MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1, Lí do chọn đềtài 1 2, Lịch sử nghiên cứu 2 3, Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4, Mục đích nghiên cứu: 3 5, Phương pháp nghiên cứu 3 6, Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài 3 7, Cấu trúc của đề tài 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA DOANH NGHIỆP 5 1,Văn phòng 5 1.1 Khái niệm 5 1.2 Vai trò của công tác văn phòng: 6 2, Công tác hoạch định trong một tổ chức 6 2.1 Khái niệm 6 2.2 Mục đích của hoạch định 7 2.3 Phân loại hoạch định 8 2.4 Chức năng của hoạch định chiến lược 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX 10 I, Giới thiệu về công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex 10 II, Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của công ty cổ phần Gas Petrolimex 12 1, kết cấu của bộ máy văn phòng 12 2, Chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng 12 3, Đội ngũ cán bộ văn phòng 14 III, Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix 15 1, Văn phòng là chủ thể tham mưu tổng hợp đưa ra các hoạch định cụ thể 15 2. Văn phòng công ty giúp việc theo ngành 15 3. Văn phong có chức năng hậu cần 15 4, Văn phòng giúp tổng hợp chương trình công tác cho công ty 16 5, Văn phòng giúp thu thập xử lý các kế hoạch 16 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP CHO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX. 17 1, Các nhận xét, đánh giá 17 2.Các biện pháp 17 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý 17 2.2 Tổ chức nhân sự: 18 2.3. Công tác văn thư lưu trữ: 19 2.4. Công nghệ thông tin: 19 2.5. Cải cách thủ tục hành chính: 20 2.6. Sắp xếp chỗ làm việc: 21 2.7. Môi trường làm việc: 21 2.8. Xây dựng mối quan hệ công tác: 22 2.9. Xây dựng được ý thức tổ chức kỉ luật, thực hiện tốt quy chế hoạt động bộ máy cơ quan. 22 3, Thuận lợi: 23 4. Khó khăn: 23 5, Nguyên nhân 23 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Dưới đây là toàn bài bộ bài tiểu luận của tôi về vai trò của văn phòngtrong công tác hoạch định tại công ty cổ phần bảo hiểm Pêtrolimex Thông quabài tiểu luận của của mình, tôi xin đưa ra những đánh giá nhận xét chung củabản thân về tình hình kinh doanh cũng như mục tiêu phát triển của PJICO nóichung và của văn phòng bảo hiểm nói riêng
Những đánh giá nhận xét trên chỉ mang tính chủ quan của bản thân tôinên chắc chắn có những vấn đề còn chưa hợp lý Tôi rất mong nhận được sựđóng góp nhiệt tình của cô giáo Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các nội dungnghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳhình thức nào trước đây
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
về nội dung tiểu luận của mình
Trang 3MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU 1
1, Lí do chọn đề tài 1
2, Lịch sử nghiên cứu 2
3, Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2
4, Mục đích nghiên cứu: 3
5, Phương pháp nghiên cứu 3
6, Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài 3
7, Cấu trúc của đề tài 4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA DOANH NGHIỆP 5
1,Văn phòng 5
1.1 Khái niệm 5
1.2 Vai trò của công tác văn phòng: 6
2, Công tác hoạch định trong một tổ chức 6
2.1 Khái niệm 6
2.2 Mục đích của hoạch định 7
2.3 Phân loại hoạch định 8
2.4 Chức năng của hoạch định chiến lược 9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX 10
I, Giới thiệu về công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex 10
II, Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của công ty cổ phần Gas Petrolimex .12 1, kết cấu của bộ máy văn phòng 12
2, Chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng 12
3, Đội ngũ cán bộ văn phòng 14
Trang 4III, Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của công ty cổ phần
bảo hiểm Petrolimix 15
1, Văn phòng là chủ thể tham mưu tổng hợp đưa ra các hoạch định cụ thể15 2 Văn phòng công ty giúp việc theo ngành 15
3 Văn phong có chức năng hậu cần 15
4, Văn phòng giúp tổng hợp chương trình công tác cho công ty 16
5, Văn phòng giúp thu thập xử lý các kế hoạch 16
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP CHO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX 17
1, Các nhận xét, đánh giá 17
2./Các biện pháp 17
2.1 Tổ chức bộ máy quản lý 17
2.2 Tổ chức nhân sự: 18
2.3 Công tác văn thư - lưu trữ: 19
2.4 Công nghệ thông tin: 19
2.5 Cải cách thủ tục hành chính: 20
2.6 Sắp xếp chỗ làm việc: 21
2.7 Môi trường làm việc: 21
2.8 Xây dựng mối quan hệ công tác: 22
2.9 Xây dựng được ý thức tổ chức kỉ luật, thực hiện tốt quy chế hoạt động bộ máy cơ quan 22
3, Thuận lợi: 23
4 Khó khăn: 23
5, Nguyên nhân 23
KẾT LUẬN 25
TÀI LIỆU THAM KHẢO 27
Trang 5Khảo sát đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định củaCông ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex
MỞ ĐẦU
1, Lí do chọn đề tài
Văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Trong quátrình quản lý nhà nước, văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quátrình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, cácthông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại Trong thời
kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nềnhành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quảcông việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt là công cuộc cảicách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính vănphòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệuquả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị.Tùy từng khía cạnh, quy mô khác nhau mà có nhiều định nghĩa về văn phòng,nhưng chung nhất có thể nói: văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có tráchnhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnhđạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung củatoàn cơ quan, tổ chức đó Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong
cơ cấu tổ chức của các cơ quan, ban ngành Cho dù có thể khác nhau về tên gọi(ở một số cơ quan bộ phận này gọi là Phòng Hành chính hoặc Phòng HC-TC,Phòng HC-QT Xuất phát từ thực tế khách quan, mỗi cơ quan, tổ chức tronghoạt động của mình đều hướng tới một mục tiêu nhất định Muốn đạt được mụctiêu đề ra thì chúng ta phải có một bộ máy văn phòng khoa học, hợp lý Từ đócũng thấy được vai trò to lớn của công tác văn phòng trong công tác hoạch địnhcủa danh nghiệp văn phòng ra đời là một yêu cầu thực tế khách quan của côngtác quản trị của một cơ quan, tổ chức Quản trị hành chính văn phòng là một nộidung quan trọng của quản trị cơ quan Tùy theo quy mô, tính chất, mức độ hoạtđộng khác nhau mà văn phòng của các cơ quan, đơn vị được tổ chức khác nhau
Trang 6Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tốkhách quan Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trịhậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quantrọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc,nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo Chính vì vậy, việc tăngcường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chứccần phải quan tâm đặc biệt Tuy nhiên, ở một số cơ quan, tổ chức còn có nhậnthức chưa thật đúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chưaquan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộvăn phòng, chỉ đạo công tác và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai tròtham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều hành công việc.
2, Lịch sử nghiên cứu
Trước kia cũng có nhiều tác phẩm nghiên cứu về vai trò của văn phòngtrong công tác hoạch định của doanh nghiệp như cuốn giáo trình “Lịch sử, lýluận, thực tiễn về Lưu trữ và Quản trị văn phòng” Cuốn sách tập hợp những bàiviết tiêu biểu của PGS.NGƯT Vương Đình Quyền đã công bố trên một số tạpchí chuyên ngành và kỷ yếu Hội thảo khoa học Hay “ Tạp chí nghiên cứu lậppháp- Văn phòng quốc Hội” Tất cả những nghiên cứu trên đều hệ thống hoánhững kiến thức cơ bản về vai trò cuả văn phòng trong công tác hoạch định củanhà nước Từ trước tới nay có rất ít những bài nghiên cứu về vai trò cuả vănphòng trong công tác hoạch định của một doanh nhiệp tư nhân dù là doanhnghiệp có quy mô như lớn trong lĩnh vực khí đốt hoá lỏng
Tôi mong muốn với bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá vai trò của vănphòng trong công tác hoạch định của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex có thểlàm rõ những vấn đề còn hạn chế, những nguyên nhân dẫn đến sự tồn tại hạnchế cũng như những gì công tác văn phòng đã làm được trong một tổ chứcdoanh nghiệp cụ thể Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị văn phòngtại công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
3, Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Tiểu luận tập trung nghiên cứu những vấn đề lý
Trang 7luận, thực trạng và giải pháp để ứng dụng văn phòng trong các doanh nghiệp;như Hoạch định công việc hành chính ,tổ chức công việc văn phòng, lãnh đạocông việc văn phòng, kiểm soát công việc hành chính , thực hiện dịch vụ hànhchính
Phạm vi nghiên cứu: Tiểu luận đi sâu khỏ sát, vai trò, và các giải pháp
nhằm ứng dụng cơ sở lý luận văn phòng (hay các vấn đề quản trị dự trữ, vận tải,kho bãi, dịch vụ khách hàng, hệ thống thông tin trong quản trị, …được nêu ởtrên) tại công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
4, Mục đích nghiên cứu:
Tiểu luận tập trung nghiên cứu và hệ thống cơ sở lý luận có liên quan đếncác hoạt động quản trị văn phòng trong một doanh nghiệp trong nền kinh tế thịtrường
Phân tích thực trạng các hoạt động văn phòng trong công tác hoạch địnhcủa Công ty Cổ phần Gas Petrolimex
Đề xuất một số giải pháp nhằm ứng dụng cơ sở lý thuyết quản trị vănphòng ứng vào hoạt động của công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex nhằm hoànthiện quản trị chuỗi văn phòng của Công ty trong điều kiện mức độ cạnh tranhcủa ngành ngày càng cao
5, Phương pháp nghiên cứu
Tiểu luận sử dụng phương pháp thống kê, phương pháp phân tích tổnghợp, …
6, Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài
Hệ thống hoá những kiến thức cơ bản về công tác văn phòng của mộtdoanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực khí đốt hoá lỏng
Phân tích thực trạng vai trò văn phòng rong công tác hoạch định tại Công
ty Cổ phần Gas Petrolimex qua đó làm rõ những việc đã làm được, những vấn
đề còn hạn chế, cũng như những nguyên nhân dẫn đến sự tồn tại đó
Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị văn phòng tại công ty cổphần bảo hiểm Petrolimex
Trang 87, Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của luận văn được trìnhbày qua 3 chương:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNGTRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA DOANH NGHIỆP
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONGCÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂMPETROLIMEX
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONGCÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂMPETROLIMEX
Trang 9CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA DOANH NGHIỆP
Khái niệm văn phòng và công tác hoạch định trong một doanh nghiệp 1,Văn phòng
1.1 Khái niệm
Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dunghoạt động của cơ quan, đơn vị Nó được coi là một chỉnh thể gồm viêc tổ chức,quản lí và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạtkết quả mong muốn Công tác này đòi hỏi các hoạt động như sắp xếp, bố trícông việc cũng như trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, các yếu tố vật chất
và phi vật chất… nhằm hoàn thành mục tiêu với kết quả cao nhất Toàn bộ cáchoạt động trên góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức, điều hành hoạtđộng văn phòng, thúc đẩy các mối quan hệ để gắn kết các bộ phận trong tổ chứcthành một thể thống nhất, thực hiện được quyết định của lãnh đạo chính xác vàkịp thời nhằm đạt mục tiêu đề ra Hay văn phòng, hiểu một cách đơn giản, là nơilàm việc giấy tờ Chỗ nào có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, hoặc làm công việcquản lí hành chính đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng
Hiện nay do văn phòng phát triển rất đa dạng, phong phú nên có rất nhiềuquan niệm về văn phòng, tuy nhiên ta có thể hiểu theo 2 quan niệm sau:
- Theo nghĩa tĩnh thì văn phòng là toàn bộ các yếu tố vật chất hiện hữuhay các yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm đểthực hiện mục tiêu của đơn vị Đó là công việc của văn phòng bao gồm việc sắpxếp bàn ghế, trang trí, ánh sáng, màu sắc,… tất cả cần được quản lí một cáchkhoa học
- Theo nghĩa động thì nó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầuvào đến đầu ra trong đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị Hay nói cáchkhác, các hoạt động của cơ quan, đơn vị được thực hiện bằng văn bản giấy tờhoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó văn phòng trở thành một trung tâm thầnkinh hoặc não bộ cho một cơ quan, đơn vị Từ đó ta nên hiểu công tác quản trịvăn phòng không phải chỉ đơn thuần là xử lí công văn giấy tờ mà nên hiểu là xử
Trang 10lí thông tin, nó còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu quả.
1.2 Vai trò của công tác văn phòng:
Trong nền kinh tế thị trường, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quantrọng đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng như Phó chủtịch hiệp hội quản trị Mỹ Steven L Shee nói: “ Đối với xí nghiệp kinh doanhngày nay, nếu không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn
có tính chất chức năng thì điều đó coi như một thảm hoạ, chẳng khác gì việckhước từ một công nghệ mới” Vì vậy nếu văn phòng được tổ chức và bố trí mộtcách hợp lí, khoa học, hoạt động của văn phòng được diễn ra nhịp nhàng, nề nếp
sẽ mang lại những giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn đối với bất kì cơ quan, đơn
vị nào Với vị trí và vai trò của mình văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất củađơn vị trong việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốcmọi hoạt động đảm bảo có hiệu quả
Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, công tác văn phòng gắn liền vớihoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị đó Công tác văn phòng thực sự là một mắtxích trong guồng máy hoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnhkết hợp các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đóvận động Trước hết, công tác văn phòng liên kết những con người, vốn rất tảnmạn về nhu cầu và lợi ích, thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu chonhững mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị
2, Công tác hoạch định trong một tổ chức
Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lược tổng
Trang 11thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động để phối hợpcác hoạt động trong tổ chức Theo Harold Koontz, Cyril Odonnel và HeinzWeihrich thì hoạch định là “quyết định trước xtôi phải làm cái gì, làm như thếnào, khi nào làm và ai làm cái đó” Như vậy hoạch định chính là phương thức xử
lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước Tuy nhiên khi tìnhhuống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kế hoạch Nhưng dù sao người ta chỉ có thểđạt được mục tiêu trong hoạt động của tổ chức bằng việc vạch ra và thực hiệncác kế hoạch mang tính khoa học và thực tế cao chứ không phải nhờ vào sự mayrủi
Hoạch định có thể là chính thức và không chính thức Các nhà quản trịđều tiến hành hoạch định, tuy nhiên có thể chỉ là hoạch định không chính thức.Trong hoạch định không chính thức mọi thứ không được viết ra, ít có hoặckhông có sự chia sẽ các mục tiêu với những người khác trong tổ chức Loạihoạch định này hay được áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ, ở đó, người chủdoanh nghiệp thấy họ muốn đi tới đâu và cái gì đang đợi họ ở đó Cách hoạchđịnh này thường chung chung và thiếu tính liên tục Tất nhiên hoạch định khôngchính thức cũng được áp dụng ở một số doanh nghiệp lớn và một số khác cũng
có những kế hoạch chính thức rất công phu
2.2 Mục đích của hoạch định
Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thứcnày hay hình thức khác, vì nhờ vào hoạch định mà tổ chức có được định hướngphát triển, thích nghi được với những thay đổi, biến động của môi trường, tối ưuhóa trong việc sử dụng nguồn lực và thiết lập được các tiêu chuẩn cho việc kiểmtra
+ Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định,
và trong trường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại vàtương lai Nó sẽ làm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổchức Hoạch định là nền tảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệuquả
+ Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và
Trang 12tổ chức Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hộicủa môi trường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi củacác yếu tố môi trường Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽsuy ra được tương lai Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố
và xu hướng trong tương lai, thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược
để theo đuổi các mục tiêu này
+ Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mongđợi cuối cùng Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tậptrung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểmkhác nhau
+ Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tậpthể Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mìnhmuốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn
+ Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môitrường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó Các tổ chứcthành công thường cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng vớinhững ảnh hưởng và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra Thông thường tổ chứcnào không thích nghi được với sự thay đổi của môi trường thì sẽ bị tan vỡ Ngàynay, sự thích nghi nhanh chóng là cần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổitrong môi trường kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanh hơn
+ Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mụctiêu thuận lợi và dễ dàng
2.3 Phân loại hoạch định
Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tùy theo đốitượng của tổ chức là ai mà những mục tiêu này sẽ được diễn đạt khác nhau Ví
dụ như mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với những thành viêntrong tổ chức, hoặc với cả các đối thủ cạnh tranh thường không giống nhau.Mục tiêu tuyên bố có thể khác với mục tiêu thật nhưng chúng đều chứa đựng sựthật Nếu không như vậy tất nhiên mục tiêu đó khó có thể thuyết phục
Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn là những
Trang 13mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong ngắn hạn (thời hạn dưới một năm), mụctiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm, và mục tiêu dài hạn có tínhchất chiến lược trong dài hạn (thời gian dài hơn năm năm).
Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính thì khôngthể đo lường được hoặc rất khó đo lường Mục tiêu định lượng chỉ ra rõ ràngnhững kết quả có thể đo lường được Những nhà quản trị ngày nay cho rằng mụctiêu định tính vẫn có thể lượng hóa được, ví dụ như đánh giá mức độ làm tốt đếnmức nào hoặc thế nào là hoàn thành nhiệm vụ
Trong thực tế các tổ chức có thể thường gặp phải vấn đề đạt được mụctiêu này thì lại làm hỏng hay chí ít cũng làm phương hại đến mục tiêu khác Ví
dụ như một số nhà quản trị chỉ ra rằng việc nhấn mạnh các mục tiêu trước mắtchẳng hạn như giành thị phần có thể làm giảm đi sự tập trung những nỗ lực đểthực hiện mục tiêu dài hạn là lợi nhuận Sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu cũng cóthể đến từ các nhóm có quyền lợi khác nhau đối với tổ chức bao gồm cổ đông,công nhân viên, nhà cung ứng, chủ nợ Nhà quản trị cần phải xtôi xét nhằmđảm bảo hệ thống các mục tiêu phải hài hòa nhau
2.4 Chức năng của hoạch định chiến lược
- Định hướng chiến lược cho hoạt động của tổ chức
- Đảm bảo thế chủ động chiến lược khi tiến công cũng như phòng thủtrong kinh doanh
- Huy động, khai thác và tập trung sử dụng những thế mạnh chiến lượctrong tổ chức
- Đảm bảo tính thích nghi chiến lược với mọi điều kiện và thay đổi của thịtrường nói riêng và môi trường nói chung trong tương lai dài hạn
- Phòng ngừa mọi rủi ro và nguy cơ nếu nó có khả năng xuất hiện và tậndụng mọi cơ hội trong tương lai
- Xây dựng và phát triển thế và lực mọi nguồn tài nguyên trong tổ chức
- Xây dựng các kế hoạch dài hạn, hoặc mang tính quan trọng và quyếtđịnh làm nền tảng để triển khai các hoạt động thường xuyên lâu dài ở một tổchức
- Vạch kế hoạch và tổ chức thực hiện các loại chiến lược và sách lược nhưchiến lược kinh doanh, đầu tư, marketing, nhân sự.v.v
- Phối hợp hoạt động chiến lược giữa các bộ phận với nhau
Trang 14CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM
PETROLIMEX
I, Giới thiệu về công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
Thị trường bảo hểm Việt nam chỉ thực sự trở nên sôi động khi Chính phủban hành Nghị định 100/CP, với sự
Công ty Cổ phần Bảo hiểm Petrolimex (PJICO) là doanh nghiệp cổ phầnđược thành lập theo Giấy phép số 1873/GP-UB ngày 8 tháng 6 năm 1995 doChủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp với thời gian hoạt động là 25năm Vốn điều lệ ban đầu của công ty là 55 tỷ đồng Công ty được cấp Giấychứng nhận đủ tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm số06/TC/GCN ngày 27 tháng 5 năm 1995 của Bộ Tài chính
PJICO hoạt động theo Luật Kinh doanh Bảo hiểm và Điều lệ hoạt động đãđược Đại Hội đồng Cổ đông thông qua Doanh nghiệp được Sở Kế hoạch vàĐầu tư thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày15/06/1995 và Đăng ký kinh doanh thay đổi lần 4 số 060256 ngày 21/12/2006.Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của PJICO gồm: Kinh doanh bảo hiểm phinhân thọ, tái bảo hiểm và đầu tư tài chính
Tên đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM
Trang 15Bảng 1: Danh sách các cổ đông sáng lập của Công ty PJICO
(tỷ VNĐ) Tỷ trọng
1 Tổng công ty xăng dầu Việt Nam 28.050 51%
2 Ngân hàng ngoại thương Việt Nam 5.500 10%
3 Công ty Tái bảo hiểm quốc gia 4.400 8%
4 Tổng công ty thép Việt Nam 3.300 6%
5 Công ty Vật tư và Thiết bị Toàn bộ 1.650 3%
7 Công ty Thiết bị An toàn 275 0,5%
(Nguồn: Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex)
Trang 16II, Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của công ty cổ phần Gas Petrolimex
1, kết cấu của bộ máy văn phòng