Khảo sát đánh gia vai trò của văn phòng trong công tác hoạch đinh

MỤC LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượg, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 3 B.PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1 : Khái quát về tổ chức và hoạt động của Ủy Ban Nhân Dân huyện Nho Quan 4 1.1 Lịch sử hình thành 4 1.2Cơ cấu tổ chức 5 1.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Nho Quan 5 1.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức : 5 1.3 Chức năng,nhiệm vụ 6 Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND huyện Nho Quan 8 2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 8 2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu 10 2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 12 2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 12 Chương 3 : Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định 16 3.1. Nhận xét, đánh giá 16 3.1.1. Ưu điểm 16 3.1.2. Nhược điểm 16 3.1.3. Nguyên nhân 17 3.2. Các giải pháp 17 KẾT LUẬN 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

LỜi MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan,tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lý

và cung cấp thông tin cho lãnh đạo,là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hànhcông việc,đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất,kỹ thuật cho hoạt động chungcủa CQ,tổ chức Đặc biệt các chức năng trong văn phòng giữ vai trò quantrọng,trong đó chức năng hoạch định là chức năng quan trọng nhất

Thực hiện tốt công tác hoạch định trong văn phòng giúp cho các nhà quảntrị,đặc biệt trong quản trị bộ máy văn phòng của các cơ quan hành chính nhànước cũng như của tổ chức duy trì được sự ổn định,thúc đẩy công việc pháttriển,đồng thời phát hiện những rủi ro trong quá trình hoạt động của tổ chức

Là một sinh viên khoa Quản trị văn phòng khi được khảo sát thực tế vềvần đề này sẽ giúp tôi hiểu rõ được nội dung của công tác văn phòng và thựctrạng công tác hoạch định của UBND huyện Nho Quan cũng như ở các cơquan,tổ chức của nước ta

Qua bài tiểu luận “Khảo sát,đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định” giúp mọi người hiểu hơn về công tác hoạch định hiện nay của

cơ quan,tổ chức đặc biệt của UBND huyện Nho Quan

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là Nguyễn Ngọc Huyền tôi thực hiện hiện bài tiểu luận “ Khảo sát đánh gia vai trò của văn phòng trong công tác hoạch đinh”

Tôi xin cam đoan đây chính là bài tiểu luận của mình dựa trên tinh thần cánhân tích cực học hỏi,nghiên cứu,tìm tòi,khảo sát thực tế,tham khảo thông tinđại chúng

Hà Nội,ngày 1 tháng 12 năm 2016

Sinh viên thực hiện NGUYỄN NGỌC HUYỀN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC

A.PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượg, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

5 Cấu trúc của đề tài 3

B.PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1 : Khái quát về tổ chức và hoạt động của Ủy Ban Nhân Dân huyện Nho Quan 4

1.1 Lịch sử hình thành 4

1.2Cơ cấu tổ chức 5

1.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Nho Quan 5

1.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức : 5

1.3 Chức năng,nhiệm vụ 6

Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND huyện Nho Quan 8

2.1 Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 8

2.2 Vai trò trong công tác xác định mục tiêu 10

2.3 Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 12

2.4 Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 12

Chương 3 : Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định 16

3.1 Nhận xét, đánh giá 16

3.1.1 Ưu điểm 16

3.1.2 Nhược điểm 16

3.1.3 Nguyên nhân 17

3.2 Các giải pháp 17

KẾT LUẬN 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

A.PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bộ máy hành chính của

cơ quan nhà nước hay của doanh nghiệp lớn hay nhỏ Là bộ mặt của cơquan,văn phòng thay mặt cho cơ quan tham gia công tác đối nội,đối ngoại

Để xây dựng được một văn phòng hiện đại,đạt hiệu quả công việc tốt,lãnhđạo văn phòng cần phải đưa ra được Hoạch định rõ ràng,cụ thể để giải quyết tốtcông việc một cách nhanh chóng kịp thời và đạt hiệu quả cao Hoạch định chính

là khâu quan trọng,có tác dụng lớn trong việc xác lập để đạt được mục tiêu cuốicùng trong công việc của văn phòng cũng như của cơ quan

