Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của nhà quản trị văn phòng tại UBND thành phố bắc giang

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài. 2 5. Cấu trúc của đề tài. 2 CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNGUBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 3 1.1. Lịch sử hình thành: 3 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ: 6 1.3.1 Chức năng: 6 1.3.2. Nhiệm vụ: 6 CHƯƠNG 2.PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG, TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 9 2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian. 9 2.1.2. Hoạch định công việc theo năm 10 2.1.2. Hoạch định công việc theo quý, tháng. 12 2.1.3. Hoạch định công việc theo tuần. 15 2.2. Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động. 19 2.2.1. Cơ sở lý luận của phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động. 19 2.2.2. Hoạch định công việc theo nội dung hoạt động của UBND thành phố Bắc Giang. 19 CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNHCHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 22 3.1. Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm 22 3.1.3. Nguyên nhân 23 3.2. Các giải pháp 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài với tên: “Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch địnhchương trình, kế hoạch cho văn phòng của nhà quản trị văn phòng tại UBNDthành phố Bắc Giang”

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sửdụng trong quá trình thực hiện đề tài này

Hà Nội, tháng 12 năm 2016

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợpthông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các cán bộ trong UBND thànhphố Bắc Giang, và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên NguyễnĐăng Việt trong suốt quá trình thực hiện đề tài Ngoài ra tôi cũng xin chân thànhgửi lời cảm ơn đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa môn phương pháphoạch định trong quản trị văn phòng vào trong quá trình giảng dậy để giúp chosinh viên có những hiểu biết thêm về vai trò của nhà quản trị văn phòng trongviệc lập các chương trình, kế hoạch

Trong quá trình lam bài và khảo sát tôi cũng gặp khá nhiều khó khăn, dotrình độ nghiên cứu còn hạn chế không có nhiều kinh nghiệm và nhiều nguyênnhân khác nên dù cố gắng song đề tài của tôi cũng không tránh khỏi những hạnchế thiếu sót Vì thế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy côtrong khoa trong trường cũng như của các bạn đọc

Những ý kiến của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những thiếu sót của mình

và qua đó tôi cũng rút ra kinh nghiệm để hoàn thành tốt hơn trong những lầnnghiên cứu sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài 2

5 Cấu trúc của đề tài 2

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 3

1.1 Lịch sử hình thành: 3

1.2 Cơ cấu tổ chức 4

1.3 Chức năng, nhiệm vụ: 6

1.3.1 Chức năng: 6

1.3.2 Nhiệm vụ: 6

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG, TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 9

2.1 Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian 9

2.1.2 Hoạch định công việc theo năm 10

2.1.2 Hoạch định công việc theo quý, tháng 12

2.1.3 Hoạch định công việc theo tuần 15

2.2 Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động 19

2.2.1 Cơ sở lý luận của phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động 19

2.2.2 Hoạch định công việc theo nội dung hoạt động của UBND thành phố Bắc Giang 19

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 22

3.1 Nhận xét, đánh giá 22

3.1.1 Ưu điểm 22

3.1.2 Nhược điểm 22

3.1.3 Nguyên nhân 23

3.2 Các giải pháp 23

KẾT LUẬN 25

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Hiện nay nước ta đang trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa nênnền kinh tế của chúng ta cũng có nhiều chuyển biến tích cực, cùng với sự pháttriển nhanh chóng của khoa học công nghệ cùng với quá trình toàn cầu hóa vàhội nhập thế giới Mà để có một nền kinh tế phát triển thì bất kỳ một cơ quan tổchức nào dù lớn hay nhỏ dều có sự đóng góp và hoạt động của các nhà Quản trịvăn phòng Do ngành “Quản trị văn phòng” có một vai trò quan trọng và khôngthể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp trong việc hoạch địnhxây dựng các chương trình, kế hoach, hay soạn thảo các văn bản

 Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mụctiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu.Giúp các nhà quản trị phát hiện được các cơ hội mới

Nhận thức được điều này trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã luôn chútrọng vào việc xây dựng, đào tạo cho sinh viên những kiến thức cơ bản và thiếtthực nhất để giúp cho sinh viên sau khi ra trường có thể dễ dàng áp dụng những

kỹ năng đó vào từng công việc cụ thể tạo cho đất nước những cán bôn có nănglực và phẩm chất tốt

Là sinh viên năm cuối chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi có nhiều điềukiện để nghiên cứu và học tập, tạo diều kiên cho bản thân có những hiểu biết sâuhơn về các nhà Quản trị văn phòng trong việc hoạch định các chương trình, kếhoạch Đồng thời xuất phát từ thực tế cho thấy vai trò ngày càng quan trọng củanhà quản trị văn phòng trong việc quản lý tài liệu, lập chương trình, kế hoạchhay soạn thảo các văn bản, cho cơ quan, công ty hay các doanh nghiệp Chính vì

lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạchđịnh chương trình, kế hoạch cho văn phòng của nhà quản trị văn phòng tạiUBND thành phố Bắc Giang” Để nghiên cứu

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp hoạch định chương trình kế hoạchcủa nhà quản trị văn phòng tại văn phòng UBND thành phố Bắc Giang

Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu phương pháp hoạch định chương trình kế

hoạch và các công việc hoạch định của nhà quản trị văn phòng và đưa ra cácnhận xét, đánh giá, giải pháp nhằm nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng.

Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu các công việc của nhà quản trị văn phòngtrong hoạch định công việc của nhà quản trị và đưa ra nhận xét, đánh giá

3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.

Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có

- Phương pháp điều tra khảo sát các cán bộ làm việc tại UBND thành phốBắc Giang

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụngtrong suốt quá trình làm đề tài

- Phương pháp tra tìm tài liệu trên mạng Internet và trên trung tâm thôngtin thư viện của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phương pháp so sánh đối chiếu: phương pháp này rất cần thiết khi nhậnđịnh vấn đề

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài.

Đề tài này có ý nghĩa lý luận và thực tiễn cao, nó không chỉ mang ý nghĩa

lý luận trong quản trị văn phòng mà còn có ý nghĩa trong thực tiễn Góp phầnvào việc nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong các cơ quan, tổchức,doanh nghiệp

5 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụlục đề tài có cấu trúc 3 chương:

Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND thành phố Bắc

Giang.

Chương 2: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch của nhà

quản trị văn phòng tại văn phòng UBND thành phố Bắc Giang.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện phương pháp hoạch định chương trình,

kế hoạch của nhà quản trị văn phòng.

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 1.1 Lịch sử hình thành:

Vị trí:

Bắc Giang là một tỉnh thuộc vùng đồng bắc Bắc Bộ, phía đông giáp tỉnhQuảng Ninh, phía bắc giáp tỉnh Lạng Sơn, phía tây giáp tỉnh Thái Nguyên vàhuyện Sóc Sơn (Hà Nội) và phía nam giáp tỉnh Bắc Ninh và tỉnh Hải Dương.Bắc Giang có diện tích tự nhiên 3.823 km², chiếm 1,2% diện tích tự nhiêncủa Việt Nam Theo tài liệu năm 2000, trong tổng diện tích tự nhiên của BắcGiang, đất nông nghiệp chiếm 32,4%; đất lâm nghiệp có rừng chiếm 28,9%; cònlại là đồi núi, sông suối chưa sử dụng và các loại đất khác

Bắc Giang có địa hình trung du và là vùng chuyển tiếp giữa vùng núi phíabắc với châu thổ sông Hồng ở phía nam. 

Trên địa bàn Bắc Giang có 374 km sông suối, trong đó ba sông lớn là sôngLục Nam, sông Thương và sông Cầu Sông Lục Nam chảy qua vùng núi đá vôinên quanh năm nước trong xanh Sông Thương bắt nguồn từ hai vùng có địahình và địa chất khác nhau nên nước chảy đôi dòng: bên đục, bên trong

Lịch sử hình thành:

Thời vua Hùng dựng nước Văn Lang liên bộ lạc, Bắc Giang thuộc bộ VõNinh

Đời Lý - Trần gọi là lộ Bắc Giang

Đời Lê, đây là phủ Bắc Hà, năm 1822 đổi là phủ Thiên Phúc, đến đời TựĐức là phủ Đa Phúc

