MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu 3 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 6. Cấu trúc đề tài 3 Chương I. KHÁI QUÁT VỀ CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.3.1. Vị trí, chức năng 5 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 Chương II. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 8 2.1. Vai trò của văn phòng trong việc thu thậpcác căn cứ, thông tin 8 2.2. Vai trò của văn phòng trong việc xác định mục tiêu 11 2.3. Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng các giải pháp 12 2.4. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện mục tiêu 14 Chương III. NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 17 3.1. Nhận xét, đánh giá 17 3.1.1. Ưu điểm 17 3.1.2. Nhược điểm 18 3.1.3. Nguyên nhân 18 3.2. Giải pháp 19 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC 23
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài nghiên cứu này là do tự bản thân thực hiện và khôngsao chép các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của riêngmình Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản củabài nghiên cứu
Sinh viên thực hiện
Trang 2Trong kỳ học này, Khoa đã tổ chức cho em được tiếp cận với môn học rấthữu ích đó là môn “Kỹ năng hoạch định trong Quản trị Văn phòng” Đây là mônhọc giúp em có cơ hội được trau dồi, nghiên cứu sâu hơn về ngành Quản trị Vănphòng Để kết thúc môn Kỹ năng hoạch định trong Quản trị Văn phòng em đãchọn làm đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công táchoạch định tại Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm”.
Dưới đây là kết quả quá trình khảo sát của em tại Chi cục thuế Quận Bắc
Từ Liêm Qua đây, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại họcNội vụ Hà Nội, Khoa Quản trị văn phòng, giảng viên hướng dẫn Ths Lâm ThuHằng và các anh chị cán bộ ở Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm đã hướng dẫn, chỉ bảo,giúp đỡ, tạo mọi điều kiện để em hoàn thành tốt đề tài của mình Do thời gianthực tế không nhiều cùng với sự hạn chế về năng lực bản thân nên đề tài khôngtránh khỏi nhiều sai sót Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ của cô đểbài báo cáo của em hoàn thiện hơn nữa
Em xin chân thành cảm
Sinh viên
Trang 3MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2
3 Phương pháp nghiên cứu 2
4 Lịch sử nghiên cứu 3
5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3
6 Cấu trúc đề tài 3
Chương I KHÁI QUÁT VỀ CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 4
1.1 Lịch sử hình thành 4
1.2 Cơ cấu tổ chức 4
1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5
1.3.1 Vị trí, chức năng 5
1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5
Chương II VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 8
2.1 Vai trò của văn phòng trong việc thu thập các căn cứ, thông tin 8
2.2 Vai trò của văn phòng trong việc xác định mục tiêu 11
2.3 Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng các giải pháp 12
2.4 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện mục tiêu 14
Chương III NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 17
3.1 Nhận xét, đánh giá 17
3.1.1 Ưu điểm 17
3.1.2 Nhược điểm 18
3.1.3 Nguyên nhân 18
3.2 Giải pháp 19
KẾT LUẬN 21
TÀI LIỆU THAM KHẢO 22
PHỤ LỤC 23
Trang 4MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Đất nước ta đã và đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, vì vậy
để bắt kịp với tiến trình hội nhập đó đòi hỏi nền hành chính văn phòng nước taphải nhanh chóng đổi mới theo hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, hiện đại và hoạtđộng có hiệu quả nhằm nâng cao năng suất công việc, tiết kiệm chi phí, thờigian và nhân sự
Trước tình hình đó, mỗi cơ quan muốn tồn tại và phát triển cần phải cótầm nhìn xa trông rộng, phân tích dự đoán biến động của lĩnh vực mìnhhoạt động, đồng thời phải tính toán đúng đắn những bước đi chiến lược củamình để đạt được mục tiêu cơ quan đã đề ra Muốn giải quyết vấn đề này thìcông tác hoạch định là việc làm khôn ngoan và mang ý nghĩa quyết định cho sựthành bại của cơ quan tổ chức
Công tác hoạch định được thực hiện tốt tạo tiền đề phát triển cho cơ quanđơn vị, đồng thời nó còn giúp cho hoạt động trong cơ quan được duy trì liên tục
và kiểm soát chặt chẽ Bên cạnh đó công tác hoạch định là một yếu tố quantrọng gắn liền với hoạt động quản lý điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức Hiệuquả công việc của các cơ quan, tổ chức phụ thuộc không nhỏ vào công tác hoạchđịnh có được thực hiện tốt hay không Vì vậy với tư cách là công cụ quản lýquan trọng cần thiết công tác hoạch định càng phải được khai thác tối đa sứcmạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị
Với tất cả những ý nghĩa quan trọng mà công tác hoạch định đem lại vàvới tư cách là một sinh viên ngành Quản trị Văn phòng em đã chọn đề tài:
“Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Chicục Thuế Bắc Từ Liêm” làm đề tài nghiên cứu của mình với mục đích áp dụnglý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp mộtphần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả công tác hoạch định của vănphòng tại cơ quan được tốt hơn
Trang 52 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới là vai trò của văn phòng trongcông tác hoạch định của Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm
Tập trung nghiên cứu công tác hoạch định của văn phòng thường diễn ra
ở Chi cục
2.2 Mục đích nghiên cứu
Cung cấp các thông tin về vai trò của văn phòng trong công tác hoạchđịnh tại Chi cục thuế Bắc Từ Liêm nhằm đưa ra các giải pháp nâng cao vai tròcủa văn phòng trong công tác hoạch định tại Chi cục
2.3 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Làm rõ vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
- Nghiên cứu thực tiễn tại Chi cục thuế Bắc Từ Liêm
- Đánh giá, đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong côngtác hoạch định tại Chi cục thuế Bắc Từ Liêm và đi đến kết luận vấn đề
3 Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Chicục thuế Bắc Từ Liêm em có sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau, cóthể kể đến một số phương pháp chủ đạo như :
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp phỏng vấn;
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;
- Phương pháp phân tích lý luận;
Trang 64 Lịch sử nghiên cứu
Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định là một yếu tố không thểthiếu được trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Vì vậy cũng đã có khánhiều nghiên cứu về công tác hoạch định cũng như vai trò của văn phòng trongcông tác hoạch định trên phạm vi cả nước Tuy nhiên để nghiên cứu một cáchtoàn diện về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định thì chưa có nghiêncứu nào chuyên sâu về phương diện này
5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
a) Ý nghĩa lý luận:
- Nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận và thựctiễn của vấn đề nâng cao hiệu quả công tác hoạch định của văn phòng cho Chicục thuế Bắc Từ Liêm nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác nói chung
b) Ý nghĩa thực tiễn:
- Làm rõ thực trạng công tác hoạch định của văn phòng của Chi cục
- Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng caohiệu quả trong công tác hoạch định của văn phòng cho Chi cục và các cơ quan tổchức khác
6 Cấu trúc đề tài
Ngoài các phần: Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu thamkhảo; Phụ lục thì bố cục của đề tài nghiên cứu của em sẽ bao gồm 03 chươngnhư sau:
Chương I: Khái quát về Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm
Chương II: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Chi cụcthuế Bắc Từ Liêm
Chương III: Nhận xét, đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công
tác hoạch định của văn phòng tại Chi cục thuế Quận Bắc Từ Liêm
Trang 7Chương I KHÁI QUÁT VỀ CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM
1.1 Lịch sử hình thành
Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày01/4/2014 theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27/12/2013 của Chính phủ vềđiều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 2 quận và 23phường thuộc TP Hà Nội; Quyết định của Bộ Tài chính về tổ chức lại Chi cụcThuế (CCT) huyện Từ Liêm Chi cục quản lý hơn 3500 doanh nghiệp và 3300
hộ kinh doanh trong 13 phường với chỉ tiêu phấn đấu thu năm 2016 hơn 2000 tỷđồng
Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm có trụ sở đặt tại khu tái định cư tập trung PhúcDiễn, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ liêm, thành phố Hà Nội
Tuy chỉ mới đi vào hoạt động được 02 năm nhưng Chi cục Thuế Bắc TừLiêm đã tổ chức thành công hội nghị đối thoại trực tiếp về chính sách thuế chogần 500 doanh nghiệp tiêu biểu, có số thu lớn, nộp thuế nhiều, xuất nhập khẩu,
sử dụng nhiều lao động…
Là đơn vị mới thành lập nên thời gian đầu, Chi cục chú trọng việc giớithiệu cơ cấu bộ máy tổ chức của Cơ quan Thuế, các số điện thoại, đường dâynóng cần liên hệ Chi cục cũng luôn đề cao công tác tuyên truyền, đối thoại, coiđây là công tác trọng tâm để tháo gỡ vướng mắc khó khăn cho các doanhnghiệp
1 Đội Tuyên truyền hỗ trợ - Ấn chỉ;
2 Đội Tổng hợp nghiệp vụ dự toán - Kê khai - Kế toán thuế và Tin học;
3 Đội Kiểm tra thuế;
4 Đội Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế;
5 Đội Kiểm tra nội bộ;
Trang 86 Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ;
7 Đội Quản lý thu lệ phí trước bạ và thu khác;
8 Đội thuế liên phường số 1
9 Đội thuế liên phường số 2
*Sơ đồ tổ chức bộ máy của Chi cục thuế Bắc Từ Liêm- Phụ lục 01
1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.3.1 Vị trí, chức năng
Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm là tổ chức trực thuộc Cục Thuế, có chức năngtổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác củaNgân sách nhà nước trên địa bàn quận Bắc Từ Liêm theo quy định của phápluật
Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm là tổ chức có tư cách pháp nhân, có trụ sở, cócon dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước
1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệmtheo qui định của Luật Quản lý thuế, các luật thuế, các qui định pháp luật khác
có liên quan và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
- Tổ chức triển khai thực hiện thống nhất các văn bản qui phạm pháp luật
về thuế, quy trình nghiệp vụ quản lý thuế trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện dự toán thu thuế hàng năm; phân tích, đánh giá côngtác quản lý thuế, tham mưu với cấp uỷ Đảng, chính quyền địa phương về lập vàthực hiện dự toán thu ngân sách nhà nước; phối hợp với các cơ quan, đơn vị trênđịa bàn để thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế đối với người nộp thuế thuộcphạm vi quản lý của Chi cục Thuế: đăng ký thuế, cấp mã số thuế, xử lý hồ sơkhai thuế, tính thuế, nộp thuế, miễn thuế, giảm thuế, xoá nợ thuế, tiền phạt, lậpsổ thuế, thông báo thuế, phát hành các lệnh thu thuế và thu khác theo quy địnhcủa pháp luật thuế; đôn đốc người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ,kịp thời vào ngân sách nhà nước
- Quản lý thông tin về người nộp thuế; xây dựng hệ thống dữ liệu thông
Trang 9tin về người nộp thuế trên địa bàn;
- Thực hiện công tác tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích chính sách thuế,
hỗ trợ người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật;
- Kiểm tra việc kê khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, nộp thuế,quyết toán thuế và chấp hành chính sách, pháp luật thuế đối với người nộp thuế
và các tổ chức, cá nhân được uỷ nhiệm thu thuế; xử lý và kiến nghị xử lý đối vớitrường hợp vi phạm pháp luật thuế; giải quyết các khiếu nại, tố cáo về thuế theothẩm quyền;
- Kiểm tra việc chấp hành trách nhiệm công vụ của công chức thuế; giảiquyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc chấp hành nhiệm vụ, công vụ côngchức thuế;
- Kiến nghị với cơ quan thuế cấp trên những vấn đề vướng mắc cần sửađổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật thuế, các quy trình, quy định của
cơ quan thuế cấp trên Báo cáo Cục thuế những vướng mắc phát sinh vượt quáthẩm quyền giải quyết của Chi cục Thuế
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán thuế, thống kê thuế; lập các báo cáokết quả thu thuế và các báo cáo khác phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hànhcủa cơ quan Thuế cấp trên, Ủy ban nhân dân đồng cấp và các cơ quan có liênquan; tổng kết đánh giá tình hình và kết quả công tác của Chi cục Thuế;
- Lập hồ sơ đề nghị khởi tố các tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật thuế;thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với người nộpthuế vi phạm nghiêm trọng pháp luật về thuế;
- Được quyền ấn định thuế, xử lý vi phạm hành chính về thuế, truy thuthuế; thực hiện các biện pháp cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế đểthu tiền thuế nợ, tiền phạt vi phạm hành chính thuế;
- Quyết định hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định miễn thuế, giảmthuế, hoàn thuế, truy thu thuế, gia hạn thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, gia hạn thờihạn nộp thuế, khoanh nợ, giãn nợ, xoá tiền nợ thuế, tiền phạt theo quy định củapháp luật;
- Được quyền yêu cầu người nộp thuế cung cấp sổ kế toán, hoá đơn,
Trang 10chứng từ và hồ sơ tài liệu khác có liên quan đến việc tính thuế, nộp thuế; đượcyêu cầu tổ chức tín dụng, các tổ chức, cá nhân khác có liên quan cung cấp tàiliệu và phối hợp với cơ quan thuế trong công tác quản lý thuế;
- Đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các tổ chức, cá nhân không thựchiện trách nhiệm phối hợp với cơ quan thuế trong công tác quản lý thuế để thutiền thuế vào ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật;
- Bồi thường thiệt hại cho người nộp thuế; giữ bí mật thông tin của ngườinộp thuế; xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế khi có đềnghị theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức tiếp nhận và triển khai các ứng dụng tiến bộ khoa học, côngnghệ thông tin và phương pháp quản lý thuế hiện đại vào các hoạt động của Chicục Thuế
- Quản lý, sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức thuế thuộc Chicục Thuế; quản lý, lưu giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế và kinh phí, tài sản đượcgiao theo quy định;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao
Tiểu kết
Trên đây là toàn bộ nội dung của Chương I giới thiệu khái quát về Chi cụcthuế Quận Bắc Từ Liêm bao gồm lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năngnhiệm vụ và quyền hạn Chi cục thuế Quận Bắc Từ Liêm là một cơ quan nhànước, có cơ cấu tổ chức rõ ràng, cụ thể Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ theo
đúng thẩm quyền quy định của Chính phủ và các văn bản quy phạm pháp luật
Trang 11Chương II VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH TẠI CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 2.1 Vai trò của văn phòng trong việc thu thập các căn cứ, thông tin
Tại Chi cục thuế Bắc Từ Liêm, đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ chính làvăn phòng và là "cửa ngõ thông tin" của cơ quan, mọi căn cứ, thông tin đến
và đi đều được thu thập, xử lý và chuyển tải tại đây Sau khi các căn cứ, thôngtin được phân loại, xử lý sẽ được truyền tải đến từng cấp lãnh đạo theo đúngchức năng nhiệm vụ để lãnh đạo nắm được tình hình một cách chính xác, kịpthời Việc thu thập, xử lý thông tin tốt góp phần tạo sự thuận lợi cho việc thựchiện công tác hoạch định của văn phòng có hiệu quả tối đa
Qua quá trình quan sát, tôi thấy việc hoạch định trong công tác thu thậpcăn cứ của văn phòng Chi cục thuế Bắc Từ Liêm được thực hiện nghiêm túc, cụthể, rõ ràng Đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điềuhành của lãnh đạo và thông tin cho công dân theo quy định của pháp luật.Vănphòng của Chi cục thuế Bắc Từ Liêm rất chú trọng đến vai trò của mình trongviệc hoạch định công tác thu thập căn cứ
Để làm tốt công tác hoạch định, Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ đã làmcông tác thu thập căn cứ, thông tin có liên quan qua các bước sau:
a) Xây dựng và tổ chức nguồn tin: Căn cứ vào yêu cầu của lãnh đạo và
quản lý về thông tin, tiến hành xây dựng và tổ chức nguồn tin Tìm cách hiểumột cách chính xác yêu cầu của người lãnh đạo hoặc yêu cầu, nộidung hoạch định:
- Yêu cầu cung cấp căn cứ, thông tin về vấn đề gì?
- Phạm vi căn cứ ,thông tin cần phải cung cấp?
- Thời gian cho phép để có thể thu thập và chuẩn bị thông tin
- Hình thức cung cấp tin (Bằng văn bản hoặc sao chụp các tài liệu hoặcbáo cáo trực tiếp)
b) Thu thập căn cứ, thông tin:
* Nguồn thu thập bao gồm:
- Thông tin, căn cứ từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các
Trang 12nơi khác gửi đến (còn gọi là công văn đến) và văn bản do cơ quan sản sinh ra(còn gọi là công văn đi) Đây là nguồn thông tin chính thức, quan trọng hàngđầu Tiêu biểu có thể kể đến:
+ Các văn bản của Đảng, Nhà nước và cơ quan cấp trên: Hiến pháp, Luật,Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ Thị, Thông tư
+ Thông tin từ Tổng cục thuế- Bộ Tài chính, Cục thuế Hà Nội
VD: Quyết định số 2541/QĐ-TCT ngày 26/12/2016 của Tổng cục Thuế
về việc ban hành Kế hoạch cải cách quản lý thuế trung hạn (giai đoạn 2018)
2016-+ Thông tin báo cáo hoạt động của các cơ quan, đơn vị có liên quan nhưcác Quận huyện, cơ quan địa chính, kho bạc
+ Thông tin từ các tổ chức, cơ quan bên ngoài khác như tổ chức thông tấn,báo chí trong và ngoài nước phản ánh tình hình, sự kiện, những biến động cùng
xu hướng phát triển kinh tế, văn hóa xã hội có liên quan đến ngành thuế
- Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình,internet, thu thập thông tin qua mạng nội bộ của Chi cục Thuế…
- Thông tin truyền miệng: qua trao đổi trực tiếp, các buổi họp, qua điệnthoại, trao đổi trực tiếp với người có thông tin
- Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp các sốliệu …
* Phương pháp lấy tin:
- Đọc và ghi chép
- Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu
- Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất
- Đo đạc, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin
Khi thực hiện công tác thu thập căn cứ, thông tin, Đội Hành chính- Nhânsự- Tài vụ đều ghi rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý cóthể xác minh, tra tìm khi cần thiết
Tiếp đó Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ sẽ xem xét, nghiên cứu, phântích và xử lý thông tin, căn cứ, thu thập được qua các yếu tố sau:
Trang 13- Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực:
+ Tóm tắt tin và phân loại thông tin theo nhóm như thông tin kinh tế,thông tin chính trị- xã hội, thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán…
+ Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có điểmkhác biệt với những thông tin trước
- Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý củacác tài liệu, số liệu: xác định độ tin cậy của các nguồn tin, lý giải được sự mâuthuẫn giữa các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độtin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu
Ngoài ra còn chú ý một số điểm sau:
- Tính khách quan: chất lượng của cách tiếp cận được sử dụng để tạo căn
cứ và tính khách quan của nguồn, cũng như phạm vi những cuộc thảo luận, bànbạc liên quan đến căn cứ ấy
- Tính khái quát: thông tin có phạm vi rộng hay chỉ là một vài trườnghợp được lựa chọn hoặc thí điểm?
- Tính phù hợp: liệu căn cứ ấy có kịp thời, có phù hợp và có hàm ý vềchính sách không?
- Tính sẵn có: sự tồn tại của căn cứ
- Nguồn gốc (căn nguyên) của căn cứ: căn cứ ấy có nền móng thực tếkhông? Có đáng tin cậy không?
- Tính thực tiễn: liệu những nhà hoạch định có tiếp cận căn cứ trong tìnhthái có ích và liệu những hàm ý về chính sách của nghiên cứu có khả thi và đủđiều kiện không?
Thu thập căn cứ phục vụ trực tiếp cho quá trình lập kế hoạch và ra quyếtđịnh Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, các nhà quảnlý cần rất nhiều thông tin, căn cứ để có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả cácvấn đề Sau khi nhận định được vấn đề, lãnh đạo văn phòng sẽ phân công, giaonhiệm vụ cho các chuyên viên của các khối trong văn phòng theo đúng chuyênmôn, lĩnh vực để phát huy tối đa hiệu quả công việc Từ đó, các chuyên viên vàcác khối, đơn vị có liên quan sẽ thực hiện các công việc theo nội dung đã hoạch
Trang 14định nhằm bảo đảm tốt công tác hoạch định, hoàn thành mục tiêu và côngviệc đã được giao.
Tóm lại, Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Chi cục Thuế Bắc Từ Liêmluôn đóng vai trò là đầu mối thông tin của cơ quan, thực hiện nhiệm vụ thu thập,
xử lý, cung cấp căn cứ, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạoChi cục một cách thường xuyên, liên tục và chủ động Đây là nhiệm vụ vô cùngquan trọng, không thể thiếu được giúp cho công tác hoạch định của vănphòng đạt được kết quả cao nhất nhằm hướng tới mục tiêu đã đề ra của cơ quan
2.2 Vai trò của văn phòng trong việc xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu là thành phần quan trọng không thể thiếu trong côngtác hoạch định, hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiếnlược tổng thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động đểphối hợp các hoạt động trong tổ chức Trong một tổ chức hệ thống mục tiêu baogồm mục tiêu của tổ chức và mục tiêu bộ phận Các mục tiêu này cần phải phùhợp với nhau Mỗi chức năng của quản trị đều hướng về mục tiêu, nhưng chứcnăng hoạch định giữ vai trò chủ đạo, do đó mục tiêu là nền tảng của hoạch định
Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ là bộ phận văn phòng tham mưu cholãnh đạo Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm về các vấn đề tổng hợp, các chương trình,
kế hoạch cho Chi cục, bởi vậy cũng có vai trò trong công tác xác định mục tiêucho hoạch định Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ đã tham mưu cho Chi cụcThuế Bắc Từ Liêm trong việc xác định rõ các mục tiêu, xây dựng một chiếnlược tổng thể, nhất quán với những mục tiêu đó, và triển khai một hệ thống các
kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động Cụ thể:
- Nghiên cứu, phân tích các căn cứ hoạch định
- Hoạch định mục tiêu cho chính văn phòng, các khối, đơn vị trong vănphòng, thậm chí là cho cả các cá nhân trong văn phòng dựa trên mục tiêu củaChi cục Thuế Bắc Từ Liêm
- Đánh giá các mục tiêu
- Lựa chọn và ấn định mục tiêu
Tập hợp nhu cầu và xác định những mục tiêu nghiệp vụ hành chính phải
Trang 151 Xác định thời điểm của chuyển giao nhu cầu ( giới hạn thời gian)
2 Xác định thẩm quyền chuyển giao nhu cầu ( ai có quyền gì?)
3 Xác định và thống nhất hình thức biểu mẫu sử dụng
4 Xác định hệ thống thông tin ghi nhận và phản hồi thông tin
Việc văn phòng tham mưu cho công tác hoạch định mục tiêu của Chi cụcThuế Bắc Từ Liêm góp phần vào việc lựa chọn được mục tiêu đúng đắn, phùhợp, tránh mắc phải việc lựa chọn mục tiêu sai lầm, xa rời với thực tế; Vạch rahướng đi cụ thể giúp Chi cục thực hiện đúng nhiệm vụ, chức năng của mình vàhoạch định mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn cho các hoạt động, côngtác có liên quan
Có thể thấy, công tác xác định mục tiêu có vai trò rất quan trọng trongviệc thực hiện mục tiêu cũng như hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.Khi thực hiện công tác hoạch định mà không xác định mục tiêu sẽ dẫn chúng tađến thất bại nặng nề
2.3 Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng các giải pháp
Nhờ hoạch định, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môitrường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu
tố môi trường Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy rađược tương lai Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xuhướng trong tương lai, thiết lập các giải pháp và lựa chọn các giải pháp phù hợp
Sau khi đã thu thập các căn cứ và xác định được mục tiêu thì Đội Hànhchính- Nhân sự- Tài vụ sẽ xây dựng các giải pháp để đạt được mục tiêu đó Quytrình thực hiện công tác xây dựng giải pháp được Đội Hành chính- Nhân sự- Tài
vụ tiến hành như sau:
-Xác định yêu cầu mục tiêu hoạch định:
+ Nội dung hoạch định là gì?
+ Công tác hoạch định yêu cầu những gì? Có những khó khăn gì?
+ Việc thực hiện mục tiêu đó có ý nghĩa gì đối với cơ quan?
Xác định được yêu cầu giúp văn phòng luôn hướng trọng tâm các công