Khảo sát, đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của trung tâm thông tin – thư viện đại học quốc gia hà nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐHQGHN 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Cơ cấu tổ chức 3 1.3. Chức năng nhiệm vụ 5 1.3.1. Chức năng 5 1.3.2. Nhiệm vụ 5 CHƯƠNG 2.VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 10 2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 10 2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu 12 2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 13 2.3.1. Tuyển dụng nhân sự 13 2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự 16 2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự 17 2.3.4. Đãi ngộ nhân sự 20 2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự 21 CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 23 3.1. Nhận xét, đánh giá 23 3.1.1. Ưu điểm 23 3.1.2. Nhược điểm 23 3.2. Các giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng 24 3.2.1. Về phía Trung tâm 24 3.2.2. Về phía nhà quản trị 25 KẾT LUẬN 27

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài tiểu luận này, trong quá trình khảo sát và thu thậpthông tin em đã nhận được sự giúp đỡ từ Ban giám hiệu nhà trường, các thầy côgiáo trong khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Ban lãnh đạo, các côchú, anh chị của Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đã tạo điều kiện,tận tình hướng dẫn và cung cấp cho em những thông tin cần thiết để em có thểhoàn thành bài tiểu luận này

Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên bài tiểu luận không tránh khỏi nhữngthiếu sót, hạn chế Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, ý kiến nhận xétcủa các thầy cô Những góp ý quý báu ấy sẽ giúp em nhận ra hạn chế và qua đó

em có thêm những nguồn tư ý của mọi liệu và kinh nghiệm trên con đường họctập và làm việc sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị vănphòng trong công tác hoạch định nhân sự của Trung tâm Thông tin – Thư việnĐại học Quốc gia Hà Nội” là công trình do chính em nghiên cứu và soạn thảo

Em không sao chép từ bất kì bài viết nào đã được công bố mà không trích dẫnnguồn gốc Nếu có bất cứ vi phạm nào em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 6 tháng 8 năm 2016

Sinh viên thực hiện

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

5 Cấu trúc của đề tài 2

NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐHQGHN 3

1.1 Lịch sử hình thành 3

1.2 Cơ cấu tổ chức 3

1.3 Chức năng nhiệm vụ 5

1.3.1 Chức năng 5

1.3.2 Nhiệm vụ 5

CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 10

2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 10

2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu 12

2.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 13

2.3.1 Tuyển dụng nhân sự 13

2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân sự 16

2.3.3 Bố trí sử dụng nhân sự 17

2.3.4 Đãi ngộ nhân sự 20

2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân sự 21

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

VĂN PHÒNG 23

3.1 Nhận xét, đánh giá 23

3.1.1 Ưu điểm 23

3.1.2 Nhược điểm 23

3.2 Các giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng 24

3.2.1 Về phía Trung tâm 24

3.2.2 Về phía nhà quản trị 25

KẾT LUẬN 27

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời kì công nghiệp hóa hiện đại hóa hiện nay, khi các công ty,doanh nghiệp không ngừng mở rộng các quy mô để phát triển, nhu cầu chấtlượng về nguồn nhân sự ngày càng lớn.một tổ chức, doanh nghiệp, quốc giamuốn thành công phải có được sư kết hợp hài hòa, hiệu quả giữa nguồn lực conngười và cở vật chất, kỹ thuật, trong đó nguồn nhân lực là một vấn đề quantrọng mang tinh chất quyết định Vì vậy, nguồn nhân lực, chất lượng nguồnnhân lực là một vấn đề đáng quan tâm của toàn xã hội

Có thể nói, trong số các vấn đề mà nhà quản trị cần đối mặt để duy trì vàphát triển được doanh nghiệp, không thể không nhắc đến quản trị nhân sự Bởi

lẽ nhân sự là mấu chốt dẫn đến sự thành công của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệpnào Để làm tốt được vấn đề này vai trò của nhà quản trị văn phòng trong côngtác hoạch định nhân sự là tương đối quan trọng Hoạch định nguồn nhânlực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại vàđịnh hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức, chủ độngthấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đápứng nhu cầu nhân lực Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lựcgiúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội củanguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có Điều này có ý nghĩaquan trọng trong hoạch định các chiến lược duy trì và pháttriển