Nếu không có hoạch định sẽ dễ dẫn đến thất bại trong việc quản lý mọihoạt động của công tác văn phòng từ công tác tổ chức , khai thác con người vàcác nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có hiệu quả , thậm chí sẽ không

có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác Không có kếhoạch ,nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu củamình , họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì

Vì thế để tôi đã tiến hành thực hiện bài tiểu luận với tiêu đề “Khảo sát đánh gia vai trò của văn phòng trong công tác hoạch đinh” để làm rõ vai trò

của hoạch định trong công tác cơ quan,tổ chức hiện nay,đặc biệt là UBNDhuyện Nho Quan.Từ đó giúp cho mọi người có thể thấy được Hoạch định làchức năng đầu tiên và quan trọng nhất giữ vai trò mở đường trong mọi côngviệc

2 Đối tượg, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Đối tượng

Đối tương nghiên cứu của bài viết này là thực tiễn hoạt động hoạch địnhcủa văn phòng UBND huyện Nho Quan-tỉnh Ninh Bình.Công tác hoạch địnhtrong văn phòng ở cơ quan này được đưa ra với mục đích và nhiệm vụ như sau:

- Nghiên cứu làm rõ thực trạng,vai trò của văn phòng trong công táchoạch định Những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyênnhân trong công tác hoạch định văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện NhoQuan-tỉnh Ninh bình

- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công táchoạch định của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Nho Quan,nhằm phục vụcho lãnh đạo trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá

2.3 Nhiệm vụ

-Nghiên cứu lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức củaUBND huyện Nho quan

- Nghiên cứu Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND

huyện Nho Quan

-Đánh giá hiệu quả công tác hoạch định trong văn phòng của UBNDhuyện Nho Quan như: Ưu điểm,nhược điểm,các nguyên nhân.Từ đó đưa ra một

số giải pháp nhằm nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định

3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Trong bày khảo sát này,sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thểnhư::

-Phương pháp thu thập và xử lý thông tin

-Phương pháp tổng hợp và phân tích

-Phương pháp sưu tầm

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Qua đợi khảo sát đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạchđịnh tại UBND huyện Nho Quan đã giúp tôi mở rộng hơn về công việc hànhchính,có thêm phần nào kiến thức mới

Từ việc tìm hiểu và khảo sát thực tế đã giúp tôi có thể thấy được :

-Tầm quan trọng của hoạch định trong công tác văn phòng của Trongcông tác hoạch định vai trò của người lãnh đạo là hết sức quan trọng

u trúc của đề tài

Bố cục của bài tiểu luận gồm 3 phần :

Chương 3: Giải phápnâng cao vai trò của vănphòng trong công táchoạch định

Khái quát lại vai tròcủa văn phòng trongcông tác hoạch định và

ý nghĩa của hoạch địnhđối với văn phòngUBND huyện NhoQuan

B.PHẦN NỘI DUNG

Chương 1 : Khái quát về tổ chức và hoạt động của Ủy Ban Nhân Dân huyện

Nho Quan 1.1 Lịch sử hình thành

Nho Quan là một trong những huyện miền núi nằm ở phía tây bắc tỉnhNinh Bình; có 26 xã và 1 thị trấn; địa hình của huyện mang đặc trưng 3 vùng

