Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại công ty thuốc lá thăng long

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Phương pháp nghiên cứu: 2 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ 5 CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 7 2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 8 2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu 11 2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 13 2.3.1. Tuyển dụng nhân sự 15 2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự 15 2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự 16 2.3.4. Đãi ngộ nhân sự 17 2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự 18 CHƯƠNG III. GiẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 20 3.1. Nhận xét, đánh gía 20 3.1.1. Ưu điểm 21 3.1.2. Nhược điểm 21 3.1.3. Nguyên nhân 21 3.2. Các giải pháp 22 PHỤ LỤC 23

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu “ Khảo sát, đánh giá vai trò củaNhà Quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty thuốc láThăng Long” Mọi thông tin và nội dung của đề tài đều dựa trên những nghiêncứu thực tế và đúng nguồn trích dẫn

Nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

1 Công ty Trách nhiệm hữu hạn một

thành viên Thuốc lá Thăng Long

Công ty TNHH MTV Thuốc láThăng Long

2 Công ty thuốc lá Thăng Long Vinataba Thăng Long

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Phương pháp nghiên cứu: 2

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 3

1.1 Lịch sử hình thành 3

1.2 Cơ cấu tổ chức 4

1.3 Chức năng, nhiệm vụ 5

CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 7

2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 8

2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu 11

2.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 13

2.3.1 Tuyển dụng nhân sự 15

2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân sự 15

2.3.3 Bố trí sử dụng nhân sự 16

2.3.4 Đãi ngộ nhân sự 17

2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân sự 18

CHƯƠNG III GiẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 20

3.1 Nhận xét, đánh gía 20

3.1.1 Ưu điểm 21

3.1.2 Nhược điểm 21

3.1.3 Nguyên nhân 21

3.2 Các giải pháp 22

PHỤ LỤC 23

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, với xu thế toàn cầu hóa và tính chất cạnh tranh ngày càng khốcliệt, con người đang được coi là nguồn tài sản vô giá và là yếu tố cơ bản nhấtquyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Để đứng vững trongmôi trường cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng chomình một đội ngũ cán bộ có chất lượng về năng lực, phẩm chất, trình độ chuyênmôn để đáp ứng với tình hình của doanh nghiệp cũng như theo kịp với tiến bộ vàtrình độ khoa học – kỹ thuật của thế giới Trường hợp của Công ty Thuốc láThăng Long cũng không nằm ngoài ngoại lệ này Là Công ty chuyên sản xuất vàcung cấp sản phẩm thuốc lá điếu; chế tạo, gia công sửa chữa thiết bị chuyênngành thuốc lá; xuất, nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh và một sốngành nghề khác nên đòi hỏi doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân lực có trìnhđộ công nghệ cao Do đó, nhu cầu hoàn thiện công tác quản lý nguồn nhân sựnhằm thích ứng với tính chất sản xuất, tình hình hoạt động và sự nâng cao nănglực cạnh tranh của Công ty hiện nay là rất lớn Nhận thấy được tầm quan trọngvà sự cần thiết của công tác quản trị nguồn nhân lực trong một tổ chức, doanhnghiệp và cùng với sự cộng tác của đồng nghiệp trực tiếp làm việc tại doanhnghiệp, đã cung cấp cho tôi tư liệu tương đối đầy đủ, từ đó giúp tôi có thể tìmhiểu, nghiên cứu và đánh giá được ưu điểm, hạn chế về vai trò của Nhà Quản trịtại Công ty, do đó tôi đã lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của NhàQuản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Thuốc láThăng Long ” để làm đề tài nghiên cứu của mình

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đối tượng hướng tới là vai trò của Nhà Quản trị văn phòng trong công táchoạch định nhân sự tại Công ty Thuốc lá Thăng Long

định nhân sự tại Công ty

- Đề xuất định hướng và một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện vai tròcủa Nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự, giúp cho Công ty có đượcđội ngũ lao động chất lượng cao trong thời gian tới

3 Phương pháp nghiên cứu:

+ Về Không gian: Tại Công ty Thuốc lá Thăng Long

+ Về Thời gian: Số liệu các tác giả khảo sát từ nhiều năm 2010,2011 2016

Trong bài nghiên cứu này tôi đã sử dụng phương pháp nghiên cứu là:Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu,phương pháp quan sát, phương pháp thống kê, phương pháp điều tra, phân tích,Phương pháp so sánh

Ngoài phần lời mở đầu, phần kết luận, kiến nghị và danh mục tài liệutham khảo, bài tiểu luận được chia thành 3 chương:

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦACÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG

CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONGCÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ

CHƯƠNG III GiẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢNTRỊ VĂN PHÒNG

KẾT LUẬN

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG

TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 1.1 Lịch sử hình thành

Ngày 06/1/1957, Nhà máy Thuốc Lá Thăng Long (Vinataba ThangLong), đơn vị tiên phong của ngành Công nghiệp Thuốc lá Việt Nam đượcthành lập Theo Quyết định số 318/2005/QĐ-TTG ngày 06/12/2005 của Thủtướng Chính phủ, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long được chuyển đổi thành Công

ty TNHH MTV Thuốc lá Thăng Long Trải qua 57 năm xây dựng và phát triển,các thế hệ cán bộ, công nhân viên Công ty đã nối tiếp nhau xây dựng nên truyềnthống quý báu, với những đóng góp có ý nghĩa lớn lao cho ngành Công nghiệpThuốc lá Việt Nam

Tên đầy đủ: Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thăng Long

Tên tiếng Anh: Thang Long Tobacco Company Limited

Tên viết tắt: Vinataba Thang Long

khu vực thị trường trên thế giới Ngoài những thị trường xuất khẩu lâu năm nhưTrung Đông, Châu Phi, Đông Nam Á… công ty còn không ngừng tìm kiếm và

mở rộng các thị trường mới như Singapore, Hàn Quốc, châu Âu, Hoa Kỳ.Hiện tại, Vinataba Thang Long giữ vai trò quan trọng trong Tổng Công tyThuốc lá Việt Nam nói riêng và ngành thuốc lá Việt nam nói chung Trongtương lai, công ty sẽ tập trung mọi nỗ lực để có thể đẩy mạnh hơn các mối quanhệ hợp tác với nhiều quốc gia trong khu vực và trên thế giới Công ty luôn sẵnsàng hợp tác và chia sẻ cơ hội kinh doanh với tất cả khách hàng cũng như đốitác trong và ngoài nước đối với ngành thuốc lá Việt Nam

Phó Giám Đốc Phòng Kỹ thuật – sản xuất – Hệ thống QLCL

Phó Giám đốc Dự án đầu tư – Xây dựng – Thiết bị sản xuất

Phó Giám đốc Pháp chế - PCCN – VSLĐ – Lao động tiền lương

Phòng kỹ thuật cơ điện

Ban bảo vệ

+ Các phân xưởng

Phân xưởng sợi

Phân xưởng bao cứng

Phân xưởng bao mềm

Phân xưởng cơ điện

1.3 Chức năng, nhiệm vụ

Là Doanh nghiệp nhà nước, đơn vị thành viên của Tổng Công ty Thuốc láViệt Nam , chức năng quan trọng chủ yếu của Công ty Thuốc lá Thăng Long làsản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu trên phạm vi cả nước cũng như các ngànhnghề có liên quan theo đúng kế hoạch của Tổng công ty và quy định của phápluật

Nhiệm vụ:

Công ty có nghĩa vụ nhận vốn, có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn,

sử dụng có hiệu quả các nguồn lực do Tổng Công ty giao, thực hiện các quyếtđịnh của Tổng công ty về điều chỉnh vốn và các nguồn lực đầu vào, đầu ra phùhợp với các loại hoạt động của công ty trong từng giai đoạn phát triển cụ thể

Tiến hành thu mua nguyên liệu đầu vào theo chỉ tiêu quy định kế hoạchcủa Tổng Công ty về số lượng, chất lượng, cách thức mua Tiếp nhận và bảoquản nhiên vật liệu theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật Bảo vệ tốt tài nguyên vật liệu,đảm bảo dự trữ để sản xuất diễn ra bình thường liên tục

Thiết lập mạng lưới kênh phối hợp rộng khắp các tỉnh, thành phố trên cảnước để tiêu thụ sản phẩm nhanh đáp ứng có hiệu quả nhu cầu tiêu dùng Xâydựng các đại lý, văn phòng đại diện nhằm đẩy mạnh tiêu thụ

Trực tiếp việc điều tra nghiên cứu thị trường, pháp triển những thị trườngmới đi đôi với việc nghiên cứu chế tạo những sản phẩm mới ngày càng tốt đápứng nhu cầu khách hàng Theo dõi việc phân phối sử dụng thuốc lá, phát hiệnnhững nhược điểm thiếu sót Cũng có những tiêu cực để đề nghị cải tiến khắcphục kịp thời

Tham gia hoạt động xuất nhập khẩu thuốc lá sang thị trường khu vực vàquốc tế theo đúng quy định của pháp luật hiện hành Thực hiện đầy đủ nghĩa vụnộp ngân sách Nhà nước

Tiểu kết

Công ty đã sắp xếp được hệ thống quản lý theo hướng gọn nhẹ và khoahọc, loại trừ tối đa sự đòi hỏi của các bộ phận, chi phí gián tiếp Cơ cấu nàyđược chuyên môn hóa đến từng phòng ban, phân xưởng, tổ đội Nếu một bộphận không hoàn thành nhiệm vụ của mình, hoặc có sự sai sót trong các côngđoạn sản xuất thì sẽ ảnh hưởng tới kết quả chung của các bộ phận dẫn tới sự đòihỏi tinh thần trách nhiệm của từng bộ phận Cùng với việc thực hiện tốt chứcnăng, nhiệm vụ của mình thì Công ty Thuốc lá Thăng Long đã phát triển lớnmạnh và có dấu ấn trên thị trường trong rất nhiều năm

CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG

CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ

Trong quá trình phát triển, Công ty Thuốc lá Thăng Long luôn coi trọngyếu tố con người Con người lao động có tri thức, được chăm lo chu đáo sẽquyết định sự thành bại trong sản xuất, trong đầu tư đổi mới công nghệ Trongcông tác hoạch định và xây dựng đội ngũ cán bộ, lãnh đạo công ty luôn chútrọng tới tiêu chí trình độ Đây chính là tầm nhìn về sự phát triển lâu dài và bềnvững của Công ty

Với trách nhiệm là người trợ giúp cho những người quản lý, thôngthường, bộ phận chức năng về nguồn nhân lực thực hiện ba vai trò sau đây: Vaitrò tư vấn: trong vai trò này, các chuyên gia nguồn nhân lực được coi như nhữngngười tư vấn nội bộ, thu thập thông tin, phân tích các vấn đề nhằm thiết kế cácgiải pháp, đưa ra sự trợ giúp và hướng dẫn đối với những người quản lý khác đểgiải quyết các vấn đề về nguồn nhân lực trong tổ chức Chẳng hạn, cán bộ quản

lý nguồn nhân lực đa ra những lời tư vấn về biên chế, đánh giá thực hiện côngviệc, các chương trình đào tạo và thiết kế lại công việc Trong những tình huốngnhư vậy, phòng nguồn nhân lực cung cấp đầu vào để các cán bộ quản lý trựctuyến ra các quyết định Vai trò phục vụ: trong vai trò này, các nhân viên nguồnnhân lực thực hiện các hoạt động mà việc thực hiện các hoạt động đó bởi một bộphận tập trung sẽ có hiệu quả hơn so với các nỗ lực độc lập của một vài đơn vịkhác nhau Những hoạt động này là những hoạt động phục vụ trực tiếp cho cáccán bộ quản lý trực tuyến hay các bộ phận chức năng khác trong tổ chức ví dụnhư tuyển mộ, đào tạo định hướng, ghi chép hồ sơ, thực hiện các báo cáo vềnhân sự Vai trò kiểm tra: phòng nguồn nhân lực được yêu cầu kiểm tra nhữngchính sách và chức năng quan trọng trong nội bộ tổ chức Để thực hiện vai trònày, phòng nguồn nhân lực xây dựng các chính sách và các thủ tục (quy chế) vàgiám sát sự thực hiện chúng Khi thực hiện vai trò này, các thành viên của bộphận nguồn nhân lực được coi là những người đại diện hoặc người được uỷquyền của quản lý cấp cao Do yêu cầu của luật pháp (ở nước ta là Bộ luật Laođộng), vai trò kiểm tra ngày càng trở nên quan trọng trong các lĩnh vực như an

toàn, tuyển dụng, quan hệ lao động và thù lao lao động.

Quy mô và cơ cấu của bộ phận nguồn nhân lực của một tổ chức đượcquyết định tuỳ thuộc vào lượng thông tin cần thu thập, xử lý phục vụ cho việc racác quyết định tức là khối lượng các công việc quản lý cần phải giải quyết vàcách thức thực hiện chúng Do đó, tuỳ thuộc vào quy mô của tổ chức (xưởng sảnxuất, công ty, tổng công ty.:.) và các yếu tố thuộc điều kiện bên trong, bên ngoàicủa tổ chức như: đặc điểm công việc và sự phức tạp của hoạt động; trình độ củanhân lực và quản lý nhân lực; quan hệ sở hữu của tổ chức và các quan hệ giữacông nhân với lãnh đạo và công đoàn; tình hình thị trường lao động và cạnhtranh; tình hình phát triển kinh tế của đất nước; các chính sách kinh tế - xã hộicủa Nhà nước; các quy định về luật pháp của Nhà nước trong lĩnh vực lao động,

sự phát triển của công nghệ và kỹ thuật; tư duy của người quản lý để lựa chọnquy mô và cơ cấu bộ phận nguồn nhân lực cho phù hợp Khi hình thành bộphận chức năng quản lý nguồn nhân lực trong một tổ chức hoặc trong mỗi cấpquản lý của tổ chức phải tính đến chức năng, nhiệm vụ đặt ra cho bộ phận đótrên cơ sở phân tích khối lượng công việc và các yếu tố ảnh hưởng đến nó Mụctiêu là xây dựng được một cơ cấu gọn nhẹ, tránh sự cồng kềnh, chồng chéo giữacác chức năng để có thể giải quyết nhanh và hiệu quả các vấn đề đặt ra

2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định

Trong hoạt động quản lý của cơ quan thì thông tin đóng vai trò vô cùngquan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan vàcác đơn vị Nhà quản trị văn phòng như một cầu nối trung gian về thông tintrong hoạt động của cơ quan Và họ giữ một vai trò quan trọng trọng trong lĩnhvực này

+ Nhà Quản trị văn phòng có vai trò thu thập thông tin trong hoạt độngquản lý của cơ quan Nhà quản trị văn phòng thông qua bộ máy văn phòng củamình thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan tới tổ chức, hoạt động củađơn vị Nhà quản trị thực hiện vai trò thu thập thông tin bằng cách giao phó chocác bộ phận trong văn phòng thu thập thông tin, sau đó các bộ phận này sẽ cungcấp thông tin cho nhà quản trị, hoặc nhà quản trị trực tiếp thu thập thông tin qua

các kênh thông tin như quan văn bản, qua báo chí, qua hội họp….

+ Vai trò thông tin của nhà quản trị văn phòng còn được thể hiện qua vaitrò cung cấp thông tin của nhà quản trị Nhà quản trị văn phòng sau khi thu thập,phân tích, xử lý các thông tin liên quan tới hoạt động của đơn vị, của cơ quannhà quản trị sẽ cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan để phục vụ cho hoạtđộng quản lý của lãnh đạo nhằm hướng tới mục tiêu chung của cơ quan

+ Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin cũng là biểu hiện của vai tròthông tin của nhà quản trị văn phòng Trong quá trình hoạt động của, nhà quảntrị liên tục tiếp nhận các thông tin quản lý từ lãnh đạo, các thông tin quản lý cóliên quan từ các phòng ban, đơn vị khác Các thông tin đó là cơ sở để giải quyếtcác công việc liên quan tới chức năng nhiệm vụ của văn phòng Các thông tinnày được nhà quản trị truyền đạt, phổ biến cho các đơn vị, các nhân viên trongvăn phòng , các đơn vị liên quan để các cá nhân, đơn vị trong văn phòng dựavào đó để thực hiện nhiệm vụ của mình

Hiện nay tổng số lao động của Công ty là 1.244 người được chia làm 2 bộphận

Công nhân trực tiếp sản xuất có 852 người, chiếm 68,5%

Cán bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ có 392 người chiếm khoàng 31,5%Nhận thức được vai trò của con người, Công ty Thuốc lá Thăng Longkhông chi quan tâm đến số lượng công nhân mà quan tâm đến chất lượng laođộng, không chủ đến lao động chân tay, lao động sản xuất trực tiếp mà cả laođộng quản lý, không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, dưới đây là bảng phản ánh

cơ cấu lao động của Công ty trong những năm gần đây

Bảng: Quy mô nguồn nhân lực của Công ty Thuốc lá Thăng Long năm 2013,2014,2015

STT Chỉ tiêu

Sốlượng(Người)

Tỉ lệ

(%)

Sốlượng(Người)

Tỉ lệ

(%)

Sốlượng(Người)

Tỉ lệ(%)

giántiếp

3

Laođộng

trựctiếp

Cơ cấu tuổi của Cán bộ Nhân viên

STT Độ tuổi

Sốlượng(Người)

Tỉ lệ

( %)

Sốlượng(Người)

Tỉ lệ

( %)

Sốlượng(Người)

Tỉ lệ(%)

Nhìn vào các bảng số liệu trên ta thấy được sự thay đổi về nguồn nhân lựccủa công ty và độ tuổi nhân lực của công ty để Công ty có thể hoạch định thêmnguồn nhân lực cho những năm tới hướng tới mục tiêu phát triển công ty thậtlớn mạnh

2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu

Mỗi nhóm có một mục tiêu xác định mối tương quan trong phạm vi cơ

cấu tổ chức

Mục tiêu của mỗi nhóm phải được mô tả rõ ràng

Mục tiêu của hành chính là phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả.HCVP là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác

Mục tiêu của nhóm phục vụ phải ở dưới mục tiêu của các nhóm hoạt