MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 4 1.1. Qúa trình thành lập và đặc điểm tình hình hoạt động của công ty 4 1.2. Chức năng ,nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 6 1.2.1.Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 12 2.1. Những vấn đề chung về Xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác 12 2.1.1. Khái niệm, vai trò của chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức 12 2.1.1.1. Khái niệm 12 2.1.1.2. Vai trò 13 2.1.2. Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác. 14 2.1.2.1. Yêu cầu của chương trình công tác: 14 2.1.2.2. Yêu cầu của kế hoạch công tác 15 2.1.3. Phân loại chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức 15 2.1.3.1. Phân loại chương trình 15 2.1.3.2. Phân loại kế hoạch công tác 16 2.1.4. Kỹ năng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức. 18 2.1.4.1. Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch công tác 18 2.1.4.2. Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương 19 2.1.4.2. Các buớc soạn lập kế hoạch 20 2.1.4.3. Bố cục chương trình, kế hoạch công tác 24 2.2. Vai trò của văn phòng trong Xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương. 25 2.2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 25 2.2.2.Vai trò trong công tác xác định mục tiêu. 25 2.2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 27 2.2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 27 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 30 3.1. Nhận xét, đánh giá 30 3.1.1. Ưu điểm 30 3.1.2. Nhược điểm 30 3.1.3. Nguyên nhân 31 3.2. Các giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương. 31 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập bộmôn Kỹ năng hoạch định trong Quản trị văn phòng đến nay, tôi đã nhận được rấtnhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắcnhất, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt - giảng viên bộ môn
đã tận tâm hướng dẫn chúng tôi qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổinói chuyện, thảo luận về nội dung của môn học
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặtkhác do trình độ còn hạn chế và một số nguyên nhân khác song đề tài của tôicũng không tránh khỏi được những hạn chế và sai sót Vì thế tôi mong muốnnhận được sự đóng góp ý kiến từ các thầy cô trong hội đồng chấm thi, các thầy
cô khác trong nhà trường cũng như bạn đọc
Những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn sẽ giúp tôi thấy được hạnchế và rút ra bài học thực tế giúp ích cho công việc học tập của tôi trong hiện tạicũng như khi ra đi làm
Trang 2MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
LỜI MỞ ĐẦU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1
3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng2 4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2
5 Cấu trúc của đề tài 2
NỘI DUNG 4
CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 4
1.1 Qúa trình thành lập và đặc điểm tình hình hoạt động của công ty 4
1.2 Chức năng ,nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 6
1.2.1.Chức năng 6
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7
1.2.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 8
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 12
2.1 Những vấn đề chung về Xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác 12
2.1.1 Khái niệm, vai trò của chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức 12
2.1.1.1 Khái niệm 12
2.1.1.2 Vai trò 13
2.1.2 Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác 14
2.1.2.1 Yêu cầu của chương trình công tác: 14
Trang 32.1.3.2 Phân loại kế hoạch công tác 16
2.1.4 Kỹ năng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức 18
2.1.4.1 Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch công tác 18
2.1.4.2 Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương 19
2.1.4.2 Các buớc soạn lập kế hoạch 20
2.1.4.3 Bố cục chương trình, kế hoạch công tác 24
2.2 Vai trò của văn phòng trong Xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương 25
2.2.1 Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 25
2.2.2.Vai trò trong công tác xác định mục tiêu 25
2.2.3 Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 27
