Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC UBND CẤP HUYỆN 5 1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện 5 1.2. Một số vấn đề chung về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện 8 1.2.1. Khái niệm về công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện 8 1.2.1.1. Khái niệm công tác tổ chức 8 1.2.1.2. Khái niệm về công tác điều hành hoạt động 9 1.2.2. Tầm quan trọng của công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa tại các cơ quan hành chính nhà nước 10 1.2.3. Nội dung công tác tổ chức và điều hành hoạt động bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện 12 1.2.3.1. Công tác tổ chức bộ máy làm việc của bộ phận một cửa 12 1.2.3.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của bộ phận 13 1.2.3.3. Thu thập, quản lý, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của bộ phận 13 1.2.3.4. Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ 14 1.2.3.5. Tổ chức hội họp, hội nghị 15 1.2.3.6. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của bộ phận 16 1.2.3.7. Tổ chức, sắp xếp khoa học cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc tại bộ phận một cửa 16 1.2.3.8. Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị các yêu cầu khác nhằm đảm bảo hoạt động của bộ phận 19 1.2.3.9. Thực hiện một số hoạt động đặc thù tại bộ phận một cửa 19 CHƯƠNG 2. CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 22 2.1. Tình hình công tác tổ chức bộ máy hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 22 2.1.1. Cơ sở pháp lý thành lập bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 22 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 24 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự làm việc tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 26 2.1.4. Quan hệ công tác của bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn với các đơn vị, phòng ban chuyên môn khác trong cơ quan 28 2.2. Công tác điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn. 30 2.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của bộ phận 30 2.2.2. Thu thập, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của bộ phận 32 2.2.3. Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ 35 2.2.4. Tổ chức hội họp, hội nghị 36 2.2.5. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của bộ phận 38 2.2.6. Tổ chức, sắp xếp khoa học vị trí, trang thiết bị làm việc tại bộ phận 40 2.2.7. Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản và các yêu cầu khác nhằm đảm bảo hoạt động 46 2.2.8. Thực hiện một số hoạt động đặc thù tại bộ phận 48 2.3. Đánh giá kết quả công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 54 2.3.1. Những kết quả đã đạt được 54 2.3.1.1. Về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, tổ chức công việc tại bộ phận 54 2.3.1.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 55 2.3.1.3. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin 55 2.3.1.4. Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ 56 2.3.1.5. Tổ chức hội họp, hội nghị 56 2.3.1.6. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại 57 2.3.1.7. Tổ chức, sắp xếp khoa học vị trí, trang thiết bị làm việc tại bộ phận 57 2.3.1.8. Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị tài sản và các yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của bộ phận 57 2.3.1.9. Một số hoạt động đặc thù tại bộ phận 58 2.3.2. Nguyên nhân đạt được những kết quả 59 2.3.3. Những hạn chế còn tồn tại 60 2.3.3.1. Về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công việc tại bộ phận 60 2.3.3.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 61 2.3.3.3. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin 61 2.3.3.4. Công tác văn thư – lưu trữ 62 2.3.3.5. Tổ chức hội họp, hội nghị 62 2.3.3.6. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại 62 2.3.3.7. Đảm bảo công tác cầu hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị và các yêu cầu khác 63 2.3.3.8. Các nội dung hoạt động đặc thù 63 2.3.4. Nguyên nhân của những hạn chế 64 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 68 3.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, xây dựng, hoàn thiện thể chế và tuyên truyền cải cách hành chính 68 3.2. Hoàn thiện và kiện toàn tổ chức bộ máy hoạt động của bộ phận 69 3.3. Nâng cao chất đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận 70 3.4. Xây dựng các tiêu chí đánh giá cán bộ công chức, mức độ hoàn thành công việc, chú trọng công tác tuyển dụng cán bộ vào làm việc tại bộ phận 71 3.5. Công khai, minh bạch quy trình, thủ tục hành chính 73 3.6. Thực hiện chế độ chính sách đối với CBCC làm việc tai bộ phận 74 3.7. Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận 75 3.8. Áp dụng các hệ thống khoa học, kỹ thuật theo các tiêu chuẩn trong giải quyết công việc. 75 KẾT LUẬN 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Làm khóa luận tốt nghiệp là quá trình giúp sinh viên tổng hợp lại các kiến thứccủa mình trong quá trình học Qua quá trình nghiên cứu, em có điều kiện để vận dụng vàtrau dồi những kiến thức đã được học ở trường Đó chính là cơ sở, nền tảng cho quá trìnhcông tác sau khi ra trường đi làm mỗi sinh viên nói chung và của riêng em nói riêng

Đồng thời quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài sẽ giúp cho em có thêm nhữngkiến thức, cách nhìn, những quan điểm, cách nhìn khác nhau hay cách nhìn khái quát vềnhững nội dung mà mình đang thực hiện

Để thực hiện được đề tài nghiên cứu của mình em xin gửi lời cảm ơn chân thànhđến Giảng viên, ThS Trần Thu Hà đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trongsuốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận này, sự giúp đỡ của các thầy cô giáotrong Khoa Quản trị văn phòng, các thầy cô giáo ở trường Đại học Nội vụ đã trang bị cho

em những kiến thức trong quá trình học tập tại trường, đó chính là những hành trang cho

em trong quá trình làm việc sau này

Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cán bộ công chức của bộphận tiếp nhận trả kết quả (bộ phận một cửa, một cửa liên thông), các cán bộ công chứccủa Văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho

em nghiên cứu, tìm kiếm và sử dụng tài liệu trong quá trình thực hiện đề tài

Bản thân sinh viên em chưa có nhiều kinh nghiệm tiếp xúc và giải quyết công việcthực tế nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót Vì vậy, em rất mong các thầy,

cô giáo tham gia đóng góp ý kiến, giúp em bổ sung những thiếu sót để bài khóa luận của

em hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp là công trình nghiên cứu của riêng em Mọi

số liệu, kết luận trong khóa luận đều là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kìcông trình nghiên cứu nào khác

Hà Nội, ngày 30 tháng 7 năm 2017

Sinh viên

Phạm Xuân Hưởng

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC UBND CẤP HUYỆN 5

1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện 5

1.2 Một số vấn đề chung về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện 8

1.2.1 Khái niệm về công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện 8

1.2.1.1 Khái niệm công tác tổ chức 8

1.2.1.2 Khái niệm về công tác điều hành hoạt động 9

1.2.2 Tầm quan trọng của công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa tại các cơ quan hành chính nhà nước 10

1.2.3 Nội dung công tác tổ chức và điều hành hoạt động bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện 12

1.2.3.1 Công tác tổ chức bộ máy làm việc của bộ phận một cửa 12

1.2.3.2 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của bộ phận 13

1.2.3.3 Thu thập, quản lý, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của bộ phận 13

1.2.3.4 Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ 14

1.2.3.5 Tổ chức hội họp, hội nghị 15

1.2.3.6 Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của bộ phận 16

1.2.3.7 Tổ chức, sắp xếp khoa học cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc tại bộ phận một cửa 16

1.2.3.8 Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị các yêu cầu khác nhằm đảm bảo hoạt động của bộ phận 19

1.2.3.9 Thực hiện một số hoạt động đặc thù tại bộ phận một cửa 19

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 22

2.1 Tình hình công tác tổ chức bộ máy hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 22

2.1.1 Cơ sở pháp lý thành lập bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 22

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 24

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự làm việc tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân

dân huyện Sóc Sơn 26

2.1.4 Quan hệ công tác của bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn với các đơn vị, phòng ban chuyên môn khác trong cơ quan 28

2.2 Công tác điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 30

2.2.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của bộ phận 30

2.2.2 Thu thập, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của bộ phận 32

2.2.3 Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ 35

2.2.4 Tổ chức hội họp, hội nghị 36

2.2.5 Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của bộ phận 38

2.2.6 Tổ chức, sắp xếp khoa học vị trí, trang thiết bị làm việc tại bộ phận 40

2.2.7 Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản và các yêu cầu khác nhằm đảm bảo hoạt động 46

2.2.8 Thực hiện một số hoạt động đặc thù tại bộ phận 48

2.3 Đánh giá kết quả công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 54

2.3.1 Những kết quả đã đạt được 54

2.3.1.1 Về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, tổ chức công việc tại bộ phận 54

2.3.1.2 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 55

2.3.1.3 Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin 55

2.3.1.4 Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ 56

2.3.1.5 Tổ chức hội họp, hội nghị 56

2.3.1.6 Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại 57

2.3.1.7 Tổ chức, sắp xếp khoa học vị trí, trang thiết bị làm việc tại bộ phận 57

2.3.1.8 Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị tài sản và các yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của bộ phận 57

2.3.1.9 Một số hoạt động đặc thù tại bộ phận 58

2.3.2 Nguyên nhân đạt được những kết quả 59

2.3.3 Những hạn chế còn tồn tại 60

2.3.3.1 Về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công việc tại bộ phận 60

2.3.3.2 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 61

2.3.3.3 Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin 61

2.3.3.4 Công tác văn thư – lưu trữ 62

2.3.3.5 Tổ chức hội họp, hội nghị 62

2.3.3.6 Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại 62

2.3.3.7 Đảm bảo công tác cầu hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị và các yêu cầukhác 632.3.3.8 Các nội dung hoạt động đặc thù 632.3.4 Nguyên nhân của những hạn chế 64

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC

TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA

THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 68

3.1 Tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, xây dựng, hoàn thiện thể chế và tuyêntruyền cải cách hành chính 683.2 Hoàn thiện và kiện toàn tổ chức bộ máy hoạt động của bộ phận 693.3 Nâng cao chất đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận 703.4 Xây dựng các tiêu chí đánh giá cán bộ công chức, mức độ hoàn thành côngviệc, chú trọng công tác tuyển dụng cán bộ vào làm việc tại bộ phận 713.5 Công khai, minh bạch quy trình, thủ tục hành chính 733.6 Thực hiện chế độ chính sách đối với CBCC làm việc tai bộ phận 743.7 Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng công tác tổ chức vàđiều hành hoạt động tại bộ phận 753.8 Áp dụng các hệ thống khoa học, kỹ thuật theo các tiêu chuẩn trong giải quyếtcông việc 75

KẾT LUẬN 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Một trong những yêu cầu cấp thiết hiện nay của nước ta đó là vấn đề cải cáchhành chính và cải cách thủ tục hành chính Đặc biệt là trong quá trình toàn cầu hóa hộinhập kinh tế quốc tế trở thành một xu thế tất yếu khách quan không thể thiếu của sựphát triển Quá trình hội nhập luôn tồn tại hai mặt của nó đó là những thuận lợi, cơ hội

và khó khăn, thách thức Để tận dụng những cơ hội, thuận lợi nhằm phục vụ cho quátrình phát triển đất nước đã đặt ra nhiều vấn đề mới như tuân thủ luật pháp, hợp tácđầu tư vì thế mỗi quốc gia phải có những cơ chế, chính sách linh hoạt trong giảiquyết các thủ tục hành chính để thu hút các nhà đầu tư, nhằm tháo gỡ các khó khăncho doanh nghiệp Một trong những thách thức đặt ra đó là cải cách hành chính nềnhành chính nhà nước, việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính là yêu cầu cấp thiếthiện nay Vì vậy, cần có những giải pháp để sớm cải cách nền hành chính nước nhàđáp ứng được những yêu cầu của quá trình hội nhập cũng như hướng đến xây dựngnhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa

Để thực hiện công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước theo đúng yêu cầu,

đề án, các giai đoạn mà Chính phủ đặt ra cần phải được thực hiện một cách đồng bộ,

cụ thể đối với mọi cơ quan hành chính Để làm được điều này thì trước hết phải nângcao trách nhiệm, năng lực thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, cũng nhưcông tác tổ chức và điều hành hoạt động tại mỗi cơ quan, văn phòng một cách hiệu quảtrong giai đoạn mở cửa, hội nhập và phát triển đất nước

Hiện nay hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính (gọitắt là bộ phận một cửa, một cửa liên thông) tại các cơ quan hành chính đang được quantâm, chỉ đạo nhằm thực hiện đề án cải cách hành chính Sau khi thực hiện đề án mộtcửa, một cửa liên thông thì đây là nơi tiếp nhận mọi thủ tục, hồ sơ, giấy tờ của cá nhân,

tổ chức để giải quyết theo yêu cầu giao dịch với cơ quan nhà nước

Mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức phải coi hiệu quả hoạt động của các văn phòngcông sở là một trong những khâu đột phá cần tập trung chỉ đạo, xây dựng quy hoạchdài hạn, trung hạn, ngắn hạn Bởi vì văn phòng chính là nơi làm việc của cán bộ, côngchức cũng như nơi giải quyết các thủ tục hành chính và cung cấp các dịch vụ công gópphần thực hiện cải cách nền hành chính nhà nước Một trong số những nội dung cầnthực hiện trong chương trình cải cách bộ máy hành chính nhà nước đó là đổi mới cáchthức tổ chức văn phòng cũng như tổ chức phòng làm việc hiệu quả Thủ tướng Chínhphủ đã ban hành Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 ban hànhQuy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính

nhà nước ở địa phương Đây là cơ sở để các cơ quan thực hiện một cách đồng bộ, hiệuquả, thống nhất quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước Tuynhiên trong quá trình triển khai thực hiện, cũng đã có những vướng mắc, khó khăn vàhạn chế xảy ra trong công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, mộtcửa liên thông thuộc UBND huyện nói riêng như công tác tổ chức bộ máy làm việc,cách bố trí, sắp xếp phòng làm việc và tổ chức giải quyết thực hiện công việc… đã ảnhhưởng trực tiếp đến hiệu quả giải quyết công việc, phục vụ nhân dân.

Với mong muốn góp phần đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượngcông tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông, tôi

lựa chọn nghiên cứu vấn đề “Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” để làm đề tài nghiên cứu của mình.

2 Thang Văn Phúc (2001), Cải cách hành chính – Thực trạng và giải pháp,

Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội;

3 Nguyễn Văn Thâm (2004), Giáo trình thủ tục hành chính, Nxb Đại học Quốc

gia, Hà Nội;

4 Bùi Thế Vĩnh (2000), Một số thuận ngữ hành chính, Nxb Thế giới;

5 Báo cáo Sơ kết công tác cải cách hành chính giai đoạn 2011 -2015 và triểnkhai kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2016-2020 của Ban Chỉ đạo cải cách hànhchính của Chính phủ;

Còn tại UBND huyện Sóc Sơn cũng đã có một số đề tài khảo sát về công tác,hoạt động của Văn phòng như sau:

1 Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn của sinh viênNguyễn Thị Miền lớp ĐHQTVP K12C;

2 Khảo sát về hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn củasinh viên Trần Thị Thu Thúy lớp CĐQTVP K6;

Tuy nhiên tại Ủy ban Nhân dân huyện Sóc Sơn thì chưa có đề tài nào nghiên

cứu về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của Bộ phận một cửa.

Trên cơ sở những tài liệu liên quan của một số tác giả, cũng như các quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về thủ tục hành chính, cải cách nền hành chính là những gợi ý có giá trị tham khảo, kế thừa để tôi tiến hành nghiên cứu đề tài của mình

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý về công tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện và thực tiễn công tác tổ chức điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội Đề xuất các giải pháp nhằm góp nhần nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội Từ đó, đề tài bước đầu xây dựng các luận cứ khoa học và thực tiễn nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức và hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện trong cải cách thủ tục hành chính.

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về công tác tổ chức và điều

hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện

Tập trung làm rõ thực trạng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại

bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.

Đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác tổ chức và điều

hành hoạt động tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (bộ phận một cửa, một cửa liênthông) thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức và điều

hành hoạt động trong phạm vi của bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện SócSơn, thành phố Hà Nội từ năm 2012 đến tháng 6 năm 2017

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài công tác tổ chức và điều hành họat động tại

bộ phận một cửa đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như sau:

Phương pháp nghiên cứu tham khảo tài liệu là các văn bản của các cơ quan nhànước, văn bản chỉ đạo của Chính phủ hiện hành, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền,các văn bản như kế hoạch, báo cáo cải cách thủ tục hành chính của Ủy ban nhân thànhphố Hà Nội, báo cáo của các Sở, ban ngành và huyện; các tác phẩm sách của các tácgiả về các nội dung, vấn đề liên quan

Phương pháp quan sát trực tiếp: Tôi đã trực tiếp đến tại bộ phận một cửa, mộtcửa liên thông của thuộc UBND huyện Sóc Sơn để quan sát về hoạt động, bố trí vị tríchỗ ngồi, bố trí, sắp xếp các trang thiết bị, không gian làm việc, quá trình thực hiện cácnghiệp vụ tại bộ phận

Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh: Dự theo các số liệu thống kê về hoạtđộng tại bộ phận để phân tích, so sánh kết quả đã thực hiện qua các năm, các nội dung

để khái quát mức độ hoàn thành nhiệm vụ của bộ phận

7 Giải thuyết nghiên cứu

Công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa được thực hiệnmột cách hiệu quả sẽ góp phần giải quyết các thủ tục hành chính cho các tổ chức và cánhân đến thực hiện dịch vụ công một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời gópphần đẩy mạnh quá trình cải cách nền hành chính nhà nước

8 Kết cấu của đề tài

Kết cấu đề tài bao gồm các phần lời nói đầu, nội dung, kết luận, tài liệu thamkhảo, phụ lục

Nội dung chính của đề tài được kết cấu như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác tổ chức và điều hành hoạt độngtại bộ phận một cửa thuộc UBND cấp huyện

Chương 2: Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc

Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hànhhoạt động tại bộ phận một cửa Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC

UBND CẤP HUYỆN 1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, để giải quyếtbất kỳ một công việc nào đó đều đòi hỏi phải thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục.Việc thực hiện theo quy trình, thủ tục là cơ sở để tạo điều kiện cho các hoạt động quản

lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức được duy trì một cách thường xuyên, ổn định vàđảm bảo thự hiện một cách đồng bộ, áp dụng cho mọi đối tượng thực hiện

Trong giai đoạn hiện tại thì yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, cải cách nềnhành chính nhà nước đang được sự quan tâm của mọi cấp, ban, ngành Quá trình giảiquyết các thủ tục hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước đang được thựchiện một cách rộng rãi tại hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước dựa trên các căn

cứ, các quy định của các cơ quan nhà nước

Như vậy, cải cách hành chính đó là những thay đổi có tính hệ thống, lâu dài và

có mục đích nhằm làm cho hệ thống hành chính nhà nước hoạt động tốt hơn, thực hiệntốt hơn các chức năng, nhiệm vụ quản lý xã hội của mình Cải cách hành chính nhằmthay đổi và làm hợp lý hóa bộ máy hành chính, với mục đích tăng cường tính hiệu lực

và hiệu quả quản lý nhà nước

Cải cách hành chính nhà nước là một trong những nội dung quan trọng củakhoa học hành chính, có ý nghĩa không chỉ về mặt lý luận mà còn mang tính thực tiễncao Mọi hoạt động cải cách hành chính nhà nước đều hướng tới việc nâng cao hiệulực và hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý

cụ thể của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn phát triển

Để thực hiện cải cách hành chính, cải cách thủ tục hành chính chúng ta đã từngbước xây dựng và thiết lập hệ thống tổ chức bộ phận một cửa, một cửa liên thông tạicác cơ quan hành chính nhà nước từ cấp trung ương đến cấp xã, phường Bộ phận tiếpnhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính gọi chung là bộ phận một cửa, có chứcnăng hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn và trả kếtquả giải quyết thủ tục hành chính đối với cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, mộtcửa liên thông thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của các cơ quan liên quan

Trên cơ sở các văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về

công tác tổ chức và điều hành hoạt động của BPMC, MCLT một số nội dung như sau:

Vị trí, phạm vi thực hiện của BPMC, MCLT

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính là đầu mỗi tập trung hướngdẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để chuyển đến các cơquan chuyên môn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho các cánhân, tổ chức [14, 1]

Bộ phận một cửa, một cửa liên thông sau đây gọi là bộ phận tiếp nhận và trả kếtquả (BPMC) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện do UBND huyện quyết địnhthành lập sau khi có các văn bản đồng ý về việc phê duyệt đề án thực hiện cơ chế một

cửa, cơ chế một cửa liên thông của UBND thành phố

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp huyện đặt tại Vănphòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện và chịu sự quản lý, chỉ đạocủa Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện [14, 6]

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc sự quản lý, chỉ đạo toàn diện của Vănphòng HĐND-UBND huyện, là bộ phận chuyên môn tham mưu, giúp Chủ tịch UBNDhuyện tiếp nhận và trả kết quả cho các tổ chức và công dân các loại hồ sơ, thủ tục hànhchính được cơ quan có thẩm quyền quyết định đưa vào danh mục các loại công việcthực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

Cơ chế một cửa được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩmquyền của Uỷ ban nhân dân huyện

Cơ chế một cửa liên thông được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chínhthuộc các lĩnh vực: Đầu tư; đất đai; đăng ký kinh doanh; cấp giấy phép xây dựng; tưpháp và một số lĩnh vực khác thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều cơ quan hànhchính nhà nước [14, 2]

Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận một cửa, một cửa liên thông

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính có chức năng hướngdẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn và trả kết quả giảiquyết thủ tục hành chính đối với cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, một cửa liênthông thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện

Công khai, minh bạch nội dung thủ tục hành chính trên các lĩnh vực được giảiquyết tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; cácnội dung cần thông báo của cơ quan hành chính đối với tổ chức, cá nhân

Hướng dẫn, tư vấn về điều kiện, trình tự thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính cho

tổ chức, công dân đến liên hệ giải quyết công việc; tiếp nhận hồ sơ, thẩm định tính hợppháp, hợp lệ của hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân theoquy định của pháp luật hiện hành

Chuyển giao hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân đến bộ phận chuyênmôn, cơ quan chuyên môn có liên quan để giải quyết theo thẩm quyền

Nhận lại kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ các bộ phận chuyên môn, cơquan chuyên môn đã được xem xét, giải quyết theo thẩm quyền và thực hiện việc trảkết quả cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin theo quy định của pháp luật và bằng công nghệthông tin, trên máy vi tính theo quy định

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết thủ tục hành chính; nghiên cứu, đề xuất vớithủ trưởng cơ quan, đơn vị và kiến nghị với cơ quan cấp trên về thực hiện các sángkiến, giải pháp về cải cách thủ tục hành chính

Báo cáo thống kê định kỳ tuần, tháng, quý, năm và đột xuất với thủ trưởng cơquan, đơn vị thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định

Cung cấp thông tin, kết quả thực hiện về cơ chế "một cửa", "một cửa liênthông" cho các cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu

Quản lý, sử dụng sổ sách, biểu thống kê: sổ nhật ký ghi chép việc tiếp nhận,chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan chức năng thụ lý giải quyết và trả kết quả cho tổchức, cá nhân; biên bản giao, nhận hồ sơ giữa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với cán

bộ, công chức cơ quan chuyên môn trực tiếp thụ lý hồ sơ; phiếu hẹn trả kết quả giảiquyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân

Cung cấp dịch vụ, bán các loại biễu mẫu theo quy định, dịch vụ photocopy…

Quyền hạn của bộ phận một cửa

Được từ chối tiếp nhận hồ sơ của tổ chức và công dân không đúng trình tự, thủtục và biễu mẫu theo quy định đã niêm yết

Đề xuất sửa đổi, bổ sung, cải tiến quy trình giải quyết thủ tục hành chính theohướng tinh gọn giảm thời gian giải quyết nhưng đảm bảo đúng quy định của Pháp luật

Đề xuất trang bị cơ sở vật chất nhằm đáp ứng và nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính

Cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của thuộc Uỷ ban nhân dân huyện gồm trưởng

bộ phận và một số công chức Trưởng bộ phận do một công chức lãnh đạo của Vănphòng HĐND – UBND huyện đảm nhiệm [16, 13].

Số người làm việc tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện do Chủtịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định trong tổng số biên chế công chức đượcgiao, đảm bảo hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đáp ứng yêu cầu của cánhân, tổ chức đến giao địch [16, 13]

1.2 Một số vấn đề chung về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện

1.2.1 Khái niệm về công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện

1.2.1.1 Khái niệm công tác tổ chức

Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến Nghĩa của “tổ chức”

“organon” theo tiếng Hy Lạp là chỉ để chỉ một cơ quan nào đó của cơ thể người, cóchức năng nhất định, là kết cấu tự nhiên trong chỉnh thể người

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là

“việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗinhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạođiều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”

Theo tác giả Dương Quang Tung thì “tổ chức được ghép vào lĩnh vực xã hội,coi tổ chức là một tổ hợp xã hội, một tập thể gồm những con người hợp lại với nhau đểthực hiện một mục tiêu nào đó [7, 5]

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam tập 4 định nghĩa tổ chức là “hình thức tậphợp liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu,nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung [1,455]

Theo quan điểm của Đảng thì “Tổ chức là một khâu quyết định đối với việcthực hiện thắng lợi đường lối, chính sách của Đảng” [3,143] - đây cũng là một trongnhững công tác của Đảng

Bên cạnh đó, do gắn với đời sống xã hội, "tổ chức" còn được xem là một chứcnăng lãnh đạo, quản lý Lãnh đạo, quản lý thể hiện ở việc thực hiện các chức năng nhấtđịnh, chủ yếu là xác định về mặt nội dung (làm gì), theo kế hoạch nào (ai làm và làmtheo trình tự nào, làm như thế nào v.v ) và chỉ huy, phối hợp, giám sát và kiểm tra

Ngoài ra khái niệm tổ chức hiểu trên các lĩnh vực tổ chức (công tác tổ chức/

hoạt động tổ chức) được cụ thể hoá theo các khía cạnh:

Thứ nhất, công tác tổ chức là quá trình tổ chức, sắp xếp các hoạt động theo mộttrật tự nhất định để thực hiện hiệu quả một công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đặt

ra Ví dụ: Tổ chức một hội nghị với một chương trình nghị sự nhằm quán triệt vàthống nhất phương pháp để thực hiện hiệu quả mục tiêu đã được xác định…

Thứ hai, công tác tổ chức với nghĩa là một bộ phận/ một cơ quan thực hiện chứcnăng tham mưu, giúp cho các cấp lãnh đạo, quản lý trong hệ thống chính trị và bộ máynhà nước Ví dụ: Ban Tổ chức, Bộ Nội vụ, Vụ Tổ chức, Phòng Tổ chức…

Thứ ba, công tác tổ chức là một tập hợp tạo thành một đơn vị, cơ quan, một hệthống (tổ chức bộ máy) với những chức năng và nhiệm vụ nhất định nhằm thực hiện

và đạt được mục tiêu chung đã được xác định Đó là một tập hợp người tương thíchvới một lĩnh vực nhất định trong hệ thống lãnh đạo, quản lý Là chức năng nhờ đó,công tác lãnh đạo, quản lý duy trì sự ổn định, phát triển của một "cơ quan hành chính",với một tập hợp bao gồm các thành viên có sự thống nhất cao trong việc thực hiện cácnhiệm vụ hướng tới mục tiêu đã được xác định Trong cách tiếp cận này, công tác tổchức là sự hình thành "bộ máy hành chính - có tính nhà nước", một chỉnh thể có sứcmạnh thông qua sự tác động của nhiều người

Công tác tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn vàphân phối các nguồn lực của tổ chức hoạt động một cách có ý thức nhằm đạt được mộthay nhiều mục tiêu chung

Công tác tổ chức là việc thiết kế, xác lập xây dựng ra một bộ máy hợp lý, khoahọc để triển khai các kế hoạch đã đặt ra

Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản:

Tổ chức bộ máy

Tổ chức công việc

Từ những khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra cách hiểu khái quát nhất về tổ

chức như sau: "Tổ chức là sự tập hợp những sự vật, con người thành nhóm theo những

cơ cấu và quy luật vận động nhất định vì tính chỉnh thể, tính hướng đích trong bản thân nhóm đó cũng như trong quan hệ của nhóm với những nhóm khác, chỉnh thế khác".

1.2.1.2 Khái niệm về công tác điều hành hoạt động

Điều hành là hoạt động hướng dẫn, chỉ đạo công việc theo cách thức, trình tựnhất định nhằm thực hiện mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức

Công tác điều hành có nghĩa là hướng dẫn cho mọi hoạt động chung diễn ratheo một đường lối, chủ trương nhất định.

Điều hành công sở cũng là một loại hoạt động được thực hiện trong công sở màmục đích là làm cho hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài hòa với nhau hướng tớimục tiêu chung Điều hành công sở bao gồm những hoạt động như: phân công côngviệc; điều hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt động…nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữacác cá nhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối, liên tụctrong hoạt động của công sở đạt mục tiêu chung là hoàn thành nhiệm vụ, quyền hạn

của công sở đó. Điều hành công sở là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một công sở để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung của công sở hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể.

Khái quát chung về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa thuộc UBND huyện

Từ những cách nhìn, về các nội dung thuộc phạm vi, cơ chế, cách thức tổ chức

và hoạt động của bộ phận một cửa chúng ta có thể khái quá chung về công tác tổ chức

và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa thuộc UBND cấp huyện như sau:

“Tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc UBND cấp huyện

là việc bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức vào làm việc tại bộ phận để thực hiện các hoạt động chuyên môn theo sự chỉ đạo, quản lý của cá nhân, tổ chức có thẩm quyền, thực hiện công việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận theo quy định”.

1.2.2 Tầm quan trọng của công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa tại các cơ quan hành chính nhà nước

Trong bối cảnh đất nước đang đẩy nhanh quá trình cải cách nền hành chính nhànước một cách đồng bộ, mạnh mẽ nhằm giảm thiểu các thủ tục hành chính, giấy tờ gópphần thực hiện các mục tiêu nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội của đất nước thì côngtác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa ở các cơ quan hành chính nhànước có vai trò, ý nghĩa thể hiện thông qua một nội dung như sau:

Việc thực hiện cơ chế “một cửa, một cửa liên thông” tại các cơ quan hành chínhnhà nước đã góp phần nâng cao năng lực hoạt động của cán bộ công chức và cơ quanhành chính nhà nước

Đối với tổ chức bộ máy cơ quan hành chính nhà nước: Sắp xếp, tổ chức bộ máycủa cơ quan theo hướng tinh gọn, hợp lí, hoạt động hiệu quả bằng việc xác định rõtrách nhiệm của thủ trưởng cơ quan các cấp và của từng cán bộ, công chức

Đổi mới phương thức hoạt động của cơ quan: Mối quan hệ giữa các phòng bantrong giải quyết công việc cho nhân dân ngày càng thắt chặt Việc tiếp nhận, thụ lý vàtrả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã ngăn chặn tình trạng sách nhiễu nhândân như trước đây Mặt khác, giúp các phòng ban có điều kiện tập trung và giải quyếtcông việc thuộc thẩm quyền chuyên môn nghiệp vụ.