Từ ngày 5 tháng 11 năm 1889 đến ngày 9 tháng 9 năm 1891 đã tồn tạitỉnh Lục Nam Tỉnh Lục Nam gồm các huyện Bảo Lộc, Phượng Nhỡn, LụcNam, Hữu Lũng (tách từ phủ Lạng Giang, tỉnh Bắc Ninh, ở bên tả ngạn sôngThương) và huyện Yên Bái (tách từ tỉnh Lạng Sơn) Năm 1891 sau khi trả haihuyện Bảo Lộc và Phượng Nhỡn cho tỉnh Bắc Ninh, tỉnh Lục Nam bị xóa bỏ đểnhập vào Đạo Quan binh I

Tỉnh Bắc Giang được thành lập ngày 10 tháng 10 năm 1895, tách từ tỉnhBắc Ninh, bao gồm phủ Lạng Giang, phủ Đa Phúc và các huyện Kim Anh, YênDũng, Phượng Nhỡn, Việt Yên, Hiệp Hòa, Yên Thế và một số tổng nằm ở phíanam sông Lục Nam Tỉnh lỵ là Phủ Lạng Thương (nay là thành phố Bắc Giang).Năm 1896, phủ Đa Phúc và huyện Kim Anh được trả lại cho tỉnh Bắc Ninh.Năm 1950, tỉnh Bắc Giang thuộc Liên khu Việt Bắc (1949-1956) và gồm 7huyện: Hiệp Hoà, Lục Ngạn, Yên Thế, Lạng Giang, Việt Yên, Yên Dũng, HữuLũng.

Ngày 22 tháng 2 năm 1955, huyện Sơn Động từ tỉnh Quảng Yên trả về tỉnhBắc Giang

Ngày 1 tháng 7 năm 1956, khi thành lập Khu tự trị Việt Bắc, huyện HữuLũng sáp nhập vào tỉnh Lạng Sơn thuộc Khu tự trị Việt Bắc

Ngày 21 tháng 1 năm 1957, chia 2 huyện Sơn Động và Lục Ngạn thành 3huyện Sơn Động, Lục Ngạn và Lục Nam

Ngày 6 tháng 11 năm 1957, chia huyện Yên Thế thành 2 huyện: Yên Thế

và Tân Yên

Năm 1959, đổi tên thị xã Phủ Lạng Thương thành thị xã Bắc Giang

Ngày 27 tháng 10 năm 1962, Bắc Giang nhập với Bắc Ninh thành tỉnh HàBắc và đến ngày 1 tháng 1 năm 1997 lại tách ra như cũ Khi tách ra, tỉnh BắcGiang có tỉnh lị là thị xã Bắc Giang và 9 huyện: Hiệp Hòa, Lạng Giang, LụcNam, Lục Ngạn, Sơn Động, Tân Yên, Việt Yên, Yên Dũng, Yên Thế

Ngày 7 tháng 6 năm 2005, chuyển thị xã Bắc Giang thành thành phố BắcGiang

1.2 Cơ cấu tổ chức: ( phụ lục 01)

* Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh:

- Văn phòng UBND tỉnh có Chánh Văn phòng và không quá 03 Phó ChánhVăn phòng. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND tỉnh bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật

- Chánh Văn phòng UBND tỉnh là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trướcUBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động củaVăn phòng; đồng thời là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng UBND tỉnh.

- Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh được Chánh Văn phòng phân côngtheo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trướcpháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách Khi Chánh Vănphòng vắng mặt, 01 (một) Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủynhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh

* Cơ cấu tổ chức:

a) Các phòng thuộc khối hành chính:

- Phòng Hành chính - Tổ chức (bao gồm cả công tác văn thư, lưu trữ);

- Phòng Quản trị - Tài vụ (bao gồm cả quản lý Đội xe);

- Phòng Tiếp công dân

b) Các phòng thuộc khối nghiên cứu - tổng hợp:

c) Các đơn vị sự nghiệp:

- Trung tâm Tin học - Công báo;

- Nhà khách tỉnh (đơn vị sự nghiệp có thu)

* Biên chế:

- Biên chế hành chính của Văn phòng UBND tỉnh do UBND tỉnh quyếtđịnh trong tổng biên chế hành chính của tỉnh được Trung ương giao

- Biên chế sự nghiệp của các đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh doUBND tỉnh quyết định theo định mức biên chế và theo quy định của pháp luật.Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụcủa các tổ chức trực thuộc Văn phòng và ban hành Quy chế làm việc của Vănphòng UBND tỉnh để thực hiện.

1.3 Chức năng, nhiệm vụ:

1.3.1 Chức năng:

UBND Thành phố Bắc Giang là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quanhành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp

và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND Thành phố Bắc Giang chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùngcấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trênđịa bàn Thành phố Bắc Giang

UBND Thành phố Bắc Giang thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ trung ương đến địa phương

1.3.2 Nhiệm vụ:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐNDThành phố thông qua để trình UBND tỉnh thông phê duyệt, tổ chức và kiểm traviệc thực hiện kế hoạch đó;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBNDcác phường xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐNDcác phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội trên địa bàn các phường;

- Xây dựng, trình UBND tỉnh thông qua các chương trình khuyến khíchphát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện cácchương trình đó;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia

đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường;

- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch pháttriển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn thành phố;

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thịtrấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn thành phố; quản lý việc thực hiện quyhoạch xây dựng đã được phê duyệt;

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn thành phố và tổ chức thực hiệnsau khi được cấp trên phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địabàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phongtrào về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá trị ditích lịch sử - văn hóa, và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực hiện chínhsách dân số kế hoạch hóa gia đình;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân tỉnh vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực

hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành

vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản

lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc, tôn giáo;

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi và đại biểu HĐNDtheo quy định của pháp luật;

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa UBND cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính thành phố;

- Thực hiện các Nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng

và phát triển đô thị của thành phố trên cơ sở quy hoạch chung

Tiểu kết:

Trên đây là những nét cơ bản nhất về UBND thành phố Bắc Giang Vớiđầy đủ các thông tin vị trí địa lý, lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của UBND thành phố để khái quát được một cách rõ nétnhất về tổ chức và hoạt động cũng như các chương trình, kế hoạch công tác củanhà quản trị trong công tác văn phòng của UBND thành phố Bắc Giang

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG, TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 2.1 Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian.

* Khái niệm và phân loại

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị viên,đồng thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị Hoạchđịnh là nhắm đến tương lai: điều phải hoàn thành và cách thế để hoàn thành Nóicách khác, chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trongtương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó Kết quả của hoạchđịnh là kế hoạch, một văn bản được ghi rõ ràng và xác định những hành động cụthể mà một tổ chức phải thực hiện

Hoạch định theo thời gian là hoạch định căn cứ vào yếu tố thời gian, baogồm :

-Hoạch định dài hạn : 2 năm, 3 năm hoặc 5 năm

-Hoạch định ngắn hạn : dưới 2 năm Mục tiêu đạt được của hoạch định theothời gian là các bản kế hoạch : năm, tháng, quý, tuần (lịch công tác tuần )

Sản phẩm của hoạch định là: Nghị quyết

Căn cứ vào nguồn lực của văn phòng và cơ quan

Căn cứ vào sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo, cơ quan, tổ chức

* Phương pháp xây dựng công việc theo thời gian

B1: Thu thập thông tin

Thông tin pháp lý

Thông tin thực tiễn :

- Bản đăng ký công việc của các đơn vị trong cơ quan

- Biên bản về các cuộc họp, bàn bạc về phương hướng, nhiệm vụ của cơquan, tổ chức Các thông tin liên quan đến nguồn lực của cơ quan, tổ chức

- Các điều kiện, yếu tố bên ngoài có tác động đến hoạt động của cơ quan, tổchức

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của cấp trên, nhu cầu công việc của cơ quan B2: xử lý và phân loại các thông tin

B3: xây dựng bản thảo

B4: lấy ý kiến dự thảo

B5: chỉnh sửa, hoàn thiện thủ tục ban hành

Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian gồm 3 nội dung:

2.1.2 Hoạch định công việc theo năm

Bước 1: Chậm nhất vào ngày 30 tháng 10 hàng năm, các cơ quanchuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dânphường gửi Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố danhmục các đề án cần trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phốban hành hoặc trình Hội đồng nhân dân thành phố ban hành trong năm tiếp theo(gọi chung là đề án, văn bản) Các đề án, văn bản trong chương trình công tácphải ghi rõ số thứ tự, tên đề án, tên văn bản, nội dung chính của đề án, cơ quanchủ trì, cơ quan phối hợp và thời gian trình;

Bước 2: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phốtổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của Ủy ban nhân dân thànhphố, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ý kiến;

Bước 3: Sau năm (05) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảochương trình công tác năm sau của Ủy ban nhân dân thành phố, cơ quan đượchỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời, gửi lại Văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủyban nhân dân thành phố hoàn chỉnh, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phốxem xét và trình Ủy ban nhân dân vào phiên họp thường kỳ cuối năm;

Bước 4: Sau năm (05) ngày làm việc, kể từ khi chương trình công tác nămđược Ủy ban nhân dân thành phố thông qua, Văn phòng Hội đồng nhân dân &

Ủy ban nhân dân thành phố trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viên Ủy ban nhân

dân, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy bannhân dân các phường biết, thực hiện.

Kế hoạch công tác năm của UBND thành phố Bắc Giang

––––––––––––

UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 838/QĐ-UBND ngày 17/12/2014 của UBND tỉnh BắcGiang ban hành nội dung, chương trình, công tác của UBND tỉnh năm 2015;

Căn cứ Chương trình toàn khóa 2010 - 2015 của Ban chấp hành Đảng bộthành phố lần thứ XX; Chương trình công tác năm 2015 của Ban Thường vụThành uỷ; Nghị quyết HĐND thành phố; Quy chế làm việc UBND; Chươngtrình, nội dung các phiên họp của UBND thành phố toàn khóa (nhiệm kỳ 2011

- 2016) và tình hình thực tiễn của thành phố,

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này “Nội dung, chương trình công

tác của UBND thành phố năm 2015”

Điều 2 Thủ trưởng phòng, ngành, đơn vị thuộc UBND thành phố, Chủ tịch

UBND phường, xã trên địa bàn thành phố được giao nhiệm vụ chủ trì xây dựngbáo cáo, tờ trình trong Chương trình có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với cácđơn vị liên quan, chủ động chuẩn bị có chất lượng nội dung trình tại các phiênhọp của UBND thành phố

Quá trình tổ chức thực hiện nếu phát sinh những nội dung, nhiệm vụ mới

do Chính phủ, Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh, các sở, ngành tỉnh yêu cầu hoặcthực tiễn chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố, sẽ được bổ sung vào chươngtrình công tác năm 2015

Điều 3 Thủ trưởng các phòng, ban, ngành, đơn vị trực thuộc UBND thành

phố, Chủ tịch UBND phường, xã và các đơn vị có liên quan căn cứ Quyết địnhthi hành./

2.1.2 Hoạch định công việc theo quý, tháng

Bước 1: Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Thủ trưởng cơ quan chuyênmôn, cơ quan thuộc UBND thành phố, Chủ tịch UBND các phường căn cứ vàotiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản đã ghi trong chương trình công tác quý, nhữngvấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh, xây dựng chương trình công tác thángsau của đơn vị mình, gửi Văn phòng HĐND và UBND thành phố

Bước 2: Văn phòng HĐND và UBND thành phố tổng hợp chương trìnhcông tác hàng tháng của Ủy ban nhân dân thành phố, chương trình công táctháng của UBND thành phố cần được chia theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, cácPhó Chủ tịch phụ trách giải quyết

Bước 3: Chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng, Văn phòng HĐND vàUBND thành phố trình Chủ tịch UBND tỉnh duyệt chương trình công tác thángsau của UBND thành phố, gửi các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBNDthành phố và UBND các phường biết, thực hiện