Sau một thời gian khảo sát, tìm hiểu tại Trung tâm Thông tin - Thư việnĐHQGHN, em nhận thấy vấn đề hoạch định nhân sự là một vấn đề mà các nhàquản trị đang hết sức quan tâm Là một sinh viên khoa quản trị văn phòngtrường Đại học Nội vụ Hà Nội, em có điều kiện để tiếp xúc, nghiên cứu, tìm tòicác tài liệu để hiểu biết sâu rộng hơn về chuyên ngành của mình Bởi vậy em xin

đi sâu nghiên cứu vào đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị vănphòng trong công tác hoạch định nhân sự của Trung tâm Thông tin – Thư việnĐại học Quốc gia Hà Nội”

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

+ Công tác hoạch định nhân sự

+ Thực trạng nguồn nhân sự tại Trung tâm Thông tin – Thư việnĐHQGHN

- Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

+ Làm rõ vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch địnhnguồn nhân sự

+ Phân tích, đánh giá thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân sự tạiTrung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN

+ Tìm những ưu nhược điểm trong thực trạng

+ Đưa ra những giải pháp nâng cao chất lượng hoàn thiện công tác nhân

sự tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN

3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

- Nghiên cứu cơ sở lý luận làm rõ các khái niệm

- Dựa vào yếu tố thực tế: khảo sát, quan sát

- Dựa vào tính lịch sử: phương pháp nghiên cứu tổng hợp, phân tích

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Nghiên cứu cơ sở lý luận góp phần làm rõ các khái niệm: nhân lực,nguồn nhân lực, tuyển dụng nhân sự, đào tạo phát triển nhân sự

- Từ những thực tiễn nghiên cứu quản lý nhân lực tại Trung tâm Thôngtin – Thư viện ĐHQGHN liên hệ tới tình hình thực tiễn về vấn đề nhân lực ViệtNam hiện nay Từ đó đưa ra những giải pháp để góp phần vào việc bồi dưỡngchuyên môn nghiệp vụ, nâng cao năng lực của các nhà quản trị, giúp ích cho nềnkinh tế thị trường xã hội chủ nghĩa Việt Nam hiện nay

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bài tiểu luận gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốcgia Hà Nội

Chương 2: Vai trò của nhà Quản trị văn phòng trong công tác hoạch địnhnhân sự

Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của nhà Quản trị văn phòng.

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐHQGHN 1.1 Lịch sử hình thành

Thông tin chung về cơ quan:

Tên tiếng Việt: Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc

Tên tiếng Anh: Library and Information Center Vietnam National

University, Hanoi

Tên giao dịch viết tắt: LIC

Trung tâm Thông tin - Thư viện được thành lập theo quyết địnhsố66/TCCB ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội(ĐHQGHN) trên cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộcĐHQGHN; và Quyết định số: 4016/QĐ-ĐHQGHN ngày 19/10/2015 Quy định

về tổ chức và hoạt động của trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN

1.2 Cơ cấu tổ chức

- Ban Giám đốc Trung tâm

+ Ban Giám đốc Trung tâm gồm: Giám đốc Trung tâm và các Phó Giám

đốc Trung tâm

+ Giám đốc Trung tâm là đại diện theo pháp luật của Trung tâm trong

quan hệ với ĐHQGHN và các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước; chịu tráchnhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc ĐHQGHN về các hoạt động củaTrung tâm

+ Phó Giám đốc Trung tâm giúp việc cho Giám đốc Trung tâm, thay mặt

Giám đốc Trung tâm chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm viđược phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về các lĩnh vựccông tác đó

