MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình. 4 1.1.1.Lịch sử hình thành 4 1.1.2.Chức năng 4 1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu cấu tổ chức của phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ. 8 1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ. 11 2.1.2. Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ 12 2.1.3. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 13 2.2.2. Thu thập bổ sung tài liệu 14 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 16 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 16 2.2.5. Công tác thống kê tài liệu 17 2.2.6. Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 18 2.2.7. Công tác bảo quản tài liệu 18 2.2.8. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 19 Chương 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20 3.1. Báo cáo những công việc đã làm được trong thời gian thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ và kết quả đạt được 20 3.1.1. Vệ sinh tài liệu 20 3.1.2. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 20 3.1.3. Một số công việc khác 20 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 21 3.2.1. Ưu điểm 21 3.2.2. Nhược điểm 21 3.3.3. Giải pháp 21 3.3.3.1. Hoạt động quản lý 22 3.3.3.2. Hoạt động nghiệp vụ 22 3.3. Một số khuyến nghị 23 3.3.1. Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ 23 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường 23 3.3.2.1. Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ 23 3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ và trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 C. KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 4
Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 4
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình 4
1.1.1.Lịch sử hình thành 4
1.1.2.Chức năng 4
1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn 5
1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu cấu tổ chức của phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ 8
1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn 8
1.2.2 Cơ cấu tổ chức 9
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 11
2.1 Hoạt động quản lý 11
2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ 11
2.1.2 Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ 12
2.1.3 Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13
2.2.1 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 13
2.2.2 Thu thập bổ sung tài liệu 14
2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 16
2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 16
2.2.5 Công tác thống kê tài liệu 17
2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 18
2.2.7 Công tác bảo quản tài liệu 18
Trang 22.2.8 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 19
Chương 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20
3.1 Báo cáo những công việc đã làm được trong thời gian thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ và kết quả đạt được 20
3.1.1 Vệ sinh tài liệu 20
3.1.2 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 20
3.1.3 Một số công việc khác 20
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 21
3.2.1 Ưu điểm 21
3.2.2 Nhược điểm 21
3.3.3 Giải pháp 21
3.3.3.1 Hoạt động quản lý 22
3.3.3.2 Hoạt động nghiệp vụ 22
3.3 Một số khuyến nghị 23
3.3.1 Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ 23
3.3.2 Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường 23
3.3.2.1 Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ 23
3.3.2.2 Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ và trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 C KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
Trang 4A PHẦN MỞ ĐẦU
Bước sang thế kỷ 21 thế kỷ của thời đại công nghệ thông tin, thời đạicông nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, việc trao đổi thông tin là không thểthiếu Có rất nhiều cách để trao đổi thông tin nhưng việc trao đổi thông tin bằngvăn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất vì nó là bằng chứng có độ tincậy chính xác nhất và hiệu lực pháp lý cao là những tài liệu văn bản có giá trịlàm căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm, do vậy đã từ lâu văn bản gắp liềnvới công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhànước từ thời xa xưa cho đến nay
Ngày nay xã hội càng phàt triển tư duy con người ngày càng phong phúthì các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng được đa dạng Vì vậy, việcquản lý văn bản tài liệu và sử dụng tài liệu văn bản càng cần thiết đó chính lànhững nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ Tài liệu vănbản trong công tác văn thư có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động của xãhội loài người, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học lịch sử và là di sảnvăn hoá của dân tộc, làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác Lưu trữ Hiểu được giá trị tầm quan trọng của công tác văn thư nên công tácnày ngày càng được chú ý quan tâm phục vụ thiết thực trong hoạt động quản lýcủa cơ quan, đơn vị
Nhằm trang bị những kiến thức cơ bản, giúp sinh viên nắm vững lý thuyết
đã được học trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt thực tập cho sinhviên khoa Văn thư - Lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểubiết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện them ý thức làmviệc đúng với phương châm mà nhà trường đề ra: “Học thật đi đôi với Làm thật”
và “Học đi đôi với Hành”
Được sự đồng ý của Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình,
em đã được tiếp nhận về phòng lưu trữ để giúp cán bộ lưu trữ của Cục nhữngnghiệp vụ về công tác Lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác màmình được đào tạo và một số công việc khác dưới sự hướng dẫn của cán bộchuyên viên trong Cục Trong khoảng thời gian 3 tháng đi thực tập, bản thân em
Trang 5đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi những kinh nghiệm làm việc cũng nhưrèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đãđược học và sự hướng dẫn tận tình của của cán bộ trong Cục
Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai đợt thực tập này đã trang bị cho
em một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Lưutrữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với sựphát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan
Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ cuả thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rấtlớn
Trong quá trình thực tập khi em được tiếp xúc thực tế vào công việc em
đã được sự quan tâm chỉ bảo giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú,các anh cácchị trong cơ quan Được tin tưởng và giao cho các công việc trong cơ quan.Tuynhiên bên cạnh những thuận lợi cũng gặp không ít những khó khăn như lýthuyết học trên nhà trường khi áp dụng vào thực tế hơi trìu tượng dẫn đến giảiquyết các công việc chưa hiệu quả
Do thời gian thực tập có hạn nên trong báo cáo của em xin trình bàynhững vấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác lưu trữ của Chi cục Vănthư Lưu trữ Sở Nội Vụ như sau:
Báo cáo gồm 03 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội
Vụ tỉnh Ninh Bình
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ SởNội vụ tỉnh Ninh Bình
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình và đề xuất, khuyến nghị
Dưới đây là bản báo cáo kiến thực tập của em mặc dù đã có rất nhiều cốgắng song vì là một sinh viên thực tập kinh nghiệm thực tế còn thiếu, trình độ vàvốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định, vì vậy báo cáo của em khôngtránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan trong nhận định, đánh giácũng như đề xuất giải pháp Chính vì vậy, để báo cáo được hoàn thiện hơn, em
Trang 6rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của cácthầy, cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ để bài Báo cáo của em được hoàn thiệntốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Hoàng Ngân Hạnh
Trang 7B PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH
NINH BÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
1.1.1.Lịch sử hình thành
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26tháng 11 năm 2003; Nghị định số 83/2006/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2006của Chính phủ quy định trình tự, thủ tục thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chứchành chính, tổ chức sự nghiệp nhà nước;Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụquyền hạn và tổ chéc của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơquan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; xét đề nghị của Giám đốc
Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình đã đưa ra Quyết định số UBND về việc thành lập Chi cụ Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnhNinh Bình trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội
930/QĐ-vụ tỉnh Ninh Bình và Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhândân tỉnh Ninh Bình
(Phụ lục số 1)
1.1.2.Chức năng
Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, cótài khoản riêng, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy địnhpháp luật Địa điểm làm việc trước mắt đặt tại trụ sở Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ thammưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh;trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưutrữ theo quy định của pháp luật
Trang 81.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình đượcquy định tại Quyết định số 31/2015/QĐ-UBND ngày 27 tháng 1 năm 2015 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình như sau:
1 Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh:a) Ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác vănthư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
b) Công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhànước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;
c) Phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử ; quyết địnhhủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;
d) Ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vàphê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
e) Quy hoạch, kế hoạch hằng năm, dài hạn, các chương trình, đề án, dự án
và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của tỉnh về văn thư,lưu trữ
2 Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định:
a) Ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức thuộcnguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;
c) Hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử theo quy định củapháp luật;
d) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưutrữ; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, giảiquyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
e) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chủ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủđiều kiện theo quy định của pháp luật;
f) Công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật
3 Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ:
Trang 9a) Tổ chức thực hiện các văn bản của Trung ương, của tỉnh và của cơquan chủ quản về các nội dung có liên quan đã được phê duyệt;
b) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,lưu trữ;
c) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũcông chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
d) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bịtài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế,bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ theo quy định của pháp luật;
e) Hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;
f) Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao theoquy định của pháp luật và gia đình;
g) Thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức và người laođộng thuộc quyền quản lý theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy bannhân dân tỉnh;
h) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao.(Phụ lục số 2)
vụ, Phó Sở Nội vụ phụ trách và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Chi cục;
b) Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi và chỉ đạomột số lĩnh vực công tác do Chi cục trưởng phân công; chịu trách nhiệm trướcGiám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực côngtác phân công
Trang 10Khi Chi cục trưởng vắng mặt, một Phó Chi cục trưởng được Chi cụctrưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi cục.
c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷluật, miễn nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khácđối với Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng và công chức, viên chức giữ chức vụlãnh đạo quản lý thuộc, trực thuộc Chi cục được thực hiện theo quy định củapháp luật và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh
2 Cơ cấu tổ chức bộ máy:
a) Các phòng chuyên môn thuộc Chi cục
- Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ
b) Đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
3 Việc thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức thuộc, trực thuộc Chi cục
do Chi cục trưởng đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ xem xét trình Ủy ban nhân dântỉnh xem xét, quyết định
Việc thành lập, sát nhập, giải thể các phòng nghiệp vụ thuộc Trung tâm
do Chi cục trưởng đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định
4 Lãnh đạo các phòng và lãnh đạo Trung tâm
b) Trung tâm có Giám đốc và 01 Phó Giám đốc
- Giám đốc chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng
Trang 11phục trách và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
- Phó Giám đốc giúp Giám đốc phụ trách, theo dõi và chỉ đạo một số kĩnhvực công tác do Giám đốc phân công; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trướcpháp luật về lĩnh vực công tác được phân công Khi Giám đốc vắng mặt, PhóGiám đốc được Giám đốc ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Trung tâm
c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷluật, miễn nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khácđối với Trưởng phòng, Phó trưởng phòng thuộc Chi cục và Giám đốc, Phó Giámđốc trực thuộc Chi cục được thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấpquản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh
5 Công chức, viên chức và người lao động
a) Công chức, viên chức và người lao động thuộc Chi cục chịu tráchnhiệm trước lãnh đạo trực tiếp và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ đượcgiao;
b) Việc bố trí vị trí công tác đối với công chức, viên chức và người laođộng tại Chi cục phải căn cứ vào vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh, theophẩm chất, năng lực, sở trường, bảo đảm đúng các quy định của pháp luật;
c) Căn cứ vào đặc điểm, tính chất, khối lượng công việc thực tế tại Chicục Chi cục trưởng đề nghị để Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định hoặcphân cấp cho Chi cục trưởng ký kết hợp đồng lao động theo quy định của phápluật để thực hiện các công việc, nhiệm vụ cụ thể tại Chi cục
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu cấu
tổ chức của phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ.
1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,các chương trình, đề án, dự án về lưu trữ
- Xây dựng kế hoạch, bồi dưỡng và tổ chức tập huấn nghiệp vụ lưu trữ
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ
- Thẩm định, báo cáo Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
“Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
Trang 12của tỉnh”.
- Thẩm định, báo cáo Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
“Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộplưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh
- Thực hiện báo cáo, thống kê về lưu trữ
- Giúp Chi cục trưởng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnhtheo quy định của pháp luật
- Tổ chức thu nhận tài liệu của các cơ quan, cá nhân giao nộp vào KhoLưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Nhà nước
- Thực hiện đầy đủ quy trình kỹ thuật bảo quản, chế độ bảo vệ tài liệu
- Thực hiện nghiệp vụ có tính chất dịch vụ công về văn thư, lưu trữ
- Tổ chức đầy đủ các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ theo quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
- Lập danh mục các loại tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng (tài liệumật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu được sử dụng rộng rãi )
- Làm thủ tục trình Chi cục trưởng cấp bản sao, trích sao, sao lục vàchứng thực tài liệu lưu trữ
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ
- Phối hợp với phòng Hành chính – Tổng hợp tổ chức hội nghị sơ kết,tổng kết công tác lưu trữ
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếunại, tố cáo, vi phạm pháp luật về lĩnh vực lưu trữ
- Phối hợp với các phòng thuộc Chi cục triển khai, thực hiện công việc
Trang 13Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách, theo dõi và chỉ đạo một
số lĩnh vực công tác do Trưởng phòng phân công; chịu trách nhiệm trướcTrưởng phòng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công KhiTrưởng phòng vắng mặt, Phó trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điềuhành các hoạt động của phòng
- Đội ngũ nhân viên: 04 nhân viên
Trang 14Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TỈNH NINH BÌNH 2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.
Trong những năm qua trên cơ sở các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp
vụ của Trung ương Chi cục đã tham mưu xây dựng được rất nhiều các văn bảnquản lý và hướng dẫn nghiệp vụ theo quy định về văn bản quản lý và hướng dẫnnghiệp vụ, nhằm tạo được cơ sở thống nhất từ huyện đến xã, phường thị trấn,các sở ban ngành trong toàn tỉnh tổ chức thực hiện
Cụ thể xây dựng ban hành và sửa đổi nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
+ Công văn số 261/UBND-VP7 ngày 24/8/2016 về việc chỉ đạo công táclập hồ sơ công việc và xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, đơn vịtrên địa bàn tỉnh;
+ Công văn số 310/UBND-VP7 ngày 05/10/2016 về việc thu thập tài liệulưu trữ nghe - nhìn
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
+ Hướng dẫn số 04/HD-SNV ngày 27/4/2016 về việc lập hồ sơ công việc.+ Công văn số 861/SNV-CCVTLT ngày 24/8/2016 về việc quy định đơngiá tiền lương; định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm trong
Trang 15quy trình chỉnh lý tài liệu giấy.
Hiện nay, để quản lý công tác văn thư, lưu trữ, Chi cục đã ban hànhQuyết định số 08/QĐ-CCVTLT ngày 08/11/2013 về việc ban hành Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Ninh Bình (Phụ lục số3) và Quyết định số 02/QĐ-CCVTLT ngày 11/7/2013 về việc ban hành Quy chếlàm việc của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình
(Phụ lục số 4)
2.1.2 Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ
Để quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Chi cục đã xâydựng, ban hành văn bản Tham mưu cho Sở Nội vụ và UBND các văn bảnhướng dẫn, kế hoạch về công tác lưu trữ đồng thời đưa ra các văn bản để các sởban ngành khác, các huyện, xã cùng thực hiện để đồng nhất trong công tác lưutrữ
Ngoài ra còn thường xuyên thanh tra, kiểm tra các Sở ban ngành khác,các huyện xã trong địa bàn tỉnh nhằm thống nhất chuyên môn nghiệp, tìm ranhững thiếu xót trong công tác lưu trữ để khắc phục Mở các lớp đào tạo, bồidưỡng chuên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công chức, viên chức Tuyên truyềnphổ biến các văn bản QPPL, Luật lưu trữ cho công chức, viên chức trong Chicục và các đơn vị trực thuộc Tạo điều kiện để cán bộ được tham quan học tậpnâng cao trình độ, nghiệp vụ đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ
2.1.3 Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ
Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, Chi cục đã hướng dẫn các
cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện các nội dung sau:
+ Xây dựng và ban hành; Kế hoạch công tác lưu trữ
+ Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ cho 180 công chức, viên chứclàm công tác lưu trữ tại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở, Ban, ngành; côngchức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban thuộc UBND
Trang 16cấp huyện
+ Đôn đốc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác lưu trữ vàtài liệu lưu trữ; đánh giá kết quả triển khai công tác lưu trữ và phương hướng,nhiệm vụ công tác lưu trữ
+ Thẩm định tài liệu hết giá trị của Cục thuế tỉnh Ninh Bình, Kho bạcNhà nước tỉnh Ninh Bình
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn bảo quản, lưugiữ tại đơn vị thì được nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định
Lập hồ sơ là khâu công việc quan trọng cuối cùng của công tác Văn thư
cơ quan, lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ.Lập hồ sơ tốt sẽ giúp tra tìm nhanh chóng, quản lý chặt chẽ tài liệu của cơ quan,làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả Công tác lập
hồ sơ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ do từng cán bộ, nhân viên của cơ quan căn
cứ vào chức năng, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới vànhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập Công tác lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu là hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của cán bộ côngchức được xem là một căn cứ quan trọng để đánh giá chất lượng công việc củatừng cán bộ công chức hàng năm và là một căn cứ để đánh giá kết quả công tácquản lý của cơ quan Hiện tại công tác lập hồ sơ ở chi cục vẫn còn chưa thựchiện tốt, hồ sơ vẫn còn để ở các phòng ban, chưa tập trung về một nơi, nhữngcông việc đã giải quyết xong được cán bộ nhân viên lập thành một hồ sơ nhưng
là hồ sơ tạm, chưa biên mục…Công tác này cần phải được quan tâm nhiều hơnnữa
Hiện nay, hồ sơ hiện hành tại phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ được lập
Trang 17thành 03 loại chính:
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản của các cơ quan có thẩm quyền quyđịnh một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyếtcông việc hàng ngày
- Hồ sơ công việc: Là tập hợp những văn bản, tài liệu phản ánh quá trìnhphát sinh diễn biến và kết hợp giải quyết các vấn đề sự việc thuộc chức năngnhiệm vụ của cơ quan đơn vị hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng
- Tập lưu: là tập hợp các văn bản đi của cơ quan, đơn vị được lưu giữ tại
bộ phận văn thư theo hệ thống, tính chất công việc, vụ việc nhằm phục vụ nhucầu tra cứu, nghiên cứu
2.2.2 Thu thập bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liênquan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan
và phông lưu trữ theo quyền hạn phạm vi đã được nhà nước quy định
Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Chi cục Văn thư – Lưutrữ tỉnh: Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình tuy đã có khochuyên dụng nhưng diện tích kho còn hẹp nên việc thu thập tài liệu của các đơn
vị nguồn nộp lưu về Chi cục Văn thư – lưu trữ chưa được thực hiện tốt vàthường xuyên
Hiện tại, lưu trữ lịch sử tỉnh đang quản lý 05 phông tài liệu của UBNDtỉnh qua các thời kì: Phông UBHC tỉnh Ninh Bình từ năm 1955 đến năm 1975,phông HĐND tỉnh Ninh Bình từ năm 1960 đến năm 2012, phông UBND tỉnhNinh Bình từ năm 1992 đến năm 2012, phông Ủy ban nhân dân số, Kế hoạchhóa gia đình tỉnh Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2007, phông Văn phòngUBND tỉnh Ninh Bình (bao gồm tập lưu văn bản đi, đến, công báo) từ năm 1992đến năm 2012 Tài liệu các đơn vị nguồn nộp lưu được thực hiện bảo quản tạikho lưu trữ cơ quan đến khi kho lưu trữ lịch sử tỉnh có đủ diện tích sẽ tổ chứcthu thập về bảo quản theo quy định