Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (tt)

Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)Hệ quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung (Luận văn thạc sĩ)

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

-

NGUYỄN THỊ HƯƠNG LAN

HỆ QUẢN LÝ LỊCH SỬ XỬ LÝ VĂN BẢN

DỰA THEO NỘI DUNG

Chuyên ngành: HỆ THỐNG THÔNG TIN

Mã số: 60.48.01.04

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP HỒ CHÍ MINH - 2017

Luận văn được hoàn thành tại:

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Người hướng dẫn khoa học: ………

Vào lúc: giờ ngày tháng năm

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Thư viện của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

MỞ ĐẦU

Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào trong công việc hàng ngày đều phát sinh rất nhiều văn bản, giấy tờ Các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp để dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này Vì vậy, việc áp dụng một hệ thống quản

lý văn bản mà hỗ trợ trích các văn bản có quan hệ về nội dung xử lý theo lịch sử là một nhu cầu cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay

Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, văn bản được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, đắc lực và có hiệu quả chọ hoạt động quản lý Hoạt động quản lý hành chính nhà nước là hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục; thực hiện chức năng quản

lý trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Do đó, trong suốt quá trình quản lý, từ việc chỉ đạo, điều hành đến tổ chức, thi hành và tổng kết thực hiện đều gắn liền với các văn bản Thực tế cho thấy trong hoạt động của các cơ quan Hành chính nhà nước, công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý, nghiêm túc

và khoa học sẽ góp phần đảm bảo thông tin, cung cấp những thông tin lịch sử quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo dõi sẽ góp phần thực hiện tốt mục tiêu quản lý

Làm tốt công tác quản lý lịch sử văn bản cũng là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính hiện nay

Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống thu thập và tìm kiếm lịch sử xử lý các văn bản có quan hệ về nội dung là một bài toán cần thiết để hỗ trợ cho việc quản lý, theo dõi cũng như kiểm tra các văn bản

Chương 1 - TỔNG QUAN

Hệ thống trích thông tin (Information Extraction) là một hệ thống thuộc lĩnh vực truy tìm thông tin (Information Retrieval) Chương Tổng quan giới thiệu về hệ thống truy tìm thông tin và hệ thống trích thông tin Đây là các hệ thống nền tảng cho hệ thống quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung

1.1 Giới thiệu hệ truy tìm thông tin

Truy tìm thông tin (Information Retrieval) có thể được định nghĩa như là một

hệ thống thông tin có các chức năng thu thập, tổ chức, lưu trữ, truy tìm và phân bố thông tin Các nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực truy tìm thông tin thường nhắm đến nền tảng lý thuyết và cải thiện công nghệ tìm kiếm, bao gồm cả cấu trúc và sự duy trì các kho dữ liệu lớn

Hiện nay, hầu hết các hệ thống truy tìm thông tin thực chất chỉ là hệ thống truy tìm tài liệu, nghĩa là hệ thống sẽ truy tìm những tài liệu có trong cơ sở dữ liệu lưu trữ có nội dung liên quan, phù hợp, đáp ứng với thông tin yêu cầu của người dùng Hệ thống truy tìm thông tin tập trung vào việc truy tìm các tài liệu dựa trên nội dung của các thành phần không có cấu trúc Một câu truy vấn của người dùng sẽ

mô tả các tính chất của các thành phần có cấu trúc và không có cấu trúc của tài liệu được truy tìm

Hệ thống truy tìm thông tin tìm kiếm các tài liệu trong một tập cho trước về một chủ đề nào đó hoặc thỏa mãn một nhu cầu thông tin nào đó Chủ đề hoặc nhu cầu thông tin được biểu diễn bởi một câu truy vấn, được phát sinh bởi người dùng Các tài liệu thỏa mãn câu truy vấn được xác định bởi người dùng thì được xem là phù hợp Các tài liệu không nói về chủ đề được cho trước được xem là không phù hợp Một hệ thống truy tìm thông tin có thể sử dụng câu truy vấn để phân loại các tài liệu, trả về cho người dùng một tập con các tài liệu thỏa mãn các tiêu chuẩn phân loại Tỉ lệ các tài liệu trả về cho người dùng được người dùng kết luận là phù hợp càng cao thì nghĩa là các tiêu chuẩn phân loại càng tốt

