Quản trị vốn luân chuyển tại công ty cổ phần dược – thiết bị y tế đà nẵng (dapharco)

Trần Thị Quỳnh Giang 2014 “Kế toán quản trị hàng tồn kho: Công cụ giúp doanh nghiệp hội nhập hiệu quả” Tạp chí Tài chính ngày 9/6/2014 nêu ra vấn đề cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập và

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Hữu Hòa

Đà Nẵng- Năm 2016

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Hồng Anh

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TRONG KINH DOANH 7

1.1 VỐN LUÂN CHUYỂN VÀ QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN 7

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của vốn luân chuyển 7

1.1.2 Khái niệm, mục tiêu và các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản trị vốn luân chuyển trong kinh doanh 10

1.1.3 Nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị vốn luân chuyển 12

1.2 NỘI DUNG QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TRONG KINH DOANH 15 1.2.1 Quản trị các khoản phải thu 15

1.2.2 Quản trị dự trữ hàng tồn kho 25

1.2.3 Quản trị tiền mặt 33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC THIẾT BỊ Y TẾ ĐÀ NẴNG (DAPHARCO) 39

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY DAPHARCO 39

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 39

2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty 40

2.1.3 Đặc điểm về nguồn lực kinh doanh của Công ty 42

2.2.1 Phân tích thực trạng quản trị khoản phải thu tại Công ty 50

2.2.2 Phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty 58

2.2.3 Phân tích thực trạng công tác quản trị tiền mặt tại Công ty 63

2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TẠI CÔNG TY DAPHARCO 68

2.3.1 Thành tựu Công ty Dapharco đã đạt được trong công tác quản trị vốn luân chuyển 68

2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân 69

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC - THIẾT BỊ Y TẾ ĐÀ NẴNG (DAPHARCO) 71

3.1 PHƯƠNG HƯỚNG, MỤC TIÊU CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI 71

3.1.1 Các chỉ báo về xu hướng thay đổi trên thị trường 71

3.1.2 Định hướng hoạt động của Công ty 74

3.1.3 Phương hướng quản trị vốn luân chuyển 75

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TẠI CÔNG TY 76

3.2.1 Giải pháp về quản trị khoản phải thu 76

3.2.2 Giải pháp về quản trị dự trữ hàng tồn kho 83

3.2.3 Giải pháp về quản trị tiền mặt 91

3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HỖ TRỢ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TẠI CÔNG TY 94

KẾT LUẬN 96

PHỤ LỤC

bảng Tên bảng Trang

1.1 Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản trị vốn luânchuyển 111.2 Bảng theo dõi tuổi nợ 221.3 Ví dụ về mẫu một thủ tục thu nợ tại một doanh

1.4 Kế hoạch vốn bằng tiền 352.1 Tình hình về lao động của Công ty qua các năm 422.2 Trình độ và cơ cấu lao động tại Công ty 432.3 Bảng tổng hợp nhà cửa, vật kiến trúc hiện có 442.4 Trích bảng cân đối kế toán 452.5 Bảng kết cấu vốn luân chuyển 462.6 Trích Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 482.7 Bảng phân tích khả năng sinh lời của Công ty 492.8 Bảng chi tiết về giá trị khoản phải thu 502.9 Bảng đánh giá hiệu suất sử dụng khoản phải thu 512.10 Bảng phân loại nhóm khách hàng 54

2.11 Phân loại các chính sách bán hàng tín dụng đang áp

2.19 Bảng đánh giá hiệu quả công tác quản trị tiền mặt 642.20 Trích Báo cáo luân chuyển tiền tệ năm 2012- 2014 662.21 Bảng thu chi tiền mặt theo tháng của năm 2014 67

2.22 Bảng đánh giá hiệu quả công tác quản trị vốn luân

DANH MỤC HÌNH VẼ

1.1 Quy trình đánh giá uy tín tín dụng của khách hàng 161.2 Mô hình cây quyết định cấp tín dụng 211.3 Phân loại hàng hóa tồn kho 281.4 Mô hình chu kỳ đặt hàng dự trữ EOQ 301.5 Mô hình chi phí theo EOQ 321.6 Quản lý ngân quỹ theo mô hình Miller Orr 363.1 Sơ đồ minh họa kế hoạch thu chi tiền mặt 91

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Vốn là yếu tố đầu tiên được đề cập đến khi một doanh nghiệp muốntham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh; là cơ sở để doanh nghiệp đủkhả năng cạnh tranh và thúc đẩy phát triển Trong nền kinh tế ngày nay, bất

kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động kinh doanh đòi hỏi phải có lượng vốnnhất định Vốn luân chuyển có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đếnquá trình sản xuất kinh doanh cũng như hiệu quả kinh doanh của doanhnghiệp

Thực hiện sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường, vốn của doanhnghiệp là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp có đủ khả năng cạnhtranh và thúc đẩy phát triển Công tác quản lý sử dụng hiệu quả nguồn vốnbao gồm nhiều khâu, nhiều thành phần khác nhau nhưng giữa chúng có mốiquan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành hệ thống quản lý hiệu quả

Từ năm 2012 đến nay, kinh tế Việt Nam đã có những chuyển biến tíchcực, đã phục hồi lại sau khủng hoảng và đang phát triển đi lên Có thể nói,trong sự cạnh tranh gay gắt ấy, huy động được vốn chỉ là bước đầu, quantrọng và quyết định hơn là nghệ thuật phân bổ, sử dụng số vốn với hiệu quảcao nhất vì điều đó ảnh hưởng đến vị thế của Công ty trên thương trường.Bởi vậy cần phải có chiến lược bảo toàn và sử dụng hiệu quả vốn luânchuyển Với nhu cầu vốn kinh doanh ngày càng lớn, tuy nhiên khả năng tạolập và huy động vốn của doanh nghiệp lại bị hạn chế, việc quản trị nguồn vốnđặc biệt là nguồn vốn luân chuyển đang gặp rất nhiều khó khăn Từ thực tếtrong thời gian qua, các doanh nghiệp Việt Nam phụ thuộc quá nhiều vàonguồn vốn vay, khi lãi suất vay tăng cao các doanh nghiệp đã không kiểmsoát được dòng tiền thu về Ngoài ra, việc luôn chạy theo chỉ tiêu doanh thu

và dùng vốn ngắn hạn để đầu tư trung hạn đã dẫn đến sự mất cân bằng vềvốn của các doanh nghiệp

Là một công ty đang hoạt động lĩnh vực kinh doanh thương mại về dượcphẩm và thiết bị y tế nhưng Công ty Cổ phần Dược - Thiết bị y tế Đà Nẵng(Dapharco) cũng đang gặp những vấn đề khó khăn tương tự Công ty đượcthành lập vào năm 2004 với xuất phát ban đầu là một của hàng kinh doanhthuốc tây, đã và đang phát triển mạnh mẽ theo hướng cổ phần hóa Công tyđang trở thành nhà phân phối thuốc uy tín của nhiều hãng dược trên thế giớitại thị trường Việt Nam Hệ thống phân phối thuốc đang ngày càng được mởrộng, bằng chứng là trong 5 năm qua, các văn phòng đại diện trên khắp cátỉnh thành liên tục được khai trương Về chính sách quản lý, Công ty đã mạnhdạn áp dụng công nghệ quản lý 5S vào quản lý chất lượng môi trường làmviệc và nhân viên, làm tăng tính chuyên nghiệp và tăng doanh thu

Tuy nhiên, cũng giống như đa số các công ty dược khác, năm vừa qua,Công ty chịu ảnh hưởng do việc nắm bắt chưa linh hoạt các chính sách mớicủa Nhà nước nên doanh thu có phần giảm sút Về đặc điểm quản trị vốn,công ty vẫn quản lý theo lối cũ, áp dụng kinh nghiệm từ trước vẫn chưa ápdụng các công nghệ mới, phần mềm mới vào khâu quản lý nói chung và quản

lý tài chính nói riêng Với nguồn vốn chủ yếu dựa vào vay nợ, đặc biệt là vay

nợ ngắn hạn, Công ty luôn đứng trước nguy cơ mất khả năng thanh toán dẫntới vỡ nợ

Xuất phát từ vấn đề nêu trên em lựa chọn đề tài: “Quản trị vốn luân

chuyển tại Công ty Cổ phần Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng (Dapharco)”

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến quản trị vốn luân

chuyển trong kinh doanh;

- Đánh giá thực trạng quản trị vốn luân chuyển tại Công ty Dapharco từnăm 2012 đến năm 2014;

- Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị vốn luân chuyểntại Công ty Dapharco

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác quản trị vốn luân chuyểncủa công ty dược, cụ thể là Công ty Dapharco bao gồm 3 nội dung là quản trịkhoản phải thu, hàng tồn kho và tiền mặt

Phạm vi nghiên cứu luận văn: Tập trung làm rõ nội dung quản trị vốnluân chuyển cấp công ty của Công ty Dapharco trên địa bàn Đà Nẵng, sửdụng dữ liệu từ năm 2012 đến năm 2014 và đề ra giải pháp

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp khác nhau làm cơ sở cho việc nghiêncứu bao gồm:

+ Phương pháp trích dẫn gồm trích dẫn ý;

+ Phương pháp tổng hợp thông tin;

+ Phương pháp điều tra xã hội trên cơ sở hỏi ý kiến khách hàng;

+ Phương pháp hân tích số liệu, điều tra khảo sát;

+ Phương pháp phân tích chỉ số, phân tích khối;

+ Phương pháp so sánh từ các dữ liệu quá khứ và dự báo các dữ liệutương lai

5 Bố cục đề tài

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị vốn luân chuyển trong Công ty;Chương 2: Thực trạng quản trị vốn luân chuyển tại Công ty Dapharcotrong thời gian từ năm 2012 đến năm 2014;

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị vốn luân chuyển tại Công

ty Dapharco

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Nguyễn Tấn Bình (2007), “Quản trị tài chính ngắn hạn”, NXB Thống

Kê Thành phố Hồ Chí Minh Cuốn sách Quản trị tài chính ngắn hạn nghiêncứu các vấn đề về quản trị hàng tồn kho, quản trị tiền mặt, quản trị khoản phảithu, dự báo tiền mặt, quản trị đầu tư ngắn hạn và huy động vốn ngắn hạn

Đoàn Gia Dũng (2010) “Quản trị tài chính” của trường Đại học kinh tế,

Đại học Đà Nẵng viết về quản trị vốn luân chuyển bao gồm khái niệm và cấutrúc của vốn luân chuyển, các quyết định về vốn luân chyển cũng như cácchính sách quản trị khoản phải thu

Trần Thị Quỳnh Giang (2014) “Kế toán quản trị hàng tồn kho: Công cụ

giúp doanh nghiệp hội nhập hiệu quả” Tạp chí Tài chính ngày 9/6/2014 nêu

ra vấn đề cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập và việc sử dụng công cụ kế toán,đặc biệt là kế toán tồn kho, giúp phân tích các hoạt động kinh tế, đưa ra cácquyết định đầu tư đem lại lợi nhuận cao

Nguyễn Thanh Liêm (2007) giáo trình “Quản trị tài chính” xem xét các

quyết định khai thác và đầu tư vốn ngắn hạn cũng như dài hạn của các nhàquản trị tài chính trên hai khía cạnh sinh lời và rủi ro

Nguyễn Thanh Liêm, Nguyễn Thị Mỹ Hương (2009), “Quản trị tài

chính”, NXB Thống Kê Cuốn sách này đã hệ thống toàn bộ các hoạt động

quản trị tài chính trong doanh nghiệp, trong đó chương 5 của cuốn sách nàytrình bày chuyên sâu về Quản trị vốn luân chuyển, gồm: Các chính sách cơbản của quản trị vốn luân chuyển Quản trị các yếu tố cấu thành của vốn luânchuyển; Các biện pháp tài trợ ngắn hạn

Nguyễn Tiến Nhật (2012) luận văn thạc sĩ “Quản trị vốn luân chuyển tại

công ty cổ phần Sông Đà 10 tập đoàn Sông Đà” đã nghiên cứu cơ sở lý thuyết

của quản trị vốn luân chuyển cũng như thực trạng tại công ty và đề ra những

giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị vốn luân chuyển tại Công ty cổ phần Sông

Đà 10 - Tập đoàn Sông Đà

Bùi Hữu Phước ( 2010) “Giáo trình Tài chính doanh nghiệp” Nhà xuất

bản tài chính đã nêu khái niệm và thành phần vốn luân chuyển, làm rõ đượcbản chất, nội dung quản trị dự trữ hàng tồn kho, khoản phải thu và tiền mặt;các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn luân chuyển…

Nguyễn Minh Kiều (2011), “Tài chính doanh nghiệp” cơ bản, NXB Lao

động xã hội Cuốn sách nghiên cứu kế thừa và vận dụng các khái niệm và lýthuyết quản trị tài chính và tài chính công ty được trình bày trong các tácphẩm nổi tiếng của các giáo sư ở các trường đại học Mỹ

Phạm Quang Trung (2012) “Giáo trình Quản trị tài chính doanh nghiệp”

Nhà xuất bản Đại học kinh tế Quốc dân, xây dựng được chỉ tiêu đánh giá hiệuquả sử dụng vốn luân chuyển trong doanh nghiệp

Đỗ Thị Tuyết (2010) luận văn “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử

dụng vốn lưu động tại công ty Cổ phần Sông Đà 11” nghiên cứu hệ thống cơ

sở lý thuyết về việc sử dụng vốn lưu động, thực trạng về hiệu quả sử dụngvốn tại Công ty cổ phần Sông Đà 11 từ đó, rút ra giải pháp nhằm nâng caohiệu quả sử dụng vốn cho Công ty

Robert Alan Hill (2014) “Working Capital Management: Theory and

Strategy” London Business School, tác phẩm giới thiệu về đặc tính vốn luân

chuyển, vòng luân chuyển vốn trong kinh doanh, đánh giá và hiệu quả sửdụng vốn luân chuyển trong công ty

Engene F.Brigham, Joel F.Houston (2009) “Quản trị tài chính TP Hồ

Chí Minh: Cengage Learning” Văn hóa Sài Gòn cung cấp cho người đọc các

kiến thức khá toàn diện và chuyên sâu về Quản trị tài chính trong môi trườngkinh doanh toàn cầu hóa

Suesh Kumar (2012) “Evaluation of working capital management in

Bajaj Allianz life Insurance” nghiên cứu, khảo sát về giá trị của vốn luân

chuyển trong các công ty ở Ấn Độ từ đó phản ánh được những tính chất củangành ảnh hưởng đến công tác quản trị vốn luân chuyển trong công ty

Terry S Maness và John T Zietlow (2005) “Short term Financial

Management” Nhà xuất bản South-Western College Tác phẩm đã đưa ra khái

niệm về quản trị tài chính nói chung và quản trị vốn luân chuyển nói riêng,các công cụ nhằm tăng cường hiệu quả sử dụng vốn luân chuyển, hệ thốngcác chỉ tiêu đánh giá quản trị vốn luân chuyển

Lorezo A Preve, Virginia Sarria – Allende (2010), “Working capital

management” Oxford University Cuốn sách này cung cấp cho chúng ta

những kiến thức quản trị tài chính doanh nghiệp trong thời kỳ khủng hoảngkinh tế

James Sagner (2010) “Essentials of working capital management” tập

trung vào việc lý giải làm sao một doanh nghiệp có thể thành công trongnhững thời điểm khó khăn nhất định, với nguồn vốn dài hạn và nguồn tài trợngắn hạn; và làm thế nào để tăng tính thanh khoản cũng như tận dụng đượctối đa các nguồn lực

James Sagner (2014) “Working Capital Management” có cái nhìn chi tiết

trong từng chu kỳ kinh doanh, giúp các nhà quản trị cải thiện việc quản trị tàisản và nợ phải trả như là việc tối đa hóa sử dụng các dữ liệu dự báo để xácđịnh rủi ro tốt hơn và sử dụng tối ưu nguồn vốn sẵn có

a Khái niệm về vốn luân chuyển

Muốn tiến hành sản xuất kinh doanh, ngoài các tài sản sản cố định, cáccông ty còn cần các tài sản luân chuyển Khác với tài sản cố định, tài sản luânchuyển chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và không giữ nguyên hình tháivật chất ban đầu, giá trị của nó được chuyển toàn bộ, một lần vào giá trị sảnphẩm Các tài sản luân chuyển khi xem xét chúng dưới hình thái giá trị thìđược gọi là vốn luân chuyển của công ty Cụ thể hơn, có thể hiểu vốn luânchuyển theo nghĩa rộng chính là giá trị tiền mặt, khoản phải thu, chứng khoánkhả nhượng, tồn kho và chi phí trả trước

Theo TS Đoàn Gia Dũng “Vốn luân chuyển gộp bao gồm giá trị của

toàn bộ các tài sản lưu động, đó là các tài sản có khả năng chuyển hóa tiền mặt trong một chu kỳ kinh doanh, thường quy ước nhỏ hơn hay bằng một năm” (Quản trị tài chính, 2010).

Theo TS Bùi Hữu Phước “Vốn luân chuyển hay là vốn lưu động của

doanh nghiệp là số tiền ứng trước về những tài sản lưu động hiện có của doanh nghiệp Trong quá trình sản xuất, vốn này luôn chuyển hóa từ giai đoạn này sang giai đoạn khác Do sự chuyển hóa không ngừng nên vốn lưu động thường xuyên có các bộ phận tồn tại cùng một lúc dưới các hình thái khác nhau trong lĩnh vực sản xuất và lưu thông” (Tài chính doanh nghiệp,

2010)

Như vậy, vốn luân chuyển là giá trị của toàn bộ tài sản lưu động, gắnliền với chu kì kinh doanh của công ty Trong mỗi chu kỳ nó chuyển hóa qua

tất cả các dạng tồn tại từ tiền mặt đến tồn kho, khoản phải thu và trở về hìnhthái ban đầu là tiền mặt Như vậy, vốn luân chuyển được cụ thể hóa bao gồm:(i) Hàng tồn kho được định nghĩa là tài sản trong khâu dự trữ của quátrình sản xuất kinh doanh, là loại tài sản ngắn hạn vì nó thường được bán đitrong vòng một chu kỳ hoạt động kinh doanh thông thường

Theo TS Bùi Hữu Phước, “Hàng tồn kho là các loại vật tư, hàng hóa

mà doanh nghiệp dự trữ để sản xuất hoặc để bán” (2010)

Cụ thể, dự trữ hàng tồn kho bao gồm dự trữ nguyên liệu, vật liệu; dự trữthành phẩm và dự trữ hàng hóa Đối với doanh nghiệp thương mại, hàng tồnkho là hàng hóa mua về để bán, công cụ dụng cụ…

(ii) Khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả cáckhoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào màcác con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty Các khoản phải thuđược kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, baogồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưađến hạn thanh toán

Các khoản phải thu bao gồm: phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ,thế chấp, ký cược, ký quỹ, tạm ứng và trả trước

(iii) Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiềnđang chuyển và các khoản tiền gửi không kỳ hạn; các khoản đầu tư ngắn hạn(không quá 3 tháng), có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiềnxác định và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền

b Đặc điểm của vốn luân chuyển

+ Thời gian hoạt động và chu kỳ hoạt động ngắn, không quá 1 năm + Vốn luân chuyển hoàn thành một vòng tuần hoàn sau khi kết thúc mộtchu kỳ sản xuất kinh doanh

+ Vốn luân chuyển trong doanh nghiệp luôn thay đổi hình thái biểu hiệntrong quá trình tuần hoàn luân chuyển

+ Vốn luân chuyển chuyển hóa toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sảnphẩm theo chu kỳ sản xuất kinh doanh

c Vai trò của vốn luân chuyển

+ Vốn luân chuyển là một chỉ số liên quan đến lượng tiền một công tycần huy động để duy trì hoạt động thường xuyên, đó là lượng tiền cần thiết đểcho hoạt động chuyển hóa nguyên liệu thô thành thành phẩm bán ra thị trường+ Vốn luân chuyển có khả năng quyết định đến quy mô hoạt động củadoanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường doanh nghiệp hoàn toàn tự chủtrong việc sử dụng vốn nên khi muốn mở rộng quy mô của doanh nghiệp phảihuy động một lượng vốn nhất định để đầu tư ít nhất là đủ để dự trữ vật tư hànghóa

+ Khả năng quản lý vốn luân chuyển càng tốt thì nhu cầu vay nợ củadoanh nghiệp ngày càng giảm Nó còn giúp bảo đảm lượng vốn nhàn rỗi sẽđược đầu tư có hiệu quả đem lại nguồn lợi nhuận cho doanh nghiệp

+ Vốn luân chuyển còn là bộ phận chủ yếu cấu thành nên giá thành sảnphẩm do đặc điểm luân chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm Nguyênnhân là do giá trị của hàng hóa bán ra được tính toán trên cơ sở bù đắp đượcgiá thành sản phẩm cộng thêm một phần lợi nhuận

+ Các chính sách quản trị vốn luân chuyển cần giải quyết hai vấn đề lớn:thứ nhất đầu tư bao nhiêu vào tài sản lưu động và đầu tư vào tài sản nào; thứhai sử dụng nguồn vốn nào để tài trợ cho vốn luân chuyển Hai vấn đề nàyđều có tác động trực tiếp và tổng hợp lên tính sinh lợi cũng như rủi ro củadoanh nghiệp

1.1.2 Khái niệm, mục tiêu và các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản trị vốn luân chuyển trong kinh doanh

a Khái niệm quản trị vốn luân chuyển

Khái niệm quản trị vốn luân chuyển được biết đến nhiều hơn vì các nhàquản trị bắt đầu nhận thấy những lợi ích từ việc quản trị tốt nguồn vốn, đặcbiệt là vốn luân chuyển

Quản trị vốn luân chuyển là nhiệm vụ tiền thân của quản trị tài chính,nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu vốn luân chuyển bằng cách thúc đẩy nhanh sựchuyển hóa giữa các hình thái tồn tại cơ bản của tài sản lưu động để liên tụcsinh ra ngân quỹ

Quản trị vốn luân chuyển liên quan đến mối quan hệ giữa tài sản ngắnhạn của doanh nghiệp và các khoản nợ ngắn hạn của nó Nhằm đảm bảo công

ty có thể tiếp tục hoạt động của mình và rằng nó có đủ khả năng đáp ứng nợngắn hạn đến hạn và chi phí hoạt động sắp tới Vì vậy, việc quản trị vốn luânchuyển chính là quản trị hàng tồn kho, các khoản phải thu và tiền mặt

Quản trị vốn luân chuyển là hoạt động chính yếu của nhà quản trị tàichính nhằm đảm bảo kiểm soát được chi phí duy trì tài sản lưu động, duy trìrủi ro ở mức thích hợp (Quản trị tài chính, TS Bùi Hữu Phước, 2010)

b Mục tiêu quản trị vốn luân chuyển

Mục tiêu của quản trị vốn nói chung và vốn luân chuyển nói riêng là đảmbảo quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường với hiệu quảkinh tế cao nhất Đó là phải tính toán và kiểm soát chặt chẽ lượng tiền mặt,khoản phải thu và giá trị tồn kho

Quá trình này bao gồm việc tính toán nhằm tìm ra một lượng dự trữ tiềnmặt và tồn kho tối ưu tránh hiện tượng tồn trữ nhiều gây lãng phí cũng nhưtrường hợp tồn trữ ít sẽ không hoạt động hiệu quả; điều tiết các chính sáchbán hàng tín dụng nhằm đưa ra các quyết định về khoản phải thu hợp lý

c Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản trị vốn luân chuyển

Bảng 1.1 Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản trị vốn luân huyển Chỉ tiêu đánh giá Công thức tính Ý nghĩa

360

Số ngày cần thiết để vốn luân chuyển quay được một vòng

Phản ánh tốc độ biến đổi khoản phải thu thành tiền mặt, số vòng quay càng lớn tốc độ thu hồi nợ của doanh nghiệp càng

Là số lần mà hàng tồn kho bình quân luân chuyển trong kỳ

( Nguồn: Quản trị tài chính doanh nghiệp, 2010)

1.1.3 Nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị vốn luân chuyển

a Đặc điểm của công ty

+ Sự ổn định của doanh thu và lợi nhuận có ảnh hưởng trực tiếp tới quy

mô của vốn huy động Khi doanh thu ổn định sẽ có nguồn để lập quỹ trả nợđến hạn, kết quả kinh doanh có lãi sẽ là nguồn để trã lãi vay

+ Quy mô, uy tín và vị thế của Công ty sẽ quyết định quy mô, hiệu quảcủa vốn luân chuyển trong Công ty

+ Mức độ chấp nhận rủi ro của người lãnh đạo: Trong kinh doanh phảichấp nhận mạo hiểm, chấp nhận sự rủi ro, nhằm có cơ hội để gia tăng lợinhuận (mạo hiểm càng cao thì rủi ro càng nhiều nhưng lợi nhuận lại cànglớn) Do đó có thể có một số nhà quản trị sẵn sàng sử dụng nhiều nợ hơn để

gia tăng lợi nhuận Tuy nhiên các nhà quản trị cần phải cân nhắc kỹ trước khi

ra quyết định tăng tỷ trọng vốn vay nợ bởi lẽ tăng mức độ mạo hiểm và chỉcần một sự thay đổi nhỏ về doanh thu và lợi nhuận theo chiều hướng giảm sút

sẽ làm cho cán cân thanh toán mất thăng bằng

b Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của ngành dược

+ Đặc điểm kinh doanh của ngành cung cấp vật tư thiết bị y tế là khá ổnđịnh, không có tính mùa vụ Chu kỳ và số lần đặt hàng trong năm khá ổnđịnh, có sự lặp đi lặp lại giữa các năm

+ Sản phẩm ngành dược ít co giãn với giá Nguyên nhân là do dượcphẩm là dòng sản phẩm có liên quan trực tiếp đến sức khỏe con người, yếu tốchất lượng được đặt lên hàng đầu

+ Ngành dược đòi hỏi vốn lớn, đặc biệt là vốn luân chuyển đáp ứng hoạtđộng hàng ngày Dapharco là một công ty chuyên phân phối thuốc nhập khẩunên thường xuyên có lượng hàng tồn kho, chủ yếu là hàng hóa, thuốc men,thiết bị vật tư y tế

+ Khách hàng của ngành dược bao gồm khách hàng sĩ và khách hàng lẻ.Trong đó, chủ yếu là khách hàng sĩ mua hàng với khối lượng lớn, mặt hàng đadạng Đây là yếu tố để xem xét chính sách bán hàng tín dụng với khách hàng.+ Sản phẩm đặc thù của ngành dược là thuốc men, thực phẩm chức năng

và vật tư y tế tác động trực tiếp đến sức khỏe của con người Trong đó, thuốcmen, thực phẩm chức năng là những hàng hóa có hạn sử dụng Sản phẩm sẽ

bị giảm phẩm cấp nếu như bị tồn kho lâu ngày Chính vì vậy, cần phải xemxét khối lượng đặt hàng, thời gian đặt hàng phù hợp để tránh bị tồn kho quálâu

+ Một số sản phẩm thuốc, đặc biệt sản phẩm nhập khẩu còn phụ thuộcvào nhà cung ứng độc quyền; hoặc hành vi mua thuốc chịu sự phụ thuộc của

những người có chuyên môn, chính vì vậy, việc định giá và thực hiện cácchính sách bán hàng tín dụng cũng bị phụ thuộc.

c Đặc điểm của thị trường

+ Trạng thái nền kinh tế có ảnh hưởng gián tiếp tới tình hình tài chínhcủa doanh nghiệp Khi nền kinh tế phát triển vững mạnh và ổn định sẽ tạo chodoanh nghiệp có nhiều cơ hội trong kinh doanh như: huy động vốn, đầu tưvào các dự án lớn, có cơ hội lựa chọn bạn hàng

+ Tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng rất lớn đến giá trị hàng hóa của các công

ty, đặc biệt đối với các công ty thường xuyên giao dịch với nước ngoài thôngqua hoạt động nhập khẩu, xuất khẩu Khi tỷ giá hối đoái tăng, tiền nội tệ mấtgiá công ty nên tăng cường mua chịu hàng hóa và dự trữ tồn kho

+ Lạm phát: Khi lạm phát có xu hướng tăng, việc dự trữ hàng tồn khodần trở nên có lợi, công ty tăng cường dự trữ hàng tồn kho và hạn chế sửdụng chính sách tín dụng cho khách hàng

+ Vai trò điều tiết của Nhà nước trong nền kinh tế thị trường là điềukhông thể thiếu Các cơ chế, chính sách này có tác động không nhỏ tới tìnhhình tài chính của doanh nghiệp

+ Nhà cung cấp: Việc thanh toán các khoản chi phí cho nhà cung cấp sẽtác động trực tiếp đến tài chính của doanh nghiệp Lựa chọn nhà cung cấp và

áp dụng chính sách chiết khấu của các nhà cung cấp cũng là chức năng củaquản trị vốn luân chuyển

1.2 NỘI DUNG QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TRONG KINH DOANH 1.2.1 Quản trị các khoản phải thu

Quản trị khoản phải thu là việc đánh đổi giữa chi phí có liên quan đếnkhoản phải thu và doanh thu tăng thêm do bán chịu hàng hóa Quản trị khoảnphải thu đòi hỏi trả lời năm tập hợp các câu hỏi sau:

+ Điều kiện đề nghị bán hàng, dịch vụ của Doanh nghiệp ?

+ Đảm bảo về số tiền khách hàng nợ ?

+ Phân loại khách hàng như thế nào ?

+ Hạn mức tín dụng của từng khách hàng khác nhau như thế nào ?

+ Biện pháp áp dụng nhằm thu nợ đến hạn ?

Để tiêu thụ được nhiều hàng hóa và làm tăng doanh thu trong điều kiệncạnh tranh hiện nay các doanh nghiệp đều thực hiện việc bán hàng tín dụng từ

đó sẽ làm phát sinh các khoản phải thu của doanh nghiệp

Khoản phải thu vừa có chi phí trực tiếp vừa có chi phí gián tiếp nhưng lại

có một ưu điểm quan trọng là làm gia tăng lượng bán Ngoài ra, việc bán hàngtín dụng làm tăng tốc độ chuyển hóa tồn kho, tăng cường mối quan hệ với kháchhàng Tuy nhiên, bán hàng tín dụng cũng có nhiều bất lợi

+ Thứ nhất, việc tăng bán hàng tín dụng làm tăng khối lượng công việc,tăng chi phí bán hàng, quản lý khoản phải thu, thu nợ

+ Thứ hai, bán hàng tín dụng tăng làm tăng nhu cầu vốn cho các khoảnphải thu

+ Thứ ba, khi phát sinh các khoản phải thu sẽ phát sinh rủi ro đó là rủi rokhông trả nợ đúng hạn và rủi ro mất mát Vì vậy, việc bán hàng tín dụng cầntuân theo một chính sách hợp lý, bao gồm các bước sau: Xây dựng chính sáchbán chịu hợp lý, quyết định bán chịu, theo dõi tình hình các khoản phải thu nhằm

có chính sách đôn đốc nhắc nhở thu tiền đúng thời hạn và đủ

a Xây dựng chính sách bán hàng tín dụng:

Chính sách bán chịu hay còn gọi là tín dụng thương mại của doanhnghiệp nhằm thể hiện các nội dung như tiêu chuẩn tín dụng, điều khoản tín dụng,hạn mức tín dụng…

Việc xây dựng chính sách bán chịu hợp lý nhằm tối thiểu hóa rủi ro có thểxảy ra gây ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp Để tránh nhữngtổn thất do nợ không thể thu hồi, công ty cần phân tích uy tín tín dụng của khách

hàng trước khi quyết định có nên bán chịu hay không Quy trình đánh giá uy tíntín dụng khách hàng được mô tả trong sơ đồ 1.1.

Hình 1.1 Quy trình đánh giá uy tín tín dụng của khách hàng

(Nguồn: Tài chính doanh nghiệp, 2010)

Quy trình đánh giá uy tín khách hàng: gồm 3 bước

(1) Thu thập thông tin về khách hàng

(2) Phân tích thông tin thu thập được để phán quyết về uy tín tín dụngcủa khách hàng

(3) Quyết định có bán chịu hay không

(i) Tiêu chuẩn bán hàng tín dụng: Tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín

dụng của khách hàng để được công ty chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch

vụ Tùy vào mục tiêu và khả năng tài chính của doanh nghiệp để đưa ra tiêuchuẩn:

+ Mở rộng tức là dễ dàng chấp nhận bán chịu, đối tượng mua chịu được

mở rộng làm tăng doanh thu những chi phí cũng tăng, rủi ro tăng

+ Thắt chặt tức là đặt ra tiêu chuẩn cao nên sẽ có nhiều người không đủtiêu chuẩn mua chịu, từ đó doanh thu giảm

(ii) Thu thập thông tin và phân loại khách hàng: Nguồn thông tin chủ

yếu là từ ngân hàng thương mại, các đối tác của khách hàng, báo cáo tàichính, các công ty xếp hạng tín dụng và các thông tin do khách hàng cung cấpTiêu chuẩn tín dụng nên được thiết lập với sự tối thiểu hóa các rủi ro tíndụng Phương pháp 5C thường được sử dụng khi đo lường chất lượng tíndụng nói chung nhằm tính toán được uy tín tín dụng của khách hàng, như sau:+ Đặc điểm (Character) C1: Tính liêm chính của khách hàng và thái độđối với khoản nợ

+ Khả năng trả nợ (Capacity) C2: Khả năng thanh toán của người mua,

sử dụng báo cáo ngân lưu và dòng tiền mặt

+ Vốn (Capital) C3: Vốn tự có của công ty, giá trị thanh lý nhỏ hơn giátrị sổ sách

+ Tài sản thế chấp (Collateral) C4: Tài sản thế chấp là những tài sản cókhả năng làm vật thế chấp cầm cố Là phần bảo đảm an toàn, thường khôngquan trọng

+ Điều kiện kinh tế (conditions) C5: Tình hình kinh tế chung của ngànhTiêu chuẩn 5C giúp nhìn tổng quan với khách hàng khi cấp tín dụng,đánh giá cả về chỉ tiêu tín dụng và phi tín dụng Các chỉ tiêu tài chính đượclượng hóa chủ yếu là tỷ số thanh khoản, chỉ tiêu về hiệu quả hoạt động, tỷ sốđòn bẩy tài chính, chỉ tiêu khả năng sinh lời…Trong đó, chủ yếu là đánh giákhả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp bằng các tỷ số thanh toánhiện hành, vòng quay khoản phải thu, tỷ số thanh toán lãi vay…,

Dựa vào các tiêu chí này, công ty sắp xếp trong các bảng, chấm điểm vàđánh giá, phân loại khách hàng

(iii) Áp dụng tiêu chuẩn bán hàng tín dụng

Sau khi thu thập thông tin về khách hàng, Công ty quyết định có bánhàng tín dụng hay không và hạn mức là bao nhiêu nếu có

Để ra quyết định, cần thực hiện các công việc:

+ Phân tích tài chính: thông tin này chủ yếu liên quan đến tư cách tráchnhiệm trả nợ của khách hàng Những tiêu chí là vốn, khả năng trả nợ, điềukiện kinh doanh và tài sản đảm bảo thể hiện qua phân tích các chỉ tiêu tàichính Bước này nhằm đánh giá thông tin tài chính, so sánh bình quân ngành,doanh nghiệp, phân tích thị trường tài chính để hiểu rõ giá cổ phiếu của côngty

+ Đánh giá kinh nghiệm kinh doanh (nhằm xếp hạng rủi ro tín dụng)+ Xác định hạng mức bán hàng tín dụng ban đầu hoặc xác định hạn mứcbán hàng tín dụng sẽ theo định kỳ Do mỗi khách hàng có khả năng tài chính,tính cách khác nhau, mặt khác, bản thân doanh nghiệp cũng có năng lực và yêu cầuquản lý khác nhau trong mỗi giai đoạn Vì vậy, để giảm thiểu rủi ro cần phải xâydựng hạn mức tín dụng cho từng khách hàng hay nhóm khách hàng

Xác định hạn mức bán hàng tín dụng dựa vào nhu cầu khách hàng, công thứcthường được áp dụng là khoảng 10% trên giá trị tài sản ròng của khách hàng hoặcdựa trên hạn mức bán chịu cao nhất của nhà cung cấp khác

(iv) Điều khoản bán hàng tín dụng:

- Thời hạn thanh toán: là từ ngày ghi trên hóa đơn hoặc từ ngày nhận

được hàng cho đến ngày thanh toán, tùy vào điều khoản hợp đồng Thời hạnthanh toán lệ thuộc vào tình hình tiêu thụ sản phẩm của ngành trên thị trường:đặc điểm của sản phẩm, cơ cấu thị trường và điều kiện thị trường

Việc xác định thời hạn tín dụng là dựa vào việc phân tích để so sánh giữalợi nhuận tăng thêm trên mỗi lượng bán lớn hơn chi phí đầu tư tăng thêm vàokhoản phải thu Ta lựa chọn những thời hạn tín dụng mà lợi nhuận ròng biên(+) và phù hợp với mục tiêu chung của công ty Cần xác định các yếu tố sau:

+ Rủi ro khách hàng không trả tiền: Khách hàng hoạt động ở nhữngngành có mức độ rủi ro cao hay khả năng thanh toán kém thì doanh nghiệpnên giảm bớt thời hạn tín dụng để giảm rủi ro

+ Độ lớn của khoản cấp tín dụng: khoản tín dụng càng nhỏ thì thời hạnthanh toán càng ngắn và ngược lại

+ Đặc điểm, tính chất của hàng hóa: Hàng lương thực, thực phẩm thường

có kỳ thu thu tiền ngắn hơn hàng công nghệ phẩm, hàng có giá trị lớn thường

có kỳ thu tiền dài

- Chính sách chiết khấu tiền mặt:

Chiết khấu tiền mặt là tỉ lệ phần trăm được khấu trừ trên giá trị hóa đơnnếu khách hàng trả tiền trong một thời gian nhất định nào đó

Cụ thể, khi cấp tín dụng thương mại cho khách hàng thì doanh nghiệp sẽ

bị chậm trễ trong việc thu tiền, tăng chi phí sử dụng vốn Do đó doanh nghiệpthường tính giá cao hơn giá thanh toán ngay Để khuyến khích khách hàngthanh toán sớm doanh nghiệp đề ra chính sách chiết khấu thanh toán Đâychính là khoản tiền thưởng cho khách hàng mua chịu khi họ thanh toán sớmhơn theo hợp đồng thỏa mãn yêu cầu của người mua Xây dựng chính sáchchiết khấu thanh toán cần chú ý:

+ Thời hạn chiết khấu là khoảng thời gian mà người bán quy định phảithanh toán để được hưởng chiết khấu

+ Tỷ lệ chiết khấu thanh toán: Tỷ lệ phần trăm trên doanh số chiết khấucho những giao dịch mua hàng bằng tiền Thực hiện chiết khấu sẽ khuyếnkhích khách hàng thanh toán sớm các hóa đơn mua hàng

Việc xác định tỷ lệ chiết khấu (k), phải nhận được hưởng ứng của kháchhàng Vì khi chấp nhận hưởng chiết khấu, khách hàng đứng trước áp lựcthanh toán, thông thường, khách hàng căn cứ vào phí tổn cơ hội của họ vớichi phí tín dụng của Công ty để đi đến quyết định có thanh toán trước hay

không Nếu phí tổn cơ hội vốn của khách hàng nhỏ hơn chi phí tín dụngthương mại, họ sẽ dùng vốn của mình để thanh toán trước, như vậy đượchưởng phần khấu trừ giảm giá, vừa được hưởng phần chênh lệch của 2 chi phínày.

Vậy tỷ lệ chiết khấu được đưa ra phải thoả mãn điều kiện: C1 < C0 (k)Với C1 : Phí tổn cơ hội thấp nhất của khách hàng

C0 (k) : Chi phí tín dụng của Công ty

Chi phí tín dụng thương mại mà khách hàng phải chịu khi từ chối chấpnhận chiết khấu được tính bằng:

360 x k (100 - k) x (N - d)Với, K: Tỷ lệ chiết khấu

N: Thời hạn tín dụngD: Thời hạn chiết khấu

C0 (k): chi phí tín dụng thương mạiNhư vậy điều kiện ràng buộc là :

thanh toán, chiết khấu tiền mặt, giá bán tín dụng…đã được tính toán hợp lý và

áp dụng cho khách hàng các khách hàng theo công thức:

k/d net N

Ý nghĩa: trong kỳ hạn N ngày, nếu khách hàng thanh toán trong vòng từ

1 đến d ngày (kể từ ngày giao hàng) sẽ được giảm giá k %

Hình 1.2 Mô hình cây quyết định cấp tín dụng

(Nguồn: Managing Trade credit for Competitive Adventage, 1998)

c Theo dõi tình hình khoản phải thu khách hàng:

Phương pháp chung đối với khoản phải thu là lập sổ theo dõi chi tiếttừng đối tượng nợ, từng hóa đơn… và đôn đốc thanh toán khi đến hạn

Một số công cụ phục vụ theo dõi tình hình khoản phải thu khách hàng

(i) Kỳ thu tiền bình quân

N pt= PT

DT pt

Trong đó, Npt : Kỳ thu tiền bình quân

PT: Khoản phải thu bình quân trong kỳ

DTpt: Doanh thu bán chịu bình quân 1 ngày

Kỳ thu tiền bình quân càng cao thì vốn của doanh nghiệp càng bị chiếmdụng nhiều, hiệu quả hoạt động thấp

(ii) Vòng quay khoản phải thu:

L pt=DT pt PT

Trong đó, DTpt : Doanh thu bán chịu trong kỳ

(iii) Phân tích tuổi của khoản phải thu: bằng cách sắp xếp các khoản phải

thu theo độ dài thời gian để theo dõi và có biện pháp giải quyết nợ khi đến hạn

Bảng 1.2 Bảng theo dõi tuổi nợ

A Nợ phải thu trong hạn thanh

(Nguồn: Tài chính doanh nghiệp, 2010)

Bên cạnh đó, có thể sử dụng chỉ số thời gian thu tiền bán hàng Chỉ số nàyđược tính bằng số ngày trung bình mà một công ty cần để thu hồi lại tiền bánhàng sau khi đã bán hàng Nếu như tỷ lệ này ở mức thấp, công ty chỉ cần ít ngày

để thu hồi nợ Nếu tỷ lệ này cao, công ty chủ yếu là bán chịu cho khách hàng,thời gian nợ dài hơn

d Chính sách thu tiền:

Chính sách thu tiền là chính sách đề ra nhằm thu được các khoản nợ dobán chịu Thu tiền là một trong những chức năng cơ bản quan trọng của bộphận tín dụng thương mại

Cần phải tích cực đôn đốc thu hồi công nợ, hạn chế tối đa nợ quá hạn.Vận dụng các đòn bẩy tài chính để kích thích khách hàng trả nợ đúng hạnhoặc trước hạn Có rất nhiều phương pháp khác nhau để thu các khoản nợ.

(i) Phương pháp thanh toán:

+ Ghi nợ trực tiếp: tăng cao khả năng thanh toán đặc biệt là khi mở rộngđiều kiện được cấp cho các khách hàng

+ Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) và chuyển tiền điện tử (EFT): là phươngtiện hiện đại, trao đổi thông tin và thanh toán hóa đơn thanh toán thông quamạng máy tính EDI cho phép theo dõi khách hàng then chốt trong đơn đặthàng để truy vấn và tránh sai sót trong quá trình đặt hàng

+ Thẻ thanh toán (thẻ mua hàng): đưa đến 1 khu vực phát triển mới chocác doanh nghiệp quản lý tín dụng

Giữa chi phí thu nợ và mất mát có một mối quan hệ mật thiết Ban đầu

sự gia tăng chi phí thu nợ có thể làm giảm đáng kể các khoản mất mát và thờihạn thu tiền, còn về sau việc gia tăng chi phí thu nợ sẽ không còn tác dụngtích cực nữa Như vậy, ta cân nhắc giữa một bên giảm đầu tư vào khoản phảithu và giảm mất mát còn bên kia là việc tăng chi phí tín dụng, tăng cườngviệc thu nợ

Công ty không thể chờ quá lâu đối với các hoá đơn quá hạn trước khitiến hành các thủ tục thu tiền và ngược lại nếu tiến hành các thủ tục thu tiềnquá sớm, không hợp lý có thể làm mất lòng khách hàng tốt có lý do chínhđáng Trước khi tiến hành các thủ tục thu hợ Công ty cũng cần phải tự đặtcâu hỏi

+ Khoản nợ quá hạn có giá trị bao nhiêu?

+ Khách hàng quá hạn bao lâu?

Bảng 1.3 Ví dụ về mẫu một thủ tục thu nợ tại một doanh nghiệp

15 ngày sau khi hoá

75 ngày sau khi hoá

đơn đến hạn

Gửi thư, gửi hoá đơn thông báo nếu không trả đủ tiềntrong thời hạn 30 ngày sẽ huỷ bỏ các thời hạn tíndụng đã thiết lập trước đây

80 ngày sau khi hoá

đơn đến hạn

Gọi điện thoại khẳng định thông báo cuối cùng

105 ngày sau khi

hoá đơn đến hạn

Gửi thư thông báo huỷ bỏ giá trị tín dụng đã thiết lậpngay cả khi đã trả đủ tiền, nếu khoản nợ quá lớn,thông báo khách hàng có thể đòi nợ bằng pháp luật

135 ngày sau khi

hoá đơn đến hạn

Có thể đưa khoản nợ vào nợ khó đòi: Nếu khoản nợquá lớn có thể đòi nợ bằng pháp luật

(ii) Xử lý tài khoản quá hạn:

Các thủ tục thu nợ thường bao gồm một trình tự hợp lý các giải pháp mà

nó áp dụng một cách tổng hợp như: Điện thoại, viếng thăm cá nhân, thư tín + Hỏi thăm khách hàng: hỏi thăm tín dụng nên được tiến hành cho tất cảcác tài khoản lớn để giải quyết các vấn đề và xây dựng các mối quan hệ trongkhi thu thập séc có giá trị lớn Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể tiến hànhcác yêu cầu thay mặt cho các bộ phận tín dụng nếu họ hành động nhanhchóng khi được yêu cầu

+ Điện thoại: Tất cả tài khoản cần được liên lạc qua điện thoại, tiến trìnhghi chú sẽ được lưu giữ tại các hệ thống truy vấn để giúp cho việc theo dõitrong tương lai

+ Thư từ: Quá hạn nhỏ có thể được xử lý bằng thư nhắc nhở

+ Fax: đến bộ phận cao cấp chính thức nếu điện thoại và thư bị bỏ qua+ Ngừng cung cấp: Nên luôn cảnh báo để làm nổi bật sự cấp bách,không nên gửi đi mà không có ý kiến của bộ phận bán hàng

+ Từ quản lý đến quản lý: nếu các nỗ lực không đạt tiêu chuẩn để thu hút

sự chú ý của khách hàng, những nhà quản trị cấp trên nên tham gia vào việchỏi thăm khoản nợ bằng cách liên hệ với lãnh đạo cấp cao của khách hàng.+ Tham gia của bên thứ 3 hoặc yêu cầu pháp luật phân loại khách hàng

1.2.2 Quản trị dự trữ hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho là việc đảm bảo việc dự trữ hàng tồn kho một cáchtối ưu nhất với chi phí thấp nhất Mục đích của việc quản lý hàng tồn kho làxác định được lượng tồn kho cần lưu trữ, bao giờ nên đặt hàng lại và nên bổsung bao nhiêu cho quá trình sản xuất Việc lưu trữ hàng tồn kho nhằm đápứng đủ hàng để hoạt động liên tục, bình thường cho công ty; dự phòng trướckhả năng gia tăng khối lượng sản xuất kinh doanh; phản ứng trước dự báokhan hiếm, biến động giá cả trên thị trường

Quản trị hàng tồn kho đúng đắn đòi hỏi một sự liên hệ chặt chẽ giữa các

bộ phận bán hàng, mua hàng, sản xuất và bộ phận tài chính

a Nội dung quản trị hàng tồn kho bao gồm:

- Dự đoán nhu cầu được tiến hành đầu tiên bởi bộ phận mua hàng nhằmxác định nhu cầu dự trữ tồn kho Xác định mức đầu tư vào hàng tồn kho gắnliền với: nhu cầu hàng tồn kho và các loại chi phí (chi phí lưu trữ tồn kho, chiphí hoạt động, chi phí tài chính, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội, chi phíkhác )

+ Nhu cầu hàng tồn kho được tính dựa vào nhu cầu hàng hóa, nguyên vậtliệu Doanh nghiệp luôn phải đối phó với sự tăng (giảm) đột ngột nhu cầu đốivới những sản phẩm mang tính mùa vụ Bởi vậy để đảm bảo sự ổn định của

sản xuất, doanh nghiệp cần phải duy trì 1 lượng hàng tồn kho dự trữ Sử dụng

mô hình EOQ hoặc mô hình JIT nhằm xác định được nhu cầu dự trữ hàng tồnkho

+ Các loại chi phí tồn kho bao gồm:

Chi phí tồn trữ: là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa và

có thể chia thành 2 loại là chi phí hoạt động và chi phí tài chính Chi phí hoạtđộng bao gồm: chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho, chiphí hao hụt, mất mát, mất giá trị do bị hư hỏng bà chi phí bảo quản hànghóa…Chi phí tài chính bao gồm: chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồnkinh phí vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao,…

Chi phí đặt hàng gồm: chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng

hóa Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, không phụthuộc vào số lượng hàng được mua Trong nhiều trường hợp, chi phí đặt hàngthường tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm Khi số lượng hàng của mỗilần đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao Khi khốilượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũngthấp hơn

Chi phí cơ hội: nếu 1 doanh nghiệp không thực hiện được đơn hàng khi

có nhu cầu, công ty sẽ bị đình đốn sản xuất và có thể không kịp giao hàng Sựthiệt hại do để lỡ cơ hội này gọi là chi phí cơ hội

Chi phí khác: các chi phí khác được quan tâm trong quản trị tồn kho là

các chi phí thành lập kho (chi phí lắp đặt thiết bị kho và các chi phí hoạtđộng) chi phí trả lương làm thêm giờ, chi phí huấn luyện…

- Sau khi xác định được nhu cầu dự trữ tồn kho, tiến hành sắp xếp cáchoạt động tài trợ cần thiết hỗ trợ cho việc thiết lập tồn kho Sử dụng kỹ thuậtphân tích ABC nhằm phân loại hàng tồn kho nhằm xác định mức độ quan

trọng của hàng hóa tồn kho khác nhau Từ đó xây dựng các phương pháp dựbáo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau.Trong kỹ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng hóa dự trữ củađơn vị thành 3 nhóm hàng: Nhóm A, nhóm B và nhóm C Căn cứ vào mốiquan hệ giá trị hàng năm với số lượng chủng loại hàng.

Giá trị hàng hoá dự trữ hàng năm được xác định bằng tích số giữa giábán một đơn vị hàng hoá với lượng dự trữ hàng hoá đó trong năm Số lượngchủng loại hàng là số lượng từng loại hàng hoá dự trữ trong năm

+ Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm caonhất, chiếm từ 70－80% so với tổng giá trị hàng hoá sự trữ, nhưng về mặt sốlượng, chủng loại thì chỉ chiếm khoảng 10－15% lượng hàng dự trữ

+ Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm ởmức trung bình, chiếm từ 15－25% so với tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng về

số lượng, chủng loại chúng chỉ chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ

+ Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếmkhoảng 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng số lượng chiếm khoảng50%-55% tổng số lượng hàng dự trữ

Hình 1.3 Phân loại hàng hóa tồn kho

Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị có những tác dụng sau:

+ Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so vớinhóm C, do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.

+ Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểmsoát hiện vật Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thựchiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất

+ Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phương pháp

dự báo khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báocẩn thận hơn so với các nhóm khác

+ Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tănglên không ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểmsoát từng nhóm hàng

Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơntrong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoálượng dự trữ

- Xác định quy mô và thời điểm đặt hàng Sau khi đã định mức được dựtrữ của từng loại tồn kho, tiến hành lựa chọn mô hình tồn kho để xác định quy

mô và thời điểm đặt hàng phù hợp với từng loại hàng hóa, nhằm tính toán thờigian lưu kho, cũng như các phân đoạn giao hàng, nhận hàng thuận lợi nhất

b Lựa chọn mô hình tồn kho

Giữa chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản tồn kho có mối quan hệ tỷ lệnghịch Mức tồn kho thấp thì đem lại lợi thế về tiết kiệm vốn đầu tư, chi phítồn kho thấp (chi phí kho bãi, chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm, chi phí cơhội vốn, ) Tuy nhiên tốn kém chi phí đặt hàng và rủi ro thiếu hàng cung cấpkịp thời và có thể mất khách hàng Ngược lại mức tồn kho cao thì đòi hỏinhiều vốn đầu tư, tiết kiệm được chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển hàng vềkho, chi phí tồn kho cao (chi phí kho bãi, chi phí bảo quản, chi phí bảohiểm )

Kiểm soát được nguồn vốn hàng hóa tồn kho, làm cơ sở cho việc đánhgiá chính xác tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa từ

đó nhà quản trị đưa ra các cơ sở giá bán hợp lý và tính toán mức lãi thu được

(3) Sự thiếu hụt dự trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện đúng;(4) Toàn bộ số lượng đặt mua hàng được nhận cùng một lúc và đượcthực hiện tại 1 thời điểm đã định trước

(5) Không có chiết khấu theo số lượng

(6) Chỉ tính đến 2 loại chi phí là chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng

Sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ được thể hiện trong sơ đồ hình 1.4

Hình 1.4 Mô hình chu kỳ đặt hàng dự trữ EOQ

Theo mô hình này có 2 loại chi phí thay đổi theo lượng đặt hàng là chiphí lưu kho và chi phí đặt hàng Do trong mô hình này không cho phép thiếu

hàng nên không tính chi phí do thiếu hàng, còn chi phí mua hàng cũng khôngảnh hưởng đến sự thay đổi lượng hàng lưu kho trong mô hình này nên chúng

ta không xét đến 2 loại chi phí này

Như vậy, mục tiêu của mô hình này là nhằm làm tối thiểu hóa tổng chiphí đặt hàng và chi phí lưu kho Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau.Khi quy mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm cho chi phíđặt hàng giảm, trong mức dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đưa đến tăng chi phílưu kho Do đó, việc đặt hàng hiệu quả EOQ tỉ lệ thuận với nhu cầu và chi phíđặt hàng, tỉ lệ nghịch với chi phí bảo quản

Để quá trình phân tích đơn giản hơn ta quy ước các ký hiệu như sau:D: Nhu cầu hàng năm;

S: Chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng;

H: Chi phí lưu kho cho 1 đơn vị hàng hoá;

Q: Lượng hàng đặt mua trong 1 đơn đặt hàng (Quy mô đơn hàng);

Cđh: Chi phí đặt hàng hàng năm;

Clk: Chi phí lưu kho hàng năm;

TC: Tổng chi phí tồn kho;

Q*: Lượng đặt hàng tối ưu;

T: Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng;

R: Điểm đặt hàng lại;

d: Nhu cầu hàng ngày;

L: Thời gian chờ hàng

* Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ:

Chi phí đặt hàng hàng năm (Cđh) được tính bằng cách nhân chi phí đặthàng cho 1 đơn hàng (S), với số đơn hàng mỗi năm Mà số đơn hàng mỗi

năm được tính bằng cách lấy nhu cầu hàng năm (D) chia cho số lượng hàngđặt mua trong 1 đơn hàng (Q).

Như vậy, ta sẽ có được:

Biến số duy nhất trong phương trình này là Q; cả S và D đều là các tham

số không đổi Do đó, độ lớn tương đối của chi phí đặt hàng phụ thuộc vào sốlượng hàng đặt mua trong 1 đơn hàng

Tổng chi phí lưu kho hàng năm (Clk) được tính bằng cách nhân chi phílưu kho cho 1 đơn vị hàng hoá (H), với mức dự trữ bình quân, được xác địnhbằng cách chia lượng hàng đặt mua trong một đơn hàng (Q) cho 2 Ta sẽđược:

Tổng chi phí tồn kho là tổng của chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho:

Mối quan hệ của hai loại chi phí này được mô tả bằng hình 1.5: