Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của một cơ quan hoặc một doanh nghiệp cụ thể

PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Đề tài: Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của một cơ quan hoặc một doanh nghiệp cụ thể. Có thể thấy rằng, trong một cơ quan hành chính Nhà nước, đặc biệt là văn phòng thì công tác hậu cần là rất quan trọng trong khâu tổ chức các kế hoạch, chiến lược để thực hiện những nhiệm vụ, mục tiêu đã đề ra. Công tác hoạch định có một vị trí quan trọng trong sự vận hành bộ máy cơ quan, tổ chức không chỉ trong ngắn hạn mà còn cả trong dài hạn, vì vậy mà các cơ quan tổ chức dù lớn hay nhỏ đều cần chú trọng đến công tác hoạch định. Thiếu tư duy chiến lược, thiếu khả năng hoạch định thì hoạt động trong cơ quan sẽ không vận hành theo đúng yêu cầu đã đặt ra. Việc nhận định công tác hoạch định của cơ quan tổ chức, đặc biệt là đối với văn phòng hiện nay là rất cần thiết, giúp chúng ta khảo sát và vài nét về thực trạng, từ đó đưa ra những đánh giá để thực hiện tốt công tác hoạch định trong cơ quan tổ chức. 2. Lịch sử nghiên cứu Trên thực tế, đã có rất nhiều nghiên cứu về vai trò của công tác hoạch định trong cơ quan tổ chức ở các trường Đại học trên cả nước cũng như các bài Nghiên cứu khoa học của các chuyên gia. 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND quận hai Bà Trưng. Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Làm sáng tỏ, hoàn thiện các kiến thức về công tác hoạch định, cũng như vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác hoạch định của các cơ quan, tổ chức hiện nay. Trên cơ sở khảo sát thực trạng rút ra những ưu điểm, nhược điểm từ đó đưa ra một số đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định ở văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng. 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Thu thập và xử lý thông tin Tổng hợp thông tin Khảo sát Phỏng vấn điều tra So sánh đối chiếu 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của bài Khi thực hiện bài tập lớn này, em không chỉ tiếp thu kiến thức, cũng như hoàn thiệu kiến thức về công tác hoạch định cho bản thân mà còn giúp cho cơ quan tổ chức em khảo sát có được cơ sở để từ đó hoàn thiện nhưng điều còn thiếu sót. Đồng thời, cũng giúp cho sinh viên chúng em có thêm thông tin để phục vụ cho hoạt động học tập và tích lũy kiến thức. 7. Cấu trúc của đề tài: Bài tập lớn của em sẽ có: Phần mở đầu và 3 chương. Chương 1: Khái quát về chức năng và hoạt động của UBND quận Hai Bà Trưng Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND quận Hai Bà Trưng Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tất cả những chuyên viên, cán bộ, công chức, viên chức của văn phòng đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc cung cấp nhiều tài liệu quý báu để em có thể hoàn thành bài tập lớn này

Đặc biệt em xin được gửi lời cảm ơn tới nhà giáo Nguyễn Hữu Danh là người giảng dạy, giúp đỡ và trả lời các câu hỏi để em hoàn thành bài tập lớn này

Trong quá trình khảo sát và tìm hiểu với một khoảng thời gian ngắn, mặt khác do năng lực còn hạn chế và một số nguyên nhân khách quan, nên dù cố gắng nhưng bài tiểu luận em đã thực hiện không thể tránh khỏi những sai sót Vì thế, em rất mong được sự góp ý của các thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng Những ý kiến đóng góp đó sẽ giúp em nhận ra hạn chế, và qua đó em sẽ có thêm được những nguồn tài liệu, tư liệu bổ ích trên con đường học tập cũng như công việc thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài tập lớn do chính em thực hiện

Tất cả các nội dung nghiên cứu trong vấn đề này là hoàn toàn trung thực

Ngoài ra, trong bài tập lớn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như

số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thíchnguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kì sự gian lận nào, em xin chịu những hình thức kỉ luậtcủa trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên

Nguyễn Hùng Linh

CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Ủy ban nhân dân: UBND

vị trí quan trọng trong sự vận hành bộ máy cơ quan, tổ chức không chỉ trong ngắnhạn mà còn cả trong dài hạn, vì vậy mà các cơ quan tổ chức dù lớn hay nhỏ đềucần chú trọng đến công tác hoạch định Thiếu tư duy chiến lược, thiếu khả nănghoạch định thì hoạt động trong cơ quan sẽ không vận hành theo đúng yêu cầu đãđặt ra Việc nhận định công tác hoạch định của cơ quan tổ chức, đặc biệt là đối vớivăn phòng hiện nay là rất cần thiết, giúp chúng ta khảo sát và vài nét về thực trạng,

từ đó đưa ra những đánh giá để thực hiện tốt công tác hoạch định trong cơ quan tổchức

2 Lịch sử nghiên cứu

Trên thực tế, đã có rất nhiều nghiên cứu về vai trò của công tác hoạch định trong

cơ quan tổ chức ở các trường Đại học trên cả nước cũng như các bài Nghiên cứukhoa học của các chuyên gia

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định củaUBND quận hai Bà Trưng

Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích: Làm sáng tỏ, hoàn thiện các kiến thức về công tác hoạch định, cũngnhư vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định

Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác hoạch định củacác cơ quan, tổ chức hiện nay Trên cơ sở khảo sát thực trạng rút ra những ưuđiểm, nhược điểm từ đó đưa ra một số đánh giá về vai trò của văn phòng trongcông tác hoạch định ở văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

- Thu thập và xử lý thông tin

- Tổng hợp thông tin

- Khảo sát

- Phỏng vấn điều tra

- So sánh đối chiếu

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của bài

Khi thực hiện bài tập lớn này, em không chỉ tiếp thu kiến thức, cũng như hoànthiệu kiến thức về công tác hoạch định cho bản thân mà còn giúp cho cơ quan tổchức em khảo sát có được cơ sở để từ đó hoàn thiện nhưng điều còn thiếu sót.Đồng thời, cũng giúp cho sinh viên chúng em có thêm thông tin để phục vụ chohoạt động học tập và tích lũy kiến thức

7 Cấu trúc của đề tài:

Bài tập lớn của em sẽ có: Phần mở đầu và 3 chương

Chương 1: Khái quát về chức năng và hoạt động của UBND quận Hai Bà Trưng Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND quận Hai Bà Trưng

Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UNBD QUẬN HAI BÀ TRƯNG

1.1 Lịch sử hình thành UBND quận Hai Bà Trưng.

Quận Hai Bà Trưng nằm ở phía Đông Nam nội thành Hà Nội, là địa bàn có vinh

dự được mang tên hai vị Nữ anh hùng đầu tiên trong lịch sử chống ngoại xâm củadân tộc: Hai Bà Trưng Trắc và Trưng Nhị

Hình 1: Sơ đồ quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội

Trước đây, vùng đất Hai Bà Trưng thuộc các tổng Hậu Nghiêm (sau đổi làThanh Nhàn), Tả Nghiêm (sau đổi là Kim Liên), Tiền Nghiêm (sau đổi là Vĩnh

Xương) thuộc huyện Thọ Xương cũ; một số xã của huyện Thanh Trì, thuộc trấnSơn Nam Thượng.

Từ năm 1954-1961, vùng đất Hai Bà Trưng gồm các khu phố mang tên BạchMai, Hai Bà, Hàng Cỏ và một phần đất thuộc quận VI ngoại thành Hà Nội

Từ năm 1961-1981, gọi là khu Hai Bà (sau gọi là khu Hai Bà Trưng)

Tháng 6/1981, khu Hai Bà Trưng chính thức gọi là quận Hai Bà Trưng gồm 22phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi Thị Xuân, Phố Huế, Ngô Thì Nhậm, PhạmĐình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác, Bạch Đằng, Thanh Lương, Thanh Nhàn, CầuDền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch Mai, Quỳnh Mai, Vĩnh Tuy, Minh Khai,Trương Định, Đồng Tâm, Giáp Bát, Tương Mai

Ngày 2/6/1982, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 173-HĐBT, thànhlập phường Mai Động thuộc quận Hai Bà Trưng trên cơ sở điều chỉnh diện tích vànhân khẩu của thôn Mai Động và xóm Mơ Táo của xã Hoàng Văn Thụ thuộchuyện Thanh Trì Sau khi điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 23 phường

Ngày 14/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 42-HĐBT, thànhlập thêm phường Tân Mai trên cơ sở tách từ phường Giáp Bát Sau khi điều chỉnh,quận Hai Bà Trưng có 24 phường

Tháng 10/1990, xã Hoàng Văn Thụ thuộc huyện Thanh Trì được sáp nhập vàoquận Hai Bà Trưng và đổi thành phường Hoàng Văn Thụ Sau khi điều chỉnh, quậnHai Bà Trưng có 25 phường

Ngày 6/11/2003, Chính phủ ra Nghị định số 132/2003/NĐ-CP, điều chỉnh toàn

bộ diện tích tự nhiên và dân số của các phường Mai Động, Tương Mai, Tân Mai,Giáp Bát, Hoàng Văn Thụ (quận Hai Bà Trưng) về thuộc Quận Hoàng Mai quản

lý Sau khi điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng còn 20 phường

 Các đơn vị hành chính

Quận Hai Bà Trưng hiện có 20 phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi ThịXuân, Phố Huế, Ngô Thì Nhậm, Phạm Đình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác, Bạch

Đằng, Thanh Lương, Thanh Nhàn, Cầu Dền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch Mai,Quỳnh Mai, Vĩnh Tuy, Minh Khai, Trương Định, Đồng Tâm.

Trụ sở UBND quận: số 30 phố Lê Đại Hành.

 Tình hình kinh tế-xã hội

- Về kinh tế: Trên địa bàn quận Hai Bà Trưng có nhiều nhà máy, xí nghiệp của

Trung ương và Hà Nội như: Dệt Kim Đồng Xuân; cảng Hà Nội; cụm công nghiệpMinh Khai-Vĩnh Tuy với hàng chục xí nghiệp nhà máy, chủ yếu thuộc các ngànhdệt, cơ khí, chế biến thực phẩm

Kinh tế nhiều thành phần trên địa bàn quận phát triển nhanh Hiện trên địa bànquận có hơn 3.300 doanh nghiệp, trong đó 70% là thương mại, dịch vụ, còn lại làhoạt động công nghiệp Năm 2008, giá trị sản xuất công nghiệp ngoài quốc doanhtăng 14,5%; doanh thu thương mại, du lịch, dịch vụ tăng hơn15%; tổng thu ngânsách nhà nước trên địa bàn quận đạt 933,841 tỷ đồng

- Về công tác xã hội: Hơn 5 năm qua quận đã hỗ trợ sửa chữa và xây dựng 167

nhà đại đoàn kết, hỗ trợ cho 1.201 hộ gia đình thoát nghèo, trên 33.000 lao độngđược giới thiệu việc làm Đến nay, số hộ nghèo trong toàn quận còn 1.022 hộ(chiếm 1,35%)

- Công tác y tế, dân số, kế hoạch hóa gia đình: công tác giáo dục đào tạo; công

tác thông tin tuyên truyền và tổ chức các hoạt động văn hóa nghệ thuật, thể dục thểthao tiếp tục giữ vững và đạt kết quả tốt trong nhiều năm qua

1.2 Cơ cấu tổ chức, biên chế, kinh phí hoạt động của UBND quận Hai Bà Trưng

 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hai Bà Trưng

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có Chánh Văn phòng,không quá 03 Phó Chánh Văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợpđồng theo quy định của pháp luật

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dânquận, và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.

Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một số mặtcông tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụđược phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh Văn phòng đượcChánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng

Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từchức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Vănphòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận quyết định theo quy định của pháp luật

 Biên chế và kinh phí hoạt động của UBND quận Hai Bà Trưng

Biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân do Ủy bannhân dân quận quyết định trong tổng biên chế hành chính của quận

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Hai Bà Trưng

A Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân

- Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân quận Đôn đốc, kiểmtra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường việc thực hiện chươngtrình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quậnsau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa cácphòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường theo quy định của pháp luật;

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy địnhcủa pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giaotheo quy định của pháp luật;

- Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, cácchương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận;

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch Ủyban nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhândân phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng,ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường trước khi trình Ủy ban nhân dân vàChủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, quyết định;

- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan hệphối hợp công tác với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhândân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, các đoàn thể nhân dân quận, và các cơ quan,

tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn quận;

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân quận;các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan Giúp

Ủy ban nhân dân quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dânphường;

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủyban nhân dân quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tinhọc hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân quận;

- Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện côngtác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban nhân dânquận;

- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân phường về nghiệp vụhành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quyđịnh của pháp luật;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng,lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận theo quyđịnh của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Ủy bannhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; bảo đảm điều kiện hoạt động của Ủyban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận và các tổ chức có liên quan theo quyđịnh của Ủy ban nhân dân quận;

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viênchức của cơ quan;

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản,trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật vàphân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân quận;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhândân quận giao

B Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, thường trực Hội đồng nhân dân,Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân quận, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận có các nhiệm vụ sau đây:

- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng,hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồngnhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện chươngtrình, kế hoạch đã được phê duyệt;

- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việcchung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồngnhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân,Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hội

đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đạibiểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hộiđồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động đối ngoại;

- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ

kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân và Bancủa Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục

vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân, cuộchọp Ban của Hội đồng nhân dân;

- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây dựngbáo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo cáo, dựthảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn thiện các nghịquyết của Hội đồng nhân dân;

- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hộiđồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát; theo dõi,đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận;

- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hộiđồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiếnnghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;

- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dântiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến nghị;

- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự

án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực Hộiđồng nhân dân thành phố;

- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu Quốchội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dâncác cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch,Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân phường;

- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trongcông tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểuHội đồng nhân dân các cấp

- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hộiđồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và quận,Thường trực Quận ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa

án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địaphương;

- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt động hàngnăm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân;

- Bảo đảm điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồngnhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân và đại biểuHội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân thực hiện chế độ,chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;

- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính,lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của Hội đồng nhân dân;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG

2.1 Lý luận chung về hoạch định trong quản trị văn phòng

- Khái niệm của hoạch định

+ Là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất của quá trình quảntrị, vì yêu cầu của quản trị đó là phải làm đúng từ đầu

+ Hoạch định cũng là chuẩn bị những hoạt động cho tổ chức trong tương lai

- Ý nghĩa

+ Là nền tảng của quản lý, giúp cho nhà quản lý có tư duy một cách hệ thống vàtiên liệu được các tình huống sẽ xảy ra trong quá trình hoạt động của cơ quan.+ Giúp cho cơ quan trong quá trình hoạt động tập trung hoàn toàn vào mục tiêu,chính sách của cơ quan, tổ chức

+ Hoạch định cũng mang ý nghĩa là cơ sở để tiến hành hoạt động kiểm tra

 Hoạch định có rất nhiều ý nghĩa khác nhau, đóng góp cho tổ chức và các cánhân trong tổ chức Trên đây là những ý nghĩa cơ bản nhất

Hoạch định là chức năng đầu tiên cho nên trong quá trình quản trị các nhà quảntrị thường tập trung các nguồn lực để thực hiên các chức năng này, thường xuyênkiểm tra, phân tích để xác nhận tính đúng đắn của mục tiêu và phương pháp đượcnêu ra trong hoạch định

- Các căn cứ của hoạch định

Hoạch định có một số căn cứ như sau:

+ Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ quan

+ Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan

+ Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng vớichức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.

+ Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan

+ Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài khác như: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội,môi trường, thị trường,…

- Các loại hoạch định

Có một số loại hoạch định cơ bản như sau:

+ Hoạch định mục tiêu

+ Hoạch định chiến lược

+ Hoạch định chiến thuật

+ Hoạch định tác nghiệp

+ Hoạch định thời gian

 Nhận xét chung về các loại hoạch định:

Trong thực tế, hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, công tác hoạchđịnh giữ vai trò rất quan trọng và mang tính quyết định đến sự thành công của tổchức

Các cơ quan, tổ chức có nhiều cách thức hoạch định, sử dụng nhiều loại hoạchđịnh khác nhau, nhưng chủ yếu sử dụng 5 loại hoạch định nêu trên cho từng lĩnhvực cụ thể sao cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ, quy mô hoạch động của cơquan

Người ta thường kết hợp hoạch định chiến lược, chiến thuật với hoạch định tác

nghiệp để vận dụng một cách linh hoạt trong quá trình hoạt động của cơ quan.

Dù hoạch định được thể hiện hình thức nào, thì trong đó phải có các vấn đề như:Hoạch định về vấn đề gì? Mục tiêu như thế nào? Thời gian hoàn thành ra sao?Nhân lực thực hiện gồm có? Cơ sở vật chất hỗ trợ như thế nào?

2.2 Vai trò của văn phòng trong hoạch định nhân sự tại UBND quận Hai Bà Trưng

- Khái niệm về hoạch định nhân sự

+ Hoạch định nguồn nhân sự là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhucầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu “đúngngười, đúng việc, đúng nó, đúng lúc”

2.2.1 Hoạch định về số lượng nhân sự trong văn phòng

- Vai trò của hoạch định về số lượng nhân sự

+ Giúp cho văn phòng đáp ứng đủ số lượng người làm công tác văn phòng, cáccông việc thực hiện theo chức năng nhiệm vụ của văn phòng, tránh sự quá tải haythừa nhân sự

+ Giúp cho văn phòng có thể phân công, bố trí công việc, hỗ trợ cho các đơn vị cánhân và trong phòng giải quyết kịp thời các công việc được đặt ra theo chươngtrình kế hoạch

+ Trên cơ sở hoạch định số lượng nhân sự đó, thì hoạch định cũng giúp cho vănphòng ấn định về quy mô, dự phòng được công tác nhân sự

- Mục tiêu của hoạch định về số lượng nhân sự

+ Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và bảo đảm sự phát triển liên tục của nó.