khảo sát công tác tổ chức về văn thư, lưu trữ tại công ty cổ phần tập đoàn hoa sao

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Cấu trúc của đề tài 3 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 5 1.1Lịch sử hình thành và phát triển Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 6 1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 8 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 9 1.3. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa 12 1.3.1. Chức năng 12 1.3.2. Nhiệm vụ 12 1.3.3. Cơ cấu tổ chức 13 CHƯƠNG 2.TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 17 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ 17 2.1.1. Về tổ chức 17 2.1.2. Về cán bộ 17 2.2. Tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần tập đoàn hoa sao 17 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 17 2.2.2. Công tác quản lí văn bản đi 20 2.2.3. Công tác quản lý văn bản đến 22 2.2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của công ty 24 2.2.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 27 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 30 3.1. Đánh giá chung 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2. Nhược điểm 32 3.2. Các giải pháp,đề xuất kiến nghị để phát huy những ưu điểm khắc phục nhược điểm 34 3.2.1. Nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong công tác văn thư lưu trữ 34 3.2.2. Quy trách nhiệm 34 3.2.3. Đào tạo bồi dưỡng 35 3.2.4. Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin 35 3.2.5. Đầu tư trang thiết bị 35 C. PHẦN KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 D. PHỤ LỤC 40

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Cấu trúc của đề tài 3

B NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 5

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 8

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 8

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 9

1.3 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa 12

1.3.1 Chức năng 12

1.3.2 Nhiệm vụ 12

1.3.3 Cơ cấu tổ chức 13

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 17

2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ 17

2.1.1 Về tổ chức 17

2.1.2 Về cán bộ 17

2.2 Tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần tập đoàn hoa sao 17

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 17

2.2.2 Công tác quản lí văn bản đi 20

2.2.3 Công tác quản lý văn bản đến 22

2.2.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của công ty 24

2.2.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 27

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 30

3.1 Đánh giá chung 30

3.1.1 Ưu điểm 30

3.1.2 Nhược điểm 32

3.2 Các giải pháp,đề xuất kiến nghị để phát huy những ưu điểm khắc phục nhược điểm 34

3.2.1 Nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong công tác văn thư lưu trữ .34

3.2.2 Quy trách nhiệm 34

3.2.3 Đào tạo bồi dưỡng 35

3.2.4 Ứng dụng khoa học công nghệ- thông tin 35

3.2.5 Đầu tư trang thiết bị 35

C PHẦN KẾT LUẬN 37

TÀI LIỆU THAM KHẢO 39

D PHỤ LỤC 40

LỜI CÁM ƠN

Trong khoảng thời gian vừa qua, bản thân tôi đã nỗ lực phấn đấu khôngngừng, học hỏi, tiếp thu những kiến thức từ thực tế để tổng hợp và hoàn thiệnbài báo cáo này Song lần đầu được tiếp xúc thực tế với công việc nội dung tìmhiểu khá rộng nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định Tôirất mong nhận được sự góp ý, đánh giá và bổ sung của các thầy, cô trong khoa,

và các bạn để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn về cả nội dung và hìnhthức trình bày

Kết thúc đợt thực tập này cho tôi gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúcsức khỏe đến các thầy cô, giảng viên trong khoa Quản trị văn phòng, ban lãnhđạo các cán bộ, nhân viên Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao đã giúp tôi hoànthành tốt khóa thực tập này Đặc biệt, cho tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc ThS.Nguyễn Đăng Việt giảng viên khoa Quản trị Văn Phòng là người hướng dấn trựctiếp tôi trong thời gian vừa qua

Tôi xin chân thành cám ơn

HÌNH ẢNH CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bước vào thời kỳ hội nhập hóa, quốc tế hóa, Việt Nam đang dần khẳngđịnh được vị thế của mình trên trường quốc tế bằng những chủ trương, chínhsách phát triển sáng suốt, tài tình của Đảng và Nhà nước Và có thể khẳng địnhrằng đất nước chúng ta ngày càng chiếm được lòng tin của bạn bè quốc tế cùngvới sự vươn mình mạnh mẽ, làm quen và bắt nhịp được những thành tựu pháttriển của xã hội loài người

Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta đã xác định tầm quantrọng của việc đưa ra các chủ trương, chính sách phát triển đó là: con người,khoa học công nghệ và nguồn thông tin Một nguồn thông tin chính xác, đầy đủđược xử lý và tổng hợp kịp thời sẽ là tiền đề, là động lực để bộ máy quản lý hoạtđộng, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ; đưa ra những quyết định mang tínhbền vững Vậy câu hỏi đặt ra: nguồn thông tin sẽ lấy ở đâu?, chủ thể thực hiện làai? và thực hiện bằng cách nào? Để trả lời được những câu hỏi trên cần phải cómột thực thể làm các nhiệm vụ quản lý văn bản, thu thập và xử lý thông tin…tham mưu cho lãnh đạo Bên cạnh đó giải quyết các công việc mang tính phátsinh trong quá trình hoạt động Với sự phát triển khách quan của xã hội và nhucầu đặt ra ở các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đã là nền móng cho sự ra đời củaVăn phòng nói chung văn thư, lữu trữ nói riêng Nền kinh tế Việt Nam đang có

sự thay da đổi thịt sau nhiều năm đổi mới, ngày càng hội nhập và phát triển vớinền kinh tế tri thức của nhân loại Do vậy, công tác văn thư, lưu trữ đang đóngvai trò then chốt ở các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp đảm bảo cung cấp thôngtin có chất lượng phục vụ cho quá trình quản lý; hỗ trợ đắc lực cho các cấp lãnhđạo trong công tác tổ chức văn bản giấy tờ,tổ chức, điều hành, giám sát, kiểm tracông việc của cơ quan; đem lại những lợi ích, hiệu quả nhất định cho xã hội

Chính vì những lí do trên nên tôi quyết định chọn đề tài “ khảo sát công tác tổ chức về văn thư, lưu trữ tại Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao”.

2 Lịch sử nghiên cứu

Trước đó có rất nhiều đề tài nghiên cứu về Văn phòng, tuy nhiên chưanghiên cứu sâu về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan VD: Các bài báo cáo

của khóa trước…

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của Bài báo cáo nhằm đạt được những mục đích sau:

- Nội dung bài báo cáo tập trung nghiên cứu về những vấn đề cơbản về công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của Văn phòng

- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư, lưu trữ tạiCông ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao, thấy rõ những ưu điểm và hạn chếnhằm đưa ra những giải pháp, và đề xuất nhằm thực hiện tốt công tác vănthư, lưu trữ tại Công ty

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề ra những giải pháp và khuyến nghị nhằm khắc phục những hạnchế còn gặp phải, phát huy và nâng cao những thành quả đạt được, gópphần nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của công ty Cổ PhầnTập Đoàn Hoa Sao

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực tiễn các hoạt động văn thư, lưutrữ tại công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao: Đánh giá hiệu quả hoạt động củavăn thư,lưu trữ tại công ty, nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động củacông tác văn thư, lưu trữ

 Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu về công tác Hành chính của công ty,công tác điều hành của công ty

6 Phương pháp nghiên cứu

Để có cái nhìn rõ hơn về công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động quản trị văn phòng của Công Ty tôi đã sử dụng các phương pháp:

Phương pháp điều tra – thống kê

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu,kết luận,tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài được chia

làm 03 chương:

Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công Ty Cổ Phần Tập

Đoàn Hoa Sao

Chương 2: Tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công Ty Cổ

Phần Tập Đoàn Hoa Sao

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu

trữ tại Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

Là một Sinh viên Khoa quản trị văn phòng, sau 4 năm học tập rènluyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại trường

em đã có thể có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định Nhưng

“Học phải đi đôi với hành”, “Lý thuyết phải đi đôi với thực tiễn” kiếnthức, lý thuyết được học ở trường phải được áp dụng vào công việc thực

tế tại cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu đó Trường Đại học Nội vụ HàNội đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên đi thực tập tạicác cơ quan, đơn vị, tổ chức.Việc thực tập này giúp cho sinh viên làmquen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đãđược học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơquan Đây cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức,tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức,

là cơ hội cho học sinh đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục

vụ cho công tác sau này

Thực hiện Kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việcthực tập tốt nghiệp, cùng với sự giúp đỡ của Ban Giám đốc công ty CổPhần tập đoàn Hoa Sao đã tạo điều kiện tiếp nhận em về thực tập Thờigian thực tập bắt đầu từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/3/2017 Qua Thờigian thực tập nhờ sự giúp đỡ của Ban Giám đốc và cán bộ làm công tácVăn thư, lưu trữ trong công ty đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyếtđược trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng làm việc vànâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhậnthức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ

Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Đăng Việt đãtruyền cho em lòng say mê công việc, giúp em nhận thức được sâu sắc

nghĩa vụ trách nhiệm và vai trò quan trọng của cán bộ Văn thư, lưu trữ.

Từ đó em đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp như cẩn thận, tỉ mỉhơn …và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc Bàibáo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyênngành tại công ty Đây là lần đầu tiên em tập làm một cán bộ công chứcthực sự nên còn nhiều bỡ ngỡ và thời gian cũng hạn hẹp, vốn kiến thứccòn hạn chế, bản thân em cũng đã cố gắng hoàn thành bài báo cáo, songtrong khuôn khổ của bản báo cáo này không thể tránh khỏi những hạnchế, sai xót nhất định Em viết bản báo cáo này gửi tới nhà trường, Khoa

và kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo phụtrách bộ môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ củamình để em có cơ sở, nền tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt kếtquả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi vọng góp phần nhỏtrong công cuộc đổi mới, xây dựng quê hương đất nước

B NỘI DUNGCHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO

 Vài nét về Công ty Cổ Phần Tập Đoàn hoa sao

Tên gọi: Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sao

Tên dùng để giao dịch: Tập đoàn Hoa Sao

Tên tiếng Anh: Hoa Sao Group.

Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 0103013277

Trụ sở chính Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao: 160 Lê trọng Tấn,

Q.Thanh xuân, Hà Nội

Tel: (04)35659596

Email: contact@hoasao.vn

Logo:

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

Lịch sử hình thành và phát triển

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp cung cấp cácsản phẩm, dịch vụ tốt nhất thì khi đó sự khác biệt về chất lượng của cácdịch vụ không còn quá lớn, khách hàng thực sự trở thành thượng đế vớirất nhiều sự lựa chọn cho bản thân mình Chính vì thế chăm sóc kháchhàng ( CSKH) trở thành chiến lược chinh phục khách hàng của cácdoanh nghiệp.Tuy nhiên CSKH là một ngành mới mẻ ở Việt Nam, cácdoanh nghiệp tự mình xây dựng và đào tạo đội ngũ CSKH chuyên nghiệpthì sẽ rất khó khăn, tốn kém và chất lượng không cao Chính vì thế cácdoanh nghiệp chọn giải pháp thuê ngoài(Outsourcing) để đảm bảo kháchhàng của mình hài lòng nhất, được chăm sóc một cách tốt nhất

Nhận thấy sự chuyển biến đó của thị trường, ngày 21/06/2006,Công ty Cổ Phần Hoa Sao được thành lập với 30 nhân viên trẻ tuổi, tàinăng và tâm huyết với nghề Không ngừng vươn lên, năm 2010, ngoàiviệc tuyên bố chính thức trở thành Tập đoàn CSKH đầu tiên tại ViệtNam, Hoa Sao đã quyết định gia nhập Hiệp hội CSKH của Singapore(CCAS) – một nước có ngành Call Center rất phát triển nhằm học hỏinhững kinh nghiệm của nước bạn đồng thời làm bước đệm để thâm nhậpthị trường quốc tế, góp phần quảng bá thương hiệu Việt trong lĩnh vựctiềm năng này

Để nâng cao chất lượng nhân lực đầu năm 2011 Hoa Sao quyếtđịnh thành lập trung tâm Tuyển dụng và đào tạo nhân sự, quyết tâm cungcấp dịch vụ tốt nhất cho các đối tác

5 năm hình thành và phát triển, Hoa Sao không ngừng nâng caochất lượng dịch vụ CSKH, đã khẳng định được tên tuổi trong ngànhCSKH của Việt Nam, xứng đáng là đối tác tin câỵ của các doanh nghiệphàng đầu như Viettel, VDC… Sau 5 năm thành lập Hoa Sao đã pháttriển vững mạnh về quy mô với 2000 nhân viên CSKH cùng bộ máyquản lý nhân sự trực tiếp lên tới hơn 150 nhân sự với 40 cán bộ, chuyên

gia làm việc tại các phòng ban chức năng Đồng thời Hoa Sao cũng liêntục đạt mức tăng trưởng về doanh thu hơn 30%/năm Tập Đoàn Hoa Sao

đã xây dựng và hoàn thiện được một hệ thống các quy trình và phươngpháp tổ chức hoạt động CSKH tại các Call Center theo những chuẩn mựccủa thế giới Ngoài đội ngũ hơn 2000 nhân viên CSKH, Hoa Sao còn lànơi quy tụ của nhiều chuyên gia giỏi để sẵn sàng tư vấn hỗ trợ các doanhnghiệp trong hoạt động CSKH ở những ngành nghề đa dạng như Viễnthông, tài chính ngân hàng, bảo hiểm, hàng tiêu dùng…Với thông điệp

“Trải nghiệm xúc cảm sẻ chia” và với cam kết trở thành “Người đồnghành số 1” trên con đường cùng các doanh nghiệp đi đến thành công,Hoa Sao đã góp phần tạo dựng và phát triển một ngành công nghiệp dịch

vụ CSKH Việt nam hiện đại và giàu bản sắc

Năm 2015 đạt quy mô nhân sự gần 3000 nhân viên CSKH vớidoanh thu ước tính đạt 1500 – 2000 tỷ/ năm, qua đó, góp phần đẩy mạnhphát triển ngành dịch vụ CSKH tại Việt Nam xứng tầm với các doanhnghiệp trong khu vực và quốc tế

Thành lập năm 2006 đến nay hoa sao đã phát triển mở rộng vớihơn 10 trung tâm CSKH tại 6 tỉnh thành lớn trên cả nước Hà Nội, HảiPhòng, Vĩnh Phúc, Thái nguyên, Đà nẵng, thành phố Hồ Chí Minh,hơn

1500 bàn điện thoại viên, gần 4000 nhân viên CSKH, 250 triệu tương táckhách hàng mỗi năm, hợp tác với hơn 100 Thương hiệu thuộc nhiều lĩnhvực khác nhau.Tập đoàn hoa sao đã sớm khẳng định được sự chuyênnghiệp, định vị và xây dựng được một thương hiệu lớn trong dịch vụCSKH ở thị trường Việt Nam khu vực và thế giới với các gói dịch vụmang chuẩn mực quốc tế dịch vụ CSKH đa ngôn ngữ , dịch vụ CSKH đakênh, đào tạo và cung cấp nhân sự CSKH… Công nghệ hiện đại củaHoa Sao có thể đáp ứng nhu cầu giải đáp 24/24 với yêu cầu cao nhất vềtính thông tin liên tục và bảo mật của khách hàng

Bằng sức mạnh của một tập thể trẻ trung, năng động và sáng tạo,Hoa Sao sẽ không ngừng phát triển và trở thành Tập Đoàn số 1 trong lĩnhvực cung cấp dịch vụ CSKH, luôn tiên phong dẫn đầu thị trường với dịch

vụ chất lượng cao, đẳng cấp quốc tế, mang bản sắc dân tộc và xứng tầmchâu lục

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu

-Dịch vụ chăm sóc khách hàng:

+ Cung cấp dịch vụ chất lượng cao về chăm sóc khách hàng (contactcenter)

+ Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng VIP

+ Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao và tư vấn chiếnlược hệ thống và trung tâm CSKH – quan hệ khách hàng

+ Đào tạo và cung cấp nhân sự CSKH cao cấp

+ Tổ chức nghiên cứu – khảo sát thị trường, tâm lý - thị hiếu khách hàng

và hiệu quả công tác CSKH; tư vấn giám sát độc lập công tác CSKH + Thiết lập nguồn (hồ sơ) khách hàng VIP tiềm năng cho doanh

nghiệp + Dịch vụ bán hàng qua điện thoại

-Dịch vụ truyền thông :

+ Cung cấp các loại hình dịch vụ truyền thông (PR, quảng cáo, tổchức sự kiện…) + Tư vấn và hỗ trợ xây dựng – triển khai chiến lược,chiến dịch truyền thông; chiến lược xây dựng – bảo vệ thương hiệu

+ Tư vấn, hỗ trợ giải pháp phòng – chống khủng hoảng truyền thông (đặcbiệt là trong các khủng hoảng truyền thông do công tác CSKH)

+ Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao và tư vấn chiếnlược hệ thống truyền thông doanh nghiệp

+Cung cấp giải pháp truyền thông – tiếp thị

+ Tổ chức khảo sát đánh giá mức độ hiểu biết thương hiệu của côngchúng; tư vấn giám sát độc lập hoạt động truyền thông

+ Liên kết xuất bản sách, tạp chí và tổ chức các xuất bản phẩm phục vụtruyền thông doanh nghiệp

+ Tổ chức các chương trình truyền thông khoa học (hội thảo, điềutra xã hội học,…)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao là đơn vị hoạt động trong lĩnhvực CSKH

Công ty tổ chức và hoạt động với nguyên tắc tập trung ý kiến đứngđầu là Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc được Hội đồng quản trị bầu ra cóquyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty Các phòng ban cóchức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trênxuống dưới.

Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao hoạt động mạnh về lĩnh vựcCSKH như: Hỗ trợ kĩ thuật, tư vấn bán hàng, tiếp nhận và sửlý,telesales… Với các loại hình từ viễn thông ,ngân hàng- tài chính, y tếcho đến Giaos dục và thương mại điện tử là đối tác cung cấp các giảipháp CSKH và dịch vụ contact center cho những thương hiệu lớn thuộcnhiều nghành nghề, mang lại sự tăng trưởng cao cho đối tác như: viettel,viettinbank, vtv cab, Yamaha……

Nhiệm vụ

Công Ty chị trách nhiệm thi hành các văn bản luật: Luật doanhnghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế…ngoài ra công ty nhằm đảm bảo chủtrương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, thực hiện các chính sách trênđịa bàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các dự án CSKH ,…của Công Ty.Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng…theo đúng quyđịnh của pháp luật

Công Ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao ngày càng mở rộng lĩnh vựckinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàumạnh và văn minh

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao ( xem phụ

lục 1)

Hội đồng quản trị

- Đứng đầu hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị

- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinhdoanh hằng năm của công ty;

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối

với Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác

- Giám sát, chỉ đạo Tổng giám đốc trong điều hành công việc kinh doanhhằng ngày của công ty

- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết địnhthành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện

Ban Giám đốc

- Gồm Tổng giám đốc và các phó giám đốc, đứng đầu là Tổng giám đốc, do

Hội đồng quản trị bổ nhiệm,

- Kiểm soát toàn bộ hoạt động của các phòng ban, tổ chức chỉ đạo việcphối hợp giữa các phòng ban trong công ty

- Ra chỉ tiêu hàng tháng, định hướng hoạt động, giám sát việc thực hiệncông việc của các phòng ban

- Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của công ty trước hội đồng quảntrị và pháp luật hiện hành

- Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại

- Là người quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược củacông ty

- Phê duyệt tất cả các quy định áp dụng trong nội bộ công ty

- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, đầu tưcủa công ty

- Đề xuất các chiến lược kinh doanh, đầu tư cho hội đồng quản trị - Quyếtđịnh ngân sách hoạt động cho các đơn vị và các phòng ban cụ thể trong công tytheo kế hoạch phát triển do hội đồng thành viên phê duyệt

- Quyết định các chỉ tiêu về tài chính

- Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty

Phòng nhân sự

- Thưc hiện công tác quản trị nhân sự của công ty: Kế hoạch hoá nguônfnhân lực, tuyển dụng, tạo động lực lao động, đánh giá thực hiện công việc, thùlao lao động, phúc lợi, chế độ BHYT , BHXH,…

- Phản ánh chất lượng nhân sự tuyển dụng thông qua báo cáo và qua phảnánh của các đối tác

- Có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban đào tạo và tuyển dụng trongviệc thực hiện kế hoạch tuyển dụng theo chỉ tiêu được giao,hoàn thiện hồ sơnhân viên chuyển cho đối tác, kế hoạch bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụcho nhân viên

- Có trách nhiệm bao cáo với ban giám đốc, tư vấn , nhận chỉ thị, hướng

dẫn, chỉ đạo của Ban giám đốc về các công tác quản trị nhân sự

- Có trách nhiệm duy trì và phát triển các nguồn tuyển dụng, đảm bảo hoạtđộng tuyển dụng được diễn ra liên tục và có hiệu quả

- Có trách nhiệm báo cáo và phối hợp với các phòng ban của Công ty đặcbiệt là phòng Đào tạo trong việc thành lập và tổ chức thực hiện Hội đồng kiểmtra xếp lớp cho ứng viên

- Có trách nhiệm báo cáo BGĐ định kỳ và theo yêu cầu

Phòng đào tạo

- Có trách nhiệm xây dựng và phát triển các khóa đào tạo kỹ năng mềm vàphối hợp với đối tác trong công tác xây dựng và đào tạo khóa nghiệp vụ tạiOutsource

- Thực hiện các chương trình đào tạo kỹ năng mềm cho học viên là các ứngviên vào vị trí điện thoại viên

- Thực hiện các chương trình đào tạo nghiệp vụ do đối tác yêu cầu

- Có trách nhiệm theo dõi và quản lý các lớp đào tạo và học viên tham giacác khóa đào tạo tại Công ty và của đối tác

- Có trách nhiệm phối hợp với phòng tuyển dụng và các phong ban chứcnăng khác của Đối tác trong công tác đào tạo và phỏng vấn tuyển dụng

- Có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với phòng Đào tạo và phòng QLNS củađơn vị Outsource và Insource của Công ty trong các công việc quản lý học viênđạt sau đào tạo và đi làm

- Báo cáo hoạt động hàng tháng lên Ban Giám đốc và nhận các chỉ thị vàchỉ tiêu đào tạo trong tháng

Phòng tài chính kế toán: Theo dõi các khoản thu, chi, xác định kết

quả kinh doanh, các khoản nộp ngân sách Hạch toán và kiểm tra kế toáncủa các đơn vị trực thuộc

Phòng Hành chính tổng hợp: Quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị

hành chính văn phòng, tiếp khách, phục vụ đời sống cán bộ nhân viên,quản lý công văn đi và công văn đến

1.3 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa

1.3.1 Chức năng

Tùy theo mô hình tổ chức và tổ chức hoạt động của mỗi cơ quan,đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏkhác nhau Nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng cóhai chức năng cơ bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần

- Phòng Hành chính tổng hợp là đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phầnTập Đoàn Hoa Sao, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốctrong việc quản lý, điều hành

- Phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày, tổ chức các cuộc họp,chuyến đi công tác cho lãnh đạo Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tàisản, đảm vảo điều kiện, cơ sở vật chất để lãnh đạo làm việc

- Là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạocủa Ban lãnh đạo; là đơn vị quản lý, cơ sở vật chất - kỹ thuật, thực hiệncông tác hành chính và phục vụ hậu cần tại công ty

1.3.2 Nhiệm vụ

- Chịu trách nhiệm về công tác hành chính quản trị của cơ quan

- Chịu trách nhiệm công tác văn phòng phục vụ nghiệp vụ lãnh đạo vàquản lí của Ban giám đốc

- Đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự nội vụ, công tác văn thư lưu trữ,quản lý cơ sở vật chất của cơ quan

- Tiếp nhận thư từ, bài vở, công văn của cơ quan

- Gửi văn thư đi, thẩm định loại hình thư tín để gửi theo phương thứcphù hợp, tiết kiệm và hiệu quả

- Phối hợp tổ chức các hoạt động, các sự kiện, các giải thưởng, cơ hộiquà tặng và các hoạt động truyền thống khác theo sự phân công của Bangiám đốc

- Quản lý con dấu của cơ quan Lưu trữ các văn bản của cơ quan theođúng pháp lệnh về văn thư lưu trữ

- Điều động và quản lí xe của cơ quan theo quy định và theo sự chỉ vàđạo, điều động trong công việc và trong công tác đối ngoại của Gíam đốc

- Xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác hậu cần phục vụ các hoạtđộng của công ty

- Trực hành chính và điện thoại cơ quan, đảm bảo thông tin liên lạcthông suốt cho công ty.

- Phối hợp với phòng kế toán – Tài chính để quản lý, theo dõi, muasắm văn phòng phẩm của công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp ( xem phụ lục 2)

Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Hành chính tổng hợp

 Trưởng phòng: ( số lượng: 01)

Có trách nhiệm như:

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt hoạt động của phòngHành chính tổng hợp bao gồm các công tác văn phòng, hành chính quản trịcủa cơ quan

- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của cơ quan

- Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác quản trị văn phòng, công tác hậu

cần, công tác xã hội của cơ quan

- Báo cáo bằng văn bản các công việc trong tuần và kế hoạch làm việc với

giám đốc và Trưởng phòng về công việc mình phụ trách.

- Tham mưu đề xuất công tác hành chính, quản lý cơ sở của Ban giámđốc và Trưởng phòng

Bộ phận văn thư lưu trữ: (số lượng: 01)

- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến; Tiếp nhận cácbản thảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký, theo dõi quá trình luânchuyển văn bản đảm bảo đúng địa chỉ và an toàn; Quản lý và đóng dấucác văn bản đúng quy định

- Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhucầu khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ

- Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trongcông ty

Bộ phận Thư kí: (số lượng 1)

- Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan

- Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn

- Tiếp khách hàng khi cần thiết

- Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến

- Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo

- Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xãhội khác

- Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp v.v…

Bộ phận đánh máy photo copy: (số lượng: 1)

- Đánh máy các văn bản trong nội bộ cơ quan

- In sao, nhân bản văn bản, tài liệu

- Có trách nhiệm quản lý tốt các thiết bị máy vi tính, máy in, máyphoto

- Giữ bí mật các nội dung tài liệu và thực hiện nghiêm chỉnh các quyđịnh về bảo mật đối với tài liệu

Bộ phận tài vụ: (số lượng: 1)

Đảm bảo thực hiện thu - chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, cácloại chứng từ theo quy định rõ ràng, sạch đẹp, thực hiện nghiêm túc chế

độ báo cáo tài chính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng

Bộ phận bảo vệ, tạp vụ, điện nước, lái xe và nhà ăn: ( số lượng: 2)

- Bảo vệ cơ quan, chế độ trực 24/24giờ trong ngày; thường xuyênkiểm tra các phòng, ban làm việc, điện nước, phòng cháy chữa cháy Theodõi người đến cơ quan công tác và hướng dẫn khách đến đúng địa chỉ cầnliên hệ giải quyết công việc

- Tạp vụ thường xuyên theo dõi lịch làm việc, hội họp, tiếp kháchcủa cơ quan đảm bảo phục vụ chu đáo; Vệ sinh hội trường, phòng họp vàphòng làm việc của lãnh đạo, phục vụ nước uống chu đáo; bảo quản, sửdụng tốt các thiết bị được giao.

- Lái xe bảo quản tốt xe được giao; chấp hành sự điều động phâncông công tác của lãnh đạo Văn phòng, đưa đón lãnh đạo huyện đi côngtác an toàn tuyệt đối

- Nhà ăn, nhà khách đảm bảo đúng giờ giấc, thực hiện vệ sinh tốt,phục vụ tốt nhu cầu của cán bộ công chức và yêu cầu tiếp khách của cơquan

Quyết định phân công nhiệm vụ của công ty (căn cứ Quyết định

số 1/QĐ-TĐHS về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Công

ty Cổ phần tập đoàn hoa sao)

Nhận xét: Hiện nay phòng hành chính với số lượng nhân viên 8

người, những nhân viên này đều là những nhân viên có chất lượng, và quaxét tuyển kỹ càng với trình độ được đào tạo qua các trường đại học caođẳng, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao Nói chung với số lượngcông việc hiện nay thì với số lượng người như trên là tương đối phù hợp.Với chế độ một thủ trưởng quản lý, điều hành trực tiếp các nhân viêncùng với sự điều hành gián tiếp của phó phòng hành chính đã dần củng cố

bộ máy văn phòng hoàn thiện với các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậucần

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO

2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ 2.1.1 Về tổ chức

- Bộ phận công tác Văn thư, lưu trữ của công ty trực thuộc PhòngHành chính tổng hợp chứ không có phòng văn thư, lưu trữ riêng Đây làđầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận công văn đến và chuyển giaocông văn các bộ phận, cá nhân có liên quan để giải quyết, xử lý công văn

đó sao cho kịp thời và đảm bảo đúng tiến độ quy định.Cán bộ Văn thư,lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức soạn thảo văn bản, đánh máy, in sao văn bản

và quản lý con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

2.1.2 Về cán bộ

- Công ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao có 01 cán bộ làm công tácVăn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn, tốt nghiệp hệ Cao đẳng chuyênngành Hành chính Văn thư –Lưu trữ tại trường Cao Đẳng Văn Thư Lưutrữ Trung ương I

- Công tác Văn thư lưu trữ là một mặt hoạt động của bộ máy quản

lý nó chiếm một phần quan trọng trong hoạt động của công ty Đây là mộtmắt xích giữa hoạt động của các phòng ban

Tuy nhiên do không được bồi dưỡng thường xuyên nên cán bộ Vănthư lưu trữ chưa nắm bắt được một số thay đổi trong quy định của Nhànước về thể thức văn bản Do vậy mà ảnh hưởng đến giá trị pháp lý củavăn bản, chưa phát huy được tối đa hiệu lực của văn bản do cơ quan banhành

2.2 Tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần tập đoàn hoa sao

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Trong thời gian thực tập tại Công Ty, em được tiếp xúc với nhiềuloại văn bản của cơ quan Nhìn chung, hình thức ban hành văn bản củaCông Ty khá đa dạng về thể loại Tùy theo tính chất công việc của Công

Ty mà các văn bản được ban hành theo đúng thẩm quyền, quy định củanhà nước và pháp luật

Với chức năng, nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt

động của cơ quan được thông suốt, lãnh đạo Công ty Cổ Phần Tập ĐoànHoa Sao luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản và ban hành vănbản Cụ thể là Chánh và Phó Chánh văn phòng là những người trực tiếpchỉ đạo đôn đốc kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản Cán bộvăn thư của công ty là người soạn thảo văn bản, đánh máy, in, sao, nhận,gửi, đóng dấu, đăng kí quản lí văn bản đi,văn bản đến.

- Các loại văn bản do cơ quan ban hành:

+ Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty

có khối lượng tương đối nhiều Là đơn vị doanh nghiệp hoạt động tronglĩnh vực kinh doanh nên công ty được ban hành các lọai văn bản theo quyđịnh của Nhà nước như:

Văn bản Quy phạm pháp luật: Quyết định.

Văn bản Hành chính: , Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo Văn bản Chuyên ngành:Hợp đồng, Biên bản, Dự toán, Giấy mời, Chứng từ, Giấy giới thiệu

- Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền kí văn bản:

+ Thủ tục ban hành văn bản: Qua thời gian thực tế tại Công Ty emđược tiếp xúc với nhiều loại văn bản nhìn chung thủ tục và thể thức vănbản tại công ty được trình bày tương đối đầy đủ, 9 thành phần thể thức bắtbuộc gồm:

1 Quốc hiệu

Được trình bày đúng vị trí trình bày, cỡ chữ, kiểu chữ theo quyđịnh, tuy nhiên có một số văn bản trình bày Quốc hiệu tiêu ngữ chưa đượcchuẩn và đẹp đó là đường kẻ ngang liền dưới dòng tiêu ngữ quá dài

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự do- Hạnh Phúc

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

3 Số ,kí hiệu văn bản

4 Địa danh ,ngày ,tháng,năm ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung văn bản

7 Nơi nhận

8 Chữ ký của người có thẩm quyền

9 Dấu cơ quan

+ Thẩm quyền kí văn bản: Chỉ có Giám đốc được trực tiếp ký vàovăn bản Phó Giám đốc được ký thay một số văn bản (trong trường hợp đã

uỷ quyền trong lĩnh vực mà mình phụ trách, dưới hình thức ký thay Giámđốc) Trưởng các phòng, được ký văn bản thuộc lĩnh vực chuyên mônđược sự phân công, theo thể thức là ký thừa lệnh

Quy trình soạn thảo văn bản: (xem phụ lục 03)

Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác soạn thảotại công ty, nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp, ngôn ngữ

sử dụng đúng phong cách, thông tin chính xác Tuy nhiên vẫn còn một sốvăn bản bị sai thể thức

Ví dụ:

Quyết định về việc bổ nhiệm lại cán bộ Trong quyết định này cómột số vấn đề sai so với thể thức như: thiếu số của quyết định Sau mỗi

“căn cứ ”phải xuống dòng

+ Theo quy định của Nhà nước, mỗi văn bản sau khi được ban hànhphải giữ lại 2 bản, 1 bản được giữ lại ở các phòng ban đã soạn thảo ra vănbản để kiểm tra, còn 1 bản giữ lại ở bộ phận văn thư và được lưu trong tậpcông văn lưu được xếp theo số thứ tự, ngày tháng văn bản ban hành nhằmphục vụ cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu

- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư của công ty:

Mặc dù công ty không đủ rộng để có thể bố trí cho cán bộ vănthư,lưu trữ có một phòng riêng nhưng công ty cũng đã cố gắng để cán bộvăn thư, lưu trữ có một không gian và trang thiết bị tốt nhất

Sơ đồ phòng làm việc của Văn thư, lưu trữ: (xem phụ lục 4)

- Các loại sổ theo dõi công tác văn thư tại công ty:

+ Sổ đăng kí công văn đến

+ Sổ đăng kí công văn đi

+ Sổ chuyển giao văn bản đi Bưu điện

Nhận xét: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công Ty

nhìn chung đúng theo thẩm quyền, quy định của nhà nước và pháp luật.Các loại văn bản do phòng ban hành ngày càng phong phú và đa dạng vềthể loại,phù hợp với từng tính chất công việc, chức năng, nhiệm vụ quyềnhạn được giao

Công Ty chưa có quy chế về văn thư (soạn thảo nhưng chưa banhành) nhưng các văn bản do Công Ty ban hành phong phú về thể loại vànội dung khi soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy trình

Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản không tránh khỏitình trạng văn bản ghi thiếu hoặc sai ngày, tháng, năm hay ghi sai số,

kí hiệu của văn bản.Một số ít văn bản chưa thực sự chính xác về mặt thểthức và kỹ thuật trình bày Nhưng khả năng sai sót là rất nhỏ và số lượngsai sót rất ít

2.2.2 Công tác quản lí văn bản đi

- Để đảm bảo tổ chức, thực hiện, chuyển giao văn bản đi được hiệuquả và giữ bí mật văn bản,Văn phòng công ty đã theo dõi, đôn đốc việcthực hiện các nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ.Tất cả các văn saukhi có ý kiến giải quyết đều phải lưu lại văn thư một bản và được đăng kývào sổ Công tác quản lý văn bản được cán bộ văn thư công ty thực hiệnnhư sau:

- Trình văn bản đi;

- Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng;

- Đóng dấu văn bản;

- Chuyển giao văn bản;

- Sắp xếp văn bản lưu hầu hết các văn bản đi của công ty gửi qua 2con đường: gửi bưu điện và gửi trực tiếp Đăng kí văn bản đi là công việcbắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng

có liên quan Hiện nay việc đăng kí văn bản đi được áp dụng bằng 2 hìnhthức: đăng kí bằng sổ và đăng kí bằng máy vi tính

Công ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao đã sử dụng cả 2 phương pháptrên

Công ty đã rất nhanh nhạy trong việc nắm bắt công nghệ thông tin

vào việc quản lí nhân viên và công tác văn thư trong công ty không nằmngoài chương trình áp dụng những chương trình ứng dụng tin học hiệnđại Công ty đã sử dụng phần mềm Idesk phục vụ cho công tác Vănphòng, đặc biệt rất thuận tiện cho các cán bộ văn thư làm việc có hiệu quảhơn, tiết kiệm thời gian hơn Đây là phần mềm tương đối mới cho nên nócòn khá xa lạ so với đại đa số người sử dụng, tuy nhiên đây là một phầnmềm có tính ứng dụng cao và rất khả thi.

Phần mềm quản lý văn bản: (xem phụ lục 5) Quy trình xử lý, giải quyết văn bản đi ( xem phụ lục 6)

Tuy rất hiện đại và có tính ứng dụng cao nhưng nó không thể thaythế hoàn toàn sổ đăng kí truyền thống bằng tay được cho nên Công ty Cổphần vẫn kết hợp sử dụng việc đăng kí sổ với phương pháp truyền thống

và sổ đó có tên là: Sổ công văn đi

Mẫu sổ: (Xem phụ lục7) Nội dung bên trong sổ làm theo Công văn số 425/VTLTNN-

NVTW Sổ được chia làm 8 cột như sau:

Người kí công văn

Trích yếu nội dung

Nơi nhận Số

lượng

Ký nhận

2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7) (8)

Trong quá trình thực tập em nhận thấy công ty không lập sổ riêngcho các văn bản “mật; khẩn” cõ lẽ tại đây là công ty mang tính chất tưnhân nên văn bản “mật ;khẩn” không nhiều và thường không có (hoặc córất ít

Nhận xét: Qua thời gian thực tập tại bộ phận văn thư, em thấy việc

tổ chức quản lý văn bản đi của Công ty có những ưu, nhược điểm sau:

* Ưu điểm:

Việc quản lý văn bản đi của Công Ty được thực hiện tốt như quátrình kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày: ghi số, ngày, tháng văn bảnđược thực hiện theo trình tự Tất cả các văn bản đi được đăng ký vào sổcông văn đi theo đúng quy định Nhân bản, đóng dấu cơ quan đúng sốlượng ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, con dấu của cơ quan Quá trình

chuyển phát văn bản đi đảm bảo đúng thủ tục và được theo dõi cẩn thậnđảm bảo văn bản đi được chuyển giao chính xác, kịp thời giúp cho giảiquyết công việc được nhanh chóng.

* Nhược điểm:

- Dấu khi đóng vào văn bản chưa thẳng

- Đối với việc chuyển giao văn bản ra ngoài cơ quan, khi chuyểngiao Văn thư phải mang văn bản ra Bưu điện

- Văn bản đi đôi khi bị thất lạc do văn thư gửi nhầm…

2.2.3 Công tác quản lý văn bản đến

- Bên cạnh việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi công tycòn có rất nhiều mối quan hệ khác, chính vì vậy văn bản đến cơ quankhông những nhiều mà còn phong phú cả về nội dung, số lượng văn bảnđến hàng năm khá nhiều con đường khác nhau như:

- Văn bản đến bằng bưu điện (Đây là con đường chủ yếu)

- Đến bằng máy Fax

- Do cán bộ đi công tác được cơ quan gửi trực tiếp

- Mọi thư từ đến cơ quan đều tập trung tại văn thư cơ quan và cán

bộ văn thư phải thực hiện các bước giải quyết văn bản đến bao gồm:

Bước 1:Tiếp nhận văn bản: Tại văn phòng vào buổi sáng nhân viên

Bưu điện giao báo và công văn đến phòng Văn thư, Cán bộ Văn thư tiếpnhận văn bản và ký vào sổ nhận công văn đến của nhân viên Bưu điện.Điều này đảm bảo nguyên tắc một đầu mối, thống kê được số liệu văn bảnđến, việc có sổ ký nhận tạo thuận lợi cho cán bộ văn thư

Bước 2:Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến: Để tránh tình trạng nhầm lẫn địa chỉ, đảm bảo sự nguyên vẹn của bì

chứa văn bản và phát hiện kịp thời sự sai lệch giữa thông tin ngoài bì vớinội dung thông tin của văn bản bên trong phong bì

+ Công ty quy định những văn bản gửi đến công ty dưới bất kì hìnhthức nào thì: Cán bộ Văn thư có quyền bóc văn bản có mức độ khẩn, vớinhững văn bản có mức độ mật thì chuyển cho Giám đốc công ty và khôngđược phép bóc bì

+ Làm tốt khâu tiếp nhận, kiểm tra văn bản sẽ tránh được tình trạnglạc, mất mát văn bản tiết kiệm thời gian, góp phần vào quá trình chuyểnvăn bản tới nơi nhanh chóng kịp thời

Bước 3:Đăng kí văn bản đến: Để tiến hành quản lý văn bản đến

chặt chẽ và tra tìm thuận tiện, văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký

văn bản đến Dấu đến được đóng vào khoảng trống phía trên góc trái của

văn bản dưới phần trích yếu nội dung (đối với văn bản có tên loại) và

đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu văn bản (đối với văn bản

không có tên loại) Hoặc đóng dấu đến vào khoảng trống dưới phần địa

danh, ngày, tháng, năm của văn bản

Mẫu dấu đến ( xem phụ lục 10)

Sau khi đóng dấu đến văn bản sẽ được đăng ký vào sổ, sổ do cán bộ

công ty làm giống như sổ trong Công văn số 425/VTLTNN-NVTW

Số kýhiệu

Ngàytháng

Tên loại vàtrích yếu nộidung

Nơingườinhận

Kýnhận

Ghichú

6)

Bước 4:Trình văn bản đến:Tất cả văn bản đến sau khi đã đăng kí

tuỳ theo chế độ công tác của văn thư cơ quan, cán bộ văn thư phải trình

ngay cho Chánh Văn phòng hoặc Giám đốc xem xét nghiên cứu

Bước 5:Chuyển giao văn bản đến:Văn bản đến sau khi đã có ý

kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan thì Văn thư công ty phải chuyển văn

bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm xử lý giải quyết, người nhận phải

ký đầy đủ vào sổ nhận tài liệu hay sổ chuyển giao văn bản đến

Bước 6 :Theo dõi giải quyết văn bản đến: Thường xuyên nhắc nhở

đôn đốc các đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan

đến nội dung văn bản Xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo

công ty có biện pháp giải quyết, điều chỉnh kịp thời Theo dõi tiến độ giải

quyết văn bản đến có đóng dấu đúng quy định hay không

Bước 7:Sao văn bản đến: Các văn bản đến sau khi trình lên Giám

đốc công ty để lấy ý kiến chỉ đạo, giải quyết thì Văn thư công ty căn cứ

vào ý kiến đó để tiến hành sao gửi cho các bộ phận, cá nhân và phòng,

ban có liên quan để thực hiện Sau khi văn bản đến đã được chuyển tớicác cá nhân, đơn vị thì cán bộ Văn thư tiếp tục theo dõi thường xuyên để

xử lý thông tin và báo cáo lại cho lãnh đạo các phòng, hoặc Giám đốccông ty để có biện pháp xử lý kịp thời

Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đến: (xem phụ lục 11)

Nhận xét: Nhìn chung số lương công văn đến Công Ty mỗi ngày

khá lớn nhưng được cơ quan giải quyết kịp thời đúng quy trình Các thủtục tiếp nhận, đăng kí được cán bộ văn thư thực hiện theo qui địnhchung, đăng kí bằng sổ đăng kí văn bản đến giúp cho việc đăng kí vàtìm kiếm văn bản trở nên thuận tiện, các sai sót nhanh chóng đượcphát hiện và giải quyết Việc trình, chuyển giao văn bản đến đảm bảođúng đối tượng và đầy đủ thủ tục Quy trình quản lí và giải quyết vănbản đến được theo dõi và đôn đốc thường xuyên, đảm bảo qui trìnhdiễn ra

2.2.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của công ty

Khái niệm: Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản tàiliệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự kiện, một đối tượng cụthể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc tác giả hình thành trongquá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ củamột cơ quan hoặc của một cá nhân

 Các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức

Công ty cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao gồm có 3 loại hồ sơ:

- Hồ sơ công việc

- Hồ sơ nhân sự

- Hồ sơ nguyên tắc

Trách nhiệm lập hồ sơ

- Trưởng phòng có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra công tác lập hồ sơ

đối với các bộ phận thuộc phạm vi quan lý của mình

- Mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan phải lập hồ sơ công việc

được giao theo dõi, giải quyết

 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Công ty chưa xây dựng danh mục hồ sơ

- Đặc trưng vấn đề: những văn bản tài liệu có tên loại khác nhau,tác giả khác nhau nhưng nôi dụng nói về một vấn đề, một sự việc trongmột thời gian nhất định lập một hồ sơ

- Đặc trưng tác giả: tác giả là cơ quan ban hành văn bản văn bản cótên loại khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sỉnh ratrong một thời gian nhất định lập một hồ sơ

- Đặc trưng cơ quan giao dịch: tài liệu trao đổi giữa cơ quan này vớimột cơ quan khác trong một khoảng thời gian nhất định lập một hồ sơ

- Đặc trưng thời gian: thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệunói đến đặc trưng này thường được kết hợp với các đặc trưng khác để lập

hồ sơ

Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ

Tùy theo nội dung và các đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ đểlựa chọn một cách sắp xếp phù hợp:

- Sắp xếp theo trình tự thời gian

- Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc

- Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản

- Trường hợp hồ sơ có phong bì kèm theo văn bản thì mỗi phong bìđược đánh bằng một số riêng

- Khi đánh số hết sức cẩn thận không được bỏ sót hoặc đánh trùng

số

- Các tờ mục lục văn bản được đánh số riêng và thống kê riêng

Biên mục hồ sơ

Biên mục bìa ngoài hồ sơ

Tên cơ quan

Tên đơn vị tổ chức

Ký hiệu hồ sơ

Tiêu đề hồ sơ

Viết mục lục văn bản trong hồ sơ

Mục lục văn bản được ghi vào mặt trong của bìa hồ sơ hoặc viếtthành tờ riêng và xếp trước các văn bản của hồ sơ Chỉ những hồ sơ có giátrị bảo quản lâu dài và vĩnh viễn mới cần lập mục này

Khi viết mục lục văn bản trong hồ sơ, các yếu tố thông tin cần đượcthể hiện đúng theo văn bản không được tùy tiện thêm bớt hoặc sửa đổi

Viết chứng từ kết thúc

Các thông tin trình bày trên chứng từ kết thúc gồm: số lượng tờ vănbản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản của hồ sơ, trạng thái các vănbản trong hồ sơ, ngày tháng năm lập hồ sơ, họ tên người lập hồ sơ

Chứng từ kết thúc được viết trên một tờ giấy riêng theo mẫu

Mẫu chứng từ kết thúc (xem phụ lục 12)

 Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Công ty chưa xây dựng kho lưu trữ riêng để lưu trữ hồ sơ, tài liệucủa cơ quan mà hồ sơ tài liệu lưu trữ của cơ quan được lưu trữ trong ngayphòng làm việc trên giá đựng tài liệu

Ví dụ: Một số văn bản như Quyết định, công văn do Văn phòngban hành và một số văn bản do đơn vị khác gửi đến cho Văn phòng hoặcliên quan đến Văn phòng, sau khi công việc được giải quyết, văn bản bị

bó gói lại không lập hồ sơ Dẫn đến việc tài liệu chỉ là những văn bản rời

lẻ đôi khi không còn giá trị mà vẫn chưa tiêu huỷ gây ảnh hưởng tới việctra tìm thông tin

Quy trình lập hồ sơ hiện hành ( xem phụ lục 13)

NHẬN XÉT: Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu

trữ cơ quan, tổ chức đang dần hoàn thiện, Các cá nhân có trách nhiệmtiến hành các thủ tục lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho cơ quantheo quy định

Vì số lượng và các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan tổ chức làkhá lớn vì vậy việc lập hồ sơ được hoàn thành vào cuối mỗi một năm

đã gây khó khăn trong quá trình lập hồ sơ nên công tác lập hồ sơ còn

có những hạn chế

2.2.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là thành phần quan trọng, không thể thiếu của văn bản, đểbảo đảm tính hợp pháp và tính chất thực của văn bản trong Nghị định58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định cụ thể về quản

lý và sử dụng con dấu Nghị định đã nêu rõ “Con dấu thể hiện vị trí pháp

lý và hoạt động giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổchức và chức danh Nhà nước” Con dấu của cơ quan tổ chức phải đượcgiao cho nhân viên Văn thư giữ và đóng dấu Nhân viên Văn thư có tráchnhiệm thực hiện những quy định sau:

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng vănbản của người có thẩm quyền;

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổchức ;

- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ

ký của người có thẩm quyền;

- Không được đóng dấu khống chỉ Việc sử dụng con dấu của cơquan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay đơn vị trong cơ quan, tổ chứcđược quy định như sau:

- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong phạm viquyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay của đơn vị

Căn cứ vào những quy định của Nhà nước để giao việc quản lý và

sử dụng con dấu của Công ty Cổ Phần Công Nghệ Gia Linh được thựchiện như sau:

Ở Công ty Cổ Phần Công Nghệ Gia Linh hiện nay có các loại condấu sau: