Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Xây dựng FLC Faros

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. . Đối tượng nghiên cứu và giới hạn (phạm vi) nghiên cứu của đề tài 3 4 . Mục đích và nhiện vụ nghiên cứu . 3 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng: 3 6.Ý nghĩ thực tiễn của đề tài 4 7. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1.NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 5 1. Khái quát cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng 5 1.1.Chất lượng 5 1.1.1.Khái niệm 5 1.1.2.Đặc điểm 6 1.2.Hệ thống quản lý chất lượng 6 1.2.1.Quản lý chất lượng 6 1.2.2 Hệ thống quản lý chất lượng 7 1.2.3. Các nguyên tắc của quản lý chất lượng 8 1.3. Tổng quan về ISO 9001: 2008 9 1.3.1. Khái quát về ISO 9 1.3.2. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 9 1.3.3. Tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 10 1.3.4. Vai trò của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 11 1.4. Ứng dụng tiêu chuẩn iso trong công tác văn phòng 12 1.4.1. Vai trò của ứng dụng iso vào công tác văn phòng 12 1.4.2.Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 14 1.4.3 Quy trình ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 14 Chương 2.THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG FLC FAROS 19 1.Vài nét khái quát về công ty Cổ phần xây dựng FLC Faros 19 2.Thực trạng ứng dụng ISo 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Xây dựng FLC Faros 20 2.1.Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác tuyển dụng 20 2.2. Ứng dụng ISO trong công tác quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến 26 2.2.1. Ứng dụng ISO trong công tác quản lý văn bản đi 26 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CPXD FAROS NÓI RIÊNG VÀ DOANH NGHIỆP VIỆT NAM NÓI CHUNG 33 1.Đánh giá và nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng tại CTCPXD FLC Faros 33 1.1. Kết quả đạt được 33 1.2. Hạn chế 34 1.3. Nguyên nhân 34 2. Một số giải pháp 35 2.1.Xây dựng các quy trình phải phù hợp với thực tế , cải tiến thường xuyên 35 2.2. Nâng cao sự hiểu biết, quan tâm của lãnh đạo trong công tác tổ chức quản lý và điều hành khi ứng dụng ISO trong công tác văn phòng 35 2.3. Đào tạo nguồn nhân lực 36 2.4.Cải tiến công tác tiếp nhận thông tin 38 2.5.Cần chú ý tác động của văn hóa đến việc áp dụng ISO 38 2.6 Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn phòng. 40 2.7. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá và khen thưởng về tình hình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng. 41 KẾT LUẬN 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài tập này do tôi thực hiện để phục vụ cho quá trìnhhọc tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn

Nội dung trong đề tài là sản phẩm của quá trình tích lũy kiến thức cũngnhư quá trình thu thập thông tin, tư liệu từ cơ sở thực tế và các tài liệu chínhthống

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về bài tập của mình

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn (phạm vi) nghiên cứu của đề tài 3

4 Mục đích và nhiện vụ nghiên cứu 3

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng: 3 6.Ý nghĩ thực tiễn của đề tài 4

7 Cấu trúc đề tài 4

Chương 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 5

1 Khái quát cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng 5

1.1.Chất lượng 5

1.1.1.Khái niệm 5

1.1.2.Đặc điểm 6

1.2.Hệ thống quản lý chất lượng 6

1.2.1.Quản lý chất lượng 6

1.2.2 Hệ thống quản lý chất lượng 7

1.2.3 Các nguyên tắc của quản lý chất lượng 8

1.3 Tổng quan về ISO 9001: 2008 9

1.3.1 Khái quát về ISO 9

1.3.2 Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 9

1.3.3 Tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 10

1.3.4 Vai trò của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 11

1.4 Ứng dụng tiêu chuẩn iso trong công tác văn phòng 12

1.4.1 Vai trò của ứng dụng iso vào công tác văn phòng 12

1.4.2.Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 14

1.4.3 Quy trình ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 14

Chương 2 THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG FLC FAROS 19

1.Vài nét khái quát về công ty Cổ phần xây dựng FLC Faros 19

2.Thực trạng ứng dụng ISo 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty

Cổ phần Xây dựng FLC Faros 20

2.1.Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác tuyển dụng 20

2.2 Ứng dụng ISO trong công tác quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến .26 2.2.1 Ứng dụng ISO trong công tác quản lý văn bản đi 26

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CPXD FAROS NÓI RIÊNG VÀ DOANH NGHIỆP VIỆT NAM NÓI CHUNG 33

1 Đánh giá và nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng tại CTCPXD FLC Faros 33

1.1 Kết quả đạt được 33

1.2 Hạn chế 34

1.3 Nguyên nhân 34

2 Một số giải pháp 35

2.1 Xây dựng các quy trình phải phù hợp với thực tế , cải tiến thường xuyên 35

2.2 Nâng cao sự hiểu biết, quan tâm của lãnh đạo trong công tác tổ chức quản lý và điều hành khi ứng dụng ISO trong công tác văn phòng 35

2.3 Đào tạo nguồn nhân lực 36

2.4.Cải tiến công tác tiếp nhận thông tin 38

2.5.Cần chú ý tác động của văn hóa đến việc áp dụng ISO 38

2.6 Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn phòng 40

2.7 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá và khen thưởng về tình hình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng 41

KẾT LUẬN 43

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Trong bất cứ một nền kinh tế cạnh tranh nào, nếu một doanh nghiệp muốntồn tại và phát triển trong hoạt động kinh doanh thì đòi hỏi các doanh nghiệpViệt Nam luôn phải chủ động cập nhập cải tiến chất lượng để nâng cao hiệu quảcông việc, sản xuất kinh doanh

Theo Johns Oakaland thì cuộc “cách mạng công nghiệp” đã diễn ra trongnhiều thế kỷ trước, cuộc “cách mạng máy tính” đã ra đời vào những năm đầuthập kỷ 1980, nhưng ngày nay không còn nghi ngờ gì nữa, chúng ta đang ở giữacuộc “cách mạng chất lượng” một cuộc cách mạng đang tác động đến mọi tổchức, loại hình kinh doanh và con người

Khi áp dụng ISO các cơ quan, doanh nghiệp có thể nâng cao được hìnhảnh, uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác: Thông thường khimột doanh nghiệp nào đó đã có chứng nhận ISO 9001:2008 ,trong tiềm thức củanhiều người, một công ty đã áp dụng ISO 9001 là một công ty có phong cáchlàm việc chuyên nghiệp và kết quả luôn tốt hơn những công ty chưa có ISO

ISO Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận trong công

ty Khi áp dụng ISO 9001:2008 mọi phòng ban buộc phải thiết lập mục tiêu theođịnh hướng của Ban Giám đốc công ty, mục tiêu năm sau phải cao hơn mục tiêunăm trước, điều này buộc mỗi phòng ban, bộ phận phải luôn nổ lực làm việchiệu quả mỗi ngày để có thể đạt được mục tiêu

ISO giúp Nâng cao sự tin tưởng nội bộ, thúc đẩy sự cố gắng trong côngviệc của mỗi nhân viên Một công ty áp dụng ISO 9001:2008 khi đánh giá nhânviên để xem xét khen thưởng, nâng lương, bổ nhiệm đều dễ dàng và có tínhthuyết phục

Qua nhiều năm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISOtại Việt Nam, bên cạnh những thay đổi theo chiều hướng tích cực thì còn tồn tạinhiều bất cập Đa số các doan nghiệp nhận thấy tầm quan trọng của việc ápdụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO và triển khai có hiệu quả, tuy nhiên,trước tâm lý ưa chuộng bằng cấp của người Việt Nam, không ít doanh nghiệp

chỉ cố gắng đạt được chứng chỉ ISO nhưng không thực sự triển khai và dẫn đếnhiệu quả sản xuất kinh doanh không đạt yêu cầu Chính bởi vậy việc xây dựngISO trong các cơ quan, tổ chức cần gắn liền với việc thực hiện không nên để xảy

ra tình trạng “đánh trống bỏ dùi”

Việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại các cơ quancũng đóng vai trò rất quan trọng, nó giúp cho hoạt động của văn phòng đượcdiễn ra trôi chảy hơn, khoa học hơn, nâng cao được ý thức làm việc của CBCC,của nhân viên, tạo ra sự thiện cảm cho đối tác, khách hàng tới làm việc với cơquan, tổ chức đó chính bởi vậy việc áp dụng ISO trong công tác văn phòng tạicác cơ quan, tổ chức ở nước ta cần được đẩy mạnh, giám sát kỹ lưỡng quá trình

xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn này Chính bởi vậy mà em chọn đề tài: “ Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công

ty Cổ phần Xây dựng FLC Faros”

2 Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại văn phòng các

cơ quan, tổ chức ở Việt Nam hiện nay đã được nhiều tác giả tập trung nghiêncứu như:

- Giáo trình ISO trong dịch vụ hành chính của tác giả Nguyễn Trung Trực,Nxb Trẻ, TP Hồ Chí Minh, 2003

- Giáo trình quản trị chất lượng của tác giả Nguyễn Đình Phan, ĐặngNgọc Sự, Nxb Đại học kinh tế quốc dân, 2012

- Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 ở Việt Nam của tác giả Nguyễn ChíPhương, Nxb Khoa học kỹ thuật, 2014

- Quản lý chất lượng theo ISO 9000 của nhóm tác giả Phó Đức Trù, VũThị Hồng Khanh, Phạm Hồng, Nxb Khoa học kỹ thuật, 1999

Những nghiên cứu này đã góp phần quan trọng vào việc phân tích lýluận và thực tiễn về xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO Tuy nhiên vấn đềnghiên cứu xây dựng ISO tại các cơ quan , tổ chức vẫn còn nhiều vấn đề cần giảiquyết Do đó, việc tìm hiểu và nghiên cứu xây dựng ISO của văn phòng saocho phù hợp với từng cơ quan tổ chức vẫn còn nhiều đòi hỏi và thách thức

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn (phạm vi) nghiên cứu của đề tài

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác vănphòng tại công ty CPXD FLC Faros

4 Mục đích và nhiện vụ nghiên cứu

Hệ thống lại những lý luận cơ bản nhất về hệ thống quản lý chất lượng và

bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và ISO 9001:2008

Khảo sát thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòngtại công ty CPXD FLC faros

Phân tích những khó khăn, những thuận lợi, những kết quả đạt được, hạnchế của Doanh nghiệp khi ứng dụng Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008trong côngtác văn phòng hiện nay

Đưa ra giải pháp giúp Doanh nghiệp thực hiện hiệu quả công tác ứngdụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác hành chính

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng:

Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứsau :

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu củangười đi trước

 Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụngtrong suốt quá trình thực hiện đề tài

 Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo vàcán bộ phụ trách, Với phương pháp này tác giả có các số liệu và nhận xét đượcđưa ra trong đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời tác giả thu được những thông

tin mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu.

6.Ý nghĩ thực tiễn của đề tài

Việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ISO đối với công tác văn phòng cóphù hợp với cơ quan tổ chức hay không cũng rất quan trọng, nếu xây dựng phùhợp thì văn phòng sẽ phát huy được chức năng, nhiệm vụ của mình cho cơ quan

tổ chức,ngược lại nếu xây dựng không phù hợp thì văn phòng khó có thể pháthuy hết chức năng, nhiệm vụ của mình cho tổ chức đó

Xây dựng và áp dụng ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng tại các cơquan, tổ chức giúp phát huy tối đa nguồn lực con người, nâng cao hiệu xuất laođộng và chất lượng công việc

Hiệu quả đạt được khi đề tài hoàn thành và đi vào sử dụng:

- Nâng cao được hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng vàđối tác

-Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận

- Giúp Nâng cao sự tin tưởng nội bộ, thúc đẩy sự cố gắng trong công việccủa mỗi nhân viên

- Kế thừa tri thức của mọi nhân viên trong công ty phát huy thế mạnh củamột công ty có nhiều kinh nhiệm

- Năng lực của nhân viên trong công ty ngày càng nâng cao hơn

- Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc

- Cải thiện uy tín của tổ chức thông qua việc ngày càng nâng cao khả năngthỏa mãn khách hàng

7 Cấu trúc đề tài

Chương 1: Những lý luận chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công

ty Cổ phần xây dựng FLC Faros

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả việc ứng dụng ISO trong công

tác văn phòng tại Công ty Cổ phần xây dựng FLC Faros nói riêng và doanhnghiệp hiện nay nói chung

Chương 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000

1 Khái quát cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng

1.1.Chất lượng

1.1.1.Khái niệm

Chất lượng là thuộc tính và bản chất của sự vật, đặc tính khách quan của

sự vật, chỉ rõ nó là cái gì, chất lượng là một định nghĩa phức tạp mà con ngườithường hay gặp phải trong hoạt động của mình Có nhiều cách định nghĩa khácnhau và tùy thuộc vào góc độ của nhà quan sát, có quan niệm cho rằng: “ sảnphẩm chất lượng là những mặt vượt trội so với những sản phẩm cùng loại trênthị trường” nhưng có quan điểm lại cho rằng “ sản phẩm đạt chất lượng khi đápứng những nhu cầu, mong muốn của khách hàng”

Trong điều kiện hiện nay, thị trường hàng hóa ngày càng mở rộng vàmang tính toàn cầu, tính cạnh tranh tăng cao Chính vì thế, các doanh nghiệptrên toàn thế giới, trong mọi lĩnh vực ngành nghề đều quan tâm đến chất lượng

và có những nhìn nhận đúng đắn về chất lượng Xung quanh vấn đề này, cónhiều quan điểm khác nhau, trong đó có một số quan điểm chính:

- Chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu sử dụng và mục đích sử dụng(Joseph Juran)

- Chất lượng là sự thỏa mãn tối đa yêu cầu của người tiêu dùng (IshikawaKaoru)

- Philips Crosby đã định nghĩa: “ chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu”

- Theo tiến sỹ Eward Deming: “ chất lượng là sự phù hợp với mục đích sửdụng hay sự thỏa mãn của khách hàng”

- “ chất lượng là tập hợp các đắc tính của một thực thể tạo cho thực thểtạo cho thực thể đó khả năng thoản mãn những nhu cầu đã đề ra và nhu cầu tiềmẩn” (ISO 8402)

- Theo giáo sư Kaoru Ishikawa- Nhật: “ chất lượng là khả năng thỏa mãnnhu cầu của thị trường với chi phí thống nhất”

- Chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính làm thỏa mãn nhu

cầu (ISO 9000-2000)

Như vậy ta thấy rằng: chất lượng là khả năng tập hợp các tính chất, đặctrưng của một sản phẩm, một hệ thống hay một quá trình theo xu hướng cải tiếnnhằm đáp ứng nhu cầu thỏa mãn của khách hàng

- Một sản phẩm có chất lượng phải là sản phẩm làm thỏa mãn được yêucầu của người tiêu dung Nếu sản phẩm vì lý do nào đó mà không đáp ứngđược nhu cầu thì bị coi là có chất lượng kém, cho dù trình độ công nghệ để chếtạo ra sản phẩm có thể rất hiện đại

- Chất lượng sản phẩm mang tính tương đối: do chất lượng được do bởi sựthỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn biến động nên chất lượng cũng luôn biếnđộng theo thời gian, không gian, điều kiện sử dụng:

- Chất lượng vừa mang tính cụ thể, vừa mang tính trừu tượng: Nhu cầu cóthể được công bố rõ rang dưới dạng các quy định, tiêu chuẩn nhưng cũng có khichi phí phát hiện được trong quá trình sử dụng

1.2.Hệ thống quản lý chất lượng

1.2.1.Quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng là tập hợp những hoạt động của chức năng quản lýchung, xác định chính sách chất lượng, mục đích, trách nhiệm và thực hiệnchúng thông qua các biện pháp như: lập kế hoạch chất lượng, điều khiển chấtlượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ hệ thống chấtlượng ( ISO 8402:1994)

Theo GOST 15467-70 “ Quản trị chất lượng là xây dựng, đảm bảo và

duy trì mức, chất lượng tất yếu của sản phẩm khi thiết kế, chế tạo, lưu thông và

tiêu dung” điều này thể hiện bằng cách kiểm tra chất lượng có hệ thống cũng

như sự tác động tích cực đến các nhân tố, điều kiện ảnh hưởng đến sản phẩm

Giáo sư, tiến sỹ Kaoru Ishikawa cho rằng: “ Quản trị chất lượng là hoạt

động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ nhất định”

Như vậy quản lý chất lượng là các quá trình là các quá trình, các hoạtđộng quản lý chứ không đơn thuần chỉ làm chất lượng của hoạt động kỹ thuật

Đối tượng quản lý chất lượng là các quá trình, các hoạt động, sản phẩm vàdịch vụ Mục tiêu của quản lý chất lượng chính là nâng cao mức thỏa mãn trên

cơ sở chi phí tối ưu

1.2.2 Hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng là tổ chức, công vụ, phương tiện để thực hiệnmục tiêu và các chức năng quản lý chất lượng Đối với doanh nghiệp, hệ thốngquản lý chất lượng là tổ hợp những cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, thủ tục, phươngpháp và nguồn lực để thực hiện hiệu quả quá trình quản lý chất lượng Hệ thốngquản lý chất lượng của một tổ chức có nhiều bộ phận hợp thành, các bộ phậnngày có quan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau

Theo TCVN ISO 9000: 2007 thì: “ Hệ thống quản lý chất lượng là tập hợpcác yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức vềchất lượng” Hiểu một cách đơn giản nhất hệ thống quản trị chất lượng là hệthống quản trị có sự phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của từng thànhviên trong doanh nghiệp, tất cả các công việc được quy định thực hiện theo cáchthức nhất định nhằm duy trì hiểu quả và sự ổn định của các hoạt động Hệ thốngquản lý chất lượng chính là phương tiện để thực hiện mục tiêu và chức năngquản trị chất lượng

Theo Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa “ Hệ thống quản trị chất lượng

bao gồm các yếu tố: cơ cấu tổ chức; các quy định mà tổ chức tuân thủ; các quá trình”

Như vậy, có tác động qua lại với các hệ thống khác như hệ thống quản lýnhân lực, hệ thống quản lý tài chính… Trong mối quan hệ ngày, vừa đặt yêu cầu

co hệ thống quản lý khác vừa chịu sự tác động của hệ thống quản lý khác

Hệ thống quản lý chất lượng có vai trò quan trọng: là bộ phận hợp thànhcủa hệ thống quản lý tổ chức doanh nghiệp, hệ thống quản lý chất lượng khôngchỉ là kết quả của các hệ thống khác mà còn là yêu cầu đối với hệ thống khác, hệthống quản lý chất lượng đóng vai trò quan trọng trên các lĩnh vực

1.2.3 Các nguyên tắc của quản lý chất lượng

Khi thực hiện quản lý chất lượng, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thứ nhất: quản lý chất lượng phải đảm bảo định hướng khánh hàng:trong cơ chế thị trường, khách hàng là người chấp nhận và tiêu thụ sản phẩm,khách hàng có những yêu cầu về sản phẩm, chất lượng và giá cả sản phẩm

Thứ hai: coi trọng con người trong quản lý chất lượng: con người giữ vịtrí quan trọng hàng đầu trong quá trình hình thành, đảm bảo, nâng cao chấtlượng sản phẩm

Thứ ba: quản lý chất lượng phải thực hiện đồng bộ, toàn diện: chất lượngsản phẩm là kết quả tổng hợp của các lĩnh vực kinh tế, tổ chức, kỹ thuật, xã hội

…Thứ tư: quản lý chất lượng phải thực hiện đồng thời với các yêu cầu đảm bảo

và cải tiến chất lượng: đảm bảo và cải tiến chất lượng là sự phát triển liên tục,không ngừng của công tác quản lý chất lượng, đảm bảo chất lượng bao hàm việcđảm bảo chất lượng và nâng cao hiệu quả, hiệu suất của chất lượng

Thứ năm: quản lý chất lượng phải đảm bảo tính quá trình: quản trị theoquá tình, quản trị chất lượng ở mọi khâu liên quan tới việc hình thành chất lượng Đó là các khâu nghiên cứu nhu cầu khách hàng thiết kế sản phẩm, dịch vụ bánhàng, cần thực hiện quản lý chất lượng theo quy trình để phòng ngừa, ngăn chặncác nguyên nhân dẫn đến kém chất lượng, giảm đáng kể chi phí kiểm tra

Thứ sáu: nguyên tắc kiểm tra: kiểm tra là khâu rất quan trọng của bất kỳmột hệ thống quản lý nào, không có kiểm tra sẽ không có hoàn thiện Trongquản lý chất lượng cũng vậy, kiểm tra nhằm mục đích hạn chế, ngăn chặn saisót

Thứ bảy, nguyên tắc cải tiến liên tục: nguyên tắc này là một điều vô cùngquan trọng, bởi nó đảm bảo cho việc không ngừng nâng cao chất lượng của việc

áp dụng tiêu chuẩn ISO

1.3 Tổng quan về ISO 9001: 2008

1.3.1 Khái quát về ISO

ISO là một từ gốc Hi Lạp, có nghĩa là công bằng, là tỏ chức Quốc tế vềtiêu chuẩn hóa Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế,khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại toàn cầu và bảo vệ an toàn,sức khỏe và môi trường cho cộng đồng Hiện nay ISO gắn với 3000 tổ chức kỹthuật với hệ thống các ban kỹ thuật; tiểu ban kỹ thuật; nhóm công tác và nhómđặc trách có nhiệm vụ soản thảo các tiêu chuẩn quốc tế Tiêu chuẩn ISO đượcban hành sau khi được thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận của cácthành viên chính thức của ISO

Hiện nay ISO đã soạn thảo và ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho sảnphẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp …

Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế được thành lấp từ năm 1947, có trụ sở đặttại Geneva- Thụy Sĩ, ISO là một hội đoàn toàn cầu của hơn 180 các cơ quan tiêuchunẩ quốc gia Việt Nam là thành viên chính thức năm 1977

1.3.2 Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầuvào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994 , năm 2000 và năm 2008, ISO

9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụngtrong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa ra chunẩ mực cho

hệ thống quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm

ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống qunả trị chất lượng trong các

tổ chức do ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích của ISO 9000 là giúp tổ chứchoạt động có hiệu quả, tạo ra nhứng quy định chung nhằm giúp quá trình traođổi thương mại được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần trútrọng nhiều tới ác vấn đề kỹ thuật Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồmnhững tiêu chuẩn sau:

ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lượng- cơ sở và từ vựng

ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lượng- các yêu cầu

ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức

ISO 19011:2011 Hướng dẫn đhán giá các hệ thống quản lý

Hiện nay đã có thêm phiên bản ISO mới nhất năm 2015

Phương châm của gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 là “ Nếu một tổ chức có

hệ thống quản trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặcdịch vụ mà tổ chức này cung ứng sẽ có chất lượng tốt nhất” ISO 9000 có thể ápdụng cho mọi loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực

1.3.3 Tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

Bộ tiêu chuẩn ISO 900 trong đó có tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được coi làtiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản của hệ thốngquản lý chất lượng của một tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của một tổ chứcluôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với các chếđịnh, đồng thời tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 là cơ sở đánh giá khả năng của một

tổ chức trong hoạt động nhằm duy trì và không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực

và hiệu quả hoạt động

Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 là phương pháp quản lý chất lượng mới, khiđược áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh đạo của tổ chức đó kiểm soát đượchoạt động trong nội bộ tổ chức đó và thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả ở mức caonhất

Tại Việt Nam tiêu chuẩn này được chuyển đổi sang tiếng Việt và được banhành dưới dạng một tiêu chuẩn Việt Nam với tên gọi TCVN ISO 9001: 2008

Tiêu chuẩn ISO 9001; 2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lýchất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấpsản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứngnhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng

Nôi dung tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 gồm các nhóm sau:

Nhóm 1: yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng gồm: các yêu cầuchung, các yêu cầu về hệ thống tài liệu

Nhóm 2: Yên cầu về trách nhiệm lãnh đạo gồm: cam kết lãnh đạo, hướngvào khách hàng; chính sách chất lượng, hoạch định, trách nhiệm quyền hạn vàotrao đổi thông tin, xem xét lãnh đạo

Nhóm 3: Yêu cầu về quản lý nguồn lực gồm: cung cấp nguyền lực;nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng; môi trường làm việc;

Nhóm: 4 Yêu cầu về sáng tạo sản phẩm gồm: hoạch định việc tạo sảnphẩm, các quá trình có liên quan đến khách hàng, thiết kế phát triển; mua hàng;sản xuất và cung cấp dịch vụ; kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

Nhóm 5: Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến gồm: các yêu cầuchung, theo dõi và đo lường, kiểm soát snả phẩm không phù hợp; phân tích dữliệu; cải tiền

1.3.4 Vai trò của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

Nâng cao được hình ảnh, uy tín của cơ quan, tổ chức đối với khách hàng

và đối tác: trong tiềm thức của nhiều người việc một cơ quan áp dụng ISO làmột cơ quan có phong cách làm việc chuyên nghiệp và kết quả luôn tốt hơnnhững công ty chưa áp dụng ISO

Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận trong cơ quan,

tổ chức: khi áp dụng ISO 9001:2008 mọi phòng ban phải thiết lập mục tiêu theođịnh hơngs của lãnh đạo, bộ phận phải luôn nỗ lực làm việc hiệu quả mỗi ngày

để hoàn thành mục tiêu

Nâng cao sự tin tưởng nội bộ, thúc đẩy sự cố gắng trong công việc củamỗi nhân viên: một cơ quan áp dụng ISO 9001:2008 khi đánh giá nhân viên đểxem xét khen thưởng, nâng lương, bổ nhiệm đều dễ dàng và có tính thuyết phục

Nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên: nhờ việc hiểu rõ sựđóng góp của mình đối với mục tiêu chất lượng , mỗi người đều được đào tạo đểbiết được tầm quan trọng của công việc mình đang đảm nhận,

Kế thừa tri thức của mọi nhân viên trong cơ quan, tổ chức phát huy thếmạnh của một cơ quan có nhiều kinh nghiệm: một cơ quan nếu chỉ một ngườilàm việc tốt thì không thể đạt kết quả cao,

Năng lực của nhân viên ngày càng được nâng cao: nhờ kết quả công việc

ngày càng được nâng cao, nhờ việc áp dụng ISO 9001:2008 mỗi nhân viên đềuđược xác định những kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ tối thiểu cẩn phải có đểđảm nhận công việc, hững nhân viên chưa đạt yêu cầu sẽ được lên kế hoạch đàotạo ể nhân viên này có đủ năng lực hoàn thành công việc

Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc: Trong một cơ quan, tổ chức

có áp dụng và duy trì ISO 9001:2008 những công việc phức tạp sẽ được hướngdẫn, những công việc cần được phối hợp sẽ được phối hợp

1.4 Ứng dụng tiêu chuẩn iso trong công tác văn phòng

1.4.1 Vai trò của ứng dụng iso vào công tác văn phòng

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có thể do nhiều mục đích khácnhau tùy theo yêu cầu của mổi tổ chức, tuy nhiên qua kết quả khảo sát việc ápdụng thí điểm tiêu chuẩn này trong một số các các cơ quan hành chính, các tổchức, doanh nghiệp trong nước đã áp dụng thành công và kinh nghiệm áp dụngcủa các nước như Malaysia, Singapo, Ấn độ, … chúng ta có thể dễ dàng nhậnthấy một số tác dụng cơ bản cho tổ chức như sau:

- Các nghiệp vụ văn phòng khi ứng dụng ISO đều được thiết lập các quytrình làm việc cụ thể cho hoạt động của các bộ phận hoặc cá nhân Quy trình xử

lý công việc cho các cơ quan, tổ chức hầu heets được tiêu chuẩn hóa theo hướngcách khoa học, hợp lý và đúng luật và theo cơ chế một cửa;

- Một trong những nguyên tắc khi ứng dụng ISO là các cơ quan, tổ chứcphải minh bạch và công khai hóa quy trình và thủ tục xử lý công việc cho tổchức và công dân (hoặc khách hàng) Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi chongười dân cơ hội kiểm tra;

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xác định được các

cơ chế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào các nghiệp vụ cụ thểđảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu chung Từ đó, lãnh đạo cơ quan, doanhnghiệ sẽ kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ tổ chức củamình để có chỉ đạo kịp thời;

- Nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụcông theo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn;

- Xây dựng được hệ thống văn bản một cách rõ ràng là cơ sở để hướngdẫn nguồn nhân lực và cải tiến công việc.

- Tạo ra phong cách làm việc khoa học và nâng cao tính chất phục vụnâng cao chất lượng hành chính

- Khắc phục được mối quan hệ giữa các cơ quan, doanh nghiệp với nhau.Nâng cao năng lực và trách nhiệm của các bộ phận và người thừa hành trongviệc thực hiện các nhiệm vụ được giao (cụ thể là các nghiệp vụ công tác vănphòng) nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

- Khắc phục được sự điều chỉnh trong công việc

Bên cạnh đó khi ứng dụng tiêu chuẩn trong công tác văn phòng còn cócác lợi ích như sau:

- Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàntạo cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việcđồng thời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức;

- Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơncho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát triển cơquan;

- Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc và

sự hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng cụ thể;

- Làm cho công chức, viên chức có nhận thức tốt hơn về chất lượng côngviệc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu cải cáchhành chính;

- Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng caothành tích của đơn vị và cơ quan;

- Đánh giá được hiệu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách vàcác văn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủ quản

có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển;

-Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt độngcủa cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham gia góp ý cácđịnh hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục và quy trình giải quyết công

việc hành chính.

Với những lợi ích thiết thực, đem lại hiệu quả thực sự, các cơ quan, tổchức trên thế giới và Việt Nam đã và đang ứng dụng thành công ISOtrong côngtác văn phòng

1.4.2.Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng

Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể ứng dụngtiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung có thể ứng dụng ISO 9001:2008trong công tác văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có;thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đó cùng với cácquy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rõ được trách nhiệmcủa các cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng thỏa mãn được yêu cầucủa tiêu chuẩn ISO Hiện nay, công tác văn phòng ở Công ty Intracom đã triểnkhai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với các nghiệp vụ:

+ Soạn thảo và ban hành văn bản;

+ Quản lý văn bản đi – đến;

+ Quản lý nhân sự;

+ Tổ chức sự kiện;

+ Quản lý văn phòng phẩm;

+ Kiểm soát tài liệu;

+ Kiểm soát công việc

Ngoài những nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tácvăn phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng ứng dụng tiêu chuẩnISO 9001:2008 trong xử lý công nợ; tiếp thị sản phẩm; theo dõi và xử lý phảnhồi của khách hàng; đấu thầu

1.4.3 Quy trình ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng

Quy trình ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng phải trảiqua gồm ba giai đoạn gồm tám bước

Giai đoạn 1 Chuẩn bị - phân tích tình hình và hoạch định

- Cam kết của lãnh đạo

- Thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác và chỉ định người đại diện

- Chọn tổ chức tư vấn (nếu cần)

- Đào tạo về nhận thức và cách thức xây dựng văn bản theo tiêu chuẩn

ISO 9001:2008

- Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch thực hiện

Giai đoạn 2 Xây dựng và thực hiện quản lý chất lượng

- Viết các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng

- Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

- Đánh giá chất lượng nội bộ

- Cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến các hoạt động

Giai đoạn 3 Chứng nhận

- Đánh giá trước chứng nhận

- Hành động khắc phục

- Chứng nhận

- Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại

- Duy trì, cải tiến, đổi mới

Khi ứng dụng ISO 9001:2008 đối với doanh nghiệp sẽ được chia thànhtám bước cụ thể như sau:

Bước 1 Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi ứng dụng

- Thấy được ý nghĩa của việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn

phòng

- Lãnh đạo doanh nghiệp định hướng các hoạt động của hệ thống, các

định mục tiêu, phạm vi ứng dụng

Bước 2 Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2008

- Thành lập ban chỉ đạo ISO 9001:2008 tại doanh nghiệp gồm đại diện

lãnh đạo và đại diện các bộ phận nằm trong phạm vi ứng dụng ISO 9001:2008

- Bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong

việc chỉ đạo ứng dụng ISO và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt độngchất lượng

Bước 3 Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn

- Xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu

cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Xác định yêu cầu nào không ứng dụng, những hoạt động nào tổ chức đã

có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có, từ đó xây dựng kếhoạch chi tiết để thực hiện

- Sau khi đánh giá thực trạng, doanh nghiệp có thể xác định được những

gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn

Bước 4 Thiết lập và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2008

- Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực

trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Cần xâydựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn

Bước 5 Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

- Doanh nghiệp cần ứng dụng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu

quả của hệ thống

- Doanh nghiệp cần thực hiện:

+ Phổ biến cho tất cả cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp nhận thức vềISO 9001:2008

+ Hướng dẫn cho các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện cácquy trình, thủ tục đã được viết ra

+ Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào, thực hiện đúng chức năng,nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả

+Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề racác hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp

Bước 6 Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận

- Đánh giá nội bộ là nhằm xem xét được xây dựng, thực hiện, duy trì và

có hiệu lực, đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn đặt ra, từ đó đưa ra các biện phápkhắc phục hoặc cải tiến

- Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận:

- Lựa chọn tổ chức đánh giá chứng nhận: Doanh nghiệp có quyền lựa

chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng nhận.

- Đánh giá trước chứng nhận: Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do

chính doanh nghiệp thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện

Bước 7 Tiến hành đánh giá chứng nhận

- Tổ chức chứng nhận được doanh nghiệp lựa chọn tiến hành đánh giá

chứng nhận chính thức của doanh nghiệp Nếu phù hợp, doanh nghiệp được cấpchứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Bước 8 Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận

- Tại bước này, doanh nghiệp cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồntại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theoyêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến không ngừng của doanh nghiệp

Tiểu kết:

Qua những trình bày nêu trên ta thấy rằng ISO là tên viết tắt của tổ chức

về tiêu chuẩn quốc tế được thành lập năm 1947, đặt trụ sở chính tại Thụy Sĩ

Geneva-ISO 9001: 2008 nằm trong bộ tiêu chuẩn Geneva-ISO 9000 việc áp dụng Geneva-ISO 9001; 2008 mang lại rất nhiều lợi ích như: nâng cao hình ảnh, uy tín của cơ quan, doanh nghiệp, thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận; nâng cao sự tin tưởng nội bộ, thúc đẩy sự cố gắng trong công việc của mỗi nhân viên; nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên; kế thừa tri thức của mọi nhân viên trong công ty; giảm thiểu sai sót trong công việc; chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định; cải thiện uy tín của tổ chức thông qua việc nâng cao khả năng thỏa mãn của khách hàng Từ những lợi ích trên của việc áp dụng ISO 9001: 2008 ta thấy rằng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào trong hoạt động của các cơ quan doanh nghiệp là việc làm hết sức cần thiết, muốn phát triên bề vững thì cần phải áp dụng tiêu chuẩn ISO

Việc đưa ra các khái niệm về chất lượng, quản lý chất lượng, giới thiệu về

bộ tiêu chuẩn ISO, nguyên tắc hoạt động và vai trò của công tác ứng dụng ISO mang lại, chính là cơ sở lý luận giúp cho tôi hệ thống lại kiến thức về lý luận và

cả pháp lý để nghiên cứu, so sánh và đánh giá chính xác thực trạng việc ứng

dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty Faros Đây cũng chính là nội dung chính của chương 2 mà chúng tôi sẽ trình bày dưới đây.

Chương 2 THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG FLC FAROS

1.Vài nét khái quát về công ty Cổ phần xây dựng FLC Faros

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng FLC Faros là một trong những doanhnghiệp xây dựng các công trình hạ tầng, dân dụng và công nghiệp có nhiều kinhnghiệm và uy tín hàng đầu Trong gần 10 năm qua, công ty đã cố gắng chuyểntải ý tưởng “Xây dựng khát vọng Việt” và tầm nhìn của khách hàng vào những

dự án thành công Công ty luôn dành mọi nỗ lực để hoàn thành các công trìnhđảm bảo vượt trên cả sự kỳ vọng của khách hàng về các yếu tố an toàn, chấtlượng, tính năng vận hành và thẩm mỹ, đồng thời luôn sẵn sàng bàn giao nhữngsản phẩm hoàn chỉnh bền vững trước mọi thử thách của thời gian

Faros đã cung cấp dịch vụ xây lắp hàng đầu đến khách hàng trong hơnnhiều năm qua Kể từ khi thành lập chính thức vào năm 2007, với vai trò là mộtnhà thầu phụ trong nước cho các dự án xây lắp, công ty đã phát triển khôngngừng và tự hào là một nhà cung cấp dịch vụ xây lắp, một nhà đầu tư có nănglực, đáng tin cậy trong lòng khách hàng và các đối tác trong nước và quốc tế

Hơn 5.000 nhân viên của công ty đang làm việc hết mình tại các vănphòng và các công trường trải dài khắp Việt Nam đanng sẵn sang cống hiếnnhững công trình chất lượng cho đất nước

Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Xây dựng FLC Faros

Xây dựng và lắp đặt các công trình dân dụng, công trình công nghiệp,giao thông, thủy lợi

Tư vấn và quản lý các công trình dân dụng, cong trình công nghiệp,công trình kỹ thuật hạ tầng khu đô thị và khu công nghiệp, công trình giao thông

và thủy lợi

Tư vấn thiết kế tổng thể mặt bằng xây dựng công trình, thiết kế dândụng, nội và ngoại thất công trình

Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục 1)

2.Thực trạng ứng dụng ISo 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Xây dựng FLC Faros

Sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp phục thuộc rất nhiềucác yếu tố, trong đó yếu tố nhân sự đóng vai trò quan trọng Hiểu được tầm quantrọng đó lãnh đạo doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến chất lượng nguồn nhân

sự đáp ứng yêu cầu việc áp dụng ISO trong hoạt động của công ty nói chung vàtrong công tácvăn phòng nói riêng Ban lãnh đạo Faros đã có quan tâm, chútrọng đến công tác ứng dụng ISO trong hoạt động của doanh nghiệp mình Đây

là một bước quan trọng thể hiện sự quyết tâm và kiên trì theo đuổi mục tiêu xâydựng của doanh nghiệp, đặc biệt là trong công tác văn phòng

2.1.Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác tuyển dụng

Tuyển dụng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển thành bạicủa công ty, khau tuyển dụng cung cấp nhân lực, cho công ty, việc tuyển dụngtốt sẽ cung cấp nhân lực đảm bảo về số lượng và chất lượng cho công ty, giúpcông ty hoàn thành tốt chỉ tiêu, chức năng nhiệm vụ của mình Vì vậy mà FLCFaros cũng rất chú trọng đến khâu này và tiến hành áp dụng ISO vào trong quátrình quản lý va f tuyển dụng nhân sự

Công ty đã ban hành quy trình tuyển dụng theo tiêu chuẩn ISO như sau:

- Lưu đồ quy trình tuyển dụng: