ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦNTHẨM ĐỊNH – GIÁM ĐỊNH CỬU LONG CVIC: Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các qui trình ng
Trang 1ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN
THẨM ĐỊNH – GIÁM ĐỊNH CỬU LONG (CVIC):
Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các qui trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhóm làm việc, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong một môi trường thay đổi nhanh
Là một công ty dịch vụ, công ty tôi nhận thức rõ tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý, quảng bá và kinh doanh Công ty triển khai hệ thống máy tính bàn cho tất cả các nhân viên, xây dựng hệ thống mạng nội bộ, mạng internet đường truyền cáp quang Nhằm tăng hiệu quả kinh doanh, công ty còn xây dựng website Các phần mềm ứng dụng thông thường mà công ty thường hay sử dụng
là phần mềm văn phòng (Office), thư điện tử (E-mail, Gmail), trao đổi nội bộ (Yahoo, Skype), phần mềm kế toán Misa…
Phòng kế toán: Áp dụng phần mềm kế toán Misa riêng biệt cho phòng, chưa
kết nối với các phòng ban khác nhằm thông tin nội bộ về thu hồi nợ, chi trả cho nhà cung cấp, mua sắm trang thiết bị…Việc báo cáo đến các lãnh đạo còn sử dụng hình thức in ra giấy Chức năng của phòng chỉ là kế toán
Phòng kinh doanh: Là phòng quản lý các hợp đồng, tìm kiếm và khai thác
khách hàng Phòng này cũng chỉ áp dụng các phần mềm văn phòng Office, thư điện tử E-mail, Gmail, trao đổi nội bộ qua Yahoo, Skype, không liên kết được với các phòng ban liên quan trong việc giám định, thẩm định hay bán đấu giá
Phòng giám định: Phòng gồm các giám định viên, am hiểu và kinh nghiệm
trên lĩnh vực đánh giá rủi ro và giám định tổn thất của hàng hóa, của tàu bè, của công trình xây dựng,…Các thiệt hại do đâm va, do cháy nổ, sạt lỡ, sụt lún và nhiều nguyên nhân khác phục vụ cho mục đích Bảo hiểm, bồi thường thiệt hại, phân chia trách nhiệm Phòng giám định chỉ áp dụng một số phần mềm phục vụ cho hoạt động của phòng như: Autocad, Microsoft project, phần mềm dự toán G8…trao đổi nội bộ qua Yahoo, Skype Áp dụng công nghệ thông tin để liên kết, chia sẻ thông tin với phòng
Trang 2kế toán, tổng hợp, ban giám đốc Lãnh đạo muốn theo dõi hoạt động của phòng vẫn phải thông qua mail, hoặc qua hệ thống mạng nội bộ chia sẻ
Phòng thẩm định: Phụ trách thẩm định, định giá các loại đất, công trình xây
dựng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải…Áp dụng phần mềm văn phòng office Trao đổi nội bộ qua Yahoo, Skype, Chia sẻ thông tin với các bộ phận qua hệ thống mạng nội bộ Phần báo cáo, trao đổi thông tin với lãnh đạo vẫn bằng văn bản in ra, qua email, hoặc hệ thống nội bộ
Phòng tổng hợp: Với chức năng là tổng hợp, chỉnh sửa và in ấn Chỉ áp dụng
được phần mềm văn phòng Microsoft Office, trao đổi thông tin nội bộ qua Yahoo, Skype Chia sẻ thông tin, báo cáo với các bộ phận qua hệ thống mạng nội bộ
Ban Giám Đốc: Chưa áp dụng được bất kỳ ứng dụng công nghệ thông tin vào
quản lý, trao đổi thông tin nội bộ qua Yahoo, Skype, Email Mọi kiểm soát hoạt động của tổ chức bằng các báo cáo được in ra giấy qua hệ thống mạng nội bộ
Phân tích điểm được, mất khi ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng MIS trong doanh nghiệp:
Sự bùng nổ của công nghệ thông tin ngày càng chứng tỏ sự ảnh hưởng sâu rộng tới mọi lĩnh vực của cuộc sống, với những đối tượng khác nhau trong xã hội Đặc biệt đối với các doanh nghiệp, công nghệ thông tin đã trở thành một trong những nhân tố giúp tăng sức mạnh cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường Sau một thời gian triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp, công ty đã nhận ra một số điểm được và mất:
Cơ sở hạ tầng kỹ thuật của công ty đều được trang bị tốt, cơ bản đáp ứng các yêu cầu tác nghiệp hành chính hàng ngày, cơ bản các phòng ban có mạng cục bộ, kết nối internet bằng đường cáp quang, Wifi
Kỹ năng ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ của các nhân viên được nâng lên rõ rệt Hầu hết các nhân viên làm việc trên môi trường mạng, việc sử dụng các phần mềm nghiệp vụ, trao đổi thông tin qua thư điện tử và khai thác internet phục
vụ công việc khá thành thạo
Công ty và các dịch vụ của công ty được biết đến một cách chính xác và rộng rãi thông qua website và các trang thương mại điện tử trên mạng internet, làm tăng nguồn khách hàng, tăng doanh thu cho công ty Việc mở một trang web của doanh
Trang 3nghiệp sẽ giúp công ty thực hiện công tác marketing tốt hơn, nhiều cơ hội mở rộng thị trường, thu hút khách hàng, dễ dàng kết nối với các nhà cung cấp thiết bị, công nghệ mới cải tiến công việc nâng cao chất lượng, tiến độ
Quản trị nguồn nhân lực (HRM): Tuyển nhân viên thông qua trang web của công ty, hay các công ty dịch vụ tuyển dụng nhân lực, làm công cụ đào tạo: sử dụng
hệ quản trị tri thức( KMS), dịch vụ nhân viên tự phục vụ (ESS): kiểm tra thông tin cá nhân và lương bổng, nhập báo cáo công tác và chi phí công tác, xem các quyền lợi cá nhân
Quản trị doanh nghiệp: Sự chia sẻ thông tin, kết hợp giữa các phòng chức năng: phòng giám định, thẩm định, tổng hợp sẽ giúp các phòng làm việc hiệu quả hơn
Bên cạnh những kết quả đạt được, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản
lý, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vẫn tồn tại một số điểm hạn chế: Hạ tầng CNTT còn thiếu sự liên kết và đồng bộ; Chi phí hoạt động, chi phí bảo trì, sửa chữa cao; Các cơ sở dữ liệu dùng chung còn manh mún, dàn trải; Hiệu quả ứng dụng CNTT trong việc kinh doanh, quảng bá, marketing còn hạn chế; Nguồn nhân lực phục vụ ứng dụng CNTT còn ít, chất lượng chưa cao…
1 Anh (Chị) có đồng ý với quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin (cụ thể xây dựng MIS hay hơn nữa) sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty? Tại sao? Hãy cho ví dụ dẫn chứng các trường hợp mà anh (chị) có kinh nghiệm.
Trong suốt hơn thời gian qua, mục đích sử dụng công nghệ thông tin trong hệ thống sản xuất các sản phẩm và dịch vụ đã có nhiều sự thay đổi lớn lao Các ứng dụng đầu tiên của CNTT trong những năm 1960 hướng đến các lợi thế về hiệu quả trong quá trình quản lý Với công nghệ thông tin, các tính toán truyền thống được thực hiện nhanh, tin cậy và chính xác hơn nhiều Các máy móc tương đối rẻ hơn sẽ thay thế cho lao động của con người Đến nay, CNTT đã xâm nhập hết sức sâu rộng vào quá trình kinh doanh, không chỉ là việc tự động hóa sản xuất và sản xuất linh hoạt, sự phát triển của hệ thống thông tin quản trị trở thành hệ thống hỗ trợ quyết định đem đến ngày càng nhiều lợi thế cạnh tranh cho tổ chức
