm thủ kho

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát chung (Áp dụng đối với tất cả các chu trình, bao gồm: chu trình Mua hàng – tồn trữ trả tiền, Bán hàng – Thu tiền, Tiền lương):

Kiểm soát đối tượng sử dụng: phân quyền truy cập hệ thống, mỗi nhân viên có một mật

mã truy cập riêng và chỉ giới hạn trong phạm vi công việc

- Kiểm soát dữ liệu: nhập liệu vào hệ thống nhanh nhất có thể, sao lưu dữ liệu bảo toànthông tin

Kiểm soát ứng dụng:

- Kiểm soát dữ liệu: kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, phê duyệt trên chứng từ

 Kiểm soát tính chứng từ và sổ sách Các thủ tục thông dụng: đánh số thứ tự liêntục trước khi sử dụng chứng từ, biểu mẫu chứng từ cần được quy định mẫu vàđánh số tham chiếu, chứng từ lưu chuyển nội bộ cần được lập trên cơ sở chứng từgốc và lưu trữ cùng với chứng từ gốc

 Ủy quyền và xét duyệt Giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đề nghịthanh toán cần được người có thẩm quyền xét duyệt Đối với các đơn vị có quy

mô lớn hoặc nghiệp vụ xảy ra mang tính chất thường xuyên và không trọng yếu,nhà quản lý có thể phân quyền xét duyệt giảm bớt khối lượng công việc

- Kiểm soát quá trình nhập liệu: cần đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của số liệu, thông tincung cấp, số liệu nhập vào hệ thống cần có sơ sở nhập liệu là chứng từ hoặc bằng các vănbản khác

Kiểm tra độc lập thực hiện: đặc thù của thủ tục kiểm soát này là người kiểm tra độc lập với

người thực hiện Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ theo quy trìnhnghiệp vụ

3.3.4.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể

Chức năng mua hàng cần được giao cho một bộ phận độc lập và giám sát chặt chẽ thực hiện

3.3.4.2.1 Kiểm soát quá trình lập yêu cầu mua hàng

Quá trình mua hàng bắt đầu từ Yêu cầu mua hàng của các bộ phận có nhu cầu Các thủ tục quantrọng cần thực hiện:

- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệtmua hàng bởi những người có thẩm quyền

- Đề nghị mua hàng cần được lập ít nhất hai liên: một liên lưu tại bộ phận yêu cầu để theodõi việc thực hiện, một liên giao cho bộ phận mua hàng

- Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh trước số thứ tự và giao cho một người phụ tráchbảo quản

- Theo dõi thường xuyên các Đề nghị mua hàng, Đơn đặt hàng chưa được thực hiện thôngqua các bảng biểu theo dõi tiến độ mua hàng

3.3.4.2.2 Phê duyệt mua hàng

Nên giao trách nhiệm cho cá nhân hoặc bộ phận liên quan xem xét thường xuyên nhu cầu sửdụng thực tế và ước tính thời gian hợp lý để xử lý nghiệp vụ mua hàng từ lúc đề nghị mua hàngđến khi nhận được hàng Thủ tục quan trọng cần thực hiện:

- Mở sổ theo dõi tình hình tăng giảm từng mặt hàng, thường xuyên kiểm tra mức tồn kho

- Nên phân nhiệm cho một cá nhân xét duyệt mua hàng tránh tình trạng đặt mua nhiều mặthàng cho cùng một yêu cầu mua hàng

- Đối với đơn vị có nhiều loại mặt hàng với số lượng lớn, tần số nhập xuất kho liên tục nênxây dựng các quy định về định mức tồn kho tối thiểu Khi số lượng từng mặt hàng vượtxuống thấp hơn định mức này, hệ thống tự động cập nhật thông tin và thực hiện việc đặthàng (dĩ nhiên vẫn cần có sự phê duyệt của người chịu trách nhiệm)

Đối với đơn vị không xây dựng các quy định về định mức tồn kho, cần thiết lập một cơ chếthường xuyên kiểm tra theo dõi mức độ lưu kho từng mặt hàng, cung cấp thông tin kịp thời đểthực hiện mua hàng

- Cần tách biệt chức năng đặt hàng với chức năng chọn lựa nhà cung cấp

- Đề nghị nhà cung cấp bảng báo giá cho từng lần đề nghị mua hàng Bảng báo giá phải chitiết, rõ ràng, đầy đủ, đảm bảo thông tin xác thực

- Nếu yêu cầu mua các mặt hàng có giá trị lớn cần thực hiện việc đấu thầu

- Các đơn đặt hàng có giá trị lớn hơn một mức độ nào đó (tùy thuộc vào việc xét đoán củanhà quản lý) đơn vị phải thu thập báo giá của tối thiểu ba nhà cung cấp

- Hoán đổi thường xuyên nhân viên chọn lựa nhà cung cấp tránh tình trạng nhân viên cóquan hệ thân thiết với nhà cung cấp

- Phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp có thể được ủy quyền cho quản lý cấp thấp Tuy nhiên,

để thực hiện việc phân nhiệm này, nhà quản lý cấp cao cần xây dựng các quy định cụ thể

về giới hạn xét duyệt lựa chọn nhà cung cấp cùng với các quy định ràng buộc về chấtlượng, chi phí mua hàng

- Thu thập , lưu trữ và cập nhật thường xuyên thông tin về các nhà cung cấp nhằm đáp ứngmục tiêu kiểm soát phát hiện là chủ yếu

3.3.4.2.4 Đặt hàng

Đơn đặt hàng là chứng từ trung tâm của việc kiểm soát chu trình mua hàng Đơn đặt hàng phảiđược bộ phận mua hàng lập dựa trên căn cứ phiếu Đề nghị mua hàng và kết quả lựa chọn nhà

cung cấp (phải được thể hiện bằng văn bản và lưu trữ theo hồ sơ mua hàng Đối với các đơn vị

có quy mô nhỏ kiểm soát chủ yếu dưới hình thức soát xét của nhà quản lý hoặc giá trị hàng hóagiao dịch nhỏ, đơn đặt hàng có thể được tích hợp ngay trong đề nghị mua hàng cùng với bảng kêmua hàng (vấn đề này sẽ được làm rõ hơn trong phần khảo sát thực tế tại đơn vị thực tập)

Theo quy chuẩn chung, một đơn đặt hàng cần được lập tối thiểu là năm liên Liên 1 lưu tại bộphận mua hàng cùng với các bảng báo cáo chung để theo dõi tiến độ thực hiện Liên 2 gửi nhàcung cấp thông báo đặt hàng Liên gửi cho bộ phận nhận hàng kiểm tra đối chiếu khi nhận hàng.Liên 4 gửi bộ phận đề nghị mua hàng thông báo đề nghị mua hàng đã được thực hiện Liên 5 gửi

kế toán công nợ làm căn cứ đối chiếu hóa đơn thanh toán tiền hàng Các thủ tục kiểm soát quantrọng:

- Tất cả nghiệp vụ mua hàng có giá trị lớn hơn một ngưỡng giá trị (do nhà quản lý quyđịnh) đều cần phải lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng phải có sự xét duyệt chính người quản

lý hoặc của người được nhà quản lý ủy quyền

- Các đơn đặt hàng cần được in sẵn, đánh trước liên tục số thứ tự và giao cho bộ phận muahàng bảo quản sử dụng Nếu đơn đặt hàng bị mất bộ phận mua hàng cần thông báo các bộphận liên quan không chấp nhận xử lý đối với các đơn đặt hàng này

- Thông báo kịp thời và thường xuyên tới nhà cung cấp người có thẩm quyền ký xác nhậntrên đơn đặt hàng từng mặt hàng hoặc từng nhóm mặt hàng cụ thể

- Thiết lập hệ thống các bảng biểu theo dõi từng đơn đặt hàng theo thời gian, kể cả nhữngđơn đặt hàng đã quá hạn giao hàng, đơn đặt hàng có hàng đang chuyển hoặc đơn đặt hàngnhận được báo cáo nhận hàng từ bộ phận nhận hàng Kịp thời thông báo thông tin đến bộphận liên quan để xử lý các trường hợp xảy ra liên quan đến quá trình thực hiện nghiệpvụ

- Xác nhận cam kết mua hàng Bên cạnh hợp đồng, đơn đặt hàng phải chứng minh cho camkết mua – bán giữa bên mua và bên bán Sau khi gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, đơn

vị cần phải theo dõi đảm bảo nhà cung cấp đồng ý thực hiện theo đúng đơn đặt hàng Nếu

có những thay đổi, đơn đặt hàng cần được lập lại hoặc điều chỉnh cho phù hợp và đạtđược thỏa thuận cuối cùng Những đơn đặt hàng bị hủy bỏ được chuyển lưu trong hồ sơđơn đặt hàng bị hủy và xắp xếp theo thứ tự

3.3.4.2.5 Quá trình nhận hàng

Khi có những thay đổi trong đơn đặt hàng, bộ phận mua hàng cần phải thông báo kịp thời cho bộphận nhận hàng Hàng tuần, dựa vào đơn đặt hàng bộ phận nhận hàng thiết lập kế hoạch nhậnhàng Khi nhận hàng, căn cứ vào thỏa thuân trên đơn đặt hàng về số lượng, quy cách, chủng loại,

…bộ phận nhận hàng kiểm tra và ký nhận hàng

Khi phát sinh sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và phiếu giao hàng từ nhà cung cấp, bộ phận nhậnhàng cần phải lập biên bản nhận hàng Biên bản giao nhận phải phản ảnh rõ ràng những sự khácbiệt làm bằng chứng xử lý sau này, biên bản cần phải có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận

và được lập thành hai bản mỗi bên giữ một bản Bản gốc biên bản giao nhận được lưu tại bộphận mua hàng, các bản sao được gửi đến bộ phận kế toán và đặt hàng để theo dõi

Các thủ tục kiểm soát quan trọng:

- Bộ phận nhận hàng phải độc lập bộ phận bộ phận đặt hàng Đối với đơn vị có quy mônhỏ, bộ phận nhận hàng có thể là thủ kho hoặc bộ phận đề nghị mua hàng

- Sau khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng Báo cáo nhận hàngđược lập tối thiểu là ba liên Liên 1 lưu tại bộ phận lập, liên 2 giao cho kế toán ghi nhận,liên 3 giao cho bộ phận mua hàng để theo dõi

- Trong một số trường hợp đặc biệt, bộ phận nhận hàng cần phải có một nhận viên chuyêntrách kiểm tra chất lượng hỗ trợ kiểm nhận hàng hóa mang những tính chất và phẩm cáchphức tạp

3.3.4.2.6 Quá trình tồn trữ

Bộ phận kho phụ trách nhiệm vụ nhận hàng chuyển vào kho và lập phiếu nhập kho Phiếu nhậpkho phải có đủ chữ ký của thủ kho, bộ phận nhận hàng, các thông tin hàng hóa lưu vào kho Cácthủ tục kiểm soát quan trọng:

- Hàng hóa lưu kho cần phải đảm bảo bởi các thủ tục kiểm soát vật chất hữu hiệu như: giữ

bí mật vị trí lưu kho, kho phải có ổ khóa và các trang thiết bị bảo vệ khác, giao tráchnhiệm bảo quản cho một cá nhân cụ thể, ban hàng các quy định nhằm hạn chế khả năngtiếp xúc hàng hóa,…

- Thủ kho phải thiết lập hệ thống theo dõi cập nhật hàng ngày hàng hóa lưu chuyển từngoài vào kho và từ kho xuất sang các bộ phận khác

- Thủ kho chỉ được xuất kho khi có chỉ thị (dưới dạng văn bản) của người có thẩm quyền

- Kiểm tra định kỳ hàng tồn kho phát hiện các mặt hàng hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng

- Tiến hành kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất hàng tồn kho Tần suất kiểm kê phụ thuộc vàođặc điểm khả năng và yêu cầu quản lý từng đơn vị Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cầnđiều tra xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp

3.3.4.2.7 Kiểm soát nợ phải trả

Căn cứ trên hóa đơn của nhà cung cấp kế toán ghi nhận nợ phải trả vào sổ Nhiệm vụ chính củaviệc kiểm soát nợ phải trả nhằm đảm bảo sự phê duyệt phù hợp các khoản nợ, chi trả đúng hạn,tránh trả tiền trùng lắp Các thủ tục kiểm soát quan trọng:

- Xây dựng các quy định về luân chuyển lưu trữ chứng từ đảm bảo hóa đơn từ nhà cungcấp được chuyển ngay đến bộ phận kế toán

- Đóng dấu tham chiếu với đơn đặt hàng trên hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận chữ

ký nhân viên kiểm tra sau khi đối chiếu hóa đơn với các chứng từ trên

- Kế toán công nợ thiết lập và theo các bảng báo cáo công nợ, kịp thời báo cáo cho nhàquản lý các khoản nợ đến hạn để thực hiện thanh toán

- Trường hợp trả tiền bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán cần phải tập hợp đầy đủ các chứng

từ liên quan cùng với ủy nhiệm chi trình cho Giám đốc và Kế toán trưởng phê duyệt Nếuchi bằng tiền mặt thì người đến nhận tiền phải có giấy giới thiệu của nhà cung cấp cùng

giấy chứng minh nhân dân Toàn bộ chứng từ thanh toán phải được lưu vào hồ sơ theothứ tự số phiếu chi.

- Nếu có bất cứ sự kiện phát sinh liên quan đến việc hàng hóa bị trả lại hoặc giảm giá cácchứng từ liên quan như biên bản trả lại hàng, văn bản chấp thuận giảm giá của nhà cungcấp cần được lưu chuyển ngay đến bộ phận kế toán để kịp thời nghi nhận

- Kế toán công nợ cần lưu và theo dõi riêng các hóa đơn không đầy đủ chứng từ như đơnđặt hàng, đề nghị mua hàng để xác định nguyên nhân và xử lý thích hợp