- Hội đồng thư viện

+ Hội đồng thư viện của Trung tâm là cơ quan tư vấn cho Giám đốc

Trung tâm về công tác thông tin thư viện và các công tác khác thuộc chức năng,nhiệm vụ của Trung tâm Giám đốc Trung tâm quyết định thành lập Hội đồngThư viện của Trung tâm Nhiệm kỳ của Hội đồng Thư viện theo nhiệm kỳ củaGiám đốc Trung tâm

+ Hội đồng Thư viện gồm: Ban Giám đốc, một số trưởng, phó trưởng

phòng chức năng, nghiệp vụ, dịch vụ thông tin trực thuộc Trung tâm và các nhàkhoa học có uy tín, kinh nghiệm về lĩnh vực thông tin – thư viện trong và ngoàiĐHQGHN

Giám đốc Trung tâm ra quyết định bổ nhiệm Chủ tịch, Thư ký và cácthành viên Hội đồng Thư viện của Trung tâm

+ Hội đồng thư viện họp định kỳ sáu tháng một lần và họp bất thường dochủ tịch Hội đồng triệu tập; cuộc họp được coi là hợp lệ khi có ít nhất 2/3 sốthành viên Hội đồng tham dự; kết luận của cuộc họp có hiệu lực khi có trên 50%tổng số thành viên tham dự biểu quyết tán thành; biên bản của cuộc họp phảitrình lên Giám đốc Trung tâm chậm nhất là sau 10 ngày kể từ ngày họp Hộiđồng

+ Các đơn vị trực thuộc

Các đơn vị trực thuộc trung tâm gồm các phòng chức năng, nghiệp vụ vàdịch vụ thông tin có nhiệm vụ tham mưu và giúp Giám đốc Trung tâm trongviệc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công việc theo chứcnăng, nhiệm vụ được Giám đốc Trung tâm giao

+ Các phòng chức năng

Phòng Hành chính – Tổ chức

Phòng Kế hoạch – Tài chính

+ Các phòng nghiệp vụ

Phòng Bổ sung – Trao đổi

Phòng Phân loại – Biên mục

Phòng Quản trị công nghệ thông tin

Phòng Phát triển tài nguyên số

Phòng Thông tin trực tuyến

+ Các phòng phục vụ người dùng tin

Phòng Dịch vụ thông tin tổng hợp

Phòng Dịch vụ thông tin Khoa học tự nhiên – Xã hội nhân văn

Phòng Dịch vụ thông tin Mễ Trì

Phòng Dịch vụ thông tin Ngoại ngữ

+ Nhân sự của Trung tâm

+ Nhân sự của Trung tâm bao gồm đội ngũ CCVC và người lao độngtheo chỉ tiêu nhân lực do ĐHQGHN giao

+ Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nguồn tài chính củaTrung tâm, trên cơ sở xác định vị trí việc làm và mô tả công việc, Giám đốcTrung tâm xây dựng Đề án vị trí việc làm và kế hoạch tuyển dụng hàng năm,trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt

+ Căn cứ nhu cầu hoạt động và nguồn thu bổ sung từ các hoạt động bồidưỡng, nghiên cứu và triển khai cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của Trung tâm,Giám đốc Trung tâm ký hợp đồng thuê, khoán đối với những công việc không

bố trí biên chế thường xuyên; ký hợp đồng lao động đối với các cá nhân kháctheo quy định của pháp luật và của ĐHQGHN

+ Việc tuyển dụng, quản lý và sử dụng CCVC, người lao động của Trungtâm thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước và của ĐHQGHN

1.3 Chức năng nhiệm vụ

1.3.1 Chức năng

Tham mưu và giúp Ban Giám đốc thực hiện công tác tổ chức, cán bộ;hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, đối ngoại; thi đua khen thưởng kỷ luật;thanh tra, kiểm tra, giám sát theo quy định hiện hành; công tác bảo vệ chính trịnội bộ; quản trị, quản lý tài sản chung, cung ứng trang thiết bị, đảm bảo cơ sởvật chất cho mọi hoạt động các phòng trong Trung tâm Đầu mối triển khai các

dự án, hợp tác đối tác trong và ngoài nước

1.3.2 Nhiệm vụ

- Công tác tổ chức

+ Xây dựng bộ máy tổ chức của đơn vị phù hợp với sự phát triển củaTrung tâm theo từng giai đoạn, theo chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định.

+ Quy hoạch đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ theo từng giai đoạn trunghạn, ngắn hạn, hàng năm

+ Xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng,quản lý, sử dụng đội ngũ cán bộ hiệu quả

+ Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ của đơn vị phù hợp vớichức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của Trung tâm, đề xuất, bổ nhiệm,miễn nhiệm cán bộ theo phân cấp

+ Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,nhiệm vụ của các đơn vị, tổ chức của Trung tâm

+ Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ bảo hiểm của xã hội củacán bộ, viên chức và hợp đồng lao động trong Trung tâm

+ Giúp Ban Giám đốc giải quyết các chế độ chính sách cho nguời laođộng như: Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, nghỉ thai sản và phụ cấp khác theoquy định

+ Thực hiện công tác chính trị, tư tưởng làm đầu mối trong việc phổ biến,tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nướcđến cán bộ, viên chức, hợp đồng lao động trong trung tâm

+ Xây dựng các văn bản về nội quy, quy chế của đơn vị

+ Thống kê và báo cáo về công tác nhân sự theo định kỳ và đột xuất.+ Quản lý cơ sở dữ liệu cán bộ toàn Trung tâm

- Công tác hành chính, tổng hợp, đối ngoại và kiểm định.

+ Quản lý các loại con dấu của Trung tâm, sử dụng các con dấu theo quyđịnh của Nhà nước (Trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể…)

+ Xây dựng kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn của đơn vị Tổng hợptình hình hoạt động của Trung tâm hàng tháng, quý, năm;

+ Đầu mối trong việc tổ chức công tác hiếu, hỷ, lễ tân, tiếp tân, giao tiếpđối nội – đối ngoại của Trung tâm

+ Xây dựng kế hoạch đoàn vào, đoàn ra Phối hợp với các đơn vị trong

việc thực hiện kế hoạch đoàn vào, đoàn ra Làm thủ tục, chuẩn bị nội dung vàcác điều kiện cần thiết khác cho Ban Giám đốc đi công tác nước ngoài Tiếp đóncác đoàn khách trong và ngoài nước đến tham quan và làm việc.

+ Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đóc việc thực hiện các quyđịnh về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư lưu trữ theo quy định củaNhà nước

+ Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, giao nhận các côngvăn, tài liệu trong phạm vi quyền hạn và quy định của công tác văn thư; lưu trữcác tài liệu, bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước

+ Tham mưu đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản; tư vấn, thẩm định

cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của Trung tâm trước khi banhành

+ Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ Soạn thảo

và ban hành văn bản thuộc lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính

+ Tham mưu, xây dựng, ban hành các văn bản thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ

+ Tổng hợp, xây dựng chương trình, lịch công tác của Trung tâm Sắpxếp chương trình, lịch công tác tuần, quý, năm của Ban Giám đốc Hướng dẫn

và đôn đốc các phòng, đơn vị phối hợp thực hiện theo chương trình của BanGiám đốc

+ Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê báo cáo định kỳ hàng năm.+ Xây dựng quản lý cơ sở dữ liệu của toàn Trung tâm

+ Đầu mối công tác kiểm định và phối hợp kiểm định theo định kỳ

+ Quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư báo

+ Quản lý xe ô tô phục vụ công tác của lãnh đạo và các hoạt động củaTrung tâm

+ Đầu mối thực hiện in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu, văn phòng phẩm,thư báo, thông tin liên lạc… phục vụ các hoạt động của Trung tâm theo quy địnhcủa Giám đốc

+ Trưởng/phó phòng được ký một số loại văn bản, giấy tờ theo thừa lệnh

+ Đầu mối thực hiện các thủ tục đấu thầu, mua sắm tài sản, bảo dưỡng,bảo trì CSVC, trang thiết bị phục vụ hoạt động Trung tâm.

+ Chuẩn bị hồ sơ về đầu tư xây dựng cơ bản, cải tạo, sửa chữa cơ sở vậtchất và các trang thiết bị khác trình Giám đốc phê duyệt Giám sát thi công cáccông trình xây dựng, cải tạo, sửa chữa, lắp đặt trang thiết bị Tổ chức nghiệmthu, thanh quyết toán, bàn giao cơ sở vật chất, thiết bị, công trình, hạng mục đãhoàn thành đưa vào sử dụng

+ Đầu mối xây dựng, triển khai, tiếp nhận các dự án đầu tư của Trungtâm

+ Duy trì trật tự trị an trong khu vực Trung tâm Đề xuất việc xây dựng

kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, phòng chống cháy nổ, vệsinh dịch tễ

+ Phối hợp các phòng Tài vụ quản lý các hợp đồng dịch vụ tại Trung tâm,đầu mối quản lý dịch vụ dung chung của các đơn vị tại nhà C1T

+ Phối hợp với phòng Tài vụ trong việc theo dõi, xác nhận chi trả cáckinh phí, điện nước, vệ sinh… cho các đơn vị, trường tại các khu vực phục vụcủa Trung tâm

- Công tác thi đua khen thưởng

+ Thực hiện và quản lý công tác thi đua khen thưởng hàng năm bao gồmbình xét các danh hiệu thi đua tập thể và cá nhân của Trung tâm theo quy địnhhiện hành

+ Xét, giới thiệu và làm hồ sơ thủ tục đề nghị cấp bằng khen, huânchương, kỷ niệm chương… các cấp.

+ Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua khenthưởng của Trung tâm

+ Tổ chức các hội nghị lao động sáng tạo, phổ biến và áp dụng kinhnghiệm tiên tiến, sáng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng và hiệuquả công tác

+ Đề xuất thành lập các hội đồng tư vấn, tham mưu, tham gia các hộiđồng như: Hội đồng tuyển dụng; Hội đồng Thi đua – Khen thưởng; Hội đồngxét nâng ngạch, nâng lương; Hội đồng kỷ luật…

- Công tác thanh tra

+ Theo dõi việc thực hiện các kế hoạch, các chỉ đạo, các kết luận củaGiám đốc trong công tác giao ban

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện về công tác thanh tra của Trung tâmtheo năm học, thực hiện các công tác thanh tra theo quy định hiện hành và đềxuất giải quyết các vụ việc khi có dấu hiệu vi phạm

+ Trực tiếp giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo cuả cán bộ, học sinh,sinh viên liên quan đến hoạt động của Trung tâm theo quy định hiện hành

+ Đầu mối tiếp nhận, xử lý thông tin tại các hòm thư góp ý và mục góp ýtrên cổng thông tin Trung tâm

+ Phối hợp với các tổ chức kiểm tra khác như: thanh tra nhân dân, kiểmtra Đảng ủy… trong việc thực hiện các nội dung thanh tra, kiểm tra theo quyđịnh

+ Phối hợp với các phòng, bộ phận Trung tâm thực hiện việc in, phát thẻ

đa năng, theo dõi việc chuyển chi trả kinh phí theo nhiệm vụ

+ Phối hợp với phòng Tài vụ tổ chức thanh lý tài sản theo quy định

+ Quản lý nhân lực, bảo quản, giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹthuật thuộc phạm vi Phòng quản lý

CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC

HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định

Thông tin là yếu tố đầu tiên mà các nhà quản trị cần sửdụng để đưa ra các quyết định của mình Thu thập và xử lýthông tin phục vụ trực tiếp cho quá trình lập kế hoạch và raquyết định Lập kế hoạch và ra quyết định là một công việcphức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối vớinhà quản lý Để có được kế hoạch và những quyết định đúngđắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin Nhờ có thông tin

mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả cácvấn đề sau:

-Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định

-Xác định cơ hội cũng như thử thách đối với tổ chức

-Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựngmục tiêu

-Lựa chọn các phương án để thự hiện các quyết định quảnlý

Để lập kế hoạch và ra quyết định, thông tin quá khứ, thôngtin hiện tại, thông tin dự báo cần phải được thu thập và xử lý,giúp nhận diện đúng bối cảnh tồn tại, các yếu tố tác động đến

tổ chức, những vấn đề tổ chức cần đối mặt, nhận diện đúng đốitượng, điều kiện bảo đảm thực hiện của quyết định Trong cáchoạt động này, quá trình thu thập và xử lý thông tin có liên hệmật thiết với nhau Thông tin thu thập sẽ không giúp nhận diệnđược bản chất, quy luật của vấn đề Thông tin thu thập đầy đủ

nhưng thiếu kỹ năng xử lý cũng sẽ làm giảm ý nghĩa của thôngtin, không đem lại cơ sở khoa học vững chắc cho quá trình lập

kế hoạch và ra quyết định

Trong thời gian khảo sát, tìm hiểu tại Trung tâm Thông tin– Thư viện ĐHQGHN, em nhận thấy quá trình thu thập thông tinlàm căn cứ hoạch định nhân sự diễn ra tương đối hoàn thiện.Công tác này được phó phòng Hành chính – Tổ chức trực tiếpthực hiện và hướng dẫn các cán bộ nhân viên trong phòng Cóthể nói, phó phòng Hành chính – Tổ chức hay một nhà quản trịvăn phòng có vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tinlàm căn cứ hoạch định nhân sự, cụ thể như sau:

-Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị

có nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xungquanh tổ chức để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướngtới hoạt động của tổ chức đặc biệt là vấn đề nhân sự

-Vai trò phổ biến thông tin: Phổ biến cho mọi người có liênquan tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ

-Vai trò cung cấp thông tin: Thay mặt tổ chức để đưa tintức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho Trung tâm

Phó phòng Hành chính – Tổ chức có nhiệm vụ lập kếhoạch, đưa ra các thông tin cần thiết phải thu thập để đảm bảocho công việc được thực hiện theo đúng mục tiêu Việc thu thậpthông tin giúp nhà quản trị có thể xác định, dự báo các vấn đề

có thể xảy ra và có thể lường trước được những rủi ro hoặc cơhội đối với nhân sự Hơn nữa, việc tổ chức thu thập thông tincòn giúp nhà quản trị bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời chocác bộ phận và các cấp quản lý có liên quan, làm cơ sở để raquyết định, kiểm tra, giám sát

Trong thời gian tìm hiểu em được biết, trong kế hoạchhoạch định nhân lực cho giai đoạn 2017 – 2020, tại Trung tâm

Thông tin – Thư viện ĐHQGHN nhà quản trị phải thu thập thôngtin về kế hoạch định hướng phát triển của ĐHQGHN giai đoạn

2017 – 2020, thông tin về thực trạng nguồn nhân lực hiện tạicủa Trung tâm (có bao nhiêu người, cơ cấu tuổi, giới tính, sốlượng người sắp về hưu, người trong độ tuổi sinh đẻ, nghỉ thaisản, trình độ học vấn của cán bộ nhân viên ), thông tin kết quảđánh giá công việc giai đoạn 2015 – 2016, chỉ tiêu hoàn thànhcông việc( phải cập nhật, nhập thêm bao nhiêu đầu sách, ), thịtrường lao động (nếu có nhu cầu tuyển thêm thì thị trường laođộng có sẵn sàng đáp ứng không, ), tìm hiểu về sự thay đổicủa các chính sách của nhà nước cho người lao động như: tiềnlương, đãi ngộ lao động, bảo hiểm xã hội