Hệ thống thông tin và chiến lược cạnh tranh giá thành: Khi sử dụng CNTT vào một tổ chức, công ty, … sẽ giảm đáng kể chi phí trong các quy trình nghiệp vụ
Trang 4Từ đó sẽ làm cho chi phí giảm => giá thành sản phẩm giảm => lương hàng bán ra lớn
=> tăng doanh thu => lợi nhuận công ty có thể tăng
Ví dụ : Boeing
Ví dụ : Việc quản lý điểm cho sinh viên của 1 trường Đại học:
- Nếu việc quản lý điểm bằng thủ công thì cần một đội ngũ nhân viên rất lớn, giấy tờ rất nhiều,… nhưng tốc độ xử lý và độ chính xác chưa cao lắm
- Nếu như có chương trình QLDiem cho sinh viên thì việc quản lý sẽ tối ưu hơn rất nhiều về thời gian, công sức, nhưng độ chính xác rất cao Dùng CNTT sẽ hạ thấp chi phí cho khách hàng, nhà cung cấp, …
Ví dụ: Dùng vé điện tử trong ngành Hàng không
- Ta không cần đến các đại lý bán vé máy bay để mua vé, mà chỉ cần lên mạng thì có thể đăng ký và mua vé
Hệ thống thông tin và chiến lược cạnh tranh về sự Khát biệt hóa: Đưa những ứng dụng mới về CNTT vào để tạo ra sự khác biệt của sản phẩm và dịch vụ
- Dell Sử dụng CNTT trong việc làm giảm sự khác biệt trong sản phẩm của đối thủ
- Amazon.com và Barnesandnoble.com
- Café Internet Sử dụng CNTT để tạo những tiêu điểm chú ý cho sản phẩm
và dịch vụ trong các điểm nhấn được chọn lọc thích hợp trên thị trường
Ví dụ : OMO
Hệ thống thông tin và chiến lược cạnh tranh về sự Sáng tạo: Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới có chứa các thành phần CNTT
Ví dụ: Sự kết hợp và sáng tại của giầy Nike và máy nghe nhạc iPod Dùng
CNTT trong việc phát triển thị trường hoặc các điểm nhấn thị trường mới, độc đáo
Ví dụ: MasterCard Có thể sử dụng trên 15 triệu địa điểm khác nhau trên thế
giới, 3800 khách hàng mới đăng ký mỗi ngày, tiếp tục giữ vị trí hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử an toàn cho toàn cầu
15 triệu
Dùng CNTT trong việc thay đổi tận gốc các quy trình kinh doanh, cho phép cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng, hiệu quả, dịch vụ khách hàng, hoặc giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường một cách cơ bản (tái lập quy trình kinh doanh)
Ví dụ: Kodak và Fuji
Trang 5 Hệ thống thông tin và chiến lược cạnh tranh về Tăng trưởng: Dùng CNTT trong quản lý quá trình mở rộng kinh doanh khu vực hoặc toàn cầu
Ví dụ: FedEx 140.000 nhân viên, 677 máy bay, 44000 xe tải, 3,3 triệu gói
hàng/ ngày Dùng CNTT để đa dạng hóa và tích hợp các sản phẩm và dịch vụ
Hệ thống thông tin và chiến lược cạnh tranh về Liên kết: Dùng CNTT tạo ra các tổ chức ảo giữa các đối tác kinh doanh Phát triển HTTT liên doanh nghiệp kết nối qua Internet và Extranet để hỗ trợ các mối liên hệ chiến lược với khách hàng, các nhà cung cấp, các nhà thầu phụ, và các đối tác khác
Ví dụ: Wallmart
2.Giả sử anh (chị) có thẩm quyền triển khai dự án xây dựng MIS tại cơ quan của anh (chị), anh (chị) hãy cho biết các bước cần tiến hành, các tài nguyên cần chuẩn bị và các bên liên quan mà anh (chị) sẽ phải tập hợp trong dự án.
Các bước chính trong xây dựng dự án MIS tại doanh nghiệp: Xác định nhu cầu thông tin; Xác định nguồn thông tin cụ thể; Xây dựng hệ thống thu thập thông tin; Theo dõi môi trường xung quanh; Dự báo diễn biến môi trường kinh doanh; Lập bảng tổng hợp môi trường kinh doanh; Phân tích mặt mạnh, yếu, cơ hội và nguy cơ; Đề ra chiến lước phản ứng; Theo dõi và cập nhật thông tin quản lý
-Xác định nhu cầu thông tin: xây dựng được phạm vi vấn đề cần phân tích Xây dựng được mô hình, để căn cứ vào đó mà thu thập Xác định rõ các thông tin cần thiết cho việc soạn thảo quyết định Thu thập thông tin về môi trường vĩ mô, môi trường tác nghiệp, và môi trường nội tại Bảng tổng hợp điều hòa môi trường vĩ mô Bảng tổng hợp môi trường tác nghiệp Bảng tổng hợp môi trường nội tại Bảng tổng hợp thông tin về đối thủ cạnh tranh Bảng tổng hợp thông tin về khách hàng Bảng tổng hợp thông tin về người cung cấp
- Xác định nguồn thông tin tổng quát:
+ Các chứng từ thu tiền, biên lai bán hàng, báo cáo công nợ, báo cáo kế toán, báo cáo sản xuất và đánh giá về nhân sự…
+ Nguồn thông tin sơ cấp nội bộ: Nhân viên bán hàng là những người đầu tiên biết được thông tin về các đề xuất cạnh tranh mới Người mua hàng có thể nghe được thông tin về các công nghệ mới có giá trị thương mại, sớm hơn các nhà khoa học
Trang 6+ Nguồn thông tin sơ cấp bên ngoài: Phục vụ cho việc giải quyết một vấn đề nhất định, hoặc soạn thảo quyết định có thể thu thập được từ các nguồn khác nhau, như khách hàng, người cung cấp, đối thủ cạnh tranh hoặc các đối tượng khác
- Các nguồn thông tin:
+ Thông tin về cạnh tranh
+ Thông tin về nguồn nhân công
+ Thông tin về sản xuất
+ Thông tin về nghiên cứu phát triển
+ Thông tin về tài chính
+ Thông tin về marketing
+ Thông tin về nề nếp tổ chức
- Theo dõi môi trường xung quanh:
+ Công việc quan trọng trong hệ thống thu thập dữ liệu là phổ biến thông tin + Công ty cần đảm bảo sao cho các kênh truyền đạt thông tin nội bộ luôn luôn mở Khi một kênh thông tin bị khép kín, do một nguyên nhận nào đó, thì có thể sinh ra các vấn đề nghiêm trọng
- Dự báo diễn biễn môi trường:
+ Quan điểm của chuyên gia
+ Phép ngoại suy xu hướng
+ Liên hệ xu hướng
+ Mô hình năng lượng
+ Phân tích ảnh hưởng chéo
+ Xây dựng kịch bản
+ Dự báo mức độ nguy hiểm
- Phân tích mặt mạnh, yếu, cơ hội và nguy cơ:
+ Ma trận cơ hội
+ Ma trận nguy cơ
+ Mặt mạnh, mặt yếu, cơ hội và nguy cơ
- Đề ra chiến lượng phản ứng: Đề ra các biện pháp chiến lược đáp lại các nguy
cơ hoặc cơ hội phát sinh trong môi trường kinh doanh Trong các phản ứng chiến lược
có thể áp dụng là, “không phản ứng” nếu cơ hội hoặc nguy cơ tác động nhỏ Các cách phản ứng khác là căn cứ vào chiến lược mới, các mục tiêu mới để thực hiện Phát huy điểm mạnh, tận dụng cơ hội, khắc phục điểm yếu, hạn chế nguy cơ
- Theo dõi và cập nhập hệ thống thông tin quản lý:
+ Theo dõi hệ thống thông tin quản lý, để đảm bảo chắc chắn là hệ thống này hoạt động theo dự kiến
Trang 7+ Nhà quản trị luôn phải ra quyết định, mặc dù các thông tin liên quan bị thiếu nghiêm trọng, ít khi người ta quyết định có trong tay đầy đủ thông tin cần thiết, nhưng cũng cần phải có các thông tin cốt yếu
+ Nhà quản trị có thể bị phân tán do quá nhiều thông tin
+ Chất lượng thông tin thường bị giảm so với yêu cầu của người quyết định, hoặc phân tích thông tin không được chính xác, như vậy có thể tạo ra các tín hiệu giả
+ Nhà quản trị chiến lược xây dựng hệ thống thu thập thông tin có ý nghĩa,
để giúp cho việc ban hành các quyết định quản trị chính xác
+ Khi có sự thay đổi môi trường xảy ra, hệ thống chiến lược cần phải được điều chỉnh
+ Mức độ điều chỉnh chiến lược phụ thuộc vào mức độ thay đổi của môi trường
3 Anh (Chị) hãy cho biết chức năng, nhiệm vụ của một CIO (Chief Information Officer) trong một doanh nghiệp.
CIO (Chief Information Officers) là thuật ngữ chỉ một chức danh mới trong các công ty, xuất hiện trên thế giới từ năm 1994 Mỹ, , là những quốc gia sớm có CIO
và hệ thống CIO ở những nước này được coi là tương đối chuẩn mực Một số quốc gia châu Á như Trung Quốc, Thái Lan, Hàn Quốc, , đều có hệ thống chức danh CIO Mặc dù mới được chính thức triển khai từ năm 1996 - 1997 đến nay, nhưng vị “tân giám đốc” này đã phát huy được vai trò định hướng phát triển và quản lý công nghệ thông tin trong các chiến lược kinh doanh, bổ sung vào đội ngũ các nhà quản lý cao cấp của công ty
Về chức năng, CIO cần nhận thức đầy đủ vai trò: Lãnh đạo các hoạt động CNTT và là đại diện cho lĩnh vực này của doanh nghiệp; liên kết CNTT và công việc của doanh nghiệp Do đó, nhiệm của của CIO là chỉ đạo xây dựng và triển khai các chiến lược, kế hoạch ứng dụng CNTT, nâng cao năng lực nhân viên trong khai thác CNTT; Xây dựng các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn CNTT, kể cả phần cứng, phần mềm, vấn đề an toàn, an ninh thông tin và cải tổ các quy trình nghiệp vụ; Giám sát và điều phối việc xây dựng, mua sắm, triển khai và quản lý các tài nguyên CNTT; Điều phối việc chia sẻ thông tin trong nội bộ và với bên ngoài để thúc đẩy việc sử dụng CNTT nhằm cải tiến việc cung cấp các dịch vụ của doanh nghiệp; Phối hợp với các
Trang 8đơn vị, tổ chức bên trong và bên ngoài triển khai các chiến lược, kế hoạch CNTT của doanh nghiệp; Điều hành hoạt động của phòng CIO
Cũng theo các báo cáo điều tra của tạp chí CIO, để hoàn thành chức năng và nhiệm vụ của mình trong nền kinh tế mới, giám đốc thông tin CIO cần có các năng lực cốt yếu sau:
− Lãnh đạo về CNTT, vạch ra chiến lược, cấu trúc, qui trình để đảm bảo bộ phận công nghệ thông tin mang lại giá trị cao, tương thích và hỗ trợ một cách có ưu tiên về trong hoạt động của tổ chức Duy trì sự tin cậy trong việc thực hiện các cam kết về cung cấp dịch vụ hạ tầng cho các bộ phận IT
− Tư duy hệ thống kinh doanh, tích hợp tư duy về hoạt động, công nghệ và
kỹ năng để mang lại hiệu quả hoạt động
− Xây dựng quan hệ và tạo ra sự hiểu biết chung, sự tin cậy và hợp tác giữa
bộ phận kinh doanh và bộ phận IT
− Lập kế hoạch về hạ tầng cơ sở cũng như thượng tầng kiến trúc để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong hiện tại và tương lai
− Ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động : Khắc phục các lỗi và tạo ra các giải pháp nâng cao hiệu năng phục vụ các nhu cầu xã hội
− Mua được thông tin tốt : Phát triển các chiến lược tìm nguồn, đánh giá và đàm phán các hợp đồng một cách chuyên nghiệp với các nhà cung cấp
− Hỗ trợ hợp đồng : Đảm bảo sự thành công của các hợp đồng hiện có bằng quan hệ người sử dụng, nhà cung cấp và điều phối đa nhà cung cấp
− Giám sát hợp đồng : Đảm bảo nhà cung cấp thực hiện trách nhiệm đối với các hợp đồng dịch vụ hiện có, xây dựng các tiêu chuẩn
− Phát triển nhà cung cấp : Nhận diện và tìm kiếm giá trị gia tăng từ các mối quan hệ với nhà cung cấp bằng tầm nhìn vượt qua các thỏa thuận hợp đồng hiện có để khai thác các lợi ích từ quan hệ đối tác lâu dài
4 Anh (Chị) hiểu thế nào về ERP (Enterprise Resource Planning) Hãy phát thảo một kế hoạch xây dựng ERP cho công ty anh (chị) ở góc độ nhà quản lý, lập chiến lược thông tin cho công ty.
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm:
Trang 9kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc
có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên
Giá trị cốt lõi khi DN đầu tư hệ thống ERP không phải là chọn phần mềm mà chọn cho mình một mô hình quản lý doanh nghiệp tiên tiến trong đó CNTT là công cụ mạnh để thực hiện ý đồ quản lý này Việc làm đúng trình tự tiến hành lựa chọn khi đầu tư ERP sẽ làm tăng hiệu quả đầu tư và giảm thiểu rủi ro khi dự án được triển khai Nội dung dưới đây là chia sẻ phương thức tiếp cận – chuẩn bị lựa chọn một hệ thống ERP
Từ lúc doanh nghiệp bắt đầu có ý định trang bị hệ thống ERP đến khi kết thúc việc lựa chọn và chính thức triển khai giải pháp là một lộ trình dài Việc thực thi lộ trình đó theo các công đoạn sẽ được chia thành các bước theo sơ đồ minh họa dưới đây
Bước 1: Xác định mục tiêu và kỳ vọng quản lý cần đạt được:
Mục tiêu của công việc này là đặt ra những chỉ tiêu quản lý kỳ vọng mà hệ thống ERP sẽ giải quyết được Các bài toán quản lý nào cần giải quyết, thứ tự ưu tiên triển khai trong đơn vị Mục tiêu này phải định lượng được; Việc có những chỉ tiêu định lượng cụ thể sẽ giúp chúng ta tính toán được ROI (Return-On-Investment – Lợi nhuận trên vốn đầu tư) của dự án
Một trong những thiếu sót ở giai đoạn này là chúng ta thường chưa phân định
rõ ràng giữa “mục tiêu tác nghiệp” và các “mục tiêu quản trị” Nếu, tác nghiệp hướng tới đáp ứng các yêu cầu của nhân viên thì mục tiêu quản trị lại hướng tới thu thập, xử
lý và phân tích thông tin hỗ trợ cho lãnh đạo khi quyết định Việc hoạch định đúng các mục tiêu này sẽ là định hướng cho bước kế tiếp
Bước 2: Đánh giá và lựa chọn giải pháp
Từ những chỉ tiêu đề ra trong bước 1, tiếp theo là tiến hành đánh giá và lựa chọn giải pháp; Trong đó có xét đến yếu tố ngân sách Phần lớn các giải pháp ERP
Trang 10hiện nay đều giải quyết tốt các quy trình nghiệp vụ cơ bản như tài chính, mua hàng, bán hàng Do đó, chúng ta cần chú ý vào khả năng giải quyết các đặc điểm ngành Ví dụ: ở ngành dệt may cần chú ý đến khả năng tổ chức mã sản phẩm để quản lý được màu sắc, kích cỡ, thuộc tính màu sắc ứng với từng đơn hàng Trong khi đó, lại cần tìm hiểu khả năng tổ chức, thiết lập mã vạch (barcode) tập trung, quản lý kho hàng, phân phối tập trung, quản lý khách hàng thân thiết đối với các giải pháp cho chuỗi siêu thị Việc đánh giá, lựa chọn sản phẩm cần xét đến tiện ích sử dụng của sản phẩm
Bước 3: đánh giá và lựa chọn đơn vị tư vấn triển khai giải pháp lựa chọn từ bước 2
Đây là bước quan trọng nhất của cả tiến trình chuẩn bị chúng ta cần đánh giá năng lực của đơn vị thông qua phương pháp luận triển khai Thẩm định các kiến thức chuyên gia, kinh nghiệm trong ngành của các chuyên gia tư vấn triển khai giải pháp
Việc đánh giá bao gồm cả xem xét đến nhân sự dự phòng của đối tác triển khai Xem xét các điều kiện đáp ứng của bản thân doanh nghiệp đối với đơn vị cung cấp dịch vụ khi triển khai dự án Trong thực tế, đây là bước khó khăn và tốn thời gian nhất của cả tiến trình
Bước 4: Tính toán hạ tầng, trang thiết bị và hệ thống mạng cho giải pháp được chọn
Với những giải pháp ERP thương mại phổ biến thì việc tính toán này sẽ không quá phức tạp nhờ công cụ tính toán Siring hệ thống (tính dung lượng cơ sở dữ liệu, cấu hình hệ thống máy chủ, mạng ) ứng với từng nhà cung cấp phần cứng doanh nghiệp cần quyết định phân chia giai đoạn đầu tư hạ tầng phù hợp với lộ trình đưa phần mềm ERP vào khai thác
Bước 5: làm việc với nhà cung cấp giải pháp:
Bây giờ mới đến lúc đàm phán mua bản quyền sử dụng phần mềm ứng với các phân hệ (module) chức năng, số lượng người dùng tương ứng với lộ trình triển khai đã hoạch định cùng đơn vị tư vấn Đây cũng là công việc không quá phức tạp nếu như công việc trong bước 3 được thực hiện kỹ lưỡng và chi tiết