Ngoài ra, một hệ thống truy tìm thông tin còn có thể xếp hạng các tài liệu Tài liệu D1 xếp hạng cao hơn trong câu truy vấn Q so với tài liệu D2 có thể được hiểu là tài liệu D1 thỏa mãn câu truy vấn Q nhiều hơn tài liệu D2 Điều này cũng

hơn tài liệu D2

Khái niệm “phù hợp” là một khái niệm mấu chốt trong hệ thống truy tìm thông tin “Phù hợp” là một khái niệm mang tính chất chủ quan trong ngữ cảnh sự hài lòng của người dùng về những tài liệu truy tìm được cho câu truy vấn của họ là mục tiêu tối hậu Do đó, sự phán xét của người dùng về việc các tài liệu truy tìm được có thỏa mãn câu truy vấn của họ hay không trở thành tiêu chuẩn của khái niệm

“phù hợp” Ngoài yếu tố câu truy vấn và tập tài liệu thì ngữ cảnh cũng đóng một vai trò quan trọng ảnh hướng đến khái niệm “phù hợp” Mỗi người dùng có thể sẽ có những nhu cầu cá nhân khác nhau, sở thích khác nhau, kiến thức khác nhau, chuyên môn khác nhau, ngôn ngữ khác nhau,… Do đó, một tài liệu được truy tìm cho một câu truy vấn có thể “phù hợp” với người dùng A nhưng có thể “không phù hợp” với người dùng B Một hướng tiếp cận để giải quyết vấn đề này là tổ chức lưu trữ những thông tin cá nhân của người dùng ảnh hưởng đến việc truy tìm thông tin như:

sở thích, kiến thức, chuyên môn, ngôn ngữ,… từ đó làm cơ sở để truy tìm những tài liệu “phù hợp” nhất đối với người dùng

Mục tiêu chính của hệ truy tìm thông tin (IR) là truy tìm những văn bản trong tập văn bản của hệ thống liên quan đến thông tin mà người sử dụng hệ thống cần

Những thông tin được người dùng đưa vào hệ thống bởi các câu truy vấn (query) Những tài liệu – văn bản “liên quan” (relevant) với câu truy vấn sẽ được hệ thống

trả về Như vậy, mục đích của hệ IR là để tự động quy trình kiểm tra tài liệu bằng cách tính độ đo tương quan giữa câu truy vấn và tài liệu

Quy trình của hệ truy tìm thông tin như sau:

bản đã được xử lý

Hình 1.1: Kiến trúc của hệ IR

Các chức năng cơ bản của một hệ thống truy tìm thông tin như sau:

1.1.1 Tách từ cho tập các tài liệu

1.1.2 Lập chỉ mục cho tài liệu

1.1.3 Truy tìm văn bản

1.1.4 Xếp loại các tài liệu trả về

1.2 Giới thiệu về hệ thống trích thông tin [6], [16]

Hệ thống trích thông tin (Information Extraction) là một kỹ thuật, lĩnh vực nghiên cứu có liên quan đến truy vấn thông tin (Information Retrieval), khai thác dữ liệu (Data mining), cũng như xử lý ngôn ngữ tự nhiên (Natural Language Processing) Mục tiêu chính của rút trích thông tin là tìm ra những thông tin cấu trúc từ văn bản không cấu trúc hoặc bán cấu trúc Rút trích thông tin sẽ tìm cách chuyển thông tin trong văn bản không hay bán cấu trúc về dạng có cấu trúc và có

Index file

Chỉ mục Truy vấn

Truy tìm Văn bản

Truy vấn

Tập văn bản

Vector

truy vấn

Giao diện Người dùng

thể biểu diễn hay thể hiện chúng một cách hình thức dưới dạng một tập tin cấu trúc XML hay một bảng cấu trúc (như bảng trong cơ sở dữ liệu chẳng hạn)

Một khi dữ liệu, thông tin từ các nguồn khác nhau, từ internet có thể biểu diễn một cách hình thức, có cấu trúc Từ đó chúng ta có thể sử dụng các kỹ thuật phân tích, khai thác dữ liệu (data mining) để khám phá ra các mẫu thông tin hữu ích Chẳng hạn việc cấu trúc lại các mẫu tin quảng cáo, mẫu tin bán hàng trên internet có thể giúp hỗ trợ tư vấn, định hướng người dùng khi mua sắm Việc trích xuất và cấu trúc lại các từ khóa mẫu tin tìm người, tìm việc sẽ giúp cho quá trình phân tích thông tin nghề nghiệp, xu hướng công việc, các văn bản… hỗ trợ cho các người tìm việc, cũng như nhà tuyển dụng

Rút trích thông tin không đòi hỏi hệ thống phải đọc hiểu nội dung của tài liệu văn bản, nhưng hệ thống phải có khả năng phân tích tài liệu và tìm kiếm các thông tin liên quan mà hệ thống mong muốn được tìm thấy Các kỹ thuật rút trích thông tin có thể áp dụng cho bất kỳ tập tài liệu nào mà chúng ta cần rút ra những thông tin chính yếu, cần thiết cũng như các sự kiện liên quan Các kho dữ liệu văn bản về một lĩnh vực trên internet là ví dụ điển hình, thông tin trên đó có thể tồn tại ở nhiều nơi khác nhau, dưới nhiều định dạng khác nhau Sẽ rất hữu ích cho các khảo sát, ứng dụng liên quan đến một lĩnh vực nếu như những thông tin lĩnh vực liên quan được rút trích và tích hợp lại thành một hình thức thống nhất và biểu diễn một cách có cấu trúc Khi đó thông tin trên internet sẽ được chuyển vào một cơ sở dữ liệu có cấu trúc phục vụ cho các ứng phân tích và khai thác khác nhau

1.3 Giới thiệu về bài toán

Tài liệu văn bản là một loại dữ liệu rất quan trọng, loại dữ liệu này không thể thiếu trong các cơ quan, trường học, thư viện… và người ta có thể dùng nó để mô tả các loại dữ liệu khác Trong khuôn khổ luận văn này, tác giả chỉ đề cập đến các văn bản hành chính có cấu trúc quy định của nhà nước thường được sử dụng gồm: Quyết định, Thông báo, Kế hoạch, báo cáo, tờ trình, biên bản, đề xuất… của trường Đại học An ninh nhân dân triển khai đến các đơn vị thực hiện Ngoài ra còn rất nhiều các dạng văn bản khác nằm ngoài khuôn khổ trong luận văn Trọng tâm của

luận văn là nghiên cứu kỹ thuật xử lý và lập chỉ mục cho văn bản đầu vào để xác định các vector đặc trưng

Tác giả xây dựng hệ thống tìm kiếm cho phép nhận nội dung truy vấn là các

từ khóa, mã văn bản, file văn bản và kết quả trả về là các văn bản mà nội dung có liên quan hiển thị theo thời gian đến người dùng truy vấn

Trong một hệ thống tìm kiếm, các loại dữ liệu đều phải trải qua quy trình xử

lý để tìm ra những đặc trưng riêng của từng đối tượng, sau đó đối sánh với yêu cầu

để tìm ra những dữ liệu “phù hợp” Hệ thống truy tìm tài liệu văn bản cũng không nằm ngoài quy trình đó, các tài liệu được xử lý tìm ra đại diện của tài liệu, đồng thời câu truy vấn của người sử dụng đưa vào cũng được xử lý để đưa ra đại diện của truy vấn Quá trình tiền xử lý này yêu cầu cách thức tìm ra đặc trưng của văn bản, cách thức tổ chức lưu trữ văn bản, quá trình xử lý văn bản để loại đi những yếu tố không cần thiết và rất nhiều các bước xử lý khác Bài toán tập trung vào bước so trùng đại diện của câu truy vấn với đại diện của văn bản, nghiên cứu các kỹ thuật đem lại hiệu quả so sánh để đưa ra được những tài liệu phù hợp nhất, nhanh nhất

Luận văn sẽ đi tìm hiểu hệ thống tìm kiếm, rút trích thông tin, kỹ thuật tìm các mối quan hệ giữa các văn bản liên quan với nhau và sắp xếp văn bản theo trình

tự thời gian Xây dựng mô hình tìm kiếm văn bản với phương pháp tối ưu nhất để cho ra kết quả tìm được chính xác nhất

1.4 Mục tiêu nghiên cứu

Mục đích của luận văn là xây dựng hệ thống quản lý lịch sử xử lý văn bản dựa theo nội dung

Mục tiêu cụ thể của luận văn:

văn bản

theo trình tự xử lý theo thời gian

liên quan theo trình tự xử lý theo thời gian

 So trùng văn bản theo nội dung với các tính chất đặc trưng của văn bản

1.5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Phạm vi nghiên cứu:

1.6 Cấu trúc của luận văn

Chương 1: Chương Tổng quan giới thiệu về hệ thống truy tìm thông tin và

hệ thống trích thông tin Đây là các hệ thống nền tảng cho hệ thống quản lý lịch sử

xử lý văn bản dựa theo nội dung Trên cơ sở đó chỉ ra những vấn đề mà luận văn cần giải quyết

Chương 2: Trình bày về các kỹ thuật tìm kiếm văn bản, kỹ thuật rút trích

thông tin, kỹ thuật chỉ mục văn bản, kỹ thuật phát hiện mối quan hệ giữa các văn bản theo nội dung, kỹ thuật so trùng các nội dung văn bản

Chương 3: Trên cơ sở đã phân tích các hướng tiếp cận nghiên cứu các kỹ

thuật tiến hành cài đặt các thuật toán dựa trên các mô hình truy tìm thông tin

1.7 Kết luận chương 1

Chương này giới thiệu tổng quan về truy tìm thông tin và các bước thực hiện

Dù đã xuất hiện từ khá lâu nhưng vẫn luôn thu hút được nhiều sự quan tâm, đặc biệt trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay Các chương tiếp theo của luận văn sẽ trình bày chi tiết hơn các kỹ thuật trong lĩnh vực này

Chương 2 - CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trình bày về các kỹ thuật tìm kiếm văn bản, kỹ thuật chỉ mục văn bản, kỹ thuật phát hiện mối quan hệ giữa các văn bản theo nội dung, kỹ thuật so trùng các nội dung văn bản, kỹ thuật rút trích thông tin

2.1 Một số kỹ thuật tìm kiếm văn bản theo nội dung

2.1.1 Mô hình Boolean và kỹ thuật chỉ mục văn bản

2.1.1.1 Mô hình Boolean [9], [13]

2.1.1.2 Kỹ thuật lập chỉ mục văn bản [4]

Các văn bản sau khi thu thập về sẽ được phân tích, trích chọn những thông tin cần thiết (thường là các từ đơn, từ ghép, cụm từ quan trọng) để lưu trữ trong cơ

sở dữ liệu nhằm phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm sau này

Một cách để tăng tốc độ tìm kiếm thông tin lên là tạo chỉ mục cho các văn bản Tuy nhiên, việc lập chỉ mục có một nhược điểm lớn, đó là khi thêm một tài liệu mới, phải cập nhật lại tập tin chỉ mục Nhưng đối với hệ thống tìm kiếm thông tin, chỉ cần cập nhật lại tập tin chỉ mục vào một khoảng thời gian định kỳ Do đó, chỉ mục là một công cụ rất có giá trị

Lập chỉ mục bao gồm các công việc sau:

trong một tài liệu

Lập chỉ mục là quá trình phân tích và xác định các từ, cụm từ thích hợp cốt lõi có khả năng đại diện cho nội dung của tài liệu Như vậy, vấn đề đặt ra là phải rút trích ra những thông tin chính, có khả năng đại diện cho nội dung của tài liệu Thông tin này phải “vừa đủ”, nghĩa là không thiếu để trả ra kết quả đầy đủ so với nhu cầu tìm kiếm, nhưng cũng phải không dư để giảm chi phí lưu trữ và chi phí tìm kiếm và để loại bỏ kết quả dư thừa không phù hợp Việc rút trích này chính là việc lập chỉ mục trên tài liệu

2.1.2 Mô hình không gian vector [10], [13]

Với mô hình không gian vector, các văn bản, câu truy vấn và từ chỉ mục được biểu diễn thành các vector trong không gian vector Sử dụng các phép toán trên không gian vector để tính toán độ đo tương tự giữa câu truy vấn và các văn bản hoặc các từ chỉ mục, kết quả sau khi tính toán có thể được xếp hạng theo độ đo tương tự với vector truy vấn Ngoài ra, mô hình không gian vector còn hướng dẫn người dùng biết được những văn bản độ tương tự cao hơn có nội dung gần với nội dung họ cần hơn so với các văn bản khác

Mô hình không gian vector giả sử rằng tồn tại tập cố định các thuật ngữ chỉ mục để đại diện tài liệu và câu truy vấn Tài liệu Di và câu truy vấn Qj được biểu diễn như hai vector:

Di = [Ti1, Ti2, , Tik, , TiN]

Qj = [Qj1, Qj2, , Qjk, , QjN]

trong đó, Tik là trọng số của thuật ngữ k trong tài liệu i, Qjk là trọng số của thuật ngữ k trong truy vấn j, và N là tổng số thuật ngữ sử dụng trong các tài liệu và truy vấn

hay trọng số có được từ các cách khác

Việc truy tìm trong mô hình không gian vector được thực hiện dựa trên cơ sở tính tương đồng giữa câu truy vấn và các tài liệu Độ tương đồng giữa tài liệu Di và câu truy vấn Qj hay còn gọi là kỹ thuật so trùng được tính như sau:

( ) ∑

Để bù vào độ chênh lệch giữa kích thước tài liệu và kích thước câu truy vấn, tính tưsơng đồng nói trên có thể chuẩn hóa với là góc của hai vector (gọi là khoảng cách cosin) và được biểu diễn như sau:

Đây là hệ số cosin quen thuộc giữa vector Di và Qj Khi truy tìm, danh sách xếp hạng theo thứ tự tính tương đồng giảm dần sẽ được cho lại

2.1.3 ìn tìm ếm t o c uất [4], [10]

2.1.4 T ước đo ệu năng [4], [5]

Giả sử D là tập hữu hạn các tài liệu, A là thuật toán lấy xâu chủ đề t làm dữ liệu đầu vào và cho lại tập tài liệu A(t) làm đầu ra, ta có A(t) D

Hơn nữa, giả sử rằng tính chất “phù hợp” (relevant) có hai đối số: chủ đề t và tài liệu d Nếu relevant(t,d) là true thì tài liệu d được xem như có liên quan đến chủ

đề t

Ví dụ, tính chất phù hợp có thể được thực hiện bằng tay trên tập thử cụ thể

Dtest D của các tài liệu và tập thử tương tự Ttest của các chủ đề

Thông thường hiệu năng truy tìm thông tin được đo bằng ba tham số speed, recall và precision như sau:

- Speed: Tốc độ truy tìm càng cao hiệu năng càng cao

- Recall: Đo công suất truy tìm các mục thông tin liên quan từ CSDL Được

xác định bởi tỷ lệ giữa tổng số mục liên quan được chỉ ra và toàn bộ số các mục liên

quan trong CSDL Recall càng cao thì hiệu năng càng cao

2.2 Một số kỹ thuật rút trích thông tin

2.2.1 Rút trích cụm từ khóa (Keyphrase Extraction) [8], [12]

2.2.2 Rút trích thực thể dựa theo các mẫu biểu thức chính qui [6], [7], [14]

2.2.2.1 Biểu thức chính quy [16]

2.2.2.2 Xây dựng một biểu thức chính quy

2.3 Kết luận chương 2

Chương này đã trình bày về cở sở lý thuyết các kỹ thuật tìm kiếm văn bản,

kỹ thuật chỉ mục văn bản, các kỹ thuật phát hiện mối quan hệ giữa các văn bản dựa theo nội dung, các kỹ thuật so trùng các nội dung văn bản và rút trích thông tin

Chương 3 – XÂY DỰNG, THỰC NGHIỆM

VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG

Trên cơ sở đã phân tích các hướng tiếp cận nghiên cứu các kỹ thuật tiến hành cài đặt các thuật toán dựa trên các mô hình truy tìm thông tin, tác giả đã lựa chọn cách giải quyết bài toán này dựa trên mô hình không gian vector

Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát thực tế, Tác giả đã nghiên cứu các văn bản hành chính của Trường Đại học An ninh Nhân dân Văn bản được thực hiện theo đúng cấu trúc quy định của nhà nước và đã triển khai thực hiện

3.1 Khảo sát

3.1.1 Tìm hiểu về văn bản hành chính [1], [2]

3.1.1.1 Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản QLHCNN được hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định

và thông tin quản lý do các cơ quan hành nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các

tổ chức và công dân Và như vậy, về mặt nội dung của văn bản: Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nước

Về mặt chủ thể ban hành văn bản: Văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định; về mặt quy trình ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định; về mặt mục đích: Văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

3.1.2 Phân loạ văn bản hành chính

3.1.2.1 Văn bản hành chính thông thường

3.1.2.2 Văn bản hành chính cá biệt

3.1.2.3 Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

3.1.3 Đặc đ ểm của ngôn ngữ văn bản hành chính

- Mã văn bản: Nằm ở vị trí dòng thứ hai, phía bên trái, là số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản, ví dụ: Số: 137/KH-T47, Số: 10/BC-

TH

- Ngày tháng năm: Nằm ở vị trí dòng thứ hai, phía bên phải, là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành phố thuộc nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở và thời gian phát hành văn bản

- Tóm tắt văn bản: Là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chính của văn bản

- Nội dung: Là phần trọng tâm trình bày nội dung văn bản