Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của sở nội vụ tỉnh điện biên

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn 5 Chương 2. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 9 2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 9 2.1.1. Xác định tầm quan trọng của các căn cứ để xây dựng kế hoạch 9 2.1.2. Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thực hiện xác định các căn cứ pháp lý 9 2.1.3. Xác định các căn cứ thực tiễn 10 2.1.4. Xác định những căn cứ khoa học 10 2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu 10 2.2.1. Tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu 10 2.2.2. Vai trò của văn phòng trong việc đánh giá các mục tiêu 11 2.2.3. Lựa chọn và ấn định mục tiêu 12 2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 13 2.3.1. Xác định tầm quan trọng của việc xây dựng các giải pháp trong hoạch định 13 2.3.2. Nghiên cứu, phân tích các thông tin liên quan đến kế hoạch để xây dựng giải pháp 13 2.3.3. Xây dựng và lựa chọn các giải pháp tối ưu 15 2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 16 2.4.1. Xác định những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu 16 2.4.2. Tổ chức xác định nội dung công việc 17 2.4.3. Xác định cách thức thực hiện các công việc 17 2.4.4. Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu 18 2.4.5. Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian 19 2.4.6. Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá 19 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 21 3.1. Nhận xét, đánh giá 21 3.1.1. Ưu điểm 21 3.1.2. Nhược điểm 21 3.1.3. Nguyên nhân 22 3.2. Các giải pháp 22 3.2.1. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 22 3.2.2. Nâng cao chất lượng công tác tham mưu và trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng 23 3.2.3. Cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi nhận được rất nhiều sự giúp đỡcủa thầy cô và cán bộ công chức, viên chức cơ quan nơi tôi thực hiện đề tàinghiên cứu

Xin chân thành cảm ơn Th.s Nguyễn Đăng Việt đã hướng dẫn tận tình đểtôi có thể hoàn thiện bài nghiên cứu Cảm ơn thầy đã tận tình giảng dạy và giúp

đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu Những tri thức mà thầy truyềnđạt sẽ là hành trang giúp tôi vững bước hơn trên con đường tự lập dài phía trước

Tuy đã có nhiều cố gắng và nỗ lực nhưng với vốn kiến thức còn hạn chế,không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự góp ý, giúp đỡ củacác thầy giáo, cô giáo để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện tốt hơn

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”.

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sựhướng dẫn khoa học của Ths Nguyễn Đăng Việt Các nội dung nghiên cứu, kếtquả khảo sát các số liệu thống kê trong đề tài này là trung thực Những thông tintrong bài nghiên cứu là kết quả phân tích, nhận xét, đánh giá của chính tôi Tôixin chịu trách nhiệm về dữ liệu đã viết trong đề tài này

Điện Biên, ngày tháng 01 năm 2017

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

5 Cấu trúc của đề tài 2

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 4

1.1 Lịch sử hình thành 4

1.2 Cơ cấu tổ chức 4

1.3 Chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn 5

Chương 2 VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 9

2.1 Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 9

2.1.1 Xác định tầm quan trọng của các căn cứ để xây dựng kế hoạch 9

2.1.2 Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thực hiện xác định các căn cứ pháp lý 9

2.1.3 Xác định các căn cứ thực tiễn 10

2.1.4 Xác định những căn cứ khoa học 10

2.2 Vai trò trong công tác xác định mục tiêu 10

2.2.1 Tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu 10

2.2.2 Vai trò của văn phòng trong việc đánh giá các mục tiêu 11

2.2.3 Lựa chọn và ấn định mục tiêu 12

2.3 Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 13

2.3.1 Xác định tầm quan trọng của việc xây dựng các giải pháp trong hoạch định 13 2.3.2 Nghiên cứu, phân tích các thông tin liên quan đến kế hoạch để xây

2.3.3 Xây dựng và lựa chọn các giải pháp tối ưu 15

2.4 Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 16

2.4.1 Xác định những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu 16

2.4.2 Tổ chức xác định nội dung công việc 17

2.4.3 Xác định cách thức thực hiện các công việc 17

2.4.4 Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu 18

2.4.5 Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian 19

2.4.6 Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá 19

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 21

3.1 Nhận xét, đánh giá 21

3.1.1 Ưu điểm 21

3.1.2 Nhược điểm 21

3.1.3 Nguyên nhân 22

3.2 Các giải pháp 22

3.2.1 Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 22

3.2.2 Nâng cao chất lượng công tác tham mưu và trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng 23

3.2.3 Cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ 24

KẾT LUẬN 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội, các công ty trong

và ngoài nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận không thể thiếu đó làvăn phòng Văn phòng là bộ phận thực hiện chức năng chính tham mưu tổnghợp và đảm bảo hậu cần Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có

cơ sở để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu cũng như hỗ trợ đưa ra nhữngphương án hoạch định phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức.Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoa học,người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực phải có mặt ở mọi lúc, mọinơi Văn phòng sẽ giúp thủ trưởng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn

đó, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp chothủ trưởng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn.Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp, bốtrí, quản lý các phương tiện, thiết bị, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng chúng cóhiệu quả Tóm lại, văn phòng là bộ phận giúp việc cho lãnh đạo thông qua cácchức năng chính

Trong việc thực hiện các công việc của cơ quan tổ chức hay các hoạt độngthực tiễn hoạch định có vai trò hết sức quan trọng, bởi nó hỗ trợ đắc lực trongmọi công việc của cơ quan tổ chức trong việc đề ra những phương hướng kếhoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế và đối phó với những tínhkhông chắc chắn của môi trường Như vậy đòi hỏi các cơ quan tổ chức phải tiếnhành các hoạt động hoạch định cần thiết cho cơ quan tổ chức mình

Trên đà phát triển của xã hội hiện nay, mọi lĩnh vực hoạt động đều cầnphải được lên kế hoạch, hoạch định hướng đi một cách cụ thể để đi đến mục tiêumột cách nhanh nhất Không ngoại trừ cơ quan hành chính nhà nước, việc hoạchđịnh càng đóng vai trò quan trọng và văn phòng là một trong những bộ phận gópphần không nhỏ trong hoạch định của cơ quan tổ chức, giúp tổ chức thực hiện

Với lí do muốn đi sâu nghiên cứu về vai trò của hoạch định trong cơ quannhà nước để tìm hiểu và có cái nhìn thực tế về hoạch định trong cơ quan tổ chức,nâng cao kiến thức của bản thân, cũng như khảo sát quá trình lập kế hoạch của

cơ quan và đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả lập kế hoạch Tôi lựa

chọn nghiên cứu đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”.

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch địnhcủa Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

Mục đích nghiên cứu: Khảo sát về vai trò của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnhĐiện Biên trong việc hoạch định các công việc của cơ quan để có được cái nhìntổng thể hơn về công việc, ngành nghề mà mình đang theo học, để mở rộng kiếnthức của bản thân Đưa ra một số giải pháp để văn phòng Sở thực hiện tốt hơnvai trò của mình trong hoạch định công việc của cơ quan tổ chức

Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát và đánh giá về đơn vị khảo sát, đưa ramột số giải pháp

3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Cơ sở phương pháp luận: Quan điểm thực tiễn và nguyên tắc lí luận, quanđiểm lịch sử - cụ thể, quan điểm toàn diện và hệ thống

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng: Phương pháp nghiên cứu tàiliệu, Phương pháp quan sát, Phương pháp điều tra khảo sát thực tế

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Khẳng định tầm quan trọng của văn phòng trong việc hoạch định các côngviệc của cơ quan tổ chức

Giúp cho cơ quan biết được những ưu, nhược điểm trong công tác vănphòng đối với hoạt động hoạch định và từ đó đưa ra một số giải pháp nâng caohiệu quả hoạt động bộ máy văn phòng

Là tài liệu cho các đọc giả có nhu cầu tìm hiểu về nội dung của đề tài

5 Cấu trúc của đề tài

Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.

Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Sở Nội

vụ tỉnh Điện Biên

Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH

ĐIỆN BIÊN 1.1 Lịch sử hình thành

Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tiền thân là Ban Tổ chức dân chính trực thuộc

Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu (cũ) Qua các giai đoạn của cách mạng, vớinhững tên gọi khác nhau: Ban Tổ chức dân chính, Ban Tổ chức, Ban Tổ chứcChính quyền, Sở Nội vụ

Ban Tổ chức Dân chính (1965 - 1968): Được thành lập theo Quyết định

số 756/QĐ ngày 20 tháng 11 năm 1965 của Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu(cũ)

Ban Tổ chức (1968 - 1971): Được tách ra từ Ban Tổ chức Dân chính theoQuyết định số 414/QĐ ngày 21 tháng 8 năm 1968 của Ủy ban hành chính tỉnhLai Châu (cũ)

Ban Tổ chức Chính quyền (1971 - 2004): Được đổi tên từ Ban Tổ chứctheo Quyết định số 19/QĐ ngày 17 tháng 9 năm 1971 của Ủy ban hành chínhtỉnh Lai Châu (cũ) và tiếp tục thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban Tổ chứcđến tháng 9 năm 2004

Sở Nội vụ (từ tháng 9 năm 2004 đến nay): Được đổi tên từ Ban Tổ chứcChính quyền theo quy định tại Nghị định số 171/2004/NĐ - CP ngày 29 tháng 9năm 2004 của Chính phủ;

Từ tháng 05 năm 2008 đến nay: Thực hiện Nghị định số 13//2008/NĐ-CPngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ;

1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cụ thể như sau:

Lãnh đạo Sở:

Sở Nội vụ hiện có Giám đốc và 02 Phó Giám đốc

Giám đốc Sở Nội vụ là người đứng đầu Sở Nội vụ, chịu trách nhiệm trước

Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật về thựchiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ; thực hiện các chức trách,

nhiệm vụ của - Giám đốc Sở quy định tại Điều 7 Nghị định số 24/2014/NĐ-CPngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc

Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Phó Giám đốc Sở Nội vụ là người giúp Giám đốc Sở Nội vụ phụ trách,chỉ đạo một số mặt công tác của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở Nộivụ; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về nhiệm vụđược phân công Khi Giám đốc Sở vắng mặt, một phó Giám đốc Sở được Giámđốc Sở ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Sở Nội vụ

Giám đốc và Phó Giám đốc Sở Nội vụ do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấptỉnh quyết định bổ nhiệm theo quy định của Đảng và Nhà nước

Việc bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷluật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Giámđốc, Phó Giám đốc Sở Nội vụ do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết địnhtheo quy định của Đảng và Nhà nước

Cơ cấu tổ chức thuộc Sở gồm 09 phòng, ban, đơn vị:

Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ

Các cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ:

- Ban thi đua - Khen thưởng;

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm ban hành văn bản quy định cụ thểchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan, đơn vịthuộc, trực thuộc Sở Nội vụ

1.3 Ch c năng và nhi m v , quy n h n ức năng và nhiệm vụ, quyền hạn ệm vụ, quyền hạn ụ, quyền hạn ền hạn ạn

Chức năng:

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức năng thammưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ gồm: tổchức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cáchhành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,viên chức nhà nước, cán bộ công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chứcphi Chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước, thi đua - khen thưởng, Tôn giáo

Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành

sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụcủa Bộ Nội vụ

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,

đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướngdẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao

Về tổ chức bộ máy:

Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức

bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủyban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện;

Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành văn bản quy định cụ thể chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ;

Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc xây dựng đề án thành lập, tổchức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

để trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định;

Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phốihợp liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấptỉnh theo quy định của pháp luật;

Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn kết quảbầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm đối với thành viên Ủy ban nhândân cấp huyện theo quy định của pháp luật;

Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, tổ dân phố theo quy định củapháp luật;

Về công tác văn thư, lưu trữ:

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiệncác chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưutrữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnhtheo quy định của pháp luật;

Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đốivới cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnhtheo quy định của pháp luật;

Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưutrữ;

Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũcông chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ:giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật;

Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ cácđiều kiện theo quy định của pháp luật;

Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

Về công tác thi đua, khen thưởng:

Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn chuyên môn,nghiệp vụ cho đội ngũ công chức làm công tác thi đua, khen thưởng ở các sở,ban, ngành, ở cấp huyện, cấp xã và doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh; ứng dụngkhoa học công nghệ trong lĩnh vực thi đua, khen thưởng

Thẩm định hồ sơ đề nghị khen thưởng của các sở, ban, ngành, của cấphuyện, cấp xã, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội,

tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế ở địa phương và cơ sở, trình Ủy ban nhân dân cấptỉnh quyết định khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định khenthưởng theo quy định;

Quản lý, lưu trữ hồ sơ khen thưởng theo quy định của pháp luật; xây dựng

và quản lý cơ sở dữ liệu về thi đua, khen thưởng; tổng hợp, báo cáo định kỳ vềthi đua, khen thưởng theo quy định

Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng cấp tỉnh

Tiểu kết

Trên đây là một vài nét mô phỏng về vị trí trụ sở, lịch sử hình thành, cơ

cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, hiểu rõ được cơ quan được hìnhthành dựa trên quy định thành lập tổ chức của cơ quan cấp trên, là một phầntrong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước cũng như chức năng, nhiệm vụquyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

Chương 2 VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI

SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 2.1 Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ

2.1.1 Xác định tầm quan trọng của các căn cứ để xây dựng kế hoạch

Để thực hiện bất cứ công việc gì của cơ quan tổ chức cũng cần rất nhiềuthông tin, thông tin đáp ứng cho hoạt động thực tiễn, giải quyết nhiệm vụ của cơquan tổ chức, làm căn cứ để xây dựng các kế hoạch, từ các đặc tính của côngviệc, cơ cấu tổ chức, nhân sự, tài chính, lịch trình công tác, các buổi họp, kếhoạch ngắn hạn và dài hạn của cơ quan

Đặc biệt, việc thu thập các căn cứ có vai trò quan trọng trong hoạch địnhcông việc trong cơ quan tổ chức, thể hiện trên các phương diện như:

- Cung cấp dữ liệu để lập kế hoạch, xác định mục tiêu

- Xây dựng các phương án, giải pháp cho kế hoạch

- Các phương án đề phòng rủi ro trong quá trình thực hiện công việc

- Tiến trình thực hiện công việc

Thu thập các căn cứ cho hoạch định là giai đoạn đầu tiên trong quá trình

tổ chức thực hiện hoạch định công việc của văn phòng cơ quan, những căn cứxuất phát từ nội bộ cơ quan như thông tin nội bộ hoặc là thông tin bên ngoài,những căn cứ đánh giá giá trị pháp lí của thông tin

2.1.2 Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thực hiện xác định các căn

cứ pháp lý

Trong bất cứ cơ quan tổ chức nào thì văn phòng cũng là cửa ngõ của cơquan, vì văn phòng luôn có mỗi quan hệ đối nội đối ngoại thông qua hệ thốngvăn bản đi văn bản đến, văn bản nội bộ Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên là

bộ phận tiếp nhận nhiều thông tin từ nhiều bộ phận khác của cơ quan vì vậy đểthu thập những căn cứ cho quá trình hoạch định công việc cũng thuận lợi hơn

Trong đó là các căn cứ pháp lí, văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thựchiện xây dựng các căn cứ pháp lí thông qua những quy định, quyết định của nhà

hiện hoạch định

Trước khi hoạch định bất cứ một công việc gì văn phòng cơ quan tổ chứcthu thập căn cứ thông qua việc nghiên cứu các quy định của nhà nước, các tàiliệu, văn bản luật, các quy định quyết định, thông tư liên quan đến công việc cầnlập kế hoạch

Tập hợp các các căn cứ thu được thực hiện kiểm tra độ chính xác và tiếnhành lựa chọn làm căn cứ pháp lí cho việc hoạch định, đưa những căn cứ hợp lí

và có giá trị nhất vào hoạch định

2.1.3 Xác định các căn cứ thực tiễn

Sau khi nhận được sự chỉ đạo và xác định những công việc cần phải làmcủa cơ quan Chánh văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tổ chức phân côngcông việc đến từng bộ phận trong phòng và thu thập các căn cứ trong đó có căn

cứ thực tiễn để hoạch định công việc

Văn phòng tổ chức xác định các căn cứ thực tiễn để hoạch định các côngviệc của cơ quan là những căn cứ thể hiện xu hướng phát triển của cơ quan, cácchương trình kế hoạch của cơ quan ở thời gian trước, các yếu tố kinh tế, chínhtrị, văn hóa, môi trường làm việc của cơ quan Văn phòng sẽ dựa vào đó để xâydựng các căn cứ thực tiễn cho việc hoạch định

2.1.4 Xác định những căn cứ khoa học

Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên xác định các căn cứ khoa học choviệc hoạch định công việc thông qua các nghiên cứu khoa học, các cơ sở khoahọc, làm cơ sở để kế hoạch trở nên đáng tin cậy và nâng cao khả năng hoànthành hiệu quả công việc

2.2 Vai trò trong công tác xác định mục tiêu

2.2.1 Tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu

Vào một buổi chiều hoàng hôn, một người đàn ông bị lạc trong sa mạc,Ông ta bị lạc trong khi đi tìm một chàng trai trẻ cũng bị lạc, Buổi sáng ngày hômsau, chàng trai quay trở về, còn người đàn ông kia không quay trở về nữa.Chàng trai có kể lại Anh từng trải qua những trận bão cát, có nhiều lúc tình

cảnh hết sức gian nan Nhưng anh biết rõ mình đang ở đâu, biết rõ mục tiêu củamình là phải quay về được doanh trại, nhờ vậy anh đã quay trở về.

Người đàn ông đi tìm chàng trai trẻ bị lạc ấy, chắc hẳn cũng phải trải quanhững trận bão cát, chắc hẳn ông ấy cũng ở trong tình cảnh vô cùng gian nan.Nguyên nhân chủ yếu khiến ông ấy mất tích là: mục tiêu của ông là tìm kiếmmột người bị lạc, cái mà ông ấy tìm kiếm lại không ở một vị trí cố định, vì thếông ấy bị lạc thực sự Khi bị rơi vào sa mạc cuộc đời, nếu cứ đi luẩn quẩn thìđương nhiên không nhìn thấy hy vọng và cũng không bao giờ đi ra khỏi sa mạc

Có thể rất nhiều người cho rằng lúc bấy giờ sự dũng cảm và nghị lực sẽ giúp bạnvượt qua khó khăn Nhưng nếu không xác định rõ vị trí của bản thân, không biếtđược mục tiêu của mình là gì, thì tất cả mọi sự nỗ lực đều trở nên vô nghĩa

Cũng giống như việc xác định mục tiêu của bản thân, việc xác định mụctiêu trong công tác hoạch định thực sự rất quan trọng Mỗi chức năng của quảntrị đều hướng về mục tiêu, nhưng chức năng hoạch định giữ vai trò chủ đạo, do

đó mục tiêu là nền tảng của hoạch định

2.2.2 Vai trò của văn phòng trong việc đánh giá các mục tiêu

Trong công việc xác định mục tiêu thì đánh giá mục tiêu là bước quantrọng, giúp cơ quan có thể xác định được những mục tiêu tối ưu nhất và vạch ranhững công việc có thể được thực hiện Thay vì đặt ra những mục tiêu thiếu rõràng, việc đánh giá các mục tiêu, xác định mục tiêu cụ thể giúp cho cơ quan cóđược những chiến lược tối ưu và sát với thực tế hơn là mục tiêu quá bao hàm,mông lung

Việc đánh giá các mục tiêu được văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên dựatrên những tiêu chí đã đặt ra trước đó như:

- Tính khả thi

- Thời gian thực hiện

- Các thành quả mang lại

Những mục tiêu được đánh giá cao là những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, cótính khả thi cao, phù hợp với cơ quan