Thực hiện cơ chế "một cửa" đã cơ bản thay đổi bộ mặt của cơ quan hành chínhcác cấp, nâng cao chất lượng, hiện đại hóa công sở hành chính theo chủ trương củaChính phủ Ở nhiều tỉnh, thành phố, bộ phận "một cửa" đã được hiện đại hóa với việcứng dụng công nghệ thông tin, người dân, cán bộ có thể kiểm tra được quá trình giảiquyết thủ tục tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cách thuận tiện, đơn giản thôngqua hệ thống máy vi tính, phần mềm tra cứu thủ tục và thời gian giải quyết hồ sơ

Thực hiện cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" cũng đã góp phần tăngcường năng lực, trách nhiệm của cán bộ, công chức và cơ quan nhà nước, kỹ năng,nghiệp vụ hành chính, cũng như tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân của đội ngũ cán

bộ, công chức hành chính nhằm xây dựng nền hành chính nhà nước dân chủ, trongsạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả Mặtkhác, cơ chế "một cửa liên thông" đã điều chỉnh mối quan hệ giữa nhân dân và côngchức, tạo cơ chế giám sát, quản lý của nhân dân đối với cơ quan nhà nước, giữa lãnhđạo với cán bộ, công chức thuộc quyền, thể hiện rõ bản chất của công tác cải cách thủtục hành chính

Sự đổi mới hoạt động của cơ quan hành chính và thái độ phục vụ thân thiện củacán bộ, công chức đã đem đến sự hài lòng, bước đầu tạo lập lòng tin cho nhân dân khigiải quyết công việc vào cơ quan công quyền

Triển khai thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa", cácngành, các cấp chính quyền đã thực sự vào cuộc, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tổchức, doanh nghiệp và công dân Công khai, minh bạch mọi thủ tục hành chính, thờigian giải quyết và các loại phí đã hạn chế tình trạng quan liêu, tham nhũng Đồng thời,đảm bảo cho mỗi người dân có thể tham gia vào hoạt động giám sát và quản lý hànhchính nhà nước

Có thể nhận thấy kết quả bước đầu của cải cách thủ tục hành chính thông quathực hiện cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" là đã giảm việc đi lại của người dân,doanh nghiệp, giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính, số hồ sơ hành chính giảiquyết đúng hẹn đạt tỷ lệ cao, công khai, minh bạch, bình đẳng, tạo thuận lợi hơn chocác nhà đầu tư, tổ chức và doanh nghiệp trên các lĩnh vực cấp giấy chứng nhận đăng

ký kinh doanh, dự án đầu tư xây dựng cơ bản, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Kỷ cương hành chính cũng có những tiến bộ quan trọng Thông qua sự chỉ đạosát sao, kiên quyết của Thủ tướng Chính phủ thời gian vừa qua về chấn chỉnh kỷ luật,

kỷ cương trong hoạt động của cơ quan hành chính, về rà soát, đơn giản hóa và côngkhai các thủ tục hành chính, thực hiện cơ chế "một cửa" với chất lượng tốt hơn đãnâng cao trách nhiệm người đứng đầu cơ quan hành chính, bằng các việc làm cụ thể ởcác bộ, ngành, chính quyền địa phương các cấp đã khẳng định sự chuyển biến bướcđầu trong mối quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với công dân, tổ chức

1.2.3 Nội dung công tác tổ chức và điều hành hoạt động bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, bộ phận đều phải thực hiện đầy đủ các nộidung công việc từ công tác tổ chức bộ máy làm việc đến công tác tổ chức các côngviệc chuyên môn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quyền hạn hoạt động của đơn vị,

bộ phận mình Tại bộ phận một cửa thuộc UBND câp huyện cũng phải thực hiện đầy

đủ các nội dung hoạt động như của một cơ quan đơn vị cụ thể từ công tác tổ chức bộmáy, hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, các nội dung hoạt động đặc thù của bộ phận

1.2.3.1 Công tác tổ chức bộ máy làm việc của bộ phận một cửa

Để một cơ quan, đơn vị hoạt động được thì công việc đầu tiên là cần phải tổchức xây dựng và thiết lập một bộ máy làm việc một cách phù hợp dựa trên chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận mình công tác

Tổ chức xây dựng và thiết lập một bộ máy làm việc khoa học, hiệu quả sẽ giúpcho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị mình hoànthành các nhiệm vụ, mục tiêu đề ra Đồng thời, việc tổ chức bộ máy phù hợp giúp cơquan đơn vị phát huy hết tiềm năng, khả năng của mỗi cá nhân trong cơ quan, hay từng

vị trí công tác Quá trình thực hiện sắp xếp, tổ chức bộ máy làm việc hiệu quả sắp xếpđúng, đủ chính là yêu cầu đang được đặt ra đối với các cơ quan nhà nước trong quátrình thực hiện việc sàng lọc, tinh giảm biên chế nhằm tránh lãng phí nguồn nhân lựccũng như tiết kiệm chí phí ngân sách nhà nước

Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị bộ phận một cửa là một đơn vịhoạt động đặc thù trong hoạt động cơ quan, là bộ phận thực hiện chuyên môn ở nhiềulĩnh vực khác nhau Vì vậy việc sắp xếp cán bộ công chức đảm nhiệm các vị trí là điềuquan trọng nhất, khi được bố trí đúng vị trí, chuyên môn của từng khía cạnh riêng sẽlàm cho công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn, giảm thiểu các sai sót

và thời gian giải quyết công việc

1.2.3.2 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của bộ phận

Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị là điều kiện để thiếtlập các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện đúng, đủ các nhiệm vụ của bộ phận.Quá trình xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị cơ bản là dựa trên

cơ sở hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, bộ phận và các phươngpháp, cách thức thực hiện để đạt được những mục tiêu trong khoảng thời gian quy định

Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc là công cụ, phương tiện hiệu quảnhất trong hoạt động lãnh đạo, quản lý của những người lãnh đạo cơ quan và mỗi cơquan, tổ chức Nếu cơ quan xây dựng được chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể,chặt chẽ khoa học, khả thi và phù hợp với các mặt, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vàlĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ đảm bảo cho những hoạt động được thựchiện hiệu quả, theo đúng mục tiêu và yêu cầu đã đặt ra

Trong hoạt động của bộ phận một cửa, một cửa liên thông việc xây dựngchương trình, kế hoạch công tác cũng được chú trọng và tiến hành thực hiện thườngxuyên, định kỳ như hoạt động chung của các phòng ban khác Việc xây dựng cácchương trình, kế hoạch công tác giúp cho bộ phận xác định các mục tiêu, nhiệm vụ cầnthực hiện, đề ra các biện pháp thực hiện một cách phù hợp nhất và đồng thời trong quátrình thực hiện nắm bắt các hạn chế, bất cập từ đó có giải pháp điều chỉnh phù hợp

Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác chung, người phụ trách bộ phận sẽ

dễ dàng tiến hành phân chia ra các công việc, mục tiêu cụ thể để hoàn thành theo từnggiai đoạn Ví dụ: Kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, … Đồng thời quátrình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được tiến hành theo tuần, tháng, năm

và nó giúp cho cán bộ công chức làm việc tại bộ phận xác định các nhiệm vụ cần thựchiện trong thời gian quy định Đồng thời, là căn cứ để kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạtđộng của mỗi vị trí công việc Hiện nay, việc xây dựng kế hoạch công tác tại bộ phậnmột cửa, một cửa liên thông cấp huyện nói chung đều được tiến hành một cách thườngxuyên và đồng bộ, là một trong những nội dung hoạt động của bộ phận

1.2.3.3 Thu thập, quản lý, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của bộ phận

Trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan đơn vị thông tin là yếu tốquyết định đến sự hiệu quả mọi mặt vì vậy thông tin đóng vai trò rất quan trọng

Thông tin là phương tiện để ban hành các quyết định quản lý, xác định phươnghướng hoạt động và đưa ra các hình thức quản lý cho phù hợp và sát với thực tế nhằmnâng cao hiệu quả hoạt động Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau như thông tin

về kinh tế, chính trị, xã hội… và mỗi một cơ quan, tổ chức phải xác định xem đâu lànguồn thông tin mà tổ chức mình cần, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết địnhkịp thời, chính xác Công tác thu thập, xử lý thông tin phải cập nhật và tổng hợp đượctình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các mặt, các lĩnh vực của cơ quan,

tổ chức, của ngành, lĩnh vực hoạt động Tại bộ phận một cửa thì, việc thu thập thôngtin bao gồm việc thu thập, cập nhật các thông tin, quy định mới về các lĩnh vực hoạtđộng tại bộ phận, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên và tiếp nhậnthông tin phản ánh từ phía công dân, tổ chức Nhằm kịp thời báo cáo cho lãnh đạo,giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định, chủ trương chính xác kịp thời phù hợp vớichức năng, nhiệm vụ, công việc và thực tiễn hoạt động của cơ quan… Đối với bộ phậnmột cửa nếu không nắm bắt thông tin kịp thời, không làm tốt công tác thu thập, xử lý

và quản lý thông tin sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động và chất lượng thực hiện cácdịch vụ công cho các cá nhân, tổ chức đến giao dịch

1.2.3.4 Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ

Thực hiện các nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác vănthư lưu – lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu và diễn ra hàng ngày tại bộ phậncủa cán bộ công chức làm việc Bộ phận một cửa là một đơn vị của cơ quan hànhchính, vì vậy đều phải thực hiện các quy định về công tác soạn thảo, ban hành văn bản

và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo các văn bản quy định của các cơ quan nhànước có thẩm quyền quy định

Cơ sở pháp lý để thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại bộ phận đó là:

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư;

- Nghị định số 09/2008/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ vềviệc sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tácVăn thư;

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội

vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định vềthời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan,

tổ chức;

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001

về quản lý và sử dụng con dấu;

- Căn cứ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2013;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xâydựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫngiao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH, ngày 14/3/ 2009 của Cục Văn thư – Lưutrữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và lập hồ sơ trong môi trườngmạng;

Trong hoạt động của bộ phận một cửa thuộc UBND huyện việc soạn thảo, banhành và ban hành văn bản được hình thành dùng chủ yếu để giao dịch, trao đổi nhằmgiải quyết các công việc hình thành trong quá trình hoạt động Đó là các thể loại vănbản chính như công văn, các thông báo về quy trình thực hiện thủ tục, các phiếu nhận

hồ sơ, phiếu hẹn trả kết quả, thời gian giải quyết hồ sơ hay báo cáo định kỳ về kết quảhoạt động của bộ phận

Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tàiliệu, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, bảoquản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ phận một cửa, một cửa liên thôngchỉ lưu những hồ sơ, giấy tờ trong quá trình thực hiện các giao dịch đảm bảo các hồ

sơ, giấy tờ của cá nhân, tổ chức không bị thất lạc hoặc nhầm lẫn, các hồ sơ, giấy tờhình thành trong quá trình hoạt động của mình là căn cứ cho triển khai các hoạt độngtiếp theo như chương trình, kế hoạch, báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động…

1.2.3.5 Tổ chức hội họp, hội nghị

Trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, bộ phận thì công tác tổchức hội nghị, hội họp là hoạt động phổ biến và cần thiết Quá trình hội họp sẽ giúpcho những người quản lý, lãnh đạo và những người thực hiện đưa ra những ý kiến,những trao đổi, những phản ánh một cách trực tiếp qua đó nắm bắt được các nội dụng

cụ thể, cần thiết đó có thể là quá trình tổng hợp về kết quả, tình hình hoạt động, các ýkiến từ phía công dân, tổ chức và cán bộ công chức trực tiếp thực hiện công việc từ đórút ra những kinh nghiệm để có những ý kiến chỉ đạo kịp thời nhằm điều chỉnh các

hoạt động cho phù hợp với tình hình thực tế.

Tổ chức hội nghị, hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của bộ phậnmột cửa Vì đây là phương pháp nhanh nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùngmột lúc hoặc là cùng nhau thảo luận, bàn bạc về các vấn đề chung của bộ phận khi có

sự tham gia của nhiều người

Đối với bộ phận một cửa, một cửa liên thông nói riêng và toàn bộ hệ thống các

cơ quan nhà nước nói chung, hội họp là một hình thức tổ chức, giải quyết công việc.Thông qua việc tổ chức hội nghị, hội họp Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trựctiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các côngviệc thuộc chức năng, thẩm quyền của bộ phận theo các quy định của cơ quan nhànước có thẩm quyền

1.2.3.6 Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của bộ phận

Công tác đối nội, đối ngoại là một nội dung trong công tác điều hành hoạt độngcủa các cơ quan Bộ phận một cửa là một đơn vị đặc thù, là đơn vị tiếp xúc trực tiếpvới cá nhân, tổ chức hàng ngày, với đủ các đối tượng, trình độ, nhận thức khác nhau.Chính vì vậy công tác đối nội đối ngoại lại càng phải được chú trọng đặc biệt là quátrình tiếp xúc và trao đổi với cá nhân, tổ chức cán bộ công chức phải thực hiện giaotiếp một cách lịch sự, ngôn ngữ, thái độ phục vụ đảm bảo sự hài hòa trong các mỗiquan hệ với cá nhân, tổ chức nhằm tạo được hình ảnh của cơ quan trong mắt người dân

Đây là bộ phận này liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận và trả hồ sơ thuộc cáclĩnh vực khác nhau, thường xuyên tiếp xúc, giao tiếp với một lượng lớn khách hàng

Vì vậy, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện công tác đối ngoại với công dân, tổchức và các cơ quan khác

Ngoài thực hiện công tác đối ngoại thì công tác đối nội cũng là nhiệm vụthường trực của bộ phận, đó là quá trình giữ mỗi liên hệ, thực hiện sự phối hợp với cácphòng ban chuyên môn trong cơ quan việc tiếp nhận, giải quyết và trả hồ sơ hànhchính, thực hiện các nhiệm vụ do UBND giao chính là công tác đối nội

Để đảm bảo thực hiện tốt công tác đối nội, đối ngoại tốt thì cán bộ công chứcthực hiện nhiệm vụ cần phải tuân thủ các nguyên tắc, quy chế được đặt ra trong quátrình làm việc của cơ quan, bộ phận đề ra

1.2.3.7 Tổ chức, sắp xếp khoa học cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc tại

bộ phận một cửa

Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng

Bộ phận một cửa là một bộ phận hoạt động đặc thù của cơ quan là nơi tiếp xúc

trực tiếp, hàng ngày và nhiều nhất với các cá nhân, tổ chức Nơi diễn ra nhiều nội dunghoạt động với các lĩnh vực khác nhau Có thể nói nhìn vào hoạt động, bố trí sắp xếp tại

bộ phận một cửa và trả kết quả chính là nhìn vào bộ mặt của cơ quan, đơn vị đó Vìvậy, văn phòng làm việc tại bộ phận phải đòi hỏi được tổ chức, sắp xếp một cách khoahọc và hợp lý nhất

Tổ chức, sắp xếp khoa học tại phòng làm việc là yêu cầu phát triển chung của

mô hình văn phòng hiện đại Khi văn phòng làm việc được tổ chức, sắp xếp bố trí các

vị trí chỗ ngồi, trang thiết bị, tài liệu, tủ bàn, ghế, máy tính, máy in, máy photo… phục

vụ cho quá trình làm việc một cách khoa học, hợp lý và thuận tiện nhất sẽ tạo ra mộtmôi trường làm việc thuận tiện nhất, giúp cho công việc của bộ phận được thực hiệnmột cách liên tục, thông suốt, luôn tạo cho cán bộ công chức, nhân viên tâm lý thoảimãi tác động tích cực tới năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan,

tổ chức và đơn vị mình

Quá trình tổ chức, sắp xếp phòng làm việc một cách khoa học được hiểu là việc

áp dụng những phương pháp, kỹ thuật mới thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đưa

bộ máy hoạt động của phòng, bộ phận được tổ chức, sắp xếp và bố trí một cách hợp lý,tiết kiệm và hiệu quả nhất

Nội dung của tổ chức, sắp xếp khoa học văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện:

Bố trí nơi làm việc của cán bộ công chức tại bộ phận

Bố trí vị trí làm việc của cán bộ công chức làm việc tại bộ phận đó là việc xácđịnh các vị trí đặt chỗ ngồi để làm việc, và đảm bảo theo những trình tự nhất địnhnhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của bộ phận cũng như quá trình thực hiệncác giao dịch của cá nhân, tổ chức từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc quá trình

Khi bố trí, sắp xếp vị trí làm việc tại bộ phận một cửa đã được thực hiện đảmbảo một số yêu cầu như sau:

Bộ phận được đặt ở vị trí thích hợp nhất trong trụ sở làm việc của mỗi cơ quan,

dễ quan sát, dễ liên hệ để giải quyết công việc, thường là đặt ở ngay mặt đường sátcổng vào cơ quan, hoặc nếu đặt bên trong cơ quan là nơi dễ nhìn thấy nhất

Các phòng, ban, bộ phận có quan hệ thường xuyên với nhau, có liên quan tớinhau trong quá trình giải quyết công việc, hồ sơ hành chính sẽ được bố trí gần nhautạo điều kiện cho quá trình thực hiện một cách nhanh chóng, giảm bớt thời gian đi lại

Cơ quan có hệ thống các bảng chỉ dẫn, sơ đồ hành chính để tiện cho khách đếnliên hệ công tác, làm việc hoặc được sự chỉ dẫn của tổ bảo vệ thường trực tại cổng cơ

quan, được bố trí vị trí gửi xe, phương tiện cho các cá nhân, tổ chức khi đến thực hiệncác giao dịch tại cơ quan.

Tại bộ phận các vị trí được sắp xếp theo thứ tự từ khi bắt đầu vào bộ phận chođến khi kết thúc quá trình thực hiện: Từ bàn hướng dẫn, mua hồ sơ, lấy số thứ tự, thu

lệ phí đến từng lĩnh vực cụ thể

Các vị trí làm việc đều có biển tên, biển hiệu của từng lĩnh vực cụ thể như: Lĩnhvực đăng đất đai, lĩnh vực cấp giấy phép kinh doanh, lĩnh vực tư pháp, thu lệ phí, nơithu hồ sơ, nơi trả kết quả…

Các quy trình đối với từng lĩnh vực cụ thể đều phải được niêm yết quy trình,thủ tục thực hiện giải quyết công việc, hồ sơ cần chuẩn bị, phí và lệ phí được niêm yếtcông khai và đặt ở vị trí dễ quan sát

Ngoài ra quá trình bố trí, sắp xếp cần chú ý đến việc ngăn cách vị trí làm việccủa cán bộ nhân viên với bên ngoài bàn làm việc bằng việc bố trí các tấm kính chắncông dân chỉ thực hiện các giao dịch của mình với cán bộ công chức qua vách ngănnhằm đảm bảo một số yêu cầu về tính bảo mật cũng như an toàn khác

Bố trí sắp xếp cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc

Trang thiết bị làm việc là những phương tiện, dụng cụ đồ dùng, máy móc đểthực hiện quá trình làm việc của cán bộ công chức như: Máy tính, hệ thống mạng, máy

in, máy Fax, photo, máy gọi tên, hệ thống camera, máy tra cứu thủ tục, tủ tài liệu, bànghế, kẹp, hộp đựng tài liệu, bút, bấm ghim…được trang bị cho quá trình làm việc củatừng người, từng bộ phận

Khi tiến hành bố trí, sắp xếp trang thiết bị cho nơi làm việc cần đảm bảo cácyêu cầu sau:

Trang bị đủ, đúng các thiết bị đặc biệt là những thiết bị, dụng cụ mà công chức

sử dụng thường xuyên, hàng ngày trong hoạt động như: Máy tính, máy in, máy photo,bàn ghế…

Trang bị máy móc, dụng cụ phải phù hợp với yêu cầu hoạt động của đơn vị, đặtđiểm tâm sinh lý, trình độ khoa học kỹ thuật và đặc điểm nghề nghiệp

Quá trình bố trí, sắp xếp các dụng cụ, phương tiện lao động tại bộ phận làmviệc cần tuân thủ nguyên tắc: Đảm bảo trình tự các thao tác, không gây ra nhiều độngtác thừa Mọi tài liệu phải được sắp xếp ở chỗ nhất định, dễ làm, dễ lấy và dễ thấy.Cần trang bị bàn ghế làm việc và công cụ thích hợp với từng người tạo cho mỗi người

có tư thế thoải mái khi làm việc

1.2.3.8 Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị các yêu cầu khác nhằm đảm bảo hoạt động của bộ phận

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, phòng ban công tác hậu cần, đảm bảo các cơ

sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện, môi trường làm việc là một nội dung quan trọngquyết định đến hiệu quả hoạt động của cơ quan đơn vị đó Khi cơ quan, đơn vị làm tốtcông tác hậu cần có đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ đảm bảo sẽlàm cho các công việc, các nghiệp vụ được thực hiện một cách nhanh chóng Để thựchiện tốt công tác đảm bảo hậu cần, trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động của mình

bộ phận cần phải lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm trang thiết bị,cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí trong hoạt động của bộphận để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và đề xuất các yêu cầu nhằm nâng cấp, bảoquản duy trì mọi hoạt động của bộ phận được diễn ra liên tục và thông suốt Đảm bảo

cả về công tác hậu cần, cơ sở vật chất, các trang thiết bị và môi trường làm việc chính

là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động tại bộ phận Để làm tốt được nội dung này, bộphận cần có những giải pháp, kiến nghị kịp thời nhằm phát huy tối đa những tiện íchcủa các trang thiết bị mang lại Cán bộ công chức làm việc tại bộ phận được trang bịnhững thiết bị tài sản làm việc của văn phòng theo đúng quy định, sử dụng có mụcđích, đem lại hiệu quả hoạt động tối ưu nhất cho bộ phận và có trách nhiệm bảo vệtrang thiết bị văn phòng Nhằm phục vụ đắc lực cho công tác văn phòng cũng như cáchoạt động khác

Ngoài việc đảm bảo các cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc thì công tác đảmbảo anh ninh trật tự, an toàn tại bộ phận cũng là nhiệm vụ quan trọng nhằm giữ gìnmôi trường làm việc văn minh

1.2.3.9 Thực hiện một số hoạt động đặc thù tại bộ phận một cửa

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được hình thành nhằm mục đích là nơi thunhận hồ sơ, kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, đầy đủ của hồ sơ sau đó chuyển giao chocác phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện giải quyết hoặc phối hợp giải quyết

và trả kết quả cho công dân tại bộ phận này theo các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giảiquyết của UBND huyện Bộ phận một cửa, một cửa liên thông là bộ phận đầu mối,một cửa thực hiện toàn bộ công việc mà lâu nay công dân, tổ chức phải tự liên hệ vớicác phòng ban qua nhiều cửa, mất nhiều thời gian, chi phí giải quyết hồ sơ hành chính

Vì vậy, bên cạnh các hoạt động hành chính thông thường đối với một cơ quan, đơn vịthì tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông còn thực hiện những hoạt động mang tínhchất đặc thù của bộ phận

Theo Điều 5 Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 củaThủ tướng Chính phủ Về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế mộtcửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương quy định được thực hiệntrong các lĩnh vực sau: Đối với các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương (baogồm quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) gọi tắt là cấp huyện Cơ chế một cửaliên thông được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực: Đầutư; đất đai; đăng ký kinh doanh; cấp giấy phép xây dựng; tư pháp và lĩnh vực khácthuộc thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước

Căn cứ vào tình hình thực tiễn, UBND cấp huyện đã triển khai thực hiện giảiquyết công việc thủ tục hành chính thuộc một số lĩnh vực theo quy định

Đối với mỗi một lĩnh vực hoạt động đặc thù tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

nó lại bao gồm nhiều thủ tục khác nhau Do đó, mỗi lĩnh có những quy định cụ thể vềtrình tự, thủ tục giải quyết các công việc cũng như những hồ sơ hành chính mà côngdân, tổ chức cần chuẩn bị, thời gian và trình tự giải quyết công việc được niêm yết tạitrụ sở làm việc

Tiểu kết Chương 1

Nội dung chương 1 khái quát cơ sở lý luận về công tác tổ chức và điều hànhhoạt động của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện Cũnggiống như một cơ quan thì BPMC, MCLT cũng được thành lập theo trình tự, thủ tụcquy định và có vị trí pháp lý nhất định nên mang đầy đủ nội dung hoạt động của một

cơ quan từ tổ chức bộ máy, xây dựng chương trình, kế hoạch, thực hiện công tác vănthư, thông tin liên lạc, đối nội, đối ngoại, đảm bảo các điều kiện hậu cần Nội dungchương 1 khái quát lên nội dung cơ bản trong chức năng, nhiệm vụ chính của Bộ phậnmột cửa, một cửa liên thông là nơi trực tiếp tiếp nhận các hồ sơ hành chính của côngdân, tổ chức liên quan đến các lĩnh vực hoạt động theo quy định, chuyển giao cho cácphòng ban chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho công dân, tổ chức

Chương 2 CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Tình hình công tác tổ chức bộ máy hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

2.1.1 Cơ sở pháp lý thành lập bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn hoạt động quản lý nhà nước trên địa bànhuyện Sóc Sơn Đồng thời căn cứ vào các văn bản quản lý chỉ đạo của các cơ quan nhànước có thẩm quyền từ trung ương đến các văn bản chỉ đạo của thành phố Hà Nội vềcông tác tổ chức và hoạt động của bộ phận một cửa tại các cơ quan hành chính nhànước Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn cũng đã xây dựng và ban hành các văn bảnnhằm chỉ đạo, thực hiện nội dung hoạt động của bộ phận một của tại đơn vị mình Đểtriển khai áp dụng và thực hiện các nội dung liên quan đến hoạt động của bộ phận mộtcửa tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn cả nước nói chung cũng như tại

cơ quan Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn nói riêng cần dựa trên những căn cứ, quyđịnh của các cơ quan có thẩm quyền như sau:

Nghị quyết số 38/CP ngày 04 tháng 5 năm 1994 của Chính Phủ về cải cách mộtbước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức;

Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm 2001 của Thủ tướngChính Phủ phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn2001-2010;

Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướngChính Phủ về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa tại cơ quan hành chínhnhà nước ở địa phương;

Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướngChính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại

cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương thay thế Quyết định 181/2003/QĐ-TTg;

Quyết định số 84/2009/QĐ-UBND ngày 01 tháng 7 năm 2009 của UBND thànhphố Hà Nội về việc ban hành Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liênthông trong giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân tại các cơ quan quản lý hànhchính nhà nước thuộc thành phố Hà Nội;

Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ Ban hànhChương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020;

Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướngChính phủ Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại

cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Quyết định số 225/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ : Phê duyệt Kế hoạch cảicách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 – 2020;

Quyết định số 07/2016/QĐ-UBND ngày 08 tháng 3 năm 2016 của UBND thànhphố Hà Nội về việc ban hành Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liênthông trong giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức tại các cơ quan hành chính nhànước thuộc thành phố Hà Nội;

Kế hoạch số 158/KH-UBND ngày 24 tháng 8 năm 2016 của UBND thành phố

Hà Nội Cải cách hành chính nhà nước của thành phố Hà Nội giai đoạn 2016 – 2020;

Chương trình số 08-CTr/TU ngày 26 tháng 4 năm 2016 của Thành ủy Hà Nội

về “Đẩy mạnh cải cách hành chính, tạo bước chuyển mạnh về kỷ luật, kỷ cương, ýthức trách nhiệm, chất lượng phục vụ nhân dân của đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức giai đoạn 2016 - 2020”;

Trên cơ sở các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Đểđảm bảo hoạt động chung của BPMC, MCLT tại UBND huyện Sóc Sơn UBNDhuyện đã ban hành Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Uỷban nhân dân huyện Sóc Sơn về việc Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộphận tiếp nhận và trả kết quả và trả kết quả huyện Sóc Sơn Đây là văn bản quy địnhtrực tiếp, cụ thể và tổ chức và hoạt động tại BPMC của huyện

Qua các cơ sở, căn cứ pháp lý nêu trên Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn đã tổchức triển khai thiết lập bộ phận một cửa, một cửa liên thông với tên gọi “Bộ phận tiếpnhận và trả kết quả thủ tục hành chính” nhằm thực hiện công tác, nhiệm vụ cải cáchhành trên địa bàn huyện Sóc Sơn Từng bước cắt giảm các thủ tục giấy tờ rườm ra, gâykhó khăn cho quá trình thực hiện thủ tục hành chính cũng như tạo điều kiện thuận lợicho của cá nhân, tổ chức đến thực hiện giao dịch

Để hoạt động của bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn đảmbảo thực hiện đúng quy định của nhà nước Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn đã giaocho Văn phòng HĐND - UBND tham mưu cho lãnh đạo cơ quan xây dựng quy chếhoạt động và làm việc của Bộ phận một cửa của huyện Sóc Sơn, cũng như quy trình,thủ tục làm việc của cán bộ, công chức tại bộ phận này và cơ chế phối hợp giữa cácphòng, ban chuyên môn trong quá trình giải quyết hồ sơ hành chính cho công dân, tổchức Đảm bảo giải quyết kịp thời, công khai, minh bạch và rút ngắn thời gian trongthực hiện thủ tục hành chính

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Căn cứ Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Uỷ bannhân dân huyện Sóc Sơn về việc Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của bộ phậntiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính huyện Sóc Sơn quy định chức năng, nhiệm

vụ của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả có chức năng, nhiệm vụ sau đây:

Tiếp công dân, tổ chức đến làm việc

Cung cấp các biểu mẫu hồ sơ theo quy định cho công dân, tổ chức

Tiếp nhận hồ sơ của công dân, tổ chức bằng phiếu biên nhận và chuyển đếnphòng chuyên môn chịu trách nhiệm

Hướng dẫn hồ sơ cho công dân theo quy định và phải chịu trách nhiệm về tínhpháp lí của hồ sơ đó

Hướng dẫn cho công dân, tổ chức biết quy trình giải quyết công việc

Vào sổ nhận và trả kết quả theo từng nhóm công việc và viết phiếu hẹn chocông dân, tổ chức

Nắm vững các quy định về thủ tục hành chính có liên quan đến từng công việc.Các thành viên của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm phối hợp,

hỗ trợ với nhau trong việc tiếp nhận và hướng dẫn hồ sơ của công dân, tổ chức

Xử lý hồ sơ của công dân, tổ chức theo phạm vi trách nhiệm, quyền hạn củamình Trường hợp hồ sơ của công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyềnhạn của các cơ quan chuyên môn khác thì chuyển cho cơ quan chuyên môn trực tiếpgiải quyết

Chuyển hồ sơ cho công dân, tổ chức đến các phòng chuyên môn, đồng thờinhận kết quả giải quyết công việc từ các phòng chuyên môn để trả cho công dân, tổchức theo phiếu hẹn

Thu các loại lệ phí theo đúng quy định hiện hành

Tổng hợp tình hình thu nhận và trả kết quả theo thời gian quy định để báo cáotheo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan

Chuẩn bị nơi tiếp xúc, làm việc với công dân, tổ chức chu đáo

Lưu giữ và bảo quản tốt tài sản công, các loại hồ sơ, sổ sách

Quyền hạn của bộ phận một cửa thuộc UBND huyện Sóc Sơn:

Bộ phận một cửa, một cửa liên thông được sử dụng một phần phí, lệ phí để lại

theo quy định hiện hành của pháp luật để chi hỗ trợ cho cán bộ trực tiếp làm việc tại bộphận một cửa

Được từ chối tiếp nhận hồ sơ của tổ chức và công dân không đúng trình tự, thủtục và biễu mẫu theo quy định đã niêm yết Đề xuất sửa đổi, bổ sung, cải tiến quy trìnhthủ tục hành chính theo hướng tinh gọn giảm thời gian giải quyết nhưng đảm bảo đúngquy định của Pháp luật

Danh mục các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quanhành chính nhà nước thuộc UBND thành phố Hà Nội được quy định tại Quyết định số07/2016/QĐ-UBND ngày 08 tháng 3 năm 2016 của UBND thành phố Hà Nội bao gồmcác lĩnh vực như sau:

13 Lĩnh vực Tài nguyên – Môi trường

14 Lĩnh vực Thông tin và Truyền thông

1 Lĩnh vực Công thương

2 Lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo

3 Lĩnh vực Kế hoạch Đầu tư

4 Lĩnh vực Đăng ký kinh doanh

5 Lĩnh vực Tài chính

6 Lĩnh vực LĐ – TB và XH

7 Lĩnh vực Nội vụ

8 Lĩnh vực Nông nghiệp

9 Lĩnh vực Quản lý đô thị

10 Lĩnh vực Tư pháp

11 Lĩnh vực Tài nguyên và Môi trường

12 Lĩnh vực Văn hoá và Thông tin

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc sự quản lý trực tiếp của Văn phòngHĐND – UBND huyện Sóc Sơn

Biên chế của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nằm trong tổng số biên chế củaVăn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn được phân bổ trong tổng số biên chế cán

bộ Văn phòng được Chủ tịch UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền quy định

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trực thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện,phân công 01 đồng chí Phó Chủ tịch UBND chỉ đạo hoạt động của bộ phận một cửa và

01 đồng chí: Đỗ Thu Nga - Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn làmtrưởng bộ phận, Đồng chí: Đỗ Thị Thu làm Tổ trưởng bộ phận Các cán bộ, công chứclàm việc tại bộ phận một cửa của UBDN huyện được điều động từ Văn phòng và cácphòng ban chuyên môn có liên quan tới giải quyết thủ tục một cửa và chịu sự quản lýtrực tiếp của Văn phòng HĐND - UBND

Tính đến tháng 5 năm 2017, đội ngũ cán bộ, công chức viên chức bộ phận tiếpnhận và trả kết quả thuộc UBND huyện Sóc Sơn bao gồm 07 cán bộ, công chức gồm:

- Đồng chí: Đỗ Thu Nga - Chánh văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ bannhân dân trưởng bộ phận trực tiếp phụ trách bộ phận

- Đỗ Thị Thu – Tổ trưởng bộ phận - Chuyên viên phụ trách lĩnh Đăng ký Kinhdoanh

- Nguyễn Thị Xuyến – chuyên viên phụ trách hướng dẫn, biểu mẫu, thu lệ phí,lĩnh vực Tư pháp

- Nguyễn Văn Đức – Chuyên viên phụ trách lĩnh vực Xây dựng

- Nguyễn Văn Hậu – Chuyên viên phụ trách lĩnh vực Tài nguyên Môi trường

- Nguyễn Thị Hường – Cán bộ phụ trách lĩnh vực Lao động – Thương binh và

Xã hội

- Đàm Hữu Hải – Chuyên viên phụ trách lĩnh vực đất đai, cấp giấy chứng nhậnquyền sử dụng đất

Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả được quy định tại điều 6 Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày 15 tháng

7 năm 2013 của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn về việc Ban hành Quy chế tổ chức vàhoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và trả kết quả huyện Sóc Sơn như sau:

Trách nhiệm chung của cán bộ công chức làm việc tại bộ phận Tiếp nhận hồ

sơ và trả kết quả giải quyết TTHC có nhiệm vụ:

Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, nếu hồ sơ không hợp pháp thì từ chốiviệc tiếp nhận để công dân, tổ chức không đi lại nhiều lần; nếu hồ sơ hành chính chưahợp lệ, chưa đầy đủ thì hướng dẫn công dân, tổ chức hoàn thiện hồ sơ cho đầy đủ

Viết và ký nhận phiếu tiếp nhận hồ sơ, hẹn trả kết quả cho công dân, tổ chức.Kiểm tra đôn đốc phòng chuyên môn trả kết quả thụ lý hồ sơ hành chính đúng thờigian quy định

Lưu trữ hồ sơ sau khi thủ tục hành chính đã được giải quyết xong, trả kết quả vàhướng dẫn công dân, tổ chức nộp phí theo quy định

Ghi sổ nhật ký tiếp nhận và trả kết quả ủa bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kếtquả giải quyết thủ tục hành chính theo mẫu quy định

Hướng dẫn công dân sử dụng các dịch vụ hỗ trợ theo yêu cầu của công dân, tổchức (nếu có)

Hướng dẫn công dân, tổ chức gặp người có thẩm quyền giải quyết nếu hồ sơhành chính không thuộc thẩm quyền tiếp nhận

Công chức bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính phải mặc trang phục, đeothẻ công chức Chấp hành nghiêm quy chế làm việc của cơ quan Có thái độ tiếp dânphải lịch sự, ân cần, với công việc phải đảm bảo chính xác, chu đáo, tận tụy

Trách nhiệm của trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện trong việc thựchiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; có trách nhiệm phân

công, sắp xếp, bố trí vị trí nơi làm việc cho cán bộ, công chức phù hợp, thuận tiệntrong việc giải quyết công việc của tổ chức, công dân.

Theo dõi, tổng hợp, báo cáo tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của côngchức thuộc bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Là đầu mối phối hợp với các công chức thuộc các cơ quan chuyên môn khácUBND huyện, kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc xảy ra, đặc biệt đối vớinhững hồ sơ liên quan đến nội dung công việc của nhiều công chức

Theo dõi, quản lý thời gian làm việc hằng ngày của công chức làm việc tại bộphận tiếp nhận và trả kết quả

Trách nhiệm của cán bộ, công chức và viên chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND huyện Sóc Sơn:

Chấp hành nghiêm chỉnh thời gian làm việc theo quy định

Thực hiện nhiệm vụ do trưởng bộ phận phân công

Hướng dẫn chính xác, đầy đủ, một lần đối với cá nhân, tổ chức đến giao dịch;tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ đúng quy trình quy định

Giúp trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tổng hợp tình hình tiếp nhận,giải quyết, trả hồ sơ của công dân, tổ chức

Kịp thời cập nhật những quy định không phù hợp với tình hình thực tế, đề xuấttrưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và lãnh đạo UBND huyện đề nghị cấp trênxem xét điều chỉnh cho phù hợp

Phối hợp với các công chức các bộ phận có liên quan để đảm bảo việc tiếp nhận

và trả kết quả hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức đúng thời gian Nghiêm cấm gâyphiền hà cho công dân và tổ chức dưới mọi hình thức

2.1.4 Quan hệ công tác của bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn với các đơn vị, phòng ban chuyên môn khác trong cơ quan

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cửa, một cửa liên thông là đơn vị chuyênmôn của cơ quan UBND huyện Sóc Sơn Nhưng lại là bộ phận thuộc cơ cấu tổ chứccủa Văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn Trong mỗi quan hệ với các cơ quanchuyên môn khác thì bộ phận một cửa có mỗi quan hệ liên kết, chặt chẽ giữ các phòngban khác trong cơ quan để nhằm giải quyết các công việc nội dung liên quan đến từnglĩnh vực chuyên môn cụ thể với các phòng ban khác như: Tài nguyên – Môi trường,

Tư pháp, Y tế, Giáo dục Mối quan hệ hoạt động giữa bộ phận một cửa với cácphòng, ban chuyên môn là mối quan hệ phối hợp công tác trong giải quyết công việc

của cá nhân, tổ chức đến thực hiện giao dịch

Trong mỗi quan hệ công tác giữa các phòng ban với nhau thì bộ phận một cửa

có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức đến giao dịch, sau khi kiểm tra vàtiếp nhận hồ sơ yêu cầu của cá nhân, tổ chức thì bộ phận một cửa sẽ chuyển hồ sơ đếncác phòng ban chuyên môn có liên quan để giải quyết Đồng thời kiểm tra, đôn đốc cácphòng ban chuyên môn giải quyết các yêu cầu giao dịch của cá nhân, tổ chức theođúng thời gian quy định công khai; sau khi các phòng ban chuyên môn thực hiện xongcác yêu cầu thì bộ phận một cửa có trách nhiệm trả kết quả cho các nhân, tổ chức theophiếu hẹn trả kết quả

Quá trình giải quyết các thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa được thực hiệnquy về một đầu mối và cán bộ, công chức ở các phòng ban chuyên môn khi giải quyếtthủ tục phải đảm bảo đúng yêu cầu về mặt trình tự thực hiện thủ tục cũng như thờigian đã được quy định công khai

Ngoài các nội dung phải thực hiện phối hợp trong quá trình giải quyết hồ sơtheo quy định, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và các cơ quan chuyên môn phải thựchiện các mối quan hệ sau:

Giữa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với các cơ quan chuyên môn khác [19, 6].Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thìcông chức chuyên trách tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với cơ quan chuyênmôn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ

Nếu công chức chuyên môn giải quyết hồ sơ của công dân, tổ chức chậm hơnthời gian quy định mà không có lý do chính đáng thì phải trực tiếp đến nơi cư trú củacông dân hoặc tổ chức để xin lỗi và trả kết quả giải quyết hồ sơ Nếu nhiều lần để đểchậm hơn thời gian quy định mà không có lý do chính đáng thì tùy theo mức độ viphạm đề nghị xử lý hoặc thay đổi vị trí công tác

Đối với những hồ sơ mà công chức chuyên môn trình lãnh đạo UBND huyệnsớm hơn hoặc đúng thời gian quy định nhưng do lãnh đạo UBND huyện chậm ký dẫntới trễ hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì lãnh đạo UBND huyện phải cóvăn bản xin lỗi công dân hoặc tổ chức, đồng thời chịu hình thức xử lý tuỳ theo mức độ

vi phạm

Đối với các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyên [19, 6]

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ theo quy định, các cơ quan chuyên môn có tráchnhiệm xử lý, trình lãnh đạo UBND huyện ký giải quyết với các hồ sơ do bộ phận tiếpnhận và trả kết quả chuyển đến

Tạo điều kiện thuận lợi và phối hợp chặt chẽ với công chức làm việc tại bộphận tiếp nhận và trả kết quả trong quá trình xử lý các công việc có liên quan, đảm bảođúng thời gian quy định.

Có thể nói bộ phận một cửa thuộc UBND huyện Sóc Sơn là một bộ phậnchuyên môn có đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền như các phòng ban chuyênmôn khác thuộc UBND huyện nhằm giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lýhành chính nhà nước trên địa bàn huyện và có mỗi liên hệ chặt chẽ, phối hợp trong quátrình giải quyết các hồ sơ của công dân, tổ chức

Quá trình phối hợp giữa bộ phận một cửa với các phòng ban chuyên môn khácđược thực hiện và duy trì một cách hiệu quả, chặt chẽ đã góp phần giúp cơ quanUBND huyện Sóc Sơn thực hiện cải cách hành chính nhà nước một cách hiệu quả, cắtgiảm các khâu, thủ tục rườm rà, gây khó khăn trong quá trìn thực hiện các thủ tục của

cá nhân, tổ chức với các phòng ban chuyên môn khác Mặt khác nâng cao trách nhiệmphục vụ của cán bộ công chức với nhân dân, nâng cao hiệu quả làm việc góp phầncủng cố niềm tin của nhân dân vào sự quản lý, điều hành của chính chính quyền địaphương trên địa bàn huyện

2.2 Công tác điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn.

2.2.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của bộ phận

Trong quá trình hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBNDhuyện Sóc Sơn, thì việc xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác là một nhiệm

vụ thường xuyên, bắt buộc phải thực đối với cán bộ công chức làm việc tại bộ phậnnhằm thực hiện sắp xếp công việc theo đúng quy trình, tránh bỏ sót và đảm bảo tínhkhoa học nhằm thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất

Để thực hiện xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác và hoạt động cho

bộ phận sẽ căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hoặc các nhiệm vụ cụ thểtrong từng giai đoạn cụ thể như sau:

Căn cứ các chương trình, kế hoạch, nghị quyết của các cơ quan cấp trên cóthẩm quyền giao cho: Như UBND thành phố, HĐND, UBND huyện về mục tiêu pháttriển kinh tế - xã hội, cải cách thủ tục hành chính

Căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch được giao cụ thể như từng tháng, quý, năm haygiai đoan cụ thể

Căn cứ vào kết quả thực hiện các nhiệm vụ năm trước nếu còn tồn đọng chưahoàn thiện thì tiếp tục thực hiện tiếp hoặc đã hoàn thành thì xây dựng kế hoạch hoạt

động cụ thể cho năm tới.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cũng như thẩm quyền hoạt độngcủa bộ phận để đề ra các chương trình, kế hoạch đúng và sát với thực tế yêu cầu đặt ra

Trong giai đoạn từ năm 2011 đến tháng 5 / 2017 tại bộ phận tiếp nhận và trả kếtquả đã thực hiện xây dựng, ban hành số lượng các chương trình, kế hoạch công tác cụthể như sau:

Bảng 2.1 Thống kê kế hoạch công tác được ban hành tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả từ năm 2012 – 5/2017

Dựa vào bảng thống kê trên ta thấy, việc xây dựng kết hoạch công tác tại bộphận đã có sự thay đổi, việc xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm nhìnchung đã thể hiện tăng dần qua các năm Cụ thể năm 2012, ban hành 25 kế hoạch côngtác tuần (chiếm 52,08%); kế hoạch công tác tháng là 6 kế hoạch (chiếm 50%), và kếhoạch công tác quý là 1 (chiếm 25%) Nhưng đã có sự thay đổi dịch chuyển tăng lên

về số lượng ở các năm về sau ví dụ: Năn 2016, ban hành 40 kế hoạch tuần (chiếm83,33%); kế hoạch công tác tháng là 12 (hoàn thành100%); kế hoạch công tác quý là 4(hoàn thành 100%)

Như vậy, công tác xây dựng và ban hành các chương trình, kế hoạch công táctại bộ phận đã được đảm bảo và chú trọng thực hiện theo yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra Đểquá việc thực hiện có hiệu quả là do sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, đơn

vị, sự nhận thức đúng về vai trò của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch hoạtđộng của bộ phận, bên cạnh đó cũng là do việc áp dụng công tác cải các nền hànhchính nhà nước đã và đang bước vào những giai đoạn thực hiện một cách đồng bộ, sâurộng nhất vì vậy đã nêu cao tinh thần, trách nhiệm, thái độ làm việc một cách hiệu quả

nhất đối với các cán bộ, công chức làm công tác tại bộ phận

Về cơ bản công tác xây dựng các chương trình, kế hoạch cũng đã bảo đảm tínhkhoa học, có sự sắp xếp theo một trình tự nhất định, tạo điều kiện thuận lợi trong côngtác tổ chức, điều hành giúp cho cán bộ, công chức nắm được những yêu cầu, nhiệm vụtình hình trong từng giai đoạn, thời gian cụ thể, trong thời gian đã qua và mục tiêunhiệm vụ trong thời gian tiếp theo Qua đó giúp cho việc thực hiện công việc một cách

có hiệu quả nhất, khoa học theo trình tự đã được sắp xếp theo từng nội dung hoặc lĩnhvực công tác giúp cho việc triển khai được thuận lợi và hoạt động thống nhất, tránhchồng chéo, mâu thuẫn trong công tác chỉ đạo điều hành Mặt khác, quá trình xâydựng các kế hoạch cho phép bộ phận có sự chuẩn bị, đảm bảo trang bị đầy đủ các điềukiện về nhân sự, cơ sở vật chất và các trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho quá trìnhhoạt động của bộ phận

Mặc dù vậy, hoạt động xây dựng lập kế hoạch, chương trình công tác vẫn cònmột số hạn chế vẫn còn tồn tại, chưa làm được như chưa nói rõ được các nội dung hoạtđộng, chưa đánh giá sâu sắc đặc biệt là những hạn chế trong công tác quản lý chỉ đạođiều hành cũng như quá trình thực hiện các công việc mới, đột xuất phát sinh cònchậm trễ, hiệu quả công việc chưa cao, ảnh hưởng đến hoạt động chung Thời giantrước việc kiểm tra nhiệm vụ xây dựng kế hoạch công tác vẫn chưa xem là nhiệm vụbắt buộc nên dẫn đến tình trạng không thực hiện đầy đủ, có tuần, có tháng làm, cótuần, có tháng không

2.2.2 Thu thập, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của bộ phận

Trong hoạt động của các cơ quan thì thông tin là vấn đề cần thiết và quan trọngđối với hoạt động lãnh đạo, quản lý giúp cho mọi việc được thực hiện một cách chínhxác đảm bảo thực hiện đúng thẩm quyền, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND huyện Sóc Sơn là bộ phận hoạtđộng đặc thù công việc đó là cầu nối giải quyết các vấn đề của cá nhân, tổ chức với cơquan quản lý nhà nước Vì vậy, thông tin là vấn đề cốt lõi trong hoạt động quản lý của

bộ phận, các thông tin được tiếp nhận tại bộ phận là thông tin từ chỉ đạo của UBNDhuyện, các cơ quan cấp trên, từ các phòng ban đơn vị chuyên môn trong các lĩnh vựcliên quan; thông tin từ các cá nhân, tổ chức đến thực hiện công tác giao dịch tại bộphận Cho nên công tác thu thập, xử lý và phản hồi thông tin luôn phải đảm bảo chínhxác, kịp thời và hiệu quả mang lại là cao nhất

Quy trình quản lý, tiếp nhận và xử lý thông tin tại bộ phận một cửa được thựchiện như sau:

Bảng 2.2 Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Bước 1: Thu thập thông tin

Trong hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nguồn thông tin rất đadạng bao gồm các nguồn thông tin như sau:

Thông tin từ các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền từ trung ương, thànhphố và UBND huyện thông qua các văn bản, quy định liên quan đến tổ chức hoạt độngcủa bộ phận một cửa

Thông tin từ các cá nhân, tổ chức đến thực hiện yêu cầu giao dịch hành chính(thông tin đa dạng, nhiều nội dung khác nhau) gửi đến các cơ quan chuyên môn theoyêu cầu từng lĩnh vực cụ thể

Thông tin phản hồi của các cơ quan, đơn vị, phòng ban chuyên môn trong phốihợp trong hoạt động giải quyết công việc

Ngoài ra còn có các thông tin liên quan đến hoạt động từ báo chí, internet, xãhội, dư luận

Nguồn thông tin ở đây chủ yếu bao gồm thông tin từ các văn bản chỉ đạo của cơquan cấp trên về chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện, thay đổi cách thức thực hiện thủ tục;thông tin từ các phòng ban chuyên môn trực tiếp giải quyết thủ tục, thông tin từ lãnhđạo UBND huyện và thông tin phản hồi từ chính công dân, tổ chức

Bước 2: Kiểm tra, phân tích và xử lý thông tin

Trong bước này thì thông tin chủ yếu xuất phát từ các cá nhân, tổ chức đến thựchiện giao dịch Sau khi cá nhân, tổ chức trình thông tin nội dung yêu cầu thì cán bộ

Thu thập thông tin

Kiểm tra, phân tích và xử lý thông

tin

Truyền đạt, phổ biến thông tin

Bảo quản, lưu trữ thông tin

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Bước 4

phụ trách chuyên môn theo các lĩnh vực sẽ tiếp nhận hồ sơ thông tin liên quan đến nộidung và tiến hành kiểm tra, phân tích, xử lý các thông tin xem đã được đầy đủ, hayđúng, sai, cái nào cần bổ sung còn thừa, thiếu như thế nào.

Bước 3: Truyền đạt và phản hồi thông tin

Sau khi cán bộ chuyên môn tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra các thông tin yêu cầuliên quan thì sẽ tiến hành phản hồi thông tin ở các mức độ khác nhau như:

Nếu thông tin yêu cầu đáp ứng đúng, đủ thì cán bộ tiếp nhận sẽ làm thủ tụcnhận hồ sơ và phiếu hẹn trả kết quả sau khi giải quyết xong trong thời gian quy địnhđược ban hành công khai và sẽ chuyển đến các phòng ban chuyên môn để giải quyết

Nếu thông tin yêu cầu chưa đúng, hoặc chưa đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận cótrách nhiệm truyền đạt, hướng dẫn cá nhân, tổ chức hoàn thiện hồ sơ, bổ sung các biểumẫu, giấy tờ theo đúng quy định

Sau khi chuyển giao hồ sơ đến các phòng ban chuyên môn nếu hồ sơ chưa đầy

đủ thông tin, hoặc có những sai sót thì cán bộ tiếp nhân hồ sơ sẽ phản hồi thông tin từcán bộ chuyên môn xử lý giải quyết đến cá nhân, tổ chức để hướng dẫn họ hoàn thiện

hồ sơ theo đúng quy định, yêu cầu

Bước 4: Bảo quản và lưu trữ thông tin

Các thông tin liên quan đến hoạt động của bộ phận, các văn bản hồ sơ của cánhân, tổ chức có liên quan đến quá trình giải quyết các công việc đều phải được bảoquản chặt chẽ, phân loại rõ ràng nên đã hạn chế được sự mất mát, thất lạc hồ sơ, haynhầm lẫn Các thông tin liên quan đến quá trình xử lý, hồ sơ đều được lưu trữ lại tại bộphận để phục vụ cho việc tìm kiếm, hoặc kiểm tra khi có yêu cầu hoặc công việc cầnphải xử lý liên quan

Trong hoạt động của bộ phận thì thông tin chủ yếu là hình thành và lưu trữ trêncác văn bản là chủ yếu vì vậy quá trình phân tích, xử lý và truyền đạt phổ biến thôngtin luôn được thực hiện một cách rõ ràng, nhanh chóng, kịp thời vì vậy trong nhiềutrường hợp có thể thực hiện điều chỉnh một cách thuận tiện hơn

Tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của cơ quan thì chứcnăng chủ yếu là tiếp nhận, hướng dẫn giải quyết hồ sơ hành chính của cá nhân, côngdân, tổ chức thì việc thường xuyên cập nhật và công khai các thông tin liên quan đếntừng lĩnh vực hoạt động sẽ giúp cho không chỉ có cán bộ công chức giải quyết thủ tụcnắm bắt được các quy trình để thực hiện đảm bảo thực hiện đúng nhiệm vụ mà nó còngiúp cho các cá nhân, tổ chức khi đến giao dịch tại bộ phận hoặc kiểm tra quá trìnhthực hiện, giải quyết hồ sơ, thủ tục của mình qua mạng internet cũng có thể biết rõ cácyêu cầu đối với từng lĩnh vực để chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, giấy tờ cần thiết nhằm hạnchế thiếu sót giảm quá trình đi lại Đồng thời qua ứng dụng công nghệ thông tin cá