2.2.4 Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 27
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 30
3.1 Nhận xét, đánh giá 30
3.1.1 Ưu điểm 30
3.1.2 Nhược điểm 30
3.1.3 Nguyên nhân 31
3.2 Các giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương 31
KẾT LUẬN 33
TÀI LIỆU THAM KHẢO 35
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong công tác văn phòng của bất cứ cơ quan, tổ chức nào thì chúng tacũng đêu có thể thấy xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác làchức năng đầu tiên cũng là quan trọng nhất trong tiến trình quản lý của các nhàquản trị Xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác bao gồm: việcxác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục đích vàthiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động Hoạch định liênquan đến dự báo ttương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức
để đạt được mục tiêu đó Bên cạnh đó để mục tiêu của cơ quan được thực hiệnmột cách suôn sẻ, đạt hiệu quả cao…
Nếu không lập kế hoạch một cách chính xác dễ dẫn đến thất bại một số
cơ quan hoạt động kém hiệu quả là do không có kế hoạch hoặc kế hoạch khôngđược xây dựng chính xác Vì vậy, Để hiểu rõ hơn về Xây dựng và quản lý cácchương trình kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức, cũng như tầm quan trọng
của nó, tôi quyết định chọn đề tài nghiên cứu “Khảo sát, đánh giá về Xây dựng
và quản lý các chương trình, kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư
và Công Nghệ Đại Dương”, để đi sâu vào nghiên cứu các vấn đề liên quan một
cách toàn diện nhất
2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1 Đối tượng nghiên cứu
Tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận của xây dựng và quản lý các chươngtrình kế hoạch công tác cũng như thực trạng và định hướng cần thiết cho xâydựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác của văn phòng đối với hoạtđộng của Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương Một số nội dungtrình bày trong đề tài này cũng có thể sử dụng như nguồn tham khảo tương đốichi tiết, có hệ thống và dễ dàng truy cập đối với các đối tượng quan tâm khi cần
Trang 52.2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đi sâu vào tìm hiểu các khía cạnh có liên quan đến xây dựng và quản lýcác chương trình kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công NghệĐại Dương bằng cách làm rõ mặt lý thuyết về khái niệm kỹ năng hoạch định, ýnghĩa, phân loại, vai trò và khảo sát, đánh giá thực tiễn… Từ đó làm rõ yêu cầucủa đề tài
3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Đề tài được tiến hành dựa trên phương pháp phân tích - tổng hợp Dựatrên những tài liệu có sẵn, quan sát thực tiễn, bắt đầu tiến hành thu thập, phântích, tổng hợp và đánh giá Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một sốphương pháp sau:
Phương pháp phân tích và tổng hợp: tôi dùng phương pháp này để đối chiếu, sosánh và phương pháp này được tôi sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu.Phương pháp điều tra, phỏng vấn các cán bộ làm công tác văn phòng tại Công ty
Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tôi đã nghiên cứu những giáo trình vềquản trị văn phòng và một số bài tiểu luận để tham khảo
Bên cạnh đó tôi còn tìm hiểu qua các trang mạng, tờ báo và trang websidecủa Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương
4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Xác định ý nghĩa và tầm quan trọng của Xây dựng và quản lý cácchương trình kế hoạch công tác đối với văn phòng của cơ quan, tổ chức
- Khảo sát thực trạng vấn đề áp dụng Xây dựng và quản lý các chươngtrình kế hoạch công tác trong hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu Tư và CôngNghệ Đại Dương
- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện Xây dựng và quản lý các chươngtrình kế hoạch công tác, cũng như hoàn thiện vai trò của nhà quản trị trong Xâydựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức
5 Cấu trúc của đề tài
Về mặt cấu trúc của đề tài, ngoài Lời nói đầu, Mục lục, Mở đầu, Kết luận,
Trang 6tài liệu tham khảo, Phụ lục thì bài báo cáo có cấu trúc gồm 3 Chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu
Tư và Công Nghệ Đại Dương
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và quản lý các chương trình, kếhoạch tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong Xây dựng vàquản lý các chương trình kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư vàCông Nghệ Đại Dương
Trang 7NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG
1.1 Qúa trình thành lập và đặc điểm tình hình hoạt động của công ty
Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương trực thuộc hiệp hộidoanh nghiệp nhỏ và vừa ngành nghề nông thôn Việt Nam,được thành lập theoquyết định số 1794/QĐ của UBND thành phố Hà Nội
Tên tiếng Việt : Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương
Tên giao dịch: Ocean Investment And Technology Joint Stock CompanyTên viết tắt: OCEAN InTech.JSC
Trụ sở chính:Số 127 đường Nguyễn Văn Linh ,Quận Long Biên ,Hà NộiCông ty là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân ,hoạt động theonguyên tắc kinh tế độc lập Có con dấu riêng ,được mở tài khoản tại ngân hàngtheo quy định của pháp luật,được đăng kí kinh doanh theo luật định , được tổchức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty cổ phần đã đ-ược đại hội đồng cổ đông thông qua
Trang 8.Tuy là công ty mang tính chất tư nhân và còn khá non trẻ cả về số năm lẫnkinh nghiệm trên thương trường nhưng công ty cũng đã có những thành công
nhất định như sau:
Công trình dân dụng
giant.kế
6 Xưởng chế biến tinh
dầu
Xã Phú Nhuận-Bảo Thắng-Lào Cai
+Kỹ sư công nghiệp: 09
+Cử nhân kinh tế, tài chính , luật :08
+Trung cấp kĩ thuật:32
+Trung cấp Văn thư –Lưu trữ :04
Trang 9Điều này chứng tỏ quy mô hoạt động của công ty đã được mở rộng cả vềchiều sâu lẫn chiều rộng.Để mở rộng thị trường ,ngành nghề sản xuất cũng nhưnâng cao trình độ đội ngũ cán bộ,công nhân kỹ thuật,công ty đã hợp tác và liêndoanh với nhiều công ty , tổ chức trong và ngoài nước để chuyển giao công nghệứng dụng khoa học kĩ thuật của thế giới nh của Trung Quốc, Đài Loan, NhậtBản ,Đức….
Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương có 11 đơn vị trựcthuộc gồm có:1 công ty trụ sở chính,1 Văn phòng đại diện ,09 Xí nghiệp Đó là:+Công ty có trụ sở chính tại Quận Long Biên
+Văn phòng đại diện tại Phố Quốc Tử Giám
+XN vật liệu xây dựng Hà Nội
+XN vật liệu xây dựng Hoa Cương
Công ty kế thừa các hoạt động thiết kế và xây dựng của Công ty xây dựngCác lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là :
Trang 10-Lập dự án đầu tư các công trình dân dụng ,công nghiệp ,giao thông, thuỷlợi,đường dây tải điện,bưu chính viễn thông,kỹ thuật hạ tầng, san nền.
-Lập hồ sơ mời thầu ,tổ chức đấu thầu, tư vấn hợp đồng kinh tế về thiết kếmua sắm vật tư,thiết bị xây dựng
-Khảo sát địa hình ,địa chất,thuỷ văn,địa chất công trình
-Thiết kế, quy hoạch khu dân cư, khu công nghiệp, khu chức năng đô thị-Thẩm định dự án,thiết kế, dự toán các công trình
-Giám sát kỹ thuật,quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình
-Thực hiện trang trí nội thất ,ngoại thất
-Tư vấn môi giới ,cho thuê công nghệ và thiết bị
Ngoài ra công ty còn kinh doanh một số lĩnh vực : mua bán hoá mỹ phẩmlàm đẹp, sản xuất ,mua bán thiết bị văn phòng ,viễn thông,cung cấp phần mềm
và dịch vụ phần mềm ,kinh doanh bất động sản, dịch vụ cầm đồ.kinh nhà hàngkhách sạn,dịch vụ ăn uống ,lữ hành nội địa và quốc tế
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương là công ty thuộc hìnhthức cổ phần do một vài cá nhân góp vốn thành lập nên luôn phải đảm bảo lợiích cho công ty và cán bộ nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ củamình.Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh bảo toàn vàphát triển về vốn,giải quyết hài hoà lợi ích Nhà nước ,công ty và người lao độngtheo kết quả kinh doanh đạt được theo khuôn khổ của Luật pháp quy định, thựchiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ,chế độ trong quản lý điều hành mọi mặthoạt động của công ty ,mọi chủ trương chính sách đều được Đảng uỷ thôngqua ,công ty tạo điều kiện để các đoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mục đíchthực hiện tốt quy chế dân chủ của người lao động trong khuôn khổ điều lệ củacông ty Sản xuất kinh doanh do công ty tự cân đối ,tính toán và đảm bảokinh,bảo tồn vốn được giao và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước
Trang 111.2.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công ty,cơ cấu tổ chức xây dựng theo
mô hình sau:
+Đại hội đồng cổ đông :Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết ,là cơ
quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần , có quyền quyết định loại cổphần, bầu ,bãi,miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị , tổ chức lại và giải thểcông ty, quyết định mua lại tổng số cổ phần …
+Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ
đông của công ty bầu ra , có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọivấn đề liên quan đến mục đích , quyền lợi của công ty, quyết định chiến lượccủa công ty,quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần đượcquyền chào bán của từng loại ,quyết định huy động thêm vốn,bổ nhiệm ,miễnnhiệm ,cách chức Giám đốc
+ Ban Giám đốc: Điều hành ,quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của
công ty bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở Bắc Ninh và cáctỉnh khác
+Giám đốc công ty: Là người trực tiếp điều hành công ty, là đại diện
phápnhân của công ty trước pháp luật,chịu trách nhiệm trước công ty và Nhànước về mọi hoạt động của công ty
+Các Phó Giám đốc: Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh
khi Giám đốc đi vắng ,là người giúp việc cho Giám đốc ,trực tiếp phụ trách từngmảng công việc cụ thể
+Văn phòng công ty: Quản lý con dấu,dụng cụ, thiết bị hành chính văn
phòng,tiếp khách,phục vụ đời sống cán bộ nhân viên,quản lý công văn đi vàcông văn đến
+Phòng Tài chính kế toán: Theo dõi các khoản thu ,chi, xác định kết quả
kinh doanh,các khoản nộp ngân sách Hạch toán và kiểm tra kế toán của cácđơn vị trực thuộc
+Phòng Kế hoạch, Ban quản lí dự án,:Là phòng tham mưu cho Giám đốctrong việc tìm kiếm ,đấu thầu ,lập dự toán công trình trong thời gian công
Trang 12tytham gia vào việc dự thầu cho đến khi thắng thầu Đồng thời có trách nhiệmlập kế hoạch tiến độ thi công ,chuẩn bị mặt bằng,theo dõi nghiệm thu khối lượngcông việc hoàn thành ,bảo vệ quyết toán trước bên A,cục đầu tư,tài chính và các
cơ quan có thẩm quyền
+Phòng Kỹ thuật,,trung tâm thiết kế và tư vấn giám sát :
Nhiệm vụ của các phòng này là đảm bảo kỹ thuật công trình,giám sát tiến
độ thi công, tham mưu cho Giám đốc, trong các công tác có liên quan đến vật
tư ,kỹ thuật ,xe, máy thi công , an toàn lao động
+Các Xí nghiệp : Có nhiệm vụ nhận và thi công các công trình do công ty
giao hoặc tự tìm kiếm công việc và thi công trên cơ sở thực hiện hợp đồng giaokhoán nội bộ
Trang 13SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY:
XN MỘC VÀ TBNT
TÔ LỊCH
XN MỘC VÀ TBNT BẮC NINH
Trang 15CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ
ĐẠI DƯƠNG 2.1 Những vấn đề chung về Xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác
2.1.1 Khái niệm, vai trò của chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức 2.1.1.1 Khái niệm
Khái niệm chương trình
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công táchoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhànước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc raquyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệthoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiệnnghiêm túc
Khái niệm kế hoạch
Để quản lý tốt và đi đúng theo định hướng chiến lược mà doanh nghiệp đã
đề ra thì công cụ kế hoạch chính là công cụ quản lý không thể thiếu trong mỗidoanh nghiệp sản xuất kinh doanh Tuy nhiên vai trò này không phải lúc nàocũng được thừa nhận một cách nhất quán., bởi vì với những đối tượng, hoàncảnh này nó là một công cụ không thể thiếu, nhưng với đối tượng, hoàn cảnhkhác nó lại trở thành một sự cứng nhắc
Vì vậy, kế hoạch trong doanh nghiệp là thể hiện kĩ năng tiên đoán mụctiêu phát triển và tổ chức quá trình thực hiện mục tiêu đặt ra
Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nóichung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạchthường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch
Trang 16dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạchngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý).
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệtthì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thànhđúng thời hạn Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúngthời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụđược giao của một cơ quan, đơn vị
ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổchức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lựccho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạnchế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạchgiúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không
bỏ sót công việc
+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sựthay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫnđạt mục tiêu đã đề ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân
bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trílực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phốihợp đồng bộ, nhịp nhàngcác đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra Chương trình, kếhoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất,tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí
Trang 172.1.2 Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác.
2.1.2.1 Yêu cầu của chương trình công tác:
- Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhànước
- Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định đúng định hướng côngtác, mục tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian
- Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công táccủa cơ quan Trên cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc
- Tính đúng thẩm quyền: Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bànbạc trước khi quyết; vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trướckhi quyết định Đối với các nội dung công việc trong chương trình phải xác định
rõ cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì và cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệmphối hợp
- Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả năng và thờigian thực hiện Tránh đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thựchiện được Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng nhữngviệc đột xuất
- Đảm bảo tính hệ thống: Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trình củacấp uỷ đảng cùng cấp với chương trình của cơ quan Bảo đảm tính hệ thống giữachương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng, tuần
Trang 182.1.2.2 Yêu cầu của kế hoạch công tác
- Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức
- Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên
- Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến,nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ,biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc
- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống là phải xây dựng kế hoạchcông tác năm, 6 tháng, quý và tháng của mình phù hợp với chương trình côngtác của Chính phủ), có trọng tâm, trọng điểm
- Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau
- Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều công việc
2.1.3 Phân loại chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức
2.1.3.1 Phân loại chương trình
a) Phân loại theo cấp lãnh đạo
- Chương trình quản lý cấp lãnh đạo
- Chương trình quản lý cấp trung
- Chương trình cấp thừa hành
b) Phân loại theo thời gian
- Chương trình công tác năm: là bản thể hiện những mục tiêu, những địnhhướng, nhiệm vụ và các giải pháp lớn, quan trọng trong hoạt động của cơ quan,đơn vị trong năm
- Chương tình công tác nửa năm: có chương trình công tác 6 tháng đầunăm và chương trình công tác 6 tháng cuối năm Thông thường, loại chươngtrình này chỉ áp dụng cho các cơ quan lớn với nhiều nhiệm vụ khác nhau và cầnphải tiến hành kiểm soát công việc chặt chẽ hơn
- Chương trình công tác quý: để triển khai chương trình công tác năm.Loại chương trình công tác này có tính cụ thể hơn chương trình năm
Trang 19cần làm của cơ quan hoặc của lãnh đạo trong tuần.
- Ngoài ra, do đặc điểm hoạt động một số cơ quan còn có loại chươngtrình công tác nhiệm kỳ
2.1.3.2 Phân loại kế hoạch công tác
a) Theo thời gian dự kiến thực hiện
- Kế hoạch dài hạn: là những kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, cóphạm vi ảnh hưởng rộng và thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm)với cơ quan, tổ chức
- Kế hoạch trung hạn: là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch dàihạn, chiến lược trong những khoảng thời gian không dài Thông thường, đó là
kế hoạch năm
- Kế hoạch ngắn hạn: là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch trunghạn, chỉ ra những công việc cụ thể, được thiết lập để thực hiện những mục tiêungắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết quả Các
kế hoạch loại này thường là kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch thánghay kế hoạch tuần
Tuy nhiên, tất cả sự phân loại kế hoạch như trên chỉ mang tính tương đối.b) Theo phạm vi tác động
- Kế hoạch chiến lược: là loại kế hoạch đề cập đến các mục tiêu có tínhtổng quát cao Loại kế hoạch này có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khíacạnh khác nhau của tổ chức và định hướng chung cho sự phát triển chung của cơquan, tổ chức
- Kế hoạch tác nghiệp: là loại kế hoạch cụ thể các mục tiêu của kế hoạchchiến lược thành những mục tiêu cụ thể, chỉ ra chính xác những việc cần phảilàm và cách thức tiến hành các công việc đó
c) Theo lĩnh vực hoạt động
- Kế hoạch hoạt động của cơ quan
- Kế hoạch công tác của lãnh đạo
- Kế hoạch hoạt động của văn phòng…
Đứng trên mỗi góc độ, hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp được chia