Trong quá trình hoạch định chiến lược, số lượng thông tin

mà nhà quản trị thu thập được đầy đủ, phong phú giúp cho việcđánh giá về môi trường hoạt động của Trung tâm được toàndiện và chính xác, những mục tiêu, chiến lược, chính sách đề ra

có tính xác thực và cơ sở khoa học, là tiền đề tốt cho việc thựchiện thành công cả quá trình

2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu

Mục tiêu là kết quả mà những nhà quản trị muốn đạt đượctrong tương lai cho tổ chức của họ Không có mục tiêu hoặc mụctiêu không rõ ràng thì kế hoạch sẽ mất phương hướng Mỗi chứcnăng của quản trị đều hướng về mục tiêu, nhưng chức nănghoạch định giữ vai trò chủ đạo, do đó mục tiêu là nền tảng củahoạch định Muốn tổ chức tốt công tác hoạch định, nhà quản trịvăn phòng cần phải thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiếnlược để theo đuổi những mục tiêu đó

Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia HàNội, việc tổ chức thiết lập các mục tiêu được nhà quản trị hếtsức chú trọng và quan tâm Vấn đề này được nhà quản trị tại

Trung tâm thực hiện thông qua việc đàm phán với các nhânviên để có thể lựa chọn được những mục tiêu đem lại hiệu quảtối ưu nhất Thêm vào đó, căn cứ vào mục đích công việc mànhà quản trị tiến hành thiết lập các loại mục tiêu Các hoạt độngcủa Trung tâm được quy về nhiều mục tiêu khác nhau, tùy theomức định thời gian của mỗi mục tiêu như mục tiêu ngắn hạn,mục tiêu trung hạn, mục tiêu dài hạn Việc thiết lập các mụctiêu giúp cho Trung tâm định hướng được con đường mình sẽ đimột cách nhanh nhất để tiến tới thành công Để đạt được điều

đó, mục tiêu cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:

-Đảm bảo tính thống nhất, liên tục và kế thừa

- Đảm bảo tính tiên tiến, hiện thực

-Phải rõ ràng bằng các chỉ tiêu định lượng là chủ yếu

-Có kết quả cụ thể bằng các chỉ tiêu định lượng là chính

-Xác định rõ thời gian thực hiện

Việc thiết lập mục tiêu trong công tác hoạch định nhân sự

là điều không thể thiếu đối với nhà quản trị tại Trung tâm Thôngtin – Thư viện ĐHQGHN và nhằm tới các mục tiêu cơ bản như:

-Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năngsuất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức

-Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điềukiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân,được kích thích động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trungthành tận tâm với Trung tâm

- Đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và

kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và đúng thờiđiểm để đạt được các mục tiêu của Trung tâm đề ra

Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việcxây dựng, thiết lập các mục tiêu Điều đó thể hiện trong chínhqúa trình hoạt động của mỗi tổ chức Mục tiêu là nền tảng của

hoạch định, nếu không xây dựng mục tiêu khoa học,hợp lý,đúng đắn thì kế hoạch sẽ mất phương hướng Có thể nói, sựthành công của một tổ chức phụ thuộc không nhỏ vào bướcthiết lập mục tiêu

2.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp

2.3.1 Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng nhân sự là khâu quan trọng để tìm người tài,người phù hợp với công việc cho cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp Bởi thế, đây là một nhiệm vụ tương đối lớn của ngườiquản trị Chính vì vậy, để quá trình tuyển dụng thành công,mang lại kết quả cao các nhà tuyển dụng luôn phải chuẩn bị kỹlưỡng cho từng khâu trong quy trình tuyển dụng

Trong quá trình khảo sát và tìm hiểu, em nhận thấy, tạiTrung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, việctuyển dụng nhân sự dựa vào hai nguồn chính: bên trong và bênngoài

Nguồn bên trong là những người đang làm trong Trungtâm nhưng muốn hoặc có thể thuyên chuyển, đề bạt vào một vịtrí công tác mới

Nguồn tuyển dụng bên ngoài thường là hệ thống các cơ sởđào tạo, sự giới thiệu của người quen

Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Trung tâm trải qua 6bước: