Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C
Trang 120 quy tắc viết thư điện tử thương mại một cách
hiệu quả
Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C (doanh
nghiệp tới người tiêu dùng) Dưới đây là 20 quy tắc để viết những bức thư điện tử thương mại một cách hiệu qủa
Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng) Chắc chắn là theo kinh nghiệm của bản thân mình, bạn cũng hiểu là tất cả những người làm công việc kinh doanh khi nhận một bức thư điện tử đều muốn biết ngay vấn đề một cách nhanh nhất Họ không có thời gian để đọc qua tất cả các bức thư trừ phi có một điều gì đó ngay lập tức thu hút sự quan tâm của họ Họ không thích sự dài dòng
và lan man mà muốn biết ngay những lợi ích và thực tế Dưới đây là 20 quy tắc để viết những bức thư điện tử thương mại một cách hiệu quả:
1 Chính xác Bất cứ yêu cầu nào mà bạn đưa ra, lợi ích nào mà bạn đề nghị, hay số liệu
thống kê nào mà bạn trích dẫn, hãy chắc chắn rằng chúng là đúng đắn và không cường điệu quá mức Không gì tồi tệ hơn là khởi đầu một mối quan hệ với những thông tin phóng đại hoặc thậm chí giả tạo
2 Ngắn gọn Vì mục đích của các bức thư điện tử B2B của bạn là thu hút sự quan tâm,
bạn cần phải xác định rõ lợi ích quan trọng nhất mà người nhận thư có thể có được và tổng kết trong một đoạn ngắn Tuy nhiên, bạn cũng cần cung cấp thêm thông tin nếu được yêu cầu
3 Rõ ràng Hầu hết những người kinh doanh sẽ rất bực mình với những thư điện tử sai
chính tả, sai ngữ pháp và có nội dung khó hiểu
4 Chân thật Đừng sử dụng sự cường điệu đã áp dụng với những người tiêu dùng trong
các thư điện tử B2C Quan hệ B2B được xây dựng dựa trên niềm tin Hãy chắc chắn rằng mọi điều mà bạn nói đều cho thấy bạn là người thẳng thắn và trung thực, đang thực hiện một công việc kinh doanh nghiêm túc và có uy tín
5 Sử dụng ngôn ngữ của họ Cho dù bạn định nói bất cứ điều gì, hãy dùng những ngôn từ
mà những người nhận hiểu và thấy thoải mái Đừng viết quá đơn giản hoặc quá khó hiểu đối với họ Mọi người đều có xu hướng hiểu và phản ứng tốt hơn đối với những ngôn từ
mà họ thường sử dụng trong đàm thoại hàng ngày
6 Hiểu về công việc của họ Cố gắng hình dung ra chuỗi công việc thường làm hàng ngày
của những người mà bạn đang liên lạc và phản ánh vào bức thư của bạn: “Tôi biết anh rất bận, vì vậy tôi sẽ đi thẳng vào vấn đề”
Trang 27 Chú ý đến “khoảng cách về tri thức”.Đừng cho rằng những người nhận thư cũng có
được những hiểu biết như bạn về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn Sau khi bạn đã thu hút được sự quan tâm của họ và đã chuyển sang giai đoạn “thông tin thêm”, hãy cố gắng cung cấp một bước tiếp cận từng bước về bất cứ thứ gì bạn đang marketing để giúp họ hiểu bạn đang định nói cái gì
8 Viết thư điện tử thương mại như những lá thư thực thụ, không phải những quảng cáo Trong thế giới B2B, liên lạc trực tiếp dưới dạng thư tín thì hiệu quả hơn nhiều so với
một bức thư điện tử trông như một quảng cáo
9 Không nên vội vàng Giống với thư điện tử B2C (và bất cứ loại giao tiếp nào khác), sau
khi viết xong, đừng gửi ngay bức thư đó mà hãy đợi một hoặc hai ngày Đưa nó cho các bạn đồng nghiệp và những doanh nhân khác và tham khảo ý kiến đóng góp của họ Trong hầu hết các trường hợp, quãng thời gian đó và ý kiến đóng góp của những người khác sẽ giúp bạn cải thiện việc viết lách của bạn
10 Nên nhớ rằng thư điện tử của bạn có thể được chuyển tiếp cho nhiều người nữa
Bởi vì thư điện tử có thể được gửi chuyển tiếp một cách dễ dàng, hãy giả định rằng bức thư của bạn sẽ được gửi đến những người khác nữa nếu người đầu tiên nhận nó thấy quan tâm Bạn có thể đưa vào những liên kết tới thông tin liên quan đến những thứ khác, bao gồm những chi tiết kỹ thuật, thông tin về hoạt động và dữ liệu về tài chính
11 Bắt chước cách trình bày bằng lời nói của bạn Mặc dù rất nhiều điều mà bạn sẽ
trình bày khi gặp trực tiếp có thể không cần thiết hoặc không thích hợp cho một bức thư điện tử được gửi lần đầu tiên, bạn vẫn cần phải xem xét xem bạn sẽ trình bày bằng lời về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn như thế nào, bằng điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp Hãy nghĩ về những điểm quan trọng mà bạn sẽ nhấn mạnh vào (những điểm này có thể được gạch chân hoặc in đậm trong thư điện tử của bạn) và những ngôn từ mà bạn sử dụng (gắn với những giải thích bằng lời mà mọi người đều hiểu)
12 Kiểm tra mục chữ ký của bạn Chắc chắn rằng bạn đã ký rõ ràng và ghi tên đầy đủ,
chức vụ, công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, địa chỉ e-mail, và các liên kết Web site Hãy
để cho người nhận có thể lựa chọn cách liên lạc với bạn để biết thêm thông tin
13 Chọn thời điểm gửi thư điện tử một cách cẩn thận Hầu hết những người làm công
việc kinh doanh thường giành thời gian xử lý các thư điện tử, thư tín và các cú điện thoại tồn đọng từ thứ sáu tuần trước vào buổi sáng thứ hai tuần sau Hẳn là bạn không muốn bức thư điện tử của mình bị hoà lẫn trong hàng tá hay thậm chí hàng trăm cuộc giao tiếp mà những người nhận thư đang thực hiện
14 Chuẩn bị kỹ lưỡng dòng chủ đề của bạn Sau dòng địa chỉ người gửi, dòng chủ đề là
cái đầu tiên mà những người nhận thư điện tử B2B sẽ nhìn vào Nó na ná như những điều
mà bạn sẽ nói trên điện thoại trong vòng 5 đến 10 giây đầu tiên Dòng chủ đề cần liên quan trực tiếp đến lợi ích chính mà sản phẩm hay dịch vụ của bạn cung cấp
Trang 315 Sử dụng hình ảnh một cách khôn ngoan Những người làm công việc kinh doanh
đều quan tâm đến những lợi ích, các chi tiết, những khách hàng khác, v.v… Trừ phi những hình ảnh làm nổi bật bức thư của bạn một cách có ý nghĩa, đừng sử dụng chúng
16 Hãy chắc chắn rằng các liên kết trong thư điện tử của bạn hiển thị và làm việc đúng đắn Khi bạn liệt kê các liên kết “xem thêm thông tin chi tiết”, hãy chắc chắn rằng
chúng có thể kích ngay vào được để người nhận thư không phải cắt và dán lại vào trình duyệt Đồng thời những liên kết này sẽ dẫn họ tới đúng trang mà bạn muốn và trang này là mới nhất và cung cấp những thông tin bạn muốn gửi tới những người nhận Không nên dẫn mọi người đến trang chủ của bạn rồi để mặc họ tự tìm hiểu xem đi tiếp như thế nào
17 Thận trọng với việc gửi những thứ đính kèm Hầu như bạn không biết người nhận
có phần mềm gì hay những thiết lập về lọc nào được kích hoạt Gửi các file PDF, Word hay bảng tính Excel có thể không phải là một ý tưởng hay, vì bạn không biết liệu người nhận có thể đọc, hay thậm chí nhận, cái mà bạn gửi Tốt hơn là bạn hãy liên kết tới những trang Web có hiển thị những thông tin chứa trong các tệp đính kèm
18 Kiểm tra Việc kiểm tra lại nội dung và dòng tiêu đề đối với các thư điện tử B2B cũng
quan trọng không kém gì các thư điện tử B2C
19 Viết hoàn thiện Hầu hết những người nhận thư điện tử B2B sẽ đưa ra một số kết luận
sơ bộ về sản phẩm và dịch vụ của bạn trước khi họ gửi thư hồi đáp Họ sẽ quyết định xem liệu thư điện tử của bạn có đáp ứng được nhu cầu của họ không Đó là lý do tại sao việc cung cấp các chi tiết và thông tin hoàn thiện là rất quan trọng, nhằm cung cấp cho người nhận những chi tiết mà họ cần để đưa ra quyết định thông báo với bạn là họ nhận lời
20 Đừng viết giống những người khác Giành một chút thời gian xem lại các thư điện tử
B2B mà bạn nhận được để xem những người khác viết như thế nào Tham khảo các danh sách thư điện tử của các đối thủ cạnh tranh của bạn xem họ liên lạc như thế nào Phân tích tất cả và tìm ra cách viết riêng của bạn không lẫn với những lá thư khác