Phân tích quy trình và công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VÀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠICÔNG TY Chủ đề lựa chọn phân tích trong đề bài cá nhân là : TUYỂN DỤNG - Phân tích thực trạng công việc tuyển dụng tro

Trang 1

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VÀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI

CÔNG TY

Chủ đề lựa chọn phân tích trong đề bài cá nhân là : TUYỂN DỤNG

- Phân tích thực trạng công việc tuyển dụng trong Công ty hiện bạn đang làm việc

- Những hạn chế và một số giải pháp đưa ra để khắc phục cho vấn đề này

TRÌNH BÀY:

1 Giới thiệu về Công ty bạn hiện đang công tác:

Tên Công ty: Cổ phần Thiết kế xây dựng & Thương mại An Đông – ADDECO

Loại hình Công ty: Công ty cổ phần, có sự góp vốn của 05 cổ đông khác nhau

Quy mô Công ty: 50 – 99 Nhân viên là Doanh nghiệp vừa và nho

Ngành nghề kinh doanh chính như sau:

- Khảo sát, Thiết kế quy hoạch, kết cấu các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, các công trình bưu điện, văn hóa, thể thao.

- Tư vấn lập dự án, thẩm định, Quản lý dự án, Giám sát các công trình xây dựng.

- Thi công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, các công trình bưu điện, văn hóa, thể thao.

2 Nguồn nhân lực của An Đông:

Đối tượng nhân sự chủ yếu của An Đông: Kỹ sư/Cử nhân xây dựng, Cầu đường, Thủy lợi Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng, Trung cấp Xây dựng, Giao thông, Thủy lợi

Môi trường làm việc: 20% nhân viên làm việc tại Văn phòng, số còn lại làm việc tại các công công trường thi công xây lắp

Sơ đồ tổ chức của công ty An Đông hiện tại được mô tả như sau:

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH – BAN GIÁM ĐỐC

Trang 2

3 Đặc thù công việc:

- Khối làm việc tại Văn phòng: Gồm có nhân viên của các phòng Tư vấn (Tổ lập dự án, thiết kế, giám sát, quản lý dự án); phòng kế hoạch, kế toán, tổ chức – hành chính;

- Khối công trình: Làm việc các công trường xa nơi trung tâm thành phố, thị trấn Điều kiện sinh hoạt khó khăn Môi trường làm việc thường hứng chịu thời tiết khắc nghiệt: nóng, lạnh, ồn, bụi…, địa điểm làm việc thay đổi liên tục theo các công trình do công ty đảm nhận

4 Kế hoạch tuyển dụng:

KH tuyển dụng được duyệt sau khi KH sản xuất kinh doanh của Công ty An Đông được Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo nghiên cứu, thông qua và phê chuẩn

Số lượng nhân viên tuyển mới căn cứ vào:

- Khối lượng công việc : Dự án mới, công trình mới đã trúng thầu…

- Cần vị trí chủ chốt chỉ đạo, thi công công trường

- Bổ sung kỹ thuật viên, kỹ sư kinh tế hỗ trợ cho các công trình, các Đội sản xuất

- Các nguồn nhân lực hợp tác (thuê ngoài ngắn hạn)

5 Quy trình tuyển dụng:

Kênh tuyển dụng: Giới thiệu bạn bè, Vietnam work, 24h, Tìm việc nhanh…

Tùy thuộc vào vị trí cần tuyển Công ty An Đông sử dụng kênh tuyển dụng: Với vị trí cần tiêu chí cao đáp ứng nhu cầu công việc An đông sẽ sử dụng kênh qua bạn bè (cần sự

PHÒNG:

TƯ VẤN

TỔ :

Tư vấn lập

dự án,

Khảo sát

và thiết kế

CTrinh

ĐỘI 3:

Thi công xây lắp các công trình thủy lợi, nông nghiệp.

TỔ :

QLDA, Giám sát chất lượng công trình

1.

ĐỘI 1:

Thi công xây lắp các công trình dân dụng

và công nghiệp

ĐỘI 2:

Thi công xây lắp các công trình hạ tầng, giao thông

PHÒNG:

TỔ CHỨC - HC

PHÒNG:

KẾ HOẠCH

PHÒNG:

KẾ TOÁN

Trang 3

5.1 Vòng 1 sơ tuyển: Nhận hồ sơ, xét duyệt hồ sơ, thẩm vấn sơ bộ

Ứng viên trúng ở vòng 1 đáp ứng tiêu chuẩn sau:

+ Hồ sơ phù hợp với vị trí về (trình độ, kiến thức, kinh nghiệm…) + Sau khi “lọt” qua vòng phong vấn với bộ phận Nhân sự về: thái độ, hành

vi, sự chính xác giữa thông tin trong hồ sơ và thực tế

5.2 Vòng 2 – Phong vấn chuyên môn: Phong vấn, trao đổi với Cấp quản lý liên quan đến chuyên môn cần tuyển dụng như:

+ Vị trí Trưởng/phó của Công ty: Giám đốc, Phó giám đốc phong vấn;

+ Vị trí nhân viên: Trưởng các phòng ban phong vấn, nhân viên kỹ thuật 5.3 Vòng 3: Đàm phán mức lương, thương thảo ký hợp đồng lao động thử việc và hẹn ngày bắt đầu làm việc

5.4 Vòng 4: Kết thúc thời gian thử việc (2 tháng), đánh giá thử việc, tiến hành tiếp nhận ứng viên, quyết định tuyển dụng nhân viên chính thức của Công ty

a) NỘI DUNG/ CONTENTS:

EXPLANATION

Trang 4

6 Thuận lợi trong công việc Tuyển dụng:

- Thuận tiện trong việc tìm kiếm ứng viên: Nguồn nhân lực chủ yếu tập trung ở

công trường bao gồm: Đội trưởng/Đội phó, Kỹ thuật viên, Thống kê đội, Đốc công

QUYẾT ĐỊNH TUYỂN DỤNG/

RECRUITING DECISION

PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG

HỒ SƠ TUYỂN DỤNG/ RECRUITING

REQUIREMENT NOTE AND PROFILE

PHÒNG NHÂN SỰ XEM XÉT/ CHECKING OF

HR DEPARTMENT

PHÊ DUYỆT/

APPROVAL

THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG/ RECRUITING

ANNOUNCEMENT

NHẬN VÀ XÉT HỒ SƠ/ RECEIVING AND

CHECKING THE PROFILE

KIỂM TRA-SƠ VẤN/ CHECKING-

PRELIMINARY INTERVIEW

PHỎNG VẤN CHUYÊN MÔN/ PROFESSIONAL

INTERVIEW

MỜI NHẬN VIỆC/ INVITING JOB RECEIVE

THỬ VIỆC/ JOB TRIAL

KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG/ RECRUITING

PLAN

ĐÁNH GIÁ SAU THỬ VIỆC/ ASSESSING

AFTER TRIAL DURATION

ĐÀO TẠO BÊN NGOÀI

P.Nhân sự/ HR Department

Bộ phận quản lý trực tiếp/

Directed management Section

P.Nhân sự, Bộ phận QL trực

tiếp, BTGĐ/ HR Dept, directed

management section, Board of

Genaral Director.

Phòng ban

& BP TDụng/ Departments

and Recruiting Section

P.Nhân sự/ HR Department

BPTD/Recruiting section

BTGD/Board of General

Director

BP TDụng

& Phòng ban/ Recruiting

Section and Departments

6.1

6.2

6.3

6.4

Bộ phận quản lý trực tiếp/

Directed management Section

6.5

6.6

GDNS/HR Director

6.7

6.8

6.9

6.11

BP TDụng

& Phòng ban/ Recruiting

Section and Departments

6.10

6.12

Trang 5

+ Công nhân lao động trực tiếp: Là bộ phận chiếm phần đa số Vị trí công nhân nhiều, dễ tuyển dụng có thể tuyển dụng trực tiếp tại địa phường: các vị trí này thường làm việc theo dạng hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng thời vụ Theo quy chế của công ty Người được toàn quyền quyết định tuyển dụng các vị trí này là các Đội trưởng, chỉ huy trưởng công trường

+ Vị trí thu kho, thủ quỹ, quản lý kế toán – tài chính Có trình độ chuyên môn không cao, thậm chí chỉ tốt nghiệp Trung cấp cũng có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc này Tiêu chí chủ yếu cần: ứng viên chấp nhận vất vả, gian khổ vì điều kiện môi trường làm việc khắc nghiệt Công việc đơn giản là thông kê và ghi chép Tuy nhiên đây lại là vị trí then chốt, năm giữ về kinh phí và quyết định chi phí đầu vào của công trình Nên ở vị trí này thường là người nhà, thân quen với lãnh đạo công ty hoặc Đội trưởng thi công

+ Vị trí kỹ thuật thuật viên và Chủ nhiệm công trình, kỹ thuật viên văn phòng: Là đội ngũ quan trọng về mặt kỹ thuẩ chuyên môn Các vị trí này được tuyển dụng một cách kỹ lưỡng, theo đúng quy trình đặt ra (nêu tại phần 5 ở trên) Trong đó đặc biệt khó khăn là vị trí Đội trưởng, Chủ nhiệm công trình

- Tiết kiệm chi phí tuyển dụng: Một phần nhân sự của Công ty An Đông (ở công

trường) không phải tuyển chọn, họ là người thân trong gia đình hoặc những người tin cậy để quản lý tài chính, vật tư, nhân công, phần cốt lõi của một công trình khi triển khai thi công Do vậy, yêu cầu cần thiết của các vị trí này là tính cẩn thận, biết

hệ thống ghi chép và trung thực.

7 Khó khăn trong việc Tuyển dụng:

Khó khăn tìm người ở vị trí chủ chốt: Vị trí quan trọng ở các công trường là Đội

trưởng, Chủ nhiệm công trình, Trưởng nhóm, các Trưởng phó phòng làm việc tại văn phòng công ty Tiêu chí cần và đủ của vị trí này là:

+Trình độ: tốt nghiệp Trường Đại học Giao thông, Xây dựng, Thủy lợi, có khả năng chỉ đạo và làm việc theo nhóm, hiểu biết về hạch toán lỗ lãi công trình, các quy trình kỹ thuật, quy trình sản xuất chuyên ngành

+Kinh nghiệm: Đảm đương vị trí chỉ huy, điều hành thi công, thời gian kinh nghiệm ít nhất 03 năm;

+Kỹ năng: Giao tiếp, thương lượng, sử dụng phần mềm dự toán, Autocard (vẽ đồ họa) v.v…

Trang 6

Tại nội dung của phần này xin việc tuyển dụng các ứng viên được áp dụng theo quy trình tuyển dụng nêu trên Các vị trí làm việc tại Văn phòng công ty được tuyển dụng và tiếp nhận không mấy khó khăn, còn vị trí Đội trưởng, Chủ nhiệm công trình đã và đang gặp phải không ít khó khăn tại công ty An Đông Do vậy tôi xin đi sâu và nội dung khó khắn nhất trong vấn đề tuyển dụng này tại công ty nơi tôi đang làm việc

Sự khó khăn tuyển ứng viên ở vị trí này là:

- Ứng viên có đủ kinh nghiệm công trường: thường không muốn làm việc dưới công trường, họ muốn thay đổi môi trường làm việc, muốn ở vị trí tương đương nhưng phải ở Văn phòng, hoặc làm việc tại các Trung tâm văn hóa, xã hội

- Ứng viên đáp ứng tiêu chí trình độ, kinh nghiệm: không đủ kỹ năng mềm quản

lý Vì Đội trưởng tương đương 01 GĐ nho, họ toàn quyền chỉ đạo, dẫn dắt Đội

XD đó phát triển hoặc đi xuống

- Ứng viên đáp ứng cả 03 tiêu chí về Trình độ, Kinh nghiệm, Kỹ năng: không có lòng nhiệt tình, họ gia hạn thời gian “nằm vùng” dưới công trường Do vậy, 1 dự án, công trình không thể thay “tướng” khi chưa hoàn thành, trọn vẹn

- Đa phần ứng viên không có đủ 1 trong 3 tiêu chí trên nhưng họ vẫn nộp vào vị trí

“Đội trưởng hoặc Chủ nghiệm công trình”

Để tìm người ở vị trí này, hết sức khó khăn với những liệt kê ở trên, phần lớn số người trúng tuyển và tận tâm với Công ty An Đông ở vị trí Đội trưởng là do kênh bạn bè giới thiệu Những người bạn tốt nghiệp cùng trường, hoặc giới thiệu bạn bè của họ Vì vậy, mỗi lần có sự thay đổi hoặc thêm mới nhân sự ở vị trí này Phòng Nhân sự gặp không ít khó khăn trong qúa trình tuyển dụng

8 Giải pháp:

Với vị trí này, Đội trưởng là một trong số vị trí quan trọng quyết định việc hạch loán lỗ lãi công trình, mang đến sự phát triển & lớn mạnh của Công ty An Đông vì: Doanh thu của Công ty An Đông là Sản lượng hàng tháng của Đội sản xuất thực hiện được Nếu người Đội trưởng điều hành Đội mình không hiệu quả như: Chậm tiến độ thi công, chất lượng công trình không đảm bảo, quản lý, điều phối &duy trì nguồn vốn không tốt… sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới Kế hoạch chỉ tiêu doanh số Công ty đề ra

Do vậy, khi cần tuyển vị trí Đội trưởng, Chủ nhiệm Công ty An Đông phải cân nhắc & xem xét các yếu tố về:

+ Yêu cầu công việc;

Trang 7

+ Mức độ quan trọng của vị trí với công việc

+ Kinh phí chi trả: khâu tuyển dụng, lương thưởng của vị trí…

Sau khi nghiên cứu những yếu tố liên quan đến vị trí, xét các phương án có thể thay thế tuyển dụng mới như:

- Giữ chân vị trí Đội trưởng hiện đang đảm nhận bằng cách tăng lương, tăng thưởng hoặc đưa ra chính sách đãi ngộ hấp dẫn hơn

- Luân chuyển vị trí của Kỹ thuật viên cứng tay nghề lên Đội phó, chỉ huy phó công trường để tạo nguồn lực kế cận cho sự phát triển bền vững của cán bộ chỉ đạo sản xuất của công ty

- Luân chuyển vị trí công tác của Trưởng/Phó phòng phụ trách kỹ thuật tại Văn phòng sang đảm nhiệm vị trí Đội trưởng trong một thời gian nhất định Nhằm nâng cao kinh nghiệm, phong phú các nội dung công việc, tạo điều kiện cho việc bổ nhiệm lên quản lý cao hơn của những vị trí chủ chốt sau này

Khi các phương án trên không khả thi, bắt buộc tuyển ứng viên mới theo Quy trình Tuyển dụng của Công ty An Đông Tuy nhiên, điều này cần phải nghiên cứu vì nhu cầu cần tuyển ứng viên từ 02 lý do:

+ Nhu cầu mở rộng, phát triển của Công ty (lý do thứ nhất);

+ Tình trạng thay đổi việc của Nhân viên (lý do thứ 2)

Nếu từ lý do 01 với những giải pháp sau:

- An đông cần phải cân đối tài chính: Nguồn vốn dự án, quỹ lương công ty , kinh phí tuyển dụng… : lập mức lương khởi điểm của vị trí

- An đông sẽ lập kế hoạch tài chính cho sự đầu tư và mở rộng của Công ty Sau đó, đưa ra quyết định tuyển dụng (sử dụng kênh tuyển dụng nào hiệu quả nhất đưa kết quả nhanh nhất ): tiết kiệm chi phí, cân đối thu chi giữa cung & cầu

- An đông có thể phải đưa mức lương cạnh tranh bằng hoặc trên thị trường để đáp ứng mục tiêu kế hoạch đã lập (phụ thuộc vào tài chính, mức độ quan trọng của công việc): Tìm được người đáp ứng nhu cầu công việc

Lý do 02 với giải pháp:

- Xem xét lý do nghỉ việc của Nhân viên

- Cân nhắc mức độ quan trọng của Nhân viên dựa trên hiệu quả công việc và sự cống hiến Nhân viên đã mang lại Đưa ra quyết định giữ chân nhân viên

- Đàm phán mức đãi ngộ hấp dẫn hơn (có thể đãi ngộ tài chính hoặc đãi ngộ phi tài chính)

Trang 8

- Xây dựng mức đãi ngộ tài chính và phi tài chính xứng đáng với những vị trí “đầu sóng ngọn gió” của An Đông, tránh tình trạng nhân viên chuyển việc vì lý do tinh thần hoặc vật chất

Kinh phí đào tạo và tuyển dụng chiếm một phần lớn trong tổng kinh phí hoạt động của Công ty Hơn nữa, nhân viên nghỉ việc tạo tác động tiêu cực tới số còn lại, chưa tính thời gian đào tạo và kinh phí tuyển dụng họ ban đầu Điều đó ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất và kinh doanh của Công ty

Do vậy, khi An đông có nhu cầu tuyển dụng, cần phải nghiên cứu, xem xét tuyển dụng đến từ lý do nào đưa ra biện pháp kịp thời, sáng suốt đảm bảo công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao nhất

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Tài liệu môn học “Quản trị nguồn nhân lực” trong chương trình GaMBA của Đại học Griggs – Hoa Kỳ.

- Kiến thức thu được từ bài giảng trên lớp của giảng viên.

- Cuốn “Quản trị nhân sự” của NXB Lao động – Xã hội.

- Cuốn ‘Chiến lược và kế hoạch của giám đốc mới” – Tác giả: Th.S Nguyễn Văn Dung – NXB Giao Thông Vận Tải – 2009.

- Trang web: jobs.vietnamnet.vn

- Tài liệu môn Phát triển khả năng lãnh đạo;

- Các nguồn khác như:

- http://vneconomy.vn;

- http://www.thongtingiaoduc.com.vn

- http://www.ketnoisunghiep.vn

- Nguồn: Tạp chí Doanh nhân

Chuẩn bị nội dung

Nguyễn Đăng Sơn

Định dạng
Số trang	8
Dung lượng	116 KB