rõ rệt: vùng núi, vùng bán sơn điạ và vùng đồng bằng chiêm trũng, với tổngdiện tích tự nhiên của huyện là 45.833 ha Dân số toàn huyện có gần 150.000người, với 9 dân tộc, trong đó chủ yếu là dân tộc Kinh chiếm trên 80%, dântộc Mường chiếm gần 20%, tập trung chủ yếu ở 8 xã miền núi của huyện Trảiqua lịch sử phát triển lâu dài của đất nước, vùng đất Nho Quan hiện nay đã cónhiều tên gọi khác nhau Đến năm Tự Đức thứ 15 (1862) phủ Thiên Quanđược đổi thành Phủ Nho Quan, tên gọi Nho Quan có từ đó Đến ngày23/11/1993, sau hơn 1 năm tỉnh Ninh Bình được tái lập, theo Nghị định số 88-NĐ/CP của Chính phủ đổi tên huyện Hoàng Long trở lại tên cũ là huyện NhoQuan Chính tại nơi đây, chi bộ Đảng đầu tiên của tỉnh Ninh Bình được thànhlập vào tháng 9/1927 tại làng Lũ Phong (tổng Quỳnh Lưu, Nho Quan) do đồngchí Lương Văn Thăng làm Bí thư Trong suốt tiến trình của lịch sử cách mạng,

kế thừa và phát huy truyền thống của cha ông, dù trong bất cứ giai đoạn vàhoàn cảnh nào, Đảng bộ, quân và dân huyện Nho Quan luôn đoàn kết, thốngnhất một lòng đi theo Đảng, và có những đóng góp quan trọng trong các cuộckháng chiến, giải phóng dân tộc Năm 2000, vinh dự huyện Nho Quan đượcĐảng và Nhà nước trao tặng Danh hiệu cao quý “Anh hùng lực lượng vũ trangnhân dân” Đây là niềm vinh dự tự hào, và là nguồn cổ vũ động viên to lớn, đểĐảng bộ, quân và dân trong huyện tiếp tục phát huy truyền thống Anh hùngCách mạng của quê hương, đoàn kết, lao động sáng tạo thực hiện thắng lợi sựnghiệp đổi mới do Đảng lãnh đạo

hinh-thanh-va-phat-trien/ )

(http://nhoquan.ninhbinh.gov.vn/huyennhoquan/1223/27421/38415/Lich-su-1.2Cơ cấu tổ chức

1.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Nho Quan

UBND huyện Nho Quan có 1 Chủ tịch,3 phó chủ tịch và gồm 11 phòngban chuyên môn như sau :

-Phòng Giáo dục và Đào tạo

-Phòng Tài nguyên và Môi trường

1.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức :

-Các lãnh đạo HĐND-UBND huyện:

P LaođộngTBXH

P CôngThương

P Tàinguyên-Môitrường

P.Tưpháp

P Giáodục vàđạo tạo

P.Tài

chính-Kế

hoạch

quanh Nhà nước cấp trên,nghị quyết của Huyện ủy và là cơ quan chấp hành củaHĐND huyện

Nhiệm vụ

-UBND huyện tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc : Tập trung dânchủ,tập thể lãnh đạo,cá nhân phụ trách trong lĩnh vực được phân công.Mỗi thànhviên của

-UBND huyện chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình trướcUBND

huyện;đồng thời cùng các thành viên khác của UBND huyện chịu tráchnhiệm trước tập thể về các hoạt động của UBND huyện trước Huyện ủy,UBNDhuyện và cơ quan nhà nước cấp trên

-Chế độ làm việc tập thể của UBND huyện được thông qua các phiên họp

Tiểu kết

UBND huyện Nho quan là cơ quan hành chính nhà nước,thực hiện đầy đủcác khâu nghiệp vụ của mọi cơ quan Chịu trách nhiệm chấp hành Hiếnpháp,Luật và các nhiệm vụ khác theo quy định của nhà nước,của các cơ quancấp trên.Thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảođảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trungương tới cơ sở

Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại

UBND huyện Nho Quan

2.1 Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ

- Hoạch định không phải là dự báo mà là một quá trình xác lập có căn cứ,cóthực tế những vấn đề quyết định tương lai cuả cơ quan.Để có thể hoạch địnhđược các nhà lãnh đạo cần phải đưa ra những quyết đinh đúng đắn dựa vào cáccăn cứ từ những nguồn khác nhau,từ đó giải quyết đúng đắn và hiệu quả một sốvấn đề sau trong quá trình hoạch định:

+Nhận thức được vấn đề cần phải hoạch định

+Xác định thách thức,cơ hội đối với tổ chức

+Xác định cơ sở để xây dựng các mục tiêu trong công tác hoạch định

+Lựa chọn các phương án để giải quyết

-Để có thể xây dựng một bộ máy văn phòng đạt hiệu quả cần phải xây dựng

có hoạch định cụ thể,rõ ràng Và căn cứ là điều đầu tiên cần phải đưa ra để chomọi người cùng hiểu được

- Muốn thu thập được các căn cứ,người làm lãnh đạo văn phòng cần phải :+ Dựa vào nguồn tiếp nhận: nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồnmới và nguồn cũ của cơ quan tổ chức để tiến hành hoạch định

+Thường xuyên xem xét,phân tích các thông tin chính xác kịp thời nhằmgóp phần vào việc xây dựng mục tiêu đã đề ra

+ Theo dõi và kiểm tra các hoạt động của công tác văn phòng

- Các căn cứ được coi như là tiền đề để hoạch định.Dựa trên tình hình thực

tế của UBND huyện Nho Quan mà lãnh đạo văn phòng có thể xây dựng và đưaphương hướng để xây dựng văn phòng hiện đại, bảng phân công,công việc vàmột số vấn đề khác liên quan đến hoạt động của công tác văn phòng

* Bảng phân công công việc của nhân viên thuộc bộ phận văn phòng

 Phân tích môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức

 Hình thành mục tiêu chung

Tạo lập và chọn lựa các chiến lược để theo đuổi

Khi có thể phân tích từ những vấn đề cụ thể,xác định mục tiêu của tổ chứccác thành viên sẽ tập trung sự toàn bộ vào một công việc để đạt được mục tiêunày và như vậy sẽ thống nhất mọi hoạt động tương tác giữa văn phòng và các bộphận khác trong cơ quan.

2.2 Vai trò trong công tác xác định mục tiêu

Một vai trò quan trọng của quá trình hoạch định là thiết lập các mục tiêumang tính thực tế cho cơ quan,tổ chức mà ở đây cụ thể là văn phòng UBNDhuyện Nho Quan

-Để có thể thực hiện công tác xác định mục tiêu cần phải Xây dựng mụctiêu Các bước để xác định mục tiêu đó là:

+Xác định mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức

+ Xác định mục tiêu chính của bộ phận chính

+ Xác định mục tiêu phụ của bộ phận phụ

-Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà cơ quan,tổ chức mong muốn đạtđược trong một khoảng thời gian nhất định Để xác định tốt mục tiêu sao cholinh hoạt,phát triển từng bước,hướng tới mục tiêu lâu dài để xây dựng bộ máycủa cơ quan,lãnh đạo văn phòng UBND huyện Nho Quan đã đưa ra một số tiêuchí cụ thể sau:

+ Xác định rõ thời gian để hoàn thành mục tiêu,bao gồm :

 Mục tiêu ngắn hạn: Dưới hoặc bằng 1 năm Là khoảng thời gian để thựchiện và giải quyết những công việc trước mắt,công việc diễn ra hàng ngày củavăn phòng

Mục tiêu trung hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian từ trên 1 nămđến dưới 5 năm

 Mục tiêu dài hạn: thường trên 5 năm Thời gian cần để thực hiện những

kế hoạch,chiến lược đã hoạch định ra trong một một khoảng thời gian dài

+ Xác định rõ nội dung công việc

Thời gian thực hiện Ngắn hạn Dài hạn

+ Xác định rõ phương pháp để hoàn thành mục tiêu

Phương pháp quan sát: Theo dõi,xem xét thực hiện vấn đề để có thể tráchđược các vấn đề khi xảy ra

Phương pháp lập kế hoạch: Xác định từng vấn đề cần thực hiện,thời gianthực hiện,cách thức thực hiện,nội dung,nguồn lực để hoàn thành mục tiêu

+ Sử dụng nguồn lực đã được phân bổ để hoàn thành mục tiêu đã đề ra

Đó là mục tiêu đặt ra phải tạo được động lực để các nhân viên có hứng thúlàm việc và phát triển tư duy.Nguồn lực nhân sự cùng với nguồn lực tài chính làyếu tố cân thiết để hoàn thành tốt hoạch định đã đề ra

Trong công tác văn phòng nguồn lực được sử dụng khá triệt để và có tínhkhả thi cao thực hiện tốt công việc,mục tiêu đã đề ra

- Mục tiêu đã được xác định là nền tảng của hoạch định, khi xác định mụctiêu cho tổ chức thì mục tiêu phải giữ vai trò nền tảng của hoạch định, nhằm xâydựng hệ thống văn phòng thống nhất bền vững Do đó mục tiêu giữ vai trò quyếtđịnh toàn bộ quá trình phát triển khi hoạch định được đưa ra

2.3 Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp

-Mục tiêu chi phối toàn bộ quá trình hoạt động,cũng như tổ chức thực hiệnmục tiêu hoạch định Để đạt được mục tiêu cần phải đề ra những phương án vàgiải pháp có tính khả thi ,như vậy mới dễ đạt được mục tiêu trong công táchoạch định đã đề ra

-Công việc hoạch định được thực hiện theo 5 bước sau:

+Thiết lập mục tiêu

+Chuẩn bị và thực hiện một kế hoạch để đạt được mục tiêu

+Đánh giá và điều chỉnh mục tiêu hoạch định

-Qua các bước tiến hành quy trình hoạch định có thể thấy rằng giải pháp làmột những vai trò quan trọng đem lại hiệu quả tốt nhất cho văn phòng.Giải pháp

là một trong những cách thức mà khi đưa ra một vấn đề nào đấy cũng phải cógiải pháp đi cùng

-Khi các giải pháp được đưa ra đúng và thực hiện đúng,giúp cho văn phòng

cơ quan có thể giải quyêt được toàn bộ vấn đề công việc,làm việc có hiệu quả cókhoa học Giải pháp là một trong những việc mà các nhà quản trị cần phải xemxét và đưa ra các phương án để thực hiện,giải pháp có vai trò lớn trong việc thựchiện mục tiêu đến thành công

-Để xây dựng các giải pháp tốt trong công tác hoạch định,lãnh đạo vănphòng UBND huyện Nho Quan luôn nghiên cứu và tìm hiểu thực tế cũng nhưkinh nghiệm từ các nhà quản trị văn phòng khác để thực hiện tốt công tác hoạchđịnh của mình

2.4 Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu

-Tổ chức thực hiện mục tiêu có thể coi là một quá trình vận dụng cácphương pháp với nhau để cùng đạt được mục tiêu chung.Công tác tổ chức thựchiện mục tiêu bao gồm: những nhiệm vụ,thiết lập những mối liên hệ, sự hợp tác

và trao đổi thông tin để hoàn thành mục tiêu

-Hoạch định giúp đề ra mục tiêu,biện pháp,nguồn lực,cách thức.Đảm bảohoạt động hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi Khi đã có mục tiêu để hoạchđịnh nhà quản lý văn phòng sẽ tổ chức tiến hành thực hiện mục tiêu,để làm saocho mục tiêu phải đạt thành công,hiệu quả trong công tác văn phòng cũng nhưgiữa các phòng ban khác trong cơ quan

-Công tác tổ chức thực hiện mục tiêu có mối liên hệ với chặt chẽ với côngtác hoạch định,bởi khi có những phương pháp và quy tình tổ chức tốt hiệu quảđem lại sẽ là rất cao.Xây dựng tốt tổ chức thực hiện mục tiêu trong công tác vănphòng mục tiêu giúp phân bổ hợp lý cho từng công việc cụ thể,tiết kiệm nguồn